DokumenPeraturan Menteri (Permen)Dicabut

Peraturan Menteri Riset, Teknologi, Dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 78 Tahun 2017

Nomor: 78
Tahun: 2017
Ditetapkan: 20 Desember 2017
Status: Dicabut
Pasal terindeks: 35

Lembaga terkait

Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi

aturan_pelaksanaan

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);

2.Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038); www.peraturan.go.id 2017, No.1918
3.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
4.Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 158, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5336);
5.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
6.Peraturan Presiden Nomor 13 Tahun 2015 tentang Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 14);
7.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi;
8.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada Lembaga Negara (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 239);
9.Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 15 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 889);
10.Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 51 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 2082;
11.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan www.peraturan.go.id 2017, No.1918 Arsip (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 1787)
12.Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 75 tahun 2016 tentang Layanan Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 1677); MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN MENTERI RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima di lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi.
2.Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
3.Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh Pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau di lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi.
4.Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional www.peraturan.go.id 2017, No.1918 Pencipta Arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
5.Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
6.Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
7.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan Arsip.
8.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan Kearsipan, dan Pengelolaan Arsip dalam suatu sistem Kearsipan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
9.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian Arsip Dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta Penyusutan Arsip.
10.Penciptaan Arsip adalah kegiatan pembuatan, penerimaan, pengiriman, dan pencatatan Arsip di lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi.
11.Pencipta Arsip adalah Unit Utama, Pusat, Pusat Peragaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, Lembaga Biologi Molekuler Eijkman, Perguruan Tinggi Negeri, dan Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta di lingkungan Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi.
12.Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan, penyediaan Arsip, dan penyajian Arsip bagi kepentingan pengguna Arsip yang berhak.
13.Penyimpanan Arsip adalah tindakan atau kegiatan memelihara Arsip dengan cara meletakkan Arsip di tempat penyimpanan yang dilakukan secara sistematis.
14.Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip baik fisik maupun informasinya.
15.Pemberkasan Arsip adalah kegiatan pengelompokan atau penyatuan Arsip ke dalam unit informasi serta logis dan www.peraturan.go.id 2017, No.1918 sistematis berdasarkan pada kesamaan subyek, bentuk, dan urusannya.
16.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, Pemusnahan Arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan Arsip Statis kepada Arsip Nasional Republik Indonesia atau ke Unit Kearsipan I di Perguruan Tinggi Negeri atau Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.
17.Pemusnahan Arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan Arsip fisik dan informasinya yang sudah berakhir retensinya serta yang tidak memiliki nilai guna.
18.Klasifikasi Arsip yang selanjutnya disingkat KA adalah pola pengaturan Arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi Kearsipan.
19.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang digunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip.
20.Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis yang selanjutnya disingkat SKKAAD adalah aturan pembatasan hak akses terhadap fisik Arsip dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan kerahasiaan Arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban Pencipta Arsip dan pengguna dalam pelayanan Arsip.
21.Naskah Dinas adalah sarana komunikasi tertulis yang dirumuskan dalam suatu format tertentu dan digunakan untuk kepentingan pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi.
22.Unit Organisasi adalah Unit Utama, Pusat, Lembaga Biologi Molekuler Eijkman, Pusat Peragaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, Perguruan Tinggi Negeri dan www.peraturan.go.id 2017, No.1918 Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta di lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi.
23.Unit Utama adalah Sekretariat Jenderal, Direktorat Jenderal Pembelajaran dan Kemahasiswaan, Direktorat Jenderal Kelembagaan Ilmu Pengetahuan, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi, Direktorat Jenderal Sumber Daya Ilmu Pengetahuan, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi, Direktorat Jenderal Penguatan Riset dan Pengembangan, Direktorat Jenderal Penguatan Inovasi, dan Inspektorat Jenderal.
24.Pusat adalah Pusat Data dan Informasi, Pusat Pendidikan dan Pelatihan, dan Pusat Penelitian Ilmu Pengetahuan dan Teknologi.
25.Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta yang selanjutnya disingkat Kopertis adalah Unit Kerja Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi di wilayah yang berfungsi membantu peningkatan mutu penyelenggaraan pendidikan tinggi.
26.Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi yang selanjutnya disingkat LKPT adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Statis dan pembinaan Kearsipan di Perguruan Tinggi Negeri.
27.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan pelatihan Kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan Kearsipan.
28.Unit Kerja adalah unit yang berada di bawah lingkungan Unit Organisasi.
29.Unit Kearsipan adalah Unit Kerja pada Pencipta Arsip di Unit Organisasi di lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam Penyelenggaraan Kearsipan.
30.Unit Pengolah adalah Unit Kerja yang berada Unit Kearsipan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab www.peraturan.go.id 2017, No.1918 mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan Penciptaan Arsip di lingkungannya.
31.Pusat Arsip atau Record Center adalah tempat semua fasilitas yang mempunyai desain khusus untuk menyimpan Arsip Inaktif.
32.Perguruan Tinggi Negeri yang selanjutnya disingkat PTN adalah universitas, institut, sekolah tinggi, politeknik, dan akademi komunitas di lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi.
33.Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga Kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang Kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.
34.Kementerian adalah Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi.
35.Menteri adalah Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi.

Pasal 2

Maksud pengaturan Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Kementerian sebagai acuan kegiatan Pengelolaan Arsip sehingga mendapatkan keseragaman dan kelancaran pelaksanaan kegiatan Kearsipan di seluruh Unit Kerja di lingkungan Kementerian.

Pasal 3

Tujuan pengaturan Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Kementerian untuk:

a.menjamin terciptanya Arsip dari kegiatan di lingkungan Kementerian;
b.menjamin ketersediaan Arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c.menjamin terwujudnya Pengelolaan Arsip yang handal dan pemanfaatan Arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; www.peraturan.go.id 2017, No.1918
d.menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang autentik dan terpercaya;
e.mendinamiskan Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Kementerian sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
f.menjamin keselamatan dan keamanan Arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
g.menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang riset, teknologi, dan pendidikan tinggi sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
h.meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang autentik dan terpercaya.

BAB II

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Pasal 4

Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Kementerian merupakan keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, Pengelolaan Arsip, dan pembinaan Kearsipan dalam suatu sistem Kearsipan Kementerian yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, organisasi Kearsipan serta sumber daya lainnya.

Pasal 5

(1)Kebijakan dalam Penyelenggaraan Kearsipan dilakukan untuk menyelenggarakan Kearsipan secara komprehensif dan terpadu melalui sistem Kearsipan di lingkungan Kementerian. www.peraturan.go.id 2017, No.1918
(2)Sistem Kearsipan di lingkungan Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
1. a.sentralisasi dalam kebijakan; dan
2. b.desentralisasi dalam pelaksanaan.
(3)Sentralisasi dalam kebijakan Kearsipan di lingkungan Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a mencakup:
1. a.sistem Kearsipan;
2. b.Pengelolaan Arsip;
3. c.pembinaan Kearsipan;
4. d.bimbingan teknis Kearsipan;
5. e.sosialisasi Kearsipan;
6. f.perlindungan dan penyelamatan Arsip;
7. g.konsultasi Kearsipan;
8. h.standardisasi prasarana dan sarana; dan
9. i.pengawasan pelaksanaan pengelolaan Kearsipan.
(4)Desentralisasi dalam pelaksanaan kegiatan Kearsipan di lingkungan Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b mencakup:
1. a.pengurusan dan pengendalian Naskah Dinas;
2. b.penataan berkas dan penemuan kembali;
3. c.perawatan dan Pemeliharaan Arsip; dan
4. d.Penyusutan Arsip.

Pasal 6

(1)Organisasi Kearsipan di lingkungan Kementerian terdiri atas:
1. a.organisasi Kearsipan di Kementerian; dan
2. b.organisasi Kearsipan di PTN.
(2)Organisasi Kearsipan di Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a terdiri atas: www.peraturan.go.id 2017, No.1918
1. a.Unit Pengolah;
2. b.Unit Kearsipan II; dan
3. c.Unit Kearsipan I.
(3)Organisasi Kearsipan di PTN sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b terdiri atas:
1. a.Unit Pengolah;
2. b.Unit Kearsipan II; dan
3. c.Unit Kearsipan I atau LKPT.
(4)Organisasi Kearsipan di lingkungan Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) di Kementerian dikoordinasikan oleh sekretaris jenderal.
(5)Pada setiap Unit Kearsipan di lingkungan Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan ayat (3) ditempatkan Arsiparis dan/atau penata Arsip sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan.
(6)Organisasi Kearsipan di lingkungan Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pasal 7

Dalam mengoordinasikan Penyelenggaraan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (4), sekretaris jenderal mempunyai tugas:

a.koordinasi dan penyusunan kebijakan dalam Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Kementerian;
b.melaksanakan pembinaan dan pengawasan terhadap Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan Kementerian;
c.menyampaikan laporan Penyelenggaraan Kearsipan kepada Menteri; dan
d.menyerahkan Arsip Statis Kementerian kepada ANRI secara berkala. www.peraturan.go.id 2017, No.1918

Pasal 8

(1)Unit Pengolah di Kementerian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (2) huruf a terdiri atas:
1. a.tingkat Kementerian berada pada sekretariat jenderal;
2. b.tingkat pimpinan tinggi madya berada pada masing- masing Unit Kerja pimpinan tinggi pratama;
3. c.tingkat pimpinan tinggi pratama berada pada masing-masing Unit Kerja administrator; dan
4. d.tingkat administrator berada pada masing-masing Unit Kerja pengawas.
(2)Unit Pengolah di Kementerian sebagaimana dimaksud ayat (1) mempunyai tugas:
1. a.mengolah Naskah Dinas berdasarkan tugas dan fungsi yang menjadi kewenangannya;
2. b.melaksanakan pemberkasan, penataan dan penyimpanan, pemeliharaan, dan pengamanan Arsip Aktif;
3. c.menyampaikan daftar Arsip Aktif kepada Unit Kearsipan II paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan; dan
4. d.memindahkan Arsip Inaktif ke Unit Kearsipan II sesuai dengan JRA.

Pasal 9

(1)Unit Kearsipan II di Kementerian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (2) huruf b terdiri atas:
1. a.biro di lingkungan sekretariat jenderal yang dilaksanakan oleh pengawas yang menyelenggarakan fungsi Kearsipan pada biro yang bersangkutan;
2. b.sekretariat direktorat jenderal/sekretariat inspektorat jenderal yang dilaksanakan oleh www.peraturan.go.id 2017, No.1918 pengawas yang menyelenggarakan fungsi Kearsipan pada pimpinan tinggi madya yang bersangkutan;
3. c.Pusat di bawah koordinasi sekretariat jenderal yang dilaksanakan oleh pengawas yang menyelenggarakan fungsi Kearsipan pada Pusat yang bersangkutan;
4. d.Pusat Peragaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi yang dilaksanakan oleh pengawas yang menyelenggarakan fungsi Kearsipan pada Pusat Peragaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi;
5. e.Lembaga Biologi Molekuler Eijkman yang dilaksanakan oleh pengawas yang menyelenggarakan fungsi Kearsipan pada Lembaga Biologi Molekuler Eijkman; dan
6. f.Kopertis yang dilaksanakan oleh pengawas yang menyelenggarakan fungsi Kearsipan pada Kopertis yang bersangkutan.
(2)Unit Kearsipan II di Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mempunyai tugas:
1. a.menerima, menata dan menyimpan, dan mengamankan Arsip Inaktif yang berasal dari Unit Pengolah lingkup Unit Kerja masing-masing;
2. b.mengurus dan mengendalikan Arsip Inaktif;
3. c.mengolah dan menyajikan Arsip menjadi informasi;
4. d.melaporkan keberadaan Arsip Vital kepada Unit Kearsipan I di Kementerian;
5. e.mengumpulan Arsip Statis pada unit kerjanya dan menyerahkan ke Unit Kearsipan I di Kementerian;
6. f.melakukan pemindahan Arsip Inaktif dengan retensi 10 (sepuluh) tahun ke atas atau yang berketerangan permanen ke Unit Kearsipan I di Kementerian sesuai dengan JRA; dan
7. g.melaksanakan Pemusnahan Arsip Inaktif dengan retensi 10 (sepuluh) tahun ke bawah berkoordinasi dengan Unit Kearsipan I di Kementerian sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. www.peraturan.go.id 2017, No.1918

Pasal 10

(1)Unit Kearsipan I di Kementerian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (2) huruf c merupakan Unit Kearsipan tingkat pusat yang berada di biro keuangan dan umum yang berfungsi sebagai Pusat Arsip Kementerian yang dilaksanakan oleh pengawas yang membidangi Kearsipan.
(2)Unit Kearsipan I di Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mempunyai tugas:
1. a.menerima, mengolah, menata dan menyimpan, menyusutkan, pemeliharaan dan menyajikan informasi Arsip Inaktif dengan retensi 10 (sepuluh) tahun ke atas di Kementerian;
2. b.melakukan penataan sistem Kearsipan;
3. c.perawatan koleksi dan pelacakan Arsip serta pengembangan teknologi Kearsipan;
4. d.analisis nilai guna/penilaian Arsip;
5. e.penyelamatan dan pengamanan Arsip Vital dan Arsip terjaga;
6. f.memusnahkan Arsip Inaktif sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan
7. g.mengoordinasikan pengumpulan Arsip Statis di Kementerian; dan
8. h.mengoordinasikan penyimpanan dan Penyusutan Arsip Inaktif pada Dewan Riset Nasional, Majelis Pertimbangan Tenaga Nuklir, Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi, Dewan Pendidikan Tinggi, dan lembaga lain yang ditetapkan kemudian.

Isi peraturan

Teks35PDFHirarki

Memuat teks peraturan…