1.Daerah Kota adalah Daerah Kota Depok.
2.Pemerintah Daerah Kota adalah Wali Kota sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah otonom.
3.Wali Kota adalah Wali Kota Depok.
4.Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat PD adalah unsur pembantu Wali Kota dan DPRD dalam penyelenggaraan Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah.
5.Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota yang selanjutnya disingkat DPRD adalah lembaga perwakilan rakyat daerah yang berkedudukan sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah.
6.Kerja Sama Daerah adalah usaha bersama antara daerah dan daerah lain, antara daerah dan pihak ketiga, dan/atau antara daerah dan lembaga atau pemerintah daerah di luar negeri yang didasarkan pada pertimbangan efisiensi dan efektivitas pelayanan publik serta saling menguntungkan.
7.Kerja Sama Daerah Dengan Daerah Lain yang selanjutnya disebut KSDD adalah usaha bersama yang dilakukan oleh daerah dengan daerah lain dalam rangka penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah untuk kesejahteraan masyarakat dan percepatan pemenuhan pelayanan publik.
8.Kerja Sama Wajib adalah KSDD yang dilaksanakan oleh 2 (dua) atau lebih daerah yang berbatasan, untuk penyelenggaraan urusan pemerintahan yang memiliki eksternalitas lintas daerah dan penyediaan layanan publik yang lebih efisien jika dikelola bersama. 4
9.Kerja Sama Sukarela adalah KSDD yang dilaksanakan oleh 2 (dua) atau lebih daerah yang berbatasan atau tidak berbatasan untuk penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah, namun dipandang lebih efektif jika dilaksanakan dengan bekerja sama.
10.Kerja Sama Daerah Dengan Pihak Ketiga yang selanjutnya disebut KSDPK adalah usaha bersama yang dilakukan oleh daerah dengan pihak ketiga dalam rangka penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan percepatan pemenuhan pelayanan publik.
11.Kerja Sama Daerah Dengan Pemerintah Daerah di Luar Negeri yang selanjutnya disebut KSDPL adalah usaha bersama yang dilakukan oleh daerah dengan pemerintah daerah di luar negeri dalam rangka penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan percepatan pemenuhan pelayanan publik.
12.Kerja Sama Daerah Dengan Lembaga di Luar Negeri yang selanjutnya disebut KSDLL adalah usaha bersama yang dilakukan oleh daerah dengan lembaga di luar negeri dalam rangka penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan percepatan pemenuhan pelayanan publik.
13.Tim Koordinasi Kerja Sama Daerah yang selanjutnya disingkat TKKSD adalah tim yang dibentuk oleh Wali Kota untuk membantu Wali Kota dalam menyiapkan Kerja Sama Daerah.
14.Pihak Ketiga adalah mitra kerja sama pemerintah daerah yang terdiri dari perseorangan, badan usaha yang berbadan hukum, organisasi kemasyarakatan baik yang berbadan hukum maupun tidak berbadan hukum sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
15.Kesepakatan Bersama adalah dokumen kerja sama antara daerah dengan daerah lain dan/atau daerah dengan pihak ketiga, yang berisi kesepakatan yang isinya bersifat umum. 5
16.Perjanjian Kerja Sama yang selanjutnya disingkat PKS adalah dokumen kerja sama antara daerah dengan daerah lain dan/atau daerah dengan pihak ketiga, yang memuat hak dan kewajiban.
17.Sinergi Perencanaan dan Pelaksanaan Pembangunan adalah pembagian peran dan tanggungjawab antara Pemerintah Pusat dan daerah untuk memastikan bahwa perencanaan dan pelaksanaan pembangunan dapat berjalan dengan baik.
18.Dokumen Kesepakatan Sinergi yang selanjutnya disebut Nota Kesepakatan adalah dokumen yang berisi substansi pokok berupa tugas dan tanggunggjawab Pemerintah Pusat dan pemerintah daerah yang bersifat mengikat.
19.Rencana Kerja Sama adalah dokumen rencana kegiatan yang akan dilaksanakan pemerintah daerah dengan pemerintah daerah di luar negeri dan pemerintah daerah dengan lembaga di luar negeri selama periode kerja sama.
20.Pernyataan Kehendak Kerja Sama adalah dokumen yang lazim disebut dengan Letter of Intent (LoI) atau nama lainnya yang dibuat oleh para pihak untuk menguraikan kesepakatan yang bersifat umum, yang tidak mengikat secara keseluruhan, dan merupakan dokumen awal untuk terjadinya kerja sama.
21.Naskah Kerja Sama adalah dokumen kerja sama antara pemerintah daerah dengan pemerintah daerah di luar negeri atau pemerintah daerah dengan lembaga di luar negeri yang lazim disebut dengan Memorandum of Understanding (MoU) atau nama lainnya dan berisi kesepakatan tentang apa yang akan dilakukan oleh para pihak selama periode kerja sama.
22.Lembaga di Luar Negeri adalah institusi/badan/asosiasi baik Pemerintah maupun swasta di luar negeri termasuk lembaga pendidikan di luar negeri yang bertujuan untuk meningkatkan kerja sama internasional dan dibentuk dengan aturan tertentu atau kesepakatan bersama.
23.Alih Media adalah proses perpindahan dari data konvensional ke data digital. 6
24.Autentikasi/Legalisasi adalah proses pemberian tanda/pengesahan dan pernyataan tertulis atau tanda lainnya sesuai dengan perkembangan teknologi yang menunjukan bahwa arsip yang diautentikasi/legalisasi merupakan asli atau sesuai dengan aslinya.
25.Digitalisasi adalah tindakan dan prosedur yang dilalui dalam proses alih media dengan mengubah bentuk dari format tercetak menjadi format digital.
26.Gubernur adalah Gubernur Provinsi Jawa Barat.
27.Pemerintah Provinsi adalah Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Barat.
28.Pemerintah Pusat adalah Presiden Republik Indonesia yang memegang kekuasaan pemerintahan negara Republik Indonesia yang dibantu oleh Wakil Presiden dan menteri sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.