DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Kabupaten Temanggung Nomor 13 Tahun 2020

Nomor: 13
Tahun: 2020
Ditetapkan: 5 Oktober 2020
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 200

Lembaga terkait

Ringkasan

Dalam peraturan ini daitur tentang Penyelenggaraan Kearsipan yang meliputi: Asas dan Ruang Lingkup Kearsipan; Kewajiban dan Wewenang Pemerintah Daerah dalam penyelenggaraan kearsipan daerah; Lembaga Kearsipan Daerah dan Unit Kearsipan; Sumber Daya Manusia; Pengelolaan Arsip; Sarana dan Prasarana; Sistem Kearsipan Daerah; Penyelamatan Arsip; Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan; Pendanaan; Larangan; Sanski Administratif; Penyidikan; Ketentuan Pidana dan Ketentuan Penutup.

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa dalam menghadapi tantangan globalisasi dan demi terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, maka perlu menyelenggarakan kearsipan di Perangkat Daerah, Badan Usaha Milik Daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, pemerintah Desa, dan perorangan, yang dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif, terpadu, dan bersinambungan;
c.bahwa dengan berlakunya Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, maka Peraturan Daerah Kabupaten Temanggung Nomor 9 Tahun 2008 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Kabupaten Temanggung sudah tidak sesuai dan perlu diganti;
d.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b dan huruf c, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan; Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;

2.Undang-Undang Nomor 13 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Kabupaten Dalam Lingkungan Propinsi Djawa Tengah;
3.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
4.Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 7, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5495);
5.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaiman telah diubah dengan Undang- Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
6.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
7.Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 1 Tahun 2015 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Provinsi Jawa Tengah; Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN TEMANGGUNG dan BUPATI TEMANGGUNG MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan:

1.Daerah adalah Kabupaten Temanggung.
2.Pemerintah Daerah adalah Bupati sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.
3.Bupati adalah Bupati Temanggung.
4.Pemerintahan Daerah adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh Pemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah menurut asas otonomi dan tugas pembantuan dengan prinsip otonomi seluas-luasnya dalam sistem dan prinsip Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.
5.Pemerintah Desa adalah Kepala Desa dibantu perangkat Desa sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Desa.
6.Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah yang selanjutnya disingkat APBD adalah rencana keuangan tahunan Daerah yang ditetapkan dengan Perda.
7.Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah.
8.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
9.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, Pemerintahan Daerah, Pemerintahan Desa, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanakan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
10.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
11.Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
12.Program Arsip Vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan pelindungan dan menyelamatkan arsip vital Pencipta Arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.
13.Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus- menerus.
14.Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya telah menurun.
15.Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh Pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung Lembaga Kearsipan Daerah.
16.Arsip Umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
17.Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
18.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
19.Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
20.Organisasi Kearsipan adalah unit kearsipan dan Lembaga Kearsipan Daerah yang melaksanakan kegiatan penyelenggaraan kearsipan.
21.Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
22.Lembaga Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat LKD adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan di lingkungan Kabupaten Temanggung.
23.Depot Arsip adalah gedung dan ruang penyimpanan arsip yang dirancang dengan struktur khusus guna memenuhi kebutuhan terhadap pelindungan arsip, serta mengutamakan tugas pemeliharaan dan perawatan arsip.
24.Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya disebut ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah non kementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.
25.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh pemerintah daerah melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan pemerintah daerah yang dipisahkan.
26.Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan dengan tujuan memperoleh keuntungan atau laba yang berbentuk badan hukum yang didirikan dan/atau berkedudukan di lingkungan Kabupaten Temanggung.
27.Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
28.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
29.Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung oleh Lembaga Kearsipan Daerah dan dicari oleh Lembaga Kearsipan Daerah serta diumumkan kepada publik.
30.Daftar Arsip adalah daftar yang berisi data dan identitas arsip yang diperlukan dalam penemuan dan penyusutan arsip.
31.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada Lembaga Kearsipan Daerah.
32.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan yang didukung oleh sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta sumber daya lainnya.
33.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
34.Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
35.Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
36.Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khazanah arsip statis pada Lembaga Kearsipan Daerah yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan Daerah.
37.Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.
38.Sistem Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional.
39.Sistem Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SKD adalah sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan di Lingkungan Kabupaten Temanggung.
40.Sistem Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SIKD adalah sistem informasi arsip yang dikembangkan dan dikelola oleh Lembaga Kearsipan Daerah yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan Kabupaten Temanggung.
41.Jaringan Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat JIKD adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip Kabupaten Temanggung yang dikelola oleh Lembaga Kearsipan Daerah.
42.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
43.Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
44.Lembaga Pendidikan adalah lembaga pendidikan formal dan nonformal yang terstruktur dan berjenjang baik berstatus negeri maupun swasta.
45.Pihak Ketiga adalah pihak yang melaksanakan pekerjaan berdasarkan perjanjian kerjasama dengan Pemerintah Daerah atau BUMD.
46.Preservasi Arsip adalah kegiatan yang dilaksanakan dalam upaya melestarikan/mengawetkan/ menyelamatkan arsip.

Pasal 2

Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:

a.terciptanya Arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh Perangkat Daerah, Pemerintah Desa, BUMD, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan Perseorangan;
b.terwujudnya pengelolaan kearsipan daerah yang ada sebagai bagian dari penyelenggaraan kearsipan nasional dan pemanfaatan arsip sesuai peraturan perundang-undangan;
c.pedoman bagi Perangkat Daerah, Pemerintah Desa, BUMD, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan Perseorangan dalam Penyelenggaraan Kearsipan;
d.ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
e.pelindungan kepentingan daerah dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik serta terpercaya;
f.mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan daerah sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
g.keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
h.terselamatnya aset daerah dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
i.meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Pasal 3

Penyelenggaraan kearsipan daerah dilaksanakan dengan berasaskan:

a.kepastian hukum;
b.keauntetikan dan keterpercayaan;
c.keutuhan;
d.asal-usul;
e.aturan asli;
f.keamanan dan keselamatan;
g.keprofesionalan;
h.keresponsifan;
i.keantisipasifan;
j.kepartisipatifan;
k.akuntabilitas;
l.kemanfaatan;
m.aksesibilitas; dan
n.kepentingan umum.

Pasal 4

Ruang lingkup dalam Peraturan Daerah ini meliputi:

a.organisasi kearsipan;
b.sumber daya manusia;
c.pengelolaan arsip;
d.prasarana dan sarana;
e.sistem kearsipan daerah;
f.penyelamatan arsip;
g.pembinaan dan pengawasan;
h.peran serta masyarakat;
i.pendanaan;
j.kerja sama;
k.penghargaan;
l.larangan;
m.sanksi administratif;
n.penyidikan;
o.ketentuan pidana; dan
p.ketentuan penutup.

BAB II

KEWAJIBAN DAN WEWENANG PEMERINTAH DAERAH

Pasal 5

(1)Penyelenggaraan kearsipan Daerah merupakan tanggung jawab Bupati dan dilaksanakan oleh Perangkat Daerah yang membidangi urusan kearsipan sebagai penyelenggara kearsipan Daerah.
(2)Tanggung jawab penyelenggaraan kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
1. a.penetapan kebijakan;
2. b.pembinaan kearsipan;
3. c.pengelolaan arsip; dan
4. d.pengawasan.
(3)Dalam penyelenggaraan Kearsipan Daerah, Pemerintah Daerah mempunyai kewajiban:
1. a.membentuk unit Kearsipan pada Perangkat Daerah, Pemerintah Desa, dan BUMD di Daerah;
2. b.mengangkat fungsional Arsiparis atau petugas pengelola Arsip;
3. c.melaksanakan pengelolaan kearsipan;
4. d.melakukan penelitian dan pengembangan serta penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan;
5. e.memberikan tunjangan kesejahteraan kepada Arsiparis dan/atau petugas pengelola arsip berupa extra fooding;
6. f.menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan, bimbingan teknis, dan pendampingan kearsipan;
7. g.menetapkan norma, standar, prosedur, dan kriteria berupa pedoman kearsipan yang serasi dan terpadu dengan penyelenggaraan kearsipan nasional;
8. h.melaksanakan pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan kearsipan Daerah dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan kearsipan yang mampu menghimpun, memelihara, menyelamatkan, dan mengamankan bahan pertanggungjawaban kegiatan Pemerintahan dan pembangunan;
9. i.mengalokasikan anggaran di setiap Perangkat Daerah, Pemerintah Desa dan BUMD untuk kegiatan pengelolaan kearsipan;
10. j.menyediakan gedung dan/atau ruang penyimpanan arsip; dan
11. k.melakukan pemeliharaan dan pelestarian arsip dalam rangka penyelamatan fisik dan informasi serta pelindungan dan penyelamatan arsip dari bencana, perubahan sistem pemerintahan, pembentukan, dan penghapusan kelembagaan, peristiwa-peristiwa lainnya yang bersifat mendasar dalam penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan, dan kemasyarakatan yang bernilai sejarah.
(4)Penyelenggaraan kearsipan Daerah didukung oleh sumber daya kearsipan yang terdiri dari sumber daya manusia, prasarana dan sarana, organisasi kearsipan serta pendanaan.

BAB III

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Pasal 6

Organisasi Kearsipan terdiri atas:

a.LKD; dan
b.Unit Kearsipan.

Pasal 7

(1)Pemerintah Daerah membentuk LKD yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan Pemerintahan Daerah.
(2)Pembentukan dan penyusunan fungsi LKD sebagaimana dimaksud pada ayat
(1)dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pasal 8

(1)LKD wajib melaksanakan pengelolaan Arsip Statis berskala Daerah yang diterima dari Perangkat Daerah, BUMD, Lembaga Pendidikan, Pemerintah Desa, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan Perseorangan.
(2)LKD sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memiliki tugas dan tanggung jawab:
1. a.pembangunan SKD dan SIKD;
2. b.pembentukan JIKD;
3. c.pengelolaan back-up arsip strategis Daerah;
4. d.pengelolaan Arsip Inaktif yang memiliki retensi paling singkat 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari Perangkat Daerah, Pemerintah Desa, dan BUMD;
5. e.pengelolaan Arsip Statis; dan
6. f.pembinaan dan pengawasan kearsipan terhadap Pencipta Arsip.

Pasal 9

(1)Unit kearsipan dibentuk pada setiap Pencipta Arsip yaitu :
1. a.Perangkat Daerah;
2. b.BUMD; dan
3. c.Pemerintah Desa.
(2)Pencipta Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan kearsipan melalui SKD dan pelaksanaannya dilakukan oleh Unit Kearsipan dan Unit Pengolah pada masing-masing Pencipta Arsip.
(3)Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab dan berada di lingkungan sekretariat setiap Pencipta Arsip.

Pasal 10

(1)Unit Kearsipan pada Pencipta Arsip sebagaimana dimaksud pada pasal 9 ayat
(1)mempunyai tugas dan fungsi :
1. a.melaksanakan pengelolaan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah di lingkungannya;
2. b.melaksanakan penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun;
3. c.mengolah arsip dan menyajikan arsip menjadi informasi dalam kerangka SKD dan SIKD;
4. d.melaksanakan pemusnahan arsip yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun di lingkungannya ;
5. e.mempersiapkan pemindahan arsip yang memiliki retensi paling singkat 10 (sepuluh) tahun dan menyerahkan Arsip Statis kepada LKD;
6. f.melaksanakan pembinaan dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya; dan
7. g.menyerahkan back up arsip.
(2)Dalam melaksanakan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Unit Kearsipan menyiapkan rancangan kebijakan kearsipan untuk ditetapkan oleh pimpinan Pencipta Arsip.

Isi peraturan

Teks200PDFHirarki

Memuat teks peraturan…