1.Kementerian adalah Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
2.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
3.Tata Kearsipan adalah pengaturan dan penyimpanan dokumen sehingga secara teratur, setiap saat ditemukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali.
4.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
5.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
6.Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
7.Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya telah menurun.
8.Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
9.Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
10.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
11.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian Arsip Dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
12.Unit Pengolah adalah unit kerja yang menyelenggarakan fungsi pembuatan dan penyelesaian isi naskah dinas atau dokumen dan mengelola Arsip Aktif, yang terdiri atas pimpinan pengolah, pelaksana pengolah, dan tata usaha pengolah.
13.Unit Kearsipan adalah unit pengelola arsip terdiri atas: unit utama, pusat-pusat, dan unit pelaksana teknis.
14.Unit Pelaksana Teknis, yang selanjutnya disebut UPT, adalah organisasi bersifat mandiri yang melaksanakan tugas teknis operasional tertentu dan/atau tugas teknis penunjang tertentu dari organisasi induknya/unit utama.
15.Jadwal Retensi Arsip, yang selanjutnya disebut JRA, adalah yang berisi sekurang-kurangnya: nomor urut, jenis arsip, jangka waktu penyimpanan atau retensi, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
16.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
17.Pusat Arsip Kementerian adalah Biro Umum yang mengelola arsip inaktif yang mempunyai jangka waktu simpan/retensi 10 (sepuluh) tahun atau lebih.
18.Pusat Arsip Unit Utama adalah Sekretariat Unit Utama yang mengelola Arsip Inaktif yang mempunyai jangka waktu simpan/retensi 5 (lima) sampai 9 (sembilan) tahun.
19.Unit Pengolah I adalah mengelola Arsip Inaktif yang mempunyai jangka waktu simpan/retensi kurang dari 5 (lima) tahun.
20.Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim dan penyelenggaraan negara, dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggaraan badan publik yang berkaitan dengan penyelenggaraan badan publik lainnya serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik.
21.Arsip Elektronik adalah arsip yang diciptakan, digunakan, dan dipelihara sebagai bukti transaksi, aktivitas dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem komputer.
22.Arsip Audiovisual atau Arsip Pandang Dengar adalah arsip yang dapat dilihat dan/atau didengar dengan menggunakan peralatan khusus yang memiliki bentuk fisik beraneka ragam tergantung pada media teknologi yang digunakan pada saat penciptaannya.
23.Naskah Dinas adalah semua informasi tertulis sebagi alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di Lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.
24.Asas Sentralisasi adalah asas penataan atau penyimpanan baik arsip aktif maupun inaktif yang dipusatkan pada satu unit kerja.
25.Asas Desentralisasi adalah asas penataan atau penyimpanan baik arsip aktif maupun inaktif tidak dipusatkan, akan tetapi suatu unit kerja akan menyimpan arsipnya masing-masing.
26.Asas Gabungan adalah gabungan Asas Sentralisasi dan Asas Desentralisasi.