DokumenPeraturan Menteri (Permen)Dicabut

Peraturan Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi Nomor 5 Tahun 2018

Nomor: 5
Tahun: 2018
Ditetapkan: 17 April 2018
Status: Dicabut
Pasal terindeks: 8

Lembaga terkait

Kementerian Desa dan Pembangunan Daerah Tertinggal

aturan_pelaksanaan

Isi peraturan

Menimbang

b.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu

Menetapkan

menetapkan Peraturan Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi; MENTERI DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI SALINAN Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);

2.Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);
3.Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2015 tentang Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 13);
4.Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 432);
5.Peraturan Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi Nomor 6 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 463);
6.Peraturan Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi Nomor 9 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 1075) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi Nomor 8 Tahun 2017 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi Nomor 9 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 808);
7.Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 50 Tahun 2015 tentang Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 1788); MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN MENTERI DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI TENTANG TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI.

BAB I

PENDAHULUAN A. Latar Belakang Tata Naskah Dinas merupakan salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi Tata Naskah Dinas (tata persuratan, distribusi, formulir, dan media), penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran. Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum mencakup pengaturan tentang jenis, penyusunan, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, tata persuratan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, dan ralat disusun berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 tentang Tata Naskah Dinas. Kedinasan antar instansi pemerintah dalam rangka pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan.

Pasal 1

Tata Naskah Dinas di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi merupakan acuan dalam penyusunan naskah dinas di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi dalam rangka penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan pembangunan.

Pasal 2

Ruang Lingkup Tata Naskah Dinas dalam Peraturan Menteri ini meliputi:

a.pendahuluan;
b.jenis dan format naskah dinas;
c.pembuatan naskah dinas;
d.pengamanan naskah dinas;
e.kewenangan penandatanganan;
f.pengendalian naskah dinas;
g.sarana pengurusan naskah dinas; dan
h.organisasi pengelolaan naskah dinas.

Pasal 3

Tata Naskah Dinas di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pasal 4

Pedoman Tata Naskah Dinas yang telah ditetapkan sebelum Peraturan Menteri ini mulai berlaku wajib disesuaikan dengan Peraturan Menteri ini paling lama 6 (enam) bulan terhitung sejak tanggal Peraturan Menteri ini diundangkan.

Pasal 5

Pada saat Peraturan Menteri ini berlaku, Peraturan Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi Nomor 17 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 1046), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Pasal 6

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Salinan sesuai aslinya Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi Kepala Biro Hukum, Organisasi, dan Tata Laksana Undang Mugopal Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 17 April 2018 MENTERI DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI ttd. EKO PUTRO SANDJOJO Diundangkan di Jakarta pada tanggal 20 April 2018 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA ttd. Keterpaduan Tata Naskah Dinas di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi sangat diperlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi secara tertulis dalam penyelenggaraan tugas umum dan pembangunan secara berdaya guna dan berhasil guna. Sehubungan dengan hal tersebut, Peraturan Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi Nomor 17 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi perlu ditinjau sesuai dengan kebutuhan pengaturan naskah dinas di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi. B. Maksud dan Tujuan

1.Maksud Tata Naskah Dinas ini dimaksudkan sebagai acuan bagi seluruh unit organisasi di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi.
2.Tujuan Tata Naskah Dinas ini bertujuan untuk menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam rangka penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan pembangunan. C. Asas Penyusunan naskah dinas dilakukan berdasarkan asas sebagai berikut:
1.Efektif dan efisien Efektif dan Efisien Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar
2.Pembakuan Pembakuan naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan.
3.Pertanggungjawaban Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi format, isi, prosedur, kewenangan, keabsahan, dan kearsipan.
4.Keterkaitan Keterkaitan kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan administrasi umum.
5.Kecepatan dan ketepatan Kecepatan dan ketepatan untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi, tata naskah dinas harus dapat diselesaikan secara tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, serta kecepatan penyampaian dan distribusi.
6.Keamanan Keamanan Tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, distribusi, dan kearsipan. D. Pengertian Umum
1.Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
2.Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.
3.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
4.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
5.Format adalah susunan dan bentuk naskah dinas yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang Negara, logo, kop, dan cap naskah dinas.
6.Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban yang ada pada pejabat untuk menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.
7.Kop Amplop Naskah Dinas adalah kepala amplop naskah dinas yang menunjukkan jabatan atau nama Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi yang ditempatkan di bagian atas amplop naskah dinas.
8.Kop Naskah Dinas adalah kepala surat yang terdiri dari logo Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi, nama dan alamat yang meliputi nama jalan, nomor, kode pos, nomor telepon, faksimili, surat elektronik, dan situs web.
9.Kop Naskah Dinas Menteri yang selanjutnya disebut Kop Menteri adalah bagian dari kepala naskah dinas yang memuat lambang negara berwarna emas dan nama jabatan Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi yang diletakkan secara simetris.
10.Logo adalah gambar/huruf sebagai identitas Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi.
11.Unit Kearsipan adalah Satuan Kerja di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan dan pembinaan pengelolaan kearsipan secara berjenjang di Unit Kerja/Unit Pengolah;
12.Unit Pelaksana Teknis yang selanjutnya disingkat UPT adalah organisasi yang bersifat mandiri yang melaksanakan tugas teknis operasional tertentu dan/atau tugas teknis penunjang Kementerian.
13.Unit Kerja/Unit Pengolah adalah Satuan Kerja pada lingkungan Kementerian yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip dan pengelolaan arsip aktif di lingkungan Kementerian.
14.Unit Tata Usaha Pengolah, yang selanjutnya disingkat UTUP adalah unit tata usaha Eselon II dan Eselon III Pusat serta Unit Pelaksana Teknis yang bertugas membantu kelancaran pelaksanaan tugas, khususnya dalam penyampaian, pengendalian, penyimpanan dan pelayanan naskah dinas ke UTUP.
15.Kementerian adalah Kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pembangunan desa dan kawasan perdesaan, pemberdayaan masyarakat desa, percepatan pembangunan daerah tertinggal, dan transmigrasi.
16.Menteri adalah Menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pembangunan desa dan kawasan perdesaan, pemberdayaan masyarakat desa, percepatan pembangunan daerah tertinggal, dan transmigrasi. A. Naskah Dinas Arahan Naskah dinas arahan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan.
1.Naskah Dinas Pengaturan Naskah dinas yang bersifat mengatur pelaksanaan seluruh kegiatan terdiri atas Peraturan, Pedoman, Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis, Instruksi, Standar Operasional Prosedur, dan Surat Edaran.

a.Peraturan 1) Pengertian Peraturan adalah naskah dinas yang berlaku dan mengikat secara umum, bersifat mengatur, dan memuat kebijakan pokok. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani peraturan adalah Menteri. 3) Susunan a) Judul

(1)judul peraturan memuat keterangan mengenai jenis, nomor, tahun penetapan, dan nama peraturan.
(2)nama peraturan dibuat secara singkat dan mencerminkan isi peraturan.
(3)judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin, tanpa diakhiri tanda baca. b) Pembukaan Pembukaan peraturan terdiri atas hal-hal sebagai berikut:
(1)frase Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin.
(2)nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin dan diakhiri dengan tanda baca koma.
(3)konsiderans diawali dengan kata Menimbang. (a) konsiderans memuat uraian singkat mengenai pokok- pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan peraturan. (b) pokok-pokok pikiran pada konsiderans memuat unsur filosofis, sosiologis dan yuridis yang menjadi latar belakang pembuatannya. (c) pokok-pokok pikiran yang hanya menyatakan bahwa peraturan dianggap perlu untuk dibuat adalah kurang tepat karena tidak mencerminkan latar belakang dan alasan dibuatnya peraturan. (d) jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok pikiran, tiap-tiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian. (e) tiap-tiap pokok pikiran diawali dengan huruf abjad dan dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali dengan kata bahwa dan diakhiri dengan tanda baca titik koma.
(4)dasar hukum diawali dengan kata Mengingat. (a) dasar hukum memuat dasar kewenangan pembuatan peraturan. (b) peraturan perundang-undangan yang digunakan sebagai dasar hukum hanya peraturan perundang-undangan yang tingkatannya sama atau lebih tinggi. (c) jika jumlah peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan pencantuman perlu memperhatikan tata urutan peraturan perundang-undangan dan jika tingkatannya sama disusun secara kronologis berdasarkan saat pengundangan atau penetapannya. (d) Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, dan Peraturan Presiden perlu dilengkapi dengan pencantuman Lembaran Negara Republik Indonesia dan Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia yang diletakkan di antara tanda baca kurung.
(5)diktum terdiri dari: (a) kata Memutuskan yang ditulis seluruhnya dengan huruf kapital tanpa spasi di antara suku kata dan diakhiri dengan tanda baca titik dua serta diletakkan di tengah margin. (b) kata Menetapkan yang dicantumkan sesudah kata Memutuskan, disejajarkan ke bawah dengan kata Menimbang dan Mengingat. Huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua. c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh peraturan terdiri dari:
(1)semua substansi peraturan perundang-undangan yang dirumuskan dalam pasal-pasal.
(2)substansi peraturan perundang-undangan terdiri dari: (a) ketentuan Umum; (b) materi Pokok yang diatur; (c) ketentuan Sanksi (jika diperlukan); (d) ketentuan Peralihan (jika diperlukan); dan (e) ketentuan Penutup. d) Kaki Bagian kaki peraturan ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri atas:
(1)tempat (nama kota sesuai dengan alamat Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi) dan tanggal penetapan peraturan;
(2)nama jabatan pejabat yang menetapkan yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(3)tanda tangan pejabat yang menetapkan peraturan; dan
(4)nama lengkap pejabat yang menandatangani peraturan yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. 4) Pengabsahan a) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu peraturan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum atau administrasi umum. b) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah yang terdiri dari kata “salinan sesuai dengan aslinya” serta dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang dan cap Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi. 5) Pengundangan Agar setiap orang mengetahuinya, peraturan yang dikeluarkan oleh Menteri harus diundangkan dengan menempatkan dalam: a) Berita Negara Republik Indonesia (ditujukan bagi peraturan yang menurut peraturan perundang-undangan harus diundangkan dalam Berita Negara Republik Indonesia); dan b) Tambahan Berita Negara Republik Indonesia. 6) Distribusi Peraturan yang telah ditetapkan disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap, serta aman. Pendistribusian peraturan diikuti dengan tindakan pengendalian. 7) Hal yang perlu diperhatikan Naskah asli dan salinan peraturan yang diparaf harus disimpan sebagai pertinggal/arsip. Contoh 1a Format Peraturan tanda tangan Menteri Memuat peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar ditetapkannya peraturan Memuat tentang pengundangan dan di tandatangani Menteri yang menyelenggarakan urusan bidang hukum Lambang Negara berwarna emas dan Nama Jabatan Pimpinan yang telah dicetak Judul Peraturan yang ditulis dengan huruf kapital Memuat alasan tentang perlu ditetapkan peraturan Memuat substansi tentang kebijakan yang ditetapkan Kota sesuai dengan alamat dan tanggal penandatanganan Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital tanpa gelar Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Contoh 1b Format Lampiran Peraturan tanda tangan Menteri Memuat Judul Lampiran Peraturan tulisan halaman awal Memuat latar belakang tentang ditetapkannya Pedoman, maksud dan tujuan, sasaran, ruang lingkup, dan pengertian Nama Jabatan dan Nama Lengkap yang di tulis dengan huruf kapital tanpa gelar Terdiri dari konsepsi dasar/pokok-pokok/isi peraturan
1. b.Pedoman 1) Pengertian a) Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional/teknis. Pemberlakuan pedoman dituangkan dalam bentuk peraturan dan sebagai lampiran peraturan tersebut. b) Lampiran pedoman adalah penjelasan/uraian/keterangan lebih rinci dari materi muatan pedoman dan merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari peraturan tentang pedoman tersebut. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan oleh pejabat yang berwenang. 3) Susunan a) Kepala Pedoman Kepala pedoman adalah judul pedoman ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin, tanpa diakhiri tanda baca. b) Batang Tubuh Pedoman Bagian batang tubuh pedoman terdiri atas:
(1)pendahuluan, yang berisi latar belakang/dasar pemikiran, maksud dan tujuan, ruang lingkup dan pengertian;
(2)materi pedoman; dan
(3)penutup, yang terdiri atas hal yang harus diperhatikan penjabaran lebih lanjut. c) Kaki Pedoman Bagian kaki pedoman, ditempatkan di sebelah kanan bawah yang terdiri atas:
(1)nama jabatan pejabat yang menandatangani pedoman ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(2)tanda tangan pejabat yang menandatangani pedoman dan cap jabatan; dan
(3)nama lengkap pejabat yang menandatangani pedoman ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. d) Kepala Lampiran Pedoman Kepala lampiran pedoman adalah tulisan judul pedoman yang ditulis di sudut kanan atas dengan huruf kapital seluruhnya, rata kiri, dan tanpa diakhiri tanda baca. e) Batang Tubuh Lampiran Pedoman Bagian batang tubuh lampiran pedoman terdiri atas:
(1)pendahuluan yang berisi latar belakang/dasar pemikiran, maksud dan tujuan, ruang lingkup, dan pengertian;
(2)materi lampiran pedoman; dan
(3)penutup, yang terdiri atas hal yang harus diperhatikan, penjabaran lebih lanjut. f) Kaki Lampiran Pedoman Bagian kaki lampiran pedoman, ditempatkan di sebelah kanan bawah yang terdiri atas:
(1)nama jabatan pejabat yang menandatangani pedoman ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(2)tanda tangan pejabat yang menandatangani pedoman dan cap jabatan; dan
(3)nama lengkap pejabat yang menandatangani pedoman ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. 4) Distribusi Pedoman disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap, serta aman. Pendistribusian pedoman diikuti dengan tindakan pengendalian. Contoh 2a Format Pedoman tanda tangan Menteri Memuat alasan tentang perlu ditetapkan peraturan Memuat peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar ditetapkannya Kota sesuai dengan alamat dan tanggal penandatanganan Lambang Negara berwarna emas dan Nama Jabatan Pimpinan yang telah dicetak Penomoran yang berurutan dalam satu tahun Judul Pedoman yang ditulis dengan huruf kapital Memuat Substansi tentang kebijakan yang ditetapkan Nama Jabatan dan Nama Lengkap yang ditulis dengan huruf kapital tanpa gelar Memuat tentang pengundangan dan di tandatangani Menteri yang menyelenggarakan urusan bidang hukum Contoh 2b Format Lampiran Pedoman tanda tangan Menteri Tulisan halaman awal Memuat sistematika Pedoman Memuat tentang latar belakang, maksud dan tujuan, ruang lingkup, dan pengertian Nama Jabatan dan Nama Lengkap yang di tulis dengan huruf kapital tanpa gelar Memuat judul Lampiran Pedoman Terdiri dari Konsepsi Dasar/Pokok- Pokok/Isi Pedoman
1. b.Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis 1) Pengertian a) Petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis adalah naskah dinas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya serta wewenang dan prosedurnya; b) Lampiran petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis adalah penjelasan/uraian/keterangan lebih rinci dari materi muatan petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis dan merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari peraturan tentang petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis tersebut. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis adalah Menteri dan Pejabat Pimpinan Tinggi Madya. 3) Susunan Susunan untuk petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis adalah: a) Kepala Kepala petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis adalah tulisan judul lampiran yang ditulis di sudut kanan atas dengan huruf kapital seluruhnya rata kiri dan tanpa diakhiri tanda baca. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis terdiri atas:
(1)pendahuluan yang memuat latar belakang, maksud dan tujuan, ruang lingkup dan pengertian;
(2)materi petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis dengan jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengendalian dan hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan; dan
(3)penutup. c) Kaki Bagian kaki petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis ditempatkan di sebelah kanan bawah yang terdiri atas:
(1)nama jabatan pejabat yang menandatangani petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(2)tanda tangan pejabat yang menandatangani petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis serta cap jabatan; dan
(3)nama lengkap pejabat yang menandatangani petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. 4) Distribusi dan Tembusan Petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. Pendistribusian petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis diikuti dengan tindakan pengendalian. Contoh 3a Format Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis tanda tangan Menteri Terdiri dari Konsepsi Dasar/Pokok- Pokok/Isi Pedoman Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital tanpa gelar Lambang Negara berwarna emas dan Nama Jabatan Pimpinan yang telah dicetak Judul Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis yang ditulis dengan huruf kapital Memuat tentang latar belakang, maksud dan tujuan, ruang lingkup, dan pengertian Penomoran yang Berurutan dalam satu tahun takwim Contoh 3b Format Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis tanda tangan Pejabat Pimpinan Tinggi Madya Terdiri dari Konsepsi Dasar/Pokok-Pokok/Isi Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis KOP Unit Kerja Eselon I yang telah dicetak Judul Petunjuk Pelaksanaan/Teknis yang di tulis dengan huruf kapital Memuat tentang latar belakang, maksud dan tujuan, ruang lingkup, dan pengertian Nama Jabatan dan Nama Lengkap yang di tulis dengan huruf kapital tanpa gelar
1. c.Instruksi 1) Pengertian Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah berupa petunjuk/arahan tentang pelaksanaan suatu kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani instruksi adalah Menteri atau Pejabat Pimpinan Tinggi Madya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala instruksi terdiri atas:
(1)kop instruksi yang ditandatangani Menteri atau pejabat yang berwenang menggunakan lambang negara, disertai nama Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi dengan huruf kapital secara simetris;
(2)kop instruksi yang ditandatangani oleh pejabat selain Menteri menggunakan logoKementerian yang disertai nama Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi dengan huruf kapital secara simetris;
(3)kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(4)nomor instruksi, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(5)kata tentang, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(6)judul instruksi, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan
(7)nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma secara simetris. b) Konsiderans Bagian konsiderans instruksi terdiri atas:
(1)kata Menimbang, memuat latar belakang penetapan instruksi; dan
(2)kata Mengingat, memuat dasar hukum sebagai landasan penetapan instruksi. c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi instruksi. d) Kaki Bagian kaki instruksi ditempatkan di sebelah kiri bawah, terdiri atas:
(1)tempat (kota sesuai dengan alamat Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi) dan tanggal penetapan instruksi;
(2)nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda koma;
(3)tanda tangan pejabat yang menetapkan instruksi; dan
(4)nama lengkap pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. 4) Distribusi dan Tembusan Instruksi disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap, serta aman. Pendistribusian instruksi diikuti dengan tindakan pengendalian. 5) Hal yang perlu diperhatikan a) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok sehingga instruksi harus merujuk pada suatu peraturan perundang- undangan. b) wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain. Contoh 4a Format Instruksi tanda tangan Menteri Kota sesuai dengan alamat dan tanggal penandatanganan Memuat alasan tentang perlu ditetapkan Instruksi Daftar Pejabat yang menerima Instruksi Memuat substansi tentang arahan yang di Instruksikan Nama Jabatan dan Nama Lengkap yang ditulis dengan huruf kapital tanpa gelar Lambang Negara berwarna emas dan Nama Jabatan Pimpinan yang telah dicetak Judul Instruksi yang ditulis dengan huruf kapital Penomoran yang Berurutan dalam satu tahun takwin Contoh 4b Format Instruksi tanda tangan Pejabat selain Menteri Logo Kementerian dan Nama Jabatan Pimpinan lembaga yang telah dicetak Nama Jabatan dan Nama Lengkap yang ditulis dengan huruf kapital tanpa gelar Judul Instruksi yang ditulis dengan huruf kapital Penomoran yang Berurutan dalam satu tahun takwin Kota sesuai dengan alamat dan tanggal penandatanganan Memuat alasan tentang perlu ditetapkan Instruksi Daftar Pejabat yang menerima Instruksi Memuat substansi tentang arahan yang di Instruksikan
1. d.Standar Operasional Prosedur 1) Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu. 2) Tujuan SOP SOP bertujuan untuk: a) menyederhanakan, memudahkan dan mempercepat penyampaian petunjuk pelaksanaan kegiatan; b) memudahkan pekerjaan; c) memperlancar dan menyeragamkan pelaksanaan kegiatan; dan d) meningkatkan kerja sama antara pimpinan, staf dan unsur pelaksana. 3) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang menetapkan dan menandatangani SOP adalah pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk. 4) Susunan a) Halaman Judul Halaman judul merupakan halaman pertama sebagai sampul muka sebuah SOP. Halaman judul ini berisi informasi mengenai:
(1)judul SOP;
(2)nama unit kerja;
(3)tahun pembuatan; dan
(4)informasi lain yang diperlukan. Contoh 5a format Cover SOP Logo Kementerian Tahun pembuatan SOP Alamat Kementerian Judul Dokumen SOP sesuai unit kerja yang membuatnya b) Keputusan Pimpinan Karena merupakan pedoman bagi setiap pegawai, SOP harus memiliki kekuatan hukum. Dalam halaman selanjutnya setelah halaman judul, disajikan keputusan pimpinan tentang penetapan SOP. c) Daftar Isi SOP Daftar isi digunakan untuk membantu mempercepat pencarian informasi dan menulis perubahan/revisi yang dibuat untuk bagian tertentu dari SOP tersebut. d) Penjelasan Singkat Penggunaan Sebagai sebuah manual, SOP memuat penjelasan bagaimana membaca dan menggunakannya. Isi dari bagian ini antara lain mencakup:
(1)ruang lingkup menjelaskan tujuan prosedur dibuat sesuai kebutuhan organisasi; dan
(2)ringkasan memuat ringkasan singkat mengenai prosedur yang dibuat. e) Bagian Identitas Bagian identitas dari unsur prosedur dalam SOP dapat dijelaskan sebagai berikut:
(1)logo Kementerian dan nomenklatur unit kerja pembuat;
(2)nomor SOP, diisi dengan nomor basah secara berurutan dalam 1 (satu) tahun takwim;
(3)tanggal Pengesahan, diisi tanggal pengesahan SOP oleh Pejabat yang berwenang di unit kerja;
(4)tanggal Revisi, diisi tanggal SOP direvisi atau tanggal rencana diperiksa kembali SOP yang bersangkutan;
(5)pengesahan oleh pejabat yang berwenang pada unit kerja; Item pengesahan berisi nomenklatur jabatan, tanda tangan, nama pejabat yang disertai dengan NIP serta stempel/cap instansi.
(6)judul SOP, sesuai dengan kegiatan tugas dan fungsi yang dimiliki.
(7)dasar hukum, berupa peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur yang dibuat menjadi SOP beserta aturan pelaksanaannya;
(8)keterkaitan, menjelaskan mengenai keterkaitan dengan prosedur lain yang distandarkan (SOP lain yang secara langsungterkait dalam proses pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian dari kegiatan tersebut);
(9)peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak; Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan serta berbagai dampak lain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya bila diperlukan. Umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu jika/apabila-maka (if-then) atau batas waktu (dead-line) kegiatan harus sudah dilaksanakan.
(10)kualifikasi pelaksana, menjelaskan mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan;
(11)peralatan dan perlengkapan, menjelaskan mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yang dibutuhkan terkait secara langsung dengan sop;
(12)pencatatan dan pendataan, memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pelaksana yang terlibat dalam proses. Setiap pelaksana yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah dilakukannyadan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai “apakah prosedur telah dijalankan dengan benar”. f) Bagian Diagram Alir (Flowchart) Bagian diagram alir (flowchart) merupakan uraian mengenai langkah-langkah kegiatan secara berurutan dan sistematis dari prosedur yang distandarkan, yang berisi:
(1)nomor diisi nomor urut;
(2)tahap kegiatan diisi tahapan kegiatan yang merupakan urutan logis suatu proses kegiatan. Biasanya menggunakan kalimat aktif dengan awalan me-.
(3)pelaksana merupakan pelaku (aktor) kegiatan. Simbol- simbol diagram alir sesuai dengan proses yang dilakukan. Keterangan simbol sebagaimana ditentukan pada daftar simbol. Pelaksana diisi dengan nama-nama jabatan (Jabatan Fungsional Umum, Jabatan Fungsional Tertentudan Jabatan Struktural) di Unit Kerja yang bersangkutan dalam melakukan proses kegiatan. Urutan penulisan jabatan dimulai dari jabatan yang terlebih dahulu melakukan tahap kegiatan. Jika dalam SOP tersebut terkait dengan unit lain, jabatan Unit Kerja lain diletakkan setelah kolom jabatan di Unit Kerja yang bersangkutan.
(4)mutu baku berisi kelengkapan, waktu, output dan keterangan. Agar SOP ini terkait dengan kinerja, setiap aktivitas hendaknya mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan persyaratan/kelengkapan yang diperlukan (standar input) dan outputnya. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses telah memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan. Untuk memudahkan dalam pendokumentasian dan implementasi, sebaiknya SOP memiliki kesamaan dalam unsur prosedur meskipun muatan dari unsur tersebut akan berbeda sesuai dengan kebutuhan unit kerja. Norma waktu bisa dalam hitungan menit, jam, hari. Contoh 5b g) Bagian Pendukung Bagian Pendukung berisi uraian, keterangan, atau contoh- contoh formulir yang dapat mendukung penjelasan prosedur kegiatan atau menjadi syarat kelengkapan suatu kegiatan.
1. e.Surat Edaran 1) Pengertian Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani surat edaran adalah Menteri, dapat dilimpahkan kepada Sekretaris Jenderal atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi surat edaran. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat edaran terdiri dari:
(1)kop surat dinas yang ditandatangani Menteri menggunakan lambang negara berwarna emas yang ditandatangani pejabat atas nama Menteri menggunakan lambang negara berwarna hitam, yang disertai nama Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi dengan huruf kapital secara simetris;
(2)kop surat edaran yang ditandatangani oleh pejabat selain Menteri menggunakan logo, yang disertai nama Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi dengan huruf kapital secara simetris;
(3)singkatan Yth., yang diikuti oleh nama pejabat yang dikirimi surat edaran;
(4)tulisan surat edaran yang dicantumkan di bawah lambang negara atau logo Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi, ditulis dengan huruf kapital serta nomor surat edaran di bawahnya secara simetris;
(5)kata tentang yang dicantumkan di bawah kata nomor surat dan tahun surat edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan
(6)rumusan judul surat edaran, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah kata tentang. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat edaran terdiri atas:
(1)latar belakang tentang perlunya dibuat surat edaran;
(2)maksud dan tujuan dibuatnya surat edaran;
(3)ruang lingkup diberlakukannya surat edaran;
(4)peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain yang menjadi dasar pembuatan surat edaran;
(5)isi edaran mengenai hal tertentu yang dianggap mendesak; dan
(6)penutup. c) Kaki Bagian kaki surat edaran ditempatkan di sebelah kananyang terdiri atas:
(1)tempat dan tanggal penetapan;
(2)nama jabatan pejabat penandatangan, yang ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;
(3)tanda tangan pejabat penanda tangan;
(4)nama lengkap pejabat penanda tangan yang ditulis dengan huruf kapital;
(5)cap dinas; dan
(6)format tembusan ditulis rata kiri. 4) Distribusi Surat edaran disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap, serta aman. Pendistribusian surat edaran diikuti dengan tindakan pengendalian. Contoh 6a Format Surat Edaran tanda tangan Menteri Judul Surat Edaran yang ditulis dengan huruf kapital Penomoran yang beruntun dalam satu tahun takwim Lambang negara berwarna emas dan Nama Jabatan Pimpinan yang telah dicetak Daftar Pejabat yang menerima surat edaran Memuat isi Edaran mengenai hal tertentu yang dianggap mendesak Kota sesuai dengan alamat dan tanggal penandatanganan Nama Jabatan dan Nama Lengkap yang ditulis dengan huruf kapital Daftar Pejabat yang menerima Tembusan Surat Edaran Contoh 6b Format Surat Edaran tanda tangan Pejabat Pimpinan Tinggi Madya KOP Unit Kerja Eselon I Judul Surat Edaran yang ditulis dengan huruf kapital Daftar Pejabat yang menerima surat edaran Penomoran yang beruntun dalam satu tahun takwim Memuat isi Edaran mengenai hal tertentu yang dianggap mendesak Kota sesuai dengan alamat lembaga dan tanggal penandatanganan Nama Jabatan dan Nama Lengkap yang ditulis dengan huruf kapital tanpa gelar Daftar Pejabat yang menerima Tembusan Surat Edaran

2.Naskah Dinas Penetapan (Keputusan) Naskah dinas penetapan dituangkan dalam bentuk keputusan.

a.Pengertian Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan yang digunakan untuk: 1) menetapkan/mengubah status kepegawaian/personal/keanggotaan/ peristiwa; 2) menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/tim; atau 3) menetapkan pelimpahan wewenang.
b.Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani keputusan adalah Menteri atau pejabat lain yang menerima pendelegasian wewenang.
c.Susunan 1) Kepala Bagian kepala keputusan terdiri atas: (a) kop surat dinas yang ditandatangani Menteri menggunakan lambang negara berwarna emas yang ditandatangani pejabat atas nama Menteri menggunakan lambang negara berwarna hitam, yang disertai nama Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi dengan huruf kapital secara simetris; (b) kop keputusan yang ditandatangani oleh pejabat selain Menteri menggunakan logo yang disertai nama Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi dengan huruf kapital secara simetris; (c) kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (d) nomor keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (e) kata penghubung tentang, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (f) judul keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan (g) nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma. 2) Konsiderans Bagian konsiderans keputusan terdiri atas: (a) kata Menimbang, yaitu konsiderans yang memuat alasan/ tujuan/kepentingan/pertimbangan tentang perlu ditetapkannya keputusan; dan (b) kata Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran keputusan. 3) Diktum Bagian diktum keputusan terdiri atas hal-hal sebagai berikut: (a) diktum dimulai dengan kata memutuskan yang ditulis dengan huruf kapital dan diikuti kata menetapkan di tepi kiri dengan huruf awal kapital; (b) isi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan (c) untuk keperluan tertentu, keputusan dapat dilengkapi dengan salinan dan petikan sesuai dengan peraturan perundang- undangan. 4) Batang Tubuh Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan peraturan, tetapi isikeputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/diktum kesatu, kedua, ketiga dan seterusnya. 5) Kaki Bagian kaki keputusan ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri atas: (a) tempat dan tanggal penetapan keputusan; (b) jabatan pejabat yang menetapkan yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; (c) tanda tangan pejabat yang menetapkan keputusan; dan (d) nama lengkap pejabat yang menandatangani keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.
d.Pengabsahan 1) Pengabsahan merupakan pernyataan pengesahan bahwa suatu keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan dan didistribusikan oleh pejabat yang berwenang di bidang hukum atau administrasi umum atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan isi keputusan. 2) Pengabsahan dicantumkan di sebelah kiri bawah yang terdiri atas kata salinan sesuai dengan aslinya, diikuti dengan nama lembaga, nama jabatan, ruang tanda tangan, dan nama pejabat penanda tangan. 3) Pengabsahan dilakukan dengan membubuhkan tanda tangan dan cap dinas Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi.
e.Distribusi Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan dan diikuti dengan tindakan pengendalian.
f.Hal yang Perlu Diperhatikan Naskah asli dan salinan keputusan yang telah disahkan disimpan sebagai arsip. Contoh 7a Format Keputusan tanda tangan Menteri Kota sesuai dengan alamat dan tanggal penandatanganan Memuat substansi tentang kebijakan yang ditetapkan Memuat peraturan yang menjadi dasar ditetapkannya Keputusan Nama Jabatan dan Nama Lengkap yang ditulis dengan huruf kapital tanpa gelar Lambang Negara berwarna emas dan Nama Jabatan Pimpinan yang telah dicetak Judul Keputusan yang ditulis dengan huruf kapital Memuat alasan tentang perlu ditetapkan Keputusan Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Contoh 7b Format Lampiran Keputusan tanda tangan Menteri Judul Lampiran Keputusan Tulisan halaman awal Substansi pendukung tentang ditetapkannya Keputusan Nama Jabatan dan Nama Lengkap yang di tulis dengan huruf kapital tanpa gelar Contoh 7c Format Keputusan tanda tangan atas nama Menteri Lambang Negara berwarna hitam putih dan Nama Jabatan Pimpinan yang telah dicetak Penomoran yang Berurutan dalam satu tahun takwim Kota sesuai dengan alamat dan tanggal penandatanganan Nama Jabatan dan Nama Lengkap yang ditulis dengan huruf kapital tanpa gelar Judul Keputusan yang ditulis dengan huruf kapital Memuat Alasan tentang perlu ditetapkan Keputusan Memuat peraturan yang menjadi dasar ditetapkannya Keputusan Memuat Substansi tentang kebijakan yang ditetapkan Contoh 7d Format Lampiran Keputusan atas nama Menteri Judul Lampiran Keputusan yang di tulis dengan huruf kapital Tulisan halaman awal Memuat substansi pendukung tentang kebijakan yang ditetapkan dalam Keputusan Nama Jabatan dan Nama Lengkap yang ditulis dengan huruf kapital tanpa gelar Contoh 7e Format Keputusan tanda tangan Selain Menteri Logo dan Nama Kementerian yang telah dicetak Judul Keputusan yang ditulis dengan huruf kapital Memuat Alasan tentang perlu ditetapkan Keputusan Memuat Peraturan yang menjadi dasar ditetapkannya keputusan Memuat Substansi tentang Kebijakan yang di Tetapkan Kota sesuai dengan alamat dan tanggal penandatanganan Nama Jabatan dan Nama Lengkap yang ditulis dengan huruf kapital tanpa gelar Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Contoh 7f Format Lampiran Keputusan Sekretaris Jenderal Memuat substansi pendukung tentang kebijakan yang ditetapkan dalam Keputusan Tulisan halaman awal Judul Lampiran Keputusan yang di tulis dengan huruf kapital Nama Jabatan dan Nama Lengkap yang ditulis dengan huruf kapital tanpa gelar
1. 3.Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah dan Surat Tugas)
a.Pengertian 1) Surat Perintah adalah naskah dinas yang diterbitkan dan ditandatangani oleh Menteri/Pejabat Pimpinan Tinggi Madya dan/atau Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama kepada seseorang dan/atau beberapa orang pejabat/pegawai yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan tertentu dalam jangka waktu tertentu dan bersifat mendesak di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi. 2) Surat Tugas adalah naskah dinas yang diterbitkan dan ditandatangani oleh Menteri/Pejabat Pimpinan Tinggi Madya dan/atau Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama kepada seseorang dan/atau beberapa orang pejabat/pegawai yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi.
b.Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat perintah/surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c.Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat perintah/surat tugas terdiri atas: a) kop surat perintah/surat tugas berupa lambang negara berwarna emas yang ditandatangani oleh Menteri, berwarna hitam putih ditandatangani oleh atas nama Menteri, dan menggunakan logo yang ditandangani oleh Pejabat Pimpinan Tinggi Madya dan Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama; b) kata surat perintah/surat tugas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; c) nomor, berada di bawah tulisan surat perintah/surat tugas. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat perintah/surat tugas terdiri atas hal- hal sebagai berikut: a) konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat perintah/ surat tugas; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat perintah/surat tugas tersebut; b) diktum dimulai dengan kata memerintahkan/menugaskan, secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri disertai nama dan jabatan pegawai yang mendapat perintah/tugas; c) di bawah kata kepada ditulis kata untuk yang berisi tentang perintah/ tugas yang harus dilaksanakan. 3) Kaki Bagian kaki surat perintah/surat tugas ditempatkan di sebelah kanan bawah yang terdiri atas: a) tempat dan tanggal surat perintah/surat tugas; b) nama jabatan pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal katadan diakhiri dengan tanda baca koma; c) tanda tangan pejabat yang menugasi; d) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah/ surat tugas yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata; e) cap dinas.
d.Distribusi dan Tembusan 1) Surat perintah/surat tugas disampaikan kepada yang mendapat perintah/tugas. 2) Tembusan surat perintah/surat tugas disampaikan kepada unit kerja yang terkait.
e.Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar. 2) Jika perintah/tugas merupakan perintah/tugas kolektif, daftar pegawai yang diperintah/ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri atas kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan dan keterangan. Format surat perintah/surat tugas dapat dilihat pada contoh di bawah ini. Contoh 8a Surat Perintah tanda tangan Menteri Lambang Negara berwarna emas dan Nama Jabatan Pimpinan yang telah dicetak Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Memuat Alasan tentang perlu ditetapkan Surat Perintah Memuat Peraturan/dasar ditetapkannya Surat Perintah Memuat substansi arahan yang ditugaskan Daftar Pejabat yang menerima Perintah Kota sesuai dengan alamat dan tanggal penandatanganan Nama Jabatan dan Nama Lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar Contoh 8b Surat Perintah tanda tangan atas nama Menteri Kota sesuai dengan alamat dan tanggal penandatanganan Lambang Negara berwarna hitam putih dan Nama Jabatan Pimpinan yang telah dicetak Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Memuat Alasan tentang perlu ditetapkan Surat Perintah Memuat Peraturan/dasar ditetapkannya Surat Perintah Memuat substansi arahan yang diperintahkan Daftar Pejabat yang menerima Perintah Nama Jabatan dan Nama Lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar Contoh 8c Surat Perintah Tanda Tangan Selain Menteri Kota sesuai dengan alamat dan tanggal penandatanganan KOP Unit Kerja Eselon I Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Memuat alasan tentang perlu ditetapkan Surat Perintah Memuat Peraturan/dasar ditetapkannya Surat Perintah Memuat substansi arahan yang diperintahkan Daftar Pejabat yang menerima Perintah Nama Jabatan dan Nama Lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar Contoh 9a Format Surat Tugas tanda tangan Menteri Lambang garuda berwarna emas, dan alamat lengkap yang telah di cetak Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Memuat alasan tentang perlu ditetapkan Surat Tugas Memuat Peraturan/dasar ditetapkannya Surat Tugas Memuat Substansi arahan yang ditugaskan Daftar Pejabat yang menerima Tugas Kota sesuai dengan alamat dan tanggal penandatanganan Nama Jabatan dan Nama Lengkap yang ditulis dengan huruf kapital tanpa gelar Contoh 9b Surat Tugas tanda tangan atas nama Menteri Lambang Negara berwarna hitam putih dan Nama Jabatan Pimpinan yang telah dicetak Memuat Peraturan/dasar ditetapkannya Surat Tugas Memuat Substansi arahan yang ditugaskan Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Daftar Pejabat yang menerima Tugas Kota sesuai dengan alamat dan tanggal penandatanganan Nama Jabatan dan Nama Lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar Contoh 9c Format Surat Tugas Tanda Tangan selain Menteri Kota sesuai dengan alamat dan tanggal penandatanganan KOP Unit Kerja Eselon I Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Memuat alasan tentang perlu ditetapkan Surat Tugas Memuat Peraturan/dasar ditetapkannya Surat Tugas Memuat substansi arahan yang ditugaskan Daftar Pejabat yang menerima Tugas Nama Jabatan dan Nama Lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar B. Naskah Dinas Korespondensi
1. 1.Naskah Dinas Korespondensi Intern
a.Nota Dinas 1) Pengertian Nota dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas dan fungsinya di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Nota dinas dibuat oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala nota dinas terdiri atas:

(1)kop nota dinas terdiri atas nama Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi dan Unit Kerja yang ditulis secara simetris di tengah atas;
(2)kata nota dinas ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(3)kata nomor ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(4)singkatan Yth. ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik;
(5)kata dari ditulis dengan huruf awal kapital;
(6)kata hal ditulis dengan huruf awal kapital;
(7)kata tanggal ditulis dengan huruf awal kapital; dan
(8)terdapat garis horizontal tipis rata kanan kiri naskah. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh nota dinas terdiri atas alinea pembuka, isi dan penutup secara singkat, padat, dan jelas. c) Kaki
(1)Bagian kaki nota dinas terdiri atas tanda tangan, nama pejabat; dan
(2)Kata tembusan ditulis dengan huruf awal kapital jika diperlukan; 4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas. b) Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan intern Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi. c) Penomoran nota dinas dilakukan dengan mencantumkan nomor nota dinas, kode klasifikasi arsip, bulan dengan angka romawi, dan tahun. Contoh 10 Format Nota Dinas KOP Unit Kerja Eselon I Memuat Laporan, Pemberitahuan, Arahan, Peringatan, Saran, Pernyataan atau Permintaan berupa catatan ringkas terhadap satu masalah Nama Lengkap yang ditulis huruf awal kapital dengan gelar dan NIP, tidak dibubuhi cap dinas Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim
1. b.Disposisi Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindaklanjut/tanggapan terhadap surat masuk, ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada suratnya. Ketika didisposisikan, lembar disposisi merupakan satu kesatuan yang tidak dipisahkan dengan surat masuk. Contoh 11a Format Disposisi Menteri Contoh 11b Format Disposisi Pejabat Pimpinan Tinggi Madya Contoh 11c Format Disposisi Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama Contoh 12 Format Kartu Undangan C. Memorandum 1) Pengertian Memorandum adalah naskah dinas intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah serta menyampaikan arahan, peringatan, saran dan pendapat kedinasan. 2) Kewenangan Memorandum ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan
2. a.Kepala Bagian kepala memorandum terdiri dari:
(1)kop memorandum yang ditandatangani Menteri menggunakan lambang negara berwarna emas yang ditandatangani pejabat atas nama Menteri menggunakan lambang negara berwarna hitam, yang disertai nama Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi dengan huruf kapital secara simetris;
(2)kop memorandum yang ditandatangani oleh pejabat selain Menteri menggunakan logo yang disertai nama Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi dengan huruf kapital secara simetris;
(3)tulisan memorandum ditulis dengan huruf kapital;
(4)tulisan nomor ditulis dengan huruf kapital dan ditulis dibawah tulisan memorandum;
(5)singkatan Yth., dari, hal dan tanggal diketik di sebelah kiri di bawah kop memorandum; dan
(6)terdapat garis horizontal tipis rata kanan kiri untuk memorandum yang ditandatangani oleh selain Menteri.
1. b.Batang Tubuh Bagian batang tubuh memorandum terdiri atas:
(1)alinea pembuka;
(2)isi memorandum meliputi hari, tanggal, waktu dan acara; dan
(3)alinea penutup.
1. c.Kaki Bagian kaki memorandum terdiri atas nama jabatan ditulis dengan huruf awal kapital, tanda tangan, nama pejabat disertai gelar dan Nomor Induk Pegawai (NIP). Contoh 13a Format Memorandum yang tanda tangan Menteri Lambang Negara berwarna emas dan Nama Jabatan yang telah di cetak Memuat materi yang bersifat mengingatkan suatu masalah atau menyampaikan saran/pendapat kedinasan Nama Jabatan dan Nama Lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar, tidak dibubuhi cap dinas Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Contoh 13b Format Memorandum yang ditandatangani oleh selain Menteri KOP Unit Kerja Eselon I Memuat materi yang bersifat mengingatkan suatu masalah atau menyampaikan saran/pendapat kedinasan Nama Jabatan dan Nama Lengkap ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar dengan NIP, tidak dibubuhi cap dinas Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim
  1. 2.Naskah Dinas Korespondensi Ekstern
2. a.Surat Dinas Jenis naskah dinas korespondensi ekstern ada dua macam, yaitu surat dinas dan undangan ekstern. Bentuk surat dinas adalah semi block style atau bentuk setengah lurus. 1) Pengertian Naskah Dinas Korespondensi Ekstern yang selanjutnya disebut surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas seorang pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan antara lintas Unit Kerja Eselon I dan kepada pihak lain di luar Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi. 2) Wewenang Penandatanganan Surat dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat dinas terdiri atas:
(1)kop surat dinas yang ditandatangani Menteri menggunakan lambang negara berwarna emas, yang ditandatangani pejabat atas nama Menteri menggunakan lambang negara berwarna hitam, yang disertai nama Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi dengan huruf kapital secara simetris;
(2)kop surat dinas yang ditandatangani oleh pejabat selain Menteri menggunakan logo yang disertai nama Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi dengan huruf kapital secara simetris;
(3)nomor, sifat, lampiran dan hal, diketik dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di bawah kop surat dinas;
(4)tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor;
(5)singkatan Yth. ditulis di bawah hal, diikuti dengan nama jabatan yang dikirimi surat; dan
(6)alamat surat yang ditulis di bawah Yth. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat dinas terdiri atas alinea pembuka, isidan penutup. c) Kaki Bagian kaki surat dinas ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri atas:
(1)nama jabatan yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri tanda baca koma disertai dengan NIP;
(2)tanda tangan pejabat;
(3)nama lengkap pejabat/penanda tangan yang ditulis dengan huruf awal kapital;
(4)stempel/cap dinas yang digunakan sesuai dengan ketentuan; dan
(5)tembusan yang memuat nama jabatan pejabat penerima (jika ada). 4) Distribusi Surat dinas disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. Pendistribusian surat dinas diikuti dengan tindakan pengendalian. 5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Kop surat dinas hanya digunakan pada halaman pertama surat dinas. b) Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom Lampiran dicantumkan jumlahnya. c) Hal berisi pokok surat dinas sesingkat mungkin yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca. Contoh 14a Format Surat Dinas Menteri Lambang Negara berwarna emas dan nama jabatan yang telah di cetak Memuat isi surat Nama Jabatan dan Nama Lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar, dibubuhi cap dinas tanggal pembuatan surat Alamat tujuan yang ditulis di bagian kiri Contoh 14b Format Surat Dinas untuk selain Menteri KOP Unit Kerja Eselon I Memuat isi surat Nama Jabatan dan Nama Lengkap yang ditulis huruf awal kapital tanpa gelar dengan NIP, dibubuhi cap dinas Tempat dan tanggal pembuatan surat Alamat tujuan yang ditulis di bagian kiri
1. b.Surat Undangan 1) Pengertian Surat undangan adalah surat dinas yang memuat undangan pihak luar untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara dan pertemuan lain. 2) Kewenangan Surat undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat undangan terdiri atas:
(1). kop surat undangan yang ditandatangani Menteri menggunakan lambang negara berwarna emas yang ditandatangani pejabat atas nama Menteri menggunakan lambang negara berwarna hitam yang disertai nama Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi dengan huruf kapital secara simetris;
(2). kop surat undangan yang ditandatangani oleh pejabat selain Menteri menggunakan logo yang disertai nama Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi dengan huruf kapital secara simetris;
(3). nomor, sifat, lampiran dan halyang diketik di sebelah kiri di bawah kop surat undangan intern;
(4). tanggal pembuatan surat yang diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor; dan
(5). singkatan Yth. Ditulis di bawah hal, diikuti dengan nama jabatandan alamat yang dikirimi surat undangan intern (jika diperlukan). b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat undangan intern terdiri atas:
(1)alinea pembuka;
(2)isi surat undangan intern, meliputi hari, tanggal, waktu, tempat dan acara; dan
(3)alinea penutup. c) Kaki Bagian kaki surat undangan intern terdiri atas nama jabatan ditulis dengan huruf awal kapital, tanda tangan, nama pejabat disertai gelar dan Nomor Induk Pegawai (NIP). 4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Format surat undangan sama dengan format surat dinas, bedanya adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada surat undangan dapat ditulis pada lampiran. b) Surat undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu. Contoh 15a Format Surat Undangan tanda tangan Menteri Lambang Negara berwarna emas dan nama jabatan yang telah dicetak Memuat isi surat Nama Jabatan dan Nama Lengkap ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar, dibubuhi cap dinas tanggal pembuatan surat Alamat tujuan yang ditulis di bagian kiri Contoh 15b Format Surat Undangan tanda tangan selain Menteri Tanggal Pembuatan surat Alamat tujuan yang dapat ditulis di bagian kiri dan jumlahnya cukup banyak, dapat dibuat pada daftar lampiran Nama Jabatan dan Nama Lengkap yang ditulis dengan huruf kapital KOP Unit Kerja Eselon I Nama Jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar denga NIP, dibubuhi cap dinas C. Naskah Dinas Khusus Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang sesuatu hal yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. Jenis perjanjian terdiri atas perjanjian dalam negeri dan luar negeri.

1.Perjanjian Dalam Negeri Kerja sama antar lembaga di dalam negeri, baik di tingkat pusat maupun daerah dibuat dalam bentuk kesepahaman bersama atau perjanjian kerja sama. a) Wewenang dan penandatanganan Perjanjian yang dilakukan antar lembaga di dalam negeri, dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. b) Susunan

(1)Kepala Bagian kepala terdiri atas: (a) lambang negara (untuk Menteri) diletakkan secara simetris, atau logo (untuk non Menteri) yang diletakkan di sebelah kanan dan kiri atas, disesuaikan dengan penyebutan nama lembaga; (b) tulisan tentang ditulis dengan huruf kapital; (c) judul perjanjian; dan (d) nomor.
(2)Batang Tubuh Bagian batang tubuh perjanjian kerja sama memuat materi perjanjian, antara lain tujuan kerja sama, ruang lingkup kerja sama, pelaksanaan kegiatan, pembiayaan, penyelesaian perselisihan, penutup dan hal-hal lain yang menjadi kesepakatan para pihak.
(3)Kaki Bagian kaki perjanjian kerja sama terdiri atas nama penanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi (jika dipandang perlu), dibubuhi meterai sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Contoh 16a Format Perjanjian Dalam Negeri yang menggunakan Lambang Negara Contoh 16b Format Perjanjian Kerja Sama menggunakan logo lembaga Contoh 16c Format Perjanjian Kerja Sama menggunakan logo lembaga

2.Perjanjian Internasional Perjanjian internasional adalah perjanjian dalam bentuk dan nama tertentu, yang diatur dalam hukum internasional yang dibuat secara tertulis serta menimbulkan hak dan kewajiban di bidang hukum publik. Perjanjian internasional dapat dilakukan dengan satu negara atau lebih, organisasi internasional, atau subjek hukum internasional lain berdasarkan kesepakatan; dan para pihak berkewajiban untuk melaksanakan perjanjian tersebut dengan itikad baik. Perjanjian internasional dilakukan sebagai upaya untuk mengembangkan hubungan dan kerja sama antar negara. Hubungan dan kerja sama luar negeri dapat dilakukan atas prakarsa dari lembaga pemerintah, baik pusat maupun daerah, serta Perwakilan Republik Indonesia di luar negeri. a) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

(1)pembuatan perjanjian internasional dibuat melalui tahap penjajakan, perundingan, perumusan naskah, penerimaan naskahdan penandatanganan;
(2)perjanjian internasional dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenangdan tanggung jawabnya; dan
(3)lembaga negara dan lembaga pemerintah, baik tingkat pusat maupun daerah, yang mempunyai rencana untuk membuat perjanjian internasional terlebih dahulu melakukan konsultasi dan koordinasi mengenai rencana tersebut dengan Menteri Luar Negeri. b) Susunan
(1)kepala Bagian kepala terdiri atas: (a) lambang negara tiap-tiap pihak yang diletakkan di tengah atas; (b) nama pihak yang mengadakan perjanjian internasional/memorandum of understanding (mou); dan (c) judul perjanjian internasional.
(2)batang Tubuh Bagian batang tubuh terdiri atas: (a) penjelasan para pihak sebagai pihak yang terikat oleh perjanjian internasional/MoU; (b) keinginan para pihak; (c) pengakuan para pihak terhadap perjanjian internasional tersebut; (d) rujukan terhadap Surat Minat/Surat Kehendak; (e) acuan terhadap ketentuan yang berlaku; dan (f) kesepakatan kedua belah pihak terhadap ketentuan yang tertuang dalam pasal-pasal.
(3)kaki Bagian kaki terdiri atas: (a) nama jabatan pejabat penanda tangan selaku wakil pemerintah masing-masing, tanda tangandan nama pejabat penanda tangan, yang letaknya disesuaikan dengan penyebutan dalam judul perjanjian internasional; (b) tempat dan tanggal penandatangan perjanjian internasional; dan (c) penjelasan teks bahasa yang digunakan dalam perjanjian internasional dan segel asli. Contoh 17a Format Memorandum Of Understanding Contoh 17b Format Memorandum Of Understanding

3.Surat Kuasa Surat kuasa terdiri dari dua jenis, yaitu surat kuasa biasa dan surat kuasa untuk penandatanganan perjanjian internasional (full powers).

a.Pengertian 1) Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan; dan 2) Surat kuasa untuk penandatanganan perjanjian internasional (full powers) adalah surat yang dikeluarkan oleh presiden atau menteri yang memberikan kuasa kepada satu atau beberapa.
b.Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat kuasa terdiri atas: a) Kop surat kuasa terdiri dari logo dan nama lembaga, yang diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; b) Judul surat kuasa; dan c) Nomor surat kuasa. 2) Batang tubuh Bagian batang tubuh surat kuasa memuat materi yang dikuasakan. 3) Kaki Bagian kaki surat kuasa memuat keterangan tempat, tanggal, bulandan tahun pembuatan serta nama dan tanda tangan para pihak yang berkepentingandan dibubuhi meterai sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Contoh 18 Format Surat Kuasa KOP Unit Kerja Eselon I Memuat pernyataan tentang pemberian wewenang kepada pihak lain untuk melakuan suatu tindakan tertentu Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Memuat identitas yang memberikan kuasa dan yang diberikan kuasa Contoh 19 Format Surat Kuasa (Full Powers) Untuk Penandatanganan MoU Contoh 20 Format Surat Kuasa Untuk Penandatanganan MoU (Dalam Bahasa Inggris)
1. 4.Berita Acara
a.Pengertian Berita acara adalah naskah dinas yang berisi tentang pernyataan bahwa memang telah terjadi suatu proses pelaksanaan kegiatan pada waktu tertentu yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi. Berita acara dapat disertai lampiran.
b.Susunan 1) Kepala Bagian kepala berita acara terdiri atas: a) kop berita acara, terdiri atas lambang negara/logo dan nama Kementerian diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; b) judul berita acara; dan c) nomor berita acara. 2) Batang tubuh Bagian batang tubuh berita acara terdiri atas: a) tulisan hari, tanggal dan tahun, serta nama dan jabatan para pihak yang membuat berita acara; b) substansi berita acara; c) keterangan yang menyebutkan adanya lampiran; dan d) penutup yang menerangkan bahwa berita acara ini dibuat dengan sebenar-benarnya. 3) Kaki Bagian kaki berita acara memuat tempat pelaksanaan penandatanganan nama jabatan/pejabat dan tanda tangan para pihak dan para saksi. Contoh 21 Format Berita Acara Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim KOP Unit Kerja Eselon I Memuat kegiatan yang dilaksanakan Memuat identitas para pihak yang melaksanakan kegiatan Kota sesuai dengan alamat dan tanggal penandatanganan Tanda tangan para pihak dan para saksi
c.Lampiran Berita Acara Lampiran berita acara adalah dokumen tambahan yang berisi antara lain laporan, notulensi, memori daftar seperti daftar aset/arsip yang terkait dengan materi muatan suatu berita acara.
1. 5.Surat Keterangan
a.Pengertian Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi mengenai hal, peristiwa atau tentang seseorang untuk kepentingan kedinasan.
b.Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c.Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat keterangan terdiri atas: a) Kop surat keterangan, terdiri atas logo dan nama Kementerian diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; b) Judul surat keterangan; dan c) Nomor surat keterangan. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat keterangan memuat pejabat yang menerangkan mengenai sesuatu hal, peristiwa, atau tentang seseorang yang diterangkan, maksud dan tujuan diterbitkannya surat keterangan. 3) Kaki Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan dan nama pejabat yang membuat surat keterangan tersebut. Posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah. Contoh 22a Format Surat Keterangan tentang Seseorang Memuat identitas yang memberikan keterangan KOP Unit Kerja Eselon I Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Memuat informasi mengenai suatu hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan Kota sesuai dengan alamat dan tanggal penandatanganan Memuat identitas yang memberikan keterangan Nama Jabatan dan Nama Lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar, dibubuhi cap dinas Contoh 22b Format Surat Keterangan tentang KOP Unit Kerja Eselon I Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Memuat identitas yang memberikan keterangan Memuat informasi mengenai suatu hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan Kota sesuai dengan alamat dan tanggal penandatanganan Nama Jabatan dan Nama Lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital tanpa gelar, dibubuhi cap dinas
1. 6.Surat Pengantar
a.Pengertian Surat pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah.
b.Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat baik yang mengirim dan menerima sesuai dengan tugas, wewenangdan tanggung jawabnya.
c.Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat pengantar terdiri atas: a) kop surat pengantar; b) nomor; c) tanggal; d) nama jabatan/alamat yang dituju; dan e) tulisan surat pengantar yang diletakkan secara simetris. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat pengantar dalam bentuk kolom terdiri atas: a) nomor urut; b) jenis yang dikirim; c) banyaknya naskah/barang; dan d) keterangan. 3) Kaki Bagian kaki surat pengantar terdiri atas: a) pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi:

(1)nama jabatan pembuat pengantar;
(2)tanda tangan;
(3)Nama dan NIP;
(4)stempel jabatan/lembaga. b) penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi:
(1)nama jabatan penerima;
(2)tanda tangan;
(3)nama dan NIP;
(4)cap lembaga;
(5)nomor telepon/faksimile; dan
(6)tanggal penerimaan.
1. d.Hal yang Perlu Diperhatikan Surat pengantar dikirim dalam dua rangkap, yaitu lembar pertama untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim. Contoh 23 Format Surat Pengantar KOP Unit Kerja Eselon I Tempat dan tanggal pembuatan surat Alamat tujuan Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital
  1. 7.Pengumuman
2. a.Pengertian Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang suatu hal yang ditujukan kepada semua pejabat/ pegawai/perseorangan/lembaga, baik di dalam maupun di luar Kementerian.
3. b.Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk.
4. c.Susunan 1) Kepala Bagian kepala pengumuman terdiri atas: a) kop pengumuman terdiri dari logo dan nama Kementerian, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; b) tulisan pengumuman dicantumkan di bawah logo Kementerian, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan nomor pengumuman dicantumkan di bawahnya; c) kata tentang yang dicantumkan di bawah pengumuman ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan d) rumusan judul pengumuman, ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah tentang. 2) Batang Tubuh Batang tubuh pengumuman hendaknya terdiri atas: a) alasan tentang perlunya dibuat pengumuman; b) peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman; dan c) pemberitahuan tentang hal tertentu. 3) Kaki Bagian kaki pengumuman ditempatkan di sebelah kanan, yang terdiri atas: a) tempat dan tanggal penetapan; b) nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; c) tanda tangan pejabat yang menetapkan; d) nama lengkap yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital; dan e) cap dinas. Contoh 24 Format Pengumuman KOP Unit Kerja Eselon I Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Judul pengumuman yang ditulis kapital Memuat alasan, peraturan yang menjadi dasar dan pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak Kota sesuai dengan alamat dan tanggal penandatanganan Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital C. Laporan
  1. 1.Pengertian Laporan adalah naskah dinas memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.
  2. 2.Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Wewenang pembuatan laporan dilakukan oleh pejabat/staf yang diberi tugas. Laporan ditandatangani oleh pejabat/staf yang diserahi tugas.
  3. 3.Susunan
5. a.Kepala Bagian kepala laporan memuat judul laporan ditulis dalam huruf kapital dan diletakkan secara simetris.
6. b.Batang Tubuh Bagian batang tubuh laporan terdiri atas: 1) Pendahuluan, memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, serta ruang lingkup dan sistematika laporan; 2) Materi laporan, terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi dan hal lain yang perlu dilaporkan; 3) Simpulan dan saran, sebagai bahan masukan dan pertimbangan; dan 4) Penutup, merupakan akhir laporan, memuat harapan/ permintaan arahan/ucapan terima kasih.
7. c.Kaki Bagian kaki laporan ditempatkan di sebelah kanan bawah dan terdiri atas: 1) tempat dan tanggal pembuatan laporan; 2) nama jabatan pejabat pembuat laporan, ditulis dengan huruf awal kapital; 3) tanda tangan; dan 4) nama lengkap, ditulis dengan huruf awal kapital. Contoh 25 Format Laporan Judul laporan yang ditulis dengan huruf kapital KOP Unit Kerja Eselon I Memuat laporan tentang pelaksanaan tugas kedinasan Kota sesuai dengan alamat dan tanggal penandatanganan, nama jabatan awal kapital Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan awal huruf kapital D. Telaahan Staf
  1. 1.Pengertian Telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan.
  2. 2.Susunan
8. a.Kepala Bagian kepala telaahan staf terdiri atas: 1) judul telaahan staf dan diletakkan secara simetris di tengah atas; 2) uraian singkat tentang permasalahan.
9. b.Batang Tubuh Bagian batang tubuh telaahan staf terdiri atas: 1) Persoalan, memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan; 2) Praanggapan, memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian di masa yang akan datang; 3) Fakta yang mempengaruhi, memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan persoalan; 4) Analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan; 5) Simpulan, memuat intisari hasil telaahan, yang merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar; dan 6) Tindakan yang disarankan, memuat secara ringkas dan jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi.
10. c.Kaki Bagian kaki telaahan staf ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri atas: 1) nama jabatan pembuat telaahan staf ditulis dengan huruf awal kapital; 2) tanda tangan; 3) nama lengkap; dan 4) daftar lampiran (jika diperlukan). Contoh 26 Format Telaahan Staf F. Sertifikat
  1. 1.Pengertian Sertifikat adalah pernyataan tertulis dari pejabat yang berwenang yang diberikan kepada seseorang atau lembaga karena keikut sertaannya/perannya dalam suatu kegiatan dan digunakan sebagai alat bukti yang sah.
  2. 2.Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Sertifikat ditandatangani oleh Mentri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi dan atau Pejabat Pimpinan Tinggi Madya sesuai dengan fungsi, tugas, wewenang dan tanggung jawabnya.
  3. 3.Susunan
11. a.Kepala Bagian kepala sertifikat terdiri dari: 1) lambang negara/logo dan nama Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; 2) sertifikat yang ditandatangani oleh Menteri menggunakan lambang negara, sertifikat yang ditandatangani oleh Pejabat Pimpinan Tinggi Madya menggunakan logo Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi; dan 3) judul sertifikat.
12. b.Batang tubuh Bagian batang tubuh sertifikat terdiri atas: 1) nama yang diberi sertifikat dan keterlibatan/perannya dalam kegiatan yang diadakan; 2) judul kegiatan; dan 3) masa berlaku/ Tanggal pelaksanaan kegiatan;
13. c.Kaki Bagian kaki sertifikat terdiri dari: 1) nama kota tempat penandatanganan; 2) tanggal saat penandatanganan; 3) nama jabatan penandatangan, ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata; 4) nama pejabat penandatangan, ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata; dan 5) cap Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi. Contoh 27 format sertifikat G. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Latihan
  1. 1.Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan merupakan suatu bukti yang sah bahwa seseorang telah selesai atau lulus mengikuti pendidikan dan pelatihan.
  2. 2.Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Latihan ditandatangani oleh Pejabat Pimpinan Tinggi Madya yang mempunyai fungsi, tugas, wewenang dan tanggungjawab.
  3. 3.Susunan
14. a.Kepala Bagian kepala Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Latihan terdiri dari: 1) logo Kementerian Desa, pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi dan nama lembaga diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; dan 2) tulisan Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Latihan dicantumkan di bawah tulisan Kementerian Desa, pembangunan Daerah Tertinggl dan Transmigrasi, ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan nomor dicantumkan di bawahnya.
15. b.Batang tubuh Bagian batang tubuh STTPL terdiri dari: 1) dasar hukum; 2) identitas peserta; 3) tulisan lulus yang ditulis dengan huruf kapital; 4) nama diklat yang diikuti dan tanggal pelaksanaanya.
16. c.Kaki Bagian kaki STTPL terdiri dari: 1) nama kota tempat penandatanganan; 2) tanggal saat penandatanganan; 3) nama jabatan penandatangan, ditulis dengan huruf capital pada setiap awal kata; 4) nama pejabat penandatangan, ditulis dengan huruf capital pada setiap awal kata; dan 5) tanda tangan cap logo Kementerian Desa, pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi. Contoh Format 28 Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan H. Formulir Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan. I. Naskah Dinas Elektronik Naskah dinas elektronik adalah naskah dinas berupa komunikasi informasi yang dilakukan secara elektronis atau terekam dalam multimedia elektronis. Ketentuan lebih lanjut tentang tata naskah dinas elektronis diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
  1. 1.Ketelitian Naskah dinas harus mencerminkan ketelitian dan kecermatan, baik dalam bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa maupun penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan.
  2. 2.Kejelasan Naskah dinas harus memperlihatkan kejelasan maksud dari materi yang dimuat dalamnya.
  3. 3.Logis dan Singkat Naskah dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang formal, logis, singkat, padatdan lengkapsehingga mudah dipahami.
  4. 4.Pembakuan Naskah dinas harus mengikuti aturan yang berlaku sehingga dapat menjamin terciptanya arsip yang autentik dan reliable. B. Penomoran Naskah Dinas Penomoran pada naskah dinas merupakan bagian penting dalam proses penciptaan arsip. Oleh karena itu, susunannya harus dapat memberikan kemudahan penyimpanan, pengamanan, penemuan kembali, dan penilaian arsip.
  5. 1.Nomor Naskah Dinas Arahan
17. a.Peraturan, Pedoman, Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis, Instruksi dan Standar Operasional Prosedur (SOP) Susunan nomor naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri atas tulisan Nomor, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim), tulisan Tahun dengan huruf kapital dan tahun terbit. KEPUTUSAN MENTERI NOMOR 3 TAHUN 2017 TENTANG PEMBENTUKAN TIM PENGELOLA ARSIP Contoh Format Penomoran Peraturan PERATURAN MENTERI DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI NOMOR 1 TAHUN 2017 TENTANG POLA KLASIFIKASI ARSIP DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI Keterangan: NOMOR : Tulisan nomor 1 : Nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim) TAHUN : Tulisan tahun 2017 : Tahun terbit
18. b.Keputusan Susunan nomor keputusan terdiri atas tulisan Nomor, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim), tulisan Tahun dengan huruf kapitaldan tahun terbit. Contoh Format Penomoran Keputusan Keterangan: NOMOR : Tulisan nomor 3 : Nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim) TAHUN : Tulisan tahun 2017 : Tahun terbit
19. c.Surat Edaran Susunan nomor surat edaran terdiri atas tulisan Nomor, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim), tulisan Tahun dengan huruf kapital, dan tahun terbit. Contoh Format Penomoran Surat Edaran SURAT EDARAN NOMOR2 TAHUN 2017 TENTANG UPACARA PERINGATAN HARI KEMERDEKAAN REPUBLIK INDONESIA Keterangan: NOMOR : Tulisan nomor 2 : Nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim) TAHUN : Tulisan tahun 2017 : Tahun terbit
20. d.Surat Perintah/Surat Tugas Susunan nomor terdiri atas nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwin), kode klasifikasi arsip dan tahun terbit. Contoh Format Penomoran Surat Perintah SURAT PERINTAH NOMOR 1/HK.05.01/2017 Keterangan: NOMOR : Tulisan nomor 1 : Nomor Urut Naskah HK.05.01 : Kode Klasifikasi 2017 : Tahun terbit Contoh Format Penomoran Surat Tugas SURAT TUGAS NOMOR 1/UM.00.06/2017 Keterangan: NOMOR : Tulisan nomor 1 : Nomor Urut Naskah UM.00.06 : Kode Klasifikasi 2017 : Tahun terbit
  1. 2.Nomor Naskah Dinas Korespondensi
21. a.Nota Dinas Susunan nomor nota dinas terdiri atas nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwin), kode klasifikasi arsip, bulan terbit, dan tahun terbit. Contoh Format Penomoran Nota Dinas NOTA DINAS NOMOR 4/UM.01.05/XI/2017 Keterangan: NOMOR : Tulisan nomor 4 : Nomor Urut Naskah UM.01.05 : Kode Klasifikasi XI : Bulan terbit 2017 : Tahun terbit
22. b.Surat Undangan Susunan nomor surat undangan terdiri atas nomor surat undangan (nomor urut dalam satu tahun takwim), kode klasifikasi arsip, bulan terbit, dan tahun terbit. Contoh Format Penomoran Surat Undangan Nomor : 6/KP.02.01/X/2017 Keterangan: 6 : Nomor Urut Naskah KP.02.01 : Kode Klasifikasi IV : Bulan Terbit 2007 : Tahun terbit.
23. c.Memorandum Susunan nomor memorandum terdiri atas nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim), kode klasifikasi arsip,bulan terbit, dantahun terbit. Contoh Format Penomoran Memorandum MEMORANDUM Nomor: 7/PR.04.01/IV/2017 Keterangan: 7 : Nomor Urut Naskah PR.04.01 : Kode Klasifikasi IV : Bulan Terbit 2017 : Tahun terbit
24. d.Surat Dinas Susunan nomor surat dinas terdiri atas tingkat keamanan surat dinas (SR/R/B), nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwin), kode klasifikasi arsip, dan tahun terbit. Contoh Format Penomoran Surat Dinas Nomor: B-11/HM.02.05/XI/2017 Keterangan : B : Tingkat Keamanan Surat (Sangat Rahasia, Rahasia,Biasa) 11 : Nomor Urut Naskah HM.02.05 : Kode Klasifikasi XI : Bulan terbit 2017 : Tahun terbit
  1. 3.Nomor Naskah Dinas Khusus Susunan nomor naskah dinas khusus meliputi:
25. a.jenis naskah dinas 1) Surat Perjanjian 2) Surat Kuasa 3) Berita Acara 4) Surat Keterangan 5) Surat Pengantar 6) Pengumuman
26. b.nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim)
27. c.kode klasifikasi arsip
28. d.bulan terbit
29. e.tahun terbit Contoh Format Penomoran Naskah Dinas Khusus Nomor: 12/KP.00.02/XI/2017 Keterangan: 12 : Nomor Urut Naskah KP.00.02 : Kode Klasifikasi XI : Bulan terbit 2017 : Tahun terbit
  1. 4.Piagam Penghargaan Susunan nomor piagam penghargaan terdiri atas Nomor piagam penghargaan (nomor urut dalam satu tahun takwim), Kode klasifikasi dan Tahun terbit. Contoh Format Penomoran Piagam Penghargaan Keterangan : 06 : Nomor Urut Piagam PIAGAM PENGHARGAAN NOMOR : 06/UM. 00.06/2017 UM.00.06 : Kode Klasifikasi 2017 :Tahun Terbit
  2. 5.Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPL) Susunan nomor STTPL terdiri atas nomor STTPL (nomor urut dalam satu tahun takwim), kode klasifikasi, bulan terbit dan tahun terbit. Contoh Format Penomoran STTPL C. Penggunaan Kertas, Amplop, dan Tinta Kertas, amplop, dan tinta merupakan media/sarana surat-menyurat untuk merekam informasi dalam komunikasi kedinasan.
  3. 1.Kertas Surat
30. a.Penggunaan Kertas 1) Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS minimal 80 gram, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan, dan dokumen pelaporan. 2) Pembuatan naskah dinas hingga draf final yang dibubuhi paraf tidak boleh menggunakan kertas bekas karena naskah dinas dari draf sampai dengan ditandatangani merupakan satu berkas arsip. 3) Naskah dinas yang bernilaiguna sekunder atau permanen, harus menggunakan kertas dengan standar sebagai berikut:
31. a.gramatur minimal 80 gram/ m2;
32. b.ketahanan sobek minimal 350 mN;
33. c.ketahanan lipat minimal 2,42 (metode schopper) atau 2,18 (metode mit);
34. d.Ph pada rentang 7,5-10;
35. e.kandungan alkali kertas minimal 0,4 mol asam/kg; dan
36. f.daya tahanoksidasi mengandung bilangan kappa minimal 5. 4) Kertas yang digunakan untuk naskah dinas ukurannya disesuaikan dengan jenis naskah yang terdiri atas: a) naskah dinas arahan menggunakan kertas F4; b) naskah dinas korespondensi menggunakan kertas A4; c) naskah dinas khusus menggunakan kertas A4; d) laporan menggunakan kertas A4; Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan NOMOR : 21/BLI.01.02/VIII/2017 e) telaahan staf menggunakan kertas A4;
  1. 2.Amplop Amplop adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama untuk surat keluar lembaga. Ukuran, bentuk, dan warna sampul yang digunakan untuk surat-menyurat di lingkungan lembaga, diatur sesuai dengan keperluan lembaga masing-masing dengan mempertimbangkan efisiensi.
37. a.Ukuran Ukuran amplop yang digunakan untuk pengiriman naskah dinas disesuaikan dengan jenis, ukuran, dan ketebalan naskah dinas yang akan didistribusikan.
38. b.Warna Amplop naskah dinas menggunakan kertas berwarna putih atau coklat muda.
39. c.Penulisan Pengirim dan Tujuan Pada amplop harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan. Alamat pengirim berupa lambang negara/logo lembaga, nama lembaga/jabatan, serta alamat lembaga, sedangkan alamat tujuan naskah dinas ditulis lengkap dengannama jabatan/lembaga dan alamat lembaga.
40. d.Cara Melipat dan Memasukkan Surat ke dalam Sampul Surat yang siap untuk dikirim dilipat sesuai ukuran amplop dengan mempertemukan sudut-sudutnyaagar lipatannya lurus dan rapidengan kepala surat menghadap ke depan ke arah penerima/pembaca surat. Pada amplop yang mempunyai jendela kertas kaca, kedudukan alamat tujuan pada kepala surat harus tepat pada jendela amplop. Contoh Format Melipat Kertas Surat D. Penggunaan Logo dan Kop Surat
  1. 1.Kop Naskah Dinas Jabatan Kop naskah dinas jabatan hanya ada satu, yaitu jabatan Menteri. Kop naskah dinas jabatan Menteri dengan lambang Garuda warna emas, bertuliskan MENTERI DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI REPUBLIK INDONESIA, menggunakan kertas ukuran A4 untuk naskah dinas korespondensi dan F4 untuk naskah dinas arahan, ditulis dengan huruf kapital yang ditebalkan (bold), jenis huruf Tahoma 12, spasi 1, diletakkan di tengah margin dan warna huruf hitam. Contoh kop naskah dinas jabatan Menteri
  2. 2.Kop Naskah Dinas Unit Organisasi Kop naskah dinas unit organisasi digunakan untuk pengetikan naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang atau atas nama pejabat atasannya. Bagi unit organisasi yang telah memiliki ISO dapat mencantumkan di sebelah kanan atas pada kop naskah dinas. Begitu juga, hal serupa dapat juga mencantumkan logo tematik pada bagian kaki naskah dinas. Kop naskah dinas unit organisasi terdiri atas: a) Kop naskah dinas yang bertuliskan KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi RI dengan logo Kementerian yang berwarna, tanpa memakai alamat, ditulis dengan huruf kapital yang ditebalkan, jenis huruf Tahoma ukuran 14, diletakkan di tengah margin, warna huruf hitam, digunakan untuk pengetikan Keputusan yang ditandatangani oleh Pejabat Pimpinan Tinggi Madya. Contoh Kop Naskah Dinas KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI RI MENTERI DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI MINISTRY OF VILLAGE, DEVELOPMENT OF DISADVANTAGED REGION, AND TRANSMIGRATION REPUBLIC OF INDONESIA b) Kop naskah dinas Kementerian 1) Kop naskah dinas arahan dengan logogaruda hitam putihbertuliskan KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI RI, ditulis dengan huruf kapital yang ditebalkan, jenis huruf Tahoma ukuran 12 untuk nama Kementerian dan ukuran 9 untuk alamat, spasi 1, rata tengah, warna huruf hitam, menggunakan border bawah berupa garis tebal dipergunakan untuk pengetikan naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat struktural Eselon I atas nama Menteri. Contoh Kop Naskah Dinas Arahan KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI REPUBLIK INDONESIA 2) Kop naskah dinas korespondensi menggunakan logo garuda hitam putih bertuliskan KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi REPUBLIK INDONESIA, ditulis dengan huruf kapital yang ditebalkan, jenis huruf Tahoma ukuran 12 dipergunakan untuk pengetikan naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat struktural Eselon I atas nama Menteri. Contoh Kop Naskah Dinas Korespondensi KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI RI Jalan Abdul Muis Nomor 7 Jakarta Pusat 10110 Telepon 021 – 3500334, Faksimili 021 - 3864607 Jalan TMP. Kalibata Nomor 17 Jakarta Selatan 12750 Telepon 021 - 7989912 – 19 www.kemendesa.go.id c) Kop naskah dinas Sekretariat Jenderal, dengan logo berwarna di sebelah kiri yang bertuliskan KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi RI menggunakan huruf kapital, rata tengah, jenis huruf Tahoma ukuran 12 untuk nama Kementerian, di bawahnya ditulis SEKRETARIAT JENDERAL dengan huruf jenis kapital jenis huruf Tahoma, ditebalkan, ukuran 14, untuk alamat ditulis dengan jenis huruf Tahoma ukuran 9, rata tengah, spasi 1, menggunakan border bawah rata kanan kiriyang terdiri atas dua garis tebal dan tipis. Kop naskah dinas Sekretariat Jenderal digunakan untuk pengetikan naskah dinas di lingkungan Sekretariat Jenderal. Contoh Kop Naskah Dinas Sekretariat Jenderal KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI RI SEKRETARIAT JENDERAL Jalan Abdul Muis Nomor 7 Jakarta Pusat 10110 Telepon 021 – 3500334, Faksimili 021 - 3864607 Jalan TMP. Kalibata Nomor 17 Jakarta Selatan 12750 Telepon 021 - 7989912 – 19 www.kemendesa.go.id d) Kop naskah dinas Inspektorat Jenderal, dengan logo berwarna di sebelah kiri yang bertuliskan KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi RI menggunakan huruf kapital, rata tengah, jenis huruf Tahoma ukuran 12 untuk nama Kementerian, di bawahnya ditulis INSPEKTORAT JENDERAL dengan huruf jenis kapital jenis huruf Tahoma, ditebalkan, ukuran 14, untuk alamat ditulis dengan jenis huruf Tahoma ukuran 9, rata tengah, spasi 1, menggunakan border bawahrata kanan kiriyang terdiri atas dua garis tebal dan tipis. Kop naskah dinas Inspektorat Jenderal digunakan untuk pengetikan naskah dinas di lingkungan Inspektorat Jenderal. Contoh Kop Naskah Dinas Inspektorat Jenderal KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI RI INSPEKTORAT JENDERAL Jalan TMP. Kalibata Nomor 17 Jakarta Selatan 12750 Telepon 021 - 7989912 – 19 www.kemendesa.go.id e) Kop naskah dinas Direktorat Jenderal Pembangunan dan Pemberdayaan Masyarakat Desa, dengan logo berwarna di sebelah kiri yang bertuliskan KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi RI menggunakan huruf kapital, rata tengah, jenis huruf Tahoma ukuran 12 untuk nama Kementerian, di bawahnya ditulis DIREKTORAT JENDERAL PEMBANGUNAN DAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DESA, dengan huruf jenis kapital jenis huruf Tahoma, ditebalkan, ukuran 14, untuk alamat ditulis dengan jenis huruf Tahomaukuran 9, rata tengah, spasi 1, menggunakan border bawah rata kanan kiriyang terdiri atas dua garis tebal dan tipis. Kop naskah dinas ini digunakan untuk pengetikan naskah dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Pembangunan dan Pemberdayaan. Contoh Kop Naskah Dinas Direktorat Jenderal Pembangunan dan Pemberdayaan Masyarakat Desa KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI RI DIREKTORAT JENDERAL PEMBANGUNAN DAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DESA Jalan TMP. Kalibata Nomor 17 Jakarta Selatan 12750 Telepon 021 - 7989912 – 19 www.kemendesa.go.id f) Kop naskah dinas Direktorat Jenderal Pembangunan Kawasan Perdesaan, dengan logo berwarna di sebelah kiri yang bertuliskan KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi RI menggunakan huruf kapital, rata tengah, jenis huruf Tahoma ukuran 12 untuk nama Kementerian, di bawahnya ditulis DIREKTORAT JENDERAL PEMBANGUNAN KAWASAN PERDESAAN dengan huruf jenis kapital jenis huruf Tahoma, ditebalkan, ukuran 14, untuk alamat ditulis dengan jenis huruf Tahoma ukuran 9, rata tengah, spasi 1, menggunakan border bawah rata kanan kiriyang terdiri atas dua garis tebal dan tipis. Kop naskah dinas ini digunakan untuk pengetikan naskah dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Pembangunan Kawasan Perdesaan. Contoh Kop Naskah Dinas Direktorat Jenderal Pembangunan Kawasan Perdesaan KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI RI DIREKTORAT JENDERAL PEMBANGUNAN KAWASAN PERDESAAN Jalan TMP. Kalibata Nomor 17 Jakarta Selatan 12750 Telepon 021 - 7989912 – 19, www.kemendesa.go.id g) Kop naskah dinas Direktorat Jenderal Pengembangan Daerah Tertentu, dengan logo berwarna di sebelah kiri yang bertuliskan KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi RI menggunakan huruf kapital, rata tengah, jenis huruf Tahoma ukuran 12 untuk nama Kementerian, di bawahnya ditulis DIREKTORAT JENDERAL PENGEMBANGAN DAERAH TERTENTU dengan huruf jenis kapital jenis huruf Tahoma, ditebalkan, ukuran 14, untuk alamat ditulis dengan jenis huruf Tahoma ukuran 9, rata tengah, spasi 1, menggunakan border bawah rata kanan kiriyang terdiri atas dua garis tebal dan tipis. Kop naskah dinas ini digunakan untuk pengetikan naskah dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Pengembangan Daerah Tertentu. Contoh KOP Naskah Dinas Direktorat Jenderal Pengembangan Daerah Tertentu KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI RI DIREKTORAT JENDERAL PENGEMBANGAN DAERAH TERTENTU Jalan Abdul Muis Nomor 7 Jakarta Pusat 10110 Telepon 021 – 3500334, Faksimili 021 – 3864607 www.kemendesa.go.id h) Kop naskah dinas Direktorat Jenderal Pembangunan Daerah Tertinggal, dengan logo berwarna di sebelah kiri yang bertuliskan KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi RI menggunakan huruf kapital, rata tengah, jenis huruf Tahoma ukuran 12 untuk nama Kementerian, di bawahnya ditulis DIREKTORAT JENDERAL PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL dengan huruf jenis kapital jenis huruf Tahoma, ditebalkan, ukuran 14, untuk alamat ditulis dengan jenis huruf Tahoma ukuran 9, rata tengah, spasi 1, menggunakan border bawah rata kanan kiriyang terdiri atas dua garis tebal dan tipis. Kop naskah dinas ini digunakan untuk pengetikan naskah dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Pembangunan Daerah Tertinggal. Contoh Kop Naskah DinasDirektorat Jenderal Pembangunan Daerah Tertinggal KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI RI DIREKTORAT JENDERAL PEMBANGUNANDAERAH TERTENTU Jalan Abdul Muis Nomor 7 Jakarta Pusat 10110 Telepon 021 – 3500334, Faksimili 021 – 3864607 www.kemendesa.go.id i) Kop naskah dinas Direktorat Jenderal Penyiapan Kawasan dan Pembangunan Permukiman Transmigrasi, dengan logo berwarna di sebelah kiri yang bertuliskan KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi RI menggunakan huruf kapital, rata tengah, jenis huruf Tahoma ukuran 12 untuk nama Kementerian, di bawahnya ditulis DIREKTORAT JENDERAL PENYIAPAN KAWASAN DAN PEMBANGUNAN PERMUKIMAN TRANSMIGRASI dengan huruf jenis kapital jenis huruf Tahoma, ditebalkan, ukuran 14, untuk alamat ditulis dengan jenis huruf Tahoma ukuran 9, rata tengah, spasi 1, menggunakan border rata kanan kiriyang terdiri atas dua garis tebal dan tipis. Kop naskah dinas ini digunakan untuk pengetikan naskah dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Penyiapan Kawasan dan Pembangunan Permukiman Transmigrasi. ContohKop Naskah Dinas Direktorat Jenderal Penyiapan Kawasan dan Pembangunan Permukiman Transmigrasi KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI RI DIREKTORAT JENDERAL PENYIAPAN KAWASAN DAN PEMBANGUNAN PERMUKIMAN TRANSMIGASI Jalan Abdul Muis Nomor 7 Jakarta Pusat 10110 Telepon 021 – 3500334, Faksimili 021 – 3864607 www.kemendesa.go.id j) Kop naskah dinas Direktorat Jenderal Pengembangan Kawasan Transmigrasi, dengan logo berwarna di sebelah kiri yang bertuliskan KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi RI menggunakan huruf kapital, rata tengah, jenis huruf Tahoma ukuran 12 untuk nama Kementerian, di bawahnya ditulis DIREKTORAT JENDERAL PENGEMBANGAN KAWASAN TRANSMIGRASI dengan huruf jenis kapital jenis huruf Tahoma, ditebalkan, ukuran 14, untuk alamat ditulis dengan jenis huruf Tahoma ukuran 9, rata tengah, spasi 1, menggunakan border bawah rata kanan kiriyang terdiri atas dua garis tebal dan tipis. Kop naskah dinas ini digunakan untuk pengetikan naskah dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Pengembangan Kawasan Transmigrasi. Contoh Kop Naskah Dinas Direktorat Jenderal Pengembangan Kawasan Transmigrasi KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI RI DIREKTORAT JENDERALPENGEMBANGAN KAWASAN TRANSMIGASI Jalan Abdul Muis Nomor 7 Jakarta Pusat 10110 Telepon 021 – 3500334, Faksimili 021 – 3864607 www.kemendesa.go.id k) Kop naskah dinas Badan Penelitian dan Pengembangan, Pendidikan dan Pelatihan, dan Informasi, dengan logo berwarna di sebelah kiri yang bertuliskan KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi RI menggunakan huruf kapital, rata tengah, jenis huruf Tahoma ukuran 12 untuk nama Kementerian, di bawahnya ditulis BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN, DAN INFORMASI dengan huruf jenis kapital jenis huruf Tahoma, ditebalkan, ukuran 14, untuk alamat ditulis dengan jenis huruf Tahoma ukuran 9, rata tengah, spasi 1, menggunakan border bawah rata kanan kiriyang terdiri atas dua garis tebal dan tipis. Kop naskah dinas ini digunakan untuk pengetikan naskah dinas di lingkungan Badan Penelitian dan Pengembangan, Pendidikan dan Pelatihan, dan Informasi. Contoh Kop Naskah Dinas Badan Penelitian dan Pengembangan, Pendidikan dan Pelatihan, dan Informasi KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI RI BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAN INFORMASI Jalan TMP. Kalibata Nomor 17 Jakarta Selatan 12750 Telepon 021 - 7989912 – 19 www.kemendesa.go.id l) Kop naskah dinas Unit Pelaksana Teknis Balai Besar Latihan Masyarakat Jakarta dengan logo berwarna di sebelah kiri bertuliskan KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi RI menggunakan huruf kapital, rata tengah, jenis huruf Tahoma ukuran 12, di bawahnya bertuliskan BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAN INFORMASI, menggunakan huruf kapital jenis huruf Tahoma, ukuran 12, rata tengah, di bawahnya bertuliskan BALAI BESAR PENGEMBANGAN LATIHAN MASYARAKAT JAKARTA yang bertuliskan dengan huruf kapital jenis huruf Tahoma ukuran 14, rata tengah dan ditebalkan, untuk alamat ditulis dengan huruf Tahoma ukuran 9, rata tengah, spasi 1, menggunakan border bawah rata kanan kiriyang terdiri atas dua garis tebal dan tipis. Kop naskah dinas ini digunakan untuk pengetikan naskah dinas di lingkungan Balai Besar Pengembangan Latihan Masyarakat Jakarta. Contoh Kop Naskah Dinas Balai Besar Pengembangan Latihan MasyarakatJakarta KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI RI BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAN INFORMASI BALAI BESAR PENGEMBANGAN LATIHAN MASYARAKAT JAKARTA Jalan Pangeran Ali RT 7 RW 6 Ciracas Jakarta Timur, Provinsi DKI Jakarta m) Kop naskah dinas Unit Pelaksana Teknis Balai Besar Latihan Masyarakat Yogyakarta dengan logo berwarna di sebelah kiri bertuliskan KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi RI menggunakan huruf kapital, rata tengah, jenis huruf Tahoma ukuran 12, di bawahnya bertuliskan BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAN INFORMASI, menggunakan huruf kapital jenis huruf Tahoma, ukuran 12, rata tengah, di bawahnya bertuliskan BALAI BESAR PENGEMBANGAN LATIHAN MASYARAKAT YOGYAKARTA yang bertuliskan dengan huruf kapital jenis huruf Tahoma ukuran 14, rata tengah dan ditebalkan, untuk alamat ditulis dengan huruf Tahoma ukuran 9, rata tengah, spasi 1, menggunakan border bawah rata kanan kiriyang terdiri atas dua garis tebal dan tipis. Kop naskah dinas ini digunakan untuk pengetikan naskah dinas di lingkungan Balai Besar Pengembangan Latihan Masyarakat Yogyakarta. Contoh Kop Naskah Dinas Balai Besar Pengembangan Latihan Masyarakat Yogyakarta KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI RI BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAN INFORMASI BALAI BESAR PENGEMBANGAN LATIHAN MASYARAKAT YOGYAKARTA Jl.Parasamnya, No.16 Beran Sleman DI.Yogyakarta 55511 n) Kop naskah dinas Unit Pelaksana Teknis Balai Latihan Masyarakat Pekanbaru dengan logo berwarna di sebelah kiri bertuliskan KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi RI menggunakan huruf kapital, rata tengah, jenis huruf Tahoma ukuran 12, di bawahnya bertuliskan BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAN INFORMASI, menggunakan huruf kapital jenis huruf Tahoma, ukuran 12, rata tengah, di bawahnya bertuliskan BALAI LATIHAN MASYARAKAT PEKANBARU yang bertuliskan dengan huruf kapital jenis huruf Tahoma ukuran 14, rata tengah dan ditebalkan, untuk alamat ditulis dengan huruf Tahoma ukuran 9, rata tengah, spasi 1, menggunakan border bawah rata kanan kiriyang terdiri atas dua garis tebal dan tipis. Kop naskah dinas ini digunakan untuk pengetikan naskah dinas di lingkungan Balai Latihan Masyarakat Pekanbaru. Contoh Kop Naskah Dinas Balai Latihan Masyarakat Pekanbaru KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI RI BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAN INFORMASI BALAI LATIHAN MASYARAKAT PEKANBARU Jalan Adi Sucipto Nomor 285 Pekanbaru Riau, Telp. (0761) 7078995 o) Kop naskah dinas Unit Pelaksana Teknis Balai Latihan Masyarakat Banjarmasin dengan logo berwarna di sebelah kiri bertuliskan KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi RI menggunakan huruf kapital, rata tengah, jenis huruf Tahoma ukuran 12, di bawahnya bertuliskan BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAN INFORMASI, menggunakan huruf kapital jenis huruf Tahoma, ukuran 12, rata tengah, di bawahnya bertuliskan BALAI LATIHAN MASYARAKAT BANJARMASIN yang bertuliskan dengan huruf kapital jenis huruf Tahoma ukuran 14, rata tengah dan ditebalkan, untuk alamat ditulis dengan huruf Tahoma ukuran 9, rata tengah, spasi 1, menggunakan border bawah rata kanan kiriyang terdiri atas dua garis tebal dan tipis. Kop naskah dinas ini digunakan untuk pengetikan naskah dinas di lingkungan Balai Latihan Masyarakat Banjarmasin. Contoh Kop Naskah Dinas Balai Latihan Masyarakat Banjarmasin KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi RI BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAN INFORMASI BALAI LATIHAN MASYARAKAT BANJARMASIN Jalan Handil Bhakti KM 9,5 Banjarmasin Kalimantan Selatan, Telp. (0811) 5000344 p) Kop naskah dinas Unit Pelaksana Teknis Balai Besar Latihan Masyarakat Makassar dengan logo berwarna di sebelah kiri bertuliskan KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi RI menggunakan huruf kapital, rata tengah, jenis huruf Tahoma ukuran 12, di bawahnya bertuliskan BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAN INFORMASIatasannya, menggunakan huruf kapital jenis huruf Tahoma, ukuran 12, rata tengah, di bawahnya bertuliskan BALAI LATIHAN MASYARAKAT MAKASSAR yang bertuliskan dengan huruf kapital jenis huruf Tahoma ukuran 14, rata tengah dan ditebalkan, untuk alamat ditulis dengan huruf Tahoma ukuran 9, rata tengah, spasi 1, menggunakan border bawah rata kanan kiriyang terdiri atas dua garis tebal dan tipis. Kop naskah dinas ini digunakan untuk pengetikan naskah dinas di lingkungan Balai Latihan Masyarakat Makassar. Contoh Kop Naskah Dinas Balai Latihan Masyarakat Makassar KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI RI BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAN INFORMASI BALAI LATIHAN MASYARAKAT MAKASSAR Jl. Daeng Ramang Km.16,990243,Makassar Sulawesi q) Kop naskah dinas Unit Pelaksana Teknis Balai Latihan Masyarakat Denpasar dengan logo berwarna di sebelah kiri bertuliskan KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi RI menggunakan huruf kapital, rata tengah, jenis huruf Tahoma ukuran 12, di bawahnya bertuliskan BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAN INFORMASI, menggunakan huruf kapital jenis huruf Tahoma, ukuran 12, rata tengah, di bawahnya bertuliskan BALAI LATIHAN MASYARAKAT DENPASARyang bertuliskan dengan huruf kapital jenis huruf Tahoma ukuran 14, rata tengah dan ditebalkan, untuk alamat ditulis dengan huruf Tahoma ukuran 9, rata tengah, spasi 1, menggunakan border bawah rata kanan kiriyang terdiri atas dua garis tebal dan tipis. Kop naskah dinas ini digunakan untuk pengetikan naskah dinas di lingkungan Balai Latihan Masyarakat Denpasar. Contoh Kop naskah dinas Balai Latihan Masyarakat Denpasar KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI RI BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAN INFORMASI BALAI LATIHAN MASYARAKAT DENPASAR Jalan Kayu Aya Nomor 101 Seminyak Kuta Bali, Telp. (0361) 730832 r) Kop naskah dinas Unit Pelaksana Teknis Balai Pengkajian dan Penerapan Teknik Produksi Bengkulu dengan logo berwarna di sebelah kiri bertuliskan KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi RI menggunakan huruf kapital, rata tengah, jenis huruf Tahoma ukuran 12, di bawahnya bertuliskan BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAN INFORMASI, menggunakan huruf kapital jenis huruf Tahoma, ukuran 12, rata tengah, di bawahnya bertuliskan BALAI PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNIK PRODUKSI BENGKULUyang bertuliskan dengan huruf kapital jenis huruf Tahoma ukuran 14, rata tengah dan ditebalkan, untuk alamat ditulis dengan huruf Tahoma ukuran 9, rata tengah, spasi 1, menggunakan border bawah rata kanan kiriyang terdiri atas dua garis tebal dan tipis. Kop naskah dinas ini digunakan untuk pengetikan naskah dinas di lingkungan Balai Pengkajian dan Penerapan Teknik Produksi Bengkulu. Contoh Kop naskah dinas Balai Pengkajian dan Penerapan Teknik Produksi Bengkulu KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI RI BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAN INFORMASI BALAI PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNIK PRODUKSI BENGKULU Komplek ADC/LDC Desa Margasakti Kecamatan Padang Jaya Kabupaten Bengkulu Utara Provinsi Bengkulu 38546, Telp. (0737) 522416 s) Kop naskah dinas Balai Latihan Masyarakat Papua dengan logo berwarna di sebelah kiri bertuliskan KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi RI menggunakan huruf kapital, rata tengah, jenis huruf Tahoma ukuran 12, di bawahnya bertuliskan BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAN INFORMASI, menggunakan huruf kapital jenis huruf Tahoma, ukuran 12, rata tengah, di bawahnya bertuliskan BALAI LATIHAN MASYARAKAT PAPUA yang bertuliskan dengan huruf kapital jenis huruf Tahoma ukuran 14, rata tengah dan ditebalkan, untuk alamat ditulis dengan huruf Tahoma ukuran 9, rata tengah, spasi 1, menggunakan border bawah rata kanan kiriyang terdiri atas dua garis tebal dan tipis. Kop naskah dinas ini digunakan untuk pengetikan naskah dinas di lingkungan Balai Latihan Masyarakat Papua. Contoh Kop naskah dinas Balai Latihan Masyarakat Papua KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI RI BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAN INFORMASI BALAI LATIHAN MASYARAKAT PAPUA Ruko Jan Dj Uriese, Jl Entrop KotaRaja Gdng B, Lt 1-2 t) Kop naskah dinas Balai Latihan Masyarakat Maluku dengan logo berwarna di sebelah kiri bertuliskan KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi RI menggunakan huruf kapital, rata tengah, jenis huruf Tahoma ukuran 12, di bawahnya bertuliskan BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAN INFORMASI, menggunakan huruf kapital jenis huruf Tahoma, ukuran 12, rata tengah, di bawahnya bertuliskan nama BESAR LATIHAN MASYARAKAT AMBON yang bertuliskan dengan huruf kapital jenis huruf Tahoma ukuran 14, rata tengah dan ditebalkan, untuk alamat ditulis dengan huruf Tahoma ukuran 9, rata tengah, spasi 1, menggunakan border bawah rata kanan kiriyang terdiri atas dua garis tebal dan tipis. Kop naskah dinas ini digunakan untuk pengetikan naskah dinas di lingkungan Unit Pelaksana Teknis. Contoh Kop naskah dinas Balai Latihan Masyarakat Ambon KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI RI BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAN INFORMASI BALAI LATIHAN MASYARAKAT AMBON Jl.Laksdya Leo Watimena Posso E. Ketentuan Jarak Spasi, Jenis, dan Ukuran Huruf, serta Kata Penyambung
  3. 1.Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian, estetika, banyaknya isi naskah dinas dengan memperhatikan ketentuan sebagai berikut.
41. a.Jarak antara judul dan isi adalah 2 spasi.
42. b.Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dengan baris kedua adalah 1 spasi.
43. c.Jarak setiap baris disesuaikan dengan keperluan.
  1. 2.Jenis dan Ukuran Huruf :
44. a.Jenis huruf yang digunakan pada kop naskah dinas adalah Tahoma 12.
45. b.Jenis huruf yang digunakan untuk naskah dinas arahan adalah bookman old style 12.
46. c.Jenis naskah dinas lainnya menggunakan huruf Tahoma 12.
  1. 3.Kata Penyambung Kata penyambung adalah kata yang digunakan sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut pada halaman berikutnya (jika naskah lebih dari satu halaman). Kata penyambung ditulis pada akhir setiap halaman pada baris terakhir teks di sudut kanan bawah halaman dengan urutan kata penyambung dan tiga buah titik. Kata penyambung itu diambil persis sama dari kata pertama halaman berikutnya. Jika kata pertama dari halaman berikutnya menunjuk pasal atau diberi garis bawah atau dicetak miring, kata penyambung juga harus dituliskan sama. Kata penyambung tidak digunakan untuk pergantian bagian. Contoh Format Penulisan Kata Penyambung Pada Halaman pertama Baris Paling Bawahadalah media… Kata pertama pada halaman 2 baris paling atas kiri adalah media elektronik …dst. F. Penentuan Batas/Ruang Tepi Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah dinas, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu:
  2. 1.ruang tepi atas: apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi di bawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas, sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas;
  3. 2.ruang tepi bawah: sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas;
  4. 3.ruang tepi kiri:sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas; dan
  5. 4.ruang tepi kanan: sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas. Catatan: Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika. G. Nomor Halaman Nomor halaman naskah dinas ditulis dengan menggunakan nomor urut angka ArabBarat(1,2,3 ...) dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman. H. Tembusan Tembusan surat bagian ini dicantumkan di sebelah kiri bawah, yang menunjukan bahwa pihak tersebut perlu mengetahui isi surat tersebut. I. Lampiran Jika naskah memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi nomor urut dengan angka ArabBarat. Nomor halaman lampiran merupakan nomor lanjutan dari halaman sebelumnya. J. Penggunaan Logo Lembaga/Lambang Negara Lambang negara, logo, dan cap dinas digunakan dalam tata naskah dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi. Untuk memperoleh keseragaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi, perlu ditentukan penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas pada kertas surat dan amplop.
  6. 1.Penggunaan Lambang Negara Ketentuan penggunaan Lambang Negara untuk naskah dinas adalah sebagai berikut.
47. a.Lambang Negara digunakan dalam naskah dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi.
48. b.Lambang Negara berwarna emas di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasidigunakan pada naskahdinas yang ditandatangani Menteri.
49. c.Lambang Negara hitam putihdapat digunakan pada naskahdinasyang ditandatangani oleh Pejabat Pimpinan Tinggi Madya atas nama Menteri.
50. d.Lambang negara ditempatkan pada bagian atas kepala surat secara simetris pada naskah dinas.
  1. 2.Penggunaan Logo
51. a.Logo adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol atau huruf yang digunakan dalam naskah dinas sebagai identitas lembaga agar publik lebih mudah mengenalnya.
52. b.Logo digunakan oleh pejabat berwenang selain Menteri.
53. c.Logo ditempatkan di sebelah kiri kepala surat pada naskah dinas.
54. d.Logo wajib digunakan untuk: 1) amplop dinas; 2) backdrop; 3) blocknote; 4) buku Peraturan Menteri/Pedoman/Petunjuk Pelaksanaan; 5) cap dinas; 6) dokumen/barang resmi lainnya yang diterbitkan oleh Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi; 7) kalender; 8) kartu tanda parkir kendaraan; 9) kartu tanda pengenal pegawai; 10) kop naskah dinas; 11) label barang milik negara; 12) leaflet; 13) papan nama kantor; 14) pin pegawai dan kartu tanda pemegang pin pegawai; 15) plakat; 16) situs resmi Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi; 17) stopmap; dan 18) Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan/Sertifikat;
55. e.Logo dapat digunakan pada: 1) gantungan tanda pengenal pegawai; 2) gedung kantor; 3) guntingan pers; 4) kartu nama pejabat/pegawai; 5) kendaraan jemput pegawai; 6) light box 7) pakaian; 8) pin; 9) poster; dan 10) pulpen; 11) rotary banner; 12) spanduk; 13) tas; 14) topi; dan 15) videotron.
56. f.Penggunaan logo untuk hal-hal selain yang diatur dalam huruf e dan huruf f, harus mendapatkan izin dari pimpinan unit organisasi yang memiliki tanggung jawab di bidang kesekretariatan/kearsipan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi. Contoh logo Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Trasmigrasi adalah sebagai berikut.
  1. 3.Penggunaan Lambang Negara dan Logo dalam Kerja Sama
57. a.Dalam kerja sama yang dilakukan antar pemerintah (G to G), digunakan map naskah dinas dengan lambang negara.
58. b.Tata letak logo dalam perjanjian kerja sama sektoral, baik antar kementerian/kabupaten/kota (di dalam negeri), logo yang dimiliki lembaga masing-masing diletakkan di atas map naskah perjanjian. K. Pengaturan Paraf Naskah Dinas dan Penggunaan Cap
  1. 1.Pengaturan Paraf Dinas
59. a.Pembubuhan Paraf Koordinasi Terhadap materi naskah dinas yang saling berkaitan dan memerlukan koordinasi antar-unit kerja,pejabat yang berwenang dari unit terkait ikut serta membubuhkan paraf pada kolom paraf koordinasi(oleh pejabat pada dua jenjang jabatan struktural di bawahnya). Pemberian paraf koordinasi naskah dinas diatur sebagai berikut: 1) Naskah dinas yang ditandatangani oleh Menteri a) Apabila naskah dinas berasal dari Sekretariat Jenderal yang bukan naskah dinas pengaturan dan penetapan, pembubuhan paraf dan tanggal diatur dengan ketentuan sebagai berikut.
(1)kolom pengendali administrasi diparaf oleh Sekretaris Jenderal selaku pengendali teknis dan administrasi Kementerian. Logo Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi berbentuk bunga yang berkembang melambangkan optimis yang siap bekerja dan berkembang dalam membangun Indonesia serta bermakna sebagai berikut: Infrastruktur bangunan (rumah) dengan atap membentuk panah ke atas sebagai arah kemajuan dan optimisme, serta spirit bottom-up “desa membangu9n”. Empat lapisan bumi/lahan/undakan/terasiring khas pedesaan berwarna hijau melambangkan warna bumi, alam (nature), dan pedesaaan (village) serta melambangkan pembangunan. Bentuk tangan menopang, sebagai dasar penyangga bumi (desa) berwarna biru melambangkan profesionalitas Tulisan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi (warna hitam) lingkaran (berwarna abu-abu).
(2)kolom penanggung jawab materi diparaf oleh Pejabat Pimpinan Tinggi MadyaI yang menyusun konsep naskah dinas.
(3)kolom pembuat draft diparaf oleh Pejabat Pimpinan Tinggi MadyaII yang menyusun dan membuat draft naskah dinas. Contoh: b) Apabila naskah dinas yang ditandatangani Sekretaris Jenderal atas nama Menteri yang bukan naskah dinas pengaturan dan penetapan, pembubuhan paraf dan tanggal diatur dengan ketentuan sebagai berikut.
(1)kolom pengendali diparaf oleh Sekretaris Jenderal selaku pengendali teknis dan administrasi Kementerian.
(2)kolom penanggung jawab materi diparaf oleh Pejabat Pimpinan Tinggi MadyaI yang menyusun konsep naskah dinas.
(3)kolom pembuat draft diparaf oleh Pejabat Pimpinan Tinggi MadyaII. Contoh : Tanda Tangan Menteri TTD Menteri Paraf Tanggal Pengendali Adm (Sekretaris Jenderal ) Penanggungjawab Materi (Sekretaris/Inspektur/Direktur/Kepala Biro/Kepala Pusat/Kepala Balai) Pembuat Draf (Kabag/Kasubdit/Kabid) Tanda tangan a.n. Menteri oleh Sekjen Penanggung jawab Paraf Tanggal Pengendali Adm. (Sekretaris Jenderal) Penanggungjawab Materi (Sekretaris/Inspektur/Direktur/Kepala Biro/Kepala Pusat/Kepala Balai) Jika naskah dinas berasal dari Direktorat Jenderal/Inspektorat Jenderal/Badan, pembubuhan paraf dan tanggal diatur dengan ketentuan sebagai berikut.
(1)kolom pengendali administrasi diparaf oleh Sekretaris Jenderal.
(2)kolom pengendali teknis diparaf oleh Pejabat Pimpinan Tinggi Madya yang bersangkutan.
(3)kolom penanggung jawab materi diparaf oleh Pejabat Pimpinan Tinggi MadyaI yang menyusun konsep naskah dinas. Contoh: c) Apabila naskah dinas berasal dari Staf Ahli Menteri, pembubuhan paraf dan tanggal diatur dengan ketentuan sebagai berikut.
(1)kolom pengendali administrasi diparaf oleh Sekretaris Jenderal.
(2)kolom pengendali teknis diparaf oleh Pejabat Pimpinan Tinggi Madya yang terkait dengan materi.
(3)kolom penanggung jawab materi diparaf oleh Staf Ahli yang bersangkutan. Contoh : Pembuat Draf (Kabag/Kasubdit/Kabid) Tanda tangan Menteri Penanggung Jawab Paraf Tanggal Pengendali Administrasi (Sekretaris Jenderal) Pengendali Teknis (Dirjen/Irjen/Ka Balai) Materi (Sekretaris/Inspektur/Direktur/Kepala Biro/Kepala Pusat/Kepala Balai ) Tanda tangan Menteri Penanggung Jawab Paraf Tanggal 2) Naskah Dinas Pengaturan a) Apabila naskah dinas berupa naskah dinas pengaturan dan penetapan, pembubuhan paraf dan tanggal diatur dengan ketentuan sebagai berikut.
(1)kolom Pengendali Administrasi diparaf oleh Sekretaris Jenderal.
(2)kolom Pengendali Aspek Teknis diparaf oleh Pejabat Pimpinan Tinggi Madya yang terkait dengan materi.
(3)kolom Pengendali Aspek Hukum diparaf oleh Pejabat Biro Hukum, Organisasi dan Tata Laksana atau sebutan lain Biro yang menangani Hukum.
(4)kolom pembuat konsep diparaf oleh oleh Pejabat Pimpinan Tinggi MadyaI yang bersangkutan. Contoh: b) Apabila naskah dinas pengaturan dan penetapan ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal, pembubuhan paraf dan tanggal diatur dengan ketentuan sebagai berikut.
(1)kolom Pembuat konsep diparaf oleh Pejabat Pimpinan Tinggi MadyaI yang menyusun konsep naskah dinas. Pengendali Administrasi (Sekretaris Jenderal) Pengendali Teknis (Sekjen/Irjen/Dirjen /Ka Balai) Materi (Staf Ahli Menteri ybs.) Tanda tangan Menteri Penanggung Jawab Paraf Tanggal Pengendali Administrasi. (Sekretaris Jenderal) Aspek Teknis (Sekjen/Irjen/Dirjen /Ka Balai) Pengendali Aspek hukum (Biro Hukum, Organisasi dan Tata Laksana) Pembuat Konsep (Sekretaris/Inspektur/Direktur/Kepala Biro/Kepala Pusat/Kepala Balai)
(2)kolom pengendali Aspek Hukum diparaf oleh Kepala Biro Hukum, Organisasi dan Tata Laksanaatau sebutan lain Kepala Biro yang menangani hukum selaku pengendali Aspek Hukum. Contoh: 3) Naskah dinas yang ditandatangani oleh Pejabat Pimpinan Tinggi Madya Naskah dinas yang ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal, Inspektur Jenderal, Direktur Jenderal dan Kepala Badan pembubuhan paraf dan tanggal diatur dengan ketentuan sebagai berikut.
(1)kolom penanggung jawab materi diparaf oleh Pejabat Pimpinan Tinggi MadyaI yang menyusun konsep naskah dinas.
(2)kolom penanggung jawab administrasi diparaf oleh Pejabat Pimpinan Tinggi MadyaII.
(3)kolom pembuat draft diparaf oleh Pejabat Pimpinan Tinggi MadyaV Contoh: 4) Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Pejabat Pimpinan Tinggi MadyaI Apabila naskah dinas ditandatangani oleh Sekretaris Direktorat Jenderal/ Direktur/ Sekretaris Inspektur Jenderal/ Inspektur/ Sekretaris Badan/ Kepala Pusat/ Kepala Biro, pembubuhan paraf dan tanggal diatur dengan ketentuan sebagai berikut. Tanda tangan Sekjen Penanggung Jawab Paraf Tanggal Pembuat Konsep (Sekretaris/Inspektur/Direktur/Kepala Biro/Kepala Pusat/Kepala Balai) Pengendali Aspek Hukum (Biro Hukum, Organisasi dan Tata Laksana) Tanda Tangan Eselon I Penanggung Jawab Paraf Tanggal Materi (Sekretaris/Inspektur/Direktur/Kepala Biro/Kepala Pusat/Kepala Balai) Pengendali Administrasi (Kabag/Kasubdit/Kabid) Pembuat Draft (Kasubag/Kasi)
(1)kolom penanggung jawab materi diparaf oleh Pejabat Pimpinan Tinggi MadyaII yang menyusun konsep naskah dinas.
(2)kolom penanggungjawab administrasi diparaf oleh Pejabat Pimpinan Tinggi MadyaV. Contoh: 5) Naskah Dinas ditandatangani oleh Kepala Unit Pelaksana Teknis Balai Besar Apabila naskah dinas ditandatangani oleh Kepala Unit Pelaksana Teknis Balai Besar, pembubuhan paraf dan tanggal diatur dengan ketentuan sebagai berikut.
(1)kolom penanggung jawab materi diparaf oleh Pejabat Pimpinan Tinggi MadyaII yang menyusun konsep naskah dinas.
(2)kolom pengendali administrasi diparaf oleh Kasubbag Kepegawaian dan Umum. Contoh Cap Dinas Kepala Balai Besar Tanda tangan Kepala Unit Pelaksana Teknis Balai Besar Penanggung Jawab Paraf Tanggal Materi (Kabag/Kasubdit/Kabid) Pengendali Administrasi (Kasubbag Kepegawaian dan Umum) 6) Tandatangan oleh Kepala Unit Pelaksana Teknis Balai Apabila naskah dinas ditandatangani oleh Kepala Unit Pelaksana Teknis Balai, pembubuhan paraf dan tanggal diatur dengan ketentuan sebagai berikut:
(1)kolom penanggung jawab materi diparaf oleh Pejabat Pimpinan Tinggi MadyaV yang menyusun konsep naskah dinas. Tanda tangan Eselon II Penanggung Jawab Paraf Tanggal Materi ( Kabag/Kasubdit/Kabid) Pengendali Administrasi (Kasubag/Kasi)
(2)kolom pengendali administrasi diparaf oleh Kasubbag Kepegawaian dan Umum. Contoh Cap Dinas Kepala Balai

2.Penggunaan Cap

a.Pengertian Cap Cap adalah alat untuk membuat rekaman tanda atau simbol suatu lembaga. Cap digunakan untuk pengabsahan naskah dinas. Cap dinas dibagi menjadi dua. 1) Cap Jabatan Cap jabatan adalah cap yang memuat nama jabatan yang digunakan sebagai tanda keabsahan naskah dinas. Di lingkungan Kementerian hanya ada satu cap jabatan, yakni cap jabatan Menteri. Cap jabatan Menteri memiliki spesifikasi sebagai berikut :
a.Lingkaran luar berisi tulisan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi Republik Indonesia, dengan huruf kapital.
b.Lingkaran dalam berisi tulisan Menteri dangambar Burung Garuda. Contoh Cap Dinas Jabatan Menteri JABATAN CAP DINAS JABATAN MENTERI DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI 2) Cap dinas unit organisasi tingkat Kementerian, dengan spesifikasi sebagai berikut: Tanda tangan Kepala Unit Pelaksana Teknis Balai Penanggung Jawab Paraf Tanggal Materi ( Kasubag/Kasi) Pengendali Administrasi (Kasubbag Kepegawaian dan Umum)
a.Iingkaran luar berisi tulisan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi Republik Indonesia, dengan huruf kapital.
b.Lingkaran dalam berisi tulisan gambar Burung Garuda. Contoh: Cap Dinas Unit Organisasi Kementerian 3) Cap dinas unit organisasi Eselon I, dengan spesifikasi sebagai berikut: a) Lingkaran pertama paling luar berisi tulisan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi Republik Indonesia, dengan huruf kapital. b) Lingkaran kedua berisi tulisan unit kerja Eselon I:

(1)Sekretariat Jenderal;
(2)Inspektorat Jenderal;
(3)Direktorat Jenderal Pembangunan dan Pemberdayaan Masyarakat Desa;
(4)Direktorat Jenderal Pembangunan Kawasan Perdesaan;
(5)Direktorat Jenderal Pengembangan Daerah Tertentu;
(6)Direktorat Jenderal Pembangunan Daerah Tertinggal;
(7)Direktorat Jenderal Penyiapan Kawasan dan Pembangunan Permukiman Transmigrasi;
(8)Direktorat Jenderal Pengembangan Kawasan Transmigrasi; dan Badan Penelitian dan
(9)Pengembangan, Pendidikan dan Pelatihan, dan Informasi) dengan huruf kapital. c) Lingkaran ketiga berisi logo Kementerian. ORGANISASI CAP DINAS ORGANISASI KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI Contoh Cap Dinas Unit Organisasi Eselon I No. Unit Organisasi Cap Dinas Organisasi

1.SEKRETARIAT JENDERAL
2.INSPEKTORAT JENDERAL
3.DIREKTORAT JENDERAL PEMBANGUNAN DAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DESA
4.DIREKTORAT JENDERAL PEMBANGUNAN KAWASAN PERDESAAN No. Unit Organisasi Cap Dinas Organisasi
5.DIREKTORAT JENDERAL PENGEMBANGAN DAERAH TERTENTU
6.DIREKTORAT JENDERAL PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL
7.DIREKTORAT JENDERAL PENYIAPAN KAWASAN DAN PEMBANGUNAN PERMUKIMAN TRANSMIGRASI
8.DIREKTORAT JENDERAL PENGEMBANGAN KAWASAN TRANSMIGRASI No. Unit Organisasi Cap Dinas Organisasi
9.BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN, DAN INFORMASI 3) Cap dinas unit organisasi Unit Pelaksana Teknis (UPT) di lingkungan Kementerian, dengan ketentuan sebagai berikut: a) Lingkaran pertama berisi tulisan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi Republik Indonesia dengan huruf kapital. b) Lingkaran kedua berisi tulisan unit organisasi Eselon I yang membawahi UPT tersebut dengan huruf kapital. c) Lingkaran ketiga berisi tulisan Unit Pelaksana Teknis dengan huruf kapital:

(1)Balai Besar Pengembangan Latihan Masyarakat Jakarta
(2)Balai Besar Latihan Masyarakat Yogyakarta
(3)Balai Latihan Masyarakat Pekanbaru
(4)Balai Latihan Masyarakat Banjarmasin
(5)Balai Latihan Masyarakat Makassar
(6)Balai Latihan Masyarakat Denpasar
(7)Balai Pengkajian dan Penerapan Teknik Produksi Bengkulu
(8)Balai Latihan Masyarakat Ambon
(9)Balai Latihan Masyarakat Papua d) Lingkaran keempat berisi lambang Kementerian Contoh: Cap Dinas Unit Pelaksana Teknis No. Unit Organisasi Cap

1.BALAI BESAR PENGEMBANGAN LATIHAN MASYARAKAT JAKARTA
2.BALAI BESAR LATIHAN MASYARAKAT YOGYAKARTA
3.BALAI LATIHAN MASYARAKAT PEKANBARU
4.BALAI LATIHAN MASYARAKAT BANJARMASIN No. Unit Organisasi Cap
5.BALAI LATIHAN MASYARAKAT MAKASSAR
6.BALAI LATIHAN MASYARAKAT DENPASAR
7.BALAI PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNIK PRODUKSI BENGKULU
8.BALAI LATIHAN MASYARAKAT AMBON
9.BALAI LATIHAN MASYARAKAT PAPUA

b.Bentuk Cap 1) Cap Jabatan Untuk lembaga, menggunakan tinta berwarna ungu dengan ukuran diameter sebagai berikut: Gambar 1. Cap Jabatan 2) Cap Lembaga Bentuk dan spesifikasi cap lembaga dengan logo adalah sebagai berikut: Bentuk bundar, terdiri dari tiga lingkaran dengan jari-jari R1 = 18,5 mm, R2 = 17,5 mm, dan R3 = 13,5 mm. Tebal garis lingkaran R1 = + 0,8 mm dan R2 = R3 = + 0,2 mm. (Pindahkan ke samping gambar). Gambar 2. Cap Lembaga
b.Penggunaan Cap untuk Naskah Dinas Sangat Rahasia Nama Kementerian Cap yang digunakan untuk naskah dinas yang membutuhkan tingkat pengamanan tinggi (naskah dinas sangat rahasia) sebaiknya menggunakan cap yang dicetak timbul (emboss) tanpa menggunakan tinta dengan maksud untuk menghindari penyalahgunaan pemakaian. L. Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat Naskah Dinas Perubahan, pencabutan, pembatalan, serta ralat naskah dinas dapat dilakukan dengan syarat harus jelas menunjukkan naskah dinas atau bagian mana dari naskah dinas tersebut yang diadakan perubahan, pencabutan, pembatalan, dan/atau ralat.
1. 1.Pengertian
a.Perubahan Perubahanadalah mengubah bagian tertentu dari naskah dinas yang dinyatakan dengan lembar perubahan.
b.Pencabutan Pencabutan adalah mencabut naskah dinas tertentu karena bertentangan atau tidak sesuai lagi dengan peraturan perundang- undangan yang lebih tinggi, khusus, atau naskah dinas yang baru ditetapkan.
c.Pembatalan Pembatalanadalah menyatakan bahwa seluruh materi naskah dinas tidak diberlakukan lagi melalui suatu pernyataan pembatalan dalam naskah dinas yang baru.
d.Ralat Ralat adalah perbaikan yang dilakukan terhadap sebagian materi naskah dinas melalui pernyataan ralat dalam naskah dinas yang baru.
1. 2.Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat
a.Naskah dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut, atau dibatalkan, harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan naskah dinas yang setingkat atau lebih tinggi.
b.Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan pembatalan adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya.
c.Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik, dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas. M. Penggunaan Map
1. 1.Map naskah dinas terdiri atas:
a.Naskah dinas jabatan;
b.Map naskah dinas jabatan eselon I; dan
c.Map naskah dinas unit kerja eselon II.
1. 2.Map naskah dinas berbentuk 4 (empat) persegi panjang.
2. 3.Penggunaan Map:
a.Menteri (wana putih);
b.Sekjen (warna merah);
c.Dirjen Pembangunan dan Pemberdayaan Masyarakat (warna hijau tua);
d.Dirjen Pembangunan Kawasan Perdesaan (warna hijau muda);
e.Dirjen Pengembangan Daerah Tertentu (warna biru tua);
f.Dirjen Pembangunan Daerah Tertinggal (warna biru muda);
g.Dirjen Penyiapan Kawasan dan Pembangunan Permukiman Transmigrasi (warna coklat tua);
h.Dirjen Pengembangan Kawasan Transmigrasi (warna coklat muda)
i.Inspektorat Jenderal (warna abu-abu);
j.Badan Penelitian dan Pengembangan, Pendidikan dan Pelatihan, dan Informasi (warna kuning); dan
k.Staf Ahli Menteri (Warna orange).
1. 4.Map naskah dinas menggunakan jenis kertas BC, koonstrok dan buffalo.
2. 5.Ukuran map yaitu panjang 37 cm dan lebar 20 cm.
3. 6.Halaman depan map naskah dinas menteri berisi:
a.lambang negara berwarna dengan perisai berwarna dan tulisan Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi ditempatkan pada bagian tengah atas; dan
b.lambang Negara berwarna dan tulisan Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi ditempatkan pada bagian tengah atas dan tulisan “MOHON TANDA TANGAN” pada bagian tengah map di dalam garis bingkai.
1. 7.Halaman depan map naskah dinas eselon I Logo berwarna, nama kementerian dan nama jabatan eselon I ditempatkan pada bagian tengah atas, untuk penandatanganan surat menggunakan map “MOHON TANDA TANGAN”.
2. 8.Halaman depan map naskah dinas eselon II berisi logo Kementerian, nama kementerian dan nama unit kerja eselon I ditempatkan pada bagian tengah atas dan nama unit eselon II serta alamat di bagian tengah map di dalam garis bingkai, untuk penandatanganan surat menggunakan map “MOHON TANDA TANGAN”.
3. 9.Huruf pada map naskah dinas yaitu Arial Narrow.
4. 10.Huruf pada tulisan Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi sebagaimana dimaksud pada nomor 6 huruf a berukuran 18.
5. 11.Huruf pada tulisan Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi dan tulisan “MOHON TANDA TANGAN” sebagaimana dimaksud pada angka 6 huruf b berukuran 18 dan 42.
6. 12.Huruf pada nama kementerian dan nama jabatan eselon I sebagaimana dimaksud pada nomor 7 berukuran 18, map eselon I masing-masing 2 (dua jenis), 1 (satu) untuk map keluar tidak mencantumkan “mohon tanda tangan”, jika map tidak untuk penandatanganan hanya mencantumkan logo kementerian dan nama unitnya.
7. 13.Huruf pada nama kementerian dan unit kerja eselon I dan nama unit kerja eselon II sebagaimana dimaksud pada angka 7 berukuran 18,42, dan 14. CONTOH MAP MAP MENTERI MAP MENTERI (tanda tangan) MENTERI DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI MENTERI DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI MOHON TANDA TANGAN MAP ESELON I MAP ESELON I (tanda tangan) MAP ESELON II KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI SEKRETARIS JENDERAL KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL BIRO HUKUM, ORGANISASI, DAN TATA LAKSANA KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI SEKRETARIS JENDERAL MOHON TANDA TANGAN MAP ESELON II (tanda tangan) KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI SEKRETARIAT BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN, PENIDIDIKAN DAN PELATIHAN, DAN INFORMASI PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN KEMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL BIRO HUKUM, ORGANISASI, DAN TATA LAKSANA MOHON TANDA TANGAN EMENTERIAN DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI SEKRETARIAT BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN, PENIDIDIKAN DAN PELATIHAN, DAN INFORMASI PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN MOHON TANDA TANGAN
8. 1.sangat rahasia yaitu naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan keselamatan negara;
9. 2.rahasia, yaitu naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk terhadap ekonomi makro. Apabila informasi yang terdapat dalam naskah dinas bersifat sensitif baik bagi lembaga maupun perorangan akan menimbulkan kerugian yang serius terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi;
10. 3.terbatas, yaitu naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan fungsi dan tugas lembaga, seperti kerugian finansial yang signifikan; dan
11. 4.biasa, yaitu naskah dinas yang apabila fisik dan informasinya dibuka untuk umum tidak membawa dampak apa pun terhadap keamanan negara. Penentuan keempat tingkat klasifikasi keamanan tersebut disesuaikan dengan kepentingan dan substansi naskah dinas. Di Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi dimungkinkan untuk membuat sekurang-kurangnya 2 (dua) tingkat/derajat klasifikasi naskah dinas. Hak akses naskah dinas:
12. 1.naskah dinas berklasifikasi sangat rahasia, rahasia, dan terbatas hak akses diberikan kepada Menteri dan yang setingkat di bawahnya apabila sudah diberikan izin, pengawas internal/eksternal dan penegak hukum; dan
13. 2.naskah dinas berklasifikasi biasa, hak akses diberikan kepada semua tingkat pejabat dan staf yang berkepentingan. B. Perlakuan Terhadap Naskah Dinas Berdasarkan Klasifikasi Keamanan dan Akses
14. 1.Pemberian Kode Derajat Klasifikasi Keamanan dan Akses Perlakuan naskah dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses, diberikan kode derajat pengamanan di amplop dan di sebelah kiri atas naskah dinas serta penggunaan amplop rangkap dua untuk naskah dinas yang sangat rahasia dan rahasia. Untuk kode derajat klasifikasi:
a.naskah dinas sangat rahasia diberikan kode ‘SR’ dengan menggunakan tinta warna merah;
b.naskah dinas rahasia diberikan kode ‘R’ dengan menggunakan tinta warna merah;
c.naskah dinas terbatas diberikan kode ‘T’ dengan menggunakan tinta hitam; dan
d.naskah dinas biasa diberikan kode ‘B’ dengan menggunakan tinta hitam.
1. 2.Pemberian Nomor Seri Pengaman dan Security Printing Security printing adalah percetakan yang berhubungan dengan pengamanan tingkat tinggi pada naskah, dengan tujuan untuk mencegah pemalsuan dan perusakan serta jaminan terhadap keautentikan dan keterpercayaan naskah dinas. Security printing menggunakan metode-metode teknis sebagai berikut.
a.kertas khusus Kertas yang dipakai sebagai pengamanan memiliki nomor seri pengaman yang letaknya diatur secara tersendiri dan hanya diketahui oleh pihak-pihak tertentu. Penggunaan kertas ini harus berurutan sesuai dengan nomor serinya sehingga memudahkan pelacakan.
b.watermarks Gambar 3. Watermarks Watermarks adalah gambar dikenali atau pola pada kertas yang muncul lebih terang atau lebih gelap dari sekitar kertas yang harus dilihat dengan cahaya dari belakang kertas karena variasi kerapatan kertas.
1. 3.QR CODE Naskah Dinas QR code adalah sebuah pemberian nomor seri pengaman dengan tujuan mencegah pemalsuan serta jaminan terhadap keautentikan dan keterpercayaan naskah dinas. Security printing menggunakan metode teknis yakni pemberian QR code yang letaknya diatur secara tersendiri oleh operator, untuk naskah dinas yang ditandatangani Menteri dan Sekretaris Jenderal.
a.wewenang: Pembuatan QR codedioperasikan oleh operator di Subbagian Tata Usaha Menteri dan Subbagian Tata Usaha Sekretaris Jenderal.
b.mekanisme pemberian QR code adalah pada saat naskah dinas telah ditandatangani oleh pimpinan, dalam hal ini adalah Sekretaris Jenderal. Dengan demikian, sebelum naskah dinas tersebut diberikan kepada unit teknis, diberikan QR code terlebih dahulu. Contoh QR code Sekretaris Jenderal
1. 4.Pembuatan dan Pengawasan Naskah Dinas yang Bersifat Rahasia Pembuatan dan pengawasan nomor seri pengaman dan pencetakan pengamanan naskah dinas dilakukan oleh unit kerja yang secara fungsional mempunyai tugas dan fungsi berkaitan dengan ketatausahaan. Pembuatan nomor seri pengaman dan pencetakan pengamanan dikoordinasikan dengan lembaga teknis terkait. Untuk penomoran surat yang membutuhkan pengamanan tinggi, diperlukan penulisan kode khusus yang tidak mudah untuk diingat. B. Penandatanganan Penandatanganan surat dinas yang menggunakan garis kewenangan dapat dilaksanakan dengan menggunakan 4 (empat) cara, antara lain:
2. 1.Atas Nama (a.n.) Frasa atas nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika pejabat yang menandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh pejabat yang bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan. Tanggung jawab tetap berada pada pejabatyang melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang harus mempertanggungjawabkan kepada pejabat yang melimpahkan wewenang. Susunan penandatanganan atas nama (a.n.) pejabat lain, yaitu nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap dengan huruf kapital pada setiap awal kata, didahului dengan singkatan a.n. Contoh Format Atas Nama:
3. 2.Untuk Beliau (u.b.) Frasa untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika yang diberikan kuasa memberikan kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya, sehingga untuk beliau (u.b.) digunakan setelah atas nama (a.n.) Pelimpahan wewenang ini mengikuti urutan sampai dua tingkat struktural di bawahnya. Tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang a.n. Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi Sekretaris Jenderal, Tanda tangan (Nama Lengkap) melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang harus mempertanggungjawabkan kepada pejabat yang melimpahkan wewenang. Contoh Format Untuk Beliau:
4. 3.Pelaksana Tugas (Plt.) Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas, yang disingkat (Plt.), adalah sebagai berikut:
a.Pelaksana tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas belum ditetapkan karena menunggu ketentuan/keputusan bidang kepegawaian.
b.Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif ditetapkan.
c.Plt.bertanggungjawab atas naskah dinas yang ditandatanganinya. Contoh Format penandatanganan oleh Pelaksana Tugas:
1. 4.Pelaksana Harian (Plh.) Ketentuan penandatanganan pelaksana harian, yang disingkat (Plh.), adalah sebagai berikut:
a.Pelaksana harian (Plh.) digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas tidak berada di tempat sehingga untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang menggantikannya.
b.Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif kembali di tempat. Plt. Kepala Biro ……………. Tanda tangan (Nama Lengkap) (NIP) a.n. Sekretaris Jenderal Kepala Biro ………………………….. u.b. Kepala Bagian …………, Tanda tangan (Nama Lengkap) (NIP)
c.Plh. mempertanggungjawabkan naskah dinas yang ditandatanganinya kepada pejabat definitif. Contoh Format Pelaksana Harian: C. Kewenangan Penandatanganan
1. 1.Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani naskah dinas antar lembaga yang bersifat kebijakan/keputusan arahan berada pada Menteri.
2. 2.Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani naskah dinas yang tidak bersifat kebijakan/keputusan/arahan dapat dilimpahkan oleh Menteri di setiap tingkat eselon atau pejabat lain yang diberi kewenangan untuk menandatanganinya.
3. 3.Penyerahan/pelimpahan wewenang dan penandatanganan korespondensi kepada pejabat/pimpinan dilaksanakan sebagai berikut:
a.Sekretaris Jenderal dapat memperoleh pelimpahan kewenangan dan penandatanganan surat dinas tentang supervisi, arahan mengenai rencana strategis dan operasional, termasuk kegiatan lain yang dilaksanakan oleh organisasi lini di lingkunganKementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi.
b.Pimpinan organisasi lini di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi dapat memperoleh penyerahan/pelimpahan wewenang dan penandatanganan surat dinas yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai bidang masing-masing. Plh. Kepala Biro ……………. Tanda tangan (Nama Lengkap) (NIP) Format kewenangan penandatanganan adalah sebagai berikut. No. Jenis NaskahDinas Menteri Sekjen/Irjen Dirjen/Kaban Staf Ahli Direktur/ Karo Kabag/ Kabid/ Kasubdit /Ka. UPT Kasubbag/ Kasubbid/ Kasi
1. 1.Peraturan √
2. 2.Keputusan √ √
3. 3.Pedoman √ √
4. 4.Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis √ √
5. 5.Instruksi √ √
6. 6.Standar Operasional Prosedur (SOP) √ √
7. 7.Surat Edaran √ √ √
8. 8.Surat Perintah/Surat Tugas √ √ √
9. 9.Surat Dinas √ √ √
10. 10.Memorandum √ √ √ √ √ √
11. 11.Nota Dinas √ √ √ √ √ √
12. 12.Surat Undangan √ √ √ √ √
13. 13.Surat Perjanjian/MoU √ √
14. 14.Surat Kuasa √ √
15. 15.Berita Acara √ √ √ √
16. 16.SuratKeterangan √ √ √
17. 17.Surat Pengantar √ √ √ √ √ √
18. 18.Pengumuman √ √ √
19. 19.Laporan √ √ √ √ √ √
20. 20.Telaahan Staf √ √ √ √ √ √
21. 21.Sertifikat √ √
22. 22.Piagam Penghargaa √ √
23. 23.Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Latihan (STTPL) √ A. Naskah Dinas Masuk
24. 1.Naskah dinas masuk adalah semua naskah dinas yang diterima dari perseorangan/lembaga lain. Prinsip penerimaan naskah dinas masuk dilaksanakan secara sentralisasi oleh Biro yang menangani bidang persuratan pada Sekretariat Jenderal dan naskah dinas masuk yang disampaikan langsung kepada pejabat atau staf unit pengolah harus diregistrasi di Unit Kearsipan.
25. 2.Pengendalian naskah dinas masuk dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut.
a.penerimaan Naskah dinas masuk yang diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan, yaitu sangat rahasia (SR), rahasia (R), terbatas (T), biasa (B).
b.pencatatan 1) pengendalian naskah dinas dilakukan dengan registrasi naskah dinas pada sarana pengendalian naskah dinas. Registrasi naskah dinas meliputi: a) nomor urut; b) tanggal penerimaan; c) tanggal dan nomor naskah dinas; d) asal naskah dinas; e) isi ringkas naskah dinas; f) unit kerja yang dituju; dan g) keterangan. 2) sarana pengendalian naskah dinas antara lain dapat berupa: a) buku Agenda Naskah Dinas Masuk; b) agenda Elektronik; c) buku Ekspedisi.
c.pengarahan 1) pengarahan naskah dinas masuk dengan kategori sangat rahasia, rahasia, dan terbatas disampaikan langsung kepada Unit Pengolah yang dituju. 2) pengarahan naskah dinas masuk dengan kategori biasa/terbuka dilakukan dengan membuka, membaca, dan memahami keseluruhan isi dan maksud naskah dinas untuk mengetahui Unit Pengolah yang akan menindaklanjuti naskah dinas tersebut.
d.penyampaian 1) naskah dinas masuk disampaikan kepada unit pengolah sesuai dengan kategori dengan bukti penyampaian/buku ekspedisi naskah dinas. 2) bukti penyampaian naskah dinas masuk memuat informasi tentang: a) nomor urut pencatatan; b) tanggal dan nomor naskah dinas; c) asal naskah dinas; d) isi ringkas naskah dinas; e) unit kerja yang dituju; f) waktu penerimaan; dan g) tanda tangan dan nama penerima di Unit Pengolah. 3) bentuk bukti penyampaian naskah dinas dapat berupa: a) buku ekspedisi; b) lembar tanda terima penyampaian. B. Naskah Dinas Keluar
1. 1.Naskah dinas keluar adalah semua naskah dinas yang dikirim kepada pejabat/perseorangan/lembaga lain. Prinsip pengendalian naskah dinas keluar adalah sebagai berikut.
a.pengiriman naskah dinas keluar dilakukan secara desentral yang dipusatkan dan diregistrasi di setiap Unit Pengolah yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan, termasuk naskah dinas yang dikirimkan oleh perseorangan atau staf Unit Pengolah.
b.sebelum diregistrasi harus dilakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan naskah dinas, meliputi: 1) nomor naskah dinas; 2) cap dinas; 3) tanda tangan; 4) alamat yang dituju; dan 5) lampiran (jika ada).
1. 2.Pengendalian naskah dinas keluar dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut.
a.pencatatan 1) naskah dinas keluar yang dikirim harus diregistrasi pada sarana pengendalian naskah dinas keluar. 2) pengendalian naskah dinas keluar dilakukan dengan registrasi naskah dinas pada sarana pengendalian naskah dinas keluar. Informasi sarana pengendalian naskah dinas keluar meliputi: a) nomor urut; b) tanggal pengiriman; c) tanggal dan nomor naskah dinas; d) tujuan naskah dinas; dan e) isi ringkas naskah dinas. 3) sarana pengendalian naskah dinas keluar antara lain dapat berupa: a) buku Agenda Naskah Dinas Keluar; b) agenda Elektronik; c) buku Ekspedisi Naskah Dinas Keluar (Internal).
b.penggandaan 1) penggandaan naskah dinas adalah kegiatan memperbanyak naskah dinas dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuai dengan kebutuhan. 2) penggandaan naskah dinas dilakukan setelah naskah dinas keluar ditandatangani oleh pejabat yang berhak. 3) penggandaan naskah dinas keluar yang kategori klasifikasi keamanannya sangat rahasia, rahasia, dan terbatas harus diawasi secara ketat.
c.pengiriman 1) naskah dinas keluar yang akan dikirimkan oleh Unit Pengolah dimasukkan ke dalam amplop dengan mencantumkan alamat lengkap dan nomor naskah dinas sesuai dengan kategori klasifikasi keamanan: Sangat Rahasia (SR), Rahasia (R), Terbatas (T), dan Biasa (B). 2) khusus untuk naskah dinas dengan kategori klasifikasi keamanan Sangat Rahasia (SR), Rahasia (R), dan Terbatas (T) dimasukkan ke dalam amplop kedua dengan hanya mencantumkan alamat yang dituju dan pembubuhan cap dinas.
d.penyimpanan 1) kegiatan pengelolaan naskah dinas keluar harus didokumentasikan oleh Unit Pengolah dan Unit Kearsipan yang berupa sarana pengendalian naskah dinas dan pertinggal naskah dinas keluar. 2) pertinggal naskah dinas keluar yang disimpan merupakan naskah dinas asli yang diparaf oleh pejabat sesuai dengan jenjang kewenangannya. 3) penyimpanan pertinggal naskah dinas keluar diberkaskan menjadi satu kesatuan dengan naskah dinas masuk lainnya yang memiliki informasi atau subjek yang sama berdasarkan kode klasifikasi. Contoh lembar disposisi: B. Kotak Penyimpanan Lembar Disposisi (Tickler File) Kotak penyimpanan lembar disposisi terbuat dari bahan karton, tripleks, atau kayu berukuran 15 x 20 x 20 cm digunakan untuk menata dan menyimpan lembar disposisi oleh pencatat naskah dinas. Contoh: C. Kendaraan Operasional Kendaraan operasional, baik roda 4 mapun roda 2 digunakan untuk mengambil dan mengantar naskah dinas. D. Lemari Sortir Lemari sortir terbuat dari bahan kayu atau besi metal dengan ukuran disesuaikan dengan kebutuhan digunakan untuk menyortir naskah dinas sesuai dengan tujuan naskah dinas masuk oleh pengelola naskah dinas pada unit kerja masing-masing. E. Komputer/Laptop/Notebook Komputer/laptop/notebook digunakan untuk penciptaan naskah dinas berupa pengetikan/pembuatan konsep naskah, ataupun fungsi lain sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi lainnya. F. Faksimile Faksimile digunakan untuk mengirim dan menerima naskah dinas yang sifatnya sangat segera disampaikan atau dikirim. G. Mesin Fotokopi Mesin fotokopi digunakan untuk penggandaan naskah dinas sesuai dengan kebutuhan. H. Mesin Pemindai/Scanner Mesin pemindai (scanner) digunakan untuk memindai dokumen analog/cetak ke dalam bentuk digital/elektronik dalam mempermudah pertukaran informasi secara elektronik.
1. 1.Unit Kearsipan Unit Kearsipan (UK) berkedudukan di Sekretariat Jenderal yang diselenggarakan oleh Biro yang membidangi kearsipan dan dilaksanakan oleh Bagian yang membidangi kearsipan, dengan unsur- unsurnya terdiri atas:
a.pimpinan;
b.pengendali;
c.caraka;
d.pengelola arsip.
1. 2.Unit Pengolah Unit pengolah berkedudukan di setiap Unit Kerja serta Unit Pelaksana Teknis di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi yang meliputi:
a.unit pengolah untuk Menteri berkedudukan di Sekretariat Jenderal, Inspektorat Jenderal, Direktorat Jenderal, Badan dan dilaksanakan oleh setiap Eselon di bawahnya serta Staf Ahli Menteri;
b.unit pengolah di lingkungan Sekretariat Jenderal yang berkedudukan di biro-biro dan dilaksanakan oleh bagian-bagian, jabatan fungsional, dan atasan langsung bendaharawan serta tim.
c.unit pengolah di lingkungan Direktorat Jenderal berkedudukan di Sekretariat Direktorat dan dilaksanakan oleh bagian-bagian, subdit- subdit, atasan langsung bendaharawan serta tim.
d.unit pengolah di lingkungan Inspektorat Jenderal berkedudukan di Sekretariat Inspektorat dan dilaksanakan oleh bagian-bagian dan para inspektur-inspektur pembantu, jabatan fungsional, dan atasan langsung bendaharawan serta tim.
e.unit pengolah di lingkungan Badan berkedudukan di Sekretariat Badan dan pusat-pusat dilaksanakan oleh bagian-bagian, bidang- bidang, jabatan fungsional, dan atasan langsung bendaharawan serta tim.
f.unit pengolah unit pelaksana teknis berkedudukan dan dilaksanakan oleh subbagian/subseksi, jabatan fungsional, atasan langsung bendaharawan serta tim.
1. 3.Unit Tata Usaha Pengolah Unit Tata Usaha Pengolah (UTUP) berkedudukan di Unit Kerja Eselon II, yaitu UTUP di lingkungan Sekretariat Jenderal, biro-biro diselenggarakan dan dilaksanakan oleh Subbagian Tata Usaha Biro.
a.UTUP di lingkungan Direktorat Jenderal berkedudukan di: 1) Sekretariat Direktorat Jenderal diselenggarakan oleh bagian yang membidangi kearsipan dan dilaksanakan oleh subbagian yang membidangi kearsipan; 2) Direktorat-direktorat diselenggarakan oleh subbagian tata usaha/umum.
b.UTUP di lingkungan Inspektorat Jenderal berkedudukan di: 1) Sekretariat Inspektorat Jenderal, diselenggarakan oleh bagian- bagian yang membidangi kearsipan dan dilaksanakan oleh subbagian yang membidangi kearsipan; 2) Inspektorat-inspektorat, diselenggarakan oleh subbagian tata usaha/umum.
c.UTUP di lingkungan Badan Penelitian dan Pengembangan, Pendidikan dan Pelatihan, dan Informasi berkedudukan di: 1) Sekretariat Badan, diselenggarakan oleh bagian yang membidangi kearsipan dan dilaksanakan oleh subbagian yang membidangi kearsipan;. 3) pusat-pusat diselenggarakan dan dilaksanakan oleh subbagian tata usaha/umum.
d.UTUP di lingkungan unit pelaksana teknis, diselenggarakan dan dilaksanakan oleh bagian yang membidangi kearsipan. B. Tugas dan Fungsi Untuk melaksanakan pengelolaan naskah dinas di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi, unit pengolah naskah dinas mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut.
1. 1.Unit Kearsipan Unit Kearsipan (UK) mempunyai tugas merumuskan kebijakan dan menyelenggarakan pengelolaan tata naskah dinas di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi. Untuk melaksanakan tugas tersebut, UK mempunyai fungsi:
a.menyiapkan rumusan kebijaksanaan pengelolaan kearsipan dan naskah dinas dilingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi;
b.melaksanakan pembinaan pengelolaan kearsipan dan pengendalian naskah dinas dilingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi;
c.melaksanakan koordinasi pelaksanaan naskah dinas; dan
d.melaksanakan pengurusan naskah dinas masuk dan keluar; dan dilingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi.
1. 2.Unit Tata Usaha Pengolah (UTUP) UTUP mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan naskah dinas di lingkungan unit organisasi masing-masing. Untuk melaksanakan tugas tersebut,UTUP mempunyai fungsi:
a.melaksanakan pengendalian naskah dinas dilingkungan organisasi masing-masing;
b.melaksanakan pengurusan naskah dinas masuk dan keluar.
1. 3.Unit Pengolah Unit Pengolah (UP) mempunyai tugas melaksanakan penyelesaian naskah dinas masuk dan proses naskah dinas keluar. Untuk melaksanakan tugas tersebut UP mempunyai fungsi:
a.mengolah naskah dinas masuk;
b.membuat konsep naskah dinas keluar;
c.membubuhkan stempel paraf, menyampaikan dan memantau penyelesaian naskah dinas keluar di UTUP;
d.membubuhkan paraf sesuai kewenangan pembuat draft untuk naskah dinas keluar yang akan ditandatangani pimpinan; dan
e.melaksanakan pemusnahan arsip, duplikasi dan nonarsip dengan persetujuan pimpinan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Salinan sesuai aslinya Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi Kepala Biro Hukum, Organisasi, dan Tata Laksana Undang Mugopal MENTERI DESA, PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL, DAN TRANSMIGRASI ttd. EKO PUTRO SANDJOJO

Isi peraturan

Teks8PDFHirarki

Memuat teks peraturan…