Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Salinan sesuai aslinya Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi Kepala Biro Hukum, Organisasi, dan Tata Laksana Undang Mugopal Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 19 September 2018 MENTERI DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI ttd. EKO PUTRO SANDJOJO Diundangkan di Jakarta pada tanggal 18 Oktober 2018 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA ttd. WIDODO EKATJAHJANA BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2018 NOMOR 1447 Paraf Koordinasi SEKRETARIS JENDERAL KARO HUKUM ORTALA KABAG PUU KABAG OTL SISTEMATIKA BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Tujuan, Sasaran, dan Ruang Lingkup C. Manfaat Hasil Analisis Beban Kerja BAB II METODE ANALISIS BEBAN KERJA A. Pengertian B. Alat Ukur C. Waktu dan Unit yang Melaksanakan Analisis Beban Kerja D. Metode Analisis Beban Kerja E. Aspek-Aspek dalam Perhitungan Beban Kerja F. Pendekatan dalam Mengidentifikasi Beban Kerja BAB III TAHAPAN PELAKSANAAN ANALISIS BEBAN KERJA A. Persiapan B. Pengolahan dan Penelaahan Data Beban Kerja BAB IV PENUTUP LAMPIRAN PERATURAN MENTERI DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI NOMOR 15 TAHUN 2018 TENTANG PEDOMAN ANALISIS BEBAN KERJA DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI Analisis beban kerja merupakan salah satu metode yang digunakan untuk menghasilkan perhitungan kebutuhan sumber daya manusia sesuai dengan kualifikasi yang dipersyaratkan pada masing- masing jabatan. Hasil analisis beban kerja yang berupa norma waktu penyelesaian pekerjaan, tingkat efisiensi kerja, serta standar beban kerja dan prestasi kerja digunakan sebagai tolok ukur bagi pegawai/unit kerja dalam melaksanakan kegiatannya. Disamping itu, hasil analisis beban kerja juga bermanfaat bagi penyusunan formasi pegawai, penyempurnaan sistem prosedur kerja, dan berbagai aspek manajemen lainnya, seperti dalam meningkatkan produktivitas kerja serta langkah-langkah lainnya dalam rangka meningkatkan pembinaan, penyempurnaan, dan pendayagunaan aparatur negara baik dari segi kelembagaan, ketatalaksanaan, maupun kepegawaian. Mengingat manfaat dan kegunaan analisis beban kerja, pelaksanaan analisis beban kerja pada setiap unit kerja di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi dilakukan secara konsisten dan berkesinambungan. Agar analisis beban kerja dapat dilaksanakan dan menghasilkan perhitungan kebutuhan pegawai yang proporsional, maka disusunlah pedoman tentang pelaksanaan analisis beban kerja dengan tujuan agar semua unit kerja memiliki acuan dan mengetahui tata cara pelaksanaan analisis beban kerja secara efektif dan efisien. B. Tujuan, Sasaran, dan Ruang Lingkup
1.Tujuan pedoman ini, yaitu agar semua unit kerja dapat mengetahui tata cara melaksanakan analisis beban kerja;
2.Sasaran pelaksanaan analisis beban kerja, yaitu untuk memperoleh informasi tentang jumlah kebutuhan pegawai, efisiensi dan prestasi kerja unit/satuan organisasi/pemangku jabatan, serta pemanfaatannya dalam rangka meningkatkan kualitas aparatur negara; dan
3.Ruang lingkup analisis beban kerja meliputi beban kerja seluruh produk yang dihasilkan oleh unit kerja. C. Manfaat Hasil Analisis Beban Kerja Hasil dari analisis beban kerja dapat dipergunakan untuk keperluan sebagai berikut:
1.penataan/penyempurnaan struktur organisasi;
2.penilaian prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit;
3.bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja;
4.sarana peningkatan kinerja kelembagaan;
5.penyusunan standar beban kerja jabatan/kelembagaan, penyusunan Daftar Susunan Pegawai (DSP) atau bahan penetapan eselonisasi jabatan struktural;
6.menyusun rencana kebutuhan pegawai secara riil sesuai dengan beban kerja organisasi;
7.program mutasi pegawai dari unit yang berkelebihan ke unit yang kekurangan;
8.program promosi pegawai; dan
9.bahan penyempurnaan program pendidikan dan latihan.
1.Analisis beban kerja adalah metode yang digunakan untuk menentukan jumlah waktu, usaha, dan sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan tugas dan fungsi organisasi.
2.Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu.
3.Standar kemampuan rata-rata pegawai atau standar prestasi rata- rata pegawai adalah standar kemampuan yang menunjukan ukuran energi rata-rata yang diberikan oleh seorang pegawai untuk memperoleh satu satuan hasil.
4.Perhitungan beban kerja adalah suatu teknik untuk menetapkan waktu bagi seorang pegawai yang memenuhi persyaratan (qualified) dalam menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu dengan standar prestasi yang telah ditetapkan.
5.Volume kerja adalah sekumpulan tugas/pekerjaan yang harus/dapat diselesaikan dalam waktu satu tahun.
6.Hasil kerja adalah output/produk dari tugas dan fungsi yang dijalankan oleh pegawai/organisasi setiap tahunnya.
7.Norma waktu adalah waktu yang wajar dan nyata-nyata dipergunakan secara efektif dengan kondisi normal oleh seorang pemangku jabatan untuk menyelesaikan satu tahapan proses penyelesaian pekerjaan.
8.Jam kerja kantor adalah jam kerja formal yang ditetapkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
9.Waktu kerja efektif (menit) adalah jam kerja yang harus dipergunakan untuk berproduksi/menjalankan tugas, yaitu jam kerja kantor dikurangi waktu luang.
10.Waktu luang adalah jam kerja yang diperkenankan untuk dipergunakan secara tidak produktif.
11.Unit pelaksana adalah unit kerja yang secara fungsional mempunyai tugas dibidang kepegawaian dan organisasi pada setiap Unit Kerja Eselon I. B. Alat Ukur Sebelum melakukan analisis beban kerja, terlebih dahulu ditetapkan alat ukur yang jelas agar analisis beban kerja dapat dilakukan secara transparan dan objektif. Alat ukur dimaksud adalah jam kerja yang harus diisi dengan pekerjaan untuk menghasilkan suatu produk baik bersifat konkrit atau abstrak (benda/jasa). Berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 68 tahun 1995 tentang Hari Kerja di Lingkungan Lembaga Pemerintah, jam kerja instansi pemerintah adalah 37,5 (tiga puluh tujuh koma lima) jam per minggu dengan rincian:
1.Senin – Kamis 07.30 – 16.00 Waktu istirahat 12.00 – 13.00
2.Jum’at 07.30 – 16.30 Waktu istirahat 12.00 – 13.30 Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti makan, sholat, dan sebagainya, yaitu 30% (tiga puluh persen) dari jumlah jam kerja. Berdasarkan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Penyusunan Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil, jam kerja efektif setelah dikurangi waktu luang adalah sebagai berikut:
1.Jam kerja efektif per hari = 1 (satu) hari x 5 (lima) jam = 300 (tiga ratus) menit;
2.Jam kerja efektif per minggu = 5 (lima) hari x 5 (lima) jam = 25 (dua puluh lima) jam = 1500 (seribu lima ratus) menit;
3.Jam kerja efektif per bulan = 20 (dua puluh) hari x 5 (lima) jam = 100 (seratus) jam = 6000 (enam ribu) menit; dan
4.Jam kerja efektif per tahun = 240 (dua ratus empat puluh) hari x 5 (lima) jam = 1200 (seribu dua ratus) jam = 72000 (tujuh puluh dua ribu) menit. Jam kerja efektif akan menjadi alat pengukur dari bobot kerja yang dihasilkan setiap unit kerja. C. Waktu dan Unit yang Melaksanakan Analisis Beban Kerja
1.Waktu Pelaksanaan
a.pelaksanaan analisis beban kerja di setiap unit kerja di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi dilakukan secara konsisten dan berkesinambungan setiap tahun pada bulan November hingga Maret tahun berikutnya; dan
b.apabila dipandang perlu pelaksanaan analisis beban kerja pada unit/satuan kerja dapat dilaksanakan sewaktu-waktu, misalnya karena terjadi perubahan kebijakan yang mengakibatkan perubahan sistem dan prosedur, penyempurnaan organisasi atau sebab yang lain sesuai dengan kebijakan pimpinan.
2.Unit yang Melaksanakan Analisis Beban Kerja Analisis beban kerja dilakukan oleh tiap unit kerja yang secara fungsional mempunyai tugas menangani ketatalaksanaan/ kepegawaian dan secara berjenjang dikoordinasikan oleh sekretariat unit utama dan Sekretariat Jenderal Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi sebagai berikut:
a.dalam hal perhitungan kebutuhan pegawai untuk penyusunan formasi pegawai dilakukan oleh unit yang membidangi kepegawaian dan dikoordinasikan oleh Biro yang membidangi Kepegawaian; dan
b.dalam hal pengembangan organisasi dilakukan oleh unit kerja yang menangani organisasi dan tata laksana dan dikoordinasikan oleh Biro yang membidangi organisasi dan tata laksana. D. Metode Analisis Beban Kerja Metode analisis beban kerja dapat menggunakan:
1.metode teknik analitis, yaitu metode ilmiah dengan menggunakan pengukuran waktu yang teliti melalui pengamatan langsung;
2.metode praktis empiris, yaitu berdasarkan pada pengalaman perorangan atau pemegang jabatan; atau
3.metode identifikasi beban kerja, yaitu dengan mengidentifikasi beban kerja melalui hasil kerja, objek kerja, peralatan kerja, dan tugas per tugas jabatan. E. Aspek-Aspek Dalam Perhitungan Beban Kerja
1.Beban Kerja Beban Kerja merupakan aspek pokok yang menjadi dasar untuk perhitungan. Beban Kerja ditetapkan melalui program unit kerja yang dijabarkan menjadi target pekerjaan untuk setiap jabatan.
2.Standar Kemampuan Rata-Rata/Standar Prestasi Standar Kemampuan rata-rata dapat berupa standar kemampuan yang diukur dari satuan waktu yang digunakan maupun satuan hasil.
a.standar kemampuan yang diukur dari satuan waktu disebut dengan norma waktu. Norma waktu adalah satu satuan waktu yang digunakan untuk mengukur jumlah hasil pekerjaan yang dapat diperoleh. 𝑅𝑢𝑚𝑢𝑠 𝑛𝑜𝑟𝑚𝑎 𝑤𝑎𝑘𝑡𝑢 = 𝑜𝑟𝑎𝑛𝑔 𝑥 𝑤𝑎𝑘𝑡𝑢 ℎ𝑎𝑠𝑖𝑙 Contoh: Seorang pengetik dalam waktu 30 (tiga puluh) menit dapat menghasilkan 2 (dua) lembar ketikan. N𝑜𝑟𝑚𝑎 𝑤𝑎𝑘𝑡𝑢 = 1 𝑜𝑟𝑎𝑛𝑔 pengetik 𝑥 30 menit 2 lembar ketikan Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar kemampuan seorang pengetik adalah 30 (tiga puluh) menit untuk menghasilkan 2 (dua) lembar ketikan.
b.standar kemampuan yang diukur dari satuan hasil disebut dengan norma hasil. Norma hasil adalah satu satuan hasil yang dapat diperoleh dalam jangka waktu tertentu. 𝑅𝑢𝑚𝑢𝑠 𝑛𝑜𝑟𝑚𝑎 hasil =hasil orang x waktu Contoh: Seorang analis jabatan untuk menghasilkan 1 (satu) uraian jabatan memerlukan waktu 2 (dua) jam. N𝑜𝑟𝑚𝑎 hasil = 1 uraian jabatan 1 analisis jabatan x 2 jam Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar kemampuan seorang analis jabatan untuk menghasilkan 1 (satu) uraian jabatan adalah 2 (dua) jam. F. Pendekatan dalam Mengidentifikasi Beban Kerja
1.Hasil kerja Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Pendekatan menggunakan hasil kerja menghitung kebutuhan dengan mengidentifikasi beban kerja dan hasil kerja jabatan. Metode ini dapat digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik maupun nonfisik, tetapi dapat di kuantifikasi. Metode ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis. Dalam menggunakan pendekatan ini, informasi yang digunakan, yaitu:
a.wujud hasil kerja dan satuannya;
b.jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai; dan
c.standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja. Pendekatan dengan metode ini akan menghasilkan kebutuhan pegawai yang dihitung dengan rumus sebagai berikut: Kebutuhan Pegawai = ∑ 𝐵𝑒𝑏𝑎𝑛 𝐾𝑒𝑟𝑗𝑎 𝑥 1 𝑜𝑟𝑎𝑛𝑔 Standar Kemampuan Rata-rata Contoh: Jabatan : Penyortir. Hasil Kerja : Surat yang telah disortir. Beban Kerja/Target hasil: 2.500 (dua ribu lima ratus) surat setiap hari. Standar kemampuan penyortir: 450 (empat ratus lima puluh) surat per hari. Perhitungan kebutuhan pegawai: Kebutuhan Pegawai =2500 surat 𝑥 1 𝑜𝑟𝑎𝑛𝑔= 5,56 450 surat Dibulatkan menjadi 6 (enam) orang. Jika angka yang dihasilkan dalam perhitungan desimalnya sama atau lebih besar dari 0,5 (nol koma lima) maka dibulatkan ke atas, sebaliknya bila hasil perhitungan angka desimalnya kurang dari 0,5 (nol koma lima), maka dibulatkan ke bawah.
2.Objek kerja Objek kerja adalah objek yang dilayani dalam pelaksanaan pekerjaan. Pendekatan ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Contoh jabatan yang menggunakan pendekatan ini adalah pramu tamu/resepsionis, dengan objek kerjanya adalah tamu. Pendekatan ini memerlukan informasi:
a.wujud objek kerja;
b.jumlah beban kerja yang tercermin dari banyaknya objek yang harus dilayani; dan
c.standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja. Pendekatan dengan metode ini akan menghasilkan kebutuhan pegawai yang dihitung dengan rumus sebagai berikut: Kebutuhan Pegawai = ∑Objek 𝐾𝑒𝑟𝑗𝑎 𝑥 1 𝑜𝑟𝑎𝑛𝑔 Standar Kemampuan Rata-rata Contoh: Jabatan : Pramu tamu. Objek Kerja : Tamu. Beban Kerja : 150 (seratus lima puluh) orang tamu per hari. Standar kemampuan penyortir: 50 (lima puluh) orang tamu per hari. Perhitungan kebutuhan pegawai: Kebutuhan Pegawai =150 orang tamu 𝑥 1 𝑜𝑟𝑎𝑛𝑔= 3 orang 50 orang tamu Dibulatkan menjadi 6 (enam) orang.
3.Peralatan kerja Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja. Pendekatan ini digunakan untuk jabatan yang pekerjaannya bergantung pada peralatan kerja yang digunakan, seperti pengemudi. Beban kerja pengemudi bergantung pada kebutuhan operasional kendaraan yang harus dikemudikan. Dalam menggunakan pendekatan ini, informasi yang diperlukan, yaitu:
a.satuan alat kerja;
b.jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja;
c.jumlah alat kerja yang dioperasikan; dan
d.rasio jumlah pegawai per jabatan peralatan kerja (RPK). Pendekatan dengan metode ini akan menghasilkan kebutuhan pegawai yang dihitung dengan rumus sebagai berikut: Kebutuhan Pegawai = ∑Peralatan 𝐾𝑒𝑟𝑗𝑎 𝑥 1 𝑜𝑟𝑎𝑛𝑔 Rasio Penggunaan Alat Kerja Contoh: Satuan alat kerja : kendaraan dinas (mobil). Jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja:
a.pengemudi; dan
b.montir. Jumlah alat kerja yang dioperasikan 20 mobil dinas. Rasio pengoperasian alat kerja: 1 Pengemudi 1 mobil dinas dan 1 montir 5 mobil. Jumlah pegawai/pemegang jabatan yang diperlukan.
a.Pengemudi Kebutuhan Pegawai =20 mobil dinas 𝑥 1pengemudi = 20 pengemudi 1 mobil dinas
b.Montir Kebutuhan Pegawai =20 mobil dinas 𝑥 1montir = 4 montir 5 mobil dinas
4.Tugas per Tugas Jabatan Pendekatan ini digunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam. Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung kebutuhan pegawai dengan metode ini, yaitu:
a.uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas;
b.waktu penyelesaian tugas; dan
c.jumlah waktu kerja efektif perhari rata-rata. Rumus menghitung kebutuhan pegawai menggunakan pendekatan ini adalah: ∑Waktu Penyelesaian Tugas (WPT) 𝑥 1 𝑜𝑟𝑎𝑛𝑔 ∑Waktu Kerja Efektif (WKE) A. Persiapan Pada tahap persiapan, dilakukan kegiatan sebagai berikut:
1.kajian organisasi untuk memperoleh kejelasan mengenai tugas pokok dan fungsi. Pada tahapan ini dilakukan pengumpulan dokumen-dokumen seperti rincian tugas, standar operasional prosedur (SOP), uraian jabatan, rincian kegiatan, kuesioner, dan lain sebagainya;
2.pengumpulan data beban kerja. Tahapan ini dilakukan dengan menyebarkan Form A beserta petunjuk pengisiannya kepada seluruh pemangku jabatan pelaksana. Selanjutnya pemangku jabatan pelaksana diminta untuk mengisi Form A. Pengisian Form A dapat juga dilakukan melalui wawancara dan observasi yang dilakukan oleh Analis Jabatan; dan
3.Setelah Form A terisi, maka dilakukan pengisian Form B yang merupakan inventarisasi jumlah pemangku jabatan. Format dan petunjuk pengisian Form A dan Form B adalah sebagaimana berikut: Form A PENGUMPULAN DATA BEBAN KERJA
1.Nama Jabatan :
2.Unit kerja Pengawas :
3.Unit kerja Administrator : No Uraian Tugas/ Kegiatan Hasil Kerja Waktu Penyelesaian Rata-rata (SKR) Waktu Kerja Efektif Beban/ Volume Kerja Beban Kerja Jabatan (WPT) Pegawai yang Dibutuhkan Ket.
(1)(2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) …………………. Pemangku Jabatan, ………………… Gambar 1. Form A Pengumpulan Data Beban Kerja Petunjuk pengisian:
1.“Nama Jabatan” diisi dengan nama jabatan yang diampu sesuai dengan yang ada di peta jabatan dan surat keputusan penempatan pelaksana;
2.“Unit kerja Pengawas” diisi dengan nama unit kerja Pengawas (pejabat setingkat eselon IV) yang akan dianalisis beban kerjanya;
3.“Unit kerja Administrator” diisi dengan nama unit kerja Administrator (pejabat setingkat eselon III), induk dari unit kerja yang disebutkan pada angka 2;
4.“No” kolom (1) diisi dengan angka untuk memberi nomor urut atas uraian yang tercantum pada kolom (2);
5.“Rincian Tugas/Kegiatan” kolom (2) diisi sesuai dengan uraian jabatan yang ada dan semua yang dikerjakan selama ini; Kolom (4) X Kolom (6) Kolom (5)
6.“Hasil Kerja” kolom (3) diisi dengan produk yang dihasilkan dari rincian tugas/kegiatan yang telah ditulis pada kolom (2);
7.“Waktu Penyelesaian Rata-Rata (SKR)” kolom (4) diisi dengan waktu rata- rata yang diperlukan dalam menyelesaikan tugas/kegiatan (dalam menit);
8.“Waktu Kerja Efektif” kolom (5) diisi dengan jumlah waktu efektif yang digunakan oleh setiap pegawai dalam 1 tahun yaitu 72.000 (tujuh puluh dua ribu) menit;
9.’’Beban/Vol Kerja” Kolom (6) diisi volume atau banyaknya pekerjaan yang harus diselesaikan selama 1 (satu) tahun;
10.“Beban Kerja Jabatan (WPT)” kolom (7) diisi dengan jumlah waktu yang digunakan dalam penyelesaian pekerjaan yaitu hasil perkalian kolom (4) dengan kolom (6); dan
11.“Pegawai yang dibutuhkan” kolom (8) diisi dengan hasil perhitungan: Untuk membantu pengisian Form A, dibawah ini tabel definisi dan satuan waktu beberapa jenis kegiatan yang sering dilaksanakan sebagai berikut: Tabel 1 Definisi dan Satuan Waktu Beberapa Jenis Kegiatan yang sering dilaksanakan. NO JENIS KEGIATAN DEFINISI SATUAN WAKTU (MENIT) 1. Menghadiri rapat internal Menghadiri undangan rapat di dalam lingkungan satuan kerja kali 120 2. Mengikuti rapat eksternal Mengikuti undangan rapat di luar lingkungan satuan kerja kali 120 3. Mengikuti sosialisasi Mengikuti kegiatan sosialisasi baik internal maupun eksternal satuan kerja kali 120 4. Mengikuti konsinyering Pengumpulan pegawai di suatu tempat (hotel, penginapan, ruang rapat lainnya) untuk menggarap kerjaan secara intensif yang sifatnya mendesak dan tidak dapat dikerjakan di kantor yang menghasilkan dokumen tertentu. Halfday : rapat luar kantor selama 2,5 (dua koma lima) jam Fullday : rapat luar kantor selama 5 (lima) jam Fullboard : rapat luar kantor selama 8 (delapan) jam hari 150 300 480 5. Melaksanakan perjalanan dinas Perjalanan ke luar tempat kedudukan baik perseorangan maupun secara bersama yang jaraknya sekurangkurangnya lima kilometer dari batas kota yang dilakukan dalam wilayah Indonesia untuk kepentingan Negara atas perintah pejabat yang berwenang dan perjalanan ke luar negeri. Hari 300 6. Melaksanakan pengadaan barang/jasa Kegiatan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dari APBN baik yang dilakukan secara manual maupun elektronik (LPSE). Sampai dengan 100 (seratus) juta Di atas 100 (seratus) juta Kali 300 600 7. Mengikuti upacara Mengikuti upacara nasional dan hari-hari besar kali 60 8. Mengikuti Pendidikan dan Pelatihan Teknis Diklat kepemimpinan, diklat teknis, diklat jabatan fungsional, dan lain-lain. hari 300 9. Menjadi narasumber Memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan berdasarkan undangan. kali 180 10. Melaksanakan koordinasi dan konsultasi Koordinasi: Mengatur suatu organisasi atau kegiatan sehingga peraturan dan tindakan yang akan dilaksanakan tidak saling bertentangan atau simpang siur. Konsultasi: Pertukaran pikiran untuk mendapatkan kali 30 kesimpulan (nasihat, saran, dsb) yang sebaik-baiknya. 11. Mengikuti seminar/ lokakarya Pertemuan para ahli untuk membahas masalah praktis atau yang bersangkutan dengan pelaksanaan di bidang keahliannya. hari 300 12. Mengisi Penilaian Kinerja Melakukan rekapitulasi kegiatan harian yang dilakukan secara individu hari 5 Form B INVENTARISASI JUMLAH PEMANGKU JABATAN
1.Unit kerja Pengawas :
2.Unit kerja Administrator : No Nama Jabatan Pendidikan Golongan Jumlah Keterangan
(1)(2) (3) (4) (5) (6) …………,……...... Kepala …………... …………………..... Gambar 2. Form B Inventarisasi Jumlah Pemangku Jabatan Petunjuk Pengisian:
1.“Unit kerja Pengawas” diisi dengan nama unit kerja Pengawas (pejabat setingkat eselon IV) yang akan dianalisis beban kerjanya;
2.“Unit kerja Administrator” diisi dengan nama unit kerja Administrator (pejabat setingkat eselon III), induk dari unit kerja yang disebutkan pada angka 1;
3.“No” kolom (1) diisi dengan angka untuk memberi nomor urut atas uraian yang tercantum pada kolom (2);
4.“Nama Jabatan” kolom (2) diisi dengan semua nama jabatan yang ada di unit kerja Pengawas;
5.“Pendidikan” kolom (3) diisi dengan tingkat pendidikan pelaksana sesuai nama jabatan yang ada di kolom (2);
6.“Golongan” kolom (4) diisi dengan golongan pelaksana sesuai nama jabatan yang ada di kolom (2); dan
7.“Jumlah” kolom (5) diisi dengan jumlah pelaksana yang ada pada nama jabatan tersebut. B. Pengolahan dan Penelaahan Data Beban Kerja Data yang telah dikumpulkan pada tahap persiapan selanjutnya diolah dengan menggunakan Form C, D, dan E:
1.Form C digunakan untuk menghitung beban/bobot kerja setiap jabatan yang berada pada satu unit kerja;
2.Form D digunakan untuk menghitung jumlah kebutuhan pegawai/pejabat, tingkat efektivitas dan efisiensi jabatan (EJ) dan tingkat prestasi kerja jabatan (PJ); dan
3.Form E digunakan untuk menghitung jumlah kebutuhan pegawai/pejabat unit, tingkat efektivitas dan efisiensi unit (EU) dan tingkat prestasi kerja unit (PU). Format Form C, D, dan E sebagai berikut: Form C REKAPITULASI JUMLAH BEBAN KERJA JABATAN
1.Unit kerja Pengawas :
2.Unit kerja Administrator : No Nama Jabatan Jumlah Beban Kerja Jabatan Perhitungan Jumlah Pegawai yang dibutuhkan Keterangan
(1)(2) (3) (4) (5) ……......, .............. Analis, ………………… Gambar 3. Form C Rekapitulasi Jumlah Beban Kerja Jabatan. Petunjuk Pengisian:
1.“Unit kerja Pengawas” diisi dengan nama unit kerja Pengawas (pejabat setingkat eselon IV) yang akan dianalisis beban kerjanya;
2.“Unit kerja Administrator” diisi dengan nama unit kerja Administrator (pejabat setingkat eselon III), induk dari unit kerja yang disebutkan pada angka 1;
3.“No” kolom (1) diisi dengan angka untuk memberi nomor urut atas uraian yang tercantum pada kolom (2).
4.“Nama Jabatan” kolom (2) diisi dengan semua nama jabatan yang ada di unit kerja Pengawas;
5.“Jumlah Beban Kerja Jabatan” kolom (3) diisi dengan jumlah WPT pada Kolom (6) Form A;
6.“Perhitungan Jumlah Pegawai yang dibutuhkan” kolom (4) diisi dengan jumlah kebutuhan pegawai yang diperlukan dalam jabatan tersebut diambil dari kolom (3) dibagi 72.000 (tujuh puluh dua ribu) (waktu kerja efektif per tahun) dan dibulatkan. Penghitungan beban/bobot kerja setiap jabatan sebagaimana tertuang dalam Form C dilakukan secara berjenjang mulai dari unit kerja Pengawas hingga unit kerja Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama. Dengan demikian akan diperoleh rangkuman beban kerja jabatan dan inventarisasi pemangku jabatan di setiap unit kerja Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama. Form D PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEJABAT/PEGAWAI TINGKAT EFISIENSI JABATAN (EF) DAN PRESTASI KERJA JABATAN (PJ)
1.Unit Kerja :
2.Satuan Kerja : No Nama Jabatan Jumlah Beban Kerja Jabatan Perhitungan Jumlah Kebutuhan Pegawai Jumlah pegawai yang ada +/- EJ PJ Ket
(1)(2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) …………, …………… Analis, …………………….. Gambar 4. Form D Perhitungan Kebutuhan Pejabat/Pegawai Tingkat Efisiensi Jabatan (EF) dan Prestasi Kerja Jabatan (PJ) Petunjuk Pengisian:
1.“Unit Kerja” diisi dengan nama unit kerja Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama (setingkat eselon II) yang akan dianalisis beban kerjanya;
2.“Satuan Kerja” diisi dengan nama unit kerja Jabatan Pimpinan Tinggi Madya (setingkat eselon I) dari unit kerja yang disebutkan pada angka 1.
3.“No” kolom (1) diisi dengan angka untuk memberi nomor urut atas uraian yang tercantum pada kolom (2);
4.“Nama Jabatan” kolom (2) diisi dengan semua nama- nama jabatan yang ada di unit kerja Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama tersebut; Beban Kerja Jabatan EJ = Jumlah Pemangku Jabatan X Jam Kerja Efektif per tahun Kolom (3) Kolom (7) = Kolom (4) X 13.000
5.“Jumlah Beban Kerja Jabatan” kolom (3) diisi dengan jumlah WPT pada Kolom (6) Form A;
6.“Perhitungan Jumlah Pegawai yang dibutuhkan” kolom (4) diisi dengan jumlah kebutuhan pegawai yang diperlukan dalam jabatan tersebut, diambil dari kolom (3) dibagi 72.000 (tujuh puluh dua ribu) (waktu kerja efektif pertahun) dan dibulatkan;
7.“Jumlah Pegawai yang ada” kolom (5) diisi dengan jumlah pegawai yang tersedia sesuai jabatan yang ada;
8.“+/-“ kolom (6) diisi degan hasil pengurangan Kolom (5) dengan Kolom (4);
9.“EJ” kolom 7 diisi dengan:
10.“PJ” kolom (8) diisi dengan menggunakan pedoman:
a.EJ diatas 1,00 = A (sangat Baik)
b.EJ antara 0,90 – 1,00 = B ( Baik)
c.EJ antara 0,70 – 0,89 = C (Cukup)
d.EJ antara 0,50 – 0,69 = D (Sedang)
e.EJ dibawah 0,50 = E (Kurang) Form E REKAPITULASI KEBUTUHAN PEJABAT/PEGAWAI TINGKAT EFISIENSI UNIT (EU) DAN PRESTASI KERJA UNIT (PU)
1.Unit Kerja : …………………………..
2.Satuan Kerja : ………………………….. No Unit Kerja Jumlah Beban Kerja Jabatan Perhitungan Jumlah Kebutuhan Pegawai Jumlah pegawai yang ada +/- EU PU Ket
(1)(2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) …………, ………… Analis, ……………………. Gambar 5. Form E Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai Tingkat Efisiensi Unit (EU) dan Prestasi Kerja Unit (PU). Petunjuk Pengisian:
1.“Unit Kerja” diisi dengan nama Unit Kerja Eselon II yang akan dianalisis beban kerjanya.
2.“Satuan Kerja” diisi dengan nama Unit Kerja Eselon I dari unit kerja yang disebutkan pada angka 1.
3.“No” kolom (1) diisi dengan angka untuk memberi nomor urut atas uraian yang tercantum pada kolom (2).
4.“Unit Kerja” kolom (2) diisi dengan Unit Kerja Eselon II yanga ada di lingkungan Eselon I tersebut.
5.“Jumlah Beban Kerja Jabatan” kolom (3) diisi dengan jumlah WPT pada Kolom (6) Form A Beban Kerja Jabatan EU = Jumlah Pemangku Jabatan X Jam Kerja Efektif per tahun Kolom (3) Kolom (7) = Kolom (4) X 13.000
6.“Perhitungan Jumlah Pegawai yang dibutuhkan” kolom (4) diisi dengan jumlah kebutuhan pegawai yang diperlukan dalam jabatan tersebut diambil dari kolom (3) dibagi 72.000(waktu kerja efektif pertahun) dan dibulatkan.
7.“Jumlah Pegawai yang ada” kolom (5) diisi dengan jumlah pegawai yang tersedia sesuai jabatan yang ada.
8.“+/-“ kolom (6) diisi degan hasil pengurangan : Kolom (5) – Kolom (4)
9.“EU” kolom (7) diisi dengan:
10.“PU” kolom (8) diisi dengan menggunakan pedoman:
a.EU diatas 1,00 = A (sangat Baik)
b.EU antara 0,90 – 1,00 = B (Baik)
c.EU antara 0,70 – 0,89 = C (Cukup)
d.EU antara 0,50 – 0,69 = D (Sedang)
e.EU dibawah 0,50 = E (Kurang) Berikut ini contoh pengisian Form A hingga Form E: Form A PENGUMPULAN DATA BEBAN KERJA
1.Nama Jabatan : Analis Organisasi
2.Unit kerja Pengawas : Subbagian Organisasi
3.Unit kerja Administrator : Bagian Organisasi dan Tata Laksana No Uraian Tugas Hasil Kerja Waktu Penyelesaian Rata-rata (SKR) Waktu Kerja Efektif Beban/ Volume Kerja Beban Kerja Jabatan (WPT) Pegawai yang Dibutuhkan Ket.
(1)(2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 1. Menyiapkan bahan penyusunan program kerja Subbagian sesuai dengan tugas dan fungsi subbagian dan hasil evaluasi tahun sebelumnya Konsep Program Kerja 600 menit 72.000 menit 1 Subbagian 600 mnt/thn 0.008
2.Menyusun Konsep instrumen pengumpulan dan pengolahan data jabatan Instrumen 600 menit 72.000 menit 5 instrumen 3.000 mnt/thn 0,042
3.Menganalisis data jabatan sesuai dengan tugas dan fungsi unit kerja Data Jabatan 30 menit 72.000 menit 558 data jabatan 16.740 mnt/thn 0,233
4.Mengidentifikasi nama jabatan di lingkungan KemenDesa PDTT Konsep Nama Jabatan 30 menit 72.000 menit 558 nama jabatan 16.740 mnt/thn 0,233
5.Mengidentifikasi nama jabatan di lingkungan KemenDesa PDTT Konsep Nama Jabatan 30 menit 72.000 menit 558 nama jabatan 16.740 mnt/thn 0,233
6.Melakukan konfirmasi konsep uraian jabatan di lingkungan KemenDesa PDTT Laporan Konfirmasi Uraian Jabatan 60 menit 72.000 menit 170 unit kerja 10.200 mnt/thn 0,142
7.Melakukan analisis beban kerja jabatan di lingkungan KemenDesa PDTT Data Jabatan 120 menit 72.000 menit 558 jabatan 66.960 mnt/thn 0,93
8.Melakukan evaluasi jabatan di Lingkungan KemenDesa PDTT Konsep evaluasi jabatan 1.200 menit 72.000 menit 170 unit kerja 204.000 mnt/thn 2,833
9.Menyusun konsep standar kompetensi Manajerial sesuai hasil analisis jabatan di lingkungan KemenDesa PDTT Konsep standar kompetensi manajerial 150 menit 72.000 menit 558 jabatan 83.700 mnt/thn 1,163
10.Menyusun konsep standar komptensi teknis sesuai hasil analisis jabatan di lingkungan KemenDesa PDTT Konsep standar kompetensi teknis 1.500 menit 72.000 menit 170 unit kerja 51.000 mnt/thn 3,542 .............., .................... Analis Organisasi, ..................................... Gambar 6. Form A Pengumpulan Data Beban Kerja
11.Menyusun Bahan Fasilitasi analisis jabatan di lingkungan KemenDesa PDTT Konsep bahan fasilitasi 300 menit 72.000 menit 10 paparan 4.500 mnt/thn 0.042
12.Membuat laporan Hasil pelaksanaan tugas Laporan 300 menit 72.000 menit 1 laporan 300 mnt/thn 0,004
13.Membuat laporan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan Laporan 300 menit 72.000 menit 1 laporan 300 mnt/thn 0,004 Jumlah 541.740 mnt/thn 8,022 8 orang Form B INVENTARISASI JUMLAH PEMANGKU JABATAN
1.Unit Kerja Pengawas : Subbagian Organisasi
2.Unit kerja Administrator : Bagian Organisasi dan Tata Laksana .............., .................... Kepala Subbagian Organisasi, ................................. Gambar 7. Form B Inventarisasi Jumlah Pemangku Jabatan No Nama Jabatan Pendidikan Golongan Jumlah Ket.
(1)(2) (3) (4) (5) (6) 1 Analis Organisasi S1 III a 2 2 Analis Tata Laksana S1 III a 1 3 Analis Pemerintahan S1 III a 1 Form C REKAPITULASI JUMLAH BEBAN KERJA JABATAN
1.Unit kerja Pengawas : Subbagian Organisasi
2.Unit kerja Administrator : Bagian Organisasi dan Tata Laksana .............., .................... Kepala Subbagian Organisasi, . ................................. Gambar 8. Form C Rekapitulasi Jumlah Beban Kerja Jabatan No Nama Jabatan Jumlah Beban Kerja Jabatan Perhitungan Jumlah Pegawai yang dibutuhkan Keterangan
(1)(2) (3) (4) (5) 1 Analis Organisasi 541.740 mnt/thn 7,52 = 8 org 2 Analis Tata Laksana 775.800 mnt/thn 10,77 = 11 orang 3 Analis Pemerintahan 380.200 mnt /thn 5,28 = 5 orang Form C1 REKAPITULASI JUMLAH BEBAN KERJA JABATAN TINGKAT BAGIAN
1.Unit Kerja Administrator : Bagian Organisasi dan Tata Laksana
2.Unit Kerja : Biro Hukum, Organisasi, dan Tata Laksana ............, .............. Analis Organisasi, ........................... Gambar 9. Form C1 Rekapitulasi Jumlah Beban Kerja Jabatan Tingkat Bagian No Nama Jabatan Jumlah Beban Kerja Jabatan Perhitungan Jumlah Pegawai yang dibutuhkan Pembulatan Kebutuhan Pegawai Ket.
(1)(2) (3) (4) (5) (6) 1 Analis Organisasi 541,740 7.52 8 org 2 Analis Tata Laksana 775,800 10.78 11 org 3 Analis Pemerintahan 380,200 5.28 5 org JUMLAH 1697,740 24 org Form C2 REKAPITULASI JUMLAH BEBAN KERJA JABATAN TINGKAT BIRO
1.Unit Kerja : Biro Hukum, Organisasi, dan Tata Laksana
2.Satuan Kerja : Sekretariat Jenderal No Nama Jabatan Jumlah Beban Kerja Jabatan Perhitungan Jumlah Pegawai yang dibutuhkan Pembulatan Kebutuhan Pegawai Ket.
(1)(2) (3) (4) (5) (6) 1 Perancang Peraturan Perundang- Undangan 654,900 9.10 10 org 2 Analis Hukum 975,340 13.55 14 org 3 Analis Organisasi 245,901 3.42 3 org 4 Analis Tata Laksana 548,930 7.62 8 org 5 Analis Pemerintahan 789,990 10.97 10 org JUMLAH 3,215,061 45 org ............, .............. Analis Organisasi, ........................... Gambar 10. Form C2 Rekapitulasi Jumlah Beban Kerja Jabatan Tingkat Biro Form C3 REKAPITULASI JUMLAH BEBAN KERJA JABATAN TINGKAT SEKRETARIAT JENDERAL
1.Unit Kerja : Sekretariat Jenderal
2.Satuan Kerja : Kementerian DesaPDTT No Unit Kerja Jumlah Beban Kerja Jabatan Perhitungan Jumlah Pegawai yang dibutuhkan Pembulatan Kebutuhan Pegawai Ket.
(1)(2) (3) (4) (5) (6) 1 Biro Perencanaan 8,764,492 121.73 122 0rg 2 Biro Keuangan dan Barang Milik Negara 14,832,100 206.00 206 0rg 3 Biro Sumber Daya Manusia dan Umum 10,774,300 149.64 149 0rg 4 Biro Hukum, Organisasi, dan Tata Laksana 8,593,392 119.35 119 0rg 5 Biro Hubungan Masyarakat dan Kerja Sama 6,574,900 91.32 91 0rg JUMLAH 49,539,184 687 org ............, .............. Analis Organisasi, ........................... Gambar 11. Form C3 Rekapitulasi Jumlah Beban Kerja Jabatan Tingkat Sekretariat Jenderal Form D PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEJABAT/PEGAWAI TINGKAT EFISIENSI JABATAN (EF) DAN PRESTASI KERJA JABATAN (PJ)
1.Unit Kerja : Biro Hukum, Organisasi, dan Tata Laksana
2.Satuan Kerja : Sekretariat Jenderal No Nama Jabatan Jumlah Beban Kerja Jabatan Perhitungan Jumlah Kebutuhan Pegawai Jumlah pegawai yang ada +/- EJ PJ Ket
(1)(2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 1 Perancang Peraturan Perundang- Undangan 654,900 10 4 -6 12.59 A Sangat Baik 2 Analis Hukum 975,340 14 3 -11 25.01 A Sangat Baik 3 Analis Organisasi 245,901 3 1 -2 18.92 A Sangat Baik 4 Analis Tata Laksana 548,930 8 2 -6 21.11 A Sangat Baik 5 Analis Pemerintahan 789,990 10 3 -8 20.26 A Sangat Baik JUMLAH 3,215,061 45 ............, .............. Analis Organisasi, ........................... Gambar 12. Form D Perhitungan Kebutuhan Pejabat/Pegawai Tingkat Efisiensi Jabatan (EF) dan Prestasi Kerja Jabatan (PJ) Form E REKAPITULASI KEBUTUHAN PEJABAT/PEGAWAI TINGKAT EFISIENSI UNIT (EU) DAN PRESTASI KERJA UNIT (PU)
1.Unit Kerja : Sekretariat Jenderal
2.Satuan Kerja : Kementerian DesaPDTT No Unit Kerja Jumlah Beban Kerja Jabatan Perhitungan Jumlah Kebutuhan Pegawai Jumlah pegawai yang ada +/- EU PU Ket
(1)(2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 1 Biro Perencanaan 8,764,492 122 97 -25 6.95 A Sangat Baik 2 Biro Keuangan dan Barang Milik Negara 14,832,100 206 198 -8 5.76 A Sangat Baik 3 Biro Sumber Daya Manusia dan Umum 10,774,300 149 152 -3 5.45 A Sangat Baik 4 Biro Hukum, Organisasi, dan Tata Laksana 8,593,392 119 51 -68 12.96 A Sangat Baik 5 Biro Hubungan Masyarakat dan Kerja Sama 6,574,900 91 98 -7 5.16 A Sangat Baik JUMLAH 49,539,184 687 589 -98 ............, .............. Analis Organisasi, ........................... Gambar 13. Form E Rekapitulasi Kebutuhan Pejabat/Pegawai Tingkat Efisiensi Unit (EU) dan Prestasi Kerja Unit (PU) Salinan sesuai aslinya Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi Kepala Biro Hukum, Organisasi, dan Tata Laksana Undang Mugopal Hasil analisis beban kerja dijadikan tolok ukur untuk meningkatkan produktifitas serta langkah lainnya dalam rangka meningkatkan pembinaan, penyempurnaan, dan pendayagunaan aparatur Negara, baik dari segi kelembagaan, ketatalaksanaan, maupun kepegawaian. Mengingat pentingnya analisis beban kerja, maka pelaksanaannya di setiap unit/satuan organisasi di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi agar segera dilaksanakan sesuai dengan program reformasi birokrasi Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi. Kegiatan pelaksanaan analisis beban kerja ini agar ditampung dalam rencana/program kerja masing-masing Unit Kerja Eselon I pada setiap tahun anggaran sehingga pelaksanaannya dapat berjalan lancar. Untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan Analisis Beban Kerja di tiap Unit Kerja Eselon I, diharapkan unit kerja yang membidangi organisasi dan tata laksana serta kepegawaian bekerja secara bersama-sama sesuai waktu yang telah ditetapkan dan mengacu pada Pedoman ini. MENTERI DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI ttd. EKO PUTRO SANDJOJO