DokumenPeraturan Menteri (Permen)Berlaku

Peraturan Menteri Lingkungan Hidup Dan Kehutanan Nomor 55 Tahun 2019

Nomor: 55
Tahun: 2019
Ditetapkan: 30 September 2019
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 23

Lembaga terkait

Kementerian Lingkungan Hidup/Badan Pengendalian Lingkungan Hidup

Ringkasan

Peraturan Menteri ini dimaksudkan untuk memberikan pedoman bagi Unit Kerja dalam mengelola Arsip Vital, bertujuan: a. mewujudkan pengelolaan Arsip Vital yang andal yang mampu menjamin tersedianya Arsip Vital dengan cepat, tepat, dan aman; b. menjamin keselamatan dan keamanan Arsip Vital sebelum maupun sesudah bencana; c. mendukung dan memperlancar penyelenggaraan administrasi Kementerian; d. mendukung layanan publik melalui akses informasi publik yang bersumber dari Arsip Vital; dan e. meningkatkan mutu pengelolaan Arsip Dinamis Kementerian.

Isi peraturan

Menetapkan

menetapkan Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan tentang Pengelolaan Arsip Vital di Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1990 tentang Konservasi Sumber Daya Alam Hayati dan Ekosistemnya (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1990 Nomor 49, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3687);

2.Undang-Undang Nomor 41 Tahun 1999 tentang Kehutanan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 167, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3888) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2004 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 41 Tahun 1999 tentang Kehutanan menjadi Undang-Undang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 86, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4412);
3.Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);
4.Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038);
5.Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2009 tentang Perlindungan dan Pengelolaan Lingkungan Hidup (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 140, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5059);
6.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
7.Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 99, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5149);
8.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
9.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan, dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara;
10.Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Nomor P.18/MENLHK-II/2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 713);
11.Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Nomor P.85/MENLHK/SETJEN/KUM.1/8/2018 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 1061); MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN MENTERI LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN TENTANG PENGELOLAAN ARSIP VITAL DI KEMENTERIAN LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2.Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
3.Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
4.Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
5.Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
6.Pengelolaan Arsip Vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan pelindungan dan menyelamatkan Arsip Vital Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
7.Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip.
8.Daftar Jenis Arsip Vital adalah daftar yang memuat Arsip Vital berdasarkan jenisnya yang dimiliki oleh Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan yang digunakan sebagai pedoman pembuatan daftar Arsip Vital.
9.Daftar Arsip Vital adalah daftar yang paling sedikit memuat nama pencipta Arsip, nomor, asal Arsip/Unit Kerja, kode klasifikasi, jenis/series Arsip, nomor Arsip, retensi Arsip Vital, lokasi simpan, metode pelindungan.
10.Identifikasi Arsip Vital adalah kegiatan pendataan dan penentuan Arsip yang memenuhi kriteria sebagai Arsip Vital.
11.Pendataan Arsip Vital adalah kegiatan pengumpulan data tentang jenis, jumlah, media, lokasi, dan kondisi ruang penyimpanan arsip.
12.Pelindungan Arsip Vital adalah suatu kegiatan untuk mengamankan, menyelamatkan, dan memulihkan Arsip Vital dari kerusakan, hilang, atau musnah baik secara fisik maupun informasi yang diatur melalui suatu prosedur tetap.
13.Duplikasi (copy back up) adalah metode pelindungan Arsip Vital dengan melakukan penggandaan (back up) Arsip dalam bentuk media yang sama atau berbeda dengan Arsip yang asli.
14.Pemencaran (Dispersal) adalah metode pelindungan Arsip Vital dengan melakukan pemencaran Arsip hasil Duplikasi (copy back up) ke tempat penyimpanan Arsip pada lokasi yang berbeda.
15.Penyimpanan Khusus (Vaulting) adalah metode pelindungan Arsip Vital dengan melakukan penyimpanan arsip pada tempat atau sarana khusus.
16.Pengamanan Arsip Vital adalah suatu kegiatan melindungi Arsip Vital baik fisik maupun informasinya terhadap kemungkinan kehilangan dan kerusakan.
17.Penyelamatan Arsip Vital adalah suatu kegiatan untuk memindahkan (evakuasi) Arsip Vital ke tempat yang lebih aman.
18.Pemulihan Arsip Vital adalah suatu kegiatan perbaikan fisik Arsip Vital yang rusak akibat bencana atau lainnya.
19.Pengguna Arsip adalah orang atau satuan kerja yang mempunyai hak akses untuk menggunakan Arsip.
20.Series Arsip adalah himpunan Arsip yang tercipta, yang diatur dan dikelola sebagai suatu entitas informasi karena adanya keterkaitan secara fungsional, kegiatan, dan kesamaan subjek.
21.Unit Kerja adalah satuan kerja pada Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya.
22.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
23.Pengelola Arsip adalah pejabat fungsional umum yang salah satu tugasnya mengelola arsip.
24.Sekretaris Jenderal adalah pejabat pimpinan tinggi madya yang melaksanakan tugas dan fungsi di bidang kesekretariatan di Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
25.Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang lingkungan hidup dan kehutanan.
26.Kementerian adalah Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.

Pasal 2

(1)Peraturan Menteri ini dimaksudkan untuk memberikan pedoman bagi Unit Kerja dalam mengelola Arsip Vital.
(2)Peraturan Menteri ini bertujuan:
1. a.mewujudkan pengelolaan Arsip Vital yang andal yang mampu menjamin tersedianya Arsip Vital dengan cepat, tepat, dan aman;
2. b.menjamin keselamatan dan keamanan Arsip Vital sebelum maupun sesudah bencana;
3. c.mendukung dan memperlancar penyelenggaraan administrasi Kementerian;
4. d.mendukung layanan publik melalui akses informasi publik yang bersumber dari Arsip Vital; dan
5. e.meningkatkan mutu pengelolaan Arsip Dinamis Kementerian.

Pasal 3

Ruang lingkup Peraturan Menteri ini meliputi:

a.Identifikasi Arsip Vital;
b.penataan Arsip Vital;
c.Pelindungan dan Pengamanan Arsip Vital; dan
d.Penyelamatan dan Pemulihan Arsip Vital.

BAB II

IDENTIFIKASI ARSIP VITAL

Pasal 4

(1)Identifikasi Arsip Vital dilakukan dengan cara:
1. a.analisis substansi Arsip;
2. b.analisis organisasi;
3. c.analisis hukum; dan
4. d.analisis risiko.
(2)Analisis substansi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dilakukan berdasarkan kriteria:
1. a.merupakan prasyarat bagi keberadaan organisasi karena tidak tergantikan dari aspek administrasi maupun legalitas;
2. b.sangat dibutuhkan untuk menjamin operasional organisasi;
3. c.merupakan aset kekayaan dan bukti kepemilikan;
4. d.dalam hal hilang akan menimbulkan kerugian secara finansial dan mengganggu eksistensi organisasi; dan/atau
5. e.berkaitan dengan kebijakan strategis instansi.
(3)Analisis organisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dilakukan berdasarkan:
1. a.tugas, fungsi, dan struktur organisasi;
2. b.fungsi substantif Arsip yang memiliki peran sentral dalam pencapaian tugas, dan tujuan organisasi;
3. c.fungsi fasilitatif Arsip yang dapat memperlancar fungsi operatif organisasi; dan/atau
4. d.kebijakan dan strategi organisasi.
(4)Analisis hukum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c dilakukan untuk memperoleh data mengenai:
1. a.Arsip yang dianalisis secara hukum mengandung hak dan kewajiban atas kepemilikan negara/warga negara;
2. b.hilangnya Arsip yang dianalisis dapat menimbulkan tuntutan hukum terhadap individu atau organisasi; dan/atau
3. c.hilangnya Arsip yang dianalisis secara hukum harus dibuktikan dengan duplikat Arsip dan surat pernyataan kehilangan bermaterai cukup.
(5)Analisis risiko sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d dilakukan dengan menafsirkan kerugian:
1. a.waktu dan biaya yang dibutuhkan organisasi untuk merekontruksi informasi yang hilang/musnah;
2. b.waktu yang tidak produktif dan biaya yang harus dikeluarkan organisasi apabila Arsip yang dianalisis hilang/musnah; dan/atau
3. c.kesempatan untuk memperoleh keuntungan apabila Arsip yang dianalisis hilang/musnah.
(6)Arsip diidentifikasi sebagai Arsip Vital apabila memenuhi 4 (empat) analisis dan setiap analisis memenuhi paling sedikit 2 (dua) kriteria.

Pasal 5

(1)Hasil Identifikasi Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 dituangkan dalam Daftar Jenis Arsip Vital.
(2)Daftar Jenis Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun berdasarkan klasifikasi fasilitatif dan klasifikasi substantif.
(3)Daftar Jenis Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diusulkan kepada Sekretaris Jenderal untuk ditetapkan dengan Keputusan Sekretaris Jenderal.
(4)Format Daftar Jenis Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pasal 6

(1)Untuk memudahkan identifikasi Arsip Vital, Sekretaris Jenderal membentuk Tim.
(2)Tim sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diketuai oleh Kepala Biro Umum dengan anggota terdiri atas pejabat yang mewakili:
1. a.unit pusat kearsipan;
2. b.unit yang mempunyai fungsi di bidang hukum;
3. c.unit yang mempunyai fungsi di bidang keuangan;
4. d.unit yang mempunyai fungsi di bidang kepegawaian dan organisasi; dan
5. e.unit yang mempunyai fungsi di bidang pengawasan.
(3)Tim sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertugas:
1. a.melakukan inventarisasi Arsip Vital;
2. b.melakukan Identifikasi jenis Arsip Vital;
3. c.menyusun Daftar Jenis Arsip Vital; dan
4. d.mengusulkan penetapan Daftar Jenis Arsip Vital kepada Sekretaris Jenderal.
(4)Tim sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibantu oleh Unit Kerja yang menghasilkan Arsip Vital.

Pasal 7

(1)Inventarisasi Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (3) huruf a dilakukan dengan cara:
1. a.menyampaikan formulir pendataan Arsip Vital; dan/atau
2. b.pendataan langsung Arsip Vital;
(2)Penyampaian formulir pendataan Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dilakukan oleh Kepala Biro Umum selaku Ketua Tim Identifikasi Arsip Vital kepada Unit Kerja.
(3)Pendataan langsung Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dilakukan dengan kunjungan pada Unit Kerja oleh Tim Identifikasi Arsip Vital.
(4)Formulir pendataan Arsip Vital yang disampaikan oleh Kepala Biro Umum selaku Ketua Tim Identifikasi Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diisi oleh Kepala Unit Kerja dan selanjutnya disampaikan kembali kepada Kepala Biro Umum selaku Ketua Tim Identifikasi Arsip Vital.
(5)Format formulir pendataan Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

BAB III

PENATAAN ARSIP VITAL

Pasal 8

Penataan Arsip Vital dilakukan melalui tahapan:

a.verifikasi;
b.pemeriksaan;
c.penyusunan Daftar Arsip Vital;
d.tunjuk silang;
e.pelabelan; dan
f.penempatan Arsip.

Pasal 9

Verifikasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf a dilakukan untuk mengetahui secara pasti Arsip Vital yang ada di Unit Kerja, berdasarkan Daftar Jenis Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (2).

Pasal 10

Pemeriksaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf b dilakukan terhadap kelengkapan Arsip Vital yang menggambarkan proses kegiatan dari awal sampai akhir dan pemeriksaan terhadap kondisi fisik Arsip.

Pasal 11

(1)Penyusunan Daftar Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf c memuat uraian informasi rinci Arsip Vital yang dikelola oleh Unit Kerja.
(2)Format Daftar Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran III yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Isi peraturan

Teks23PDFHirarki

Memuat teks peraturan…