1.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2.A r s i p adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaea negara, pemerintah daerah, lembaea nendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, d a n perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3.A r s i p a d a l a h arsip yang digunakan secure langeung dalam keg,iatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4.A r s i p vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasionai Pencipta Arsip, t i d a k dapat diperbarui, d a n tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
5.A r s i p terjaga adalah a r s i p negara yang berkaitan dengan keberadaan d a n kelangsungan h i d u p b a n g s a d a n n e g a r a y a n g h a m s d i j a g a k e u t u h a n , keamanan, dan keselamatannya.
6.A r s i p umum adalah arsip vang tidak termasuk dalam kategori arsip teriaea.
7.A r s i p a k t i f adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
8.A r s i p inaktif adalah arsip vane frekuensi penggunaannya telah men V t . '9. A r s i p statis adalah arsip yang dihasilkan oleh Pencipta Arsip karena memiliki nilai g u n a kesejarahan, t e l a h h a b i s r e t e n s i n y a , d a n berketerangan dipermanenkan y a n g telah diverifikasi b a i k secara langsung m a u p u n t i d a k langsung oltth ANRI d a n / atau Lembaga Kearsipan kemudian citisimpan !.1C a111 lingkungan Perangkat Daerah yang membidangi tugas Arsip Daerah.
10.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam peiaksanaan fungsi, tugas d a n tanggung jawab d i bidang pengeioiaan arsip dinamis.
11.Unit pengolah a d a l a h u n i t k e r j a p a d a SKPD y a n g melaksanakan f u n g s i pengolahan s e m u a a r s i p berkaitan dengan kegiatan penciptaan a r s i p d i lingkungannya.
12.Arsiparis adalah Seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh m e l a l u i pendidikan f o r m a l d a n / a t a u pendidikan d a n pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatnn kearsipan.
13.Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaaannya bagi kepentingan pengguna arsip.
14.Retensi Arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsip atas dasar nilai guna yang terkandung di dalamnya.
15.Sistem Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saline mempenearuhi dalam penyelenaaaraan kearsipan secara Nasional.
16.Sistem Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SIKN adalah sistem i n f o r m a s i a r s i p s e c a r a Nasional y a n g d i k e l o l a o l e h A N R I y a n g menggunakk...--1 sarana ja.-ingan k e a r s i p , m n nasiona'Al.
17.Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi d a n sarana pelayanan arsip secara Nasional yang dikelola oleh
18.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.
19.Penyusutan A r s i p adalah kegiatan pengurangan j u m l a h a r s i p dengan c a r a memindahkan arsip inaktif dari Unit Penaolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna dan menyerahkan arsip statis kepada Lembaga Kearsipan.
20.Penyelen-aronn Kearsipan adalah keselurulian 1-..egiatnn meliputi kebijaka.nr* , pembinaan kearsipan d a n pengelolaan arsip d a l a m s u a t u sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana serta sumber daya iainnya.
21.Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, e f e k t i f d a n s i s t e m a t i s m e l i p u t i p e n c i p t a a n , p e n g g u n a a n d a n pemeliharaan serta penyusutan arsip.
22.Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
23.Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui I t e a t a r l penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari Pencipta Arsip kepada lembaga kearsipan.
24.Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip yang merniliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung m a u p u n t i d a k langsung oleh lembaga kearsipan d a n dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.
25.Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga Pemerintah n o n kementerian y a n g melaksanakan tueas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di lb Negara. '26. Badan adalah sekumpulan orang dan/atau modal yang merunakan kesatuan balk y a n g melakukan u s a h a m a u p u n y a n g t i d a k melakukan u s a h a y a n g meliputi Perseroan Terbatas, Perseroan Komanditer, Perseroan lainnya, Badan Usa.ha Milik Daerah (BUMD) deng—i narna dan - " a m b e n t " - apapun, Firma, Kongsi, K o p e r a s i , D a n a Pensiun, Persekutuan, P e r k u m p u l a n , Ya y a s a n , Organisasi Massa, Organisasi Sosial Politik, atau Organisasi lainnya, Lembaga, clan tsentuk Badan lainnya termasuk kontrak investasi kolektif dan bentuk usaha tetap.
27.Badan Usaha M i l i k Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh pemerintahan daerah m e l a l u i penyertaan secara langsung y a n g berasal d a n k e k a y a a n pemerintahan daerah yang dipisahkan.
28.Organisasi kearsipan adalah u n i t kearsipan d a n lembaga kearsipan y a n g melaksanalcan kegiatan penyelenggaraan kearsipan.
29.Perneliharann a r s i p a d a l a h kegiatan rnenjaga. k e u t u h a n , keamanan, d a n keselamatan arsip balk fisik maupun informasinya.
30.Penggunaan arsip adalah kegiatan pemanfaatan d a n penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
31.Pemberkasan adalah penempatan naskah (item) ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis d a n logis sesuai dengan k o n t e k s kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
32.Program a r s i p v i t a l a d a l a h t i n d a k a n d a n prosedur y a n g sistematis d a n terencana yang bertujuan unuk memberikan perlindungan dan menyelamatkan arsip vital Pencipta Arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.
33.Arsip yang autentik adalah arSip yang inforrnasinya memiliki stn.:Litt-Jr, isi, dan konteks, yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama k a l i arsip tersebut diciptakan dan diciptakan oleh orang atau lembaga yang memiliki otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip.
34.Bantuan luar negeri adalah adalah bantuan yang berasal dari. Pemerintah luar negeri, Pemerintah Negara Bagian a t a u Pemerintah Daerah d i l u a r negeri, Perserikatan Bangsa-Bangsa a t a u organisasi multilateral l a i n n y a termasuk badan-badannya, o r g a n i s a s i a t a u l e m b a g a i n t e r n a s i o n a l , o r g a n i s a s i kemasvarakatan l u a r n e g e r i , s e r t a b a d a n u s a h a m i l i k P e m e r i n t a h Negara/Negara Bagian/Daerah di luar negeri dan Badan swasta di luar negeri.
35.Alih media arsip adalah kegiatan pengalihan media yang dilaksanalcan dalam bent-1/4 - - d i a apapun sesuai kemμiva▶t te.knologi informasi dan komu.nikasi berdasarkan peraturan perundang-undangan.
36.Daerah adalah Daerah Kabupaten Tojo Una-Una.
37.Pemerintah Daerah adalah Bupati sebagai u n s u r Penyelengara Pemerintahan Daerah y a n g m e m i m p i n pelaksanaan u r u s a n pemerintahan y a n g menjadi kewenangan daerah otonom.
38.Bupati adalah Bupati Tojo Una-Una.
39.Perangkat D a e r a h a d a l a h u n s u r p e m b a n t u B u p a t i d a n D P R D d a l a m nenveleneearaan urusan pemerintahan vane menjadi kewenangan Daerah.