1.Memastikan kedudukan, penugasan, pelaksanaan tugas, pertanggungjawaban pelaksanaan tugas, pengelolaan kinerja, pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi, dan pelaksanaan penyesuaian sistem kerja di setiap unit organisasi di I. PENDAHULUAN Berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 7 Tahun 2022, penyederhanaan birokrasi dilakukan melalui tiga tahap pelaksanaan, yaitu penyederhanaan struktur organisasi, penyetaraan jabatan, dan penyesuaian sistem kerja. Penyederhanaan struktur organisasi dilakukan melalui perampingan unit organisasi jabatan administrator darr/atau jabatan pengawas agar struktur organisasi menjadi lebih datar dengan tingkat hierarki yang lebih pendek sehingga organisasi dapat menjadi lebih agile dan fleksibel. Penyetaraan jabatan dilakukan dengan mengangkat pejabat administrator darr/ atau pejabat pengawas ke dalam jabatan fungsional melalui penyesuaian pada jabatan fungsional yang setara, sedangkan penyesuaian sistem kerja dilakukan melalui perbaikan dan pengembangan Mekanisme Kerja dan proses bisnis dengan memanfaatkan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Dengan struktur organisasi yang lebih datar dan fleksibel, pembagian peran dan strategi pencapaian tujuan sudah tidak lagi terbatas pada kotak-kotak struktur organisasi atau panjangnya hierarki yang kaku sehingga setiap pegawai dapat lebih mandiri untuk mengatur strategi penyelesaian pekerjaannya namun dalam pelaksanaan pekerjaannya sangat mengedepankan prinsip kolaboratif sehingga ketercapaian output organisasi dapat lebih maksimal. Selain itu, Mekanisme Kerja ini mendorong organisasi untuk lebih memperhatikan proses dengan terus mengevaluasi dan memperbaiki strategi pencapaian target organisasi. Dengan desain sistem kerja yang fleksibel, pimpinan unit kerja diberikan keleluasaan untuk mengatur strategi pencapaian target organisasi. Hal ini tercermin dalam kewenangan penentuan strategi pembagian tim dalam organisasi, termasuk peran dan tanggung jawab output tim maupun individu dalam organisasi. Kelompok jabatan fungsional dan pelaksana yang tergambarkan dalam organisasi dan tata kerja Kementerian merupakan sekumpulan tim dan/ atau individu yang ditugaskan oleh pimpinan unit organisasi untuk mencapai tujuan dan kinerja organisasi. Penugasan dalam tim dan/ atau individu oleh pimpinan unit organisasi kepada pejabat fungsional dan pelaksana tersebut merupakan strategi dari pimpinan unit organisasi dalam upaya percepatan pencapaian kinerja. MEKANISMEKERJA DI LINGKUNGANKEMENTERIANPERINDUSTRIAN LAMPIRAN PERATURANMENTERIPERINDUSTRIAN NOMOR 3 TAHUN 2024 TENTANG MEKANISME KERJA DI LINGKUNGAN KEMENTERIANPERINDUSTRIAN III. PENGERTIAN
1.Sistem Kerja adalah serangkaian prosedur dan tata kerja yang membentuk suatu proses aktivitas pelaksanaan tugas dan fungsi orgarusasi.
2.Proses Bisnis adalah kumpulan aktivitas terstruktur yang menggambarkan hubungan kerja yang efektif dan efisien an tar unit organisasi untuk menghasilkan kinerja dan keluaran yang bernilai tambah sesuai dengan tujuan pendirian organisasi.
3.Pegawai Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disingkat Pegawai ASN adalah pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang diangkat oleh pejabat pembina kepegawaian dan diserahi tugas dalam suatu jabatan pemerintahan atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan ketentuan peraturan perundang- undangan.
4.Jabatan Pimpinan Tinggi Madya yang selanjutnya disingkat JPT Madya adalah jabatan manajerial tingkat tinggi pada unit organisasi yang meliputi Sekretaris Jenderal, Direkur Jenderal, Inspektur Jenderal, Kepala Badan, Staf Ahli, dan jabatan lain setara Eselon I.
5.Pejabat Pimpinan Tinggi Madya yang selanjutnya disingkat PPT Madya adalah Pegawai ASNyang menduduki JPT Madya.
6.Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama yang selanjutnya disingkat JPT Pratama adalah jabatan manajerial tingkat tinggi pada unit organisasi yang meliputi Kepala Biro, Sekretaris Direktorat Jenderal, Direktur, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Inspektur, Sekretaris Badan, Kepala Pusat dan jabatan lain setara eselon II.
7.Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama yang selanjutnya disingkat PPT Pratama adalah Pegawai ASNyang menduduki JPT Pratama.
8.Jabatan Administrator adalah jabatan manajerial tingkat menengah yang bertanggung jawab dan berperan dalam mengelola, memotivasi, dan mendukung pengembangan Pegawai ASN, memimpin dan mengoordinasikan pelaksanaan strategi pencapaian tujuan organisasi serta pelayanan publik dan administrasi.
9.Pejabat Administrator adalah Pegawai ASN yang menduduki Jabatan Administrator pada Instansi Pemerintah.
10.Jabatan Pengawas adalah jabatan manajerial tingkat dasar yang bertanggung jawab dan berperan dalam mengelola, memotivasi, dan mendukung pengembangan Pegawai ASN, memimpin dan mengoordinasikan pelaksanaan strategi pencapaian tujuan organisasi serta pelayanan publik dan administrasi.
11.Pejabat Pengawas adalah Pegawai ASN yang menduduki Jabatan Pengawas pada Instansi Pemerintah.
12.Jabatan Fungsional adalah jabatan yang bertanggung jawab memberikan pelayanan dan melaksanakan pekerjaan sesuai dengan keahlian dan/ atau keterampilan tertentu.
13.Pejabat Fungsional adalah Pegawai ASN yang menduduki Jabatan Fungsional pada unit organisasi. lingkungan Kementerian dilakukan berdasarkan prinsip dan tata kelola organisasi yang lincah, efektif, dan fleksibel.
2.Sebagai acuan bagi unit organisasi dalam melakukan penyesuaian sistem kerja agar perbaikan dan evaluasi Mekanisme Kerja dan proses bisnis di setiap unit organisasi dapat dilakukan sesuai dengan karakteristik dan kebutuhan organisasi. IV. MODELORGANISASI Model organisasi yang diterapkan Kementerian mengadopsi best practice dengan pembentukan fungsi Project Management Office (PMO) dan penugasan kepada tim maupun individu dalam rangka penerapan Mekanisme Kerja. PMO adalah peran yang diemban oleh salah satu Pejabat Administrator atau Pejabat Pengawas yang memiliki tugas penyusunan rencana darr/ atau program dalam satu Unit Organisasi dengan lingkup tugas:
a.mengelola program/ project (perencanaan, pemantauan, debottlenecking) ;
b.memberikan dukungan teknis perencanaan pelaksanaan tugas Jabatan Fungsional dalam Tim Kerja; dan
c.menyiapkan bahan dukungan pemantauan dan penilaian program kerja Tim Kerja. Fungsi PMO diemban oleh Project Manager. Project Manager merupakan Pejabat Administrator atau Pejabat Pengawas yang memiliki peran dan tanggung jawab dalam melakukan perekaman status perkembangan pencapaian program kerja dari Tim Kerja, menjaga standar manajemen pencapaian output, dan menyampaikan laporan hasil pelaksanaan Mekanisme Kerja berjalan sesuai dengan perencanaan kepada Pimpinan Unit Organisasi. Pada UPT yang dipimpin oleh PPT Pratama, Project Manager merupakan Pejabat Administrator yang memiliki tugas penyusunan rencana dan/ atau program pada UPT dimaksud. Pada UPT yang dipimpin oleh Pejabat Administrator, Project Manager merupakan Pejabat Pengawas yang memiliki tugas penyusunan rencana dan/ atau program pada UPT tersebut. Pada UPT yang dipimpin oleh Pejabat Fungsional, PMO dapat dibentuk sesuai dengan kebutuhan. Mekanisme Kerja disusun dengan menyesuaikan struktur Unit Organisasi, bersifat standar namun tidak secara serta merta diimplementasikan di seluruh Unit Organisasi Kementerian. Unit Organisasi yang tidak mengalami penyederhanaan organisasi, menggunakan model organisasi berbasis fungsional sesuai lingkup bidang tugasnya.
14.Jabatan Pelaksana adalah jabatan yang bertanggung jawab memberikan pelayanan dan melaksanakan pekerjaan yang bersifat rutin dan sederhana.
15.Pelaksana adalah Pegawai ASN yang menduduki Jabatan Pelaksana pada unit organisasi.
16.Tim Kerja adalah sekumpulan Pejabat Fungsional dan/ atau Pelaksana yang mendapatkan penugasan dari pimpinan unit organisasi untuk mencapai indikator kinerja dalam pelaksanaan tugas dan fungsi melalui Mekanisme Kerja.
17.Unit Organisasi adalah bagian dari struktur organisasi di lingkungan Kementerian yang dapat dipimpin oleh PPT Madya, PPT Pratama, Pejabat Administrator, Pejabat Pengawas, atau Pejabat Fungsional yang diangkat untuk memimpin suatu Unit Organisasi mandiri berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
18.Pimpinan Unit Organisasi adalah PPT Madya, PPT Pratama, Pejabat Administrator, Pejabat Pengawas, atau Pejabat Fungsional yang diangkat untuk memimpin suatu Unit Organisasi tertentu.
19.Unit Pelaksana Teknis yang selanjutnya disingkat UPT adalah organisasi yang bersifat mandiri yang melaksanakan tugas teknis operasional dan/ atau tugas teknis penunjang tertentu dari organisasi induk. Gambar 1. Struktur Organisasi Pola 1 Kedudukan dan mekanisme penugasan pada struktur organisasi ini adalah: 1) Pejabat Fungsional dan Pelaksana berkedudukan di bawah PPT Pratama, Pejabat Administrator, dan/ atau Pejabat Pengawas. 2) PPT Pratama memberikan penugasan kepada Pejabat Administrator, Pejabat Pengawas, Pejabat Fungsional dan Iatau Pelaksana. PE.JABAT PIMPINAN TINGGI PRATAMA PEJABAT PENGAWAS PEJABAT ADMINISTRATOR I TIM KERJA KELOMPOKJABATAN FUNGSIONALDAN PELAKSANA TIMKERJA KELOMPOKJABATAN FUNOSION"L DAN PELAKSANA 5.1.1. Pola 1 Pola 1 adalah Unit Organisasi yang dipimpin oleh PPT Pratama dengan 1 (satu) Pejabat Administrator dan 1 (satu) Pejabat Pengawas di bawahnya. Adapun bagan struktur Unit Organisasi pada Pola 1 adalah sebagai beriku t: 5.1. KEDUDUKAN Pejabat Fungsional dan Pelaksana berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab secara langsung kepada PPT Madya, PPT Pratama, Pejabat Administrator, dan/ atau Pejabat Pengawas. Kedudukan Pejabat Fungsional dan Pelaksana ditentukan berdasarkan pola struktur orgarusasi masing-masing Unit Organisasi. Pola struktur organisasi di lingkungan Kementerian dapat dibedakan menjadi 9 pola, yaitu: V. MEKANISMEKERJA Gambar 2. Struktur Organisasi Pola 2 Kedudukan dan mekanisme penugasan pada struktur organisasi ini adalah: 1) Pejabat Fungsional dan Pelaksana berkedudukan di bawah PPTPratama danj atau Pejabat Pengawas. 2) PPT Pratama memberikan penugasan kepada Pejabat Pengawas,Pejabat Fungsional,danjatau Pelaksana. 3) Pejabat Pengawas memberikan penugasan kepada Pejabat Fungsional danj atau Pelaksana yang ada di bawahnya. 4) Pejabat Pengawas pada Unit Organisasi ini berperan sebagai Project Manager. PEJABAT PIMPINAN TINGGI PRATAMA PEJABAT PENGAWAS TIM KERJA KELOMPOKJABATAN FUNGSJONAL DAN PELAKSANA 5.1.2. Pola 2 Pola 2 adalah Unit Organisasi yang dipimpin oleh PPT Pratama dengan 1 (satu) Pejabat Pengawas di bawahnya. Adapun bagan struktur Unit Organisasi pada Pola 2 adalah sebagaiberikut: 3) Pejabat Administrator dan Pejabat Pengawas memberikan penugasan kepada Pejabat Fungsional danjatau Pelaksana yang ada di bawahnya. 4) Pejabat Administrator membagi peran kepada anggotanya atau dapat membentuk paling banyak 3 (tiga) Tim Kerja yang dikoordinasikan langsung oleh Pejabat Administrator yang bersangkutan. 5) Pejabat Pengawas menjalankan peran sebagai Project Manager. 5.1.4. Pola 4 Pola 4 adalah Unit Organisasi yang dipimpin oleh PPT Pratama dengan 2 (dua) Pejabat Administrator di bawahnya. Adapun bagan struktur Unit Organisasi Pola 4 adalah sebagai berikut: Gambar 3. Struktur Organisasi Pola 3 Kedudukan dan mekanisme penugasan pada struktur organisasi ini adalah: 1) Pejabat Fungsional dan Pelaksana berkedudukan di bawah PPT Pratama, Pejabat Administrator, dan /utau Pejabat Pengawas. 2) PPT Pratama memberikan penugasan kepada Pejabat Administrator, Pejabat Pengawas, Pejabat Fungsional, dan/ atau Pelaksana. 3) Pejabat Administrator memberikan penugasan kepada Pejabat Pengawas, Pejabat Fungsional dan/ atau Pelaksana yang ada di bawahnya. 4) Pejabat Pengawas memberikan penugasan kepada Pejabat Fungsional dan/ atau Pelaksana yang ada di bawahnya. 5) Pejabat Administrator yang tidak membawahi Pejabat Pengawas membagi peran kepada anggotanya atau dapat membentuk paling banyak 3 (tiga)Tim Kerja yang dikoordinasikan langsung oleh Pejabat Administrator yang bersangkutan. 6) Pejabat Pengawas yang memiliki fungsi perencanaan dan/ atau program Unit Organisasi berperan sebagai Project Manager. PEJABAT PIMP1NANTINGOI PRATAMA ~ fI!J~w.'f IPC>OAW.\S I I I PRJABAX PEJABAT Pl!:JABAT ADMINfSTRATOR ADMlNIS'IRATOR ADMINlSTRATOR I I I rH I ....JA>AT ~~T P!NO.'~'.AS FE..."tO..\WA! 11M KERJA 11M KERJA I P!JA!lA't ~~ p~~t I c:!l.OlG'OJI: .J,UUtA..~ K:!l.Ol.IPOJ:J.uu:r .....'" ~..fl:L'WAS P'"'_NOAW.u ~OSjO!UL~ f"U~3JO~ CA.,., ~o.a. PEl..AXSJ..:·U. TIM KERJA D!1.O)dPOI( JAEAl'A..,( rUSOB10KAl. Ok'" PEUJ<"..,.. 5.1.3. Pola 3 Pola 3 adalah Unit Organisasi yang dipimpin oleh PPT Pratama dengan 3 (tiga) Pejabat Administrator dan 5 (lima) Pejabat Pengawas di bawahnya. Adapun bagan struktur Unit Organisasi Pola 3 adalah sebagai berikut: Gambar 5. Struktur Organisasi Pola 5 PEJABAT PIMPINAN TINGGl PRATAMA PEJABAT ADMINISTRATOR I TIMKERJA KELOMPOKJABATAN l'UNGSlONAL DAN PfOLJ\KSANA TIMKERJA ICElOMPOK J!".BATAN f'UNGSlONAL DAN PElAKSi\NA 5.1.5. Pola 5 Pola 5 adalah Unit Organisasi yang dipimpin oleh PPT Pratama dengan 1 (satu) Pejabat Administratordi bawahnya. Adapun bagan struktur Unit Organisasi Pola 5 adalah sebagai berikut: Gambar 4. Struktur Organisasi Pola 4 Kedudukan dan mekanisme penugasan pada struktur organisasi ini adalah: 1) Pejabat Fungsional dan Pelaksana berkedudukan di bawah PPTPratama dan/ atau Pejabat Administrator. 2) PPT Pratama memberikan penugasan kepada Pejabat Administrator,Pejabat Fungsional,darr/atau Pelaksana. 3) Pejabat Administrator memberikan penugasan kepada Pejabat Fungsional dan/ atau Pelaksana yang ada di bawahnya. 4) Pejabat Administrator membagi peran kepada anggotanya atau dapat membentuk paling banyak 3 (tiga) Tim Kerja yang dikoordinasikan langsung oleh Pejabat Administratoryang bersangkutan. 5) Pejabat Administrator yang memiliki fungsi perencanaan dan/ atau program berperan sebagai Project Manager. PEJABAT PIMPINAN TINGGI PRATAMA I I I TIM KERJA PEJABAT PEJABAT ADMINISTRATOR ADMlNlSTRATOR KD.OMPOK JABATA.'J FUNOSIONALDAN PELAKSANA I I TIM KERJA TIM KERJA K£LOMPOK JABATAN K£LOMPOK JABATAN FUNOsrONAL DA.~ FUNGSIONAL DAN I'ELAK:SANA PELAKSANA Gambar 6. Struktur OrganisasiPola6 Kedudukan dan mekanisme penugasan pada struktur organisasi ini adalah: 1) Pejabat Fungsional dan Pelaksana berkedudukan di bawah Pejabat Administrator danIatau Pejabat Pengawas. 2) Pejabat Administratormemberikan penugasan kepada Pejabat Pengawas, Pejabat Fungsional, danIatau Pelaksana. 3) Pejabat Pengawas memberikan penugasan kepada Pejabat Fungsional dan Iatau Pelaksana yang ada di bawahnya. KEPALA UPT PEJABAT ADMINISTRATOR PEJABAT PENGAWAS TIM KERJA KElOMPOK JABATAN FUNGSIONAl DAN PElAKSAN." 5.1.6. Pola6 Pola 6 adalah Unit Organisasi yang dipimpin oleh Pejabat Administratoryang merupakan KepalaUPTdengan 1 (satu) Pejabat Pengawas di bawahnya. Adapun bagan struktur Unit OrganisasiPola 6 adalah sebagai berikut: Kedudukan dan mekanisme penugasan pada struktur organisasi ini adalah: 1) Pejabat Fungsional dan Pelaksana berkedudukan di bawah PPTPratama darr/atau Pejabat Administrator. 2) PPT Pratama memberikan penugasan kepada Pejabat Administrator,Pejabat Fungsional,danIatau Pelaksana. 3) Pejabat Administratormemberikan penugasan kepada Pejabat Fungsional darr/atau Pelaksana yang ada di bawahnya. 4) Pada Unit Organisasi pusat, Pejabat Administrator membagi peran kepada anggotanya atau dapat membentuk paling banyak 3 (tiga) Tim Kerja yang dikoordinasikan langsung oleh Pejabat Administrator yang bersangkutan. 5) Pada UPT, Pejabat Administrator membagi peran kepada anggotanya atau dapat membentuk paling banyak 4 (empat) Tim Kerja yang dikoordinasikan langsung oleh Pejabat Administratortersebut. 6) Pejabat Administrator pada Unit Organisasi ini berperan sebagai Project Manager. 5.1.9. Pola 9 Pola 9 adalah UPT yang dipimpin oleh Pejabat Fungsional Guru yang diberi tugas tambahan sebagai Kepala Sekolah dengan 1 (satu) Pejabat Pengawas dibawahnya dan Unit Organisasi non strukturallain. Pola ini berada pada Unit Organisasi Sekolah Menengah Kejuruan-SMAK dan Sekolah Menengah Kejuruan-SMTI di lingkungan Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Industri. Penugasan kepada Pejabat Fungsional dan Pelaksana pada Unit Organisasi ini dilakukan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang guru dan dosen. 5.1.8. Pola 8 Pola 8 adalah UPT yang dipimpin oleh Pejabat Fungsional Dosen yang diberi tugas tambahan sebagai Direktur dengan paling banyak 2 (dua) Pejabat Pengawas dibawahnya dan Unit Organisasi non struktural lain. Pola ini berada pada Unit Organisasi Politeknik dan Akademi Komunitas di lingkungan Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Industri. Penugasan kepada Pejabat Fungsional dan Pelaksana pada Unit Organisasi ini dilakukan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang guru dan dosen. Gambar 7. Struktur Organisasi Pola 7 Penugasan kepada Kelompok Jabatan Fungsional dan Pelaksana pada Unit Organisasi ini dilakukan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang penugasan pejabat fungsional auditor. PEJABAT PIMPINAN TINGGI PRATAMA , PEJABAT PENGAWAS KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL DAN PELAKSANA 5.1.7. Pola 7 Pola 7 adalah Unit Organisasi dengan Pimpinan Unit Organisasi yaitu PPTPratama yang membidangi pengawasan internal Kementerian. Unit Organisasi dengan pola seperti ini berada pada lingkup Inspektorat dengan struktur organisasi sebagai beriku t: 4) Pejabat Pengawas pada Unit Organisasi ill! berperan sebagai Project Manager. Pejabat Fungsional dan Pelaksana bekerja secara individu dan/ atau tim. Dalam pelaksanaan tugas, Pejabat Fungsional dan Pelaksana yang bekerja secara individu dan.' atau dalam tim melaksanakan tugas dengan mengedepankan profesionalisme, kompetensi, dan kolaborasi berdasarkan keahlian dan/ atau keterampilan. . Penugasan Pejabat Fungsional dan Pelaksana secara individu dan / atau tim bertujuan untuk:
a.memudahkan dalam pembagian tugas berdasarkan perjanjian kinerja organisasi;
b.mewujudkan alur penugasan yang cepat dan tepat sasaran;
c.memberikan kejelasan peran dan fungsi jabatan dalam pelaksanaan tugas;
d.mempercepat penyelesaian hasit/output organisasi;
e.mengoptimalkan pemanfaatan keahlian dan keterampilan SDM; dan
f.mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi. Penugasan Pejabat Fungsional dan Pelaksana secara individu dan/ atau tim terdiri atas: 5.2.1. Penugasan Internal Unit Organisasi Penugasan internal Unit Organisasi dilakukan melalui penugasan kepada Tim Kerja dan individu. Penugasan kepada Tim Kerja merupakan penugasan kolaboratif sejumlah ASN baik Pejabat Fungsional dan/ atau Pelaksana sesuai substansi, keahlian, atau rumpun bidang. Penugasan kepada Tim Kerja dan individu dilakukan dengan mempertimbangkan tugas Jabatan Fungsional masing-rnasing atau uraian tugas Jabatan Pelaksana yang diselaraskan dengan tugas, fungsi dan kinerja organisasi. Penugasan pada internal Unit Organisasi dilakukan melalui:
1.Pembentukan Tim Kerja Penugasan kepada Tim Kerja dan individu ditentukan berdasarkan cascading yang mengacu pada:
a.perencanaan strategis;
b.perjanjian kinerja;
c.organisasi dan tata kerja; dan
d.rencana kinerja Pimpinan Unit Organisasi. Dalam pelaksanaannya, keempat acuan tersebut dibagi habis ke dalam penugasan individu maupun Tim Kerja yang dikelompokkan berdasarkan substansi, keahlian, bidang atau rumpun bidang tugas organisasi. Keragaman jenis tugas dan fungsi pada organisasi dan tata kerja, tidak secara serta merta menggambarkan jumlah Tim Kerja dan menjadi dasar dalam pembentukan Tim Kerja. Jumlah Tim Kerja pada Unit Organisasi didasarkan pada perhitungan kebutuhan, target kinerja dan analisis beban kerja. Perencanaan yang matang berdasarkan data yang valid dan memadai menjadi kunci utama proses pembentukan Tim Kerja. Kemampuan sebuah organisasi dalam membangun Tim Kerja yang efektif akan menentukan kemampuan orgamsasi 5.2. PENUGASAN tersebut dalam menjalankan tugas dan mencapai tujuannya. Pimpinan Unit Organisasi menyusun rencana pembentukan Tim Kerja dengan memperhatikan antara lain sebagai berikut:
a.tugas dan fungsi organisasi;
b.rencana strategis organisasi;
c.amanat, mandat, dan program prioritas;
d.perhitungan analisis jabatan dan analisis beban kerja;
e.komposisi sumber daya manusia;
f.keseimbangan beban kerja antar Tim Kerja;
g.kesesuaian dengan perjanjian kinerja;
h.kompetensi, keahlian, dan/ atau keterampilan pegawai; dan
1.ketersediaan anggaran. Ketentuan pembentukan Tim Kerja: 1) masa penugasan Tim Kerja adalah selama 1 (satu) tahun (1 Januari sampai dengan 31 Desember); 2) Tim Kerja dapat dikoordinasikan oleh ketua Tim Kerja atau Pejabat Administrator; 3) keanggotaan Tim Kerja dapat melibatkan 1 (satu) atau lebih jenis jabatan; 4) Tim Kerja dapat melaksanakan tugas lebih dari 1 (satu) target kinerja, baik berupa tugas rutin atau tugas insiden tal yang dilaksanakan dalam waktu 1 (satu) tahun; dan 5) jumlah Tim Kerja yang dapat dibentuk sebagai berikut:
a.Unit Pusat:
a.kesesuaian tugas jabatan Pejabat Fungsional dan Pelaksana dengan substansi Zkeahlian bidang tugas Tim Kerja;
b.pengetahuan, keahlian, dan kompetensi Pejabat Fungsional dan Pelaksana; dan
c.pola karir Pejabat Fungsional dan Pelaksana. Apabila diperlukan, Pimpinan Unit Organisasi dapat melibatkan Pejabat Fungsional darr/ atau Pelaksana yang berasal dari lintas Unit Organisasi sepanjang disetujui oleh atasan langsung dan Pimpinan Unit Organisasi yang bersangkutan. Mekanisme permohonan pelibatan Pejabat Fungsional dan Pelaksana dari lintas Unit Organisasi dilakukan sesuai dengan bagan pada Gambar 8 di bawah ini. Menerima surat penugasan Gambar 8. Mekanisme Permohonan Pelibatan Pejabat Fungsional dan Pelaksana I \ Membuat surat penugasan J r--------+i(_ ~ Membuat surat jawaban persetujuan permohonan t I I I Mengirlmkan surat jawaban permohonan pelibatan , Menerima tembusan surat Jawaban permohonan pelibatan yang teSUal Menyampaikan rekomendasl JF dan Pelaksana yang sesuai Menerima rekomendasi J F dan Pelaksana Membuat surat Jawaban tldak setuju t1dak Menerima permlntaan rekomendasi JF dan Pelaksana yang sesuai Meminta rekomendasi JF dan Pelaksana yang sesuai Setuju Menerima surat permohonan pelibatan C__ ____,~--I Menerima tembusan surat permohonan pelibatan t I 1 I __j_ Mengirlmkan surat permohonan pelibatan 1 Ketua Tim Kerja memiliki peran an tara lain sebagai berikut:
a.melakukan pemantauan Penugasan anggota Tim Kerja;
b.melakukan quality assurance (QA)terhadap hasil kerja anggota Tim Kerja;
c.memberikan umpan balik kepada anggota Tim Kerja;
d.memberikan rekomendasi penilaian kinerja anggota Tim Kerja kepada Pejabat Penilai Kinerja; dan
e.melakukan pengelolaan pengetahuan (knowledge management). Ketentuan penunjukan ketua dan anggota Tim Kerja adalah sebagai berikut: 1) ketua tim merupakan Pejabat Fungsional keahlian yang diutamakan berasal dari Unit Organisasi pemilik kinerja; 2) Pejabat Fungsional yang ditetapkan sebagai ketua Tim Kerja tidak dapat merangkap sebagai ketua Tim Kerja pada Tim Kerja yang lain, tetapi dimungkinkan diberikan penugasan sebagai anggota tim di Tim Kerja lain dan / atau penugasan individu apabila dipandang perlu; 3) Pejabat Fungsional dan Pelaksana dapat terlibat paling banyak ke dalam 2 (dua) Tim Kerja dalam satu Unit Organisasi; 4) penunjukan ketua dan anggota Tim Kerja menjadi pertim bangan dalam pembagian peran hasil pada penyusunan Sasaran Kinerja Pegawai; dan 5) PPT Pratama yang membidangi organisasi dan sumber daya manusia, melakukan pemantauan dan evaluasi penunjukan dan penetapan ketua dan anggota Tim Kerja terkait aspek manajemen Jabatan Fungsional, pola karir dan pengembangan talenta.
3.Penetapan Tim Kerja dan Keanggotaan Tim Kerja
a.Ketentuan Penetapan Tim Kerja 1) Tim Kerja pada Unit Organisasi pusat ditetapkan oleh PPT Madya. 2) Tim Kerja pada UPT ditetapkan oleh Pimpinan UPT. 3) Penetapan Tim Kerja berlaku selama satu tahun. 4) Keputusan PPT Madya/Pimpinan UPT tentang Tim Kerja paling sedikit memuat: a) nama Tim Kerja; b) kedudukan Tim Kerja; c) rincian tugas Tim Kerja; d) sumber pembiayaan; e) mulai berlaku; dan f) salinan keputusan (Sekretaris Jenderal, Biro Organisasi dan Sumber Daya Manusia, Unit Organisasi yang dipandang perlu).
b.Ketentuan Penetapan Keanggotaan Tim Kerja 1) Susunan keanggotaan Tim Kerja pada Unit Organisasi pusat ditetapkan oleh PPT Madya. 2) Susunan keanggotaan Tim Kerja pada UPT ditetapkan oleh Pimpinan UPT. 3) Susunan keanggotaan Tim Kerja dievaluasi sesuai kebutuhan paling sedikit 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun. 4) Keputusan PPT Madyay Pimpinan UPT tentang susunan keanggotaan Tim Kerja paling sedikit memuat: a) nama Tim Kerja; b) susunan keanggotaan Tim Kerja (ketua", anggota); c) jenis dan jenjang jabatan; d) peran dalam Tim Kerja; (dapat ditambahkan frasa "dapat diberikan peran tam bahan dari Pimpinan Unit Organisasi"); e) mulai berlaku; dan f) salinan keputusan (Pejabat yang bersangkutan, Sekretaris Jenderal, Biro Organisasi dan Sumber Daya Manusia, Unit Organisasi yang dipandang perlu). *jika diperlukan. 5) PPT Madya/ Pimpinan UPT menyampaikan pembentukan Tim Kerja kepada Sekretaris Jenderal sebagai bahan evaluasi dan monitoring. Pembentukan dan penetapan susunan Tim Kerja disampaikan kepada Sekretaris Jenderal selambat-lambatnya pada bulan November sebelum tahun berjalan.
4.Penugasan Individu Penugasan individu merupakan bentuk penugasan langsung kepada Pejabat Fungsional dan Pelaksana dari Pimpinan Unit Organisasi untuk melaksanakan kinerja tertentu. Ketentuan dalam melakukan penugasan individu adalah sebagai berikut: a) penugasan individu dilakukan di dalam Unit Organisasi melalui surat tugas; b) penugasan individu kepada Pejabat Fungsional Ahli Utama unit pusat ditetapkan oleh PPT Madya; c) penugasan individu kepada Pejabat Fungsional Ahli Utama pada UPT ditetapkan oleh Pimpinan UPT; d) penugasan individu selain Pejabat Fungsional Ahli Utama ditetapkan oleh Pimpinan Unit Organisasi; dan e) dalam hal Pejabat Fungsional Ahli Utama memiliki pengalaman, kecakapan, keahlian dan spesialisasi kompetensi tertentu dalam lingkup organisasi, Pejabat Fungsional Ahli Utama terse but dapat ditugaskan untuk memberikan pendampingan dan pertimbangan kepada Tim Kerja dalam melaksanakan tugas strategis. 5.3. PELAKSANAANTUGAS 5.3.1. Pelaksanaan Tugas Internal Unit Organisasi Tahapan pelaksanaan tugas pada internal Unit Organisasi adalah sebagai berikut:
(3)Tahapan Evaluasi Tahapan evaluasi dimaksudkan untuk memastikan hasil pelaksanaan sesuai dengan target yang diharapkan. Kegiatan yang dilakukan pada tahapan evaluasi adalah riviu atas hasil pelaksanaan tugas Tim Kerja atau individu oleh Pimpinan Unit Organisasi dan / atau PPT Madya atau Pimpinan Unit Organisasi Unit Pembina bagi UPT. Mekanisme penugasan sebagaimana dijelaskan di atas dapat diilustrasikan dalam bagan pada gambar berikut: Menyusun renCin. pelaksanaan pr08rim, '-----1"1 kea1alln. din anl&aran un'uk pencapailn '1l"Iet klner)l r".k Meny.mp.lkJn hasl! pel.k.sannn ktal1tan Tld.k RlVlu? Menerlma hasil pelakslnaan tUB'S ~ .. v;, Evaluasi Menet'lma Gambar 9. Mekanisme Penugasan Tim Kerja Unit Organisasi Pusat Penyesu.lan Menyampillka hasi! hlsi! Pflatsanlln -+ pel.ltsanaan ktlJltJn kegia~n Penemuln berkal.1 sewaklu·w.kludin pembtr~n umpln bahk kePlda '"Blota tim Memb'll peran an880ta tim Menvusun rinclan pelaksanaan keBlal~n I Perttmu.n bllkal.1 sewaktu·waktu dart mend.patken umpln baNkdltl PPf PralAma din anuola tim r Pertemu." berka" I sewaktu-wawtu dan pembertan umpan balik tepad. k'IUI tim dan ,,,"otl tim Pelaksanaan Pel.ksan.,n ktllilin SfSU •• perenUlVan p,tlkSlnlin belatan JeSUlI peftnclnun Menyusun nncian pel.ksannn ~&~lan Menyusun renuna pet.ks.naan Iceal.lln din ana·ran untuk penc.pailn tafltl kk'lerJ' , TimK.'ta Tim lCerjal Indlvldu? Indlvldu Memberikln ."han din koordln1l.S1 untuk pellksinaan kqiatan dan p.nCl~1an tl'gtot k.nerj. ... ol! 0'::- -;1: c: E .~ ;: ..,.., c:..o :s '"LL ... ... c: ... ... 1~CII- c.. CII c.. I Pfrumus,n strategl penQpaian laraet klnerJa l_f Menttapkan. mtmberiltln atahan dan klMlfikasi tkspektHi tarett kinerja c: :s "'-0-0 os; ~:c .2 .E '" ..,..,..0 c: '":s ... LL c: ~] ..0 ... '~a; ~c.. Ptrencannn Idnerp Membali & menunJuk ~ (penyusunan & PPT Pr.tWl. sebaJ'i1l .-----.-- penet~an perjtnJlin ~ penanuun8Jawab Mulai klfle~ penc.palantaratl kin~rfl .. !II >- -0 !II ~ li: e, Perencanaan ---- -------------------------------------------------------------- Mon_lIk." hasll pefaltsanaan keglaton Va -----+ T"'ak__ Riviu? Evaluasi Tldak RIVIU? Menl'rima hasil pelaksanun r Mtnellma h.. q pelahanaan tUBas Gambar 10. Mekanisme Penugasan Tim Kerja UPT Menyampaikan hasiI poi.ksanaan kosJatan -1 Port.muon be,hl., sewaktu·waktu dan pemberlan umpon baUk kopad. 00880t. 11m Pertemuan berbl., sewak\u~wak'u dan menda~lbn umpa" bollkdort PPTPon_ dan '''I&otl tim I Perte~n be-rQla I sewaktu W.Jklu dan~ben.n umpon baht. k.epada ketua tim dan angola 11m to alii:' - ~ to'" s E Vi"P 1lG.., c.a :> ." ... "'.. c: no "'.a ." I'D ... 'OJ..!! Q. ~ Q. 'Perumusan strateli !)eneaPilan tl,set kiT' { Menetapk30, memberikan .ahan ¢In kJarifikasl ekspektui ~r8f!t kineria Penyauill,n h..Y _ polok.onlln 1 koSlatan I r sew_I Pelaksanaan Pelaksanun kegJatan sesua( ptrencanaan perencanaan _J_ M~nvusun rinclan pololuanaan kejlatan Menyusun rincQn peJaksMlun keaialan Menyusun rene,n. polou.naan Plocram • ko,iotan. don ..._____.. angara" untuk peocapalOln t¥gft kinerJiI Menyusun renCIIN poloksanaan koalatan din 1---. ,018;)(ln untuk peneap.lan targetkin.'io' nmKer .... rom KO'jO, IndMdu? I Membetlkan .rallan dan toorditlasl untuk ptl.ksana-an kealatan dan I peneapaian taraOt k'n!,,~_ PerencanJan klne'la I Membil,i & nwnunJUk a ~(penytl,un.n &. f---+ Kopala UPT..,boa·1 ~ peMtapan ~rjMljJan penanaul'\IJawab Mull! ione,jo pone.pal.n to'SOl kine,;' ... Perencanaan 5.5. PENGELOLAANKINERJA Penilaian kinerja dilakukan oleh PPT Madya, PPT Pratama, Pejabat Administrator, dan Pejabat Pengawas selama pangkat Pejabat Penilai Kinerja sarna atau lebih tinggi dari pegawai yang dinilai. Ketentuan mengenai pengelolaan kinerja Pejabat Fungsional dan Pelaksana baik yang bekerja secara individu maupun dalam Tim Kerja dilakukan sesuai dengan peraturan perundang- undangan yang mengatur tentang pengelolaan kinerja. Dalam rangka menjaga dan meningkatkan kinerja Pejabat Fungsional dan Pelaksana agar pencapaian target kinerja organisasi lebih optimal, kepada Pejabat Fungsional dan Pelaksana yang berkinerja tinggi dan berhasil melampaui target yang telah 5.4.2. Pertanggungjawaban Pelaksanaan Tugas Pejabat Fungsional atau Pelaksana Dalam Tim Kerja Ketentuan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas Pejabat Fungsional atau Pelaksana dalam Tim Kerja adalah sebagai berikut: 1) Pejabat Fungsional atau Pelaksana yang berperan sebagai anggota Tim Kerja melaporkan hasil pelaksanaan tugas Iperan yang telah dicapai berdasarkan rincian rencana kegiatan yang telah disusun kepada ketua Tim Kerja. 2) Pejabat Fungsional yang berperan sebagai ketua Tim Kerja kemudian melakukan kompilasi dan analisis capaian berdasarkan rencana kegiatan dan selanjutnya melaporkan pelaksanaan tugas Tim Kerja kepada Pimpinan Unit Organisasi. Pejabat5.4.1. Pertanggungjawaban Pelaksanaan Tugas Fungsional atau Pelaksana Secara Individu Ketentuan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas secara individu adalah sebagai berikut: