1.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disebut JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
2.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkem bangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelasanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
8.Peraturan Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan Nomor: Per-15/Menko/Polhukam/12 /2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan
9.Peraturan Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan 2 Tahun 2014 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, Dan Keamanan Nomor: Per- 16/Menko/Polhukam/ 12/2012 Tentang Kode Klasifikasi Arsip Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, Dan Keamanan Republik Indonesia;
10.Peraturan Bersama Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 08 Tahun 2012 dan Nomor 15 Tahun 2012 tentang Pedoman Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 252). MEMUTUSKAN: Menetapkan PERATURAN MENTERI KOORDINATORBIDANG POLITIK, HUKUM, DAN KEAMANANTENTANG JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF KEPEGAWAlAN APARATUR SIPIL NEGARA DAN PEJABAT NEGARA DI KEMENTERIAN KOORDINATOR BIDANG POLITIK, HUKUM, DAN KEAMANAN. 2014, No.1560 3 . . masmg- masmg.
14.Keterangan Dinilai Kembali adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip belum dapat ditentukan rekomendasi akhir apakah dimusnahkan atau dipermanenkan, sehingga perlu dilakukan penilaian dan pengkajian kembali.
3.Arsip Dokumentasi Kepegawaian adalah arsip yang tercipta dalarn rangka perjalanan karier Pegawai dan Pejabat Negara yang tercipta dalarn proses pembinaan kepegawaian oleh pejabat yang berwenang.
4.Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan, dan penyerahan arsip statis kepada Arsip Nasional Republik Indonesia.
5.Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan penguna arsip.
6.Nilai Guna Primer adalah nilai guna arsip yang yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan Arsip Nasional Republik Indonesia.
7.Nilai Guna Sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembagajinstansi lain dan atau kepentingan umum di luar Arsip Nasional Republik Indonesia.
8.Jenis Arsip adalah arsip atau dokumen yang ditata sesuai dengan sistem pemberkasan atau dikelola oleh suatu unit, sebagai hasil dari suatu akumulasi yang sarna atau proses pemberkasan, atau aktivitas yang sarna, memiliki suatu bentuk khusus, atau karena beberapa kaitan lain, yang timbul karena penciptaan, penenmaan, atau penggunaannya.
9.Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.
10.Retensi Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada unit pengolah.
11.Retensi Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada unit KearsipanjPusat Arsip.
12.Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa jenis arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi.
13.Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip memiliki nilai guna sekunder atau nilai guna permanen, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai dengan lingkup kewenangan 4 2014, No.1560 Pasal 2