Pelaksanaan Penilaian Risiko meliputi tahapan prakondisi, penetapan kriteria, dan langkah kerja penilaiannya. 1 LAMPIRAN PERATURAN GUBERNUR SULAWESI TENGAH NOMOR TAHUN 2018 TENTANG PEDOMAN PELAKSANAAN PENILAIAN RISIKO DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI TENGAH PEDOMAN PELAKSANAAN PENILAIAN RISIKO DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI SULAWESI TENGAH Kebutuhan penyusunan pedoman penilaian risiko yang lebih operasional semakin dibutuhkan karena penyelenggaraan SPIP melekat pada tindakan dan kegiatan. Sebagai kelanjutan dari Pedoman Teknis tersebut, Pedoman Pelaksanaan Penilaian Risiko ini dirancang mengikuti tindakan dan kegiatan pada tiga tingkat atau level yaitu: strategis, organisasional, dan operasional. B. Maksud dan Tujuan Pedoman Pelaksanaan Penilaian Risiko ini disusun dengan maksud untuk memberikan acuan dan panduan untuk mempercepat penyelenggaraan SPIP di lingkungan Instansi Pemerintah Provinsi Sulawesi Tengah. Penggunaan Pedoman Pelaksanaan ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai :
a.Tujuan Instansi Pemerintah telah ditetapkan dalam Renstra;
b.Instansi Pemerintah telah menetapkan prioritas tujuan yang akan dicapai yaitu salah satu atau gabungan dari pengamanan aset, kepatuhan pada peraturan perundang-undangan, keandalan laporan keuangan, dan efisiensi dan efektivitas operasi. Hal ini dengan sendirinya akan menjadi tujuan pada Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan unit kerja lainnya; dan
c.Tujuan tersebut sudah memenuhi syarat: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Timeframe (SMART) dan telah selaras dengan visi, misi dan indikator kinerja; 4
2.Identifikasi Kegiatan Utama Instansi Pemerintah Instansi Pemerintah juga wajib menetapkan tujuan pada tingkat kegiatan dalam hal ini sasaran kegiatan. Prasyarat ini diwajibkan untuk semua Kegiatan Utama Instansi Pemerintah atau kegiatan pendukung jika dianggap perlu. Secara khusus, Lampiran PP Nomor 60 Tahun 2008, antara lain memberikan prasyarat yang harus diperhatikan dalam menetapkan tujuan pada tingkat kegiatan yaitu :
a.harus berdasarkan pada tujuan dan rencana strategis Instansi Pemerintah;
b.harus saling melengkapi, saling menunjang, dan tidak bertentangan satu dengan lainnya;
c.relevan dengan seluruh kegiatan utama Instansi Pemerintah;
d.mempunyai unsur kriteria pengukuran; dan
e.didukung sumber daya Instansi Pemerintah yang cukup.
3.Apabila terdapat kegiatan yang tidak memenuhi persyaratan di atas, misalnya kegiatan pada RKPD Pemda tidak selaras dengan kegiatan menurut tugas dan fungsi instansi pemerintah atau tidak selaras dengan Renstra instansi pemerintah, maka untuk kepentingan penilaian risiko atau penerapan unsur SPIP lainnya, kegiatan yang tidak selaras tersebut untuk sementara dimasukkan sebagai kegiatan ad-hoc di organisasi yang bersangkutan. kelemahan SPIP hasil DA maupun temuan hasil audit atau reviu dari BPK atau APIP perlu dianalisis agar penilaian risiko efektif dan efisien. Identifikasi kelemahan pengendalian intern ini dimaksudkan untuk memberikan data awal terhadap risiko yang harus diidentifikasi atau menilai bagaimana pengaruhnya pada saat dilakukan analisis risiko. Kelemahan suatu pengendalian pada aspek kegiatan tertentu akan dinilai bagaimana pengaruhnya terhadap nilai dampak atau nilai kemungkinannya. Diagnostic Assessment juga menghasilkan area perbaikan Areas of Improvement (AOI). Area perbaikan ini tidak hanya menunjuk ke arah infrastruktur atau unsur SPIP yang akan diperbaiki tetapi juga menunjuk ke unit organisasi mana yang akan diperbaiki termasuk mengidentifikasi di dalamnya sub unsur Lingkungan Pengendalian. Kemanapun arahnya, karena perbaikan secara operasional akan memerlukan perencanaan dan penganggaran kinerja dan perencanaan akan berbasis kegiatan, maka perbaikan yang direkomendasikan dalam Areas of Improvement (AOI) mau tidak mau harus memilih dari “kegiatan utama” yang ada di unit organisasi atau mengusulkan “kegiatan utama tambahan” agar tersedia anggarannya. Jika Areas of Improvement (AOI) terletak pada unsur Lingkungan Pengendalian, penilaian risiko tetap dilakukan dengan memperhatikan dampak kelemahan Lingkungan Pengendalian tersebut terhadap risiko yang dihadapi Instansi Pemerintah. Hal yang sama diterapkan terhadap adanya Areas of Improvement (AOI) yang didasarkan pada Laporan Hasil Pemeriksaan BPK, yang terkait, baik langsung maupun tidak langsung, dengan SPIP. Tindak lanjut atas temuan tersebut perlu dilakukan dalam kerangka pikir SPIP, dalam hal ini, instansi pemerintah menentukan keterkaitan temuan dimaksud dengan kegiatan utama yang ada. 5
1.Penetapan Konteks Strategis/Eksternal Pencapaian tujuan suatu instansi pemerintah tidak dapat dilepaskan dari tindakan yang bersifat strategis yang tidak tercermin dalam kegiatan teknis operasional di tingkat bawah namun sangat berpengaruh terhadap keberadaan dan kelangsung an suatu instansi pemerintah. Tindakan yang biasanya menjadi tugas pimpinan instansi pemerintah tersebut harus dipetakan dengan baik pada konteks strategis untuk mempermudah proses penilaian risikonya.
a.Prinsip dan Tujuan Penetapan Konteks Strategis Penetapan konteks strategis pada prinsipnya merupakan pernyataan peran suatu instansi pemerintah di lingkungannya. Pernyataan peran instansi dinyatakan dalam pernyataan visi dan misi, tujuan dan sasaran yang dibangun setelah menganalis lingkungan eksternal dan internal. Tujuan yang ditetapkan tersebut harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu. Dalam konteks Penilaian Risiko, Penetapan konteks strategis di samping bertujuan untuk membatasi ruang lingkup, kriteria dan struktur penilaian risiko, juga untuk memudahkan komunikasi pimpinan Instansi Pemerintah dengan seluruh pegawainya.
b.Output Penetapan Konteks Strategis Output Penetapan Konteks Strategis adalah deskripsi tentang aktivitas strategis, outcome yang diinginkan dari aktivitas strategis, faktor-faktor kritis di dalam lingkungan, pemangku kepentingan (stakeholder) internal dan eksternal, serta kirteria evaluasi risiko.
c.Langkah Utama Penetapan Konteks Strategis Langkah utama untuk mendapatkan Konteks Strategis adalah sebagai berikut : 1) Dapatkan rumusan tentang aktivitas strategis instansi pemerintah dan hasil outcome yang diharapkan dari pelaksanaan aktivitas strategis tersebut; 2) Dapatkan analisis lingkungan yang mencakup analisis SWOT tentang politik, sosial, ekonomi, hukum, teknologi dan faktor lainnya yang mempengaruhi peran dan fungsi organisasi; 3) Dapatkan informasi tentang lingkungan yang mempengaruhi pelaksanaan peran dan fungsi strategis yang meliputi anggaran, ruang lingkup, waktu, lokasi, input, output, outcome, pihak terkait, peraturan yang relevan dengan peran strategis organisasi; 4) Dapatkan informasi tentang prosedur yang diterapkan dalam melaksanakan tindakan strategis, instrumen-instrumen yang digunakan, dan pengendalian yang ada; 6 5) Dapatkan ikhtisar Area of Improvement (AOI)/Temuan BPK/APIP/informasi pengelola kegiatan dan informasi lainnya yang berkaitan dengan pengendalian intern; dan 6) Tuangkan langkah-langkah di atas dalam Kertas Kerja (KKPR – 1.1, KKPR – 1.2, KKPR – 1.3).
2.Penetapan Konteks Organisasional Tujuan suatu Pemerintah Daerah secara operasional dicapai melalui akumulasi pencapaian tujuan organisasional unit organisasi atau satuan kerja yang ada di lingkungannya. Tujuan organisasi tersebut dicapai melalui pencapaian kegiatan operasional yang dilaksanakan melalui tindakan manajemen unit organisasi tingkat menengah. Tindakan yang menjadi tanggung jawab pimpinan unit organisasi (instansi pemerintah tingkat menengah) tersebut harus dipetakan dengan baik pada konteks organisasional untuk mempermudah proses penilaian risikonya.
a.Prinsip Penetapan Konteks Organisasional Tujuan Instansi Pemerintah secara teknis operasional diwujudkan dalam rumusan misi, tujuan dan sasaran sebagaimana tertuang dalam Renstra dan Rencana Kinerja Tahunan (RKT). Rumusan tujuan harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu (SMART) dan selaras dengan tujuan organisasi. Tujuan Penetapan Konteks Organisasional adalah untuk memastikan ruang lingkup proses penilaian risiko yang akan dilakukan oleh suatu unit organisasi dalam kaitannya dengan tugas-tugas atau tindakan yang bersifat manajerial.
b.Output Penetapan Konteks Organisasional Output penetapan konteks organisasional adalah rumusan misi, tujuan, dan sasaran organisasi, pemahaman proses operasional (business process) tindakan manajemen untuk mencapai misi tujuan dan sasaran, serta penetapan struktur analisis dan kriteria evaluasi risiko terhadap tujuan unit organisasi dalam konteks organisasional dimaksud.
c.Langkah Kerja Penetapan Konteks Organisasional Langkah kerja penetapan konteks organisasional adalah sebagai berikut : 1) Dapatkan rumusan misi dan tujuan unit organisasi sebagaimana tertuang dalam Renstra, RKT, RKA-KL, DIPA termasuk indikator sasarannya; 2) Lakukan analisis bahwa tujuan dan sasaran unit organisasi tersebut selaras dengan misi dan tujuan instansi pemerintah; 3) Lakukan analisis bahwa indikator sasaran memenuhi persyaratan SMART; 4) Dalam hal ditemukan adanya tujuan yang belum SMART dan belum selaras dengan visi dan misi lakukan perbaikannya sebelum melakukan identifikasi dan analisis risiko; 5) Dapatkan definisi dan tujuan kegiatan sebagaimana tertuang dalam Kebijakan dan Standard Operating Procedures (KSOP); 6) Dapatkan informasi tentang lingkungan yang mempengaruhi pelaksanaan kegiatan strategis yang meliputi anggaran, ruang lingkup, waktu, lokasi, input, output, outcome, pihak terkait, ketentuan/peraturan perundang-undangan yang relevan, serta sarana dan prasarana yang dibutuhkan; 7 7) Dapatkan ikhtisar Areas of Improvement (AOI) yang terkait dengan unit yang bersangkutan dan Temuan BPK/APIP/informasi pengelola/lainnya yang berkaitan dengan kelemahan pengendalian intern pada unit tersebut dan lakukan langkah-langkah kerja sebagai berikut : a) Nilai dan kemungkinan pengaruhnya terhadap peristiwa risiko karena ketiadaan infrastruktur (hard control) dan terhadap dampak pencapaian tujuan Instansi Pemerintah; b) Nilai pengaruhnya terhadap dampak dan kemungkinannya berdasarkan pada aspek kekuatan atau kelemahan lingkungan pengendalian berdasarkan aspek manusia yang menjalankannya (soft control); dan 8) Tuangkan langkah-langkah di atas dalam Kertas Kerja (KKPR – 1.1 dan KKPR– 1.3).
3.Penetapan Konteks Operasional Kegiatan Instansi Pemerintah pada tingkatan yang lebih rendah merupakan kegiatan yang bersifat teknis operasional yang dilaksanakan sesuai dengan tugas dan fungsi yang telah ditetapkan. Kegiatan pada tingkatan ini dapat berupa kegiatan yang bersifat substansi sesuai dengan karakteristik unit yang bersangkutan maupun kegiatan dukungan yang bersifat generik.
a.Prinsip Penetapan Konteks Operasional Penetapan Konteks operasional ini dilakukan untuk memastikan bahwa tujuan pada tingkat kegiatan mempunyai kriteria pengukuran, mengidentifikasi sumber daya, pihak yang bertanggung jawab dan para pihak terkait. Tujuan penetapan konteks operasional adalah untuk memastikan ruang lingkup proses penilaian risiko yang akan dilakukan oleh suatu unit organisasi dalam kaitannya dengan tugas-tugas teknis suatu organisasi.
b.Output Penetapan Konteks Operasional Output penetapan konteks operasional adalah rumusan sasaran dan tujuan, pemahaman proses operasional kegiatan teknis operasional serta penetapan struktur analisis dan kriteria evaluasi risiko untuk kegiatan operasional dimaksud.
c.Langkah Kerja Penetapan Konteks Operasional Langkah kerja penetapan konteks operasional adalah sebagai berikut : 1) dapatkan daftar setiap kegiatan teknis sebagaimana tertuang dalam Renstra, RKT, RKA-KL, DIPA termasuk indikator sasarannya; 2) dapatkan definisi dan tujuan kegiatan masing-masing kegiatan tersebut pada butir 1) sebagaimana tertuang dalam Kebijakan dan Standard Operating Procedure (KSOP); 3) dapatkan informasi tentang lingkungan yang mempengaruhi pelaksanaan kegiatan teknis operasional yang meliputi anggaran, ruang lingkup, waktu, lokasi, input, output, pihak terkait, ketentuan/peraturan yang relevan, se rta sarana dan prasarana yang dibutuhkan; 4) dapatkan ikhtisar Areas of Improvement (AOI) atau Temuan BPK/APIP/informasi pengelola lainnya yang berkaitan dengan kelemahan pengendalian intern pada kegiatan operasional tersebut dan lakukan langkahlangkah kerja sebagai berikut : a) Nilai pengaruh dan kemungkinan terhadap peristiwa risiko karena ketiadaan infrastruktur (hard control) dan terhadap dampak pencapaian tujuan Instansi Pemerintah; 8 b) Nilai pengaruhnya terhadap dampak dan kemungkinannya berdasarkan pada aspek kekuatan atau kelemahan lingkungan pengendalian berdasarkan aspek manusia yang menjalankannya (soft control); dan 5) Tuangkan langkah-langkah di atas dalam Kertas Kerja (KKPR – 1.1 dan KKPR– 1.3). B. Penetapan Struktur Analisis dan Kriteria Penilaian Risiko Sesuai PP 60 Tahun 2008, pimpinan instansi pemerintah menetapkan strategi operasional yang konsisten dan strategi manajemen terintegrasi dengan rencana Penilaian Risiko. Strategi operasional diwujudkan untuk menentukan kriteria evaluasi yang akan dianalisis sesuai dengan struktur analisis. Struktur analisis risiko dan kriteria evaluasi risiko diharapkan akan menuntun para pihak yang terlibat dalam penilaian risiko mempunyai sudut pandang dan ukuran yang sama. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penetapan struktur analisis dan kriteria penilaian risiko antara lain :
1.Kriteria evaluasi risiko harus menggambarkan kriteria pengukuran keberhasilan (successful measures) pencapaian tujuan organisasi sehingga dapat pula menjadi landasan pengukuran dampak dan kemungkinan terjadinya risiko;
2.Dasar perumusan yaitu aspek operasional, teknis, keuangan, hukum, regulasi, ketaatan pada etika, sosial, lingkungan, kemanusiaan, citra, reputasi, pelayanan publik, atau kriteria lainnya;
3.Tujuan, sasaran, kebijakan internal instansi, dan kepentingan pemangku kepentingan; dan
4.Persepsi dari pemangku kepentingan serta ketentuan yang berlaku pada instansi. Berdasarkan aspek-aspek tersebut, selanjutnya dirumuskan dalam skala dampak, skala kemungkinan dan definisi kategori risiko.
1.Penetapan Struktur Analisis Risiko Struktur analisis risiko perlu diperoleh untuk mendapatkan pemahaman tentang aspek yang akan dibangun meliputi sumber, dampak, dan pihak terkena dampak atas kegiatan yang dinilai risikonya. Sesuai sifat organisasi pemerintahan, dan untuk kemudahan implementasi SPIP secara keseluruhan, struktur analisis risiko diterapkan untuk tindakan dan kegiatan dalam tiga konteks risiko yaitu konteks strategis, konteks organisasional dan konteks tingkat operasional. Penyusunan Disain Penyelenggaraan SPIP dibuat dengan memperkirakan konsistensi Penilaian Risiko ini sekaligus dengan Kegiatan Pengendalian. Sumber risiko disusun untuk mendapatkan pemahaman tentang aspek-aspek dimana risiko tersebut berasal yang dapat berupa 5 M (Man, Money, Machine, Method, Material), yang dalam bahasa operasional diartikan sebagai Sumber Daya Manusia (SDM), anggaran, sarana dan prasarana, prosedur, serta pengguna dan para pihak yang terkait. Dampak risiko diidentifikasi untuk mengetahui pengaruh atau akibat yang ditimbulkan seandainya peristiwa yang menghambat pencapaian tujuan tersebut terjadi. Pihak yang terkena dampak diidentifikasi agar penilai mendapatkan gambaran bagaimana pengaruh dampak tersebut kepada pihak-pihak yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi. Pembedaan konteks risiko pada tingkat strategis, organisasional dan operasional juga mengarahkan penilai risiko mengidentifikasi sumber, dampak dan pihak yang terkena dampak risiko. 9
2.Penetapan Kriteria Penilaian Risiko Risiko yang sudah diidentifikasi harus dikategorikan untuk menentukan strategi operasional pelaksanaan penilaian risiko selanjutnya. Kriteria Evaluasi Risiko yaitu keputusan mengenai tingkat risiko yang dapat diterima dan/atau mengenai tingkat risiko yang dapat ditoleransi dan yang mana harus segera ditangani harus ditetapkan pada awal kegiatan penilaian risiko. Kriteria Evaluasi dapat dikembangkan lebih lanjut sesuai dengan efektivitas penanganan risiko.
a.Skala Dampak Risiko Risiko, sebelum ditangani harus dianalisis atau dievaluasi. Kriteria Penilaian Risiko atau Kriteria Evaluasi Risiko terdiri dari tiga komponen yaitu dampak, probabilitas dan gabungan dampak- probabilitas. Ketiga hal ini harus ditetapkan untuk lebih mengarahkan analisis risiko. Kriteria penilaian terhadap tingkat konsekuensi atau dampak risiko dalam skala lima dan dengan jenjang dan deskripsi dampak sebagai berikut : Rating Dampak Keterangan Skala Nilai Sangat tinggi/ katastropik Mengancam program dan organisasi serta stak eholders. Kerugian sangat besar bagi organisasi dari segi keuangan maupun politis 5 Besar Mengancam fungsi program yang efektif dan organisasi. Kerugian cukup besar bagi organisasi dari segi keuangan maupun politis 4 Menengah/medium Mengganggu administrasi program. Kerugian keuangan dan politis cukup besar 3 Kecil Mengancam efisiensi dan efektivitas beberapa aspek program. Kerugian kurang material dan sedikit mempengaruhi stakeholders 2 Sangat rendah/ tidak signifikan Dampaknya dapat ditangani pada tahap kegiatan rutin. Kerugian kurang material dan tidak mempengaruhi stakeholders 1
b.Skala Kemungkinan Terjadinya Risiko Kriteria penilaian terhadap tingkat atau kemungkinan terjadinya skala lima dengan deskripsinya kemungkinan terjadinya risiko adalah sebagai berikut : 10 No Kem ungkinan Kejadian berulang (F rekuens i) Kejadian tunggal (Probabilitas ) Skala Nilai 1 Sangat Jarang Kem ungkinan terjadi > 25 tahun ke depan Diabaikan 1 (0-10%) Probabilitas s angat kecil, mendekati nol 2 Jarang Kem ungkinan terjadi s ekali dalam 25 tahun ke depan Kecil kem ungkinan tetapi tidak diabaikan 2 (10 – 30%) Probabilitas rendah, tetapi lebih bes ar dari pada nol 3 Kadang- kadang Mungkin terjadi s ekali dalam 10 tahun Kem ungkinan kurang dari pada 50%, tetapi m as ih cukup bes ar 3 (30 – 50%) Probabilitas kurang dari pada 50%, tetapi m as ih cukup tinggi 4 Sering Mungkin terjadi kira- kira s ekali dalam 1 tahun Mungkin tidak terjadi atau peluang 50/50 4 (50 – 90 %) 5 Sangat Sering Dapat terjadi beberapa kali dalam s etahun Kem ungkinan terjadi > 50% 5 ( > 90%)
c.Matriks Peta Risiko/Skala Risiko Matriks Peta Risiko atau Skala Risiko berfungsi sebagai dasar atau template untuk penyusunan peta risiko sekaligus sebagai sarana untuk membuat kesepakatan atas area risiko yang dapat diterima (acceptable) atau area tidak dapat diterima (unacceptable). Matrik peta risiko dibuat dengan skala kombinasi matriks 5x5. Penyusunan skala risiko dalam matriks tersebut akan menentukan sifat tindakan atau strategi penanganan risiko dalam Kegiatan Pengendalian. Matriks Risiko dibuat sesuai dengan skala dampak dan skala konsekuensi yang diukur sebelumnya. Penyusunan skala risiko dalam matriks tersebut akan menentukan sifat tindakan atau strategi penanganan risiko dalam unsur SPIP berikutnya, Kegiatan Pengendalian. Dalam skala lima, matriks peta risiko terdiri dari 25 bidang. Bidang dengan spesifikasi warna tersebut menjadi dasar menetapkan risiko yang dapat diterima dan tidak dapat diterima. Skala nilai untuk peta risiko : Deskripsi Level Level dimulai dari status Penanganan Risiko Ekstrim 5 1 5 risiko tidak dapat diterima Tinggi 4 1 0 risiko tidak dapat diterima Moderat 3 5 risiko tidak dapat diterima Rendah 2 3 risiko dapat diterima Sangat Rendah 1 1 risiko dapat diterima 11 Pimpinan instansi pemerintah menetapkan area yang menjadi prioritas perhatian sesuai dengan selera risikonya atau preferensinya. Dalam Matriks di atas, area sangat tinggi menunjukkan area yang mempunyai sisa risiko yang sangat tinggi yang berarti membutuhkan penanganan dengan prioritas yang sangat tinggi (risiko tidak dapat diterima). Selanjutnya, untuk area ekstrim, tinggi dan sedang menjadi prioritas penanganan berikutnya (risiko tidak dapat diterima), pada area sangat dan rendah rendah berarti dapat ditoleransi (risiko dapat diterima). Tuangkan langkah-langkah di atas dalam Kertas Kerja (KKPR –2.1 dan KKPR – 2.2). C. Pemahaman Proses Operasional (Bussiness Process) Sesuai dengan arah pedoman yaitu penyelenggaraan SPIP melalui pendekatan berdasarkan pemahaman proses operasional yang terjadi dalam pelaksanaan kegiatan, bagian ini akan memberikan acuan dalam memahami proses operasional yang terjadi dan bagaimana mencatat informasi-informasi yang relevan untuk kepentingan identifikasi dan analisis risiko.
1.Prinsip dan Tujuan Pemahaman Proses Operasional Dalam melaksanakan Penilaian Risiko, pemahaman tentang proses operasional suatu kegiatan harus ditetapkan atau dirumuskan terlebih dahulu sebelum mengidentifikasi peristiwa risiko dan menganalisisnya sehingga dapat menghasilkan daftar, status dan peta risiko yang tepat. Perolehan pemahaman atas proses operasional ini ditempatkan secara proporsional sesuai dengan konteks k egiatan.
2.Output Pemahaman Proses Operasional Output tahap Pemahaman Proses operasional adalah suatu kertas kerja yang memuat informasi tentang alur, prosedur, formulir, instrumen pengendalian lainnya, dan informasi umum atas suatu kegiatan.
3.Langkah Kerja Pemahaman Proses Operasional Langkah kerja untuk mendapatkan output di atas adalah sebagai berikut :
a.Dapatkan Kebijakan dan Standard Operating Procedure (KSOP) atas suatu kegiatan yang akan dinilai risikonya; Dalam hal suatu instansi pe merintah belum mempunyai KSOP, dapatkan informasi tentang jalannya proses kegiatan melalui wawancara, telaah dokumen, pengamatan, dan pendekatan lainnya yang dipandang perlu;
b.Tuangkan atau salin aliran prosedur pelaksanaan kegiatan dalam bagan alir;
c.Uraikan atau salin langkah-langkah kerja dan pengendalian yang telah ada atas bagan alir di atas secara naratif;
d.Sebutkan formulir dan instrumen lainnya atas kegiatan tersebut;
e.Identifikasi dan tuangkan data-data lainnya atas kegiatan yang meliputi :
1.anggaran;
2.ruang lingkup;
3.waktu;
4.lokasi;
5.input;
6.output; 12
7.pihak terkait;
8.ketentuan/peraturan yang relevan; dan
9.sarana dan prasarana yang terkait. 13 A. Identifikasi Risiko Sebagai salah satu unsur Penilaian Risiko, Identifikasi Risiko dilakukan untuk menggali kejadian-kejadian dalam pelaksanaan tindakan dan kegiatan yang mungkin dapat menghambat pencapaian tujuan. Langkah- langkah berikut ini memberi panduan untuk menggali informasi tentang pemilik risiko, penyebab, pengendalian risiko yang sudah ada, dan penetapan sisa risiko, melalui tahapan :
1.Prinsip Identifikasi Risiko Risiko selalu ada dan melekat dalam setiap kegiatan Instansi Pemerintah. Namun demikian, para pelaksana kegiatan umumnya kurang menyadari risiko tersebut sehingga tidak dapat mengantisipasi kegiatan pengendalian secara tepat. Dalam rangka menjamin perolehan identifikasi risiko yang akurat, penilaian risiko harus menggunakan metodologi yang tepat dan melibatkan para pemilik risiko yang terkait dengan kegiatan yang dinilai risikonya. Metodologi yang tepat akan mengarahkan ini, akan disusun suatu Daftar Risiko yang memuat informasi Sisa Risiko. ketepatan proses penilaian, sedang keterlibatan para pemilik risiko penting karena mereka yang mengerti kegiatan dan menjadi pihak yang terkena dampak atas kegagalan pencapaian tujuan.
2.Output Identifikasi Risiko Output Identifikasi Risiko adalah Daftar Risiko yang memuat informasi tentang peristiwa risiko, pemilik risiko, penyebab risiko, kegiatan pengendalian risiko yang sudah ada, dan sisa risiko setiap tindakan atau kegiatan yang dinilai risikonya.
3.Langkah Kerja Identifikasi Risiko Langkah kerja utama untuk mendapatkan Daftar Risiko untuk masing -masing tindakan dan kegiatan adalah sebagai berikut : a) libatkan para pihak yang melaksanakan dan terkait dengan jalannya kegiatan yang dinilai risikonya; b) pastikan bahwa orang-orang yang terlibat tersebut mempunyai pengetahuan mengenai tujuan kegiatan serta tugas dan fungsi instansinya; c) berdasarkan pemahaman tentang tujuan kegiatan, proses bisnis dan pengendaliannya, dan AOI/Temuan Audit, lakukan identifikasi risiko yang meliputi peristiwa risiko, pemilik risiko, sumber dan uraian penyebab risiko, pengendalian yang ada serta sisa risiko; d) lakukan wawancara, evaluasi dokumen, pengamatan dan pendekatan lainnya untuk menggali peristiwa risiko yang ada dalam pelaksanaan suatu kegiatan; e) buatkan catatan-catatan tentang peristiwa risiko yang berhasil diidentifikasi; 14 f) adakan rapat internal (diskusi panel atau Focus Group Discussion (FGD) untuk mematangkan pengidentifikasian risiko dengan pendekatan proses bisnis. Konfirmasikan ulang catatan-catatan yang berkaitan dengan risiko yang telah teridentifikasi dan mintakan masukan atas risiko-risiko baru yang sebelumnya belum teridentifikasi. Metode dan teknik identifikasi dapat juga dilakukan melalui teknik identifikasi risiko sebagaimana tabel di bawah : No Metode Teknik Identifikasi Ket. 1 Kualitatif Brainstorming Prospektif 2 Kualitatif-kuantitatif Facilitated Workshop Prospektif 3 Prakiraan dan Perencanaan Strategis What if case scenario analysis Prospektif 4 Pemeringkatan Check List Retros pektif 5 Pembahasan Pimpinan Prioritising Prospektif/ Retrospektif 6 Hasil DA/Temuan Audit/Evaluasi Daftar Potensi Risiko Retrospektif g) dapatkan informasi tambahan yang sah (valid)/Identifikasi informasi/dokumen yang mendukung (SOP, Laporan Hasil Audit/Evaluasi, pemberitaan dalam media masa) bahwa risiko-risiko dimaksud memang mungkin akan terjadi; h) tentukan pemilik risiko atas peritiwa yang kemungkinan dapat menghambat pencapaian tujuan yang telah berhasil diidentifikasi dalam tahapan di atas; i) identifikasi faktor penyebab terjadinya risiko dengan panduan sebagai berikut : Apa penyebab atau sumber risiko? Apa Konsekuensi yang mungkin terjadi? Apakah meningkatkan atau menurunkan efektivitas pencapaian tujuan? Apakan Dana, SDM, atau Waktu membuat pencapaian tujuan lebih atau kurang efisien Apa yang membuat stakeholder mempengaruhi pencapaian tujuan? Adakah mengarah pada manfaat tambahan? Apa pengaruh risiko terhadap pencapaian tujuan? Kapan, di mana, mengapa dan bagaimana kemungkinan terjadinya risiko? Siapa pihak yang terlibat atau yang dapat dampak risiko? Apakah kegiatan pengendalian atau tindakan penanganan sudah ada? Apa yang dapat membuat design pengendalian tidak efektif mengendalikan risiko? j) identifikasi Kegiatan Pengendalian yang sudah ada berkaitan dengan peristiwa risiko; k) tentukan sisa risiko atas peristiwa risiko jika dihadapkan dengan pengendalian yang sudah ada. Kriteria evaluasi kegiatan pengendalian sehingga dapat menentukan sisa risiko adalah sebagai berikut : 1) Sisa risiko = peristiwa risiko Dalam hal pengendalian yang ada tidak memadai yaitu belum dapat menghilangkan risiko yang ada; 2) Sisa Risiko = Tidak Ada Dalam hal pengendalian yang ada memadai artinya sudah dapat menghilangkan risiko yang ada; dan l) tuangkan langkah-langkah di atas dalam Kertas Kerja (KKPR – 3.1). 15 B. Analisis Risiko Analisis Risiko merupakan langkah untuk menentukan nilai dari suatu sisa risiko yang telah diidentifikasi dengan mengukur nilai kemungkinan dan dampaknya. Berdasarkan hasil penilaian tersebut, suatu sisa risiko dapat ditentukan tingkat dan status risikonya sehingga dapat dihasilkan suatu informasi untuk menciptakan desain pengendaliannya.
1.Prinsip Analisis Risiko Sisa risiko yang telah diidentifikasi harus dianalisis berdasarkan informasi yang akurat sehingga dapat diperoleh nilai kemungkinan dan dampak yang tepat. Ketepatan penilaian ini penting karena hasil yang diperoleh akan menentukan prioritas penanganannya. Dalam penilaian dibutuhkan adanya data-data kejadian pada tahun- tahun sebelumnya serta data prediksi untuk kejadian pada masa yang akan datang. Karenanya proses ini membutuhkan proses analisis informasi dan peran serta pelaksana kegiatan yang sangat memahami proses operasionalnya dan bila dimungkinkan juga melibatkan para pihak yang terlibat.
2.Output Analisis Risiko Output Analisis Risiko adalah Status dan Peta Risiko. Status Risiko adalah suatu daftar yang memuat informasi tentang sisa risiko, referensi dan nilai kemungkinan, referensi dan nilai dampaknya, serta tingkat dan penjelasannya sesuai dengan urutan mulai dari sisa risiko dengan tingkat risiko terbesar sampai dengan tingkat terkecil (descend atau dari Z ke A). Sedangkan Peta Risiko adalah suatu penggambaran dari masing-masing sisa risiko secara visual sesuai dengan nilainya dalam Matrik Peta Risiko sehingga akan diperoleh informasi pada area mana sisa risiko tersebut berada.
3.Langkah Kerja Analisis Risiko Langkah kerja utama untuk mendapatkan Status dan Peta Risiko tersebut merupakan gabungan Penilaian Efektifitas Lingkungan Pengendalian dan Pedoman Teknis sebagai berikut :
a.Analisis Efektivitas Lingkungan Pengendalian Hasil Diagnostic Assessment berupa Areas of Improvement (AOI) dan temuan BPK/APIP/Informasi Pengelola/lainnya atas unsur Lingkungan Pengendalian dan kelemahan pengendalian intern harus dinalisis karena merupakan sumber risiko yang dapat mempengaruhi tujuan Instansi Pemerintah, baik pada tingkat instansi maupun pada tingkat kegiatan. Karakterisitik integral SPIP dari lingkungan pengendalian, bukan hanya melihat pengaruh eksistensi kebijakan terkait sub-sub unsur Lingkungan Pengendalian terhadap risiko pencapaian tujuan tetapi juga pengaruh aspek hard control dan soft control Lingkungan Pengendalian terhadap pencapaian tujuan Instansi Pemerintah. Hasil analisis ini dituangkan dalam KKPR – 1.3.
b.Melaksanakan Prosedur Analisis Risiko Langkah-langkah analisis risiko dalam rangka mendapatkan Status dan Peta Risiko sebagai berikut: 1) Dapatkan sisa risiko berdasarkan hasil proses Identifikasi Risiko yang telah dilakukan (KKPR 3.1); 16 2) Lakukan penilaian atas sisa risiko tersebut dengan menggunakan kriteria penilaian atau referansi sebagaimana tertuang dalam KKPR – 2.2; 3) Lakukan penilaian kembali dengan memperhatikan pengaruh AOI dan temuan BPK/APIP terhadap nilai kemungkinan dan dampaknya sebagaimana tertuang dalam KKPR – 1.3; 4) Hitung tingkat risiko dengan mengalikan nilai kemungkinan dan nilai dampaknya; 5) Berikan penjelasan tingkat risiko tersebut secara kualitatif sehingga akan menggambarkan status risiko tersebut; 6) Klasifikasikan risiko berdasarkan tingkatan preferensi instansi pmerintah yaitu tingkat tinggi (unacceptable), dan tingkat rendah (acceptable); dan 7) Tuangkan langkah-langkah di atas dalam Kertas Kerja (KKPR – 3.1); dan 8) Petakan hasil yang tertuang dalam KKPR – 3.1 dalam suatu Peta Risiko sebagaimana formatnya tersaji dalam KKPR – 3.2. C. Pelaporan Sebagai panduan dalam penyelesaian kegiatan penilaian risko, pada bagian ini akan diuraikan materi mengenai pelaporan hasil penilaian risiko yang menyangkut muatan dan format Laporan Hasil Penilaian Risiko.
1.Muatan Laporan Laporan hasil penilaian risiko harus memenuhi kriteria: Pertama, lengkap yaitu memuat informasi tentang risiko yang memerlukan prioritas penanganan secara menyeluruh, Kedua, akurat yaitu risiko atas kegiatan yang dilaporkan tepat berkaitan kegiatan yang memang memerlukan penanganan, Ketiga, informatif yaitu memberikan hasil yang jelas dan mudah ditindaklanjuti. Sehubungan hal tersebut, laporan minimal harus memuat hal-hal sebagai berikut:
a.Pemilik risikonya;
b.Ruang Lingkup;
c.Daftar Risiko, Status dan Peta Risiko; dan
d.Saran terhadap prioritas pengendaliannya. Laporan tersebut selanjutnya akan menjadi dasar bagi pemilik risiko, dalam hal ini adalah pimpinan instansi pemerintah atau penanggung jawab kegiatan untuk menetapkan langkah-langkah pengendaliannya.
2.Format Laporan Laporan hasil penilaian risiko perlu disajikan dengan format yang seragam dengan tujuan untuk menjamin bahwa muatan yang harus dilaporkan dapat diinformasikan dengan baik. 17 PENYELARASAN TUJUAN KEGIATAN Tujuan : Memastikan bahwa sasaran kegiatan telah SMART dan tujuan kegiatan telah selaras dengan visi dan misi Instansi Pemerintah, serta melakukan perbaikan apabila ditemukan adanya kelemahan Nama Kegiatan : kegiatan yang akan dinilai risikonya A. DATA AWAL No. Butir Kegiatan Uraian
1.Sasaran&Indikator Kegiatan Apakah indikator sasaran telah memenuhi kriteria:
a.Spesifik Ya / Tidak
b.Dapat diukur Ya / Tidak
c.Dapat dicapai Ya / Tidak
d.Relevan Ya / Tidak
e.Terikat Waktu Ya / Tidak
2.Tujuan Kegiatan
3.Tujuan Organisasi
4.Misi
5.Visi B. SASARAN DAN TUJUAN YANG DISELARASKAN No. Butir Kegiatan Uraian
1.Sasaran Kegiatan
2.Tujuan Kegiatan PETUNJUK PENGISIAN : A. DATA AWAL Kolom Uraian diisi dengan:
1.Sasaran Kegiatan : indikator sasaran kegiatan sebagaimana tertera dalam DPA dan/atau dokumen lain. Apabila terdapat ketidaksesuaian uraian sasaran dalam beberapa dokumen dimaksud, ungkapkan seluruhnya. Pilih ya atau tidak sesuai dengan kriteria yang terpenuhi. Apabila terdapat perbedaan sasaran antar dokumen, maka penilaian kriteria dilakukan terhadap masing- masing sasaran.
2.Tujuan Kegiatan : tujuan kegiatan sesuai konteksnya (strategis, organisasional, atau operasional).
3.Tujuan Organisasi : tujuan unit organisasi. 20
4.Misi : misi yang terkait dengan kegiatan yang bersangkutan.
5.Visi : visi pada instansi pemerintah yang bersangkutan, diisi jika penilaian risiko dilaksanakan pada level Pemda. B. SASARAN DAN TUJUAN YANG DISELARASKAN Kolom Uraian diisi dengan:
1.Sasaran Kegiatan : indikator sasaran kegiatan yang telah disesuaikan dengan kriteria SMART. Penyelarasan dilakukan dengan mengidentifikasi kriteria yang belum terpenuhi kemudian kriteria tersebut baik secara tersirat atau tersurat dinyatakan dalam sasaran kegiatan.
2.Tujuan Kegiatan : tujuan kegiatan yang telah diselaraskan dengan misi dan visi instansi pemerintah dan dikaitkan dengan sasaran yang telah diselaraskan NAMA IDIENTITAS : ....................................................... PEMAHAMAN PROSES BISNIS Tujuan pemahaman : 1. Mengedentifikasi alir, prosedur, formulir, Pemahaman proses Instrumen pengendalian lainnya, dan bisnis peraturan yang relevan.
2.Menjadi dasar berfikir dalam identifikasi risiko. Nama Kegiatan : A. PROSES BISNIS
1.Bagan Air;
2.Prosedur;
3.Prosedur Pengendalian yang ada; dan
4.Formulir dan Instrumen pengendalian lainnya. 21 B. DATA KEGIATAN No. Elemen Uraian 1. Anggaran 2. Ruang Lingkup 3. Waktu 4. Lokasi 5. Input 6. Output 7. Pihat Terkait 8. Ketentuan / peraturan yang relevan
9.Sarana dan Prasarana GUBERNUR SULAWESI TENGAH, LONGKI DJANGGOLA