DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (Perda) Kabupaten Tana Tidung Nomor 5 Tahun 2022

Nomor: 5
Tahun: 2022
Ditetapkan: 5 September 2022
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 47

Lembaga terkait

Ringkasan

Perda ini menetapkan Perda tentang Penyelenggaraan Kearsipan, yang meliputi: Ketentuan Umum; Penyelenggaraan Kearsipan; Pengelolaan Arsip Dinamis; Pengelolaan Arsip Statis; Autentikasi Arsip; Layanan Kearsipan; Pengendalian dan Pengawasan; Organisasi Profesi dan Peran Aktif Masyarakat; Larangan; Sanksi; Ketentuan Penyidikan; Ketentuan Pidana; dan Ketentuan Penutup.

Isi peraturan

Menimbang

a.bahwa kearsipan diselenggarakan sebagai upaya menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah dan merupakan dokumen monumental, identitas dan jati diri daerah sebagai bahan dalam pengambilan kebijakan pemerintahan, pembangunan dan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat di Kabupaten Tana Tidung;
b.bahwa dalam rangka menjamin dan mendukung penyelenggaraan administrasi pemerintahan di daerah, arsip harus dikelola, dipelihara dan dilestarikan guna mendukung hak-hak keperdataan, peningkatan kualitas pelayanan publik serta pertanggungjawaban daerah secara komprehensif terpadu dan berkesinambungan;
c.bahwa berdasarkan ketentuan Pasal 12 ayat (2) huruf r Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 ten tang Pemerintahan Daerah, Penyelenggaraan Kearsipan merupakan urusan pemerintahan wajib yang tidak berkaitan dengan pelayanan dasar yang menjadi kewenangan pemerintah daerah;
d.bahwa dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di daerah diperlukan pedoman dalam pelaksanaannya;
e.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b, huruf c dan huruf d, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah ten tang Penyelenggaraan Kearsipan; BUPATITANATIDUNG, DENGAN RAHMATTUHANYANGMAHAESA TENTANG PENYELENGGARAANKEARSIPAN PERATURANDAERAHKABUPATENTANATIDUNG NOMOR 5 TAHUN 2022 BUPATI TANA TIDUNG PROVINSI KALIMANTANUTARA Mengingat Menimbang t Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan:

1.Daerah adalah Kabupaten Tana Tidung.
2.Bupati adalah Bupati Tana Tidung.
3.Pemerintahan Daerah adalah penyelenggara urusan pemerintahan oleh Pemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah menurut asas otonomi dan tugas pembantuan dengan prinsip otonomi seluas-luasnya dalam sistem dan prinsip Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.
4.Pemerintah Daerah adalah Bupati sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom Kabupaten Tana Tidung.

Pasal 1

BABI KETENTUANUMUM PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN. Menetapkan MEMUTUSKAN: DEWANPERWAKILANRAKYATDAERAHKABUPATENTANATIDUNG dan BUPATITANATIDUNG Dengan Persetujuan Bersama

3.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
4.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang- Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 245, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6573);
5.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286). 1
5.Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disingkat DPRDadalah lembaga perwakilan rakyat Daerah yang berkedudukan sebagai unsur penyelenggara pemerintahan Daerah.
6.Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat PD adalah unsur pembantu Bupati dan DPRDdalam penyelenggaraan unsur pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah.
7.Lembaga Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat LKDadalah PD yang memilikitugas, fungsi dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
8.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
9.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologiinformasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, berbangsa dan bernegara. 10.Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsipdan disimpan selama jangka waktu tertentu. 11.Arsip Aktifadalah Arsipyang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus menerus. 12.ArsipInaktif adalah Arsipyang frekuensi penggunaannya telah menurun. 13.ArsipVitaladalah Arsipyang keberadaanya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 14.Arsip Statis adalah Arsipyang dihasilkan oleh pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipennanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan Zatau LKD. 15.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/ atau pendidikan dan pelatihan Kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan Kearsipan. 16.Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip.
17.Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan dengan tujuan memperoleh keuntungan atau laba yang berbentuk badan hukum yang didirikan dan/ atau berkedudukan di Daerah. 18.Pencipta Arsipadalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Dinamis. 19.Unit Pengolahadalah satuan kerja pada Pencipta Arsipyang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya.
20.Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan Kearsipan. 1
21.Jadwal Retensi Arsipyang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi paling sedikit jangka waktu penyirnpanan atau retensi, jenis Arsip dan keterangan yang berisi rekornendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dirnusnahkan, dinilai kernbali atau diperrnanenkan yang dipergunakan sebagai pedornan penyusutan dan penyelarnatan Arsip.
22.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jurnlah Arsip dengan cara pernindahan Arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pernusnahan Arsipyang tidak rnernilikinilai guna dan penyerahan Arsip Statis kepada LKD.
23.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan rneliputi kebijakan, pernbinaan Kearsipan dan pengelolaan Arsip dalam suatu sistern Kearsipan Daerah yang didukung oleh surnber daya manusia, sarana dan prasarana serta sumber daya lainnya.
24.Pengelolaan Arsip Dinarnis adalah proses pengendalian Arsip
25.Akuisisi Arsip Statis adalah proses penarnbahan khazanah Arsip Statis pada LKDyang dilaksanakan rnelalui kegiatan penyerahan Arsip Statis dan hak pengelolaannya dari Pencipta Arsip kepada LKD.
26.Sistern Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SKDadalah sistern yang rnernbentuk pola hubungan berkelanjutan an tara berbagai kornponen yang rnemiliki tugas dan fungsi tertentu, interaksi antara pelaku serta unsur lain yang saling rnempengaruhi dalam Penyelenggaraan Kearsipan Daerah.
27.Sistem Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SIKDadalah sistern informasi Arsip yang dikembangkan dan dikelola oleh LKD yang rnenggunakan sarana jaringan inforrnasi Kearsipan Daerah.
28.Jaringan Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat JIKD adalah sistern jaringan informasi dan sarana pelayanan Arsip di daerah yang dikelola LKD.
29.Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disingkat DPAadalah daftar berisi Arsipyang rnemilikinilai guna kesejarahan, baik yang telah diverifikasisecara langsung rnaupun tidak langsung oleh LKD dan dicari oleh LKD serta diurnurnkan kepada publik.
30.Daftar Arsipadalah daftar yang berisi data dan identitas Arsipyang diperlukan dalam penernuan dan Penyusutan Arsip.
31.Organisasi Kearsipan adalah Unit Kearsipan pada Pencipta Arsip dan LKD yang rnelaksanakan kegiatan Penyelenggaraan Kearsipan.
32.Penggunaan Arsip adalah kegiatan pernanfaatan dan penyediaan Arsip bagi kepentingan pengguna Arsip yang berhak.
33.Pemberkasan adalah penernpatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga rnenjadi satu berkas karena memilikihubungan informasi, kesarnaan jenis atau kesamaan rnasalah dari suatu unit kerja.
34.Program Arsip Vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk mernberikan perlindungan dan rnenyelamatkan Arsip Vital Pencipta Arsip pada saat darurat atau setelah terjadi rnusibah.
35.Autentikasi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis Arsip. I Penyelenggaraan Kearsipan berasaskan:

a.kepastian hukum;
b.keautentikan dan keterpercayaan;
c.keutuhan;

Pasal 4

Peraturan Daerah ini bertujuan untuk:

a.menjamin terciptanya Arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh penyelenggaraan pemerintahan Daerah, BUMD, sekolah, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan, serta LKD sebagai Penyelenggaraan Kearsipan Daerah;
b.menjarnin ketersediaannya Arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c.menjamin terwujudnya pengelolaan Arsipyang handal dan pemanfaatan Arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
d.menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang autentik dan terpercaya;
e.mendinamiskan Penyelenggaraan Kearsipan Daerah sebagai suatu sistem komprehensif dan terpadu;
f.menjarnin keselamatan dan keamanan Arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalarn kehidupan bennasyarakat, berbangsa dan bernegara;
g.menjarnin keselarnatan aset daerah dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta kearnanan sebagai identitas jati diri bangsa; dan
h.meningkatkan kualitas pelayanan publik dalarn pengelolaan dan pemanfaatan Arsipyang autentik dan terpercaya.

Pasal 3

Peraturan Daerah ini dimaksudkan untuk mernberikan kepastian hukum dalam Penyelenggaraan Kearsipan Daerah. Pasa12

36.Alih Media Arsip adalah transfer informasi dari rekaman yang berbasis kertas ke dalam media lain dengan tujuan efisiensi.
37.Preservasi Arsip adalah upaya perlindungan Arsip yang dilaksanakan dalam rangka menjarnin keselamatan dan kelestarian fisik Arsip maupun infonnasi Arsip.
38.Masyarakat adalah perseorangan, Perusahaan, organisasi politik, organisasi kernasyarakatan, dan organisasi profesi, badan usaha dan lembaga pendidikan.
39.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMDadalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dirnilikioleh Daerah. , . · ,, Penetapan kebijakan Kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (2)huruf a meliputi bidang:

a.pembinaan;
b.pengelolaan Arsip;
c.pembangunan SKD berbasis teknologi informasi dan komunikasi;
d.organisasi;
e.pengembangan sumber daya manusia; Pasa17

(1)Penyelenggaraan Kearsipan Daerah merupakan tanggung jawab Pemerintah Daerah dan dilaksanakan oleh LKD.
(2)Tanggungjawab Penyelenggaraan Kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi kegiatan:
1. a.penetapan kebijakan;
2. b.pembinaan Kearsipan; dan
3. c.pengelolaan Arsip.

Pasal 6

a.Penyelenggaraan Kearsipan;
b.Pengelolaan Arsip Dinamis;
c.pengelolaan Arsip Statis;
d.Autentikasi Arsip;
e.layanan Kearsipan;
f.pengendalian dan pengawasan;
g.organisasi profesi dan peran aktif Masyarakat;
h.larangan;
i.sanksi;
j.ketentuan penyidikan;
k.ketentuan pidana; dan
1. 1.ketentuan penutup.

BAB II

PENYELENGGARAANKEARSIPAN Ruang lingkup Peraturan Daerah ini meliputi:

Pasal 5

d.asal usul (principle of provenance);
e.aturan asli (principle of original order);
f.keamanan dan keselamatan;
g.peresponsifan;
h.antisipatif; i, partisipatif;
j.akuntabilitas;
k.kemanfaatan;
1. 1.aksesibilitas; dan
m.kepentingan umum.

(1)PD menjamin kemudahan, kecepatan dan ketepatan Akses Arsip bagi kepentingan pengguna Arsip dengan menggunakan peralatan teknologi informasi dan komunikasi yang dilaksanakan sesuai konfigurasi pusat data PD.

Pasal 10

(3)Pengelolaan Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggungjawab LKD.
(2)Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab Pencipta Arsip.
(1)Pengelolaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (2) huruf c dilakukan terhadap Arsip Dinamis dan Arsip Statis.

Pasal 9

(5)Dalam rangka perlindungan kepentingan negara, Daerah dan hak keperdataan Masyarakat, LKD dapat bekerja sama dengan instansi terkait melakukan pembinaan Kearsipan terhadap lembaga swasta dan Masyarakat yang melaksanakan kepentingan publik.
(4)Unit Kearsipan bertanggung jawab melakukan pembinaan internal dalam pengelolaan Arsip di lingkungan Pencipta Arsip.
(3)Pembinaan Kearsipan meliputi:
1. a.koordinasi Penyelenggaraan Kearsipan;
2. b.penyusunan pedoman Kearsipan;
3. c.sosialisasi Kearsipan;
4. d.pemberian bimbingan, supervisi dan konsultasi pelaksanaan Kearsipan;
5. e.pendidikan dan pelatihan Kearsipan; dan
6. f.perencanaan, pemantauan dan evaluasi.
(2)Pembinaan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)dilaksanakan oleh LKD.
(1)Pemerintah Daerah melaksanakan pembinaan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (2) huruf b kepada PD, BUMD, lembaga pendidikan, Perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan. Pasa18
1. f.prasarana dan sarana;
2. g.perlindungan dan penyelamatan Arsip;
3. h.sosialisasi kearsipan;
4. i.kerja sama; dan
5. j.pendanaan. Unit Kearsipan pada Pencipta Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 ayat
(1), memiliki tugas:
1. a.melaksanakan pengelolaan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah di lingkungannya;
2. b.mengolah Arsip dan menyajikan Arsip menjadi informasi;
3. c.melaksanakan pemusnahan Arsip di lingkungannya;
4. d.mempersiapkan penyerahan Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta Arsip kepada LKD;dan
5. e.melaksanakan pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungannya.

Pasal 14

(3)Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), wajib dibentuk oleh PO, BUMO,dan lembaga pendidikan
(2)Organisasi Kearsipan PO beranggotakan Unit Kearsipan pada Pencipta Arsip dan Unit Pengolah Arsip.
(1)Organisasi Kearsipan Daerah terdiri atas Unit Kearsipan pada Pencipta Arsip dan LKO. Pasa113
(2)Dalam rangka penyelenggaran JIKO, LKD beketjasama dengan PO, BUMO, lembaga pendidikan, Perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan.
(1)Dalam pemanfaatan Arsip Statis, LKOmenggunakan JIKO, untuk:
1. a.memudahkan akses dan pencarian serta penelusuran Arsip Statis;
2. b.meningkatkan pemberian layanan Penggunaan Arsip Statis; dan
3. c.meningkatkan penyebarluasan dan pemahaman pengetahuan di bidang Kearsipan.

Pasal 12

Pengelolaan pusat data Arsip terpusat pad a LKO, terdiri dari:

a.pusat data Arsip Inaktif yang memiliki retensi paling singkat 10 (sepuluh) tahun;
b.pusat data Arsip Vital; dan
c.pusat data Arsip Statis.

Pasal 11

(3)Dalam konfigurasi pusat data Arsip Statis di LKO, berlaku sistem Akses Arsip terbuka.
(2)Dalam konfigurasi pusat data Arsip Dinamis, berlaku sistem Akses Arsip tertutup dan/ atau terbatas.
(1)Pemerintah Daerah menyediakan sumber daya manusia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf e terdiri atas Arsiparis dan sumber daya manusia yang memilikikompetensi dan profesionalisme di bidang Kearsipan. Pasa119
1. a.pengelolaan Arsip inaktif yang memiliki retensi paling sedikit 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari PD;
2. b.pembinaan Kearsipan terhadap Pencipta Arsip di lingkungan PD, BUMD, lembaga pendidikan, Perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan.

Isi peraturan

Teks47PDFHirarki

Memuat teks peraturan…