DokumenPeraturan Daerah (Perda)Berlaku

Peraturan Daerah (PERDA) Kabupaten Pulang Pisau Nomor 5 Tahun 2021

Nomor: 5
Tahun: 2021
Ditetapkan: 18 Agustus 2021
Status: Berlaku
Pasal terindeks: 68

Lembaga terkait

Ringkasan

a. penetapan kebijakan kearsipan di Daerah; b. pembinaan kearsipan; c. pengelolaan arsip dinamis; d. penilaian jadwal retensi arsip dan pemusnahan arsip; e. pengelolaan arsip statis; f. pelayanan jasa dan publikasi kearsipan; g. penetapan kebijakan kearsipan di Daerah; h. pembinaan kearsipan; i. pengelolaan arsip dinamis; j. penilaian jadwal retensi arsip dan pemusnahan arsip; k. pengelolaan arsip statis; dan l. pelayanan jasa dan publikasi kearsipan.

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa dengan sistem pengelolaan Kearsipan yang komprehensif, terpadu dan berkesinambungan akan mendukung terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan daerah yang baik dan bersih sehingga berdampak dalam peningkatan kualitas pelayanan publik;
c.bahwa untuk mendukung terwujudnya tata kelola pemerintahan yang baik dan bersih serta meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam penyelenggaraan Kearsipan sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, maka diperlukan pengaturan penyelenggaraan Kearsipan;
d.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, huruf b dan huruf c perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan; SALINAN 2 Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;

2.Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2002 tentang Pembentukan Kabupaten Katingan, Kabupaten Seruyan, Kabupaten Sukamara, Kabupaten Lamandau, Kabupaten Gunung Mas, Kabupaten Pulang Pisau, Kabupaten Murung Raya, dan Kabupaten Barito Timur di Provinsi Kalimantan Tengah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2002 Nomor 18, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4180);
3.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
4.Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234), Sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2019 tentang Perubahan Atas Undang- Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 183, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6398);
5.Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 Tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
6.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); 3
7.Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2019 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 42, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6322);
8.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah;
9.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 1282);
10.Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 2036), sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 120 Tahun 2018 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 157);
11.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2015 tentang Tata Cara Penyusunan Pedoman Retensi Arsip;
12.Peraturan Daerah Kabupaten Pulang Pisau Nomor 4 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kabupaten Pulang Pisau (Lembaran Daerah Kabupaten Pulang Pisau Tahun 2016 Nomor 04); Dengan Persetujuan Bersama DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN PULANG PISAU dan BUPATI PULANG PISAU MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan:

1.Daerah adalah Daerah Kabupaten Pulang Pisau. 4
2.Kabupaten adalah Kabupaten Pulang Pisau.
3.Kecamatan adalah Kecamatan yang berada di wilayah Kabupaten Pulang Pisau.
4.Pemerintah Daerah adalah Bupati sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.
5.Desa adalah Desa yang berada di wilayah Kabupaten Pulang Pisau;
6.Bupati adalah Bupati Pulang Pisau.
7.Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dan DPRD dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah.
8.Lembaga Kearsipan Daerah adalah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Pulang Pisau.
9.Unit Kerja adalah Satuan Kerja Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Pulang Pisau.
10.Pimpinan Unit Kerja adalah Pimpinan Satuan Kerja Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kabupaten Pulang Pisau.
11.Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip dilingkungannya.
12.Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan, pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan dilingkungannya.
13.Pencipta Arsip adalah Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi, BUMN, BUMD, perguruan tinggi swasta, perusahaan swasta, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan.
14.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
15.Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif adalah daftar yang berisi jenis arsip fasilitatif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip fasilitatif keuangan, kepegawaian, perencanaan, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, kearsipan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan, hubungan masyarakat, Penelitian, Pengkajian dan Pengembangan, Pendidikan dan Pelatihan, kepustakaan, Teknologi, Informasi dan Komunikasi, dan pengawasan.
16.Jadwal Retensi Arsip Substantif adalah daftar yang berisi jenis Arsip Substantif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip substantif bidang pembinaan kearsipan, konservasi arsip, pendidikan dan pelatihan kearsipan, akreditasi kearsipan, pengkajjian dan pengembangan kearsipan serta jasa kearsipan. 5
17.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
18.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
19.Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
20.Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota Negara.
21.Arsip substantif adalah arsip yang berkaitan dengan tugas dan fungsi Arsip Nasional Republik Indonesia yang meliputi pembinaan kearsipan, konservasi arsip, pendidikan dan pelatihan kearsipan, akreditasi kearsipan, pengkajian dan pengembangan kearsipan serta jasa kearsipan.
22.Arsip fasilitatif adalah arsip yang berkaitan dengan bidang fasilitatif yang meliputi keuangan, kepegawaian, perencanaan, evaluasi dan kerjasama, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, kearsipan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan, hubungan masyarakat, kepustakaan, informatika/SIM/TIK, pengawasan dan perlengkapan.
23.Arsip Inaktif adalah arsip yang tidak dipergunakan untuk kepentingan penyelesaian pekerjaan yang sedang berlangsung di unit kerja dan hanya digunakan untuk kepentingan referensi, pengambilan keputusan, bukti hukum dan alasan lainnya bagi pelaksanaan kegiatan instansi serta dirujuk maksimal 15 (lima belas) kali dalam satu tahun.
24.Retensi Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan/ Pusat Arsip.
25.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah perusahaan yang didirikan dan dimiliki oleh pemerintah daerah.

Pasal 2

Pengaturan penyelenggaraan Kearsipan dimaksudkan untuk memberikan kepastian hukum dalam penyajian informasi penyelenggaraan pemerintahan Daerah khususnya di bidang kearsipan dalam hal perumusan kebijakan dan pengambilan keputusan.

Pasal 3

Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:

a.menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; 6
b.menjamin terwujudnya pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang andal;
c.menjamin perlindungan kepentingan Daerah dan hak-hak keperdataan masyarakat serta masyarakat adat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
d.menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
e.menjamin keselamatan aset Daerah;
f.meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
g.menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh Pemerintah Daerah, yang berkesinambungan dengan arah dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan dari waktu ke waktu;
h.memacu peningkatan akuntabilitas kinerja penyelenggaraan Pemerintah Daerah dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara, berdasarkan ketersediaan bukti kinerja yang autentik, lengkap, dan terpercaya;
i.membantu percepatan penyelesaian masalah hukum berdasarkan ketersediaan bukti autentik, lengkap, dan terpercaya; dan
j.menjamin keutuhan, keselematan, dan kelestarian arsip yang merupakan memori daerah, sebagai bagian dari memori kolektif bangsa dan warisan budaya nasional bangsa.

Pasal 4

Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan berasaskan:

a.kepastian hukum;
b.keautentikan dan keterpercayaan;
c.keutuhan;
d.asal-usul;
e.aturan asli;
f.keamanan dan keselamatan;
g.profesional;
h.responsif;
i.antisipatif;
j.partisipatif;
k.akuntabilitas;
l.kemanfaatan;
m.aksesibilitas;
n.kepentingan umum; dan
o.Kearifan lokal.

BAB II

RUANG LINGKUP

Pasal 5

Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan, meliputi:

a.penetapan kebijakan kearsipan di Daerah;
b.pembinaan kearsipan; 7
c.pengelolaan arsip dinamis;
d.penilaian jadwal retensi arsip dan pemusnahan arsip;
e.pengelolaan arsip statis;
f.pelayanan jasa dan publikasi kearsipan;
g.penetapan kebijakan kearsipan di Daerah;
h.pembinaan kearsipan;
i.pengelolaan arsip dinamis;
j.penilaian jadwal retensi arsip dan pemusnahan arsip;
k.pengelolaan arsip statis; dan
l.pelayanan jasa dan publikasi kearsipan.

BAB III

KEWENANGAN

Pasal 6

Pemerintah Daerah berwenang untuk:

a.Menetapkan kebijakan, norma, standar dan pedoman penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Pemerintah Daerah berdasarkan kebijakan kearsipan nasional, meliputi:
1. 1.Pedoman penyelenggaraan arsip dinamis;
2. 2.Penetapan pedoman penyelenggaraan arsip statis;
3. 3.Penetapan system kearsipan berbasis teknologi informasi dan komunikasi;
4. 4.Penetapan kebijakan sumber daya manusia (SDM) aparatur kearsipan;
5. 5.Penetapan kebijakan pengembangan organisasi kearsipan daerah; dan
6. 6.Penetapan kebijakan penggunaan sarana dan prasarana kearsipan.
b.melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap Perangkat Daerah, BUMD dan Pemerintah Desa;
c.melaksanakan penyelamatan, pelestarian dan pengamanan, meliputi:
1. 1.penilaian jadwal retensi arsip Perangkat Daerah terhadap arsip yang telah memiliki pedoman retensi;
2. 2.penilaian pemusnahan arsip Perangkat Daerah terhadap arsip yang telah memiliki pedoman retensi; dan
3. 3.pengelolaan arsip statis Perangkat Daerah, BUMD, swasta dan perorangan berskala kabupaten.
d.melaksanakan pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan kearsipan Perangkat Daerah, BUMD dan Pemerintah Desa; dan
e.melaksanakan pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan pembinaan oleh Perangkat Daerah, BUMD dan Pemerintah Desa. 8

BAB IV

PENYELENGGARAAN

Pasal 7

Pemerintah Daerah menetapkan kebijakan penyelenggaraan kearsipan, meliputi:

a.penyelenggaraan Arsip Dinamis:
b.pedoman penyelenggaraan arsip statis:
c.sistem kearsipan berbasis teknologi informasi dan komunikasi:
d.Penetapan kebijakan sumber daya manusia (SDM) aparatur Kearsipan;
e.pengembangan lembaga kearsipan daerah;
f.penggunaan sarana dan prasarana kearsipan; dan
g.pembinaan kearsipan terhadap perangkat daerah, BUMD dan Pemerintahan Desa.

Pasal 8

(1)Pemerintah Daerah melaksanakan pengelolaan arsip dinamis untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan, sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah dan autentik, berdasarkan sistem yang memenuhi persyaratan:
1. a.andal;
2. b.sistematis;
3. c.utuh;
4. d.menyeluruh; dan
5. e.sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.
(2)Pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi:
1. a.penciptaan arsip;
2. b.penggunaan dan pemeliharaan arsip;
3. c.pengurusan surat;
4. d.pengelolaan arsip aktif
5. e.pengelolaan arsip inaktif;
6. f.penyusutan arsip (pemindahan, pemusnahan, penyerahan); dan
7. g.pencegahan dan perlindungan arsip vital dari bencana.
(3)Pencegahan dan perlindungan arsip vital dari bencana.
(4)Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, Pemerintah Daerah membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. 9
(5)Pejabat atau orang yang bertanggungjawab dalam pengelolaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1), wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya.

Pasal 9

(1)Penciptaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) huruf a, dilaksanakan berdasarkan analisa fungsi dan tugas organisasi.
(2)Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks arsip.
(3)Untuk memenuhi ketentuan penciptaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2), Pencipta Arsip mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat.

Pasal 10

(1)Penggunaan dan pemeliharaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) huruf b, dilakukan oleh Pencipta Arsip.
(2)Pencipta Arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak, sesuai ketentuan peraturan perundang- undangan.
(3)Pencipta Arsip pada Perangkat Daerah, BUMD dan Pemerintah Desa membuat daftar arsip aktif dan daftar arsip inaktif.
(4)Pencipta Arsip wajib menentukan prosedur berdasarkan standar pelayanan minimal serta menyediakan fasilitas untuk kepentingan pengguna arsip, sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
(5)Penyediaan arsip untuk kepentingan akses arsip dinamis menjadi tanggungjawab kepala SKPD, BUMD dan Pemerintah Desa, dan dilaksanakan oleh Arsiparis dan/atau Pengelola Teknis Kearsipan/Petugas Pengelola Arsip.

Isi peraturan

Teks68PDFHirarki

Memuat teks peraturan…

Ringkasan

Isi peraturan

Menimbang

Menetapkan

Pasal 1

Pasal 2

Pasal 3

Pasal 4

Pasal 5

Pasal 6

Pasal 7

Pasal 8

Pasal 9

Pasal 10

Dasar hukum (1)

Undang-undang (UU) No. 43 Tahun 2009

Peraturan turunan (1)

Peraturan Bupati (Perbup) Kabupaten Pulang Pisau Nomor 23 Tahun 2025

Isi peraturan

Isi peraturan

Menimbang

Menetapkan

Pasal 1

Pasal 2

Pasal 3

Pasal 4

Pasal 5

Pasal 6

Pasal 7

Pasal 8

Pasal 9

Pasal 10

Dasar hukum (1)

Undang-undang (UU) No. 43 Tahun 2009

Peraturan turunan (1)

Peraturan Bupati (Perbup) Kabupaten Pulang Pisau Nomor 23 Tahun 2025