DokumenPeraturan Menteri (Permen)Berlaku

Peraturan Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan Nomor 2 Tahun 2024

Nomor: 2
Tahun: 2024
Ditetapkan: 9 Januari 2024
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 14

Lembaga terkait

Kementerian Koordinator Bidang Politik dan Keamanan

aturan_pelaksanaan

Ringkasan

Penyusutan Arsip, Jenis Retensi Arsip, Retensi Aktif dan Inaktif, Keterangan Musnah, Keterangan Permanen.

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa berdasarkan Pasal 53 ayat (1) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, lembaga negara wajib memiliki jadwal retensi arsip;
c.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan tentang Jadwal Retensi Arsip; Mengingat : 1. Pasal 17 ayat (3) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;

2.Undang-Undang Nomor 39 Tahun 2008 tentang Kementerian Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 166, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4916);
3.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
4.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
5.Peraturan Presiden Nomor 73 Tahun 2020 tentang Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan www.peraturan.go.id 2024, No.20 Keamanan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 159);
6.Peraturan Menteri Koordinator Bidang Politik Hukum, dan Keamanan Nomor 1 Tahun 2021 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2021 Nomor 115) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan Nomor 4 Tahun 2023 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan Nomor 1 Tahun 2021 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2023 Nomor 467); MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN MENTERI KOORDINATOR BIDANG POLITIK, HUKUM, DAN KEAMANAN TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Menteri Koordinator ini yang dimaksud dengan:

1.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2.Jenis Arsip adalah Arsip yang tercipta dan dikelompokkan berdasarkan fungsi dari suatu organisasi.
3.Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu Jenis Arsip.
4.Retensi Aktif adalah masa simpan minimal suatu Jenis Arsip pada unit pengolah.
5.Retensi Inaktif adalah masa simpan minimal suatu Jenis Arsip pada unit kearsipan/pusat Arsip.
6.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, Jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu Jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip.
7.Nilai Guna Arsip adalah nilai Arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna Arsip.
8.Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa Jenis Arsip dapat dimusnahkan karena jangka www.peraturan.go.id 2024, No.20 waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi.
9.Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu Jenis Arsip memiliki nilai guna sekunder atau nilai guna permanen wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai dengan lingkup kewenangan masing-masing.
10.Kementerian Koordinator adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan koordinasi, sinkronisasi, dan pengendalian urusan kementerian dalam penyelenggaraan pemerintahan di bidang politik, hukum, dan keamanan.

Pasal 2

JRA digunakan sebagai pedoman dalam penyusutan dan penyelamatan Arsip di Kementerian Koordinator.

Pasal 3

JRA sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 terdiri atas:

a.JRA fasilitatif; dan
b.JRA substantif.

Pasal 4

(1)JRA fasilitatif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a berisi Jenis Arsip fasilitatif, Retensi Arsip, dan keterangan.
(2)Jenis Arsip fasilitatif sebagaimana dimaksud pada ayat
(1)meliputi:
1. a.perencanaan;
2. b.evaluasi dan pelaporan;
3. c.organisasi dan tata laksana;
4. d.data dan teknologi informasi;
5. e.perpustakaan;
6. f.produk hukum;
7. g.persidangan;
8. h.kehumasan;
9. i.ketatausahaan;
10. j.kepegawaian;
11. k.pengarusutamaan gender;
12. l.perlengkapan;
13. m.pengelolaan barang milik negara;
14. n.rumah tangga;
15. o.keuangan; dan
16. p.pengawasan.
(3)JRA fasilitatif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

Pasal 5

(1)JRA subtantif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b berisi Jenis Arsip subtantif, Retensi Arsip, dan keterangan.
(2)Jenis Arsip subtantif sebagaimana dimaksud pada ayat
(1)meliputi: www.peraturan.go.id 2024, No.20
1. a.politik dalam negeri;
2. b.politik luar negeri;
3. c.hukum dan hak asasi manusia;
4. d.pertahanan negara;
5. e.keamanan dan ketertiban masyarakat;
6. f.kesatuan bangsa;
7. g.komunikasi dan informasi;
8. h.aparatur dan reformasi birokrasi nasional; dan
9. i.rekomendasi keahlian.
(3)JRA subtantif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

Pasal 6

Retensi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) dan Pasal 5 ayat (1) meliputi:

a.Retensi Aktif; dan
b.Retensi Inaktif.

Pasal 7

(1)Retensi Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf a ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan unit pengolah.
(2)Unit pengolah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan unit kerja pada pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah Arsip aktif sebagai berkas kerja yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan di lingkungannya.
(3)Retensi Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mulai dihitung setelah kegiatan dinyatakan selesai atau berkas sudah dinyatakan lengkap dan tidak berubah lagi.
(4)Berkas yang dinyatakan lengkap dan tidak berubah lagi sebagaimana dimaksud pada ayat (3) ditentukan dengan:
1. a.berakhirnya masa tahun anggaran;
2. b.pemeriksaan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan telah selesai;
3. c.keputusan telah ditetapkan;
4. d.peraturan perundang-undangan telah diundangkan;
5. e.berakhirnya perjanjian, kontrak, kerja sama, dan kewajiban para pihak telah ditunaikan;
6. f.hak dan kewajiban para pihak berakhir;
7. g.selesainya pertanggungjawaban suatu penugasan;
8. h.perkara mempunyai kekuatan hukum tetap;
9. i.kegiatan telah dipertanggungjawabkan dan diaudit;
10. j.serah terima proyek dan retensi pemeliharaannya berakhir;
11. k.masa berlaku perizinan berakhir;
12. l.laporan hasil penelitian dipublikasikan;
13. m.data diperbarui; dan/atau
14. n.sistem aplikasi ditingkatkan dan dikembangkan.
(5)Berkas yang dinyatakan lengkap dan tidak berubah lagi sebagaimana dimaksud pada ayat (3) diletakkan pada kolom Retensi Aktif di dalam JRA. www.peraturan.go.id 2024, No.20

Pasal 8

(1)Retensi Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf b ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan unit kearsipan.
(2)Unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan unit kerja pada Sekretariat Kementerian Koordinator yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
(3)Retensi Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mulai dihitung sejak Retensi Aktif berakhir.

Pasal 9

(1)Keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat
(1)dan Pasal 5 ayat (1) memuat rekomendasi:
1. a.Keterangan Musnah; atau
2. b.Keterangan Permanen.
(2)Keterangan Musnah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a diberikan terhadap Arsip yang tidak memiliki Nilai Guna Arsip lagi setelah masa Retensi Inaktif selesai.
(3)Keterangan Permanen sebagaimana dimaksud pada ayat
(1)huruf b diberikan terhadap Arsip yang masih memiliki nilai guna sekunder setelah masa Retensi Inaktif selesai.

Pasal 10

Penyusutan Arsip terhadap Arsip yang tercipta sebelum Peraturan Menteri Koordinator ini mulai berlaku dilaksanakan berdasarkan:

a.Peraturan Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan Nomor 15 Tahun 2014 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Kepegawaian Aparatur Sipil Negara dan Pejabat Negara di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan;
b.Peraturan Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan Nomor 16 Tahun 2014 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Bidang Keuangan di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan;
c.Peraturan Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan Nomor 1 Tahun 2016 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan; dan
d.Peraturan Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan Nomor 2 Tahun 2019 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan.

Isi peraturan

Teks14PDFHirarki

Memuat teks peraturan…