1.Tala Kearsipan adalah kegiatan pengelolaan Arsip sejak diterirna, cliproses, disimpan, sampai dengan disusutkan.
2.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan Arsip dalam sistem kearsipan, yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
3.Arsip Kementerian Ketenagakerjaan yang selanjutnya disebut Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkcmbangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibual dan diterirna oleh Kementerian Ketenagakerjaan dalam pelaksanaan kehidupan berrnasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
4.Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Kementerian Ketenagakerjaan dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
5.Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Kementerian Ketenagakerjaan, tidak dapat diperbarui dan tidak lergantikan apabila rusak atau hilang.
13.KlasifikasiAkses Arsip Dinamis adalah pengkategorian pengaturan ketersediaan Arsip Dinamis sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal di lingkungan Kementerian Ketenagakerjaan untuk mempermudah pernanfaatan Arsip. adalahArsipKeamanan
8.Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh Kementerian Ketenagakerjaan karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/ atau lembaga kearsipan.
9.Sentralisasi dalam Kebijakan adalah kewenangan mengatur dan menetapkan pembakuan sistem kearsipan organisasi kearsipan, penyelenggaraan Tata Kearsipan, pembinaan sistcm dan sumber daya manusia kearsipan, sosialisasi kearsipan, pelindungan dan penyelamatan Arsip, konsultasi kearsipan, kcrjasama kegiatan kearsipan, standardisasi sarana dan prasarana, dan pengawasan pelaksanaan Tata Kearsipan.
10.Desentralisasi dalam Pelaksanaan adalah kegiatan kcarsipan dari unit kerja lingkup Kementerian Ketenagakerjaan untuk melaksanakan kegiatan kearsipan meliputi pengurusan dan pengendalian naskah dinas, penyimpanan Arsip, pemeliharaan Arsip, dan penyusutan Arsip.
11.Klasifikasi Arsip adalah pengelompokan Arsip yang disusun secara legis dan sistematis berdasarkan kesamaan urusan kegiatan organisasi serta berfungsi sebagai pedoman pembcrkasan dan penemuan kembali.
12.Klasifikasi
14.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi paling sedikit jangka waktu penyirnpanan atau retensi, jenis Arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau diperrnanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip.
15.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan Arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan Arsip Statis kepada lembaga kearsipan yaitu Arsip Nasional Republik Indonesia.
16.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan Zatau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
17.Pengelola Arsip adalah sumber daya manusia yang diberi tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan di bidang kearsipan.
18.Auten tikasi adalah proses validasi untuk pengesahan suatu dokumen.
19.Tata Usaha Pengolah adalah unit ketatausahaan di Unit Pengolah.
20.Kode Klasifikasi adalah Landa pengenal urusan suatu dokumen dari klasifikasi yang telah ditetapkan.
21.Indeks adalah tanda pengenal utama suatu dokumen untuk membedakan antara berkas satu dengan lainnya dalam suatu kode / masalah yang berfungsi sebagai penemuan kembali arsip.
22.Berkas adalah himpunan arsip yang disusun berdasarkan kesamaan jenis (seri), kesarnaan masalah (rubrik) atau kesarnaan urusan/ kegiatan (dosir). Pasa12 Peraturan Menteri ill! berlujuan untuk terciptanya keseragaman dan kelancaran dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan di seluruh unit kerja Kementerian.
23.Kartu Tunjuk Silang adalah kartu pelengkap indeks yang berfungsi untuk mempertemukan keterangan yang berbeda tetapi sarna artinya dan yang berbeda tctapi saling berkaitan.
24.Penemuan Kembali adalah suatu cara untuk memudahkan menemukan kembali Arsip yang dibutuhkan dcngan cepat, tepat, dan akurat.
25.Daftar Arsip adalah daftar yang berisi susunan teratur butir Berkas sesuai dengan seri Arsip yang harus disimpan sementara, dimusnahkan, atau diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia scbagai Arsip Statis.
26.Penilaian Arsip adalah proses kegiatan evaluasi Arsip dari aspek substansi informasi, fungsi, dan karakteristik fisik serta menentukan waktu kapan suatu Arsip harus disusutkan berdasarkan niJai guna.
27.Penciptar Unit Pencipta Arsip adalah pihak yang mernpunyai kemandirian dan otoritas daJarn pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab mengelola Arsip Dinarnis.
28.Unit Pengolah adaJah satuan kerja pada Kementerian Ketenagakerjaan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya.
29.Unit Kearsipan adalah unit kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas, fungsi dan tanggung jawab dalam Penyelenggaraan Kearsipan.
30.Kementerian adalah Kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang Ketenagakerjaan.
31.Menteri adalah menteri kelenagakerjaan.