1.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan Kearsipan, dan pengelolaan arsip yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya www.peraturan.go.id 2021, No. 1445 lainnya.
2.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
3.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak dalam rangka kegiatan kedinasan, kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
4.Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak dan disimpan dalam jangka waktu tertentu.
5.Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
6.Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
7.Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
8.Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habisnya retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi, baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.
9.Arsip Terjaga adalah Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
10.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian Arsip Dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan Arsip. www.peraturan.go.id 2021, No. 1445
11.Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip.
12.Berkas adalah himpunan Arsip yang disatukan karena memiliki keterkaitan dalam suatu konteks pelaksanaan kegiatan dan memiliki kesamaan jenis kegiatan/ peristiwa dan/atau kesamaan masalah.
13.Isi Berkas adalah satu atau beberapa item Arsip yang merupakan informasi dari berkas kegiatan/peristiwa, yang mencerminkan penyelesaian program/kegiatan.
14.Pemberkasan adalah penempatan Arsip Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis, atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
15.Program Arsip Vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan menyelamatkan Arsip Vital pencipta Arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.
16.Pengelolaan Arsip Terjaga adalah kegiatan identifikasi, Pemberkasan, pelaporan, dan penyerahan Arsip Terjaga yang dilaksanakan oleh Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak.
17.Alih Media adalah kegiatan pengalihan media Arsip dari satu media ke media lainnya dalam rangka memudahkan Akses Arsip.
18.Asas Sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan Arsip dipusatkan di unit kearsipan meliputi penetapan kebijakan, kelembagaan, sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta pengelolaan Arsip Inaktif di Records Center.
19.Asas Desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan Arsip dilaksanakan di masing-masing unit pengolah www.peraturan.go.id 2021, No. 1445 meliputi penataan dan penyimpanan fisik Arsip Aktif yang berada di masing-masing Sentral Arsip Aktif unit kerja.
20.Sentral Arsip Aktif adalah ruang atau tempat penyimpanan Arsip Aktif yang dirancang dan ditata serta dilengkapi dengan peralatan Kearsipan untuk menyimpan dan mengelola secara efisien, efektif, dan aman.
21.Sentral Arsip Inaktif adalah ruang atau tempat penyimpanan Arsip Inaktif yang dirancang dan ditata serta dilengkapi dengan peralatan Kearsipan untuk menyimpan dan mengelola secara efisien, efektif, dan aman.
22.Folder adalah wadah untuk menyimpan naskah-naskah transaksi.
23.Guide/sekat adalah pembatas/penyekat antara kelompok berkas yang satu dengan berkas yang lain atau petunjuk antara kode yang satu dengan kode yang lain sesuai dengan pembagian (alfabetis, nomor, alfanumerik, geografis, dan kronologis).
24.Filing Cabinet adalah sarana untuk menyimpan Arsip Aktif yang sudah ditata.
25.Pocket File adalah sarana untuk menyimpan Arsip Vital yang bermediakan kertas, terbuat dari karton manila atau plastik dengan bentuk seperti map menyerupai amplop besar.
26.Label adalah kertas yang ditempelkan di tab Guide, Folder, atau Pocket File.
27.Pelabelan adalah realisasi dari kegiatan penentuan indeks dan kode.
28.Out Indicator adalah alat yang digunakan untuk menandai keluarnya Arsip dari laci atau Filing Cabinet.
29.Indeks adalah tanda pengenal Arsip atau judul berkas Arsip (kata tangkap) yang berfungsi untuk membedakan antara berkas Arsip yang satu dengan berkas Arsip yang lain dan sebagai sarana bantu untuk memudahkan penemuan kembali Arsip. www.peraturan.go.id 2021, No. 1445
30.Tunjuk Silang adalah sarana bantu penemuan kembali untuk menunjukkan adanya Arsip yang memiliki hubungan antara Arsip yang satu dengan Arsip yang lain atau yang memiliki nama berbeda tetapi memiliki pengertian yang sama atau untuk menunjukkan tempat penyimpanan Arsip yang berbeda karena bentuknya yang harus disimpan terpisah.
31.Asas Asal-Usul adalah prinsip yang dilakukan untuk menjaga Arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta Arsip, tidak dicampur dengan Arsip yang berasal dari pencipta Arsip lain, sehingga Arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya.
32.Asas Aturan Asli adalah prinsip pengaturan dan penataan Arsip yang sesuai dengan sistem penataan ketika Arsip masih aktif atau sesuai dengan pengaturan ketika Arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta Arsip.
33.Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan Arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak menjadi beberapa kategori unit informasi Kearsipan.
34.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip.
35.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan, dan penyerahan Arsip Statis kepada Arsip Nasional Republik Indonesia.
36.Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang www.peraturan.go.id 2021, No. 1445 berwenang di lingkungan Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.
37.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang Pengelolaan Arsip Dinamis di Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak.
38.Pengelolaan Arsip Elektronik adalah proses pengendalian arsip elektronik secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi pembuatan, penerimaan, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan, Alih Media, penyusutan, akuisisi, deskripsi, pengolahan, preservasi, akses dan pemanfaatan.
39.Arsip Elektronik adalah Arsip yang diciptakan yaitu dibuat dan diterima dalam format elektronik atau Arsip hasil Alih Media.
40.Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.
41.Unit Pengolah adalah unit kerja pada Pencipta Arsip di Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip Aktif sebagai berkas kerja yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan di lingkungannya.
42.Unit Kearsipan adalah unit kerja pada Sekretariat Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam Penyelenggaraan Kearsipan.
43.Pengawasan Kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar Kearsipan dengan Penyelenggaraan Kearsipan.
44.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan www.peraturan.go.id 2021, No. 1445 formal dan/atau pendidikan dan pelatihan Kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan Kearsipan.
45.Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak selanjutnya disebut Kemen PPPA adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pemberdayaan perempuan dan tugas pemerintahan di bidang perlindungan anak.
46.Menteri adalah Menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pemberdayaan perempuan dan tugas pemerintahan di bidang perlindungan anak.