Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. jdih.polkam.go.id Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 26 Mei 2017 MENTERI KOORDINATOR BIDANG POLITIK, HUKUM, DAN KEAMANAN ttd. WIRANTO Diundangkan di Jakarta pada tanggal 13 Juni 2017 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA ttd. WIDODO EKATJAHJANA BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2017 NOMOR 835 Salinan sesuai dengan aslinya KEMENTERIAN KOORDINATOR BIDANG POLITIK, HUKUM, DAN KEAMANAN Kepala Biro Hukum, Persidangan, dan Hubungan Kelembagaan, Gamal Haryo Putro jdih.polkam.go.id LAMPIRAN PERATURAN MENTERI KOORDINATOR BIDANG POLITIK, HUKUM, DAN KEAMANAN NOMOR 2 TAHUN 2017 TENTANG TATA NASKAH DINAS DI KEMENTERIAN KOORDINATOR BIDANG POLITIK, HUKUM, DAN KEAMANAN TATA NASKAH DINAS DI KEMENTERIAN KOORDINATOR BIDANG POLITIK, HUKUM, KEAMANAN Pengaturan terkait Tata Naskah Dinas di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan telah diatur dalam Peraturan Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan Nomor 14 Tahun 2012 tentang Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan. Namun dengan adanya Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata jdih.polkam.go.id Naskah Dinas dan seiring dengan adanya perubahan organisasi dan tata kerja di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan saat ini, maka Peraturan Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan tersebut perlu disesuaikan kembali. B. Maksud dan Tujuan
1.Maksud Tata Naskah Dinas Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan dimaksudkan sebagai acuan bagi para pejabat dan pegawai dalam penyusunan dan pengelolaan Naskah Dinas di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan.
2.Tujuan Tata Naskah Dinas di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan bertujuan menciptakan keseragaman dalam hal penyusunan dan pengelolaan Naskah Dinas, sehingga dapat mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi dari Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan. C. Sasaran Sasaran penetapan Tata Naskah Dinas Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan adalah:
1.tercapainya kesamaan pengertian dan penafsiran penyelenggaraan Tata Naskah Dinas di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan;
2.terwujudnya keterpaduan pengelolaan Tata Naskah Dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup Administrasi Umum;
3.tercapainya komunikasi tulis kedinasan yang lancar serta kemudahan dalam pengendalian;
4.tercapainya efektifitas dan efisiensi penyelenggaraan Tata Naskah Dinas;
5.terhindarnya tumpang tindih, salah tafsir, dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah. jdih.polkam.go.id D. Asas Asas-asas yang perlu diperhatikan dalam penyusunan Tata Naskah Dinas di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan adalah sebagai berikut:
1.Asas Efektifitas dan Efisiensi Penyelenggaraan Tata Naskah Dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar Naskah Dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.
2.Asas Pembakuan Naskah Dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan.
3.Asas Pertanggungjawaban Penyelenggaraan Tata Naskah Dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur kewenangan dan keabsahan.
4.Asas Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan Tata Naskah Dinas dilakukan dalam satu kesatuan sistem Administrasi Umum.
5.Asas Kecepatan dan Ketepatan Naskah Dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu dan tepat sasaran dalam redaksional, procedural dan distribusi.
6.Asas Keamanan Tata Naskah Dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan distribusi. jdih.polkam.go.id
1.Naskah Dinas Pengaturan Naskah Dinas yang bersifat pengaturan terdiri atas pedoman, petunjuk pelaksanaan, Standar Operasional Prosedur (SOP), dan surat edaran. Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan, bahwa Peraturan Menteri termasuk salah satu jenis peraturan perundang-undangan. Peraturan Menteri adalah jenis peraturan yang ditetapkan oleh Menteri berdasarkan materi muatan dalam rangka penyelenggaraan urusan tertentu dalam pemerintahan. Ketentuan mengenai Tata Naskah Dinas tidak berlaku terhadap peraturan perundang-undangan. Penyusunan rancangan peraturan perundang-undangan dilakukan sesuai dengan teknik penyusunan peraturan perundang-undangan sebagaimana diatur dalam Lampiran II Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan.
(1)kop Naskah Dinas pedoman yang ditandatangani oleh Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan menggunakan Lambang Negara garuda emas yang telah dicetak, dengan nama jabatan ditulis menggunakan huruf kapital secara simetris;
(2)kata pedoman dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(3)judul pedoman, yang ditulis menggunakan huruf kapital secara simetris; dan
(4)nomor pedoman, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris. b) Bagian batang tubuh pedoman terdiri atas:
(1)pendahuluan, yang berisi latar belakang/dasar pemikiran, maksud dan tujuan, ruang lingkup, dan pengertian;
(2)materi pedoman; dan
(3)penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan, penjabaran lebih lanjut. c) Kaki Bagian kaki pedoman terdiri atas:
(1)tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal penetapan pedoman;
(2)nama jabatan pejabat yang menandatangani pedoman, yang ditulis dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(3)tanda tangan pejabat yang menandatangani pedoman dan cap jabatan; dan jdih.polkam.go.id
(4)nama lengkap pejabat yang menandatangani pedoman, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. Format pedoman tercantum pada contoh 1 jdih.polkam.go.id CONTOH 1 FORMAT PEDOMAN PEDOMAN NOMOR …… TAHUN……….. TENTANG …………………………………
(1)kop Naskah Dinas petunjuk pelaksanaan yang ditandatangani oleh Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan menggunakan Lambang Negara garuda emas yang telah dicetak, dengan nama jabatan ditulis menggunakan huruf kapital secara simetris;
(2)kop Naskah Dinas petunjuk pelaksanaan yang ditandatangani oleh Sekretaris Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan menggunakan Logo Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan dengan alamat Kementerian ditulis menggunakan huruf kapital secara simetris;
(3)kata petunjuk pelaksanaan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(4)judul petunjuk pelaksanaan, yang ditulis menggunakan huruf kapital secara simetris; dan
(5)nomor petunjuk pelaksanaan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris. jdih.polkam.go.id b) Bagian batang tubuh petunjuk pelaksanaan terdiri atas:
(1)pendahuluan, yang memuat latar belakang, maksud dan tujuan, ruang lingkup, pengertian, dan hal lain yang dianggap perlu;
(2)materi petunjuk pelaksanaan, dengan jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian koordinasi, pengendalian, serta hal lain yang dianggap perlu untuk dilaksanakan; dan
(3)penutup. c) Kaki Bagian kaki petunjuk pelaksanaan ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri atas:
(1)tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal penetapan Petunjuk Pelaksanaan;
(2)nama jabatan pejabat yang menandatangani petunjuk pelaksanaan ditulis dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(3)tanda tangan pejabat yang menandatangani petunjuk pelaksanaandan cap jabatan; dan
(4)nama lengkap pejabat yang menandatangani petunjuk pelaksanaan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. Format petunjuk pelaksanaan tercantum pada contoh 2a dan 2b jdih.polkam.go.id CONTOH 2a FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN YANG DITANDATANGANI OLEH MENTERI KOORDINATOR PETUNJUK PELAKSANAAN NOMOR …… TAHUN…… TENTANG …………………………………
1.Latar Belakang ………………………………………………………………………..
2.Maksud dan Tujuan …………………………………………………………………………
3.Ruang Lingkup …………………………………………………………………………
4.Pengertian …………………………………………………………………………
1.…………………………………………………………………………
2.dan seterusnya. Ditetapkan di …..................... pada tanggal ................... MENTERI KOORDINATOR BIDANG POLITIK, HUKUM, DAN KEAMANAN (Tanda Tangan dan Cap Jabatan) NAMA LENGKAP Lambang Negara garuda emas dan nama jabatan yang telah dicetak
1.Judul petunjuk pelaksanaan ditulis dengan huruf kapital
2.Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Memuat alasan tentang ditetapkannya petunjuk pelaksanaan, maksud dan tujuan, ruang lingkup, dan pengertian umum Menunjukkan urutan tindakan, pengorganisa- sian, koordinasi, pengawasan, pengendalian, dsb Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penanda tanganan Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar jdih.polkam.go.id CONTOH 2b FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN YANG DITANDATANGANI OLEH SEKRETARIS KEMENTERIAN KOORDINATOR PETUNJUK PELAKSANAAN NOMOR ………TAHUN………….. TENTANG …………………………………
1.Latar Belakang ………………………………………………………………………..
2.Maksud dan Tujuan …………………………………………………………………………
3.Ruang Lingkup …………………………………………………………………………
4.Pengertian …………………………………………………………………………
1.…………………………………………………………………………
2.dan seterusnya. Ditetapkan di …..................... pada tanggal ................... NAMA JABATAN, (Tanda Tangan dan Cap Jabatan) NAMA LENGKAP Logo dan nama Kementerian yang telah dicetak
1.Judul petunjuk pelaksanaan ditulis dengan huruf kapital
2.Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Memuat alasan tentang ditetapkannya petunjuk pelaksanaan, maksud dan tujuan, ruang lingkup, dan pengertian umum Menunjukkan urutan tindakan, pengorganisa- sian, koordinasi, pengawasan, pengendalian, dsb Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penanda tanganan Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar jdih.polkam.go.id
(1)kop Naskah Dinas instruksi yang ditandatangani oleh Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan menggunakan Lambang Negara garuda emas yang telah dicetak, dengan nama jabatan ditulis dengan menggunakan huruf kapital secara simetris;
(2)kata instruksi dan nama jabatan Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(3)nomor instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(4)kata tentang, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(5)judul instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan
(6)nama jabatan Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma secara simetris. jdih.polkam.go.id b) Konsiderans Bagian konsiderans Instruksi terdiri dari:
(1)kata menimbang, yang memuat latar belakang penetapan instruksi; dan
(2)kata mengingat, yang memuat dasar hukum sebagai landasan penetapan instruksi. c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi instruksi. d) Kaki Bagian kaki instruksi ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri dari:
(1)tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal penetapan instruksi;
(2)nama jabatan Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma;
(3)tanda tangan Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan; dan
(4)nama lengkap Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. Format instruksi sebagaimana tercantum pada contoh 3 jdih.polkam.go.id CONTOH 3 FORMAT INSTRUKSI INSTRUKSI MENTERI KOORDINATOR BIDANG POLITIK, HUKUM, DAN KEAMANAN NOMOR …… TAHUN ….. TENTANG ……………………………………………………………… MENTERI KOORDINATOR BIDANG POLITIK, HUKUM, DAN KEAMANAN Menimbang : a. bahwa …………………………………………………..
b.bahwa …………………………………………………. Mengingat : 1. …………………………………………………………..
2.………………………………………………………….. MENGINSTRUKSIKAN : Kepada : 1. Nama/Jabatan Pegawai;
2.Nama/Jabatan Pegawai;
3.Nama/Jabatan Pegawai;
4.dan seterusnya; Untuk : ……………………………………………………………… KESATU : ……………………………………………………………… KEDUA : ……………………………………………………………… KETIGA : dan seterusnya …………………………………………. Dikeluarkan di ………………………………...... pada tanggal ……………………...................... MENTERI KOORDINATOR BIDANG POLITIK, HUKUM, DAN KEAMANAN (Tanda Tangan dan Cap Jabatan) NAMA LENGKAP Lambang Negara garuda emas dan nama jabatan yang telah dicetak Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Judul Instruksi yang ditulis dengan huruf kapital Memuat alasan tentang perlu ditetapkan instruksi Daftar pejabat yang menerima instruksi Memuat substansi tentang arahan yang diinstruksikan Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penanda- tanganan Nama jabatan dan nama lengkap ditulis kapital tanpa gelar jdih.polkam.go.id
d.Standar Operasional Prosedur (SOP) Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktifitas organisasi, bagaimana, kapan harus dilakukan, dimana, dan oleh siapa dilakukan. SOP di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan diatur lebih lanjut dalam Peraturan Menteri tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan.
e.Surat Edaran 1) Pengertian Surat edaran adalah Naskah Dinas yang bersifat mengatur hal-hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak untuk dilaksanakan. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani surat edaran adalah Menteri Koordinator, pejabat pimpinan tinggi madya, atau pimpinan pejabat tinggi pratama sesuai dengan tugas dan fungsinya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat edaran terdiri dari unsur sebagai berikut.
(1)kop surat edaran yang ditandatangani oleh Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan menggunakan Lambang Negara garuda emas yang telah dicetak, dengan nama jabatan ditulis dengan menggunakan huruf kapital secara simetris;
(2)kop surat edaran yang ditandatangani oleh pejabat selain Menteri Koordinator menggunakan Logo Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan dengan alamat;
(3)kata Yth. yang diikuti oleh nama pejabat yang dikirimi surat edaran; jdih.polkam.go.id
(4)tulisan surat edaran, yang dicantumkan di bawah Lambang Negara dan/atau Logo Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan ditulis dengan huruf kapital serta nomor surat edaran di bawahnya secara simetris;
(5)kata tentang, yang dicantumkan di bawah kata surat edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan
(6)rumusan judul surat edaran, yang ditulis menggunakan huruf kapital secara simetris di bawah kata tentang. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat edaran terdiri dari:
(1)latar belakang tentang perlunya dibuat surat edaran;
(2)maksud dan tujuan dibuatnya surat edaran;
(3)ruang lingkup diberlakukannya surat edaran;
(4)peraturan perundang-undangan atau Naskah Dinas lain yang menjadi dasar pembuatan surat edaran;
(5)isi edaran mengenai hal tertentu yang dianggap mendesak; dan
(6)penutup. c) Kaki Bagian kaki surat edaran ditempatkan di sebelah kanan yang terdiri dari:
(1)tempat dan tanggal penetapan;
(2)nama jabatan pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma;
(3)tanda tangan pejabat penanda tangan; dan
(4)nama lengkap pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar; dan
(5)cap dinas. 4) Distribusi Surat edaran disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap, serta aman. Pendistribusian surat edaran diikuti dengan tindakan pengendalian. jdih.polkam.go.id Format surat edaran sebagaimana tercantum pada contoh 4a dan 4b. CONTOH 4a FORMAT SURAT EDARAN YANG DITANDATANGANI OLEH MENTERI KOORDINATOR Yth. 1. …………………………….
2.…………………………….
3.dan seterusnya SURAT EDARAN NOMOR …… TAHUN ….. TENTANG ………………………………………………………………
1.Latar Belakang ………………………………………………………………………………….
2.Maksud dan Tujuan ………………………………………………………………………………….
3.Ruang Lingkup …………………………………………………………………………………
4.Dasar ………………………………………………………………………………….
5.Isi Surat Edaran …………………………………………………………………………………
6.Penutup ………………………………………………………………………………… dan seterusnya. Ditetapkan di ………………………………...... pada tanggal ……………………...................... MENTERI KOORDINATOR BIDANG POLITIK, HUKUM, DAN KEAMANAN (Tanda Tangan dan Cap Jabatan) NAMA LENGKAP Tembusan:
1.………………..
2.………………..
3.dan seterusnya Lambang Negara garuda emas dan nama jabatan yang telah dicetak Nama jabatan dan nama lengkap ditulis kapital tanpa gelar Daftar pejabat yang menerima surat edaran Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Judul surat edaran yang ditulis dengan huruf kapital Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya surat edaran, maksud dan tujuan, ruang lingkup, dasar hukum, dst Memuat pemberitahu- an tentang hal tertentu yang dianggap mendesak Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanga- nan jdih.polkam.go.id CONTOH 4b FORMAT SURAT EDARAN YANG DITANDATANGANI OLEH SELAIN MENTERI KOORDINATOR Yth. 1. …………………………….
2.…………………………….
3.dan seterusnya SURAT EDARAN NOMOR …… TAHUN ….. TENTANG ………………………………………………………………
1.Latar Belakang ………………………………………………………………………………….
2.Maksud dan Tujuan ………………………………………………………………………………….
3.Ruang Lingkup …………………………………………………………………………………
4.Dasar ………………………………………………………………………………….
5.Isi Surat Edaran …………………………………………………………………………………
6.Penutup ………………………………………………………………………………… dan seterusnya. Ditetapkan di ………………………………...... pada tanggal ……………………...................... NAMA JABATAN, (Tanda Tangan dan Cap Jabatan) NAMA LENGKAP Tembusan:
1.………………..
2.………………..
3.dan seterusnya Logo dan nama Kementerian yang telah dicetak Nama jabatan dan nama lengkap ditulis kapital tanpa gelar Daftar pejabat yang menerima surat edaran Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Judul surat edaran yang ditulis dengan huruf kapital Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya surat edaran, maksud dan tujuan, ruang lingkup, dasar hukum, dst. Memuat pemberitahu- an tentang hal tertentu yang dianggap mendesak Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanga- nan jdih.polkam.go.id
2.Naskah Dinas Penetapan Pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan keputusan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.
3.Naskah Dinas Penugasan
(1)kop surat perintah yang ditandatangani oleh Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan menggunakan Lambang Negara garuda emas yang telah dicetak, dengan nama jabatan ditulis menggunakan huruf kapital secara simetris;
(2)kop surat perintah yang ditandatangani oleh pejabat selain Menteri Koordinator menggunakan Logo Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan;
(3)kata surat perintah, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan
(4)nomor, berada di bawah tulisan surat perintah. penomoran surat perintah disusun dengan format (nomor urut/KKA/bulan/tahun). jdih.polkam.go.id Contoh: SURAT PERINTAH NOMOR 5/KKA/6/2016 b) Bagian batang tubuh surat perintah terdiri atas:
(1)konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat perintah dan dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat perintah tersebut;
(2)diktum dimulai dengan frasa “Memberi Perintah”, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat perintah; dan
(3)di bawah kata kepada ditulis kata untuk dengan perintah-perintah yang harus dilaksanakan. c) Kaki Bagian kaki surat perintah ditempatkan di sebelah kanan bawah yang terdiri dari:
(1)tempat dan tanggal surat perintah;
(2)nama jabatan pejabat yang menandatangani surat perintah, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(3)tanda tangan pejabat yang memerintahkan;
(4)nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata, tanpa mencantumkan gelar; dan
(5)cap dinas. 4) Distribusi dan Tembusan a) surat perintah disampaikan kepada pihak yang mendapat perintah; dan b) tembusan surat perintah disampaikan kepada pejabat/instansi terkait. jdih.polkam.go.id 5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar pertimbangan; b) jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, jabatan, dan keterangan; dan c) surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan. Format surat perintah tercantum pada contoh 5a dan 5b jdih.polkam.go.id CONTOH 5a FORMAT SURAT PERINTAH YANG DITANDATANGANI OLEH MENTERI KOORDINATOR SURAT PERINTAH NOMOR …/…./…/…. Menimbang : a. bahwa ………………………………………………;
b.bahwa ………………………………………………. Dasar : 1. ………………………………………………………..;
2.……………………………………………………….. Memberi Perintah Kepada : 1. Nama : ………………………….. Jabatan : ……………………………
2.dan seterusnya. Untuk : 1. ………………………………;
2.………………………………;
3.dan seterusnya. Dikeluarkan di …… pada tanggal ……….. Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan, (Tanda Tangan dan Cap Jabatan) Nama Lengkap Tembusan:
1.………………..
2.………………..
3.dan seterusnya Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanga nan Lambang Negara garuda emas dan nama jabatan yang telah dicetak Memuat alasan tentang perlu ditetapkan surat perintah Memuat peraturan/ dasar ditetapkannya surat perintah Daftar pejabat yang menerima perintah Memuat substansi arahan yang diperintahkan jdih.polkam.go.id Lampiran Surat Perintah Menteri Koordinator Nomor : …./……/…./….. Tanggal : ……………………… Judul ……………………………………………… No. Nama Jabatan Keterangan Jumlah kolom disesuaikan Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan, (Tanda Tangan dan Cap Jabatan) Nama Lengkap jdih.polkam.go.id CONTOH 5b FORMAT SURAT PERINTAH YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT SELAIN MENTERI KOORDINATOR SURAT PERINTAH NOMOR …/…./…/…. Menimbang : a. bahwa ………………………………………………;
b.bahwa ………………………………………………. Dasar : 1. ………………………………………………………..;
2.……………………………………………………….. Memberi Perintah Kepada : 1. Nama : ………………………….. Jabatan : ……………………………
2.dan seterusnya. Untuk : 1. ………………………………;
2.………………………………;
3.dan seterusnya. Dikeluarkan di …… pada tanggal ……….. Nama Jabatan, (Tanda Tangan dan Cap Jabatan) Nama Lengkap Tembusan:
1.………………..
2.………………..
3.dan seterusnya Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanga nan Logo dan nama Kementerian yang telah dicetak Memuat alasan tentang perlu ditetapkan surat perintah Memuat peraturan/ dasar ditetapkannya surat perintah Daftar pejabat yang menerima perintah Memuat substansi arahan yang diperintahkan jdih.polkam.go.id Lampiran Surat Perintah ……(Nama Jabatan)…………….. Nomor : …./……/…./….. Tanggal : ……………………… Judul ……………………………………………… No. Nama Jabatan Keterangan Jumlah kolom disesuaikan Nama Jabatan, (Tanda Tangan dan Cap Jabatan) Nama Lengkap jdih.polkam.go.id
b.Surat Tugas 1) Pengertian Surat tugas adalah Naskah Dinas dari Menteri, pejabat pimpinan tinggi madya atau pejabat pimpinan tinggi pratama kepada seseorang dan/atau beberapa orang pejabat/pegawai yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsi di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menandatangani Surat tugas serendah-rendahnya adalah pejabat pimpinan tinggi pratama berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat tugas terdiri dari:
(1)kop surat tugas yang ditandatangani oleh Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan menggunakan Lambang Negara garuda emas yang telah dicetak, dengan nama jabatan ditulis menggunakan huruf kapital secara simetris;
(2)kop surat tugas yang ditandatangani oleh pejabat selain Menteri Koordinator menggunakan Logo Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan;
(3)kata surat tugas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan
(4)nomor, berada di bawah tulisan surat tugas. penomoran surat tugas disusun dengan format (nomor urut/KKA/bulan/tahun) Contoh: SURAT TUGAS NOMOR 5/KKA/2/2016 jdih.polkam.go.id b) Bagian batang tubuh surat tugas terdiri atas:
(1)konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat tugas dan dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat tugas tersebut;
(2)diktum dimulai dengan frasa “Memberi Tugas”, ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas; dan
(3)di bawah kata kepada ditulis kata “untuk” disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan. c) Kaki Bagian kaki surat tugas ditempatkan di sebelah kanan bawah yang terdiri dari:
(1)tempat dan tanggal surat tugas;
(2)nama jabatan pejabat yang menandatangani surat tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(3)tanda tangan pejabat yang menugaskan;
(4)nama lengkap pejabat yang menandatangani surat tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata, tanpa mencantumkan gelar; dan
(5)cap dinas. 4) Distribusi dan Tembusan a) surat tugas disampaikan kepada pihak yang mendapat tugas; dan b) tembusan surat tugas disampaikan kepada pejabat/instansi terkait. 5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar pertimbangan; b) apabila tugas bersifat tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, jabatan, dan keterangan; dan c) surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan. jdih.polkam.go.id Format surat tugas tercantum pada contoh 6a dan 6b CONTOH 6a FORMAT SURAT TUGAS YANG DITANDATANGANI OLEH MENTERI KOORDINATOR SURAT TUGAS NOMOR …/…./…/…. Menimbang : a. bahwa ………………………………………………;
b.bahwa ………………………………………………. Dasar : 1. ………………………………………………………..;
2.……………………………………………………….. Memberi Tugas Kepada : 1. Nama : ………………………….. Jabatan : ……………………………
2.dan seterusnya. Untuk : 1. ………………………………;
2.………………………………;
3.dan seterusnya. Dikeluarkan di …… pada tanggal ……….. Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan, (Tanda Tangan dan Cap Jabatan) Nama Lengkap Tembusan:
1.………………..
2.………………..
3.dan seterusnya Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanga- nan Lambang Negara garuda emas dan nama jabatan yang telah dicetak Memuat alasan tentang perlu ditetapkan surat tugas Memuat peraturan/ dasar ditetapkannya surat tugas Daftar pejabat yang menerima tugas Memuat substansi arahan yang ditugaskan jdih.polkam.go.id Lampiran Surat Tugas Menteri Koordinator Nomor : …./……/…./….. Tanggal : ……………………… Judul ……………………………………………… No. Nama Jabatan Keterangan Jumlah kolom disesuaikan Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan, (Tanda Tangan dan Cap Jabatan) Nama Lengkap jdih.polkam.go.id CONTOH 6b FORMAT SURAT TUGAS YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT SELAIN MENTERI KOORDINATOR SURAT TUGAS NOMOR …/…./…/…. Menimbang : a. bahwa ………………………………………………;
b.bahwa ………………………………………………. Dasar : 1. ………………………………………………………..;
2.……………………………………………………….. Memberi Tugas Kepada : 1. Nama : ………………………….. Jabatan : ……………………………
2.dan seterusnya. Untuk : 1. ………………………………;
2.………………………………;
3.dan seterusnya. Dikeluarkan di …… pada tanggal ……….. Nama Jabatan, (Tanda Tangan dan Cap Jabatan) Nama Lengkap Tembusan:
1.………………..
2.………………..
3.dan seterusnya Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanga nan Logo dan nama Kementerian yang telah dicetak Memuat alasan tentang perlu ditetapkan surat tugas Memuat peraturan/ dasar ditetapkannya surat tugas Daftar pejabat yang menerima tugas Memuat substansi arahan yang ditugaskan jdih.polkam.go.id Lampiran Surat Tugas ……(Nama Jabatan)…………….. Nomor : …./……/…./….. Tanggal : ……………………… Judul ……………………………………………… No. Nama Jabatan Keterangan Jumlah kolom disesuaikan Nama Jabatan, (Tanda Tangan dan Cap Jabatan) Nama Lengkap jdih.polkam.go.id F. Naskah Dinas Korespondensi Naskah Dinas korespondensi adalah Naskah Dinas yang digunakan untuk berkomunikasi, baik antar instansi, antar unit organisasi dalam satuan organisasi di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan. Jenis Naskah Dinas yang termasuk dalam golongan ini adalah sebagai berikut:
1.Naskah Dinas Korespondensi Intern
a.Nota Dinas 1) Pengertian Nota dinas adalah Naskah Dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas dan fungsinya guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat yang setara atau lebih tinggi. Nota Dinas memuat hal yang bersifat rutin dan/atau hal lain sesuai dengan kebutuhan. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Nota dinas dibuat oleh pejabat di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala nota dinas terdiri dari:
(1)kop nota dinas berisi nama instansi/unit organisasi ditulis secara simetris di tengah atas;
(2)kata nota dinas, ditulis menggunakan huruf kapital secara simetris;
(3)kata nomor, ditulis menggunakan huruf kapital secara simetris;
(4)kata Yth., ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik;
(5)kata Dari, ditulis dengan huruf awal kapital;
(6)kata Hal, ditulis dengan huruf awal kapital;
(7)kata Tanggal, ditulis dengan huruf awal kapital. jdih.polkam.go.id b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat, dan jelas. c) Kaki Bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabat, dan tembusan (jika perlu). 4) Penomoran Nomor nota dinas secara berurutan terdiri dari: a) kode derajat perlakukan pengamanan nota dinas (B/R/SR/T); b) tanda hubung (-), yang merupakan penghubung antara kode derajat perlakukan nota dinas; c) nomor, yang dibuat berdasarkan nomor urut dalam satu tahun takwim/kalender, untuk nomor 1 s.d. 9 tidak diawali dengan angka 0 (nol); d) garis miring (/); e) Kode Klasifikasi Arsip (KKA); f) garis miring (/); g) bulan (dalam angka arab), untuk nomor 1 s.d. 9 tidak diawali dengan angka 0 (nol); h) garis miring (/); dan i) tahun. Contoh: Format penomoran Nota Dinas yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang NOTA DINAS NOMOR B-10/KKA/5/2016 5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas; dan b) Tembusan nota dinas berlaku dilakukan di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan. Format nota dinas sebagaimana tercantum pada contoh 7 jdih.polkam.go.id CONTOH 7 FORMAT NOTA DINAS KEMENTERIAN KOORDINATOR BIDANG POLITIK, HUKUM, DAN KEAMANAN NOTA DINAS NOMOR …/…./…/…. Yth. : …………………………………………………. Dari : ………………………………………………….. Hal : ……………………………………………… Tanggal : …………………………………………………………… …………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………….. ……………………………………………………. Tanda Tangan Nama lengkap Tembusan:
(1)kop surat undangan intern yang ditandatangani sendiri atau atasan nama pimpinan unit organisasi menggunakan Logo Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan;
(2)nomor, sifat, lampiran, dan hal, yang diketik di sebelah kiri di bawah kop surat undangan intern;
(3)tempat dan tanggal pembuatan surat, yang diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor; dan
(4)kata Yth., yang ditulis di bawah Hal, yang diikuti dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat undangan intern (jika diperlukan). b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat undangan intern terdiri dari:
(1)alinea pembuka;
(2)isi surat undangan intern, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara; dan
(3)alinea penutup c) Kaki Bagian kaki surat undangan intern terdiri dari nama jabatan yang ditulis dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan nama pejabat yang ditulis dengan huruf awal kapital. 4) Penomoran Nomor surat undangan intern secara berurutan terdiri dari: a) kode naskah surat undangan intern (UN); b) tanda hubung (-), yang merupakan penghubung antara kode naskah surat undangan dengan nomor; c) nomor, yang dibuat berdasarkan nomor urut dalam satu tahun takwim/kalender, untuk nomor 1 s.d. 9 tidak diawali dengan angka 0 (nol); d) garis miring (/); e) Kode Klasifikasi Arsip (KKA); f) garis miring (/); g) bulan (dalam angka arab), untuk nomor 1 s.d. 9 tidak diawali dengan angka 0 (nol); jdih.polkam.go.id h) garis miring (/); dan i) tahun. Contoh: Format penomoran Surat Undangan Intern yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang Nomor : UN-8/KKA/8/2016 5) Hal yang Perlu Diperhatikan Format surat undangan intern sama dengan format surat dinas, bedanya adalah bahwa pihak yang dikirimi surat undangan intern dapat ditulis pada lampiran. Format Surat undangan intern sebagaimana tercantum pada contoh 8 jdih.polkam.go.id CONTOH 8 FORMAT SURAT UNDANGAN INTERN Nomor : …./…./…./…. (Tempat), (Tgl., Bln., Thn.) Sifat : …………….. Lampiran : ………………… Hal : Undangan ………………. Yth. …………………… …………………………. …………………………. …….…(alinea pembuka dan alinea isi) ………………………. ……………………………………………………………………………………….. pada hari, tanggal : ………………………………….. waktu : pukul …………………….. tempat : …………………….. acara : …………………….. …….…(alinea penutup) ………………….………………………. ……………………………………………………. Nama Jabatan, (tanda tangan dan cap dinas) Nama Lengkap Tembusan:
(1)kop surat dinas yang menggunakan Lambang Negara dan nama jabatan ditandatangani oleh Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan;
(2)kop surat yang menggunakan Logo Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan;
(3)nomor, sifat, lampiran, dan hal yang diketik dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di bawah kop surat dinas;
(4)tempat dan tanggal pembuatan surat, yang diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor;
(5)kata Yth., yang ditulis di bawah Hal, diikuti dengan nama jabatan yang dikirimi surat; dan
(6)alamat surat, yang ditulis di bawah Yth. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup. jdih.polkam.go.id c) Kaki Bagian kaki surat ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri dari:
(1)nama jabatan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri tanda baca koma;
(2)tanda tangan pejabat;
(3)nama lengkap pejabat/penanda tangan, yang ditulis dengan huruf awal kapital;
(4)stempel/cap dinas, yang digunakan sesuai dengan ketentuan; dan
(5)tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat penerima (jika ada). 4) Penomoran Nomor surat dinas secara berurutan terdiri dari: a) kode derajat perlakukan pengamanan surat dinas, yaitu B (Biasa), R (Rahasia), Sangat Rahasia (SR), dan Terbatas (T); b) tanda hubung (-), yang merupakan penghubung antara kode derajat perlakuan dan nomor surat dinas; c) nomor, yang dibuat berdasarkan nomor urut dalam satu tahun takwim/kalender, untuk nomor 1 s.d. 9 tidak diawali dengan angka 0 (nol); d) garis miring (/); e) Kode Klasifikasi Arsip (KKA); f) garis miring (/); g) bulan (dalam angka arab), untuk nomor 1 s.d. 9 tidak diawali dengan angka 0 (nol); h) garis miring (/); dan i) tahun. Contoh: Format penomoran Surat Dinas yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang Nomor: R-5/KKA/2/2016 jdih.polkam.go.id 5) Distribusi Surat dinas disampaikan kepada alamat tujuan dan alamat tembusan, seluruhnya dibubuhi cap sesuai dengan aturan penggunaan cap. 6) Hal yang Perlu Diperhatikan a) dalam hal surat dinas lebih dari satu halaman, kop Naskah Dinas dengan Lambang Negara atau Logo hanya digunakan pada lembar pertama. b) surat dinas yang ditandatangani dengan pelimpahan wewenang atas nama (a.n.) dilakukan menurut pelimpahan wewenang yang diberikan oleh pejabat yang berwenang dan pejabat pemberi wewenang diberikan tembusannya (diatur lebih lanjut pada Bab V). c) jika surat dinas disertai dengan lampiran atau salah satu kalimat di dalam isinya dapat diartikan mengantarkan berkas kepada alamat yang dituju, pada kolom lampiran disebutkan jumlah dengan angka arab atau satuannya saja dan tidak ditulis kedua-duanya. Jika jumlah lampiran itu dapat dinyatakan dengan satu atau dua kata, angka arab itu ditulis dengan huruf. contoh: Lampiran : Dua Lembar Lampiran : Dua Belas Lembar Lampiran : 23 Lembar d) pemberian delegasi wewenang atau kuasa dalam penandatanganan surat dinas dilakukan secara tertulis. e) hal yang memuat pokok surat harus dirumuskan sesingkat mungkin, tetapi masih tetap dapat dimengerti oleh penerima surat. Isi Hal ditulis dengan huruf awal kapital, tanpa diakhiri dengan tanda baca. contoh: Hal : Penunjukan sebagai Menteri Perhubungan Ad Interim f) tembusan surat dinas dibuat dengan cara menggandakan surat asli dan dibubuhi dengan cap dinas. jdih.polkam.go.id Format surat dinas sebagaimana tercantum pada contoh 9a, 9b, 9c, dan 9d CONTOH 9a FORMAT SURAT DINAS MENTERI KOORDINATOR Nomor : …./…./…./…. (Tempat),(Tgl., Bln., Thn.) Sifat : …………….. Lampiran : ………………… Hal : Undangan ………………. Yth. …………………… …………………………. …………………………. …….…(alinea pembuka) .....................………………………. ……………………………………………………………………………………….. .......................... (alinea isi) ............................................. .................................................................................................... ................................ (alinea penutup) ............................. .......................................................................................... Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan, (tanda tangan dan cap jabatan) Nama Lengkap Tembusan:
(1)kop surat undangan ekstern yang ditandatangani oleh Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan menggunakan Lambang Negara garuda emas, dengan nama jabatan ditulis menggunakan huruf kapital secara simetris;
(2)kop surat undangan ekstern yang ditandatangani oleh pejabat selain Menteri Koordinator menggunakan Logo dan alamat lengkap Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan ditulis dengan menggunakan huruf kapital secara simetris;
(3)nomor, sifat, lampiran, dan hal, yang diketik dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di bawah kop surat undangan ekstern;
(4)tempat dan tanggal pembuatan surat, yang diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor; dan
(5)kata Yth., yang ditulis di bawah hal, yang diikuti dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat undangan intern (jika diperlukan). jdih.polkam.go.id b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat undangan ekstern terdiri dari:
(1)alinea pembuka;
(2)isi surat undangan ekstern, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara; dan
(3)alinea penutup. c) Kaki Bagian kaki surat undangan ekstern terdiri dari nama jabatan yang ditulis dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan nama pejabat yang ditulis dengan huruf awal kapital. 4) Penomoran Nomor surat undangan ekstern secara berurutan terdiri dari: a) kode naskah surat undangan ekstern (UN); b) tanda hubung (-), yang merupakan penghubung antara kode naskah surat undangan dengan nomor; c) nomor, yang dibuat berdasarkan nomor urut dalam satu tahun takwim/kalender, untuk nomor 1 s.d. 9 tidak diawali dengan angka 0 (nol); d) garis miring (/); e) Kode Klasifikasi Arsip (KKA); f) garis miring (/); g) bulan (dalam angka arab), untuk nomor 1 s.d. 9 tidak diawali dengan angka 0 (nol); h) garis miring (/); dan i) tahun Contoh: Format penomoran surat undangan ekstern yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang Nomor: UN-5/KKA/2/2016 jdih.polkam.go.id 5) Penomoran dan distribusi Tata cara penomoran dan distribusi surat undangan ekstern adalah sama dengan penomoran dan distribusi untuk surat dinas. 6) Hal yang Perlu Diperhatikan a) format surat undangan ekstern sama dengan format surat dinas, bedanya adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada surat undangan ekstern dapat ditulis pada lampiran. b) surat undangan ekstern untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu. c) tingkat pengamanan surat undangan ekstern ditentukan oleh tingkat pengamanan suatu kegiatan yang akan diadakan atau dilaksanakan, misalnya apabila suatu kegiatan akan membahas rencana pengamanan seorang kepala negara yang berkunjung ke Indonesia, maka surat undangan ekstern bagi pejabat terkait yang diminta hadir mengikuti rapat pembahasan bisa bersifat rahasia atau sangat rahasia. d) apabila alamat yang dituju pada surat undangan ekstern cukup banyak, para pejabat yang diundang dibuat daftar tersendiri yang merupakan lampiran dari surat undangan ekstern. e) jika surat undangan ekstern disertai dengan lampiran atau salah satu kalimat di dalam isinya dapat diartikan mengantarkan berkas kepada alamat yang dituju, pada kolom lampiran disebutkan jumlah dengan angka arab atau satuannya saja dan tidak ditulis kedua-duanya. Jika jumlah lampiran itu dapat dinyatakan dengan satu atau dua kata, angka arab itu ditulis dengan huruf. contoh: Lampiran : Dua Lembar Lampiran : Dua Belas Lembar Lampiran : 23 Lembar jdih.polkam.go.id f) tembusan surat undangan ekstern dibuat dengan cara menggandakan surat asli dan dibubuhi dengan cap dinas. Format surat undangan ekstern sebagaimana tercantum pada contoh 10a, 10b, 10c, 10d, 10 e, dan 10 f. jdih.polkam.go.id CONTOH 10a FORMAT SURAT UNDANGAN EKSTERN DITANDATANGANI OLEH MENTERI KOORDINATOR Nomor : …./…./…./…. (Tempat),(Tgl., Bln., Thn.) Sifat : …………….. Lampiran : ………………… Hal : Undangan ………………. Yth. …………………… …………………………. …………………………. …….…(alinea pembuka dan alinea isi) ………………………. ……………………………………………………………………………………….. pada hari, tanggal : ………………………………….. waktu : pukul …………………….. tempat : …………………….. acara : …………………….. …….…(alinea penutup) ………………….………………………. ……………………………………………………. Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan, (tanda tangan dan cap jabatan) Nama lengkap Tembusan:
1.………………..
2.………………..
3.dan seterusnya Jalan Medan Merdeka Barat Nomor 15, Jakarta 10110 Telepon (021) 3521121, 3520145; Faksimile (021) 3860354, 34830612 Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Kop surat undangan yang berupa lambang negara dan nama jabatan yang telah dicetak Tempat dan tanggal pembuatan surat Alamat tujuan yang dapat ditulis di bagian kiri, dan jumlahnya cukup banyak, dapat dibuat pada daftar lampiran Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital jdih.polkam.go.id CONTOH 10b FORMAT LAMPIRAN SURAT UNDANGAN EKSTERN Lampiran Surat ………….. Nomor : ……………….. Tanggal : ………………… DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG
1.…….…(Nama Jabatan, Nama Instansi)………..……………
2.……………………………………………………………………
3.…………………………………………………………………..
4.………………………………………………………………………..
5.………………………………………………………………………..
6.………………………………………………………………………..
7.…………………………………………………………………….
8.…………………………………………………………………………
9.…………………………………………………………………………
10.………………………………………………………………………. Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan, (tanda tangan dan cap jabatan) Nama lengkap Diisi dengan nama jabatan disertai nama instansi Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital jdih.polkam.go.id CONTOH 10c FORMAT SURAT UNDANGAN EKSTERN DITANDATANGANI OLEH NON PEJABAT NEGARA Nomor : …./…./…./…. (Tempat),(Tgl., Bln., Thn.) Sifat : …………….. Lampiran : ………………… Hal : Undangan ………………. Yth. …………………… …………………………. …………………………. …….…(alinea pembuka dan alinea isi) ………………………. ……………………………………………………………………………………….. pada hari, tanggal : ………………………………….. waktu : pukul …………………….. tempat : …………………….. acara : …………………….. …….…(alinea penutup) ………………….………………………. ……………………………………………………. Nama Jabatan, (tanda tangan dan cap dinas) Nama lengkap Tembusan:
1.………………..
2.………………..
3.dan seterusnya Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Nama Instansi Tempat dan tanggal pembuatan surat Alamat tujuan yang dapat ditulis di bagian kiri, dan jumlahnya cukup banyak, dapat dibuat pada daftar lampiran Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital jdih.polkam.go.id CONTOH 10d FORMAT LAMPIRAN SURAT UNDANGAN EKSTERN Lampiran Surat ………….. Nomor : ……………….. Tanggal : ………………… DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG
1.…….…(Nama Jabatan, Nama Instansi)………..……………
2.……………………………………………………………………
3.…………………………………………………………………..
4.………………………………………………………………………..
5.………………………………………………………………………..
6.………………………………………………………………………..
7.…………………………………………………………………….
8.…………………………………………………………………………
9.…………………………………………………………………………
10.………………………………………………………………………. Nama Jabatan, (tanda tangan dan cap dinas) Nama lengkap Diisi dengan nama lengkap pegawai/ pejabat disertai nama jabatannya Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital jdih.polkam.go.id CONTOH 10e FORMAT KARTU UNDANGAN MENTERI KOORDINATOR Mengharapkan dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara pada acara ………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………….. ……………………………………………… Hari …………../ (tanggal) …………………., pukul …………….. WIB bertempat di …………………….. Harap hadir 30 menit sebelum acara dimulai dan undangan dibawa Konfirmasi …………………….. Pakaian : Laki-laki : Perempuan : TNI/Polri : Jalan Medan Merdeka Barat Nomor 15, Jakarta 10110 Telepon (021) 3521121, 3520145; Faksimile (021) 3860354, 34830612 jdih.polkam.go.id CONTOH 10f FORMAT KARTU UNDANGAN NON PEJABAT NEGARA KEMENTERIAN KOORDINATOR BIDANG POLITIK, HUKUM, DAN KEAMANAN SEKRETARIS KEMENTERIAN KOORDINATOR mengharapkan dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara pada acara ………………………………………… ……………………………………… hari, tanggal : ………………………. pukul : ……………………… tempat : ………………………. Harap hadir 30 menit sebelum acara dimulai dan undangan dibawa Konfirmasi …………………….. Pakaian Laki-laki : …………….. Perempuan : ……………… TNI/Polri : ……………… jdih.polkam.go.id G. Naskah Dinas Khusus
1.Surat Perjanjian