DokumenPeraturan Gubernur (Pergub)Berlaku

Peraturan Gubernur (PERGUB) Provinsi Sulawesi Barat No. 11 Tahun 2017

Nomor: 11
Tahun: 2017
Ditetapkan: 15 Mei 2017
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 22

Lembaga terkait

Ringkasan

Dalam Peraturan Gubernur ini diatur mengenai maksud dan tujuan pengaturan sistem pengadministrasianan acara kegiatan, jenis acara kegiatan yang dimaksud, tata cara verifikasi dan validasi acara kegiatan yang dimaksud, dan sanksi terhadap Setiap OPD yang tidak menggunakan aplikasi Sistem Pengadministrasian Acara Secara Elektronik.

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa untuk mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan daerah Provinsi Sulawesi Barat yang efektif dan didukung dengan tersedianya informasi dan pelayanan publik yang cepat, profesional dan transparan, perlu dilakukan pengadministrasian Acara Kegiatan pemerintahan daerah secara terkoordinasi, terintegrasi dan terarah secara elektronik berbasis teknologi informasi dalam suatu sistem;
c.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Gubernur tentang Sistem Pengadministrasian Acara Kegiatan Secara Elektronik Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 26 Tahun 2004 tentang Pembentukan Provinsi Sulawesi Barat (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 105, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4422);

2.Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Tahun 2008 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4843) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Tahun 2016 Nomor 251, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5952);
3.Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara SALINAN JDIH Provinsi Sulawesi Barat Republik Indonesia Nomor 5494);
4.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587), sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang- Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
5.Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 189, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5348);
6.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 704);
7.Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 649);
8.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 2036);
9.Peraturan Daerah Provinsi Sulawesi Barat Nomor 6 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi Sulawesi Barat (Lembaran Daerah Provinsi Sulawesi Barat Tahun 2016 Nomor 6 Tambahan Lembaran Daerah Provinsi Sulawesi Barat Nomor 79);
10.Peraturan Gubernur Sulawesi Barat Nomor 40 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Tugas dan Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sulawesi Barat (Berita Daerah Provinsi Sulawesi Barat Tahun 2016 Nomor 40); MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN GUBERNUR TENTANG SISTEM PENGADMINISTRASIAN ACARA KEGIATAN SECARA ELEKTRONIK DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI BARAT.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Gubernur ini, yang dimaksud dengan : JDIH Provinsi Sulawesi Barat

1.Daerah adalah Provinsi Sulawesi Barat.
2.Gubernur adalah Gubernur Sulawesi Barat.
3.Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disingkat DPRD adalah lembaga perwakilan rakyat daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah.
4.Pemerintahan Daerah adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh Pemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah menurut asas otonomi dan tugas pembantuan dengan prinsip otonomi seluas- luasnya dalam sistem dan prinsip Negara Kesatuan Repubik Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.
5.Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Kepala Daerah dan DPRD dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah.
6.Organisasi Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat OPD adalah perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi Sulawesi Barat.
7.Pimpinan adalah Gubernur, Wakil Gubernur, Sekretaris Daerah, dan Asisten Sekretaris Daerah.
8.Biro Umum dan Perlengkapan adalah Biro Umum dan Perlengkapan Sekretariat Daerah Provinsi Sulawesi Barat.
9.Kegiatan adalah aktifitas yang dilakukan OPD atau Instansi lain yang meliputi Rapat-rapat, Seminar, Work Shop, Uji Publik Rancangan Peraturan Daerah atau Rancangan Peraturan Gubernur, baik yang dilaksanakan di Kantor Gubernur maupun di luar Kantor Gubernur.
10.Administrasi adalah tatalaksana dalam pengaturan kegiatan yang melibatkan Gubernur, Wakil Gubernur, Sekretaris Daerah, dan Asisten Sekretaris Daerah, dan OPD.
11.Informasi Elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, pita, rancagan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.
12.Transaksi Elektronik adalah perbuatan hokum yang dilakukan dengan menggunakan Komputer, jaringan Komputer, dan/atau media elektronik lainnya.
13.Teknologi Informasi adalah suatu teknik untuk mengumpulkan, menyiapkan, menyimpan, memproses, mengumumkan, menganalisis, dan/atau menyebarkan informasi.
14.Dokumen Elektronik adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, symbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.
15.Sistem Elektronik adalah serangkaian perangkat dan prosedur elektronik yang berfungsi mempersiapkan, mengumpulkan, mengolah, menganalisis, menyimpan, menampilkan, mengumumkan, mengirimkan, dan/atau menyebarkan Informasi Elektronik. JDIH Provinsi Sulawesi Barat
16.Penyelenggaraan Sisten Elektronik adalah pemanfaatan Sistem Elektronik oleh penyelenggara negara, Orang, Badan Usaha, dan/atau masyarakat.
17.Penyelenggara Sistem Elektronik adalah setiap Orang, penyelenggara negara, Badan Usaha, dan masyarakat yang menyediakan, mengelola, dan/atau mengoperasikan Sistem Elektronik, baik secara sendiri-sendiri maupun bersama-sama kepada pengguna Sistem Elektronik untuk kperluan dirinya dan/atau keperluan pihak lain.
18.Aplikasi adalah pemecahan masalah yang menggunakan salah satu teknik pemrosesan data aplikasi yang diinginkan oleh pengguna.

BAB II

MAKSUD DAN TUJUAN

Pasal 2

Pengaturan Sistem Pengadministrasian Acara Kegiatan secara elektronik dimaksudkan sebagai pedoman bagi Pemerintah Daerah Provinsi Sulawesi Barat dalam melakukan penatausahaan dan pengoordinasian acara kegiatan Pimpinan dan Organisasi Perangkat Daerah secara cepat, profesional, dan transparan.

Pasal 3

Sistem Pengadministrasian Acara Kegiatan secara elektronik bertujuan untuk :

a.mewujudkan tertib administrasi pelaksanaan acara kegiatan Pemerintah Daerah secara tertib, lancar, teratur, terintegrasi, terarah, terkendali, dan terstruktur;
b.mengoordinasikan jadwal acara kegiatan, bahan Sambutan/Pengarahan Gubernur/Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah.
c.mewujudkan pelaksanaaan dan pengoordinasian pelayanan kegiatan Pimpinan, OPD, dan Tamu yang dilakukan Biro Umum dan Perlengkapan;
d.mewujudkan pelaksanaaan dan pengoordinasian pelayanan dalam acara kegiatan, secara cepat, professional, dan transparan;
e.mengoordinasikan jadwal acara kegiatan, bahan Sambutan/Pengarahan Gubernur/Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah.
f.mendokumentasikan acara kegiatan Pimpinan dan OPD;
g.menjamin kegiatan yang dilakukan OPD tidak tumpang tindih dengan kegiatan OPD lainnya.

Pasal 4

Sistem Pengadministrasian Acara Secara Elektronik dilakukan untuk pengaturan :

a.pelayanan ketatausahaan Gubernur, Wakil Gubernur, Sekretaris Daerah, Staf Ahli Gubernur, Asisten Sekretaris Daerah, dan OPD; JDIH Provinsi Sulawesi Barat
b.pengaturan acara kegiatan yang dihadiri oleh Gubernur, Wakil Gubernur, Sekretaris Daerah, Staf Ahli Gubernur, Asisten Sekretaris Daerah, dan OPD;
c.penyebarluasan undangan mengenai acara kegiatan dan acara resmi yang diselenggarakan Pemerintah Daerah serta acara kenegaraan yang diselenggarakan di Daerah;
d.pengoordinasian acara kegiatan rapat-rapat yang diselenggarakan OPD;
e.pengoordinasian jadwal acara kegiatan, bahan Sambutan/Pengarahan Gubernur/Wakil Gubernur, dan Sekretaris Daerah; dan
f.pelaporan hasil dan dokumentasi acara kegiatan secara elektronik.

BAB III

PENGADMINISTRASIAN ACARA KEGIATAN

Pasal 5

(1)Jenis Acara Kegiatan terdiri atas :
1. a.acara kegiatan yang dilakukan Pemerintah Provinsi; dan
2. b.acara kegiatan yang dilakukan OPD.
(2)Acara Kegiatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a, diadministrasikan di Tata Usaha Pimpinan.
(3)Acara Kegiatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b, OPD, diadministrasikan di Sekretariat OPD.

Pasal 6

(1)Acara kegiatan yang dilakukan oleh Pemerintah Provinsi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) huruf a, terdiri atas :
1. a.acara internal Pimpinan, yaitu Acara Kegiatan Pemerintah Provinsi yang melibatkan unsur Pimpinan, tidak merupakan kewenangan Instansi lain, atau acara yang merupakan perintah langsung Pimpinan; dan
2. b.acara eksternal Pimpinan, yaitu Acara Kegiatan yang diikuti oleh Pemerintah Provinsi yang diusulkan dari pihak luar Pemerintah Provinsi.
(2)Acara Kegiatan yang dilakukan oleh OPD sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) huruf b, terdiri atas :
1. a.acara internal OPD, yaitu Acara Kegiatan yang diselenggarakan oleh OPD dan mengundang pihak di luar OPD; dan
2. b.acara eksternal OPD, yaitu Acara Kegiatan yang diikuti oleh OPD atas undangan pihak di luar Pemerintah Provinsi.

Pasal 7

(1)Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan melakukan verifikasi dan validasi Acara Kegiatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (2) secara elektronik, berupa : JDIH Provinsi Sulawesi Barat
1. a.acara kegiatan internal dan eksternal Pimpinan; dan
2. b.acara kegiatan internal dan eksternal OPD.
(2)Hasil verifikasi dan validasi Acara Kegiatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sesuai materinya, disampaikan kepada :
1. a.Pimpinan; dan/atau
2. b.OPD.
(3)Penyampaian hasil verifikasi dan validasi Acara Kegiatan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan melalui teknologi informasi yang disajikan melalui display dan smartphone setiap Pegawai Negeri Sipil di OPD.

Pasal 8

Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan melakukan Pengadministrasian Acara Kegiatan secara elektronik berdasarkan Hasil Verifikasi Acara Kegiatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2), melalui mekanisme sebagai berikut :

a.semua Acara Kegiatan beserta jadwalnya yang akan dilakukan baik oleh Pemerintah Provinsi maupun OPD disampaikan ke Biro Umum dan Perlengkapan secara elektronik.
b.pengadministrasian Acara Kegiatan yang memerlukan kehadiran Gubernur, Wakil Gubernur, Sekretaris Daerah, Staf Ahli Gubernur, dan para Asisten, dilakukan oleh Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan dengan berkoordinasi dengan Bagian Protokol;
c.pengadministrasian Acara Kegiatan yang dilakukan oleh OPD yang tidak memerlukan kehadiran Gubernur, Wakil Gubernur, Sekretaris Daerah dan para Asisten, dilakukan oleh Unit Kerja OPD yang menyelenggarakan fungsi ketatausahaan.

Pasal 9

(1)Acara Kegiatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf a, dilampiri dengan :
1. a.undangan/surat resmi acara;
2. b.jadwal susunan daftar acara;
3. c.unsur-unsur yang diundang;
4. d.naskah Sambutan/Pengarahan; dan
5. e.daftar nara sumber (kalau ada).
(2)Bahan naskah Sambutan/Pengarahan sebagaimana dimaksud pada ayat
(1)huruf d, disiapkan oleh OPD terkait dan disampaikan secara tertulis ke Biro Humas dan Protokol, serta disampaikan secara elektronik ke Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan untuk disampaikan kepada Gubernur atau pejabat yang ditunjuk untuk memberikan Sambutan/Pengarahan sesuai jadwal waktu yang ditentukan.
(3)Apabila Gubernur, Wakil Gubernur, Sekretaris Daerah berhalangan hadir, Biro Umum meneruskan Acara Kegiatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) kepada pejabat sesuai petunjuk/arahan Gubernur, Wakil Gubernur, Sekretaris Daerah. JDIH Provinsi Sulawesi Barat

Pasal 10

(1)Dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi yang dilakukan di Daerah, Naskah Sambutan Gubernur disusun oleh Biro Humas dan Protokol dengan berkoordinasi dengan OPD terkait dan disampaikan secara elektronik melalui Sub Tata Usaha Pimpinan.
(2)Naskah Sambutan, Penjelasan, Tanggapan, dan Pendapat Akhir Gubernur terhadap Rancangan Peraturan Daerah, disusun oleh OPD yang terkait dengan materi kegiatan dan berkoordinasi dengan Biro Humas dan Protokol, dan disampaikan secara elektronik kepada Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan untuk dimasukkan ke dalam file elektronik.
(3)Arsip Naskah Sambutan Gubernur sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disimpan di Biro Humas dan Protokol.

Isi peraturan

Teks22PDFHirarki

Memuat teks peraturan…