Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. www.jdih.kemenparekraf.go.id Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 31 Januari 2017 MENTERI PARIWISATA ttd. ARIEF YAHYA Diundangkan di Jakarta pada tanggal 2 Februari 2017 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA ttd. WIDODO EKATJAHJANA BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2017 NOMOR 213 www.jdih.kemenparekraf.go.id LAMPIRAN PERATURAN MENTERI PARIWISATA NOMOR 2 TAHUN 2017 TENTANG PEDOMAN TEMPAT PENYELENGGARAAN KEGIATAN (VENUE) PERTEMUAN, PERJALANAN INSENTIF, KONVENSI DAN PAMERAN KRITERIA DAN INDIKATOR TEMPAT PENYELENGGARAAN KEGIATAN (VENUE) PERTEMUAN, PERJALANAN INSENTIF, KONVENSI DAN PAMERAN Pada tingkat regional, disepakatinya Masyarakat Ekonomi ASEAN/ASEAN Economy Community (MEA/AEC), telah melahirkan beberapa program aksi strategis (strategic action programme) yang salah satunya adalah penyusunan standar tempat penyelenggaraan kegiatan (venue) Pertemuan, Perjalanan Insentif, Konvensi dan Pameran (MICE Venue Standards) berdasarkan Program Aksi ASEAN Tourism Strategic Plan (ATSP) 2016 - 2025. Dalam skala nasional, destinasi MICE Indonesia mengalami perkembangan pesat dengan keberadaan Venue MICE di beberapa daerah seperti di Jakarta dan sekitarnya, Bali, Medan, Surabaya, dan beberapa daerah lainnya. Hal ini ditandai dengan adanya Venue MICE, baik itu Venue MICE yang termasuk ke dalam klasifikasi www.jdih.kemenparekraf.go.id venue mandiri (stand-alone venue), venue yang berada di hotel bintang 4 (empat) dan 5 (lima) yang disebut hotel convention, maupun venue khusus (special venue) di beberapa daerah tersebut. Berdasarkan hal tersebut di atas, tentu hal ini menjadi sebuah tantangan bagi industri MICE Indonesia untuk dapat menyediakan Venue MICE yang memenuhi kriteria minimal sebuah Venue MICE yang telah diterima, baik secara regional maupun internasional, sehingga industri MICE nasional memiliki daya saing tinggi dan pada akhirnya Indonesia akan menjadi destinasi MICE dunia yang berdaya saing global serta mampu meningkatkan jumlah kunjungan, lama tinggal, dan pengeluaran belanja dari wisatawan mancanegara tujuan bisnis MICE. Pertimbangan ini yang mendorong pemerintah sebagai regulator dalam menyusun kriteria tempat penyelenggaraan kegiatan (venue) Pertemuan, Perjalanan Insentif, Konvensi dan Pameran Indonesia. Dengan adanya sebuah kriteria yang akan digunakan bagi semua stakeholder MICE sebagai acuan, hal tersebut tentu mampu meningkatkan citra Indonesia di mata industri MICE dunia. B. Tujuan Pedoman Venue MICE ini bertujuan untuk meningkatkan daya saing destinasi MICE melalui standarisasi Venue MICE sesuai dengan karakter dan fungsinya. C. Ruang Lingkup Ruang Lingkup Pedoman Venue MICE ini meliputi Kriteria dan Indikator Venue MICE. D. Pengertian Umum Dalam pedoman ini yang dimaksud dengan:
1.Penyelenggaraan Kegiatan Pertemuan, Perjalanan Insentif, Konvensi, dan Pameran (Meeting, Incentive, Convention, Exhibition) yang selanjutnya disebut MICE adalah pemberian jasa bagi suatu pertemuan sekelompok orang, penyelenggaraan perjalanan bagi karyawan dan mitra usaha sebagai imbalan atas prestasinya, serta penyelenggaraan pameran dalam rangka penyebarluasan informasi www.jdih.kemenparekraf.go.id dan promosi suatu barang dan jasa yang berskala nasional, regional, dan internasional.
2.Tempat Penyelenggaraan Kegiatan (Venue) MICE yang selanjutnya disebut Venue MICE adalah tempat atau lokasi diselenggarakannya suatu kegiatan pertemuan, perjalanan insentif, konvensi dan pameran.
3.Pertemuan adalah pertemuan dua atau lebih orang yang diselenggarakan untuk maksud mencapai tujuan bersama melalui interaksi verbal, seperti berbagi informasi atau mencapai kesepakatan yang dapat berupa presentasi, seminar, lokakarya, pelatihan, team building maupun event organisasi atau perusahaan lainnya.
4.Insentif adalah alat manajemen global yang menggunakan pengalaman wisata yang luar biasa untuk memotivasi dan/atau memberikan pengakuan kepada peserta dengan tujuan dapat meningkatkan kinerja dalam mendukung tujuan organisasi atau perusahaan.
5.Konvensi adalah sebuah pertemuan resmi dalam skala besar yang dihadiri oleh perwakilan atau delegasi (pemerintah, asosiasi, atau industri) untuk melakukan diskusi, pertukaran informasi atau tindakan atas permasalahan khusus yang menjadi perhatian bersama.
6.Pameran adalah sebuah acara yang terorganisir di mana objek ditampilkan kepada publik yang dapat berupa pameran dagang antar bisnis maupun pameran untuk konsumen akhir.
7.Biro Konvensi dan Pameran adalah lembaga atau biro yang mempunyai tugas untuk memasarkan Indonesia sebagai destinasi MICE yang mempunyai daya saing global.
8.Pemerintah Daerah adalah Gubernur, Bupati atau Walikota, dan perangkat daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintah daerah.
9.Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang Kepariwisataan. www.jdih.kemenparekraf.go.id Venue MICE Mandiri (stand-alone venue) terdiri dari 8 (delapan) kriteria sebagai berikut:
1.Fasilitas Minimum Venue, merupakan kapasitas sebuah Venue MICE Mandiri (stand-alone venue) dengan kelengkapan area/ruangan yang harus dimiliki.
2.Spesifikasi Standar Ruangan, merupakan fasilitas ruangan yang mampu menunjang aktivitas operasional Venue MICE Mandiri (stand-alone venue) dan mempermudah kegiatan bagi pelaksana dan peserta kegiatan (event).
3.Peralatan Ruangan Konvensi, merupakan fasilitas dan peralatan Ruang Konvensi yang mampu menunjang aktivitas operasional Venue MICE Mandiri (stand-alone venue) dan mempermudah kegiatan bagi pelaksana dan peserta kegiatan (event).
4.Area Khusus Pameran, merupakan fasilitas pameran yang mampu menunjang aktivitas operasional Venue MICE Mandiri (stand-alone venue) dan mempermudah kegiatan bagi pelaksana dan peserta kegiatan (event).
5.Manajemen Venue, merupakan manajemen operasi Venue MICE Mandiri (stand-alone venue).
6.Standar Operasional Venue, merupakan fasilitas dan infrastruktur operasional Venue MICE Mandiri (stand-alone venue) yang mampu menunjang aktivitas dan mempermudah kegiatan (event).
7.Penjualan dan Pemasaran, merupakan proses dan aktivitas transaksi yang dilakukan dalam menjalankan manajemen operasi Venue MICE Mandiri (stand-alone venue). www.jdih.kemenparekraf.go.id
8.Infrastruktur Pendukung Kota, merupakan infrastruktur dalam kota tempat Venue MICE Mandiri (Stand-alone Venue) berada yang mampu menunjang aktivitas operasional Venue dan mempermudah kegiatan bagi pelaksana dan peserta kegiatan (event). Tabel Kriteria dan Indikator Venue MICE Mandiri (stand-alone venue) adalah sebagai berikut: NO. VENUE MICE MANDIRI (STAND-ALONE VENUE) KRITERIA INDIKATOR 1 Fasilitas Minimum Venue
a.Memiliki ruang utama dengan daya tampung minimum 300 (tiga ratus) orang dalam bentuk classroom.
b.Tersedia fasilitas pendukung dan pelayanan konvensi yang baik untuk sesi yang dibutuhkan seperti plenary, breakout, banquet, dan exhibition.
c.Memiliki breakout room dengan daya tampung minimum 80% (delapan puluh persen) dari kapasitas ruang utama.
d.Tersedia ruangan sekretariat dengan fasilitas memadai seluas 20m2 (dua puluh meter persegi) yang berada terpisah dan dekat dengan ruang utama.
e.Memiliki ruang/area makan dengan kapasitas 60% (enam puluh persen) dari kapasitas ruang utama.
f.Tersedia foyer/lobby dan circulation area dengan ketersediaan listrik, telepon dan internet yang dapat digunakan untuk melaksanakan kegiatan antara lain: 1) registrasi; 2) rehat kopi; 3) poster session; www.jdih.kemenparekraf.go.id NO. VENUE MICE MANDIRI (STAND-ALONE VENUE) KRITERIA INDIKATOR 4) information counter; 5) pra-resepsi; dan/atau 6) display materi promosi.
g.Tersedia akses yang terpisah dari akses tamu untuk masa persiapan dan masa pembongkaran kegiatan yang memadai.
h.Memiliki fasilitas keamanan dan sistem proteksi kebakaran sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
i.Tersedia board room, ruang singgah (VVIP dan VIP room), dan gudang.
j.Tersedia sistem cadangan sumber tenaga listrik (genset) sesuai dengan karakteristik penggunaan venue sebagai berikut: 1) untuk fungsi venue convention harus mampu menyuplai seluruh kebutuhan tenaga listrik; 2) untuk fungsi venue exhibition mampu menyuplai minimum public area, sistem pengendali suhu udara dan general lighting pada area/ruang tempat dilangsungkannya kegiatan/event.
k.Tersedia fasilitas parkir sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. 2 Spesifikasi Standar Ruangan
a.Tinggi minimum plafon (ceiling) ruang utama adalah 6 (enam) meter.
b.Memiliki sistem pengendalian suhu udara dengan kapasitas minimum 1000 btu/hr/sq.m (seribu british thermal unit perhour per square meter). www.jdih.kemenparekraf.go.id NO. VENUE MICE MANDIRI (STAND-ALONE VENUE) KRITERIA INDIKATOR
c.Tersedia floor box atau titik outlet untuk instalasi pemasangan mikrofon dan listrik 10 (sepuluh) ampere dengan jumlah yang memadai sesuai dengan fungsi tiap-tiap area dalam ruangan.
d.Tersedia perangkat tambahan untuk mensuplai listrik ke area yang sulit dijangkau, sesuai dengan karakteristik penggunaan venue.
e.Memiliki sistem tata suara dengan kualifikasi: 1) terpasang tetap (built-in) yang disesuaikan dengan kapasitas ruangan; 2) suara dapat terdengar merata di seluruh ruangan; dan 3) tingkat tekanan rata-rata suara sebesar 80dB (delapan puluh desibel) pada bidang datar setinggi 1 m (satu meter) dari lantai.
f.Tersedia jaringan koneksi internet yang mudah diakses di seluruh area venue.
g.Ruang konvensi dan ruang pertemuan memiliki standar akustik reverberation time 60dB (RT60) < 1.2 S (kurang dari satu koma dua detik).
h.Ruang konvensi dan ruang pertemuan memiliki pemisah dengan spesifikasi minimum: 1) dinding solid dengan kemampuan meredam suara dari luar ruangan lebih dari 70 dbA (tujuh puluh a weighted decibels); dan www.jdih.kemenparekraf.go.id NO. VENUE MICE MANDIRI (STAND-ALONE VENUE) KRITERIA INDIKATOR 2) partisi antar ruangan dengan kemampuan meredam suara antar ruang lebih dari 48 dbA (empat puluh delapan a weighted decibels).
i.Memiliki sistem pencahayaan dimmable dengan in room control dengan minimum cahaya ruang sebesar 400 (empat ratus) lux dan sistem zona pencahayaan ruang yang terpisah dan dapat dikendalikan secara fleksibel antara zona presentasi dan zona peserta.
j.Tersedia fasilitas dan aksesibilitas yang mudah, aman dan nyaman bagi penyandang disabilitas dan lanjut usia ke seluruh ruang dan fasilitas venue. 3 Peralatan Ruang Konvensi
a.Memiliki perlengkapan Furniture, Fixture & Equipment (FF&E) namun tidak terbatas pada panggung, kursi, meja podium.
b.Tersedia fasilitas audio visual equipment, simultaneous interpreter, discussion system dan kelengkapan lainnya. 4 Area Khusus Pameran
a.Tinggi minimum plafon (ceiling) area pameran adalah 6 m (enam meter), dengan luas minimum 1000 m2 (seribu meter persegi).
b.Lantai area pameran memiliki daya tahan minimum terhadap tekanan dari benda bergerak sebesar 10 KN/m2 (sepuluh kilo newton per meter persegi). www.jdih.kemenparekraf.go.id NO. VENUE MICE MANDIRI (STAND-ALONE VENUE) KRITERIA INDIKATOR
c.Tersedia jaringan atau sistem yang dapat menyediakan tenaga listrik, koneksi internet, dan koneksi telepon untuk setiap stand (booth) pameran.
d.Tersedia panel listrik yang tersebar di beberapa tempat dengan kapasitas 1 (satu) phase dan 3 (tiga) phase disesuaikan dengan kebutuhan pameran.
e.Tersedia perangkat tambahan untuk mensuplai listrik ke area yang sulit dijangkau sesuai layout pameran dengan bekerjasama dengan stand contractor yang ditunjuk oleh penyelenggara acara
f.Memiliki akses yang dapat dilalui kendaraan dari dan/atau menuju ke area pameran.
g.Area loading dan unloading barang dilengkapi peralatan memadai yang memperhatikan aspek keamanan.
h.Venue memiliki area parkir yang dapat difungsikan sebagai loading dan unloading barang yang berada dekat dengan area pameran.
i.Memiliki lift barang dengan tinggi minimum 2,5 m (dua koma lima meter) dan luas minimum 4 m2 (empat meter persegi) untuk area pameran pada venue dua lantai atau lebih. www.jdih.kemenparekraf.go.id NO. VENUE MICE MANDIRI (STAND-ALONE VENUE) KRITERIA INDIKATOR 5 Manajemen Venue a. Memiliki profil perusahaan yang terdiri atas: 1) visi dan misi; 2) struktur organisasi yang lengkap dan terdokumentasi; 3) uraian tugas dan fungsi yang lengkap untuk setiap jabatan dan terdokumentasi. b Menerapkan program manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) serta sistem dan prosedur penanggulangan bahaya dan evakuasi (emergency and evacuation).
c.Memiliki ketentuan prosedur dalam sistem perbaikan, perawatan (repair and maintanance) dan kebersihan fasilitas infrastruktur venue yang dilakukan secara berkala.
d.Memiliki prosedur dalam mengakomodasi tamu penyandang disabilitas.
e.Memiliki sistem pendidikan dan latihan aplikatif bagi seluruh staf dalam meningkatkan kemampuan pelayanan yang efektif dan efisien.
f.Melakukan pengelolaan venue sesuai ketentuan peraturan perundang- undangan. 6 Standar Operasional Venue
a.Tersedia petunjuk arah ruang dan fasilitas venue di seluruh public area.
b.Mampu menyediakan ruang kesehatan dan staf medis (medical staff) yang dapat dipanggil. www.jdih.kemenparekraf.go.id NO. VENUE MICE MANDIRI (STAND-ALONE VENUE) KRITERIA INDIKATOR
c.Tersedia tempat untuk penempatan informasi dalam area venue.
d.Memiliki business centre.
e.Memahami konsep green building pada prosedur operasional venue.
f.Tersedia ruang atau tempat ibadah dengan kelengkapannya yang memadai.
g.Tersedia tempat khusus merokok sesuai ketentuan peraturan perundang- undangan.
h.Tersedia fasilitas keamanan dan mampu melakukan koordinasi pengamanan tamu very very important person (VVIP) dan very important person (VIP).
i.Tersedia toilet yang terpisah antara pria dan wanita, dengan kelengkapan dan jumlah sesuai dengan standar dan/atau ketentuan peraturan perundang- undangan.
j.Tersedia informasi nomor layanan penting dan darurat (important and emergency call) yang meliputi: 1) fasilitas layanan kesehatan; 2) kantor polisi; 3) pemadam kebakaran; dan 4) pusat penanggulangan bencana.
k.Tersedia sarana evakuasi yang meliputi sistem peringatan bahaya (emergency allert), jalur evakuasi, pintu keluar darurat (emergency exit sign), dan tempat/titik berkumpul (assembly point) sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. www.jdih.kemenparekraf.go.id NO. VENUE MICE MANDIRI (STAND-ALONE VENUE) KRITERIA INDIKATOR
l.Memiliki staf operasional dalam melaksanakan pelayanan sesuai detail arrangement yang telah disepakati dengan pihak customer baik pada saat masa persiapan, selama acara berlangsung dan masa pembongkaran.
m.Memiliki staf teknis internal (in-house technical staff) dan ruang kendali khusus, untuk mengoperasikan lighting system, audio-video system, dan visual equipment.
n.Memiliki petugas teknisi yang bertugas untuk: 1) mengoperasikan lighting system, audio-video system, dan visual equipment, tata suara; 2) mengoperasikan listrik dan penyejuk ruangan / air conditioner (AC); 3) melakukan perbaikan dan perawatan (repair & maintenance).
o.Memiliki petugas keamanan (staff security) untuk pengamanan gedung
p.Memiliki staf yang mampu berkomunikasi dengan baik, berkepribadian dan berperilaku baik, berpakaian bersih dan rapi, ramah, sopan dan siap melayani.
q.Staf memiliki pemahaman mengenai: 1) prinsip dasar pelayanan prima; 2) proses penyelenggaraan konvensi, konvensi dan pameran serta acara lainnya; 3) informasi daerah lokal (tempat venue berada; www.jdih.kemenparekraf.go.id NO. VENUE MICE MANDIRI (STAND-ALONE VENUE) KRITERIA INDIKATOR 4) karakter budaya dan silang budaya (cross culture) para peserta dari dalam dan luar negeri; dan 5) penggunaan alat pemadam kebakaran dan prosedur evakuasi bencana.
r.Duty manager/service manager selalu berada di tempat ketika masa persiapan, pelaksanaan dan pembongkaran sebuah acara. 7 Penjualan dan Pemasaran
a.Tersedia informasi mengenai: 1) kapasitas tiap ruangan, fasilitas pelayanan, informasi teknis tiap ruangan, harga sewa, jadwal yang tersedia serta syarat dan ketentuan sewa-menyewa; dan 2) keimigrasian, kepabeanan dan perpajakan sesuai peraturan perundang-undangan.
b.Memiliki sistem reservasi dan penjualan.
c.Memiliki proses administrasi reservasi acara.
d.Memiliki ketentuan prosedur tentang pengaduan (complaint) dan penilaian pelayanan (guest satisfaction) yang terdokumentasi. 8 Infrastruktur Pendukung Dalam Kota
a.Tersedia akomodasi hotel minimum kategori bintang 3 (tiga) di sekitar venue yang dapat ditempuh dengan berjalan kaki atau menggunakan taksi/bis/transportasi umum lainnya secara singkat. www.jdih.kemenparekraf.go.id NO. VENUE MICE MANDIRI (STAND-ALONE VENUE) KRITERIA INDIKATOR
b.Tersedia transportasi umum dari bandar udara (airport) terdekat, atau pintu masuk lain seperti terminal, pelabuhan, atau stasiun kereta api.
c.Tersedia atraksi dan tempat daya tarik wisata di lokasi/kota tempat venue berada.
d.Tersedia fasilitas pelayanan kesehatan, kantor polisi, pemadam kebakaran, tempat penukaran mata uang asing (money changer), dan pusat perbelanjaan di lokasi/kota tempat venue berada.
e.Tersedia usaha jasa pendukung seperti perusahaan transportasi, professional convention organizer (PCO), professional exhibition organizer (PEO) serta stand contractor yang berada di lokasi/kota yang sama dimana venue berada. www.jdih.kemenparekraf.go.id Menteri, Gubernur, Bupati/Walikota melakukan pembinaan dalam rangka penerapan Pedoman Venue MICE sesuai dengan kewenangan masing-masing yang dapat mencakup sosialisasi, advokasi, dan bimbingan teknis penerapan Pedoman Venue MICE. Menteri melakukan pengawasan penerapan dan pemenuhan Pedoman Venue MICE melalui evaluasi penerapan Pedoman Venue MICE. Gubernur, Bupati/Walikota melakukan pengawasan penerapan dan pemenuhan Pedoman Venue MICE sesuai dengan kewenangan masing-masing melalui evaluasi laporan kegiatan penerapan Pedoman Venue MICE di wilayah kerja masing- masing. www.jdih.kemenparekraf.go.id KETENTUAN PENUTUP Pedoman Venue MICE ini merupakan acuan bagi Pemerintah, Pemerintah Daerah, Biro Konvensi dan Pameran, Pelaku Usaha, dan Masyarakat dalam menyiapkan dan menyediakan Venue MICE dengan klasifikasi venue mandiri (stand-alone venue). MENTERI PARIWISATA ttd. ARIEF YAHYA www.jdih.kemenparekraf.go.id