1.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
2.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
3.Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.
4.Kode Klasifikasi Arsip adalah simbol atau tanda pengenal suatu struktur fungsi yang digunakan untuk membantu menyusun tata letak identitas arsip.
5.Jenis arsip adalah unit-unit berkas yang dicipta, diatur dan dikelola sebagai suatu unit karena berhubungan www.peraturan.go.id 2021, No.237 secara fungsi atau subyek, merupakan hasil dari kegiatan yang sama.
6.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses penyelengaraan arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistem meliputi penciptaan, pengunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
7.Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
8.Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis adalah pengkategorian/penggolongan arsip dinamis berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik dan perorangan.
9.Klasifikasi Akses Arsip Dinamis adalah pengkategorian pengaturan ketersediaan arsip dinamis sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal pencipta arsip untuk mempermudah pemanfaatan arsip.
10.Pengamanan arsip adalah program perlindungan terhadap fisik dan informasi arsip berdasarkan klasifikasi keamanannya.
11.Biasa/Terbuka adalah klasifikasi informasi dari arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh publik tidak merugikan siapapun.
12.Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional dan/atau ketertiban umum.
13.Sangat Rahasia adalah klasifikasi informasi dari arsip yang yang apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan/atau keselamatan bangsa. www.peraturan.go.id 2021, No.237
14.Pengguna Internal adalah orang yang menggunakan arsip yang berasal dari lingkungan Badan Nasional Penanggulangan Bencana.
15.Pengguna Eksternal adalah orang yang menggunakan arsip yang berasal dari luar instansi Badan Nasional Penanggulangan Bencana.
16.Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
17.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai acuan penyusutan dan penyelamatan arsip.
18.Jangka Waktu Simpan yang selanjutnya disebut Retensi adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada unit pengolah dan/atau unit kearsipan.
19.Retensi Aktif adalah Retensi yang dihitung sejak arsip diciptakan mulai diregistrasi hingga selesai diproses.
20.Retensi Inaktif adalah Retensi yang harus dipindahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan.
21.Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah selesai dan tidak memiliki nilai guna lagi.
22.Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan arsip memiliki nilai guna sekunder dan wajib diserahkan kepada lembaga kearsipan.
23.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. www.peraturan.go.id 2021, No.237