DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Kabupaten Sumbawa Barat Nomor 10 Tahun 2020

Nomor: 10
Tahun: 2020
Ditetapkan: 25 September 2020
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 17

Lembaga terkait

Ringkasan

TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN, yang terdiri atas 67 Pasal dari XII Bab, yaitu; Bab I Ketentuan Umum, Bab II Penetapan Kebijakan Kearsipan, Bab III Pembinaan Kearsipan, Bab IV Pengelolaan Kearsipan, Bab V Pengendalian Pengawasan dan Evaluasi, Bab VI Kerjasama Antar Daerah, Bab VII Pembiayaan, Bab VIII Organisasi Profesi dan Peran Serta Masyarakat, Bab IX Larangan, Bab X Ketentuan Pidana, Bab XI Ketentuan Peralihan, Bab XII Ketentuan Penutup.

Isi peraturan

Menetapkan

menetapkan program dibidang penyelenggaraan kearsipan. Dipindai dengan CamScanner 10 Pasal 24 Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 huruf b memiliki tugas

a.melaksanakan pengelolaan Arsip aktif;

Pasal 23

Unit Pengolah sebagaimana dimaksud dalam pasal19 huruf a merniliki tugas :

a.pengelolaan Arsip aktif;
b.pengelolaan Arsip vital;
c.penyusunan daftar Arsip inaktif;
d.pemeliharaan dan perawatan Arsip aktif; dan
e.pemindahan Arsip inaktif ke unit kearsipan di lingkungannya.

Pasal 22

LKDsebagaimana dimaksud dalam pasal 19 huruf c adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggungjawab di bidang pengelolaan Arsip inaktif, Arsip statis, dan pembinaan dalam hal ini adalah Dinas.

Pasal 21

Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam pasal 19 huruf b yaitu :

a.sekretariat dan atau sub bagian tata usaha pada Perangkat Daerah;
b.unit pelaksana tugas dan fungsi ketatausahaan pada BUMD;dan
c.sekretariat pada kelurahan.

Pasal 20

Unit Pengolah sebagaimana dimaksud dalam pasal19 huruf a yaitu :

a.bagian, bidang, seksi atau sub bagian pada Perangkat Daerah;
b.divisi dan atau bagian pada BUMD;
c.unit pelaksana teknis pada Perangkat Daerah; dan
d.seksi pada kelurahan. Organisasi Kearsipan terdiri atas :
a.Unit pengolah;
b.Unit kearsipan; dan
c.LKD.

(1)Pengelolaan Arsip Statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 26 huruf b rnenjadi tanggung jawab dan kewajiban LKD.
1. b.aktif;
2. c.inaktif; dan
3. d.arsip terjaga,
(2)Pengelolaan Arsip dinamis sebagairnana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab pencipta arsip.
(3)Ketentuan lebih lanjut mengenai mekanisme prosedur dan tata pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (I) diatur dalam Peraturan Bupati.

Pasal 27

(1)Pengelolaan Arsip dinamis sebagaimana dirnaksud dalam Pasal 26 huruf a rneliputi Arsip:
1. a.vital; Pengelolaan Arsip Daerah rnelipu i:
2. a.Arsip dinarnis: dan
3. b.Arsip statis.
4. a.perigelolaan Arsip statis:
5. b.pengelolaan Arsip inaktif 'ang m rniliki re ensi paling sedikit 10 (sepuluh) tahun yang berasal dan P rangka Daerah:
6. c.pembinaan kearsipan terhadap p n ipta Ar ip di Daerah; dan
7. d.penyusunan regulasi kearsipan di Daerah.
8. b.melaksanakan pengelolaan Arsip inaktif dari unit pengolah;
9. c.mengolah Arsip dan menyajikan Arsip menjadi informasi:
10. d.melaksanakan pemusnahan Arsip;
11. e.mempersiapkan penyerahan Arsip statis kepada LKD· dan
12. f.melaksanakan pembinaan dan e aluasi Kearsipan: Dipindai dengan CamScanner 12 Paragraf2 Penciptaan Arsip Dinamis Pasa130
(1)Penciptaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 ayat (2) huruf a, meliputi kegiatan:
1. a.pembuatan Arsip; dan
2. b.penerimaan Arsip.

Pasal 29

(1)Pengelolaan Arsip dinamis dilaksanakan oleh pencipta Arsip.
(2)Pengelolaan Arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi kegiatan:
1. a.penciptaan Arsip;
2. b.penggunaan Arsip;
3. c.pemeliharaan Arsip; dan
4. d.penyusutan Arsip.
(3)Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dalam suatu sistem kearsipan Daerah dengan syarat:
1. a.andal;
2. b.sistematis;
3. c.utuh;
4. d.menyeluruh; dan
5. e.sesuai dengan norma, stand ar , prosedur dan kriteria.
(4)Pelaksana teknis pengelolaan Arsip dinamis dilaksanakan oleh pengelola arsip.
(5)Ketentuan lebih lanjut mengenai pengelolaan Arsip dinamis diatur dalam Peraturan Bupati.
(2)Pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi arsip- arsip Organisasi Perangkat Daerah, BUMD, perusahaan, Organisasi Masyarakat Organisasi Politik , maupun perseorangan yang berskala Daerah Kabupaten Sumbawa Barat.
(3)Ketentuan lebih lanjut mengenai mekanisme, prosedur dan tata pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dalarn Peraturan Bupati. Dipindai dengan CamScanner 13 Pasal 32 Pencipta arsip dapat menutup akses terhadap arsip tertentu dengan alasan apabila dibuka untuk umum, dapat mengakibatkan: a menghambat proses penegakan hukum; Paragraf3 Penggunaan Arsip Dinamis Pasal 31
(1)Penggunaan Arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 ayat (2) hurufb diperuntukkan bagi kepentingan Pemerintah Daerah dan masyarakat.
(2)Dalam hal penggunaan Arsip, Pencipta Arsip bertanggung jawab terhadap:
1. a.ketersediaan dan autentisitas Arsip dinamis bagi kepentingan pengguna Arsip yang berhak; dan
2. b.keutuhan, keamanan dan keselamatan Arsip dinamis yang masuk dalam katagori Arsip terjaga.
(3)Pimpinan Unit Pengolah pencipta arsip bertanggungjawab untuk ketersediaan, pengolahan, pen) ajian arsip vital dan arsip aktif.
(4)Pimpinan unit kearsipan bertanggungjawab untuk ketersediaan, pengolahan dan penyajian arsip inaktif.
(5)Dalam rangka ketersediaan arsip untuk kepentingan akses arsip dinamis dapat clilakukan alih media.
(6)Penggunaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilakukan untuk memenuhi kepentingan dalam kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan, layanan kepentingan publik, perlindungan hak, atau pen) elesaian sengketa.
(7)Ketentuan lebih lanjut mengenai alih media sebagaimana dimaksud pada ayat
(5)diatur daIam Peraturan Bupati.
(2)Pembuatan dan penerimaan Arsip sebagaimana climaksud pada ayat (1) dibuat berdasarkan:
1. a.tata naskah dinas;
2. b.pengurusan surat;
3. c.klasifikasi Arsip; dan
4. d.sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip.
(3)Pembuatan dan penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud pad a a) at (2) ditetapkan oleh pimpinan pencipta Arsip.
(4)Ketentuan lebih lanjut mengenai pedoman Pembuatan dan penerimaan Arsip diatur dalam Peraturan Bupati. Dipindai dengan CamScanner It rn f1 ir· : ir r ., 11.(1) ml ( nggung j \.( b Kepalr k J\ • i din, L rn n ur ti. im. 1-..1I I P d rv n t (I) H1 k II • Hrncir id i lam P,,,-,l' J ynt (') k utuh 1[1, k ~rn: n d n ~ dinr mi un uk 1:1 S '1 7) ~hhn a:H1 !':,'l fr arm n,~ alin 1il , n : 011 h d. (. ) ( ..) lC ) d s I in mis h; prib eli n 1 rru u n hfr b hu m; ri n u ~ur.. . urn rC. n rn nuru .if nyr rl I .. Iilin n,fr .r I.\1 r'n JrJ HH1 lnt Ie tu I dnn Dipindai dengan CamScanner 15 Paragraf6 Arsip Vital Pasal 38
(1)Pencipta Arsip wajib membuat program Arsip vital.
(2)Program Arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan:
1. a.identifikasi;
2. b.perlindungan dan pengamanan; dan Pasal 37
(1)Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 35 huruf b, dilakukan terhadap Arsip yang:
1. a.tidak memiliki nilai guna;
2. b.telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
3. c.tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
4. d.tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
(2)Pemusnahan Arsip yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun menjadi tanggungjawab pimpinan Pencipta Arsip.
(3)Pernusnahan Arsip yang memiliki retensi paling sedikit 10 (sepuluh) tahun menjadi tanggungjawab LKD.
(4)Ketentuan lebih lanjut mengenai Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2)dan (3) diatur dalam Peraturan Bupati.

Pasal 36

Pemindahan Arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan sebagairnana dimaksud dalam Pasal 21 ayat (1) huruf a diatur oleh pimpinan Pencipta Arsip. Pasa135 Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 meliputi:

a.pemindahan Arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan;
b.pemusnahan Arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
c.penyerahan Arsip statis oleh Pencipta Arsip kepada LKD.

(3)Penyusutan Arsip yang belum diatur dalam JRA dilakukan berdasarkan nilai guna Arsip.
(4)JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (3) ditetapkan oleh Bupati setelah mendapatkan persetujuan dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
(5)Ketentuan lebih lanjut mengenai JRA diatur dalam Peraturan Bupati. Dipindai dengan CamScanner 16

Pasal 41

(1)LKD melaksanakan akuisisi Arsip Statis sebagaimana dimaksud dal m Pasal 40 huruf a terhadap:
1. a.OPO;
2. b.BUMO;
3. c.lembaga pendidikan;
4. d.organisasi politik;
5. e.organisasi kemasyarakatan; dan
6. f.perseorangan.
(2)Akuisisi Arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui verifikasi secara langsung maupun tidak langsung.
(3)Lembaga Kearsipan wajib membuat Oaftar Pencarian Arsip yang meliputi arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan mengumumkannya kepada pu blik.
(4)Verifikasi Arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (2) menjadi tanggung jawab kepala LKD.
1. a.akuisisi;
2. b.pengolahan;
3. c.preservasi; dan
4. d.akses.

Pasal 40

Pengelolaan Arsip statis sebagaimana dimaksud dalarn Pasal 39 mcliputi: Umum Pasa139 Pengelolaan Arsip statis dilaksanakan untuk rncnjarnin kesclamatan Arsip s "bag \i pertanggungjawaban Daerah bagi kehidupan berrnasyarak t, b rbr t1 sa (hut bemegara.

c.penyelamatan dan pemulihan.

(3)Ketentuan lebih lanjut mengenai program Arsip vital sebagaimanu dirnnk u l pada ayat (2) diatur dalam Peraturan Bupati. Dipindai dengan CamScanner 17 Pasal 44
(1)Preservasi Arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 huruf c, dilakukan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian Arsip statis.
(2)Preservasi Arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan secara preventif dan kuratif.
(3)Preservasi Arsip statis dengan cara preventif sebagaimana dimaksud pada ayat
(2)dilakukan dengan:
1. a.penyimpanan;
2. b.pengendalian hama terpadu;
3. c.reproduksi; dan
(1)Pengolahan arsip statis sebagaimana dimaksud dalarn Pasal 40 huruf b dilakukan oleh Lembaga Kearsipan Daerah.
(2)Pengolahan Arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilaksanakan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli.
(3)Pengolahan Arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan berdasarkan standar deskripsi Arsip statis.
(4)Ketentuan lebih lanjut mengenai Pengolahan Arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dalam Peraturan Bupati. Pasa142
(1)Perangkat Daerah dan BUMOmenyerahkan Arsip statis kepada LKO.
(2)Arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1), merupakan Arsip yang:
1. a.memiliki nilai guna kesejarahan; danfatau
2. b.telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan sesuai JRA;
(3)Arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (2)yang diserahkan oleh pencipta Arsip kepada LKDharus merupakan Arsip yang autentik, terpercaya, utuh dan dapat digunakan.
(5)Apabila dalam melakukan verifikasi terhadap Arsip yang tidak memenuhi kriteria sebagai Arsip statis, Kepala LKO berhak menolak Arsip yang akan diserahkan.
(6)Ketentuan lebih lanjut mengenai akuisisi Arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dalam Peraturan Bupati. Dipindai dengan CamScanner 18

Pasal 46

(1)LKD merniliki kewenangan menetapkan keterbukaan arsip statis sebelum 25 (dua puluh lima) tahun masa penyimpanan yang dinyatakan masih terturup dengan pertimbangan :
1. a.tidak menghambat proses penegakan hukum;
2. b.tidak mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan pelindungan dari persaingan usaha tidak sehat;
3. c.tidak membahayakan keamanan dan ketertiban;
4. d.tidak mengungkapkan kekayaan alam daerah yang masuk dalam kategori dilindungi kerahasiaannya;
5. e.tidak merugikan ketahanan ekonomi daerah;
6. f.tidak merugikan kepentingan politik dan hubungan luar negeri;
7. g.tidak mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang kecuali kepada yang berhak secara hukum;
8. h.tidak mengungkapkan rahasia atau data pribadi; dan
9. i.tidak mengungkapkan memorandum atau surat-surat yang menurut sifatnya perlu dirahasiakan. ParagrafS Akses Arsip Statis Pasa145
(1)LKDwajib menjamin kemudahan akses Arsip statis bagi kepentingan pengguna arsip.
(2)Untuk menjamin kepentingan akses Arsip statis, LKD menyediakan prasarana dan sarana.
(3)Akses Arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan mempertimbangkan :
1. a.prinsip keutuhan, keamanan dan keselamatan Arsip statis; dan
2. b.sifat keterbukaan dan ketertutupan Arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
(4)Akses Arsip statis dapat dilakukan secara manual darr/atau secara elektronik.
1. d.perencanaan dalam menghadapi bencana,
(4)Preservasi Arsip statis dengan earn kurarif sebagaimana dimaksud pada aJ., .az(Zj dilakukan melalui perawatan Arsip statis.
(5)Ketentuan lebih lanjut mengenai Preservasi Arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (I) diatur dalam Peraturan Bupati, Dipindai dengan CamScanner 19
(1)LKD melaksanakan layanan kearsipan.
(2)Jenis layanan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi :
1. a.konsultasi dan asistensi;
2. b.penelitian dan penelusuran;
3. c.penggandaan dan alih media arsip;
4. d.peminjaman arsip;
5. e.penyimpanan arsip;
6. f.perawatan dan reproduksi arsip;
7. g.publikasiarsip; dan
8. h.birnbingan dan pelatihan kearsipan.
(1)Pencipta Arsip dan LKD dapat melakukan alih media dan autentikasi Arsip yang dikelolanya.
(2)Autentikasi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap Arsip statis maupun Arsip hasil alih media untuk menjamin keabsahan Arsip.
(3)Autentikasi terhadap Arsip hasil alih media sebagaimana dimaksud pada ayat
(1)dilakukan dengan memberikan tanda tertentu yang diletakkan, terasosiasi atau terkait dengan Arsip hasil alih media.
(4)Dalam menetapkan autentikasi suatu Arsip Statis, LKD dapat berkoordinasi dengan instansi yang mempunyai kemampuan dan kompetensi.
(5)Ketentuan Iebih lanjut mengenai autentikasi sebagaimana dimaksud pada ayat
(1)diatur dalam Peraturan Bupati.
(5)Ketentuan lebih lanjut mengenai akses Arsip statis diatur dalam Peraturan Bupati. n ks S arsip statis menjadi t rtutup sebagairnana dirnaksud pada y t (1) dilakukan secara terkoordinasi dengan pencipta arsip yang rnenguasai belurnnya.
(4)P netapan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilakukan oleh LKD dan dilaporkan kepada DPRD. ( )
(2)LK '\ njtb m njn Kr h[\, iann Araip rertutup ({ bagalmana dirnaksud pada "It (1'). Dipindai dengan CamScanner 20

Pasal 51

(1)Dalam pemanfaatan Arsip statis, LKD menggunakan Jaringan Informasi Kearsipan Daerah yang bertujuan untuk:
1. a.kemudahan akses dan penelusuran Arsip statis;
2. b.layanan kepada pengguna; dan
3. c.penyebarluasan informasi dan pengetahuan kearsipan.
(2)Penyelenggaraan Jaringan Informasi Kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh LKDbekerja sarna dengan lembaga pemerintah, lembaga swasta, perusahaan, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan.
(3)Penyelenggaraan Jaringan Informasi Kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (2) terhubung dengan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional.
(4)Ketentuan Iebih lanjut mengenai SKD, Jaringan Informasi Kearsipan Daerah, dan SIKDdiatur dalam Peraturan Bupati. Pasa150
(1)Pembangunan Sistem Informasi Kearsipan Daerah untuk menjamin kemudahan, kecepatan dan ketepatan akses Arsip bagi kepentingan pengguna dengan menggunakan peralatan teknologi informasi dan komunikasi.
(2)Pembangunan Sistem Informasi Kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh LKD dan Perangkat Daerah yang mempunyai tugas pokok dan fungsi di bidang teknologi informasi dan komunikasi.
(3)Pengorganisasian Sistem Informasi Kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terpusat di LKDyang terdiri dari pangkalan data Arsip:
1. a.inaktif yang memiliki retensi paling sedikit 10 (sepuluh) tahun;
2. b.vital; dan
3. c.statis.
(1)LKD membangun dan mengelola SKD dengan mengembangkan Sistem Informasi Kearsipan Daerah berbasis teknologi infonnasi dan komunikasi.
(2)Sistem Informasi Kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari pangkalan data Arsip yang meliputi:
1. a.inaktif yang memiliki retensi paling sedikit 10 (sepuluh) tahun;
2. b.vital; dan
3. c.statis. Dipindai dengan CamScanner 21 Pasal 55
(1)Pencipta Arsip di Perangkat Daerah dan LKD harus menyediakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan Arsip dinamis dan statis.
(2)Prasarana dan sarana kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
1. a.gedung;
2. b.ruangan; dan
3. c.peralatan.
(3)Ketentuan lebih lanjut mengenai persyaratan prasarana dan sarana kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diatur dalam Peraturan Bupati.

Isi peraturan

Teks17PDFHirarki

Memuat teks peraturan…