1.Komisi Nasional Hak Asasi Manusia yang selanjutnya disebut Komnas HAM adalah lembaga mandiri yang kedudukannya setingkat dengan lembaga negara lainnya yang berfungsi melaksanakan pengkajian, penelitian, penyuluhan, pemantauan, dan mediasi tentang hak asasi manusia.
2.Hak Asasi Manusia adalah seperangkat hak yang melekat pada hakikat dan keberadaan manusia sebagai makhluk Tuhan Yang Maha Esa dan merupakan anugerah-Nya yang wajib dihormati, dijunjung tinggi dan dilindungi oleh negara, hukum, Pemerintah, dan setiap orang demi kehormatan serta perlindungan harkat dan martabat manusia.
3.Pelanggaran Hak Asasi Manusia adalah setiap perbuatan seseorang atau kelompok orang termasuk aparat negara baik disengaja maupun tidak disengaja atau kelalaian yang secara melawan hukum mengurangi, menghalangi, membatasi, dan atau mencabut hak asasi manusia seseorang atau kelompok orang dan tidak mendapatkan, atau dikhawatirkan tidak akan memperoleh penyelesaian hukum yang adil dan benar, berdasarkan mekanisme hukum yang berlaku.
4.Pengadu adalah setiap orang atau sekelompok orang yang menyampaikan laporan pengaduan kepada Komnas HAM yang memenuhi syarat sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan.
5.Pengaduan adalah pemberitahuan dan/atau laporan yang disampaikan oleh seorang atau sekelompok orang kepada Komnas HAM tentang telah atau sedang atau diduga akan terjadinya Pelanggaran Hak Asasi Manusia. www.peraturan.go.id 2016, No.1822
6.Audiensi adalah kunjungan ke Komnas HAM secara kelompok untuk menyampaikan Pengaduan secara langsung dan dapat diterima oleh Komisioner.
7.Pengaduan Langsung adalah Pengadu yang diterima dengan cara tatap muka antara Analis Pengaduan dengan Pengadu, Pengaduan melalui surat elektronik adalah Pengaduan yang disampaikan ke alamat: pengaduan@komnasham.go.id, Pengaduan melalui faksimili adalah Pengaduan yang disampaikan melalui mesin penerima berita, Pengaduan melalui surat adalah Pengaduan yang diterima melalui pos, sedang Pengaduan melalui telepon adalah Pengaduan yang diterima melalui alat komunikasi telepon.
8.Berkas Pengaduan adalah kesatuan himpunan dokumen yang saling berhubungan yang berisi mengenai Pengaduan dari masyarakat.
9.Analis Pengaduan adalah staf di Subbagian Penerimaan dan Pemilahan Pengaduan, yang selanjutnya disebut SP3, mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pelayanan Pengaduan khususnya dalam hal menerima, menganalisa, mengklasifikasi dan memilah Berkas Pengaduan, serta menyusun tanggapan terhadap Berkas Pengaduan yang belum memiliki kelengkapan administrasi Pengaduan dan/atau yang tidak termasuk kategori Pelanggaran Hak Asasi Manusia, dan/atau ucapan terima kasih, dan/atau saran penyelesaian.
10.Petugas Administrasi Pengaduan adalah staf Komnas HAM yang mempunyai tugas pokok dan fungsi memberikan dukungan di Bagian Dukungan Pelayanan Pengaduan, khususnya di Subbagian Penerimaan dan Pemilahan Pengaduan dan Subbagian Arsip Pengaduan;
11.Bukti Serah Terima Berkas Pengaduan adalah pernyataan yang menyatakan bahwa pada hari, tanggal, dan bulan serta tahun telah ditentukan pada pernyataan tersebut telah dilakukan penyerahan Berkas Pengaduan dari Analis Pengaduan kepada pihak lain yang tercantum pada pernyataan tersebut. www.peraturan.go.id 2016, No.1822
12.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan Berkas Pengaduan.
13.Arsiparis Subbagian Penerimaan dan Pemilahan Pengaduan yang selanjutnya disebut Arsiparis SP3 adalah Arsiparis yang ditempatkan di Subbagian Penerimaan dan Pemilahan Pengaduan.
14.Arsiparis Subbagian Arsip Pengaduan yang selanjutnya disebut Arsiparis SAP adalah Arsiparis yang ditempatkan di Subbagian Arsip Pengaduan.
15.Alih Media adalah proses pengelolaan dokumen dari bentuk fisik menjadi bentuk elektronik untuk kemudian dapat dikelola menggunakan teknologi informasi.
16.Distribusi adalah penyaluran, pengiriman, pembagian kepada beberapa orang atau ke beberapa tempat.
17.Akuisisi Informasi Arsip Pengaduan adalah kegiatan penambahan khasanah arsip yang dilakukan melalui kerjasama antar lembaga terkait dengan tugas dan fungsi Komnas HAM sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 39 Tahun 1999 tentang Hak Asasi Manusia.
18.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
19.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
20.Manual Kearsipan Komnas HAM adalah petunjuk pelaksanaan pengelolaan kearsipan di Komnas HAM. www.peraturan.go.id 2016, No.1822
21.Bagian Dukungan Pemantauan dan Penyelidikan adalah kelengkapan Komnas HAM yang bertugas untuk membantu pelaksanaan fungsi pemantauan dan penyelidikan Komnas HAM.
22.Bagian Dukungan Mediasi adalah kelengkapan Komnas HAM yang bertugas untuk membantu pelaksanaan fungsi Mediasi oleh Komnas HAM.
23.Komisioner adalah Anggota Komnas HAM yang diangkat berdasarkan Undang-Undang Nomor 39 Tahun 1999 tentang Hak Asasi Manusia.
24.Sekretaris adalah orang atau pegawai yang bertugas membantu Komisioner yang diserahi pekerjaan tulis menulis, atau surat-menyurat, menyusun jadwal kegiatan Komisioner, dan sebagainya.
25.Penyelidikan adalah serangkaian tindakan untuk mencari dan menemukan data, fakta, dan informasi untuk mengetahui ada atau tidaknya Pelanggaran Hak Asasi Manusia.
26.Penyelidik adalah setiap staf Penyelidik di Komnas HAM yang bertugas menerima dan memeriksa Pengaduan Pelanggaran Hak Asasi Manusia.
27.Tim Bentukan Paripurna adalah Tim yang dibentuk berdasarkan Keputusan Sidang Paripurna Komnas HAM atas peristiwa yang diduga telah terjadi Pelanggaran Hak Asasi Manusia yang terdiri dari anggota dan/atau staf Komnas HAM.
28.Tim Ad Hoc adalah tim yang dibentuk oleh Sidang Paripurna untuk melakukan Penyelidikan Proyustisia Pelanggaran Hak Asasi Manusia yang berat yang terdiri dari anggota dan/atau staf Komnas HAM serta unsur masyarakat.
29.Pelayanan Publik adalah segala bentuk jasa pelayanan terhadap publik dan/atau masyarakat yang dalam hal ini sebagai Pengadu Komnas HAM. www.peraturan.go.id 2016, No.1822
30.Sistem Pengaduan Terpadu adalah program khusus yang dimiliki oleh Komnas HAM dan diterapkan dalam kepentingan penanganan Pengaduan secara terintegrasi dan terkomputerisasi di Biro Dukungan Penegakan HAM.
31.Operator Telepon adalah petugas yang menerima telepon termasuk dari Pengadu.
32.Petugas Keamanan Komnas HAM adalah Satuan Pengamanan (Satpam) yang bertugas menjaga keamanan dan ketertiban umum di lingkungan Komnas HAM.
33.Konsultasi adalah komunikasi awal antara Pengadu dengan Analis Pengaduan mengenai informasi dan/atau Berkas Pengaduan serta tindak lanjut atas kasus yang dilaporkan.