DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Kabupaten Sumenep Nomor 3 Tahun 2021

Nomor: 3
Tahun: 2021
Ditetapkan: 4 Januari 2021
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 9

Lembaga terkait

Ringkasan

Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan, dan penyerahan arsip statis kepada Lembaga Kearsipan Daerah dan/atau Arsip Nasional Republik Indonesia; Jenis Arsip Substantif Urusan Kearsipan meliputi : a. Kebijakan Kearsipan; b. Pembinaan Kearsipan; c. Pengelolaan Arsip; d. Kerjasama Kearsipan

Isi peraturan

Menimbang

a.bahwa dalam rangka melaksanakan ketentuan Pasal 48 ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, serta Pasal 52 dan Pasal 53 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan serta dalam rangka memberdayakan arsip untuk pelaksanaan tugas pemerintahan dan pembangunan secara efektif dan efisien guna tercapainya tertib pelaksanaan penyusutan arsip dalam rangka penyelamatan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja instansi dan aparatur serta pertanggungjawaban nasional di lingkungan Pemerintah Kabupaten Sumenep, perlu adanya Jadwal Retensi Arsip Substantif Urusan Kearsipan; _
b.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada huruf a, perlu

Menetapkan

menetapkan Jadwal Retensi Arsip Substantif Urusan Kearsipan yang dituangkan dalam Peraturan Bupati Sumenep.

1.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
2.Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5234), sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2019 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 ten tang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 183, Tambahan Lembaran Negara Nomor 6398);
3.Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587), sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 Tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
4.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
5.Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 87 Tahun 2014 tentang Peraturan Pelaksanaan Undang- Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 199);
6.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 2036) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 120 Tahun 2018 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 157); .
7.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 1787);
8.Peraturan Kepala Arsi p Nasional Nomor 19 Tahun 2015 tentang Pedoman Retensi Arsip Urusan Kearsipan;
9.Peraturan Daerah Kabupaten Sumenep Nomor 12 Tahun 2018 tentang Penyelenggaraan Kearsipan (Lembaran Daerah Kabupaten Sumenep Tahun 2018 Nomor 12).

Pasal 1

Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan : 2

1.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, Pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; ·
2.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu;
3.Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus menerus;
4.Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun;
5.Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang;
6.Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung 'maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/ atau lembaga kearsipan;
7.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi ten tang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip;
8.Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip;
9.Retensi Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah;
10.Retensi Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan/Pusat Arsip;
11.Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa jenis arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi;
12.Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip memiliki nilaiguna sekunder atau nilai guna permanen, wajib diserahkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah dan/atau Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai dengan lingkup kewenangan masing-masing;
13.Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya; 3
14.Unit Kearsipan adalah satuan kerja yang melekat pada pencipta arsip yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan yang meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya;
15.Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip diluar pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional dan memori kolektif bangsa; dan
16.Nilai Guna Kesejarahan adalah nilai yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana organisasi yang bersangkutan dibentuk, dikembangkan, diatur, dilaksanakannya fungsi dan tugas serta bagaimana terjadinya peristiwa kesejarahan tanpa dikaitkan secara langsung dengan penciptanya, yaitu informasi mengena1 orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya.

Pasal 2

Pasal 3

Ketentuan mengenai Retensi Arsip Substantif Urusan Kearsipan sebagaimana- tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan ini.

Pasal 4

(1)Jadwal Retensi Arsip Substantif Urusan Kearsipan memuatjenis arsip, retensi ataujangka waktu simpan, dan keterangan.
(2)Penentuan retensi arsip dihitung sejak kegiatan dinyatakan selesai hak dan kewajiban atau berkas sudah dinyatakan lengkap dan tidak bertambah lagi.

Pasal 5

Retensi arsip sebagairnana dimaksud dalam Lampiran Peraturan Bupati ini memperhatikan ketentuan:

a.peraturan perundang-undangan yang mewajibkan arsip disimpan dalam jangka waktu tertentu; 4
b.peraturan perundang-undangan yang mengatur daluarsa penuntutan hukum; dan
c.kepentingan pertanggungjawaban keuangan.

Pasal 6

Jenis Arsip Substantif Urusan Kearsipan meliputi :

a.Kebijakan Kearsipan;
b.Pembinaan Kearsipan;
c.Pengelolaan Arsip;
d.Kerjasama Kearsipan

Pasal 7

Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati Sumenep ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Sumenep. Ditetapkan di: Sumenep pada tanggal : 0 4 JAN 2021 Di~dangkan dalam Berita Dacrah Kabupaten Sumcnap BUPn.MENEP Q6; Tanggal : 0 4 J6 N 2021 Tahun : ~ . 1 ftomor: 3 Sdcr~ ri. ,._ erah Dr. KH. A. BUSYRO KARIM, M.Si k_JQ M. Pemb· · N1:P. 196 003 1 014 5 NO 1 A. B. LAMPIRAN: Peraturan Bupati Sumenep Nomor : S Tahun 2021 Tanggal: 0 4 JAN 2021 JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF URUSAN KEARSIPAN PEMERINTAHAN KABUPATEN SUMENEP JENISARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF 2 3 4 5 KEBIJAKAN Kebijakan Kearsipan, meliputi: 2 Tahun Sejak 3Tahun Permanen 1 Pengkajian dan pengusulan kebijakan penetapan 2 Penyiapan kebijakan keputusan yang 3 Perumusan kebijakan terbaru atau sejak 5 Penetapan NSPK keputusan yang lama dinyatakan tidak berlaku PEMBINAAN KEARSIPAN 1 Pembinaan kearsipan meliputi: OPD, ORMAS/ORPOL, BUMD dan UPTD a) Pelaksanaan kegiatan pembinaan OPD, ORMAS/ORPOL, BUMD dan UPTD 2 Tahun setelah 3Tahun Musnah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan b) Laporan pelaksanaan pembinaan OPD, ORMAS/ORPOL, BUMD dan UPTD 2 Tahun setelah 3 Tahun Permanen proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan c) Pengembangan sistem jaringan informasi kearsipan (SJIK) 2 Tahun setelah 3Tahun Permanen proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF URUSAN KEARSIPAN PEMERINTAH KABUPATEN SUMENEP 6 NO JENISARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF 1 2 3 4 5 2 Bina Arsiparis a) Pengembangan Profesi Arsiparis 1 Tahun setelah 1 Tahun Permanen 1) Formasi Jabatan Arsiparis proses kegiatan 2) Standar kompetensi arsiparis dinyatakan selesai dilaksanakan b) Bimbingan Konsultasi Arsiparis 1 Tahun setelah 1 Tahun Musnah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan c) Penilaian Arsiparis 1 Tahun setelah 1 Tahun Musnah kecuali 1) Berkas pelaksanaan proses kegiatan database 2) Berkas penetapan angka kredit dan penilaian kinerja dinyatakan selesai 3) Database penilaian arsiparis dilaksanakan 2 Tahun setelah 3Tahun Musnah kecuali d) Pemilihan Arsiparis Teladan proses kegiatan penetapan 1) Penyelenggaraan dinyatakan selesai 2) Berkas Penetapan Arsiparis Teladan dilaksanakan ' ' ' Permanene) Data Base Arsiparis 2 tahun setelah 3Tahun data diperbarui (update) 3 Bimbingan Teknis dan Pelatihan Kearsipan 2 Tahun setelah 3Tahun Musnah a) Berkas pelaksanaan proses kegiatan b) Laporan dinyatakan selesai c) Database dilaksanakan 4 Bimbingan dan Konsultasi a) Penerapan Sistem (Klasifikasi Arsip, Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Akses Keamanan) 2 Tahun setelah 3Tahun Permanen sistem aplikasi ditingkatkan dan dikembangkan (upgrade) JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF URUSAN KEARSIPAN PEMERINTAH KABUPATEN SUMENEP 7 NO JENISARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF 1 2 3 4 5 7 Pengawasan kearsipan a) Perencanaan 2 Tahun setelah 3Tahun Musnah proses kegiatan dinyatakan selesai b) Pelaksanaan 2 Tahun setelah 3Tahun Musnah proses kegiatan dinyatakan selesai c) Laporan hasil pengawasan 2 Tahun setelah 3Tahun Permanen proses kegiatan dinyatakan selesai d) Database pengawasan 2 Tahun setelah 3Tahun Permanen proses kegiatan dinyatakan selesai 8 Fasilitasi Kearsipan a) SDM Kearsipan 1 Tahun setelah 1 Tahun Musnah proses kegiatan dinyatakan selesai b) Prasarana dan Sarana 2 Tahun setelah 8Tahun Musnah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan 9 Lomba-lomba kearsipan a) Penyelenggaraan 2 Tahun setelah 3Tahun Musnah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan b) Berkas Penetapan Lomba / pemenang 2 Tahun setelah 3 Tahun Permanen proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF URUSAN KEARSIPAN PEMERINTAH KABUPATEN SUMENEP 9 NO JENISARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF 1 2 3 4 5 10 Pemasyarakatan Kearsipan a) Berkas Sosialisasi / deseminasi kearsipan 2 Tahun setelah 3Tahun Musnah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan b) Pengembangan peran serta masyarakat 2 Tahun setelah 3Tahun Musnah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan c) Fasilitasi peran serta masyarakat 2 Tahun setelah 3Tahun Musnah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan d) Forum komunitas kearsipan 2 Tahun setelah 3 Tahun Musnah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan d) Database pemasyarakatan kearsipan 2 Tahun setelah 3Tahun Permanen ' proses kegiatan ' dinyatakan selesai dilaksanakan 11 Jadwal Retensi Arsip a) Tahapan pelaksanaan penyusunan jadwal retensi arsip 2 Tahun setelah 3Tahun Musnah proses kegiatan dinyatakan selesai b) Pengusulan dan Persetujuan/Pertimbangan Jadwal Retensi Arsip 2 Tahun setelah 3 Tahun Permanen persetujuan diperoleh c) Persetujuan/pertimbangan jadwal retensi arsip 2 Tahun setelah 3Tahun Permanen persetujuan diperoleh JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF URUSAN KEARSIPAN PEMERINTAH KABUPATEN SUMENEP 10 NO JENISARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF 1 2 3 4 5 d) Penetapan jadwal retensi arsip Sejak penetapan 3 Tahun Permanen keputusan yang terbaru atau sejak keputusan yang lama dinyatakan tidak berlaku

c.PENGELOLAAN ARSIP 1 Pengelolaan Arsip Dinamis a) Penciptaan 2 Tahun setelah 3Tahun Musnah 1) Pencatatan proses kegiatan - Buku Agenda dinyatakan selesai - Kartu Kendali dilaksanakan - Lembar Pengantar /Buku Ekspedisi 2) Pendistribusian b) Penggunaan 1) Pengklasifikasian Pengamanan dan Akses Arsip 1 Tahun setelah 1 Tahun Permanen proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan 2) Peminjaman 2 Tahun setelah 3Tahun Musnah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan 3) Data pengguna arsip dinamis 1 Tahun setelah 1 Tahun Permanen proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan c) Pemeliharaan 1) Pemberkasan 2 Tahun setelah 3 Tahun Musnah - Daftar arsip aktif (daftar berkas dan isi berkas) arsip dipindahkan kecuali daftar arsip aktif, Permanen 2) Penataan Arsip lnaktif 2 Tahun setelah 3Tahun Musnah JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF URUSAN KEARSIPAN PEMERINTAH KABUPATEN SUMENEP 11 NO JENISARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF 1 2 3 4 5 - Pengaturan fisik proses kegiatan kecuali daftar arsip - Pengolahan informasi arsip dinyatakan selesai aktif, Permanen - Penyusunan daftar arsip inaktif dilaksanakan 3) Penyimpanan arsip - Skema penyimpanan arsip aktif dan in aktif 2 Tahun setelah 3Tahun Permanen proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan - Pengamanan 2 Tahun setelah 3Tahun Musnah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan 4) Alih Media 2 Tahun setelah 3 Tahun Permanen - Kebijakan alih media proses kegiatan - Autentikasi dinyatakan selesai - Berita acara dilaksanakan - Daftar arsip yang alih mediakan 5) Program Arsip vjtal 2 Tahun setelah 3Tahi,m Permanen - Identifikasi proses kegiatan - Pelindungan dan pengamanan dinyatakan selesai - Penyelamatan dan pemulihan dilaksanakan d) Autentikasi Arsip Dinamis 1 Tahun setelah 1 Tahun Permanen 1) Pembuktian Autentisitas proses kegiatan 2) Pendapat tenaga ahli dinyatakan selesai 3) Pengujian dilaksanakan 4) Penetapan autentisitas arsip statis/surat pernyataan Pencipta Arsip e) Penyusutan 1) Pemindahan Arsip Inaktif 1 Tahun setelah 2 Tahun Musnah - Berita acara Pemindahan proses kegiatan - Daftar arsip yang di pindahkan dinyatakan selesai dilaksanakan 2) Pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna 1 Tahun setelah 1 Tahun Permanen JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF URUSAN KEARSIPAN PEMERINTAH KABUPATEN SUMENEP 12 NO JENIS ARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF 1 2 3 4 5 SK Tim panitia penilai arsip proses kegiatan - Panitia penilai dinyatakan selesai - Penilaian panitia penilai dilaksanakan - Permintaan persetujuan (Kepala ANRI, Kepala Lembaga Kearsipan) - Penetapan arsip yang dimusnahkan - Berita Acara Pemusnahan Arsip - Daftar arsip yang dimusnahkan 3) Penyerahan arsip statis 1 Tahun setelah 1 Tahun Permanen - Pembentukan Panitia Penilai proses kegiatan - Notulen Rapat Panitia dinyatakan selesai - Surat pertimbangan Panitia Penilai dilaksanakan - Surat persetujuan dari Kepala Lembaga Kearsipan - Surat pernyataan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan dari pencipta arsip - Keputusan Penetapan Penyerahan - Berita Acara Penyerahan Arsip - Daftar arsip yang diserahkan f) Data Base Pengelolaan Arsip Dinamis 1) Data Base Pengelolaan Arsip Aktif 1 Tahun setelah 1 Tahun Permanen 2) Data Base Pengelolaan Arsip lnaktif data diperbaharui ' 3) Data Base Pengelolaan Arsip Vital dan Aset ' (update) ' 2 Pengelolaan Arsip Statis a) Akuisisi 1) Monitoring fisik dan daftar 1 Tahun setelah 1 Tahun Musnah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan 2) Verifikasi terhadap daftar arsip 1 Tahun setelah 1 Tahun Musnah proses kegiatan dinyatakan selesai 3) Penetapan status arsip statis 1 Tahun setelah 1 Tahun Musnah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF URUSAN KEARSIPAN PEMERINTAH KABUPATEN SUMENEP 13 NO JENISARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF 1 2 3 4 5 b) Penggunaan Sarana dan Prasarana Kearsipan 2 Tahun setelah 3Tahun Musnah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan c) Unit Kearsipan 2 Tahun setelah 3Tahun Musnah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan d) Sumber Daya Manusia 2 Tahun setelah 3Tahun Musnah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan 5 Supervisi dan Evaluasi a) Perencanaan 2 Tahun setelah 3 Tahun Musnah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan b) Pelaksanaan 2 Tahun setelah 3Tahun Musnah ' ' proses kegiatan ' dinyatakan selesai dilaksanakan c) Laporan Hasil Supervisi dan Evaluasi 1 Tahun setelah 1 Tahun Permanen proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan d) Audit Kearsipan Ekstemal dan Internal 1 Tahun setelah 1 Tahun Permanen proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan 6 Database Bimbingan dan Konsultasi dan Supervisi 2 tahun setelah 3Tahun Permanen data diperbarui (update) JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF URUSAN KEARSIPAN PEMERINTAH KABUPATEN SUMENEP 8 NO JENISARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF 1 2 3 4 5 4) Persetujuan untuk Penyerahan 1 Tahun setelah 1 Tahun Permanen proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan 5) Penetapan arsip yang diserahkan 1 Tahun setelah 1 Tahun Permanen proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan 6) Berita Acara Penyerahan Arsip 1 Tahun setelah 1 Tahun Permanen proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan 7) Daftar arsip yang diserahkan 1 Tahun setelah 1 Tahun Permanen proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan b) Sejarah Lisan 1) Administrasi Pelaksanaan Sejarah Lisan ' 1 Tahun setelah 1 Tahun Musnah ' proses kegiatan dinyatakan selesai 2) Hasil Wawancara Sejarah Lisan 1 Tahun setelah 1 Tahun Permanen - Berita Acara wawancara Sejarah Lisan proses kegiatan - Laporan Kegiatan dinyatakan selesai - Hasil Wawancara (Kaset atau CD) dan transkrip c) Daftar Pencarian Arsip Statis 1 Tahun setelah 1 Tahun Permanen 1) Pengumuman proses kegiatan 2) Akuisisi daftar pencarian arsip statis dinyatakan selesai dilaksanakan JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF URUSAN KEARSIPAN PEMERINTAH KABUPATEN SUMENEP 14 NO JENISARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF 1 2 3 4 5 d) Ganti Rugi, Imbalan dan penghargaan 1 Tahun setelah 1 Tahun Permanen 1) Pembentukan tim proses kegiatan 2) Penetapan pemberian ganti rugi, imbalan dan penghargaan dinyatakan selesai dilaksanakan e) Pengolahan 1) Penataan lnformasi 2 Tahun setelah 3Tahun Musnah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan 2) Penataan Fisik 2 Tahun setelah 3Tahun Musnah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan 3) Penyusunan Sarana Bantu Temu Balik 1 Tahun setelah 1 Tahun Permanen Guide proses kegiatan Daftar Arsip Statis dinyatakan selesai Inventaris Arsip Statis dilaksanakan ' ' ' f) Preservasi 1) Preventif - Penyimpanan 2 Tahun setelah 3Tahun Musnah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan - Pengendalian hama terpadu 2 Tahun setelah 3Tahun Musnah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan - Reproduksi (Alih Media) 2 Tahun setelah 3Tahun Permanen
1. 1.Berita Acara alih media proses kegiatan JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF URUSAN KEARSIPAN PEMERINTAH KABUPATEN SUMENEP 15 NO JENISARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF 1 2 3 4 5
2. 2.Daftar Arsip yang dialih mediakan amyata.Kan se!esai dilaksanakan - Perencanaan dan Penanggulangan Bencana 2 Tahun setelah 3Tahun Musnah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan 2) Kuratif 2 Tahun setelah 3 Tahun Musnah perawatan arsip proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan 3) Laporan Hasil Pengujian Mutu Preservasi 1 Tahun setelah 1 Tahun Permanen proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan 4) Database preservasi arsip 2 Tahun setelah 3 Tahun Permanen proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan ' ' ' 5) Database penanganan arsip pasca bencana 2 Tahun setelah 3 Tahun Permanen proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan g) Autentikasi Arsip Statis 1 Tahun setelah 1 Tahun Permanen 1) Pendapat tenaga ahli proses kegiatan 2) Pengujian dan pembuktian autenstisitas dinyatakan selesai 3) Penetapan autentisitas arsip statis/surat pemyataan dilaksanakan 4) Penetapan autentisitas arsip statis/surat pemyataan h) Publikasi Kearsipan 1) Penerbitan Naskah Sumber 2 Tahun setelah 3 Tahun Permanen proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF URUSAN KEARSIPAN PEMERINTAH KABUPATEN SUMENEP 16 NO JENISARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF 1 2 3 4 5 2) Paineran arsip 1 Tahun setelah 1 Tahun Musnah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan 3) Wisata arsip 1 Tahun setelah 1 Tahun Musnah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan 4) Database publikasi kearsipan 2 Tahun setelah 3Tahun Permanen proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan i) Layanan / Alcses Arsip 1) Layanan Arsip 2 Tahun setelah 3Tahun Permanen proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan 2) Penelitian/kajian indeks kepuasan masyarakat 2 Tahun setelah 3 Tahun Permanen ' ' proses kegfatan ' dinyatakan selesai dilaksanakan 3) Konsultasi Kearsipan 2 Tahun setelah 3Tahun Musnah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan 4) Layanan edukasi penggunaan arsip 2 Tahun setelah 3 Tahun Musnah / proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan D KERJASAMA KEARSIPAN 1 Kerjasaina dalaITI / luar negeri JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF URUSAN KEARSIPAN PEMERINTAH KABUPATEN SUMENEP 17 NO JENISARSIP JANGKA WAKTU PENYIMPANAN KETERA.NGAN AKTIF INAKTIF 1 2 3 4 5 a) Kerjasama antar lembaga kearsipan 2 Tahun setelah 3Tahun Musnah kerjasama berakhir b) Kerjasama luar negeri 2 Tahun setelah 3Tahun Musnah kerjasama berakhir c) Kerjasama dengan perguruan tinggi 2 Tahun setelah 3Tahun Musnah kerjasama berakhir d) Database kerjasama 2 Tahun setelah 3Tahun Permanen data diperbaharui (update) BUP~ENEP Dr. KH. A. B~KARIM, M. Si JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF URUSAN KEARSIPAN PEMERINTAH KABUPATEN SUMENEP 18

Isi peraturan

Teks9PDFHirarki

Memuat teks peraturan…