1.Daerah adalah Kota Bukittinggi.
2.Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kota Bukittinggi.
3.Walikota adalah Walikota Bukittinggi
4.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
5.Arsip Daerah adalah lembaga kersipan yang berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan.
6.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh Daerah.
7.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksananan fungsi, tugas dan tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
8.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
9.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan tekhnologi informasi dan komunikasi yang dibuat diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
10.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 3
11.Arsip Aktif adalah arsip yang frekwensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
12.Arsip In Aktif adalah arsip dinamis yang frekwensi penggunaannya telah menurun.
13.Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak dan hilang.
14.Arsip Statis adalah arsipyang dihasilkan oleh Pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh arsip nasional republik indonesia dan/atau Arsip Daerah.
15.Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya.
16.Arsip Umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
17.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
18.Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal serta keberadaan sarana bantu mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
19.Unit Pengelola adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip dilingkungannya.
20.Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
21.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusunan dan penyelamatan arsip.
22.Penyusunan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada Arsip Daerah.
23.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan sistimatis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta penyusutan arsip. 4
24.Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif dan sistimatis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan dan pelayanan publik dalam suatu sistim kearsipan Daerah.
25.Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada Arsip Daerah Daerah yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada Arsip Daerah.
26.Sistim Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SIKD adalah suatu sistim informasi yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan daerah.
27.Jaringan Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat JIKD adalah sistim jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara daerah yang dikelola oleh Arsip Daerah Daerah.
28.Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverivikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Daerah dan dicari oleh Arsip Daerah daerah serta diumumkan kepada publik.
29.Pemberkasan adalah penempatan naskah kedalam suatu himpunan yang tersusun secara sistimatis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
30.Program Arsip Vital adalah tindakan dan prosedur yang sistimatis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan penyelamatan arsip vital pencipta arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.
31.Sertifikasi adalah rangkaian kegiatan untuk memberikan pengakuan formal kepada sumber daya manusia kearsipan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai pengakuan terhadap kompetensi dalam bidang kearsipan.
32.Sumber Daya Kearsipan adalah dukungan terhadap sistim kearsipan daerah berupa sumber daya manusia, sarana dan prasarana, organisasi kearsipan dan pendanaan.
33.Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
34.Alih Media adalah kegiatan memindahkan arsip dari media kertas kedalam media elektronik secara utuh yang dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan kemajuan tekhnologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundangan-undangan serta dapat diakses kembali oleh pencipta arsip. 5
35.Preservasi Arsip adalah upaya penyelamatan arsip yang dilaksanakan dalam rangka menjamin keselamatan dan kelestarian Arsip Statis.
36.Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya di singkat dengan SKPD adalah Perangkat Daerah Pada Pemerintah Daerah Kota Bukittinggi.
37.Fungsional Umum di Bidang Kearsipan adalah jabatan fungsional yang untuk pengangkatan dalam jabatan dan kenaikan pangkatnya tidak disyaratkan dengan angka kredit yang melaksanakan tugas berkenaan dengan arsip.