1.Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Polri dalam rangka penyelenggaraan tugas.
2.Tata Persuratan Dinas adalah rangkaian kegiatan dalam pembuatan, penerimaan, penelitian, pencatatan dan pengiriman Naskah Dinas.
3.Kepolisian Negara Republik Indonesia yang selanjutnya disebut Polri adalah alat negara yang berperan dalam memelihara keamanan dan ketertiban masyarakat, menegakkan hukum, serta memberikan perlindungan, pengayoman, dan pelayanan kepada masyarakat dalam rangka terpeliharanya keamanan dalam negeri.
4.Kepala Polri yang selanjutnya disebut Kapolri adalah pimpinan Polri dan penanggung jawab penyelenggaraan fungsi kepolisian.
5.Kepolisian Daerah yang selanjutnya disebut Polda adalah pelaksana tugas dan wewenang Polri di wilayah provinsi yang berada di bawah Kapolri.
6.Kepala Polda yang selanjutnya disebut Kapolda adalah pimpinan Polri di daerah provinsi dan bertanggung jawab kepada Kapolri.
7.Kepolisian Resor yang selanjutnya disebut Polres adalah unsur pelaksana tugas kewilayahan pada tingkat Polda yang berada di bawah Kapolres.
8.Kepala Polres yang selanjutnya disebut Kapolres adalah pimpinan Polri di daerah kabupaten/kota dan bertanggung jawab kepada Kapolres.
9.Kepolisian Sektor yang selanjutnya disebut Polsek adalah unsur pelaksana tugas kewilayahan pada tingkat Polres yang berada di bawah Kapolres.
10.Kepala Polsek yang selanjutnya disebut Kapolsek adalah pimpinan Polri di daerah kecamatan dan bertanggung jawab kepada Kapolres.
11.Kepolisian Subsektor yang selanjutnya disebut Polsubsektor adalah unsur pelaksana tugas kewilayahan di wilayah tertentu pada tingkat Polsek yang berada di bawah Kapolsek.
12.Satuan Fungsi yang selanjutnya disebut Satfung adalah bagian dari suatu unit organisasi yang melaksanakan kegiatan sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.
13.Satuan Kerja yang selanjutnya disebut Satker adalah bagian dari suatu unit organisasi pada kementerian/ lembaga yang melaksanakan satu atau beberapa program/kegiatan dan membebani dana anggaran pendapatan dan belanja negara.
14.Naskah Dinas Arahan adalah Naskah Dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan di lingkungan Polri;
15.Naskah Dinas Korespondensi adalah Naskah Dinas yang memuat pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian Naskah Dinas, barang atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di dalam atau di luar organisasi Polri.
16.Naskah Dinas Khusus adalah Naskah Dinas yang memuat informasi tertulis sebagai alat komunikasi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang untuk kepentingan khusus.
17.Naskah Dinas Elektronik adalah Naskah Dinas berupa komunikasi informasi yang dilakukan secara elektronis atau yang terekam dalam multimedia elektronis.
18.Tajuk Tanda Tangan adalah kelompok tulisan yang ditulis pada bagian penutup Naskah Dinas yang memuat nama jabatan yang dirangkaikan dengan nama kesatuan atau instansi yang dipimpin, nama pejabat yang menandatangani Naskah Dinas, disertai pangkat yang bersangkutan dengan penulisan nama gelar disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku.
19.Kopstuk adalah bagian dari kelompok kepala pada Naskah Dinas sebagai identitas Satker/Satfung atau nama jabatan pejabat yang mengeluarkan tulisan dinas.
20.Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.
21.Kode Klasifikasi Arsip yang selanjutnya disingkat KKA adalah tanda pengenal urusan sesuai fungsi dan tugas unit kerja serta berfungsi sebagai dasar pemberkasan dan penataan arsip.
22.Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi atau autentikasi.
23.Media Rekam Kertas adalah Naskah Dinas yang pembuatan dan arsipnya masih menggunakan sarana kertas.
24.Media Rekam Elektronik adalah Naskah Dinas yang pembuatan dan arsipnya menggunakan sarana aplikasi elektronik.