1.Daerah adalah Kabupaten Sumedang.
2.Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Sumedang.
3.Bupati adalah Bupati Sumedang.
4.Instansi Pelaksana adalah Satuan Kerja Perangkat Daerah yang bertanggung jawab dan berwenang melaksanakan pelayanan dalam urusan Administrasi Kependudukan.
5.Unit Pelaksana Teknis Daerah Instansi Pelaksana yang selanjutnya disebut UPTD Instansi Pelaksana adalah satuan kerja di tingkat kecamatan yang bertanggung jawab kepada Instansi Pelaksana.
6.Kecamatan adalah wilayah kerja camat sebagai perangkat daerah Kabupaten Sumedang.
7.Kelurahan adalah wilayah kerja lurah sebagai perangkat daerah Kabupaten Sumedang di bawah Kecamatan.
8.Desa adalah kesatuan masyarakat hukum yang memiliki batas-batas wilayah yang berwenang untuk mengatur dan mengurus kepentingan masyarakat setempat, berdasarkan asal-usul dan adat-istiadat yang diakui dan dihormati dalam sistem Pemerintahan Negara Kesatuan Republik Indonesia.
9.Camat adalah Kepala Kecamatan di Kabupaten Sumedang.
10.Lurah adalah Kepala Kelurahan di Kabupaten Sumedang.
11.Kepala Desa adalah Kepala desa di Kabupaten Sumedang.
12.Rukun Warga yang selanjutnya disingkat RW adalah lembaga yang dibentuk melalui musyawarah pengurus rukun tetangga di wilayah kerjanya sebagai mitra kerja yang ditetapkan oleh Pemerintah Desa atau Lurah di Daerah.
13.Rukun Tetangga yang selanjutnya disingkat RT adalah lembaga yang dibentuk melalui musyawarah dalam rangka pelayanan pemerintahan dan kemasyarakatan yang ditetapkan oleh Pemerintah Desa atau Lurah di Daerah.
14.Administrasi Kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan informasi administrasi kependudukan serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan Pembangunan Sektor lain.
15.Dokumen Kependudukan adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh Instansi Pelaksana yang mempunyai kekuatan hukum sebagai alat bukti autentik yang dihasilkan dari pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil.
16.Data Kependudukan adalah data perseorangan dan/atau data agregat yang terstruktur sebagai hasil dari kegiatan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil.
17.Pendaftaran Penduduk adalah pencatatan biodata penduduk, pencatatan atas pelaporan Peristiwa Kependudukan dan pendataan Penduduk Rentan Administrasi Kependudukan serta penerbitan Dokumen Kependudukan berupa kartu identitas atau surat keterangan kependudukan.
18.Peristiwa Kependudukan adalah kejadian yang dialami penduduk yang harus dilaporkan karena membawa akibat terhadap penerbitan atau perubahan Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk dan/atau surat keterangan kependudukan lainnya meliputi pindah datang, perubahan alamat, tinggal sementara, serta perubahan status tinggal terbatas menjadi tinggal tetap.
19.Peristiwa Penting adalah kejadian yang dialami oleh seseorang meliputi kelahiran, kematian, lahir mati, perkawinan, perceraian, pengakuan anak, pengesahan anak, pengangkatan anak, perubahan nama, dan perubahan status kewarganegaraan.
20.Database Kependudukan adalah kumpulan berbagai jenis data kependudukan yang tersimpan secara sistematik, terstruktur dan saling berhubungan dengan menggunakan perangkat lunak, perangkat keras dan jaringan komunikasi data yang diperoleh dari hasil kegiatan penyelenggaraan pendaftaran penduduk.
21.Nomor Induk Kependudukan yang selanjutnya disingkat NIK adalah nomor identitas penduduk yang bersifat unik atau khas, tunggal dan melekat pada seseorang yang terdaftar sebagai penduduk Indonesia.
22.Kartu Keluarga yang selanjutnya disingkat dengan KK adalah kartu identitas keluarga yang memuat data tentang nama, susunan dan hubungan dalam keluarga, serta identitas anggota keluarga.
23.Kartu Tanda Penduduk Elektronik yang selanjutnya disingkat dengan KTP-el adalah Kartu Tanda Penduduk yang dilengkapi cip yang merupakan identitas resmi penduduk sebagai bukti diri yang diterbitkan oleh Instansi Pelaksana.
24.Warga Negara Indonesia yang selanjutnya disingkat dengan WNI adalah orang-orang bangsa Indonesia asli dan orang-orang bangsa lain yang disahkan dengan Undang-undang sebagai Warga Negara Indonesia.
25.Warga Negara Asing yang selanjutnya disebut Orang Asing adalah orang bukan Warga Negara Indonesia.
26.Izin Tinggal Tetap adalah izin tinggal yang diberikan pada orang asing untuk bertempat tinggal menetap di wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan.
27.Izin Tinggal Terbatas adalah izin tinggal yang diberikan kepada Orang Asing untuk tinggal di wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dalam jangka waktu yang terbatas sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang-undangan.
28.Surat Keterangan Tempat Tinggal yang selanjutnya disingkat SKTT adalah surat keterangan yang dikeluarkan oleh Instansi Pelaksana yang diberikan kepada Orang Asing yang telah mempunyai izin tinggal terbatas yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang dalam jangka waktu tertentu.
29.Petugas Registrasi adalah Pegawai yang diberi tugas dan tanggung jawab memberikan pelayanan pelaporan Peristiwa Kependudukan, Peristiwa Penting, pengelolaan dan penyajian Data Kependudukan di Desa/Kelurahan.
30.Sistem Informasi Administrasi Kependudukan yang selanjutnya disingkat SIAK adalah sistem informasi yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi pengelolaan informasi administrasi kependudukan di tingkat Penyelenggara dan Instansi Pelaksana sebagai satu kesatuan.
31.Data Pribadi adalah data perseorangan tertentu yang disimpan, dirawat, dan dijaga kebenaran, serta dilindungi kerahasiaannya.
32.Penduduk adalah WNI dan Orang Asing yang bertempat tinggal di Daerah.
33.Orang Asing Tinggal Terbatas adalah Orang Asing yang tinggal dalam jangka waktu terbatas di wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan telah mendapat Izin Tinggal Terbatas dari Instansi yang berwenang.
34.Orang Asing Tinggal Tetap adalah Orang Asing yang berada dalam wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan telah mendapat Izin Tinggal Tetap dari Instansi yang berwenang.
35.Penduduk Non Permanen adalah Penduduk yang berdomisili di dalam daerah sumedang tetapi memiliki Dokumen Kependudukan dari luar daerah Sumedang.
36.Penduduk Rentan Administrasi Kependudukan yang selanjutnya disebut Penduduk rentan Adminduk adalah Penduduk yang mengalami hambatan dalam memperoleh dokumen penduduk yang disebabkan oleh bencana alam, bencana sosial, orang terlantar dan komunitas terpencil.
37.Biodata Penduduk adalah keterangan yang berisi elemen data tentang jati diri, informasi dasar serta riwayat perkembangan dan perubahan keadaan yang dialami oleh penduduk sejak saat kelahiran.
38.Pindah Datang Penduduk adalah perubahan lokasi tempat tinggal untuk menetap karena perpindahan dari tempat lama ke tempat yang baru.
39.Lahir mati adalah suatu kejadian dimana seseorang bayi pada saat dilahirkan tidak menunjukkan tanda-tanda kehidupan dan lama dalam kandungan paling sedikit 28 (dua puluh delapan) minggu.
40.Akta Pencatatan Sipil adalah Akta yang diterbitkan oleh Instansi Pelaksana yang merupakan alat bukti autentik mengenai kelahiran, kematian, perkawinan, perceraian dan pengakuan anak.
41.Kutipan Akta Catatan Sipil adalah Kutipan dari Akta-akta Pencatatan Sipil yang diberikan kepada penduduk atau penduduk asing.
42.Perubahan Akta adalah perubahan yang terjadi pada Akta Pencatatan Sipil sebagai akibat pada perubahan data.
43.Kutipan Akta kedua dan seterusnya adalah Kutipan Akta-Akta Pencatatan Sipil kedua dan seterusnya yang dapat diterbitkan oleh Instansi Pelaksana karena Kutipan Akta Pertama hilang, rusak atau musnah setelah dibuktikan dengan surat keterangan dari pihak yang berwenang.
44.Salinan Akta adalah salinan lengkap isi Akta Pencatatan Sipil yang diterbitkan Instansi Pelaksana atas permintaan pemohon.
45.Pengakuan Anak adalah pengakuan secara hukum dari seorang bapak terhadap anaknya karena lahir diluar ikatan perkawinan yang sah atas persetujuan ibu kandungnya yang tidak diikuti dengan perkawinan yang sah.
46.Pengangkatan anak adalah perbuatan hukum untuk mengalihkan hak anak dari lingkungan kekuasaan keluarga orang tua, wali yang sah, atau orang lain yang bertanggungjawab atas perawatan, pendidikan dan membesarkan anak tersebut ke dalam lingkungan keluarga orang tua angkatnya berdasarkan putusan atau penetapan pengadilan yang berkekuatan hukum tetap.
47.Pengesahan anak adalah pengesahan status seorang anak yang lahir diluar ikatan perkawinan yang sah pada saat pencatatan perkawinan kedua orang tua anak tersebut.
48.Pencatatan Sipil adalah pencatatan Peristiwa Penting yang dialami oleh seseorang dalam register Pencatatan Sipil pada Instansi Pelaksana.
49.Pejabat Pencatatan Sipil adalah pejabat yang melakukan pencatatan Peristiwa Penting yang dialami seseorang pada Instansi Pelaksana yang pengangkatannya sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang-undangan.
50.Kantor Urusan Agama, selanjutnya disingkat dengan KUA, adalah satuan kerja yang melaksanakan pencatatan nikah, talak, cerai, dan rujuk pada tingkat Kecamatan bagi Penduduk yang beragama Islam.
51.Tempat Perekaman Data Kependudukan yang selanjutnya disingkat dengan TPDK adalah tempat pelayanan Instansi Pelaksana di Kecamatan yang memiliki fasilitas untuk melakukan perekaman, pengolahan dan pemutahiran data hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil untuk penerbitan dokumen kependudukan, serta penyajian informasi kependudukan.
52.Hak Akses adalah hak yang diberikan oleh Bupati kepada Kepala Instansi Pelaksana untuk dapat mengakses data base kependudukan sesuai dengan izin yang diberikan.
53.Hari adalah hari kerja.