1.Daerah adalah Kabupaten Pesisir Selatan.
2.Bupati adalah Bupati Pesisir Selatan.
3.Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Pesisir Selatan.
4.Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disingkat dengan DPRD adalah DPRD Kabupaten Pesisir Selatan.
5.Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dalam penyelenggaraan pemerintah yang menjadi kewenangan daerah, yang terdiri dari Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Dinas Daerah dan Lembaga Teknis Daerah.
6.Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah yang selanjutnya disingkat dengan APBD adalah Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kabupaten Pesisir Selatan.
7.Nagari adalah kesatuan masyarakat hukum yang memiliki batas-batas wilayah yang berwenang untuk mengatur dan mengurus kepentingan masyarakat setmpat berdasarkan asal-usul dan adat istiadat setempat yang diakui dan dihormati dalam sistim Pemerintahan Negara Kesatuan Republik Indonesia dan berada di Kabupaten Pesisir Selatan.
8.Organisasi Kearsipan adalah Lembaga Kearsipan Daerah, Unit Kearsipan, dan Unit Pengolah pada Pencipta Arsip. 4
9.Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
10.Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
11.Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
12.Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
13.Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan yang meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia sarana dan prasarana serta sumber daya lainnya.
14.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
15.Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
16.Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
17.Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
18.Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
19.Program Arsip Vital adalah tidakanan dan prosedur yang sistimatis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan penyelamatan arsip vital perncipta arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.
20.Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
21.Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
22.Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. 5
23.Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
24.Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
25.Sistem Kearsipan Daerah yang selanjutnya disebut SKD adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan di daerah.
26.Sistem Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SIKD adalah system informasi arsip secara daerah yang dikelola oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Pesisir Selatan yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan daerah. 30.Jaringan Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat JIKD adalah system jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara daerah yang dikelola oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Pesisir Selatan.
27.Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.
28.Autentikasi arsip adalah proses pemberian tanda dan/ atau pernyataan tertulis atau tanda lannya sesuai dengan perkembangan teknologi yang menunjukan bahwa arsip yang di autentikasi adalah asli atau sesuai dengan aslinya.
29.Alih media arsip adalah transper informasi dari rekaman yang berbasis kertas ke dalam media lain dengan tujuan efisiensi.
30.Preservasi arsip adalah upaya perlindungan arsip yang dilaksanakan dalam rangka menjamin keselamatan dan kelestarian fisik arsip maupun informasi arsip.
31.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
32.Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
33.Lembaga negara adalah lembaga yang menjalankan cabang-cabang kekuasaan Negara meliputi eksekutif, legislatif, yudikatif, dan lembaga lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara sesuai dengan ketentuan peraturan 6 perundang-undangan.
34.Arsip Nasional Republik Indonesia selanjutnya disebut ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah non kementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.
35.LKD provinsi adalah lembaga kearsipan yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan pemerintahan daerah provinsi yang berkedudukan di ibukota provinsi.
36.LKD kabupaten adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah kabupaten yang berkedudukan di ibu kota kabupaten.
37.Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan dengan tujuan memperoleh keuntungan atau laba yang berbentuk badan hukum yang didirikan dan/atau berkedudukan dalam wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia.
38.Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
39.Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
40.Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
41.Lembaga Instansi Pencipta Arsip adalah semua Perangkat Daerah Pesisir Selatan, yang terdiri dari sekretariat daerah, sekretariat DPRD, BUMD, badan/dinas/kantor, kecamatan dan Nagari di lingkungan pemerintah Kabupaten Pesisir Selatan dan sekaligus sebagai anggota jaringan.
42.Otomasi Kearsipan adalah proses pengolahan penyimpanan dan pendayagunaan informasi/data arsip dengan menggunakan bantuan teknologi informasi.
43.Pelayanan Kearsipan adalah kegiatan untuk memberikan pelayanan informasi data yang bersumber dari arsip.
44.Sumber daya kearsipan adalah dukungan terhadap sistim kearsipan nasional berupa sumber daya manusia, prasarana, sarana, organisasi kearsipan dan pendanaan.
45.Pengguna Arsip adalah semua lembaga/organisasi yang mendapatkan layanan arsip untuk kegiatan administrasi.
46.Jaringan adalah hubungan kerja secara fungsional dan timbal balik antara Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Pesisir Selatan sebagai pusat jaringan dengan instansi pencipta arsip sebagai anggota jaringan. 7
47.Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang lebih bermanfaat bagi pengguna.
48.Sistem Jaringan Informasi Arsip adalah suatu rangkaian prosedur yang merupakan satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi di bidang arsip meliputi berbagai prosedur dan metode dalam melaksanakan hubungan kerja fungsional dan timbal balik antara pusat jaringan dengan anggota jaringan.
49.Pusat jaringan adalah pusat data informasi arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Pesisir Selatan.
50.Anggota Jaringan adalah semua Organisasi Satuan Kerja Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kabupaten Pesisir Selatan yang bertugas untuk mensuplai data arsip dinamis ke Pusat Jaringan.