DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Kabupaten Ngawi Nomor 8 Tahun 2017

Nomor: 8
Tahun: 2017
Ditetapkan: 28 Agustus 2017
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 121

Lembaga terkait

Ringkasan

Penyelenggaraan kearsipan di daerah dilakukan berdasarkan asas: a. kepastian hukum; b. keautentikan dan keterpercayaan; c. keutuhan; d. asal usul; e. aturan asli; f. keamanan dan keselamatan; g. keprofesionalan; h. keresponsifan; i. keantisipatifan; j. kepartisipatifan; k. akuntabilitas; I. kemanfaatan; m. aksesibilitas; dan n. kepentingan Umum. Pengaturan penyelenggaraan kearsipan dalam Peraturan Daerah ini dimaksuclkan sebagai acuan untuk memberikan kepastian hukum dalam penyelenggaraan kearsipan daerah yang komprehensif, terpadu dan berkesinambungan melalui pembangunan SKD. Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan dalarn Peraturan Daerah ini meliputi: a. perencanaan; b. organisasi penyelenggara kearsipan; c. pengembangan sumber daya manusia dan organisasi profesi kearsipan; d. pengelolaan arsip; 1 e. pembinaan dan pengawasan kearsipan; f. sarana dan prasaran; g. pelayanan jasa; h. pendayagunaan teknologi informasi dan komunikasi; i. pembiayaan; dan j. kerjasama dan partisipasi masyarakat.

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa dalam rangka menjamin ipenyelamatan arsip sebagai sumber informasi dan mendukung penyelenggaraan administrasi pemerintahan di daerah, arsip harus dikelola, dipelihara dan dilestarikan, guna perlindungan hak-hak keperdataan, peningkatan kualitas pelayanan publik, serta :;;,ertanggungjawaban daerah secara komprehensif, terpadu dan berkesinambungan;
c.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b dan huruf c, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah tent.ang Penyelenggaraa'l'l Kearsipan. : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Nega:ra Republik Indonesia Tahun 1945;

2.Undang-Undang Nomor 12 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-daerah Kabupaten dalam Lingkungan Propjnsi Jawa Timur (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 1950 Nomor 19, Tambahan Berita Negara Republik Indonesia Nomor 9) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 2 Tahun 1965 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 12 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-daerah Kabupaten dalam Lingkungan Propinsi Jawa Timur (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1965 Nomor 19, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 27 30); .;
3.Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4843);
4.Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan In.formasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
5.Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038);
6.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembarah Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
7.Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234);
8.Undang-Undang Nomor ·23 Tahun 2014 tentang Pemerintt:1.han Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587), sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
9.Peraturan Pemerintah. Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pedoman Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerint.ahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 165, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4593);
10.Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 99, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5149);
11.Peratura.I1 Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); •
12.Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 4 tahun 2015 tentang Penyelenggaran Kearsipan (Lembaran Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 4 Seri D, Tambahan Lembaran Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 51); ..
13.Peraturan Daerah Kebupaten Ngawi Nomor 8 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Ngawi Tahun 2016 Nomor 08, Tambahan Lembaran Daerah ·Kabupaten Ngawi Nomor 220). Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN NGAWI dan Menetapkan BUPATI NGAWI MEMUTUSKAN: PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan:

1.Daerah adalah Kabupaten Ngawi.
2.Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Ngawi.
3.Bupati adalah Bupati Ngawi.
4.Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan urusan Pemerintahan Daerah.
5.Lembaga Kearsipan Daerah adalah Perangkat Daerah Kabupaten Ngawi yang melaksanakan urusan pemerintahan daerah dibidang kearsipan.
6.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta sumber daya lainnya.
7.Pengelolaan arsip adalah keseluruhan proses pengaturan dan pengendalian arsip dinamis dan arsip statis.
8.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
9.Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab dibidang pengelolaan arsip dinamis.
10.Unit pengolah adalah unit kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip dilingkungannya. ..
11.Unit kearsipan adalah unit kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas, fungsi dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan dilingkungannya.
12.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi ' yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintaha.11 daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bemegara.
13.Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
14.Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus.
15.Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya' merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
16.Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
17.Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung.
18.Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya.
19.Arsip Aset adalah informasi mengenai sumber daya ekonomi yang dikuasai dan/atau dimiliki oleh pemerintah pusat maupun pemerintah daerah sebagai akibat dari peristiwa masa lalu dimana manfaat ekonomi dan/ atau sosial dimasa depan diharapkan, baik oleh pemerintah daerah maupun masyarakat serta dapat diukur dalam satuan uang, termasuk sumber daya non keuangan yang diperlukan untuk penyediaan jasa bagi masyarakat umum dan sumber daya yang dipelihara karena. sejarah dan budaya.
20.Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
21.Nilai guna arsip adalah nilai informasi dari arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan penggunaan arsip.
22.Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip.
23.Pengelolaan arsip aset adalah suatu rangkaian kegiatan penanganan arsip aset mulai dari identifikasi, pengolahan, penyimpanan, perlindungan, pengamanan, penyelamatan serta penggunaan arsip aset.
24.Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit ke1ja.
25.Jadwal Retensi Arsip, yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip untuk dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
26.Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurailgan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada Lembaga Kearsipan Daerah. I
27.Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh Lembaga Kearsipan Daerah serta diumumkan kepada publik.
28.Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
29.Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada Lembaga Kearsipan Daerah.
30.Preservasi arsip adalah proses pelestarian, perlindungan dan perawatan arsip sehingga arsip dapat disimpan dan dimanfaatkan dalam jangka waktu yang lama. 1
31.Alih media adalah duplikasi informasi dari arsip dengan format dan media yang berbeda dari media aslinya.
32.Autentifikasi adalah pernyataan tertulis atau tanda yang menunjukkan bahwa informasi yang terekam adalah asli atau sesuai dengan aslinya.
33.Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatari arsip.
34.Standar Pelayanan Minimal adalah ketentuan mengenai jenis dan mutu pelayanan dasar yang merupakan urusan pemerintahan wajib yang berhak diperoleh setiap warga negara secara minimal.
35.Jasa kearsipan adalah kegiatan bidang kearsipan yang tidak berwujud atau manfaat yang ditawarkan kepada pihak lain yang memberikan solusi bagi masalah-masalah konsumen.
36.Sistem Informasi Kearsipan Dinamis adalah sistem informasi berupa aplikasi yang dapat dipergunakan dalam pengelolaan arsip dinamis bagi pencipta arsip.
37.Sistem lnformasi Kearsipan Statis yang selanjutnya disingkat SIKS adalah sistem informasi berupa aplikasi yang dapat dipergunakan dalam pengelolaan arsip statis bagi lembaga kearsipan.
38.Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya disingkat ANRI adalah • lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.
39.Sistem Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang sating mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional.
40.Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.
41.Sistem Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SIKN adalah sistem informasi yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional.
42.Sistem Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SKD adalah · suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan. tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara menyeluruh dilingkungan Pemerintah daerah.
43.Jaringan Informasi Kearsipan Daerah yang disingkat JIKD adalah sistem jaringan informasi dan sarana layanan arsjp di daerah yang dikelola oleh Lembaga Kearsipan Daerah.
44.Sistem Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SIKD adalah sistem informasi arsip dilingkungan Pemerintah daerah yang dikelola oleh Lembaga Kearsipan Daerah.
45.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh pemerintahan kabupaten melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan pemerintahan kabupaten yang dipisahkan.
46.Organisasi profesi Arsiparis adalah perkumpulan yang berbadan hukum yang didirikan oleh Arsiparis untuk mengembangkan profesionalitas Arsiparis. 4 7. Kompetensi adalah kemampuan sesorang dalam menguasai suatu bidang pekerjaan. 4'3. Partisipasi masyarakat adalah keikutsertaan masyarakat dalam penyelenggaraan kearsipan.

BAB II

ASAS

Pasal 2

Penyelenggaraan kearsipan di daerah dila1."1lkan berdasarkan asas:

a.kepastian hukum;
b.keautentikan dan keterpercayaan;
c.keutuhan;
d.asal usul;
e.aturan asli;
f.keamanan dan keselamatan;
g.keprofesionalan;
h.keresponsifan;
i.keantisipatifan;
j.kepartisipatifan;
k.akuntabilitas;
1. 1.kemanfaatan;
m.aksesibilitas; dan
n.kepentingan Umum. •

BAB III

MAKSUD DAN TUJUAN

Pasal 4

Penyelenggaraan Kearsipan di daerah bertujuan untuk:

a.mewujudkan terciptanya dan tersedianya arsip di seluruh perangkat daerah dengan baik, benar, autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; .,
b.mendorong terciptanya dan tersedianya arsip pada lembaga pendidikan, organisai politik, organisasi kemasyarakatan, BUMD, perusahaan dan perseorangan di daerah dengan baik, benar, autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c.mendorong terwujudnya pengelolaan arsip yang handal dalam rangka melindungi kepentingan Negara dan masyarakat;
d.mewujudkan keberlangsungan penyelenggaraan kearsipan daerah sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
e.menjamin keselamatan dan keamanan arsip pemerintah daerah sebagai f. bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bemegara; menjamin keselamatan aset daerah sebagai identitas dan jatidiri daerah;
g.meningkatkan kualitas layanan publik dalam bidang informasi kearsipan;
h.meningkatkan peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan kearsipan untuk kepentingan pembangunan dan pengembangan karakter bangsa.

BAB IV

RUANG LINGKUP

Pasal 5

Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan dalarn Peraturan Daerah ini meliputi:

a.perencanaan;
b.organisasi penyelenggara kearsipan;
c.pengembangan sumber daya manusia dan organisasi profesi kearsipan;
d.pengelolaan arsip; '
e.pembinaan dan pengawasan kearsipan;
f.sarana dan prasaran;
g.pelayanan jasa;
h.pendayagunaan teknologi infonnasi dan komunikasi;
i.pembiayaan; dan
j.kerjasama dan partisipasi masyarakat.

Pasal 6

(1)Dalam rangka mewujudkan maksud dan tujuan penyelenggaraan kearsipan di daerah sebagaimana dimaksud dalarn Pasal 3 dan Pasal 4, Pemerintah Daerah menyusun rencana penyelenggaran kearsipan.
(2)Rencana penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
1. a.Rencana Strategis Penyelenggaraan Kearsipan Daerah;
2. b.Rencana Kerja Pemerintah Daerah; 1
3. c.Rencana Kerja dan A~ggaran Lembaga Kearsipan Daerah.
(3)Penyusunan Rencana penyelenggaraan kearsipan di daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (2) mengacu pada:
1. a.Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah;
2. b.Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah.

Pasal 7

(1)Rencana Strategis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (2) huruf a disusun untuk jangka waktu 5 (lima) tahun.
(2)Rencana Kerja Pemerintah Daerah dan Rencana Kerja Anggaran Lembaga Kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (2) huruf b dan hul1.lf c disusun untukjangka waktu 1 (satu) tahun.

Pasal 8

Dalarn menyusun Rencana Strategis sebagaimana dimaksud dala.m Pasal 7 ayat (1) Lembaga Kearsipan Daerah dapat melibatkan pemangku kepentingan.

Pasal 9

(1)Penyelenggaraan kearsipan di Daerah dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan Daerah.
(2)Selain Lembaga Kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) penyelenggaraan kearsipan pada perangkat daerah lainnya dilaksanakan cleh unit kearsipan.
(3)Unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) meliputi:
1. a.Unit kearsipan I pada lembaga kearsipan Daerah;
2. b.Unit kearsipan II pada Bagian Umum dan Sekretariat Perangkat Daerah;
3. c.Unit kearsipan III pada Unit Pelaksana Teknis Daerah, Kelurahan dan Desa. 1
(4)Ketentuan lebih lanjut mengenai tugas, fungsi dan tanggung jawab unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) diatur dalam Peraturan Bupati.

Pasal 10

(1)Pemerintah Daerah menyediakan sumber daya manusia bidangkearsipan.
(2)Sumber daya manusia bidang kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas:
1. a.Pejabat fungsional arsiparis;
2. b.Sumber daya manusia Non Arsiparis dibidang kearsipan.
(3)Sumber daya manusia Non Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b terdiri atas:
1. a.Pejabat struktural yang menjalankan fungsi dan tugas kearsipan di unit kearsipan;
2. b.Pejabat administrasi yang dilatih dalam bidang kearsipan dan ditugaskan secara khusus dalam pegelolaan arsip dinamis dan/atau statis oleh kepala perangkat daerah.

Pasal 11

(1)Pemerintah Daerah melakukan pengembangan sumber daya manusia bidang kearsipan.
(2)Pengembangan sumber daya manusia sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
1. a.pengadaan atau pengangkatan Arsiparis di setiap Perangkat Daerah;
2. b.pengembangan kompetensi dan profesionalisrne arsiparis;
3. c.pengaturan peran Arsiparis;
4. d.penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi.
(3)Pengadaan atau pengangkatan Arsiparis di setiap Perangkat Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a dilaksanakan berdasarkan standar kompetensi sumber daya manusia bidang kearsipan yang berlaku secara nasional.
(4)Pengembangan kompetensi dan profesionalisme Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan, sertifikasi dan uji kompetensi.
(5)Pengaturan peran Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c bertujuan untuk meml)angun kemandirian dan independensi dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya.
(6)Penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf d diberikan sesuai kemampuan keuangan daerah berdasarkan analisa dampak resiko pekerjaan dengan mengacu pada standar minimal yang berlaku secara nasional.

Isi peraturan

Teks121PDFHirarki

Memuat teks peraturan…