DokumenPeraturan Gubernur (Pergub)Berlaku

Peraturan Gubernur (PERGUB) Provinsi Kalimantan Utara Nomor 34 Tahun 2022

Nomor: 34
Tahun: 2022
Ditetapkan: 21 Oktober 2022
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 67

Lembaga terkait

Ringkasan

BAB I KETENTUAN UMUM BAB II PEMBINAAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN BAB III PENGAWASAN ATAS PELAKSANAAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN BAB III PENGAWASAN ATAS PENEGAKAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN DI BIDANG KEARSIPAN BAB IV TIM PENGAWASAN KEARSlPAN BAB V PROSEDUR PENGAWASAN BAB VI SANKSI BAB VII PEMBIAYAAN BAB VIII KETENTUAN PENUTUP

Isi peraturan

Menetapkan

menetapkan Peraturan Gubemur Kalimantan Utara tentang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan;

1.Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;
2.Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
3.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
4.Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234) sebagairnana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2019 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 ten tang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 183, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6398); ·2·
5.Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2012 Tentang Pembentukan Provinsi Kalimantan Utara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 229, Tambahan Lembaran Negara Repubiik Indonesia Nomor 5362);
6.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Repubiik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Repubiik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana teiah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2022 tentang Hubungan Keuangan antara Pemerintah dengan Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Repubiik Indonesia Tahun 2022 Nomor 4, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6757);
7.Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 99, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5149);
8.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
9.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 22 Tahun 2012 tentang Desain Pembinaan Kearsipan pada Pemerintah Daerah (Serita Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 241);
10.Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Serita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 2036) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 120 Tahun 2018 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Serita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 157);
11.Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan (Berita Negara Repubiik Indonesia Nomor 806 Tahun 2019);
12.Peraturan Daerah Provinsi Kalimantan Utara Nomor 7 Tahun 2019 Tentang Penyeienggaraan Kearsipan (Lembaran Daerah Provinsi Kalimantan Utara Tahun 2019 Nomor 7, Tambahan Lembaran Daerah Provinsi Kalimantan Utara Tahun 2019 Nomor 23); Menetapkan MEMUTUSKAN:

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan: I. Daerah adalah Daerah Provinsi Kalimantan Utara.

2.Gubemur adalah Gubemur Kalimantan Utara.
3.Pemerintah Daerah adalah Gubemur sebagai unsur penyeienggara Pemerintah Daerah yang memimpin peiaksanaan urusan pemerintahan menjadi kewenangan daerah otonom.
4.Kabupaten/Kota adalah Kabupaten/Kota di Provinsi Kalimantan Utara.
5.Perangkat Daerah yang seianjutnya disingkat PD adalah Perangkat Daerah/Unit Kerja di Iingkungan Pemerintahan Daerah Provinsi Kalimantan Utara.
6.Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Utara yang seianjutnya disebut Dinas adalah Perangkat Daerah yang meiaksanakan urusan pemerintahan daerah di bidang kearsipan.
7.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenan dengan arsip.
8.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan kornunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam peiaksanaan kehidupan masyarakat, berbangsa dan bemegara. . 4.
9.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan tugas fungsi dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip pada Pemerintah Provinsi.
10.Pencipta arsip tingkat Provinsi adalah Badan Usaha Milik Daerah, Organisasi politik berskala Provinsi, dan perusahaan swasta berskala provinsi.
11.Pencipta arsip tingkat Kabupaten/Kota adalah Badan Usaha Milik Daerah, Organisasi kemasyarakatan berskala kabupaten/kota, organisasi politik berskala kabupaten/kota, dan perusahaan swasta berskala kabupaten/kota.
12.Unit Kearsipan adalah satuan kerja yang melekat pada pencipta arsip yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kerarsipan yang meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
13.Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya.
14.Pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan.
15.Audit kearsipan adalah proses identifikasi masalah, analisis dan evaluasi bukti yang dilakukan secara independen, objektif, dan profesional berdasarkan standar kearsipan untuk menilai kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektivitas, efisien, dan keandalan penyelenggaraan kearsipan.
16.Audit kearsipan eksternal adalah audit kearsipan yang dilaksanakan oleh Tim Pengawas Kearsipan Eskternal atas penyelenggaraan kearsipan pada pencipta arsip tingkat Provinsi dan Lebaga Kearsipan Kabupaten/Kota.
17.Audit kearsipan internal adalah audit kearsipan yang dilaksanakan oleh Tim Pengawas Kearsipan Daerah lnternal atas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perangkat daerah pencipta arsip tingkat Provinsi. • 5 •
18.Objek pengawasan adalah pencipta arsip/lembaga kearsipan yang diawasi.
19.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya sisebut BUMD adalah badan usaha yang seluruh atau sebaggian besar modalnya dimiliki oleh Pemerintah Daerah.
20.Tim Pengawas Kearsipan Daerah adalah tim pengawas kearsipan yang dibentuk oleh Gubernur dengan tugas melaksanakan pengawasan penyelenggaraan kearsipan pencipta arsip tingkat Provinsi dan Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota.
21.Tim Pengawas Kearsipan Internal adalah Tim Pengawas Kearsipan Daerah yang dibentuk oleh Gubernur untuk melaksanakan pengawasa.n penye1enggaraan kearsipan di Perangkat Daerah Provinsi.
22.Laporan Audit Kearsipan Ekstemal yang selanjutnya disingkat LAKE adalah laporan yang disusun berdasarkan laporan hasil audit penyelenggaraan kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan daerah.
23.Laporan Audit Kearsipan Internal yang selanjutnya disingkat LAKI adalah laporan yang disusun oleh pimpinan pencipta arsip berdasarkan hasil audit internal yang dilaksanakan di lingkungannya.
24.Laporan Hasil Monitoring Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Kearsipan yang selanjutnya disingkat LHM adalah laporan yang disusun oleh Tim Pengawaws Kearsipan atas hasil kegiatan monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan.
25.Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurangkurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
26.Program Kerja Pengawasan kearsipan Tahunan yang selanjutnya disingkat PKPKT adalah rencana kegiatan Pengawasan Kearsipan untukjangka waktu satu tahun anggaran.

Pasal 2

Maksud pembentukan peraturan gubemur pelaksanaan pembinaan dan pengawasan kearsipan dilingkungan Pemerintah Daerah. ini sebagai pedoman bagi penyelenggaraan -·-

Pasal 3

Pembentukan Peraturan Gubemur ini bertujuan untuk membina dan mengawasi penyelenggaraan kearsipan pada setiap pencipta arsip di lingkungan Pemerintah Daerah dan pencipta arsip tingkat Provinsi sesuai dengan arah dan sasaran pembangunan nasional di bidang kearsipan.

Pasal 4

Ruang lingkup Peraturan Gubernur ini, meliputi:

a.Pembinaan Penyelenggaraan Kearsipan;
b.Pengawasan atas pelaksaan penyelenggaraan kearsipan;
c.Pembentukan tim pengawasan kearsipan dan prosedur pengawasan kearsipan; dan
d.Pengawasan atas penegakan peraturan perundang-undangan dibidang kearsipan.

BAB II

PEMBINAAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Pasal 5

(1)Pembinaan penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dirnaksud pada Pasal 4 huruf a dilakukan oleh Gubemur.
(2)Pembinaan sebagaimana dimaksud pada ayat (!), meliputi:
1. a.koordinasi penyelenggaraan kearsipan;
2. b.penyusunan pedoman kearsipan;
3. c.pernberian bimbingan, supervisi dan konsultasi pelaksanaan kearsipan;
4. d.sosialisasi kearsipan
5. e.pendidikan dan/atau pelatihan, birnbingan teknis, pendampingan kearsipan; dan
6. f.perencanaan, pemantauan dan evaluasi.
(3)Dinas bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pembinaan penyelenggaraan kearsipan.

Pasal 6

( 1) Dinas bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pembinaan penyelenggaraan kearsipan sebagaimana dimaksud pada Pasal 5 ayat

(3)terhadap:
1. a.PD;
2. b.pencipta arsip tingkat provinsi;
3. c.lembaga kearsipan Kabupaten/Kota; dan
4. d.masyarakat. ·1·
(2)Dalam melaksanakan pembinaan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1), Dinas wajib memenuhi syarat, meliputi:
1. a.memiliki arsiparis terampil dan arsiparis ahli sesuai dengan kebutuhan; dan
2. b.arsiparis sebagaimana dimaksud pada huruf a, telah mengikuti pendidikan dan pelatihan maupun bimbingan teknis.

Pasal 7

Unit Kearsipan pada pencipta arsip bertanggung jawab melakukan pembinaan internal dalam pengelolaan arsip dilingkungannya.

BAB ILL

PENGAWASAN ATAS PELAKSANAAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Pasal 8

(1)Pengawasan atas pelaksanaan penyelenggaraan kearsiapan dilakukan oleh Dinas dan/atau unit kearsipan pada pencipta arsip di Lingkungan Pemerintah Daerah atas pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan.
(2)Pengawasan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan secara terkoordinasi dengan PD yang menyelenggarakan fungsi pengawasan Pernerintah Daerah dan Kabupaten/Kota.
(3)Pengawasan penyelenggaraan kearsipan dan pengelolaan arsip.

Pasal 9

Pengawasan Atas Pelaksanaan Penyelenggaraan Kearsipan, sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf b, terdiri atas:

a.pengawasan kearsipan eksternal; dan
b.pengawasan kearsipan internal.

Pasal 10

Pengawasan Kearsipan eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf a terdiri atas:

a.Pengawasan sistem kearsipan ekstemal; dan
b.Pengawasan penyelamatan Arsip Statis eksternal.

Pasal 11

Pengawasan sistem kearsipan ekstemal sebagaimana dimaksud dalam Pasal IO huruf a dilaksanakan oleh Dinas, terhadap:

a.Kabupaten/Kota melalui Perangkat Daerah yang menyelenggarakan urusan dibidang kearsipan; dan
b.BUMD.

Isi peraturan

Teks67PDFHirarki

Memuat teks peraturan…