DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Kota Pariaman Nomor 1 Tahun 2020

Nomor: 1
Tahun: 2020
Ditetapkan: 27 Januari 2020
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 98

Lembaga terkait

Ringkasan

Peraturan ini mengatur XI Bab, 59 Pasal, dan Penjelasan. Bab I Ketentuan Umum; Bab II Kewenangan; Bab III Penyelenggaraan Kearsipan; Bab IV Peran Serta Masyarakat; Bab V Kerjasama; Bab VI Pendanaan; Bab VII Larangan; Bab VIII Pembinaan dan Pengawasan; Bab IX Ketentuan Penyidikan; Bab X Ketentuan Pidana; Bab XI Ketentuan Penutup; Penjelasan 18 Halaman.

Isi peraturan

Menimbang

a.bahwa keberadaan arsip sebagai rekaman informasi 1 penyelenggaraan administrasi pemerintah, pembangunan dan masyarakat Kota Pariaman, memiliki peranan dan fungsi strategis sebagai bahan pertanggungjawaban proses administrasi dan fungsi- fungsi manajemen pemerintahan serta memori kolektif Kota Pariaman, bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, maka penyelenggaraan kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kota Pariaman dikelola melalui sistem penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif, terpadu dan berkesinambungan, bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b di atas, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah tentang b. Penyelenggaraan Kearsipan. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, 1

2.Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2002 tentang Pembentukan Kota Pariaman di Propinsi Sumatera Barat (Lembaran Negara RI Tahun 2002 Nomor 25, Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 4187), Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara RI Tahun 2009 Nomor 152), Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara RI Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara RI Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara RI Nomor 5679), Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Barat Nomor 17 tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Kearsipan (Lembaran Daerah Provinsi Sumatera Barat Tahun 2012 Nomor 17, Tambahan Lembaran Daerah Provinsi Sumatera Barat Tahun 2012 Nomor 83). 3. 4. 5. Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KOTA PARIAMAN Menetapkan dan WALIKOTA PARIAMAN MEMUTUSKAN : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN.

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan : 1. 2. 10. 11. 12. Daerah adalah Kota Pariaman. Pemerintah Daerah adalah unsur penyelenggara pemerintahan daerah yang terdiri atas Walikota dan Perangkat Daerah. Pemerintahan Daerah adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan yang dilaksanakan oleh Pemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Pariaman sesuai dengan fungsi dan kewenangan masing- masing. Walikota adalah Walikota Pariaman. Organisasi Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat OPD adalah perangkat daerah pada pemerintah daerah selaku pengguna anggaran. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip aktif adalah yang frekwensi penggunaannya masih tinggi dan/atau terus menerus. Arsip in aktif adalah arsip yang frekwensi penggunaannya sudah menurun. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan telah habis retensinya dan 3. 4. 5. 6. 7. 8. dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak 3 13. 14. langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Arsip Terjaga adalah arsip Negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya. Arsip Umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

15.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan 16. 17. 18. 19. 20. 21. yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. Lembaga Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat LKD adalah OPD yang memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Arsip Nasional Republik Indonesia selanjutnya disebut ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah non kementrian yang melaksanakan tugas Negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota Negara. Arsip Perguruan Tinggi adalah Lembaga Kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi. Perusahaan Daerah adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh keuntungan dan/atau laba, yang berbentuk badan hukum yang didirikan dan/atau berkedudukan dalam wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia. 4 22. 23. 24. 29. 26. 27. 28. 29. 30. 31. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. Unit pengolah adalah satuan organisasi pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan kearsipan. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana serta sumber daya lainnya. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip Dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan Nasional. Akuisisi Arsip adalah tindakan dan prosedur penambahan khasanah arsip pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Sistem Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku 5 32. 33. 34. serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara Nasional. Sistem Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SKD adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara Kabupaten/Kota. Sistem Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SIKN adalah sistem informasi arsip secara Nasional yang dikelola olah ANRI yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan Nasional. Sistem Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SIKD adalah sistem informasi arsip secara Kabupaten/Kota yang dikelola oleh Arsip Daerah yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan Nasional.
35.Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat JIKN 36. 37. 38. 39. 40. 41. adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI. Jaringan Informasi Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat JIKD adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip yang dikelola oleh Arsip Nasional. Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik. Organisasi kearsipan adalah unit kearsipan dan lembaga kearsipan yang melaksanakan kegiatan penyelenggaraan kearsipan. Pemeliharaan arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya. Penggunaan arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak. Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan 6 42. 43. 44. informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit organisasi. Program arsip vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan penyelamatan arsip vital pencipta arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah. Sumber daya kearsipan adalah dukungan terhadap sistem kearsipan daerah berupa sumber daya manusia, prasarana dan sarana, organisasi kearsipan dan pendanaan. Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
45.Arsip Duplikasi adalah arsip yang bentuk maupun isinyasama dengan 46. 47. 48. 49. 50. S1. arsip aslinya. Naskah Kuno adalah semua dokumen tertulis yang tidak dicetak atau tidak diperbanyak dengan cara lain, baik yang berada di dalam negeri maupun diluar negeri yang berumur sekurang-kurangnya 50 (lima puluh) tahun, dan yang mempunyai nilai penting bagi daerah, kebudayaan nasional, sejarah dan ilmu pengetahuan. Pemilahan arsip adalah kegiatan memilah/memilih, mengelompokan dan menggabungkan arsip menurut masalah atau berhubungan satu sama lain sebagai satu rangkaian proses/transaksi yang terpisah dari bundel/ berkasnya. Klasifikasi Arsip adalah penggolongan arsip berdasarkan masalah yang terkandung di dalamnya dan sebagai tanda pengenal dalam bentuk angka yang berfungsi sebagai pedoman untuk pengaturan, penataan dan penemuan kembali arsip. Penataan Arsip adalah tindakan dan prosedur penataan arsip ke dalam susunan klasifikasi arsip dan perencanaan tata letak dengan memperhatikan fungsi, bentuk dan sifat arsip guna mempermudah penemuan kembali arsip. Penyimpanan Arsip adalah proses dan tata cara penempatan arsip pada tempat penyimpanan. Preservasi adalah kegiatan pemeliharaan sebagai usaha pengamanan arsip, perawatan serta pengamanan arsip, perawatan serta penjagaan 7 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 61. 62. 63. arsip untuk mencegah kemungkinan terhadap berbagai unsur perusak arsip dan hilangnya arsip. Perawatan Arsip adalah kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan terhadap arsip yang rusak agar informasinya tetap terpelihara. Layanan Informasi Kearsipan adalah kegiatan lanjutan penanganan arsip in-aktif dengan menggunakan media komputer agar pelayanan informasi kearsipan yang disajikan dapat lebih cepat, tepat, lengkap dan akurat. Penggunaan Arsip adalah pejabat lembaga baik Pemerintah/Swasta dan Perorangan yang berhak atas informasi dari arsip sesuai dengan kewenangannya. Arsip Media Baru adalah arsip yang tercipta oleh mesin perekam suara, gambar statis dan suara, serta gambar dinamis dimana hasilnya memerlukan alat baca/alat bantu untuk mengetahui informasi yang terkandung didalamnya atau alat untuk mentransfer kepada bentuk kertas lainnya. Arsip Konversional adalah arsip yang informasinya terekam dalam media kertas berupa tulisan tangan atau ketikan. Bahan Non Arsip adalah naskah yang tidak mengandung informasi sebagaimana arsip pada umumnya, duplikat berlebihan, formulir yang tidak digunakan, amplop, map dan sejenis dengan hal tersebut. Daftar Arsip adalah daftar yang berisi data dan identifikasi arsip sebagai sarana penemuan dan penyusupan arsip. Jasa Ketatausahaan adalah pembayaran terhadap pemanfaatan informasi dan fasilitas kearsipan dari pengguna ke lembaga kearsipan. Badan adalah subyek hukum sebagai pemangku hak. Orang adalah perorangan sebagai subyek hukum. Pegawai Non Arsiparis adalah pegawai yang diberikan tugas dan tanggungjawab oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan pengolahan arsip yang meliputi pengurusan surat masuk dan surat keluar serta melaksanakan penataan arsip. Penyidik adalah Pejabat Polisi Negara Republik Indonesia atau Pejabat Pegawai Negeri Sipil tertentu yang diberi wewenang khusus oleh Undang- Undang untuk melakukan penyidikan. 8
64.Penyidikan adalah serangkaian tindakan penyidik dalam hal dan menurut cara yang diatur dalam Undang-Undang untuk mencari serta mengumpulkan bukti dan melalui bukti tersebut diperoleh keterangan tentang kejadian tindak pidana serta menemukan tersangkanya.

Pasal 2

Peraturan Daerah ini dimaksudkan untuk memberikan kepastian hukum dalam penyelenggaraan kearsipan daerah.

Pasal 3

Penyelenggaraan Kearsipan bertujuan untuk :

a.menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai bukti pertanggungjawaban daerah dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal sebagai bagian dari penyelenggaraan kearsipan nasional dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, dan menjamin keselamatan keamanan dan kelestarian arsip sebagai aset daerah dan hal-hal lain terkait kearifan lokal di daerah. b.

Pasal 4

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berasaskan : a. 2 p ga Mm @ yet 4 . Kepastian Hukum, Keautentikan dan Keterpercayaan, Keutuhan, Asal Usul, Aturan Asli: Keamanan dan Keselamatan: Keprofesionalan, Keresponsifan, Keantisipatifan, Kepartisipatifan, Akuntabilitas, b. j k. 9 . Kemanfaatan,

m.Aksesibilitas: dan
n.Kepentingan Umum.

Pasal 5

Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan, meliputi , a. b. Cc. pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis, dan pembinaan kearsipan.

BAB II

KEWENANGAN

Pasal 6

Dalam menyelenggarakan kearsipan, Pemerintah Daerah mempunyai kewenangan :

a.Menetapkan norma, standar dan pedoman yang berisi kebijakan penyelenggaraan kearsipan di lingkungan pemerintah daerah sesuai dengan kebijakan nasional, Melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap OPD di Lingkungan Pemerintah Kota Pariaman, Melakukan pengawasan/supervisi penyelenggaraan kearsipan di OPD, dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan kearsipan di daerah sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu, Melakukan perlindungan dan penyelamatan arsip serta mengamankan arsip sebagai bukti autentik, terpercaya dan sebagai bukti bahan pertanggungjawaban arsip di daerah, Melakukan kerjasama dengan pencipta arsip dan dapat mengadakan kerjasama dengan lembaga lainnya di dalam dan/atau luar negeri, Pembangunan SKD, Pembangunan SIKD dan Pembentukan JIKD, Menyediakan dana untuk penyelenggaraan kearsipan pemerintah daerah termasuk memberikan ganti rugi atas penyelamatan dan pengamanan arsip milik masyarakat, dan b. d. e. f 8 10
h.Memberikan penghargaan terhadap OPD, perseorangan serta arsiparis yang menyelenggarakan pengelolaan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

BAB III

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Pasal 7

Penyelenggara kearsipan di daerah terdiri atas : a. -a. OPD sebagai pencipta arsip, LKD sebagai pencipta arsip dan pembina kearsipan, Lembaga Pendidikan, BUMN/BUMD, Perusahaan swasta Lembaga lainnya, Partai politik, b. d. e. f g . Organisasi kemasyarakatan, danh. Perseorangan.

Pasal 8

(l) Pemerintah Daerah harus memiliki LKD.

(2)LKD sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menyelenggarakan tugas pokok dan fungsinya berdasarkan Peraturan Perundang-Undangan.
(3)Dalam hal tertentu, LKD sebagai Unit Kearsipan I, dalam menyelenggarakan tugas pokok dan fungsinya, berkewajiban :
1. a.melaksanakan pengelolaan arsip in-aktif OPD, dan penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun,
2. b.melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari semua tingkatan penyelenggara pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan 11 perseorangan dan lembaga lainnya,
3. c.melakukan pembinaan dan evaluasi kearsipan terhadap pencipta arsip daerah.

Pasal 9

(1)Pencipta arsip wajib membentuk Unit Kearsipan II yang memiliki tugas:
1. a.melaksanakan pengelolaan arsip in-aktif dari unit pengolah di OPD,
2. b.mengolah arsip dan menyajikan arsip menjadi informasi,
3. c.melaksanakan pemusnahan arsip di OPD,
4. d.mempersiapkan pemindahan dan penyerahan arsip statis kepada LKD: dan
5. e.melaksanakan pembinaan dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan di lingkungan OPD pencipta arsip.
(2)Untuk pelaksanaan tugas dan fungsi, pencipta arsip dapat membentuk unit kearsipan tambahan secara berjenjang sesuai dengan kebutuhan.
(3)Pelanggaran terhadap ketentuan ayat (1) dikenakan sanksi administrasi sesuai dengan Peraturan Perundang-Undangan.

Pasal 10

(l) Pengelolaan arsip terdiri atas:

a.pengelolaan arsip dinamis, dan
b.pengelolaan arsip statis.

(2)Arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a, terdiri dari:
1. a.arsip vital,
2. b.arsip aktif, dan
3. c.arsip inaktif,
(3)Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a merupakan tanggung jawab pencipta arsip.
(4)Pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b yang telah diserahkan kepada LKD menjadi tanggungjawab LKD. 12

Isi peraturan

Teks98PDFHirarki

Memuat teks peraturan…