1.Daerah adalah Provinsi Sulawesi Tengah.
2.Pemerintah Provinsi adalah Pemerintah Daerah Provinsi Sulawesi Tengah.
3.Gubernur adalah Gubernur Sulawesi Tengah.
4.Dinas Perpustakaan dan Kearsipan yang selanjutnya disebut Dinas adalah Dinas yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang Perpustakaan dan Kearsipan.
5.Satuan Organisasi Pencipta Arsip adalah satuan kerja mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
6.BUMD adalah Badan Usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh Pemerintahan Daerah melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan Pemerintahan daerah yang dipisahkan.
7.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, organisasi politik, organisasi Kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
8.Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada unit pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
9.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
10.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau Pendidikan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas maupn tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
11.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis pada Pemerintah Provinsi.
12.Pencipta Arsip Tingkat Provinsi adalah BUMD, organisasi kemasyarakatan berskala provinsi, organisasi politik berskala provinsi dan perusahaan swasta berskala provinsi.
13.Pencipta Arsip Tingkat Kabupaten/Kota adalah BUMD, organisasi kemasyarakatan berskala Kabupaten/Kota, organisasi politik berskala Kabupaten/Kota dan perusahaan swasta berskala Kabupaten/Kota.
14.Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
15.Klasifikasi adalah proses identifikasi kategori kegiatan dan arsip dinamis yang dihasilkan dan mengelompokannya.
16.Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis adalah pengkategorian/penggolongan arsip dinamis berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan Negara, publik dan perorangan.
17.Klasifikasi Akses Arsip Dinamis adalah pengkategorian pengturan ketersediaa arsip dinamis sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal pencipta arsip untuk mempermudah pemanfaatan arsip.
18.Pengamanan adalah program perlindungan terhadap fisik dan informasi arsip dinamis berdasarkan klasifikasi keamanan yang ditetapkan sebelumnya.
19.Terbatas adalah klasifikasi informasi dari arsip yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan.
20.Biasa/Terbuka adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh publik tidak merugikan siapapun.
21.Sangat Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan Negara, keutuhan wilayah Negara kesatuan Republik Indonesia dan/atau keselamatan bangsa.
22.Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan Negara, sumber daya nasional dan/atau ketertiban umum.
23.Prosedur Pengaksesan Informasi Publik yang selanjutnya disebut Prosedur adalah tata cara atau aturan ketersediaan informasi sesuai kewenangan hukum dan otorisasi legal pemanfaatan informasi publik.
24.Informasi Yang Dikecualikan adalah informasi yang apabila dipertimbangkan bahwa membuka informasi publik tersebut dapat menimbulkan konsekwensi sebagaimana diatur dalam peraturan Keterbukaan Informasi Publik serta telah dipertimbangkan secara seksama dengan menutup informasi dapat melindungi kepentingan yang lebih besar daripada membukanya.
25.Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
26.Arsip Vital adalah yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
27.Program Arsip Vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan penyelamatan arsip vital pencipta arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.
28.Identifikasi Arsip Vital adalah Suatu kegiatan untuk melaksanakan pendataan dan penentuan arsip untuk memenuhi kriteria sebagai arsip vital.
29.Pendataan Arsip Vital adalah kegiatan pengumpulan data tentang Jenis, Jumlah Media, lokasi dan kondisi ruang penyimpanan arsip.
30.Daftar Arsip Vital adalah daftar yang memuat nomor urut kode klasifikasi, deskripsi arsip vital, tahun, volume, tingkat keahlian dan keterangan.
31.Salinan Autentik adalah suatu salinan yang disahkan oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan tugas terebut sehingga secara hukum dapat diterima di pengadilan.
32.Penduplikasian adalah metode perlindungan arsip vital dengan melakukan penggandaan, salinan arsip dalam bentuk media yang sama atau berbeda dengan arsip yang asli.
33.Pemencaran adalah metode perlindungan arsip vital dengan melakukan pemencaran arsip hasil duplikasi salinan back up ke tempat penyimpanan arsip pada lokasi yang berbeda.
34.Penyimpanan Khusus adalah metode perlindungan arsip vital dengan melakukan penyimpanan arsip pada tempat atau sarana khusus.
35.Alih Media adalah proses pemindahan informasi yang terkandung dalam dokumen yang berbasis kertas kertas kedalam bentuk bentuk media lainnya yang dianggap aman sebagai media informasi.
36.Perlindungan Arsip Vital adalah suatu kegiatan untuk mengamankan, menyelamatkan dan memulihkan arsip vital dari kerusakan, hilang atau musnah baik secara fisik maupun informasi yang diatur melalui suatu prosedur tetap.
37.Pengamanan Arsip Vital adalah suatu kegiatan melindungi arsip vital baik fisik maupun informasinya terhadap kemungkinan kehilangan dan kerusakan.
38.Penyelamatan Arsip Vital adalah suatu kegiatan untuk memindahkan arsip vital ke tempat yang lebih baik.
39.Pemulihan Arsip Vital adalah suatu kegiatan perbaikan fisik arsip vital yang rusak akibat bencana atau lainnya.
40.Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang- kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
41.Pengawasan Kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan.
42.Audit Kearsipan adalah proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi bukti yang dilakukan secara independen, objektif dan professional berdasarkan standar kearsipan untuk menilai kebenaran, kecermatan, kredibiilitas, efektifitas, efisiensi dan keandalan penyelenggaraan kearsipan.
43.Audit Kearsipan Eksternal adalah audit kearsipan yang dilaksanakan oleh tim pengawas kearsipan eksternal atas penyelenggaraan kearsipan pada pencipta arsip tingkat Provinsi dan lembaga kearsipan Kabupaten/Kota.
44.Audit Kearsipan Internal adalah audit kearsipan yang dillaksanakan oleh tim pengawas kearsipan Daerah internal atas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perangkat daerah pencipta arsip tingkat provinsi.
45.Objek Pengawasan adalah pencipta arsip/lembaga kearsipan yang diawasi.
46.Tim Pengawas Kearsipan Daerah adalah tim pengawas kearsipan yang dibentuk Gubernur dengan tugas melaksanakan pengawasan penyelenggaraan kearsipan pencipta arsip tingkat provinsi dan lembaga kearsipan Daerah Kabupaten/Kota.
47.Tim Pengawas Kearsipan Internal adalah tim pengawas kearsipan Daeah yang dibentuk oleh Gubernur untuk melaksanakan pengawasan penyelenggaraan kearsipan di Perangkat Daerah Provinsi.
48.Laporan Audit Kearsipan Eksternal yang selanjutnya disingkat LAKE adalah laporan yang disusun berdasarkan laporan hasil audit penyelenggaraan kearsipan kepada pencipta arsip dan lembaga kearsipan daerah.
49.Laporan Audit Kearsipan Internal yang selanjutnya disingkat LAKI adalah laporan yang disusun oleh pimpinan pencipta arsip berdasarkan hasil audit internal yang dilaksanakan di lingkungannya.