1.Daerah adalah Kota Madiun.
2.Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kota Madiun.
3.Walikota adalah Walikota Madiun.
4.Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil adalah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Madiun.
5.Camat adalah Kepala Kecamatan dalam Wilayah Kota Madiun.
6.Kecamatan adalah wilayah kerja Camat sebagai Perangkat Daerah Kota Madiun.
7.Lurah adalah Kepala Kelurahan dalam Wilayah Kota Madiun.
8.Kelurahan adalah wilayah kerja Lurah sebagai Perangkat Daerah di bawah Kecamatan.
9.Penduduk Kota, yang selanjutnya disebut Penduduk, adalah setiap orang baik Warga Negara Republik Indonesia maupun Warga Negara Asing yang masuk secara sah serta bertempat tinggal di Wilayah Kota Madiun.
10.Warga Negara Indonesia, yang selanjutnya disingkat WNI, adalah orang-orang bangsa Indonesia asli dan orang-orang bangsa lain yang disahkan dengan undang-undang sebagai warga negara.
11.Orang Asing adalah orang bukan Warga Negara Indonesia.
12.Penyelenggara adalah Pemerintah, Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Daerah yang bertanggungjawab dan berwenang dalam urusan Administrasi Kependudukan.
13.Instansi Pelaksana adalah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Madiun.
14.Dokumen Kependudukan adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh Instansi Pelaksana yang mempunyai kekuatan hukum sebagai alat bukti autentik yang dihasilkan dari pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil.
15.Data Kependudukan adalah data perseorangan dan/atau data agregat yang terstruktur sebagai hasil dari kegiatan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil.
16.Pendaftaran Penduduk adalah pencatatan biodata penduduk, pencatatan atas pelaporan peristiwa kependudukan dan pendataan penduduk rentan administrasi kependudukan serta penerbitan dokumen penduduk berupa identitas, kartu atau surat keterangan kependudukan.
17.Peristiwa Kependudukan adalah kejadian yang dialami penduduk yang harus dilaporkan karena membawa akibat terhadap penerbitan atau perubahan Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk dan/atau surat keterangan kependudukan lainnya meliputi pindah datang, perubahan alamat, serta status tinggal terbatas menjadi tinggal tetap.
18.Nomor Induk Kependudukan, yang selanjutnya disingkat NIK, adalah nomor identitas penduduk yang bersifat unik atau khas, tunggal dan melekat pada seseorang yang terdaftar sebagai penduduk Indonesia.
19.Kartu Keluarga, yang selanjutnya disingkat KK, adalah kartu identitas keluarga yang memuat data tentang nama, susunan dan hubungan dalam keluarga, serta identitas anggota keluarga.
20.Kartu Tanda Penduduk Elektronik, yang selanjutnya disingkat KTP-el, adalah Kartu Tanda Penduduk yang dilengkapi dengan chip yang merupakan identitas resmi penduduk sebagai bukti diri yang diterbitkan oleh Instansi Pelaksana.
21.Pencatatan Sipil adalah pencatatan peristiwa penting yang dialami oleh seseorang dalam register Pencatatan Sipil pada Instansi Pelaksana.
22.Pejabat Pencatatan Sipil adalah Pegawai Negeri Sipil pada Intansi Pelaksana yang ditunjuk Walikota untuk melaksanakan pencatatan peristiwa penting yang dialami seseorang pada register pencatatan sipil. 23a. Penduduk Wajib Kartu Tanda Penduduk, yang selanjutnya disebut Penduduk Wajib KTP adalah Warga Negara Indonesia dan Orang Asing yang memiliki Izin Tinggal Tetap yang telah berumur 17 (tujuh belas) tahun atau telah kawin atau pernah kawin secara sah. 23b.Pemohon adalah Warga Negara Indonesia dan Orang Asing yang bertempat tinggal di Indonesia. 23c. Anak adalah seseorang yang belum berusia 18 (delapan belas) tahun. 23d. Penolong Kelahiran adalah orang yang menolong proses kelahiran diluar medis. 23e. Register akta kelahiran adalah daftar yang memuat data autentik mengenai peristiwa kelahiran, yang diterbitkan dan ditandangani oleh pejabat berwenang berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. 23f. Kutipan Akta Kelahiran adalah kutipan data autentik yang dipetik sebagian dari Register Akta Kelahiran, yang diterbitkan dan ditandatangani oleh pejabat berwenang berdasarkan Peraturan Perundang-undangan. 23g. Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak Kebenaran Data Kelahiran, yang selanjutnya disebut dengan SPTJM, Kebenaran Data Kelahiran adalah pernyataan yang dibuat oleh orangtua kandung/wali/pemohon dengan tanggung jawab penuh atas kebenaran data kelahiran seseorang dengan diketahui 2 (dua) orang saksi. 23h. Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak Sebagai Pasangan Suami Istri, yang selanjutnya disebut dengan SPTJM, Kebenaran Sebagai Pasangan Suami Istri adalah pernyataan yang dibuat oleh orangtua kandung/wali/pemohon dengan tanggung jawab penuh atas status hubungan perkawinan seseorang dengan diketahui 2 (dua) orang saksi 23i. Saksi dalam Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak adalah orang yang melihat atau mengetahui penandatanganan Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak.
23.Peristiwa Penting adalah kejadian yang dialami oleh seseorang meliputi : kelahiran, kematian, lahir mati, perkawinan, perceraian, pengakuan anak, pengesahan anak, pengangkatan anak, perubahan nama dan perubahan status kewarganegaraan.
24.Izin Tinggal Terbatas adalah izin tinggal yang diberikan kepada Orang Asing untuk tinggal di wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dalam jangka waktu yang terbatas sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
25.Izin Tinggal Tetap adalah izin tinggal yang diberikan kepada Orang Asing untuk tinggal menetap di wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
26.Petugas Registrasi adalah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas dan tanggungjawab memberikan pelayanan pelaporan Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting serta pengelolaan dan penyajian Data Kependudukan di Kelurahan.
27.Data Pribadi adalah data perseorangan tertentu yang disimpan, dirawat, dan dijaga kebenaran serta dilindungi kerahasiaannya.
28.Biodata Penduduk adalah keterangan yang berisi data tentang jati diri, informasi dasar serta riwayat perkembangan dan perubahan keadaan yang dialami oleh penduduk sejak saat kelahiran.
29.Penduduk Rentan Administrasi Kependudukan yang selanjutnya disebut Penduduk Rentan Adminduk adalah penduduk yang mengalami hambatan dalam memperoleh dokumen penduduk yang disebabkan oleh bencana alam, bencana sosial, terlantar dan terpencil.
30.Kepercayaan Terhadap Tuhan Yang Maha Esa adalah pernyataan dan pelaksanaan hubungan pribadi dengan Tuhan Yang Maha Esa berdasarkan keyakinan yang diwujudkan dengan perilaku ketaqwaan dan peribadatan terhadap Tuhan Yang Maha Esa serta pengamalan budi luhur yang ajarannya bersumber dari kearifan lokal bangsa Indonesia.
31.Penghayat Kepercayaan Terhadap Tuhan Yang Maha Esa yang selanjutnya disebut Penghayat Kepercayaan adalah setiap orang yang mengakui dan meyakini nilai-nilai penghayatan kepercayaan terhadap Tuhan Yang Maha Esa.
32.Kepala Keluarga adalah: