DokumenPeraturan Gubernur (Pergub)Berlaku

Peraturan Gubernur (PERGUB) Provinsi Bali Nomor 79 Tahun 2017

Nomor: 79
Tahun: 2017
Ditetapkan: 28 Desember 2017
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 4

Lembaga terkait

Ringkasan

Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit kearsipan Pasal 6 Perusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada avat (1) Pasal 12 Peraturan Gubernur ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan

Isi peraturan

Pasal 1

Dalam Peraturan Cubernur ini yang dimaksud dengan; I. Daerah adalah Provinsi Bali,

2.Lembaga Kearsipan Provinsi adalah perangkat daerah Pemerintah Provinsi Bali yang melaksanakan urusan Pemerintahan di bidang kenrsipan 3.Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Gubernur dan Dewan Perwakilan Rakvat Daerah Provinsi Bali dalar penvelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah,
4.Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
5.Unit pengolah adalah unit kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
6.Unit kearsipan adalah unit kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tangung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan di instansinya. 7,Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksannan kehidupan bermasyaraknt, berbangsa, dan bernegara.
8.Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 9.Arsipstatisadalaharsipyangdihasilkanolehpencipta arsipkarenamemihikinilaigunakesejarahan,telahhabis retensinya,danberketerangandipermanenkanyangtelah diverifikasibaiksecaralangsungmnaupuntidaklangsung olehLembagaKearsipanProvinsi. 10.Nilaigunaadalah nilaiinformasidariarsipyangdidasarkan padakegunaannyabagikepentinganpenggunaanarsip. II.JadwalRetensiArsipyangselanjutnyadisebutJRAadalah daftaryangberisisekurang-kurangnyajangkawaktu penyimpananatauretensi,jenisarsip, danketeranganyang berisirekomendasitentangpenetapansuatujenisarsip dimusnahkan,dinilaikembali,ataudipermanenkanyang dipergunakansebagaipedomanpenyusutandam penyelamatanarsip. 12.Penyusutanarsipadalah kegiatanpenguranganjumlah arsipdengancarapemindahanarsipinaktifdariunit pengolahkeunitkearsipan,pemusnahanarsipyangtidak memilikinilaiguna,danpenyerahanarsipstatiskepada LembagaKearsipanProvinsi, Pasal 2 PenyusutanArsipmeliputi: a.pemindahanArsipInaktifdariUnitPengolahkeUnit Kearsipan; b.pemusnahanarsipyangtelahhabisretensinyadantidak memilikinilai gunadilaksanakansesuaidenganketentuan peraturanperundang-undangan;dan

c.penyerahanArsipStatisolehPencipta Arsipkepada LembagaKearsipanProvinsi. pasal3 penvusutan berdasarkan Arsip JRA. dilakukanolehPenciptaArsip III

(2)BABIH PEMINDAHANARSIP PemindahanArsipInaktifdilaksanakan memperhatikanbentukdanmediaarsip PemindahanArsipInaktifsebagaimanadimaksudpada ayat(I)dilaksanakanmelaluikegiatan. apenyeleksianArsipInaktif, b.pembuatan daftarArsipInaktifyangakandipindahkan, dan e.penataanArsipInaktifyangakandipindahkan dengan Pasnl5
(1)PeloksanannkegiatanpemindahanArsip sebagaimanadimaksuddalamasal4dilakukan dengnnprosedurpemindahanArsipInaktif Inaktif sesu
(2)Ketentuanmengenaiprose«urpemindahanArsipInaktif swbagaimanadimaksudpadnayat(l)tercnntumdalam Lampiranyangmerupakanbagianyangtidakterpisahkan dariPeraturanCubernurini BABHI PEMUSNAHANARSIP Pasal 6 (I)Pemusnahanarsipmenjaditanggungjawabpimpinan PenciptaArsip
(2)Perusnahanarsipsebagaimanadimaksudpadaavat(1) dilakukanterhadaparsipyang: a.tidakmemilikinilaiguna; b.telah habisretensinyadanberketerangandimusnahkan berdasarkanJRA; c.tidakadaperaturanperundang-undanganyang melarang;dan
1. d.tidakberkaitandenganpenyelesaianprosessuatu perkara.
(33)Dalamhalarsipbelummemenuhisemuaketentuam sebagaimanadimaksudpadaayat(2),retensinya ditentukan·kembaliolehpimpinanPenciptaArsip.

Pasal 7

Proseurpemusnahanarsipberlakuketentuansebagaiberikut: a.pembentukanpanitiapenilaiarsip; b.penyeleksianarsip; c.pembuatandaftararsipusulmusnaholehArsiparisdiunit kearsipan, d.penilaianolehpanitiapenilaiarsip; e.permintaanpersetujuandari pimpinanPenciptaArsip, f.penetapanarsipyangakandimusnahkan;dan g.pelaksanaaanpemusnahan Pasal 8

(1)
(2)Pelaksanaanpemusnahannrsipsebagaimanaimaksud dalamPasal7 dilakukansesuaidenganteknikpemusnahan ars1p. Ketentuanmnengenaiteknikpemusnahanarsip sebagaimanadimaksudpadaayat(l)tercantumdalam Lampiranyangmerupakanbagianyangtidakterpisahkan dariPeraturanGubernurnt

BAB IV

PENYERAHAN ARSIP STATIS

Pasal 9

Penyerahan Arsip Statis oleh Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan dilakukan terhadap arsip yang

a.memiliki nilei guna kesejarahan;
b.telah habis retensinya; dan/atau
c.berketerangan dipermanenkan sesuai JRA Pencipta Arsip. Pas] 10 Prosedur penyerahan Arsip Statis dilaksanakan sebagai berikut:
a.penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh Arsiparis di unit kearsipan;
b.penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah;
c.pemberitahuan akan menyerahkan Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala Lembaga Kearsipan Provinsi disertai dengan pernyataan dari pimpinan Pencipta Arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan;
d.verifikasi dan persetujuan dari Kepala Lembaga Kearsipan Provinsi;
e.penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan Pencipta Arsip, dan
f.pelaksanaaan serah terima Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala Lembaga Kcarsipan Provinsi dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan diserahkan Pasa] 1 1 (I) Pelaksanaan kegiatan penyerahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud dalam Pasnl 1O dilakukan sesuai dengan prosedur penyerahan Arsip Statis.

(2)Ketentuan mengenai prosedur penyerahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada ayat (I) tercantum dalam Lamnpiran yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Gubernur ini

Pasal 12

Peraturan Gubernur ini diundangkan. mulai berlaku pada tanggal Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Gubernur ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Provinsi Bali, Ditetapkan di Denpasar pada tanggal 28 Desember 2017 MADE MANGKU PASTIKA Diundangkan di Denpasar pada tanggal 28 Desember 2017 SE:KR�I PROVINS! BALI, COKORDA NGURAH PEMAYUN BERITA DAERAH PROVINSI BALI TAHUN 2017 NOMOR 79 LAMPIRAN PERATURANGUBERNURBALI NOMOR79TAHUN2017 TEN'TANG MEKANISMEDANTATA CARA PENYUSUTANARSI TATACARAPENYUSUTANARSID 1AIPEMINDA!HANARSID[NAKT APenyeleksianArsipInaktif B3.PenataanArsipInaktif C.PembuatanDaftarArsipInaktif. 3ABIIPEMUSNAHANARS1p A.PembentukanPanitiaPenilaiArsip. •PenyeleksianArsip. C. PembuatanDaftarArsipUsu!Musnah, D.PenilaianArsip E.PermintaanPersetujuan. F, Penetapan ArsipyangAkanDimusnahkan. G.PelaksanaaanPemusnahanArsip. BABIIIPENYERAHANARSIPSTATIS A.PenyeleksiandanPembuatanDaftarArsipUsu]Serah. B.Penilaian. C.PemberitahuanPenyerahkanArsipStatis. D. VerifikasidanPersetujuan. E.PenetapanArsipyangAkanDiserahkan FPelaksanaaanSerahTerimaArsipStatis

1.Penyeleksian Arsip Inaktif dilakukan melalui JRA dengan cara melihat pada kolom retensi aktif.
2.Dalam hal retensi aktifnya telah habis atau terlampaui, maka arsip terscbut telah memasuki masa inaktif atau frekuensi penggunaan arsip yang telah menurun (ditandai dengan penggunaan kurang dari 5 (lima) kali dalam setahun). B. PENATAAN ARSIP INAKTIE Penataan Arsip Inaktif dilakukan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli a asas "asnl usul" adalah asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan Pencipta Arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari Pencipta Arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks peneiptaannya b asas "aturan asli adalah asas yang dilakukan untul mnenjaga arsip tetap ditata sesuni dengan pengaturan aslinya (orgal order) tau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan Peneipto Arsip 2 Penataan Arsip Inaktif pada Unit Pengolah/Unit Kerja dilaksanakan melalui kegiatan: a pengaturan fisik arsip,

b.pengolahan informasi arsip, dan
c.penvusunan daftar Arsip Inaktif.
1. 3.Penataan Arsip Inaktif yang dipindahkan kedalam boks,dengan rincian kegiatan
a.menata folder/Derkas yang berisi Arsip Inaktif yang akan dipindahkan yang diurutkan berdasarkan nomor urut daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan;
b.menyimpan dan memasukkan folder /Derkas Arsip Inaktif ke dalam boks arsip,
c.memberi label boks arsip, dengan keterangar: nomor boks, nama Unit Pengolah, nomor urut arsip, dan tahun penciptaan arsip 4, Penataan Arsip Inaktif dan pembuatan daftar Arsip Inaktif menjadi tanggung jawab Kepala Unit Pengolah /Unit Kerja. C. PEMBUATAN DAFTAR ARSIP INAKTIF
1. 1.Pencipta Arsip menyusun daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan dan ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah/Unit Kerja selaku yang memindahkan arsip dan Unit Kearsipan di lingkungan Pencipta Arsip selaku penerima arsip atau pejabat yang diberi kewenangan. Daftar Arsip Inaktif sekurang-kurangnya memuat: , pen€pta +rs1p,
b.unit pengolah, c nomor arsip; d kode klasifikasi;
e.uraian informasi arsip;
f.kurun waktu, 8 jumlah; dan
h.keterangan. Contoh: DATAR ARSIP INAKTIF YANG DIPINDAHKAN ORGANISASE: SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI BALI UNIT KERJA: BIRO HUKUM op No LA1IA JE4IS/SERIES A A4Lr4 LAL.Af TIN0At 4e ETEANOAN AD et4A4oA.t4 0.s t1 t ( ., tSf t '" (8 tU/it K«pl 4en et tt«d 4n a Ni (L/it hap t44e ta4 ttef tr t Petunjuk Pengisian (I) Nomor : Berisi nomor urut jenis arsip

(2)Kode Klasifikasi Arsip : Berisi tanda dapat membedakan antara masalah masalah vang lain
(3)Jenis/Series Arsip : Berisi jenis/series arsip
(4)Tahun : Berisi tahun terciptanya arsip
(5)Jumlah Herisi jumlah arsip dalam setiap jenis arsip (eksemplar /folder/ boks).
(6)Tingkat Perkembangan : Berisi tingkat perkembangan arsip (asli/copy /tembusan)
(7)Bila terdiri dari beberapa tingat perkembangan dicantumkan seluruhnva
(8)Nomor Boks : Berisi nomor yang memuat lokasi pada boks berapa jenis arsip cdisimpan
(9)Keterangan ; Berisi kekhususan arsip (kertas rapuh/berkas tidak lengkap/lampiran tidak ada)

3.Berita Acara Pemindahan Arsip sekurang-kurangnya memuat waktu pelaksanaan, tempat, jenis arsip vang dipindahkan, jumlah arsip, pelaksana dan penandatangan oleh pimpinan Unit engolah dan/atau Unit Kearsipan pengenal arsip yang yang satu dengan Contoh EERITA ACAR PEMINDAHAN ARSIP omor Pada han in .............anggal..............bulan..............tahun............ yang bertanda tangan dibawah ini, berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan berdasarkan perilsian kembali arsip telah melaksanakan pemtndahan arsip Arstp yang Dpundahkan sebagaumans terlamp:r tercantum dalam Daftar Denita acara in dibuat dalam rangkap 2 (duat dan PARA PIHAK menerma satu rangkap yang mempunya kekuatan hukum sama PIHAK YANG MEMINDAHKAN Jabatan) ttd Nama tanpa gelar NIP Dibuat di ...(tempat), ..• 1tanggalf PIHAK YANG MENERIMA Jabatan] ttd Nama tanpa gelar NIP
4.Dalam hal pemindahan arsip yang memilikei nilai guna berkelanjutan ke unit depot penyimpanan Arsip Inaktif yang dikelola oleh LKD atau Pemindahan Arsip Inaktif di lingkungan Pencipta Arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 1o (sepuluh) tahun, pendokumentasian proses pemindahan dilakukan dengan membuat Berita Acara Pemindahan Arsip
2.Panitia penilai arsip bertugas untuk melakukan penilaian arsip yang akan dimusnahkan
3.Panitia penilai arsip berjumlah ganjil
4.Panitia penilai arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur;

a.pimpinan Unit Kearsipan sebagai ketua merangap anggota;
b.pimpinan Unit engolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota; dan
e.Arsiparis sebagai anggota
1. 5.Panitia penilai arsip pemerintah daerah yang memiliki retensi dibawah IO(sepuluh) tahun terdiri dari
a.pimpinan Unit Kearsipan pada tiap perangkat daerah sebagai ketua merangkap anggota;
b.pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota; dan
c.Arsiparis sebagai anggota.
1. 6.Panitia penilai arsip pemerintah daerah yang memiliki retensi sekurang - kurangnya 10 (sepuluh) tahun terdiri dari:
a.pimpinan Lembaga Kearsipan daerah sebagai ketua merangkap anggota;
b.pimpinan perangkat daerah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota; dan
c.Arsiparis sebagai anggota. 7Dalam hal Pencipta Arsip belum memiliki Arsiparis, anggota dapat digantikan oleh pegawai yang mempunyai tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip. B. PENYELEKSIAN ARSIP 1.Penyeleksian arsip dilakukan oleh panitia penilai arsip melalui RA dengan cara melihat pada kolom retensi inaketif dan pada kolom keterangan dinvntnkan musnah.
1. 2.Dalam hal retensi inaktifnya telah habis atau terlamnpaui dan pada kolom keterangan inyatakan musnah, maka arsip tersebut dapat dikategorikan sebagai arsip usul musnah.
2. 3.Dalam hal Pencipta Arsip belum memiliki RA, dalam melaksanakan pemusnahan arsip mengikuti tahapan prosedur pemusnahan arsip dan setelah mendapnt persetujuan Kepala ANRI C. PEMBUATAN DAFTAR ARSIP USUL MUSNAH 1 Hasil penveleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul mnusnah.
3. 2.Daftar arsip jenis arsip, keterangan usu] musnah sekurang-kurangnya berisi: nomor, tahun, jumlah, tingkat perkembangan, dan Contoh: DAFTAR ARSI USUL MUSNAH I NO I .JENI� ARS11' TAHUN JUMLAH TIN(KAT REM1ANON KETERAN(AN Keterangan Nomor Jenis/Series Arsip Thun Jumlah Tingkat Perkembangan saJinan) Keterangan berisi nomor urut . berisi jenis/series arsrp · berisi tahun pembuatan arsip : berisi jumlah arsip berisi tingkatan keaslian arsip (asli, copy, atau berisi informasi tentang kondisi arsip (misalnya rusak /tidak lengkap/berbahasa asing/daerah) D. PENILAIAN ARSIP Panitia penilai melakukan penilaian terhadap daftar arsip usul musnah dengan melakukan verifikasi secara langsung terhadap fisik arsip. 26. Hasil penilaian sebagaimana dimaksud dalam nomor 22 dituangkan dalam pertimbangan tertulis oleh panitia penilai arsip. Contoh SURAT PETIMBANGAN PANITLA FENIL.AI ARSIF lender «den9er BUMN/ BUMD.++++++ pennohonan prsetuifuan pennusher r6rip di +++ (Venne be«darn urat (Peyebeutengirire Surtj ++.9Ne8nor1+++++sang..++, «alarn heal ini telah filer prilean «di tr4..++++++++++++/(+++++,trledp «deftee dig set e4ilia 4nu «Ingar nnghiller etinnban@et em«nt«tu titan prunhan rip ebagirnan terlennpirate brttuft tun ponusnahr rsip, narnr ad bbrpe bras rs digrtinearer gr fieda edimusnake <ngr leer trt«ntu «beaten trtrnr Denilein hail pertinnb»gen peiti genii er sip, «dengue her pr permnoho»nan pesetuuan lpnnsnohr drip pat «dtundaklaniti «iengan c«pat nnlali pro«urn«lh «Mitt4pan Vern iota, tang#el,than, tah ( eta e 2. 3 A0got (Arp,ebatan..++++++o+ Ag.iota 6..tr ~ + Angotm (App_.. o.jmbatan • Arggotm ,,NI+batan.++++ E PERMOHONAN PERSETUJUAN/PERTIMBANGAN I Persetujuan/pertimbangan pemusnahan arsip terdiri dari a Pemnusnahan arsip di lingungan lembaga negara harus mendapatkan persetujuan tertulis dari Kepala ANRI; b Pemusnahan arsip di Iingkungan pemerintahan daerah provinsi vang memihik retensi sekurang-kurangnya 1o (sepuluh) tahun harus mendapatkan persetujuan tertulis dari Kepala ANRI; c, Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota vang memiliki retensi sekurang-kurangnya to (sepuluh) tahun harus mendapatknn persetujunn tertuhs dari Kepala ANRl; atat Kepala wilayah menyampaikansuratpermohonanpersetujuan pertimbangandaripimpinanpenciptaArsipkepada ANRI/gubernur/bupati/walikota/rektorsesuai kewenangannya.Lihatjuganomor24 menyampaikandaftararsipusulmusnahberupasalinan cetakdansalinanelektronik;dan b. Pemusnahanarsipdilingkunganperguruantingginegeri yangmemilikiretensisekurang-kurangnya1o(sepuluh) tahunharusmendapatkanpersetujuantertulisdariKepala ANRI, e.PemusnahanarsipdilingkunganBUMNatauBUMDyang mnemilikiretensisekurangurangnvaIO(sepuluh)tahun harusmendapatkanpertirmbangantertulisdariKepala ANRI; gPerusnahanarsipdiinguinganpemerintahandaeral provinsiyangmemihikiretensidibawahIo(sepuluh)tahun harusmendapatkanpersetujuantertuhisdarigubernur; h.Pemusnahanarsipdilingkunganpemerintahandaerah kabupaten/kotayangmerihikiretensidibawah10 (sepuluh)tahunharusmendapatpersetujuantertulisdari bupati/walikota; i.Pemusnahanarsipdilingkungan perguruan tingginegeri yangmemilikiretensidibawah1O(sepuluh)tahunharus mnendapatpersetujunntertulisdarirektorntausebutanlain yangseen1s, j.PermusnahanarsipdilingkunganBUMNatauBUMDyang memilikiretensidibawahIO(sepuluh)tahunharus mendapatpertimbangantertuhisdaripimpinanBUMNatnu UMD 2.Ketentuanmengenaipermohonan persetujuanatau pertimbanganpemusnahanarsipsebagaimanadimaksud dalarmnomor24berlakusecaramutatismutandisbagi perusahaanatauperguruantinggiswastayangkegiatannya dibiayaidengananggarannegaradan/ataubantuanluar negeri. 3.DalamhalpemusnahanarsiptanpaJRAharusmendapatkan persetujuandariKepalaANRItanpamembedakanretensinya. 4,Prosespermohonanpersetujuan ataupertimbangan pemusnahanarsipharusmemenuhipersyaratansebagai berikut: a. c.mnenyampaikansuratpertimbanganolehpanitiapenilai arsip. F.PENETAPANARSIPYANGAKANDIMUSNAHKAN PimpinanPenciptaArsipmengeluarkanpenetapanterhadaparsip yangakandimusnahkandenganmengacupadapersetujuan tertulisdariKepalaANRI/gubernur/bupati/walikota/rektorsesua wilayahkewenangannya(Lihatjuganomor24) danpertimbangar tertulisdaripanitiapenilaiarsip. G. PELAKSANAAN PEMUSNAHAN ARSI Pelaksanaan pemusnahan arsip memperhatikan ketentuan
a.dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali;
b.disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit kerja bidang hukumn dan/atau unit kerja pengawasan dari lingkungan Pencipta Arsip yang bersangkutan; dan
c.disertai penandatanganan Derita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan.
1. 2.Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan dengan membuat Berita Acara Pemusnahan Deserta Daftar Arsip Usu] Musnah yang dibuat rangkap 2 (dua).
2. 3.Berita acara tersebut ditandatangani oleh pimpinan Unit Kearsipan, pimpinan Unit Pengolah yang arsipnya akan imusnahkan, dan disaksikan sekurang urangnya dari unit kerja bidang huum dnn unit kerja bidang pengawnsan FE.RITA ACARA EMU'NAMAN ARI Vo+nor o ..than.. +ooo, .tahn.,+++++o, ans bertanda tan@an eta es, bee«den lets Itetenst rip den beraran penile lernbel arip teleh rn@lanker pernusnahn rip.. ffrr Arts re Duetnahlan terlernpt end AA.++es banal.+ teentusn «alann rnbar Peeninahan artp ecara total Kepaa rt engotah it'rt Hukumf LU'nut engawas Internal epela LU/est Ker span 4, Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara, antara lain;
a.pencacahan;
b.penggunaan bahan kimia; atau
c.pulping.
1. 5.Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan kegiatan pemusnahan arsip wajib disimpan oleh Pencipta Arsip, meliputi;
a.keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip;
b.notulen rapat penitia penilai pemusnahan arsip pada saat melakukan penilaian;
c.surat pertimbangan dari panitia penilai kepada pimpinan Pencipta Arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan;
d.surat persetujuan pemusnahan arsip dari Kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 1o tahun;
e.keputusan pimpinan Pencipta Arsip tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip;
f.berita acara pemusnahan arsip;dan
g.daftar arsip yang dimusnahkan. BA 1H PENYERAHAN ARSI STATIS A. PENYELEKSIAN DAN PEMBUATAN DAFTAR ARSIP USUL SERAH
1. 1.Penyeleksian Arsip Statis dilakukan melalui JRA dengan cara mehihat pada kolom retensi inaktif dan pada kolom keterangan yang dinyatakan permanen.
2. 2.Dalam hal retensi inaktifnya telah habis atau terlampaui dan pada kolom keterangan dinyatakan permanen, maka arsip tersebut telah mnemasuki masa arsip usul serah.
3. 3.Hasil penyeleksian arsip dituangkan dalam daftar arsip usul serah.
4. 4.Daftar arsip usul serah sekurang-kurangnya berisi: nomor, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, kurun waktu, jumlah arsip dan keterangan Contoh: DAFTAR ARSIP STATIS YANG DISERAHKAN Nama Pencipta ; (a)....08%»+ Alamnat 1..00+,,(b)....ooo No. Kode Uraian Jumlah Keterangan Klarifikasi Informasi Kurun waktu Arsip Arsip I 2 3 4 5 6 - - - - - . ooooooooo.. (tempat), tanggal, tahun...088..., eng mnengajukan i+pine peneipt Arip ttd epel Lrnbga riper ttd f none j«las l VI.+++ () Alamnt Dist alamat nama instansi/Pencipta Arsip; Nomor urut, ode klasifikasi arsip (apabila memiliki klasifikasi arsip), Uraian informasi yang terkandung dalam arsip, ruin wnktti tertiptanyn arsip, umlah arstp (lembaran,Derkas], Informasi khusus yang penting untuk diketahui, seporti kertns rapuh, berkas tidak lengkap, lampiran tidak aa, tingkat keaslian dan sebagainva instansi/peneipta Arsip, Petunjuk Pengsan (a) Name Peneipta . Diisi I. Nomor 2 Kode Klasifikasi 3 Uraian Informasi Arsip I Kurun Wpktt 5 umlah Arsip
5. 6.Keterangan • PENILAMAN ARSIP 1 Panitia pemilai melakukan penilaian terhadap daftar arsip usul serah dengan melakukan verifikasi secara langstung terhadap fisik arsip. Hasil penilaian sebagaimann dimnksud dalam nomor 339 dituangkan dalam pertimbangan tertuhis oleh pamitia penilai arsip C. PEMBERITAHUAN PENYERAHAN ARSIP STAT1S I. Pemberitahuan akan menyerahkan Arsip Statis oleh pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala Lembaga Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya disertai dengan pernyataan dari pimpinan Pencipta Arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan
6. 2.Proses pemberitahuan penyerahan Arsip Statis harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
a.menyampaikan surat permohonan penyerahan Arsip Statis dari pimpinan Pencipta Arsip kepada Kepala Lembaga Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya;
b.menyampaikan daftar arsip usul serah; dan
c.menyampaikan surat pertimbangan oleh panitia penilai arsip. D. VERIFIKASI DAN PERSETUJUAN I. Kepala Lembaga Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya melakukan verifikasi daftar arsip usul serah berdasarkan permohonan penyerahan Arsip Statis dari Pencipta Arsip.
1. 2.Kepala Lembaga Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya dapat memberikan rekomendasi atas hasil verifikasi daftar arsip usul serah terhadap arsip yang diterima atau ditolak kepada Pencipta Arsip.
2. 3.Kepala Lembaga Kearsipan sesuai wilayah memberikan persetujuan atas daftar arsip Pencipta Arsip.· E. PENETAPAN ARSIP YANG DISERAHKAN Pimpinan Pencipta Arsip mengeluarkan penetapan terhadap arsip yang akan diserahkan kepada Lembaga Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya dengan mengacu pada persetujuan dari Kepala Lembaga Kearsipan. F, PELAKSANAAN SERAH TERIMA ARSIP I,Pelaksanaaan serah terima Arsip Statis oleh pimnpinan Peneipta Arsip kepada Kepala Lembaga Kearsipan dengan disertai berita acara, daftar arsip usul serah dan fisik arsip yang akan diserahkan
3. 2.Susunan format berita acara meliputi;
a.Kepala, memuat logo, judul, dan hari/ tanggal tahun, tempat pelaksanaan penandatanganan, nama dan jabatan para pihak yang mnembunt Derita acara,
b.batang tubuh, memuat kegiatan yang dilaksanakan, termasuk bilamana ada klausul perjanjian antara kedua pihak khususnya mengenai hak akses Arsip Statis;
c.kaki, memuat nama jabatan dan pejabat atau pihak yang dikuasakan olehnya, serta tanda tangan para pihak yang mnelakukan penandatanganan naskah berita kewenangannya usul serah dari Contoh. t4Mr EN4T est TEL.4ON ANSI.It.A 44114 DR+At4A N€1"A est,4AL L.441AG» AN14AN 4040$4DLA441,A44 14444 4s4Aust ea + 44u4a eh4 ef..4%444 4de 41N, al 4a444 44t4$f44 4« f44 « ta + 44et4f et4 de 44 4 41et ht $fer$pt4A,DtAtrued of. d ts Lr rip4+es tlh eler rh tr r tee-etprA A$ts trlnr ufuk duos di Le Crin Pest err «rt «dlr .4direr 44he Al ptth, +nnrn4far et%.. 1dA Dt • it 4! u4if + ts«ti 1t 4NT444 a+4 4 "444e44lg] • d I' GUBERNUR BALI, MADE MANGKU PASTIKA

Isi peraturan

Teks4PDFHirarki

Memuat teks peraturan…