Peraturan Lembaga ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. jdih.lkpp.go.id jdih.lkpp.go.id LAMPIRAN PERATURAN LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH NOMOR 5. TAHUN 2019 TENTANG MODEL PENGUKURAN TINGKAT KEMATANGAN UNIT KERJA PENGADAAN BARANG/JASA A. DOMAIN PROSES
1.VARIABEL MANAJEMEN PENGADAAN Inisiasi Esensi Proaktif Strategis Unggul Deskripsi Pengelolaan proses pemilihan berbasis dokumen pemilihan Pengelolaan proses pemilihan berbasis SOP Pemilhan Pengelolaan proses PBJ terintegrasi di seluruh mata rantai proses pengadaan dengan berkolaborasi dengan pihak terkait Pengelolaan proses PBJ yang memberikan penekanan pada pencapaian sasaran organisasi melalui penerapan strategi dan metode yang sesuai Pengelolaan proses PBJ dengan memunculkan berbagai inovasi untuk perbaikan kinerja yang merefleksikan ciri organisasi pembelajar Key Drivers Fokus UKPBJ dalam pengelolaan mata rantai PBJ Penyelesaian proses pemilihan berbasis dokumen pemilihan Memastikan kepatuhan atas prosedur di tahap persiapan dan • Proses pengadaan terintegrasi, mulai dari proses perencanaan pengadaan sampai dengan pelaksanaan kontrak Penerapan strategi dan metode pengadaan yang sesuai dengan kebutuhan Memunculkan inovasi proses pemilihan yang sudah terbukti dan sesuai dengan kebutuhan organisasi, serta jdih.lkpp.go.id Inisiasi Esensi Proaktif Strategis Unggul eksekusi pemilihan • Memastikan keamanan dan keberlangsungan layanan pengadaan secara elektronik pelaksanaan program kerja organisasi dapat menjadi contoh UKPBJ lain Ketersediaan prosedur yang mendukung peran UKPBJ Tidak ada SOP SOP 1 di tahap persiapan dan pemilihan SOP terintegrasi di tahap perencanaan, pemilihan dan pelaksanaan kontrak SOP untuk penerapan pengadaan strategis SOP atau sistem yang mendukung pengelolaan pengetahuan PBJ sebagai organisasi pembelajar Bukti Dukung Dokumen/laporan proses pemilihan
1.SOP Persiapan Pengadaan
2.SOP Pemilihan
1.SOP Pengadaan Terintegrasi, meliputi: • SOP Perencanaan • SOP Persiapan Pengadaan • SOP Pemilihan • SOP Pelaksanaan Kontrak
2.Dokumen pemenuhan standar LPSE: • Standar 5: Pengelolaan Layanan Helpdesk • Standar 9: Pengelolaan Keamanan Perangkat • Standar 10: Pengelolaan Keamanan Operasional Layanan • Standar 11: pengelolaan kemananan server dan jaringan • Standar 17: penilaian internal
3.Berita acara/notulensi rapat dengan pelaku pengadaan dan/atau pelaku usaha
1.SOP Pengadaan Strategis
2.Penerapan pengadaan strategis, seperti: • Kontrak payung • Pengelolaan katalog • Strategi konsolidasi
3.Hasil evaluasi berdasarkan pengadaan berkelanjutan
4.Instruksi pimpinan atas penerapan rekomendasi UKPBJ
1.SOP Manajemen Pengetahuan
2.Liputan kegiatan sharing session ke K/L/PD lain atas inovasi yang diterapkan
3.Laporan kegiatan benchmark 1 Penyusunan SOP sesuai dengan ketentuan yang berlaku jdih.lkpp.go.id
2.VARIABEL MANAJEMEN PENYEDIA Inisiasi Esensi Proaktif Strategis Unggul Deskripsi Sebatas melakukan pembuktian kualifikasi penyedia dan pemanfaatan daftar hitam LKPP Pengelolaan registrasi penyedia dan pembuktian kualifikasi penyedia Pengelolaan penyedia dalam proses registrasi dan kualifikasi serta pemantauan ketersediaan penyedia untuk memastikan keberhasilan proses pemilihan Pengelolaan penyedia berdasarkan klasifikasi kinerja untuk memastikan pembinaan yang efektif selaras dengan program kerja organisasi Pengelolaan penyedia yang mendukung pengadaan strategis serta pola kemitraan jangka panjang Key Drivers Interaksi dengan penyedia Sebatas pada saat pembuktian kualifikasi pemilihan Dalam proses registrasi dan pembuktian kualifikasi pemilihan Tersedianya program pembinaan kepada penyedia guna memastikan keberhasilan proses pemilihan dan pelaksanaan kontrak Tersedianya program pembinaan penyedia berdasarkan analisis kebutuhan organisasi dan data kinerja penyedia untuk pencapaian program kerja organisasi Penerapan pola kemitraan dalam rangka membangun kolaborasi untuk menjamin kepentingan strategis jangka panjang organisasi Analisis data kinerja penyedia Sebatas informasi dari PPK atau dari daftar hitam nasional LKPP Melakukan evaluasi kinerja peserta dari dokumen penawaran yang disampaikan dalam proses pemilihan Melakukan analisis data penyedia serta mengupayakan tersedianya penyedia yang memenuhi kualifikasi sebelum proses pemilihan dilaksanakan Melakukan analisis dan kategorisasi 4 kinerja untuk memastikan ketersediaan penyedia bagi pelaksanaan program kerja organisasi Metode serta hasil analisis menjadi rujukan UKPBJ lain jdih.lkpp.go.id Bukti Dukung
1.Penggunaan daftar hitam di Inaproc
2.Kertas Kerja Evaluasi
1.Kertas Kerja Evaluasi
2.Laporan registrasi dan verifikasi
3.Aanwijzing
1.SOP Pengelolaan Penyedia
2.Laporan program pembinaan berdasarkan hasil analisis ketersediaan penyedia yang terdaftar di LPSE UKPBJ tersebut
3.Hasil notulensi rapat progress pelaksanaan kontrak untuk mencatat kinerja penyedia
1.Laporan implementasi sistem pengelolaan penyedia 3 dalam melakukan analisis ketersediaan, analisis kinerja dan pemetaan penyedia
2.Berita acara/notulensi rapat Vendor Briefing 5 /De- briefing 6 Daftar penyedia strategis untuk kepentingan Kemitraan jangka panjang 2 Kemitraan yang dimaksud dapat berbentuk kontrak payung, katalog ataupun KPBU (kerjasama pemerintah dengan badan usaha) 3 Sistem pengelolaan penyedia (Vendor Management System) dapat berupa aplikasi yang dikembangkan secara khusus atau penggunaan sistem sederhana (contoh. Excel) 4 Kategorisasi adalah pengelompokan kategori kinerja penyedia berdasarkan pengukuran dari aspek Biaya, Mutu, Waktu dan Tingkat Layanan 5 Vendor Briefing adalah kegiatan sosialisasi program kerja sekaligus market survey untuk mengetahui kualifikasi/kemampuan penyedia yang tersedia di pasar 6 Vendor De-briefing adalah mekanisme penjelasan ke pihak penyedia atas hasil evaluasi untuk paket-paket khusus jdih.lkpp.go.id
3.VARIABEL MANAJEMEN KINERJA Inisiasi Esensi Proaktif Strategis Unggul Deskripsi Belum menerapkan manajemen kinerja Penerapan pengelolaan kinerja melalui pelaporan efisiensi pengadaan (harga kontrak - hps) dan jumlah penyelesaian paket pemilihan Sudah ada sistem pengelolaan kinerja yang mencakup perencanaan dan pengendalian kinerja Sudah ada sistem pengelolaan kinerja yang memastikan adanya keselarasan antara kinerja PBJ dengan kinerja organisasi, dimana laporan kinerja PBJ telah menjadi referensi dalam proses pengambilan keputusan pimpinan. Laporan pengendalian kinerja pengadaan sudah digunakan sebagai rujukan dalam upaya perbaikan kapabilitas organisasi K/L/PD Key Drivers Cakupan penerapan manajemen kinerja Terbatas pada aktivitas pencatatan pencapaian atas indikator yang umum digunakan, seperti indikator efisiensi dan penyelesaian paket Terbatas pada aktivitas pencatatan pencapaian atas indikator yang umum digunakan (efisiensi, penyelesaian paket) atau mandat di internal organisasi (penyerapan anggaran, progress percepatan tender) Penerapan pengelolaan kinerja secara terstruktur dengan menggunakan IKU UKPBJ yang mendukung efisiensi 7 proses pengadaan Penerapan pengelolaan kinerja secara terstruktur dengan penggunaan indikator di 4 (empat) area outcome (biaya, mutu, waktu dan tingkat layanan) yang selaras dengan obyektif organisasi Pengembangan indikator baru yang menjadi acuan dalam mengukur capaian kinerja organisasi Pemanfaatan hasil Hanya mendokumentasikan hasil pencapaian Menjadi pembelajaran untuk perbaikan pelaksanaan proses pemilihan berikutnya Menjadi dasar proses pengambilan keputusan strategis, baik yang bersifat jangka pendek ataupun jangka panjang Menjadi rujukan arah pengembangan kapabilitas organisasi ke depan jdih.lkpp.go.id Bukti Dukung Laporan pelaksanaan kegiatan pemilihan Laporan penyelesaian paket pemilihan
1.SOP Pengelolaan Kinerja UKPBJ
2.Dokumen perencanaan kinerja UKPBJ
3.Laporan pencapaian indikator kinerja utama UKPBJ
4.Dokumen standar 15 LPSE : Pengelolaan Hubungan dengan Pengguna Layanan Laporan hasil pencapaian kinerja pengadaan untuk pengendalian program kerja organisasi Rekomendasi pengembangan kapabilitas fungsi pengadaan tercantum dalam dokumen perencanaan K/L/PD 7 Efisiensi: pengadaan barang/jasa dilakukan dengan cara yang benar sehingga dapat memberikan output sesuai dengan harapan pemangku kepentingan jdih.lkpp.go.id
4.VARIABEL MANAJEMEN RISIKO Inisiasi Esensi Proaktif Strategis Unggul Deskripsi Belum ada pengelolaan risiko pengadaan Pengelolaan risiko sudah dimulai khususnya untuk identifikasi dan mitigasi risiko penyelesaian paket pemilihan Sudah diterapkan SOP perencanaan dan mitigasi risiko pengadaan serta pelaporan untuk mendukung tercapai target kegiatan pengadaan Sudah diterapkan SOP pengendalian risiko pengadaan, khususnya untuk pengadaan strategis yang mendukung target kinerja organisasi Hasil dari pengendalian risiko pengadaan sudah digunakan sebagai dasar untuk penyusunan kebijakan baru ataupun perbaikan/ penyempurnaan kebijakan Key Drivers Cakupan penerapan manajemen risiko Penerapan manajemen risiko terbatas di proses pemilihan berdasarkan inisiatif individu dan bersifat reaktif Telah dilakukan identifikasi risiko yang dapat mempengaruhi pelaksanaan proses pemilihan • Sudah diterapkannya kode etik untuk para pengelola UKPBJ • Siklus manajemen risiko 8 diterapkan untuk mendukung proses pemilihan dan pelaksanaan kontrak Manajemen risiko diterapkan untuk pelaksanaan seluruh paket strategis organisasi dengan menekankan pada upaya pengendalian risiko Menjadi rujukan UKPBJ lain, dari sisi metode pengelolaan serta pustaka risiko 9 yang dimiiliki Pemanfaatan hasil Pembelajaran individu dalam pengelolaan risiko paket Pembelajaran pokja dalam mengidentifikasi dan memitigasi risiko dalam proses pemilihan Pendokumentasian dan pelaporan atas proses yang dilaksanakan dalam pengelolaan risiko Penyusunan profil risiko paket strategis dan rekomendasi penanganan Penerapan kebijakan baru untuk meningkatkan pengendalian organisasi atas risiko PBJ jdih.lkpp.go.id Bukti Dukung
1.Dokumen identifikasi dan mitigasi risiko proses pemilihan
2.Laporan penyelesaian kasus dalam pelaksanaan paket (jika ada)
1.SOP Manajemen Risiko (mengakomodir berbagai jenis risiko, seperti risiko hukum, gagal tender, keterlambatan penyelesaian kontrak)
2.Dokumen Standar 4 LPSE: Pengelolaan Risiko Layanan
3.Dokumen mitigasi risiko pengadaan
4.Dokumen kode etik pengelola UKPBJ
1.Dokumen profil risiko paket pengadaan strategis
2.Laporan hasil pengendalian risiko
3.Rekomendasi berdasarkan kajian risiko, seperti penandatanganan MoU dengan APH
1.Kebijakan dari pembelajaran pengelolaan risiko
2.Pembaharuan pustaka risiko 8 Siklus Manajemen Risiko: Implementasi kerangka dalam pengelolaan risiko meliputi perencanaan; implementasi (tahap identifikasi, analisis, response plan, monitor and control); pemantauan dan review framework; serta perbaikan berkelanjutan 9 Pustaka Risiko: Dokumentasi atas daftar risiko/isu yang berhasil di identifikasi beserta penanganan yang dilakukan sebagai catatan untuk pengelolaan selanjutnya jdih.lkpp.go.id B. DOMAIN KELEMBAGAAN
1.VARIABEL PENGORGANISASIAN KELEMBAGAAN Inisiasi Esensi Proaktif Strategis Unggul Deskripsi Unit kerja Adhoc yang hanya fokus menjalankan aktivitas pemilihan UKPBJ struktural dan fokus untuk penyelesaian paket pemilihan UKPBJ struktural yang bertanggung jawab dalam fungsi pengadaan barang/jasa UKPBJ dengan struktur yang memungkinkan peran strategis untuk turut mensukseskan Program Kerja K/L/PD UKPBJ yang berperan Strategis dan memiliki kelincahan (Agility) mengikuti dinamika K/L/PD Key Drivers Kemampuan dalam mendukung visi dan strategi organisasi Organisasi yang memfokuskan pada pelaksanaan aktivitas pemilihan Organisasi yang memfokuskan pada upaya penyelesaian paket pengadaan Organisasi UKPBJ untuk pemenuhan kebutuhan pelanggan Organisasi UKPBJ yang dirancang untuk menjawab tantangan program dalam pencapaian tujuan organisasi UKPBJ menjadi organisasi pembelajar yang efektif dan fleksibel/agile terhadap kebutuhan jangka menengah/panjang organisasi Posisi organisasi UKPBJ Organisasi UKPBJ masih adhoc atau bagian dari unit kerja lain Organisasi UKPBJ merupakan unit kerja struktural untuk fungsi pemilihan Organisasi UKPBJ merupakan unit kerja struktural untuk fungsi pengelolaan PBJ, fungsi pengelolaan layanan pengadaan secara elektronik serta fungsi pembinaan dan advokasi PBJ Organisasi UKPBJ yang memungkinkan kemudahan koordinasi dengan pimpinan dan semua satker jdih.lkpp.go.id Bukti Dukung SK Panitia Pengadaan Permen/Perka/ Perkada terkait SOTK yang mengatur fungsi pemilihan saja
1.Permen/Perka/ Perkada terkait SOTK UKPBJ yang meliputi fungsi pengelolaan PBJ, pengelolaan LPSE, dan pembinaan/advokasi PBJ.
2.Dokumen Pemenuhan standar LPSE: • Standar 1: Kebijakan Layanan • Standar 2: Pengorganisasian Layanan • Standar 13: Pengelolaan Anggaran Layanan
1.Ada peraturan/ keputusan pimpinan yang memungkinkan peran UKPBJ yang lebih strategis dan kemampuan berkolaborasi dengan stakeholders
2.Bukti partisipasi dalam rapat pimpinan strategis Kajian kelembagaan UKPBJ yang selaras dengan dokumen Renstra Organisasi jdih.lkpp.go.id
2.VARIABEL TUGAS/FUNGSI KELEMBAGAAN Inisiasi Esensi Proaktif Strategis Unggul Deskripsi Menjalankan aktivitas pemilihan Mengelola kegiatan pemilihan Mengelola fungsi pengelolaan PBJ, fungsi pengelolaan layanan pengadaan secara elektronik serta fungsi pembinaan dan advokasi PBJ untuk memastikan kebutuhan barang/jasa dapat terpenuhi dengan baik Mengelola fungsi PBJ melalui sinergi dengan stakeholder terkait sehingga mampu memberikan kontribusi pada pencapaian target K/L/PD Mengelola fungsi PBJ di K/L/PD dan terlibat aktif dalam pengembangan kapabilitas K/L/PD serta PBJ Nasional Key Drivers Cakupan layanan yang diberikan, baik ke pihak internal ataupun eksternal Sebatas pelayanan dalam aktivitas pemilihan Proses pemilihan • Pendampingan perencanaan pengadaan • Proses pemilihan • Pendampingan Pelaksanaan kontrak • Pembinaan SDM dan kelembagaan UKPBJ • Pembinaan SDM PBJ • Layanan pengadaan secara elektronik • Pendampingan perencanaan kebutuhan serta strategi pengadaan • Penyediaan informasi dan rekomendasi dalam rapat Monev regular pimpinan Keterlibatan dalam pengadaan secara nasional Sinergi antar fungsi untuk menciptakan value bagi organisasi • Belum terbangun sinergi efektif di antara pemangku kepentingan. • Para pihak hanya menjalankan tugas sesuai dengan aturan yang ada Sinergi UKPBJ dengan PPK dan PPHP sudah terjalin efektif untuk mensukseskan paket pengadaan yang ditetapkan dalam SiRUP Sinergi UKPBJ dengan para pihak (PPK, PA/KPA, Pengguna, Biro Perencanaan, dll) telah berjalan efektif untuk mensukseskan program kerja Sinergi UKPBJ dengan LKPP dan pemangku kepentingan lain telah terbangun untuk membangun PBJ yang lebih baik di Indonesia jdih.lkpp.go.id Bukti Dukung SK Pokja Pemilihan Dokumen regulasi yang berisi tugas dan fungsi pemilihan penyedia
1.Dokumen regulasi berisi tugas dan fungsi UKPBJ sesuai dengan amanat Perpres Nomor 16 Tahun 2018 serta aturan turunannya
2.Pembinaan hubungan dengan pemangku kepentingan melalui Stakeholder Analysis 10 PBJ dan Engagement Plan 11 dengan pihak internal (PPK, PPHP, APIP) serta eksternal (penyedia, APH)
3.Laporan koordinasi UKPBJ dengan pihak terkait dalam pelaksanaan paket
1.Pembinaan hubungan dengan pemangku kepentingan melalui Stakeholder Analysis PBJ dan Engagement Plan dengan Satker/OPD Pengguna, Penyedia, APH dan Pimpinan K/L/PD
2.Laporan Monev Pengadaan untuk rapat pimpinan
1.Hasil kajian/riset kelembagaan PBJ yang dimanfaatkan untuk program Nasional
2.Laporan keterlibatan UKPBJ mendukung program pengembangan kelembagaan pengadaan secara Nasional 10 Stakeholder analysis adalah analisis tingkat kepentingan dan pengaruh dari pemangku kepentingan dalam proses pengadaan barang jasa untuk menentukan strategi pengelolaan hubungan yang tepat 11 Engagement plan adalah rencana aksi yang disusun untuk mengelola serta meningkatkan kualitas hubungan dengan setiap pemangku kepentingan sesuai strategi yang telah ditetapkan jdih.lkpp.go.id C. DOMAIN SDM
1.VARIABEL PERENCANAAN SDM Inisiasi Esensi Proaktif Strategis Unggul Deskripsi Belum ada perencanaan SDM UKPBJ Perencanaan SDM berupa Analisis Jabatan (Anjab) dan Analisis Beban Kerja (ABK) untuk menempatkan SDM Pokja Pemilihan Penuh Waktu Perencanaan SDM berupa Anjab dan ABK untuk personel di UKPBJ yang mengakomodir perluasan peran serta pemenuhan Jabfung PPBJ Perencanaan seluruh SDM Pengadaan melalui Anjab dan ABK yang berbasis standar kompetensi dan sudah menjadi bagian dari Renstra SDM K/L/PD Perencanaan serta Rekrutmen SDM Pengadaan senantiasa diselaraskan dengan kebutuhan dan standar kompetensi terkini Key Drivers Analisis Kebutuhan & SDM Pengadaan Belum ada analisis kebutuhan Pokja pemilihan dan SDM UKPBJ lainnya Sudah dilakukan Anjab dan ABK berbasis data paket pengadaan tahun lalu Sudah dilakukan Anjab dan ABK berbasis data paket pengadaan tahun lalu serta perluasan peran UKPBJ untuk seluruh personel UKPBJ Sudah dilakukan Anjab dan ABK SDM Pengadaan yang terintegrasi dengan Renstra SDM dari K/L/PD Selalu ada perbaikan berkelanjutan dalam aktivitas Anjab dan ABK dan menselaraskan dengan kebutuhan fungsi PBJ dan standar kompetensi terkini Rekrutmen SDM Pengadaan Penempatan SDM Pengadaan paruh waktu Penempatan SDM penuh waktu sudah dilakukan untuk Pokja Pemilihan Sudah ada penempatan Jabfung PPJB di Pokja Pemilihan dan Pejabat Pengadaan Sudah ada penempatan seluruh SDM Pengadaan sesuai dengan Anjab dan ABK jdih.lkpp.go.id Bukti Dukung Surat Penunjukan Pokja pemilihan paruh waktu (part- time)
1.Dokumen Anjab dan ABK untuk Personel/ pelaksana yang melaksanakan pemilihan
2.Surat Keputusan pengangkatan/ penempatan SDM Pokja Pemilihan di UKPBJ (penuh waktu)
1.Dokumen Anjab dan ABK untuk personel UKPBJ
2.Surat Keputusan pengangkatan/penempatan personel di UKPBJ
3.Surat pengangkatan Jabfung PPBJ di UKPBJ
1.Dokumen Anjab dan ABK SDM Pengadaan sesuai dengan rencana pengembangan SDM K/L/PD
2.Surat pengangkatan Jabfung PPBJ, PPK, PPHP, KPA sesuai Anjab dan ABK Rekomendasi pengembangan kapabilitas fungsi pengadaan tercantum dalam dokumen perencanaan K/L/PD jdih.lkpp.go.id
2.VARIABEL PENGEMBANGAN SDM Inisiasi Esensi Proaktif Strategis Unggul Deskripsi Pengembangan SDM diberikan kepada Pokja Pemilihan untuk bisa menjalankan fungsi pemilihan dalam PBJ Pengembangan SDM yang mempertimbangkan peningkatan kapasitas secara terbatas untuk Pokja Pemilihan Pengembangan SDM berbasis kompetensi dengan metoda pelatihan dan mentoring 12 serta diselaraskan dengan kinerja personel UKPBJ Pengembangan SDM berbasis kompetensi yang komprehensif untuk pemangku kepentingan PBJP Pengembangan SDM yang mendukung UKPBJ sebagai organisasi pembelajar serta pengendalian kinerja SDM pengadaan Key Drivers Pengembangan kompetensi SDM PBJ Pelatihan dan sertifikasi PBJ tingkat dasar Keikutsertaan dalam program peningkatan kapasitas melalui kegiatan bimtek/sosialisasi/ rapat koordinasi terkait PBJP Program pelatihan & mentoring Kompetensi Pengadaan berbasis: • Standar Kompetensi Jabatan PBJP • Kompetensi personel UKPBJ • Kompetensi pengelolaan kelembagaan 13 UKPBJ Program pengembangan kompetensi para pemangku kepentingan PBJP Pengkinian program pengembangan kompetensi teknis sesuai dengan kebutuhan PBJP Pengelolaan kinerja SDM Pengadaan Belum ada perencanaan dan penilaian kinerja SDM Pengadaan Perencanaan kinerja sudah dilakukan secara terbatas di lingkungan Pokja Pemilihan Perencanaan dan pemantauan kinerja SDM sudah dilakukan untuk personel UKPBJ • Perencanaan dan pengendalian kinerja SDM sudah dilakukan untuk personel UKPBJ • Telah diterapkan insentif berbasis kinerja Pengendalian kinerja SDM Pengadaan sudah dilakukan mengacu pada program kerja K/L/PD jdih.lkpp.go.id Bukti Dukung Sertifikasi PBJ Dasar untuk Pokja Pemilihan
1.Pelatihan dan Sertifikasi PBJ Dasar untuk Pokja Pemilihan
2.Sertifikat keikutsertaan (bimtek/sosiali sasi/ rapat koordinasi) atau rekapitulasi keikutsertaan dalam program peningkatan kapasitas
3.Perencanaan kinerja Pokja Pemilihan 14
1.Dokumen analisis kebutuhan dan perencanaan pengembangan kompetensi personel UKPBJ
2.Laporan Pelatihan dan Mentoring berbasis kompetensi bagi personel UKPBJ
3.Laporan Evaluasi Kinerja Staf UKPBJ & Jabfung PPJB
4.Dokumen Standar 8 LPSE: Pengelolaan SDM
1.Dokumen analisis kebutuhan dan perencanaan pengembangan kompetensi pemangku kepentingan PBJP
2.Laporan Pengembangan Kompetensi pemangku kepentingan PBJP
3.Dokumen perencanaan dan pengendalian kinerja personel UKPBJ
4.Peraturan tentang penetapan insentif berbasis kinerja
1.Laporan program pembelajaran 15
2.Laporan pengendalian kinerja SDM pengadaan 12 Mentoring adalah salah satu metoda dalam pengembangan kompetensi dengan menugaskan seorang mentor (pihak yang kompeten/berpengalaman) untuk menjadi pembimbing mentee (anak didik) dalam mengembangkan kompetensi di area tertentu. Mentoring juga dapat dikombinasikan sebagai tindak lanjut atas kegiatan pelatihan yang diterima sebelumnya oleh setiap mentee, untuk memastikan bahwa pengetahuan yang diperoleh selama kegiatan pelatihan benar-benar dipraktekkan oleh para mentee. 13 Kompetensi pengelolaan kelembagaan UKPBJ mengacu ke 12 modul manajerial versi MCA-I 14 Perencanaan kinerja dapat berupa SKP 15 Antara lain: sistering, mentoring, keikutsertaan dalam tim pengembangan kompetensi jdih.lkpp.go.id D. DOMAIN SISTEM INFORMASI VARIABEL SISTEM INFORMASI Inisiasi Esensi Proaktif Strategis Unggul Deskripsi Belum memiliki tata kelola sistem informasi Pengelolaan penggunaan sistem aplikasi pengadaan Pengelolaan sistem informasi pengadaan sudah sesuai dengan standar layanan dan keamanan sistem informasi Pengelolaan sistem informasi pengadaan yang mendukung penerapan strategi pengadaan khusus dan terintegrasi dengan sistem lainnya 16 serta sudah dimanfaatkan untuk pengendalian kinerja organisasi. Pengelolaan sistem informasi sudah dimanfaatkan untuk analisis yang lebih komprehensif dan sudah memberikan layanan informasi kepada pihak lain. Key Drivers Cakupan sistem informasi dalam pengadaan barang/jasa Mencakup seluruh sistem yang disediakan oleh LKPP (SiRUP, e-Tendering, e-Purchasing, SiKAP) Penggunaan sistem yang mengintegrasikan mata rantai proses PBJ di tahap perencanaan, persiapan, pemilihan dan pelaksanaan kontrak Dukungan layanan seperti e- marketplace 17 , Vendor Performance Management System 18 (VPMS) termasuk dalam rangka penerapan strategi pengadaan khusus Pengembangan kemampuan data analytic untuk analisis kinerja dan perkiraan kebutuhan organisasi Ketersediaan data dan informasi pengadaan bagi stakeholder Penyediaan data secara manual Penyediaan data dan informasi standar yang disediakan oleh sistem Penyajian data dan informasi by system sesuai dengan kebutuhan Pengelolaan data dan informasi terintegrasi untuk pelaporan, analisis dan pengendalian kinerja organisasi Sistem serta pengelolaan data dan informasi dijadikan referensi utama bagi fungsi organisasi lainnya jdih.lkpp.go.id Bukti Dukung SOP pengadaan barang/jasa dengan menggunakan sistem aplikasi pengadaan
1.Laporan penggunaan Sistem Informasi Pengadaan secara penuh
2.Dokumen pemenuhan standar LPSE: • Standar 3: Pengelolaan Aset Layanan • Standar 6: Pengelolaan Perubahan • Standar 7: Pengelolaan Kapasitas • Standar 12: Pengelolaan Kelangsungan Layanan • Standar 14: Pengelolaan Dukungan Layanan • Standar 16: Pengelolaan Kepatuhan
1.Dokumen arsitektur/sistem informasi pengadaan terintegrasi, termasuk petunjuk penggunaan seluruh sistem
2.Laporan pengendalian kinerja pengadaan sudah diperoleh dari pengolahan database aplikasi pengadaan. Laporan analitik informasi pengadaan digunakan untuk perbaikan sistem maupun perbaikan kebijakan pengadaan 16 Sistem lain: SPAN, SAKTI, SIMAK BMN, SIMDA Keuangan, SIMDA BMD, SIPKD, dll 17 e-marketplace: pengembangan jenis katalog (nasional, sektoral atau lokal), toko daring ataupun pemilihan penyedia yang dikembangkan oleh UKPBJ 18 VPMS adalah sistem yang memfasilitasi pengelolaan dan pemeringkatan kinerja penyedia jdih.lkpp.go.id E. MEKANISME PERHITUNGAN SKOR KRITERIA MODEL TINGKAT KEMATANGAN UKPBJ Berdasarkan domain dan variabel yang sudah disusun di atas, maka pengukuran tingkat kematangan UKPBJ ditentukan sebagai berikut:
1.Kriteria UKPJB sebagai pusat keunggulan Pengadaan Barang/Jasa direfleksikan pada level Proaktif di setiap variabel tingkat kematangan UKPBJ.
2.Penentuan skor (untuk menuju pusat keunggulan Pengadaan Barang/Jasa) didasarkan pada jumlah variabel yang telah mencapai level Proaktif dibandingkan dengan jumlah variabel keseluruhan.
3.Ilustrasi penentuan capaian pengukuran tingkat kematangan UKPBJ dijelaskan sebagaimana contoh berikut: Domain Variabel Key Drivers Kriteria Pusat Keunggulan Tingkat Kematangan Saat Ini Pencapaian Kriteria Pusat Keuggulan Proses 1.1 Manajemen Pengadaan • Fokus UKPBJ dalam pengelolaan mata rantai PBJ • Ketersediaan prosedur yang mendukung peran UKPBJ 3 ③ 4 dari 9 1.2 Manajemen Penyedia • Analisis data kinerja penyedia • Interaksi dan pembinaan ke penyedia 3 2 1.3 Manajemen Kinerja • Cakupan penerapan manajemen kinerja • Pemanfaatan hasil manajemen kinerja bagi kepentingan organisasi 3 2 jdih.lkpp.go.id Domain Variabel Key Drivers Kriteria Pusat Keunggulan Tingkat Kematangan Saat Ini Pencapaian Kriteria Pusat Keuggulan 1.4 Manajemen Risiko • Cakupan penerapan manajemen risiko dalam mata rantai proses pengadaan barang/jasa • Pemanfaatan hasil yang diperoleh organisasi dari penerapan manajemen risiko 3 2 Kelembagaan 2.1 Pengorganisasian • Kemampuan dalam mendukung visi dan strategi organisasi • Posisi organisasi UKPBJ 3 ③ 2.2 Tugas dan Fungsi • Cakupan layanan yang diberikan, baik ke pihak internal ataupun eksternal • Sinergi antar fungsi di internal yang dapat menciptakan value bagi organisasi 3 ③ SDM 3.1 Perencanaan SDM • Analisis kebutuhan serta pemenuhan kebutuhan SDM • Rekrutment SDM Pengadaan 3 2 3.2 Pengembangan SDM • Pengembangan kompetensi SDM PBJ • Pembinaan stakeholder PBJ untuk mendukung pencapaian kinerja pengadaan 3 ③ Sistem Informasi 4.1 Sistem Informasi • Cakupan otomasi proses pengadaan barang/jasa • Ketersediaan data dan informasi pengadaan bagi stakeholder 3 2 jdih.lkpp.go.id F. DASHBOARD KEMATANGAN UKPBJ DAN PENCAPAIAN PUSAT KEUNGGULAN PENGADAAN BARANG/JASA KEPALA LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH REPUBLIK INDONESIA, ttd RONI DWI SUSANTO Gap Capaian Pencapaian Kriteria Pusat Keunggulan PBJ jdih.lkpp.go.id