DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (Perda) Kabupaten Nunukan Nomor 5 Tahun 2022

Nomor: 5
Tahun: 2022
Ditetapkan: 16 Desember 2022
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 58

Lembaga terkait

Ringkasan

Dalam Perda ini diatur tentang Penyelenggaraan Kearsipan, BAB I Ketentuan Umum, BAB II Organisasi Penyelenggaraan Kearsipan, BAB III Sumber Daya Manusia, BAB IV Pengelolaan Arsip, BAB V Pembinaan dan Pengawasan, BAB VI Sarana dan Prasarana, BAB VII Pendayagunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi, BAB VIII Kerjasama dan Peran Serta Masyarakat, BAB IX Pembiayaan, BAB X Larangan, BAB XI Sanksi Administratif, BAB XII Ketentuan Penutup.

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, maka penyelenggaraaan kearsipan dilingkungan Pemerintah Kabupaten dikelola melalui sistem penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif, terpadu dan berkesinambungan;
c.bahwa sesuai ketentuan Pasal 3 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentag Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, menyatakan penyelenggaraan kearsipan di tingkat Kabupaten merupakan tanggung jawab Bupati sesuai kewenangannya;
d.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b dan huruf c, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan; 1 Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945; 2 . Undang–Undang Nomor 47 Tahun 1999 tentang Pembentukan Kabupaten Nunukan, Kabupaten Malinau, Kabupaten Kutai Barat, Kabupaten Kutai Timur dan Kota Bontang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 175, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3896) sebagaimana telah diubah dengan Undang – Undang Nomor 7 Tahun 2000 tentang Perubahan Atas Undang – Undang Nomor 47 Tahun 1999 tentang Pembentukan Kabupaten Nunukan, Kabupaten Malinau, Kabupaten Kutai Barat, Kabupaten Kutai Timur dan Kota Bontang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2000 Nomor 74, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3962);

3.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
4.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 245, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6573);
5.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN NUNUKAN dan BUPATI NUNUKAN MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan:

1.Daerah adalah Kabupaten Nunukan.
2.Bupati adalah Bupati Nunukan.
3.Pemerintah Daerah adalah Bupati sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom Kabupaten Nunukan.
4.Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam rangka penyelenggaraan urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah.
5.Lembaga Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat LKD adalah Perangkat Daerah yang merupakan unsur pelaksana urusan pemerintahan bidang kearsipan yang menjadi kewenangan Daerah.
6.Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.
7.Badan Usaha Milik Daerah, yang selanjutnya disingkat BUMD, adalah Badan Usaha Milik Daerah Kabupaten Nunukan.
8.Desa adalah adalah kesatuan masyarakat hukum yang memiliki batas wilayah yang berwenang untuk mengatur dan mengurus urusan pemerintahan, kepentingan masyarakat setempat berdasarkan prakarsa masyarakat, hak asal usul, dan/atau hak tradisional yang diakui dan dihormati dalam sistem pemerintahan Negara Kesatuan Republik Indonesia.
9.Pemerintah Desa adalah kepala Desa atau yang disebut dengan nama lain dibantu perangkat Desa sebagai unsur penyelenggara pemerintahan Desa.
10.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
11.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
12.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan Kearsipan, dan pengelolaan Arsip dalam suatu sistem Kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta sumber daya lainnya.
13.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan Kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan Kearsipan.
14.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip dinamis.
15.Unit Kearsipan adalah unit kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan kearsipan di instansinya.
16.Unit Pengolah adalah unit kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya.
17.Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
18.Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
19.Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
20.Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
21.Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh Pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau LKD.
22.Arsip Terjaga adalah Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
23.Arsip Aset adalah Informasi mengenai sumber daya ekonomi yang dikuasai dan/atau dimiliki oleh pemerintah maupun Pemerintah Daerah sebagai akibat dari peristiwa masa lalu dan darimana manfaat ekonomi dan atau sosial di masa depan diharapkan baik oleh Pemerintah Daerah maupun masyarakat serta dapat diukur dalam satuan uang, termasuk sumberdaya non keuangan yang diperlukan untuk penyediaan jasa bagi masyarakat umum dan sumber daya yang dipelihara karena sejarah dan budaya.
24.Arsip Umum adalah Arsip yang tidak termasuk dalam kategori Arsip Terjaga.
25.Retensi Arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu Arsip atas dasar nilai guna yang terkandung didalamnya.
26.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip.
27.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara memindahkan arsip in-aktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan Arsip yang tidak bernilai guna dan menyerahkan Arsip Statis kepada LKD.
28.Pengamanan Arsip Dinamis adalah program perlindungan terhadap fisik dan informasi Arsip Dinamis berdasarkan klasifikasi keamanan yang ditetapkan sebelumnya.
29.Program Arsip Vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan menyelamatkan Arsip Vital Pencipta Arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.
30.Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi Arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh LKD.
31.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian Arsip Dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta Penyusutan Arsip.
32.Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian Arsip Statis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan dan pelayanan publik dalam suatu sistem Kearsipan nasional.
33.Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khasanah Arsip Statis pada lembaga Kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari Pencipta Arsip kepada LKD.
34.Preservasi Arsip adalah proses pelestarian, perlindungan dan perawatan Arsip, sehingga Arsip dapat disimpan dan dimanfaatkan dalam jangka waktu lama.
35.Otentikasi adalah pernyataan tertulis atau tanda yang menunjukkan bahwa informasi yang terekam adalah asli atau sesuai dengan aslinya.
36.Sistem Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam Penyelenggaraan Kearsipan secara nasional.
37.Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana layanan Arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.
38.Jaringan Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat JIKD adalah sistem jaringan informasi dan sarana layanan Arsip di Daerah yang dikelola oleh LKD.
39.Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip baik fisik maupun informasinya.
40.Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan Arsip bagi kepentingan pengguna Arsip yang berhak.
41.Pemberkasan adalah penempatan naskah (item) kedalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memilki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
42.Masyarakat adalah setiap orang, kelompok orang atau lembaga yang berdomisili di Daerah yang mempunyai perhatian dan peranan dalam bidang Kearsipan.
43.Partisipasi Masyarakat adalah peran serta warga Masyarakat untuk menyalurkan aspirasi, pemikiran, dan kepentingannya dalam Penyelenggaraan Kearsipan di Daerah.
44.Kompetensi adalah kemampuan kerja setiap individu yang mencakup pengetahuan, sikap, dan ketrampilan kerja yang sesuai dengan standar yang ditetapkan.
45.Alih Media adalah duplikasi informasi dari Arsip dengan format dan media yang berbeda dari media aslinya.
46.Standar Pelayanan Minimal adalah ketentuan mengenai jenis dan mutu pelayanan dasar yang merupakan urusan pemerintahan wajib yang berhak diperoleh setiap warga negara secara minimal

Pasal 2

Peraturan Daerah ini bertujuan untuk:

a.memberikan kepastian hukum dalam Penyelenggaraan Kearsipan di Daerah;
b.menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh Pemerintah Daerah sebagai penyelenggara Kearsipan Daerah;
c.mendorong terwujudnya Pengelolaan Arsip yang handal dan perlindungan dalam rangka melindungi kepentingan negara dan Masyarakat sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
d.mewujudkan keberlangsungan Penyelenggaraan Kearsipan di Daerah sebagai suatu sistem yang dapat dipertanggungjawabkan komprehensif dan terpadu;
e.menjamin keselamatan dan keamanan Arsip Pemerintah Daerah;
f.menjamin keselamatan Arsip Aset Pemerintah Daerah;
g.meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang autentik dan terpercaya; dan
h.meningkatkan partisipasi Masyarakat dalam Penyelenggaraan Kearsipan untuk kepentingan pembangunan dan pengembangan karakter bangsa.

Pasal 3

Guna mewujudkan tujuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2, Pemerintah Daerah melakukan hal-hal sebagai berikut:

a.penyediaan sarana dan prasarana kearsipan sesuai standardisasi Kearsipan;
b.penetapan dan pelaksanaan sistem Kearsipan yang serasi dan terpadu dengan SKN dan JIKN;
c.penetapan JRA;
d.sosialisasi dalam rangka menumbuhkan budaya tertib Arsip di Daerah; dan
e.pembinaan, pendampingan dan pengawasan terhadap Penyelenggaraan Kearsipan dalam rangka mewujudkan Penyelenggaraan Kearsipan yang mampu menghimpun, memelihara, menyelamatkan dan mengamankan bahan pertanggungjawaban Pemerintah Daerah.

Pasal 4

Peraturan Daerah ini diselenggarakan berdasarkan asas:

a.kepastian hukum;
b.keautentikan dan keterpercayaan;
c.keutuhan;
d.asal usul;
e.aturan asli;
f.keamanan dan keselamatan;
g.profesional;
h.responsif;
i.antisipatif
j.partisipatif;
k.akuntabilitas;
l.kemanfaatan;
m.aksesibilitas;
n.kepentingan umum; dan
o.kearifan lokal.

Pasal 5

Ruang lingkup Peraturan Daerah ini meliputi:

a.organisasi penyelenggara Kearsipan;
b.sumber daya manusia;
c.Pengelolaan Arsip;
d.pembinaan dan pengawasan Kearsipan;
e.sarana dan prasarana;
f.pendayagunaan teknologi informasi dan komunikasi;
g.pembiayaan; dan
h.kerjasama dan Partisipasi Masyarakat.

BAB II

ORGANISASI PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Pasal 6

(1)Penyelenggaraan Kearsipan Daerah dilaksanakan oleh LKD.
(2)Penyelenggaraan Kearsipan pada Perangkat Daerah, BUMD, dan Pemerintah Desa dilaksanakan oleh Unit Kearsipan dan Unit Pengolah.
(3)Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) terdiri atas:
1. a.sekretariat dan/atau subbagian tata usaha pada Perangkat Daerah;
2. b.unit pelaksana tugas dan fungsi ketatausahaan pada BUMD; dan
3. c.sekretariat pada Pemerintah Desa.
(4)Unit Pengolah sebagaimana dimaksud pada ayat (2) terdiri atas:
1. a.bidang, seksi, dan/atau bagian pada Perangkat Daerah;
2. b.divisi dan/atau bagian pada BUMD; dan
3. c.bagian pada Pemerintah Desa.

Pasal 7

(1)LKD dalam menyelenggarakan Kearsipan mempunyai tugas:
1. a.menyusun kebijakan Kearsipan Daerah;
2. b.menyusun Program Arsip Vital;
3. c.mengelola Arsip Dinamis inaktif yang memiliki retensi paling sedikit 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari Perangkat Daerah, BUMD, dan Pemerintah Desa;
4. d.melaksanakan pembinaan Kearsipan terhadap Perangkat Daerah, BUMD, Pemerintah Desa dan masyarakat;
5. e.melaksanakan pengendalian dan pengawasan Kearsipan;
6. f.melaksanakan pemusnahan Arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna atau arsip yang memiliki retensi paling sedikit 10 (sepuluh) tahun sesuai JRA;
7. g.melaksanakan Pengelolaan Arsip Statis yang diterima dari Perangkat Daerah, BUMD, Pemerintah Desa, dan masyarakat; dan
8. h.melaksanakan pengembangan sumber daya manusia Kearsipan.
(2)LKD wajib:
1. a.menyusun JRA fasilitatif;
2. b.membuat daftar pencarian Arsip dan mengumumkan kepada Masyarakat; dan
3. c.mengelola Arsip Vital Pemerintah Daerah berupa:
  1. 1.Arsip Aset tidak bergerak;
  2. 2.Arsip perizinan pemanfaatan ruang;
  3. 3.Arsip produk hukum yang bersifat pengaturan;
  4. 4.Arsip perjanjian kerjasama yang strategis baik dalam atau luar negeri;
  5. 5.Arsip hak paten;
  6. 6.Arsip berkas perkara pengadilan;
  7. 7.Arsip batas wilayah; dan
  8. 8.Arsip Vital lain yang telah dilakukan identifikasi.

Pasal 8

(1)Unit Kearsipan pada Perangkat Daerah, BUMD, dan Pemerintah Desa dalam menyelenggarakan Kearsipan memiliki tugas:
1. a.menyusun JRA;
2. b.melaksanakan Pengelolaan Arsip Inaktif;
3. c.mengolah Arsip dan menyajikan Arsip menjadi informasi untuk kepentingan penggunaan internal dan kepentingan publik;
4. d.melaksanakan pemusnahan Arsip; dan
5. e.menyiapkan penyerahan Arsip Statis.
(2)Unit Pengolah pada Perangkat Daerah, BUMD, dan Pemerintah Desa dalam menyelenggarakan Kearsipan memiliki tugas:
1. a.Pengelolaan Arsip Aktif;
2. b.Pengelolaan Arsip Vital;
3. c.penyusunan daftar Arsip Inaktif; dan
4. d.melaksanakan pemindahan Arsip Dinamis inaktif ke Unit Kearsipan.
(3)JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a digunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip.

BAB III

SUMBER DAYA MANUSIA

Pasal 9

(1)Pemerintah Daerah menyediakan sumber daya manusia bidang Kearsipan.
(2)Sumber daya manusia Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas pejabat struktural di bidang Kearsipan, Arsiparis dan fungsional di bidang Kearsipan.

Pasal 10

(1)Pemerintah Daerah melakukan pengembangan sumber daya manusia bidang Kearsipan.
(2)Pengembangan sumber daya manusia bidang Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) melalui:
1. a.pengadaan atau pengangkatan Arsiparis di setiap Perangkat Daerah;
2. b.pengembangan Kompetensi dan profesionalitas Arsiparis;
3. c.pengaturan peran Arsiparis; dan
4. d.penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi.
(3)Pengadaan kebutuhan Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a, disesuaikan dengan formasi dan kebutuhan beban kerja.
(4)Pengembangan Kompetensi dan profesionalitas Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan, sertifikasi, dan uji Kompetensi.
(5)Pengaturan peran Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c dilakukan untuk membangun kemandirian dan independensi Arsiparis.

Isi peraturan

Teks58PDFHirarki

Memuat teks peraturan…