DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (Perda) Kabupaten Pandeglang Nomor 3 Tahun 2024

Nomor: 3
Tahun: 2024
Ditetapkan: 30 Agustus 2024
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 145

Lembaga terkait

Ringkasan

Peraturan Daerah ini mengatur materi terkait Penyelenggaraan Kearsipan, terdiri dari: BAB I Ketentuan Umum Bab II Penyelenggaraan Kearsipan Bab IV Pengelolaan Arsip Dinamis Bab V Pengelolaan Arsip Statis Bab VI Autentikasi Arsip Bab VII Layanan Kearsipan Bab VIII Pengendalian dan Pengawasan Bab IX Organisasi Profesi dan Peran Aktif Masyarakat Bab X Larangan Bab XI Sanksi Administratif Bab XII Ketentuan Penyidikan Bab XIII Ketentuan Pidana Bab XIV Ketentuan Penutup

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa dalam rangka menjamin penyelamatan arsip sebagai sumber informasi dan mendukung penyelenggaraan administrasi pemerintahan di daerah, arsip harus dikelola, dipelihara dan dilestarikan guna mendukung hak-hak keperdataan, peningkatan kualitas pelayanan publik serta pertanggungjawaban daerah secara komprehensif, terpadu dan berkesinambungan;
c.bahwa berdasarkan Pasal 12 ayat (2) huruf r Undang- Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang- Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang, urusan pemrintahan konkuren yang menjadi kewenangan daerah adalah urusan pemerintahan wajib dan penyelenggaraan kearsipan merupakan urusan pemerintahan wajib yang tidak berkaitan dengan pelayanan dasar;
d.bahwa dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di daerah memerlukan panduan dalam pelaksanaannya sehingga perlu disusun pedoman penyelenggaraan kearsipan;
e.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b, huruf c, dan huruf d, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan; Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945; SALINAN

2.Undang-Undang Nomor 14 Tahun 1950 tentang Pemerintah Daerah Kabupaten dalam Lingkungan Propinsi Djawa Barat, sebagaimana telah diubah dengan Undang- Undang Nomor 4 Tahun 1968 tentang Pembentukan Kabupaten Purwakarta dan Kabupaten Subang dengan Mengubah Undang-Undang No.14 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Kabupaten dalam Lingkungan Provinsi Jawa Barat;
3.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2000 tentang Pembentukan Provinsi Banten (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2000 Nomor 182, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4010);
4.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152 Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 7051);
5.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2022 tentang Cipta Kerja menjadi Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2023 Nomor 41, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6856);
6.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembar Negara Republik Indonesia Nomor 5296);
7.Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 24 Tahun 2012 tentang Materi Muatan Peraturan Daerah Tentang Penyelenggaraan Kearsipan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 243); Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN PANDEGLANG dan BUPATI PANDEGLANG MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan:

1.Daerah adalah Kabupaten Pandeglang.
2.Pemerintah Daerah adalah Bupati sebagai unsur penyelenggara pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah otonom.
3.Bupati adalah Bupati Pandeglang.
4.Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disingkat DPRD adalah Dewan Perakilan Rakyat Daerah Kabupaten Pandeglang.
5.Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dan DPRD dalam penyelenggaraan Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah.
6.Lembaga Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat LKD adalah Perangkat Daerah yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
7.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
8.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, Pemerintahan Daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
9.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan Kearsipan, dan pengelolaan Arsip dalam suatu sistem Kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
10.Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu.
11.Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
12.Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
13.Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
14.Arsip Statis adalah Arsip yang di hasilkan oleh pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejahteraan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan, yang telah diverifikasi secara langsung atau tidak langsung oleh LKD.
15.Arsip Umum adalah Arsip yang tidak termasuk dalam kategori Arsip terjaga.
16.Arsip Terjaga adalah Arsip negara yang berkaitan dengan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
17.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan atau pendidikan dan pelatihan Kearsipan serta mempunyai tugas pokok, fungsi dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan Kearsipan.
18.Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil kewenangan hukum dan otoritas legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip.
19.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Dinamis.
20.Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya.
21.Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab Penyelenggaraan Kearsipan.
22.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi paling sedikit jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip
23.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip in aktif dari Unit Pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
24.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian Arsip Dinamis scara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan serta Penyusutan Arsip.
25.Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian Arsip Statis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem Kearsipan nasional.
26.Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khasanah Arsip Statis pada LKD yang dilaksanakan pengelolaannya dari Pencipta Arsip kepada LKD.
27.Jaringan Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat JIKD adalah bagian dari Jaringan Informasi Kearsipan Nasional sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan Arsip di Daerah yang dikelola oleh LKD.
28.Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip baik fisik maupun informasinya.
29.Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi yang kemudian disebut SRIKANDI adalah aplikasi pengelolan Arsip Dinamis berbasis elektronik.
30.Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar yang berisi Arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh LKD dan dicari oleh LKD serta diumumkan kepada public.
31.Daftar Arsip adalah daftar berisi data dan identitas Arsip yang diperlukan dalam penemuan dan Penyusutan Arsip.
32.Organisasi Kearsipan adalah unit Kearsipan pada Pencipta Arsip dan LKD yang melaksanakan kegiatan Penyelenggaraan Kearsipan.
33.Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan Arsip bagi kepentingan pengguna Arsip yang berhak.
34.Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai konteks kegiatannya sehingga menjadi 1 (satu) berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
35.Program Arsip Vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan menyelmatkan Arsip Vital Pencipta Arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.
36.Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan wajib dilakukan terhadap suatu jenis Arsip.
37.Autentikasi Arsip adalah proses pemberian tanda dan/atau pernyataan tertulis atau tanda lainnya sesuai dengan perkembangan teknologi yang menunjukkan bahwa Arsip yang diautentikasi adalah asli atau sesuai dengan aslinya.
38.Alih Media Arsip adalah transfer informasi dari rekaman yang berbasis kertas ke dalam media lain dengan tujuan efisiensi.
39.Preservasi Arsip adalah tindakan perlindungan dan perawatan terhadap Arsip, sehingga dapat disimpan dan dimanfaatkan dalam jangka waktu yang lama.
40.Masyarakat adalah perseorangan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, organisasi profesi, badan usaha dan lembaga pendidikan.
41.Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan dengan tujuan memperoleh keuntungan atau laba yang berbentuk badan hukum yang didirikan dan/atau berkedudukan dalam wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia.
42.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh Pemerintah Daerah melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan Pemerintah Daerah yang dipisahkan.

Pasal 2

Peraturan Daerah ini bertujuan untuk:

a.menjamin terciptanya Arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh penyelenggaraan pemerintahan Daerah, Masyarakat, BUMD dan LKD sebagai Penyelengaraan Kearsipan Daerah;
b.menjamin ketersediaannya Arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c.menjamin terwujudnya Pengelolaan Arsip yang handal dan pemanfaatan Arsip yang autentik dan terpercaya;
d.mendinamiskan Penyelenggaraan Kearsipan Daerah sebagai suatu sistem komprehensif dan terpadu;
e.menjamin keselamatan dan keamanan Arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara;
f.menjamin keselamatan aset Daerah dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai jati diri bangsa; dan
g.meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan Pemanfaatan Arsip yang autentik dan terpercaya.

Pasal 3

Penyelenggaraan Kearsipan berasaskan pada:

a.kepastian hukum;
b.keautentikan dan keterpercayaan;
c.keutuhan;
d.asal usul (principle of provenance);
e.aturan asli (principle of original order);
f.keamanan dan keselamatan;
g.professional;
h.keresponsifan;
i.antisipatif;
j.partisipatif;
k.akuntabilitas;
l.kemanfaatan;
m.aksesbilitas; dan
n.kepentingan umum.

Pasal 4

Ruang lingkup Peraturan Daerah ini meliputi:

a.Penyelenggaraan Kearsipan;
b.Pengelolaan Arsip Dinamis;
c.Pengelolaan Arsip Statis;
d.Autentikasi Arsip;
e.layanan Kearsipan;
f.pengendalian dan pengawasan;
g.organisasi profesi dan peran aktif Masyarakat;
h.larangan;
i.sanksi;
j.ketentuan penyidikan;
k.ketentuan pidana; dan
l.ketentuan penutup.

BAB II

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Pasal 5

(1)Penyelenggaraan Kearsipan Daerah merupakan tanggung jawab Pemerintah Daerah dan dilaksanakan oleh LKD.
(2)Tanggung jawab Penyelenggaraan Kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi kegiatan:
1. a.penetapan kebijakan;
2. b.pembinaan Kearsipan; dan
3. c.pengelolaan Arsip.

Pasal 6

Penetapan kebijakan Kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat

(2)huruf a, meliputi bidang:
1. a.pembinaan;
2. b.Pengelolaan Arsip;
3. c.pembangunan sistem berbasis teknologi informasi dan komunikasi;
4. d.organisasi;
5. e.pengembangan sumber daya manusia;
6. f.sarana dan prasarana;
7. g.perlindungan dan penyelamatan Arsip;
8. h.sosialisasi Kearsipan;
9. i.kerjasama; dan
10. j.pendanaan.

Pasal 7

(1)Pemerintah Daerah melaksanakan pembinaan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (2) huruf b kepada Perangkat Daerah, BUMD, pemerintah desa dan Masyarakat.
(2)Pembinaan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilaksanakan oleh LKD.
(3)Pembinaan Kearsipan meliputi:
1. a.koordinasi Penyelenggaraan Kearsipan;
2. b.penyusunan pedoman Kearsipan;
3. c.sosialisasi Kearsipan;
4. d.pemberian bimbingan, supervisi dan konsultasi pelaksanaan Kearsipan;
5. e.pendidikan dan pelatihan Kearsipan; dan
6. f.perencanaan, pemantauan dan evaluasi.
(4)Unit Kearsipan bertanggung jawab melakukan pembinaan internal dalam pengelolaan Arsip di lingkungan Pencipta Arsip.
(5)Dalam rangka perlindungan kepentingan negara, Daerah dan hak-hak keperdataan Masyarakat, LKD dapat bekerja sama dengan instansi terkait melakukan pembinaan Kearsipan terhadap lembaga swasta dan Masyarakat yang melaksanakan kepentingan publik.

Pasal 8

(1)Pengelolaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (2) huruf c dilakukan terhadap Arsip Dinamis dan Arsip Statis.
(2)Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab Pencipta Arsip.
(3)Pengelolaan Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab LKD.

Pasal 9

(1)Perangkat Daerah menjamin kemudahan, kecepatan dan ketepatan akses Arsip bagi kepentingan pengguna Arsip dengan menggunakan peralatan teknologi informasi dan komunikasi yang dilaksanakan sesuai konfigurasi pusat data Perangkat Daerah.
(2)Dalam konfigurasi pusat data Arsip Dinamis, berlaku sistem akses Arsip tertutup dan/atau terbatas.
(3)Dalam konfigurasi pusat data Arsip Statis di LKD, berlaku sistem akses arsip terbuka.

Pasal 10

Pengelolaan pusat data Arsip terpusat pada LKD, terdiri dari:

a.pusat data Arsip Inaktif yang memiliki retensi paling singkat 10 (sepuluh) tahun;
b.pusat data Arsip Vital; dan
c.pusat data Arsip Statis.

Isi peraturan

Teks145PDFHirarki

Memuat teks peraturan…