1.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
2.Tata Kearsipan adalah kegiatan pengelolaan arsip sejak dibuat, diterima, diproses, disimpan, sampai dengan disusutkan.
3.Penyelenggaraan Kearsipan Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam sistem kearsipan Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan, yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya.
4.Arsip Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan yang selanjutnya disebut arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
5.Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
6.Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
7.Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
8.Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
9.Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
10.Arsip terjaga Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan yang selanjutnya disebut arsip terjaga adalah arsip yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
11.Klasifikasi Arsip adalah pengelompokan arsip yang disusun secara logis dan sistematis berdasarkan kesamaan urusan kegiatan organisasi serta berfungsi sebagai pedoman pemberkasan dan penemuan kembali.
12.Pola Klasifikasi adalah suatu pola atau bagan yang berupa daftar pengelompokan subyek yang dibuat secara berjenjang/hierarki, yang disusun berdasarkan kesamaan urusan kegiatan atau masalah dan dibuat secara logis dan sistematis.
13.Kode Klasifikasi adalah tanda pengenal urusan suatu dokumen dari klasifikasi yang telah ditetapkan.
14.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
15.Klasifikasi keamanan arsip dinamis adalah pengkategorian/penggolongan arsip dinamis berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik dan perorangan.
16.Klasifikasi akses arsip adalah pengkategorian pengaturan ketersediaan arsip dinamis sebagai hasil kewenangan hukum dan otoritas legal pencipta arsip untuk mempermudah pemanfaatan arsip.
17.Kartu Kendali/Buku Kendali adalah lembar isian atau formulir untuk mencatat data/informasi suatu naskah dinas.
18.Lembar Disposisi adalah lembar isian/formulir untuk memberikan petunjuk/instruksi dan berfungsi sebagai sarana pengendalian perkembangan naskah dinas.
19.Lembar Penerus adalah lembar yang berfungsi sebagai alat pengendali dan memonitor surat di lingkungan Unit Pengolah.
20.Lembar Pengantar Naskah Dinas Biasa/Rahasia adalah formulir yang digunakan sebagai sarana pengiriman dan bukti penerimaan naskah dinas biasa/rahasia.
21.Jaringan Informasi Kearsipan Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip yang dikelola oleh Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
22.Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya .
23.Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
24.Unit Kearsipan I adalah satuan kerja pada Eselon I yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
25.Unit Kearsipan II adalah satuan kerja pada Eselon II yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
26.Unit Kearsipan Daerah adalah satuan kerja lingkup Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan di daerah yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
27.Unit Pusat Kearsipan Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan adalah satuan kerja pada Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan yang mempunyai tugas pokok menyusun kebijakan dibidang kearsipan, menerima, mengolah, menyimpan, menyusutkan arsip inaktif, melakukan penataan sistem kearsipan, pelayanan jasa kearsipan dan penyuluhan, perawatan koleksi dan pelacakan arsip serta pengembangan teknologi kearsipan, menganalisis nilai guna, preservasi dan konservasi arsip, penyelamatan dan pengamanan arsip vital dan arsip terjaga, serta melakukan akuisisi arsip Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
28.Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan nasional (ANRI).
29.Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan (Arsip Nasional Republik Indonesia).
30.Autentikasi adalah proses validasi untuk pengesahan suatu dokumen.
31.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
32.Pengelola Arsip adalah sumber daya manusia di bidang kearsipan.
33.Naskah Dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan.
34.Naskah Dinas Penting adalah naskah dinas yang isinya mengandung hal-hal yang bersifat strategis, kebijaksanaan dan operasional serta memerlukan proses penyelesaian lebih lanjut.
35.Naskah Dinas Rahasia adalah naskah dinas yang isinya mengandung hal-hal yang bersifat rahasia.
36.Naskah Dinas Biasa adalah naskah dinas yang isinya mengandung hal-hal yang bersifat rutin.
37.Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas adalah proses penanganan naskah dinas masuk yang meliputi kegiatan penerimaan, pengarahan dan pencatatan oleh Unit Kearsipan sampai diterima di Unit Pengolah, dan sejak naskah dinas keluar selesai diproses/ ditandatangani Pimpinan Unit Pengolah sampai dikirim oleh Unit Kearsipan.
38.Penerima adalah pegawai di Unit Kearsipan/Tata Usaha yang bertugas menerima naskah dinas masuk.
39.Pengarah adalah Kepala Sub Bagian Persuratan/Tata Usaha/Umum di Unit Kearsipan/Tata Usaha yang bertugas mengarahkan, menentukan kode klasifikasi dan indeks naskah dinas masuk.
40.Pencatat adalah pegawai di Unit Kearsipan/Tata Usaha yang bertugas mencatat data naskah dinas masuk dan naskah dinas keluar pada kartu kendali/buku kendali/jaringan informasi kearsipan Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan serta menyimpan kartu kendali lembar ke-2.
41.Tata Usaha Pengolah adalah unit ketatausahaan di Unit Pengolah.
42.Sekretaris Pimpinan adalah Petugas yang melaksanakan fungsi kesekretariatan pimpinan.
43.Berkas adalah himpunan arsip yang disusun berdasarkan kesamaan jenis (seri), kesamaan masalah (rubrik) atau kesamaan urusan/kegiatan (dosir).
44.Penataan Berkas atau pemberkasan adalah suatu teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis untuk memudahkan penemuan kembali arsip secara mudah, cepat dan tepat yang dilakukan berdasarkan sistem subjek dimana arsip-arsip ditata berdasarkan kelompok masalah dengan menggunakan klasifikasi arsip Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan sebagai panduan pengelompokan.
45.Indeks adalah tanda pengenal utama suatu dokumen untuk membedakan antara berkas satu dengan lainnya dalam suatu kode/masalah yang berfungsi sebagai penemuan kembali arsip.
46.Kartu Tunjuk Silang adalah kartu pelengkap indeks yang berfungsi untuk mempertemukan keterangan yang berbeda tetapi sama artinya dan yang berbeda tetapi saling berkaitan.
47.Daftar Arsip Aktif adalah daftar yang berisi sekurang- kurangnya memuat unit pengolah, nomor berkas, kode klasifikasi, indeks, isi ringkas, tahun, jumlah arsip, sifat, lokasi penyimpanan, dan keterangan.
48.Daftar Arsip Inaktif adalah daftar yang berisi sekurang- kurangnya memuat pencipta arsip/unit pengolah, nomor urut, nomor arsip, kode klasifikasi, indeks, isi ringkas, tahun, jumlah arsip, sifat, lokasi penyimpanan, nomor boks, dan keterangan.
49.Daftar Isi Berkas adalah daftar yang berisi sekurang- kurangnya memuat unit pengolah, nomor urut, kode, indeks, isi ringkas, isi berkas, tahun, jalan masuk, lokasi penyimpanan, dan keterangan.
50.Penemuan Kembali adalah suatu cara untuk memudahkan menemukan kembali arsip yang dibutuhkan secara lengkap dengan cepat, tepat, dan akurat.
51.Penilaian Arsip adalah proses kegiatan evaluasi arsip dari aspek substansi informasi, fungsi dan karakteristik fisik serta menentukan waktu kapan suatu arsip harus disimpan/disusutkan berdasarkan nilai guna/Jadwal Retensi Arsip.
52.Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang lingkungan hidup dan kehutanan.