DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Kota Kediri Nomor 2 Tahun 2018

Nomor: 2
Tahun: 2018
Ditetapkan: 22 Juni 2018
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 154

Lembaga terkait

Ringkasan

mengatur mengenai penglolaan kerasipan yaitu : a. perencanaan; b. organisasi penyelenggara kearsipan; c. pengelolaan kearsipan; d. pengembangan sumber daya manusia; e. prasarana dan sarana; f. perlindungan dan penyelamatan arsip; g. pendayagunaan teknologi informasi dan komunikasi; h. kerjasama dan partisipasi masyarakat; i. pembinaan dan pengawasan kearsipan; serta j. pendanaan.

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa dalam rangka menjamin ketersediaan arsip sebagai sumber informasi terpercaya dan mendukung pertanggungjawaban penyelenggaraan administrasi pemerintahaan di daerah, arsip harus dikelola, dipelihara dan dilestarikan, guna perlindungan hak-hak keperdataan, peningkatan kualitas pelayanan publik, perlu penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah dan standart kearsipan secara komprehensif, terpadu dan berkesinambungan;
c.bahwa pemerintah Kota Kediri perlu memiliki perangkat dasar hukum sebagai pedoman dan kepastian hukum dalam penyelenggaraan Kearsipan, guna mewujudkan tertib Arsip dan peningkatan pelayanan informasi kepada masyarakat dalam bentuk Peraturan Daerah; SALINAN 2
d.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b, dan huruf c, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan; Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;

2.Undang-Undang Nomor 16 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-daerah Kota Besar dalam Lingkungan Propinsi Jawa Timur, Jawa Tengah, Jawa Barat dan dalam Daerah Istimewa Yogyakarta (Berita Negara Tahun 1950 Nomor 45) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 2 Tahun 1965 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1965 Nomor 19, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2730);
3.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
4.Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82 )
5.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587), sebagaimanatelah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara RepublikIndonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
6.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
7.Peraturan Presiden Nomor 87 Tahun 2014 tentang Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundangundangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 199); 3
8.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah;
9.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah;
10.Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 24 Tahun 2012 tentang Materi Muatan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan;
11.Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 38 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan; Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KOTA KEDIRI dan WALIKOTA KEDIRI MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan:

1.Daerah adalah Kota Kediri.
2.Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kota Kediri.
3.Walikota adalahWalikota Kediri.
4.Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Walikota dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah.
5.Lembaga Kearsipan Daerah adalah Organisasi Perangkat Daerah yang menyelenggarakan urusan pemerintahan dibidang kearsipan, dalam hal ini adalah Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kediri.
6.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
7.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi 4 kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
8.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan Kearsipan, dan pengelolaan Arsip dalam suatu sistem Kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
9.Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
10.Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
11.Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
12.Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
13.Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Daerah.
14.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan Kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan Kearsipan.
15.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip dinamis.
16.Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya.
17.Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan Kearsipan.
18.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara pemindahan Arsip inaktif dari unit pengolah ke unit Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan Arsip Statis kepada arsip daerah.
19.Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip. 5
20.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurangnya jangka waktu Penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
21.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian Arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan Arsip.
22.Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian Arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem Kearsipan daerah.
23.Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khasanah Arsip statis pada lembaga Kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan Arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta Arsip kepada Arsip Daerah.
24.Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
25.Arsip Umum adalah arsip yang tidak termasuk arsip terjaga.
26.Daftar Arsip Statis adalah sarana bantu penemuan arsip statis berupa uraian deskripsi informasi yang sekurang-kurangnya memuat nomor arsip, bentuk redaksi, isi ringkas, kurun waktu penciptaan, tingkat perkembangan, jumlah, dan kondisi arsip.

BAB II

ASAS, MAKSUD, TUJUAN, DAN SASARAN

Pasal 2

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berasaskan:

a.kepastian hukum;
b.keautentikan dan keterpercayaan;
c.keutuhan;
d.asal usul (principle of provenance);
e.aturan asli (principle of original order);
f.keamanan dan keselamatan;
g.keprofesionalan;
h.keresponsifan;
i.keantisipatifan; 6
j.kepartisipatifan;
k.akuntabilitas;
l.kemanfaatan; m.aksesibilitas; dan
n.kepentingan umum.

Pasal 3

Peraturan Daerah ini dimaksudkan untuk memberikan kepastian hukum dalam mewujudkan penyelenggaraan kearsipan di daerah.

Pasal 4

Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:

a.menjamin terciptanya arsip dari semua kegiatan yang dilakukan oleh perangkat daerah termasuk kelurahan, dan UPTD;
b.menjamin ketersediaan arsip yang otentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c.menjamin terwujudnya pengelolaan arsip daerah yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai peraturan perundang-undangan;
d.menjamin perlindungan kepentingan daerah dan hak-hak keperdataan masyarakat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip otentik dan terpercaya;
e.mendinamiskan penyelenggaraan arsip daerah sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
f.menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, bernegara dan tata kelola pemerintahan daerah;
g.menjamin keselamatan arsip daerah di bidang ekonomi, sosial, politik, budaya; dan
h.meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang otentik dan terpercaya.

Pasal 5

Sasaran penyelenggaraan kearsipan meliputi kegiatan yang dilakukan oleh perangkat daerah dilingkungan pemerintah daerah termasuk kelurahan dan UPTD, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan. 7

BAB III

RUANG LINGKUP

Pasal 6

(1)Penetapan kebijakan penyelenggaraan kearsipan menjadi tanggung jawab pemerintah daerah dan dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan Daerah secara komprehensif dan terpadu dalam sistem kearsipan daerah.
(2)Penyelenggaraan kearsipan daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ruang lingkupnya meliputi :
1. a.perencanaan;
2. b.organisasi penyelenggara kearsipan;
3. c.pengelolaan kearsipan;
4. d.pengembangan sumber daya manusia;
5. e.prasarana dan sarana;
6. f.perlindungan dan penyelamatan arsip;
7. g.pendayagunaan teknologi informasi dan komunikasi;
8. h.kerjasama dan partisipasi masyarakat;
9. i.pembinaan dan pengawasan kearsipan; serta
10. j.pendanaan.

BAB IV

PERENCANAAN

Pasal 7

(1)Perencanaan penyelenggaraan kearsipan meliputi :
1. a.perencanaan strategis penyelenggaraan kearsipan daerah; dan
2. b.rencana kerja dan anggaran Lembaga Kearsipan Daerah.
(2)Penyusunan rencana penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mengacu pada :
1. a.Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah (RPJPD); dan
2. b.Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJMD).

Pasal 8

Dalam menyusun Rencana Strategis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat

(1)Lembaga Kearsipan Daerah dapat melibatkan pemangku kepentingan yang meliputi semua perangkat daerah dan unit kerjanya. 8

BAB V

ORGANISASI PENYELENGGARA KEARSIPAN

Pasal 9

(1)Organisasi penyelenggara kearsipan terdiri atas :
1. a.Lembaga Kearsipan Daerah;
2. b.Unit kearsipan pada pencipta arsip.
(2)Lembaga Kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a memiliki tugas :
1. a.melaksanakan pengelolaan arsip inaktif;
2. b.melaksanakan pemusnahan arsip; dan
3. c.melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.
(3)Lembaga Kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a selain melaksanakan tugas unit kearsipan juga melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari :
1. a.perangkat daerah termasuk kelurahan dan UPTD;
2. b.BUMD;
3. c.organisasi politik;
4. d.organisasi kemasyarakatan;
5. e.lembaga pendidikan;
6. f.swasta; dan
7. g.perseorangan.
(4)Unit kearsipan pada pencipta arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b memiliki tugas :
1. a.mengelola arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;
2. b.mengolah arsip dan menyajikan arsip menjadi informasi;
3. c.memusnahkan arsip dilingkungan lembaganya;
4. d.menyerahkan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada Lembaga Kearsipan Daerah; dan
5. e.membina dan mengevaluasi penyelenggaraan kearsipan dilingkungannya.
(5)Unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dibentuk di setiap perangkat daerah termasuk kelurahan dan UPTD. 9

BAB VI

PENGELOLAAN ARSIP

Pasal 10

(1)Pengelolaan Arsip dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis.
(2)Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimkasud pada ayat (1) meliputi :
1. a.arsip vital;
2. b.arsip aktif; dan
3. c.arsip inaktif.
(3)Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab pencipta arsip yaitu semua perangkat daerah termasuk kelurahan, UPTD dan BUMD.
(4)Pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan Daerah.
(5)Pengelolaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh arsiparis dan/atau tenaga pengelola kearsipan.

Isi peraturan

Teks154PDFHirarki

Memuat teks peraturan…