1.Tata Naskah Dinas adalah pengaturan mengenai jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
2.Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan di bidang desa, pembangunan daerah tertinggal, dan transmigrasi.
3.Naskah Dinas Elektronik adalah Naskah Dinas berupa komunikasi informasi yang disalurkan melalui media elektronik dan direkam dalam multimedia elektronik www.peraturan.go.id 2021, No.609 sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat/pimpinan yang berwenang di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi.
4.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dalam media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
5.Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
6.Format adalah susunan dan bentuk Naskah Dinas yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, kop, dan cap Naskah Dinas.
7.Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban yang ada pada pejabat untuk menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.
8.Lambang Negara Kesatuan Republik Indonesia yang selanjutnya disebut Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka Tunggal Ika.
9.Kop Amplop Naskah Dinas adalah kepala amplop Naskah Dinas yang menunjukkan jabatan atau nama Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi yang ditempatkan di bagian atas amplop Naskah Dinas.
10.Kop Naskah Dinas adalah kepala surat yang terdiri dari logo Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi, nama dan alamat yang meliputi nama jalan, nomor, kode pos, nomor telepon, faksimili, surat elektronik, dan situs web. www.peraturan.go.id 2021, No.609
11.Kop Naskah Dinas Menteri yang selanjutnya disebut Kop Menteri adalah bagian dari kepala Naskah Dinas yang memuat lambang negara berwarna emas dan nama jabatan Menteri Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi yang diletakkan secara simetris.
12.Logo Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi yang selanjutnya disebut Logo adalah gambar atau huruf sebagai identitas Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi.
13.Unit Kearsipan adalah satuan kerja di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan dan pembinaan pengelolaan kearsipan secara berjenjang di unit kerja/unit pengolah;
14.Unit Kerja adalah bagian dari unit organisasi di lingkungan Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi yang dipimpin oleh pejabat pimpinan tinggi pratama.
15.Unit Pengolah adalah unit kerja pada pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip.
16.Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang desa, pembangunan daerah tertinggal, dan transmigrasi.
17.Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang desa, pembangunan daerah tertinggal, dan transmigrasi.