1.Arsip Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi yang selanjutnya disebut Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2.Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus digunakan oleh Pencipta Arsip.
3.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4.Arsip inaktif adalah arsip aktif yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan telah habis masa retensi.
5.Arsip statis adalah arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi oleh Lembaga Kearsipan.
6.Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Lembaga yang tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
7.Arsiparis adalah seorang pegawai Aparatur Sipil Negara (ASN) yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan kearsipan yang diangkat oleh pejabat yang berwenang.
8.Bahan Fumigasi/Fumigan adalah bahan yang digunakan fumigasi disebut fumigan yaitu suatu bahan kimia yang dalam tekanan dan suhu normal berbentuk gas dan bersifat racun (toxin) dan sejenisnya.
9.Berita Acara Pemindahan Arsip adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang pelaksanaan kegiatan serah terima pemindahan arsip inaktif dari Unit Kerja/Unit Pengolah ke Unit Kearsipan yang ditandatangani oleh para pihak serendah-rendahnya pejabat pimpinan tinggi pratama selaku pihak yang memindahkan arsip dan Unit Kearsipan selaku penerima.
10.Berita Acara Penyerahan Arsip Statis adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan penyerahan arsip statis yang ditandatangani oleh serendah-rendahnya pejabat pimpinan tinggi pratama Unit Kearsipan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi selaku pihak yang menyerahkan dan pejabat pimpinan tinggi pratama Lembaga Kearsipan selaku pihak penerima.
11.Berkas adalah himpunan arsip yang disusun secara logis dan sistematis berdasarkan sistem penataan tertentu sesuai dengan jenis, tipe dan kegunaannya.
12.Daftar Arsip Inaktif adalah daftar yang memuat nomor arsip inaktif, jenis arsip inaktif, tahun, nomor boks, keterangan. Daftar ini digunakan sebagai sarana bantu penemuan kembali arsip inaktif yang disimpan di Records Centre.
13.Daftar Arsip Statis adalah daftar yang memuat informasi arsip statisyang bernilaiguna bagi pertanggungjawaban nasional yang akan diserahkan ke Lembaga Kearsipan.
14.Daftar Isi Berkas adalah daftar yang berisikan deskripsi arsip aktif suatu Unit Kerja/Unit Pengolah yang disimpan pada Central File.
15.Dispersal adalah metode perlindungan arsip vital dengan melakukan pemencaran Arsip hasil duplikasi ketempat penyimpanan arsip pada lokasi yang berbeda.
16.Duplikasi adalah metode perlindungan arsip vital dengan melakukan penggandaan arsip dalam bentuk media yang sama atau berbeda dengan media aslinya.
17.Identifikasi Arsip Vital adalah suatu kegiatan untuk melaksanakan pendataan dan penentuan arsip yang memenuhi kriteria sebagai arsip vital.
18.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip musnah, dinilai kembali, atau permanen yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
19.Jenis Arsip adalah jenis berkas yang dicipta, diatur, dan dikelola oleh suatu Unit Kerja/Unit Pengolah karena berhubungan secara fungsi atau pokok masalah, merupakan hasil dari kegiatan yang sama.
20.Klasifikasi Arsip adalah pengelompokan arsip menurut urusan atau masalah berdasarkan tugas dan fungsi organisasi dan disusun secara logis dan sistematis.
21.Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses adalah kategori kerahasiaan informasi arsip dan pembatasan akses terhadap arsip berdasarkan kewenangan penggunaan dan tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, masyarakat dan perorangan.
22.Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
23.Nilai Kesejarahan adalah nilai yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana organisasi yang bersangkutan dibentuk, dikembangkan, diatur, dilaksanakannya tugas dan fungsi serta bagaimana terjadinya peristiwa kesejarahan tanpa dikaitkan secara langsung dengan penciptanya, yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah, dan sejenisnya.
24.Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informsi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
25.Pemilahan/seleksi Arsip, adalah pengelompokkan antara arsip, nonarsip, dan duplikasi.
26.Pemindahan Arsip adalah salah satu tahap penyusutan arsip dengan memindahkan arsip inaktif dari Unit Kerja/Unit Pengolah ke Records Centre setelah melalui seleksi/pemilahan berdasarkan pada Jadwal Retensi Arsip.
27.Pemulihan Arsip Vital adalah kegiatan perbaikan fisik arsip vital yang rusak akibat bencana atau lainnya.
28.Pendataan Arsip Vital adalah suatu kegiatan pengumpulan data tentang jenis, jumlah, media, lokasi, dan kondisi ruang penyimpanan arsip.
29.Pengamanan Arsip Vital adalah suatu kegiatan melindungi arsip vital baik fisik maupun informasinya terhadap kemungkinan kehilangan dan kerusakan.
30.Pengelolaan arsip dinamis adalah proses penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip di lingkungan Kementerian.
31.Pengolahan Arsip Inaktif, adalah kegiatan mengolah informasi dan fisik arsip meliputi kegiatan identifikasi, pemilahan, pendeskripsian isi informasi arsip, penyusunan skema pengaturan arsip, pemberkasan/pengelompokkan arsip, pelabelan, dan pembuatan sarana bantu penemuan kembali arsip.
32.Penyelamatan Arsip Vital adalah suatu kegiatan untuk menyelamatkanarsip vital ke tempat yang lebih baik.
33.Penyerahan Arsip Statis adalah kegiatan menyerahkan arsip yang mempunyai nilaiguna kesejarahan dan pertanggungjawaban nasional dari Unit Kearsipan Kementerian kepada Lembaga Kearsipan.
34.Penyimpanan Khusus/Vaulting adalah metode perlindungan arsip vital dengan melakukan penyimpanan arsip pada tempat dan sarana khusus.
35.Perlindungan Arsip Vital adalah kegiatan untuk mengamankan, menyelamatkan, dan memulihkan arsip vital dari kerusakan, hilang atau musnah yang diatur melalui prosedur.
36.Program Arsip Vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan penyelamatan arsip vital pencipta arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.
37.Records Centre adalah ruang atau gedung/bangunan yang didesain dan ditata serta dilengkapi dengan peralatan arsip untuk menyimpan dan mengelola arsip inaktif di lingkungan Kementerian.
38.Sistem Pemberkasan adalah susunan yang teratur dalam bentuk berkas yang ditata sedemikian rupa sehingga arsip yang disimpan berdasarkan kegiatan dapat terlihat secara jelassehingga memudahkan proses penemuan kembali.
39.Tunjuk Silang adalah alat bantu dalam proses penemuan kembali arsip yang memiliki masalah dengan media yang berbeda.
40.Unit Kearsipan adalah Satuan Kerja di lingkungan Kementerian yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan dan pembinaan pengelolaan kearsipan secara berjenjang di Unit Kerja/Unit Pengolah.
41.Unit Kerja/Unit Pengolah adalah Satuan Kerja pada lingkungan Kementerian yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip dan pengelolaan arsip aktif di lingkungan Kementerian.
42.Kementerian adalah Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi selaku pencipta arsip yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.