A. Latar belakang Dalam upaya mendukung terwujudnya tata pemerintahan yang baik, Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi telah mengkoordinasikan penyusunan dan pelaksanaan Program Reformasi Birokrasi. Program tersebut bertujuan untuk meningkatkan daya guna, hasil guna, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan. Tujuan tersebut akan dicapai antara lain melalui berbagai kegiatan, salah satu diantaranya adalah penataan sistem manajemen SDM Aparatur. PENDAHULUAN BABI PEDOMAN ANALISIS JABAT AN LAMPIRAN: PERATURAN MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAANAPARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI NOMOR : 33 TAHUN 2011 TANGGAL : 7 Juli 2011 A. Pengertian BAB" KONSEP DASAR B. Maksud dan Tujuan Maksud disusunnya pedoman analisis jabatan adalah untuk menyediakan pedoman yang dapat dijadikan acuan dalam melakukan anal isis jabatan untuk kepentingan kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan, serta pengawasan dan akuntabilitas. Sedangkan tujuannya adalah:
1.untuk membantu dan memudahkan instansi pemerintah pusat dan daerah dalam melakukan analisis jabatan dengan format-format data serta langkah yang akan dilakukan termasuk dalam perumusan hasil analisis jabatan untuk penataan kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan, serta pengawasan dan akuntabilitas;
2.untuk membantu instansi pemerintah pusat dan daerah dalam melakukan penataan kepegawaian yang sekaligus memberikan umpan balik bagi penyempurnaan organisasi, tata laksana, pengawasan dan akuntabilitas. C. Ruang Lingkup Pedoman ini digunakan bagi seluruh instansi pemerintah di tingkat pusat maupun daerah. lsi pedoman meliputi konsep dasar, tahapan pelaksanaan, serta materi pokok analisis jabatan dan hasil akhir analisis jabatan. B. Aspek Yang Dianalisis Analisis jabatan pad a hakekatnya adalah analisis organisasi. Sesuai dengan hakekatnya, maka aspek pokok yang dianalisis dalam anal isis jabatan adalah pelaksanaan pekerjaan yang menjabarkan fungsi-fungsi yang ada di setiap unit
4.Syarat Jabatan adalah syarat yang harus dipenuhi atau dimiliki oleh seseorang untuk menduduki suatu jabatan. Syarat jabatan merupakan tuntutan kemampuan kerja yang ditunjukkan dengan keahlian atau keterampilan kerja yang diidentifikasi dari pemilikan pengetahuan kerja, pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja, dan kemampuan dari aspek psikologis dan kekuatan fisiko Syarat jabatan diartikan pula sebagai kualifikasi yang harus dipenuhi untuk menduduki suatu jabatan seperti pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja, pengetahuan kerja, keterampilan kerja, serta syarat psikologi.
5.Peta Jabatan adalah susunan jabatan yang digambarkan secara vertikal maupun horizontal menurut struktur kewenangan, tugas, dan tanggung jawab jabatan serta persyaratan jabatan. Peta jabatan menggambarkan seluruh jabatan yang ada dan kedudukannya dalam unit kerja. 6 Formasi Jabatan adalah jumlah dan susunan jabatan dalam suatu unit kerja menu rut jenis dan peringkat yang diperlukan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja yang bersangkutan secara efektif dan efisien. Formasi Jabatan disebut juga sebagai jumlah dan susunan jabatan karier yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu. D. Materi analisis jabatan Kegiatan analisis jabatan dapat terselenggara, dimulai dengan pembentukan tenaga analis jabatan melalui bimbingan teknis atau pelatihan analisis jabatan. Dengan bimbingan/pelatihan analisis jabatan diharapkan menghasilkan tenaga analis jabatan yang mampu melaksanakan kegiatan analisis jabatan untuk berbagai kepentingan penataan kelernbaqaan, kepegawaian, ketatalaksanaan, serta pengawasan dan akuntabilitas. Materi pokok analisis jabatan yang disampaikan dalam bimbingan teknis/pelatihan analisis jabatan meliputi pengantar analisis jabatan, dasar-dasar analisis jabatan, uraian tug as jabatan, fungsi pekerja jabatan, kondisi lingkungan kerja, syarat jabatan, metoda pengumpulan data jabatan, teknik perumusan jabatan, dan metoda penyusunan informasi jabatan komprehensif. E. Hasil Analisis Jabatan Hasil analisis jabatan berupa:
1.Rumusan Jabatan untuk setiap unit kerja, yaitu jabatan struktural dan jabatan fungsional.
2.Uraian Jabatan baik jabatan struktural maupun jabatan funqsional,
3.Peta Jabatan yang berupa bentangan seluruh jabatan baik struktural maupun fungsional, sebagai gambaran menyeluruh bagi jabatan yang ada dalam unit organisasi atau dalam instansi. B. Pelaksanaan Lapangan
1.Pengumpulan Data Kegiatan awal analisis jabatan adalah mengumpulkan data jabatan. Pengumpulandata jabatan tersebut dapat dilakukan dengan cara: Dalam kegiatan analisis jabatan perlu dibentuk sebuah tim yang akan menjadi pelaksana. Tim tersebut disebut dengan Tim Analis Jabatan. Anggota tim adalah para pegawai yang ditunjuk dan sebaiknya mewakili unit kerja yang akan dianalisis. Sebelum melaksanakan kegiatan analisis jabatan, para pegawai yang akan dibentuk menjadi tim hendaknya dibekali terlebih dahulu dengan pelatihan analisis jabatan. Pelatihan dimaksudkan agar para pegawai yang ditunjuk menjadi anggota tim memiliki pengetahuan dan kemampuan untuk menganalisis jabatan. Selanjutnya Tim Analis Jabatan perlu ditetapkan dengan surat keputusan.
2.Pemberitahuan Kepada Pimpinan Unit Sebelum pelaksanaan analisis jabatan sampai pada tahap kegiatan di lapangan, maka pimpinan unit yang unitnya akan dianalisis perlu diberitahu terlebih dahulu. Pernberitahuan hendaknya berisi tentang tujuan, jadwal pelaksanaan, dan bantuan peran serta pimpinan unit b eserta pegawainya sebagai nara sumber. Hal tersebut perlu dilakukan agar pelaksanaan analisis jabatan memperoleh dukungan dari unit kerja.
c.Pengamatan Langsung Pengumpulan data dengan pengamatan langsung adalah melihat langsung 5) Dalam penetapan responden hendaknya berkonsultasi dengan pimpinan unit. Sebaiknya responden yang dipilih adalah Pegawai Negeri Sipil yang menguasai pekerjaan dan dapat mewakili Pegawai Negeri Sipil yang ada. Daftar pertanyaan hendaknya disusun secara sederhana, sehingga memudahkan responden memberikan jawaban. Penyusunan daftar pertanyaan dapat melibatkan tenaga Analis Jabatan, mengingat yang mengetahui kebutuhan data jabatan adalah Analis Jabatan. Dalam pedoman ini disajikan pula contoh daftar pertanyaan sederhana. Daftar pertanyaan hendaknya dibuat sendiri oleh masing-masing instansi disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi instansinya. Contoh daftar pertanyaan lihat pad a contoh 1.
b.Wawancara Wawancara merupakan tanya jawab antara pewawancara dengan responden. Pengumpulan data dengan cara wawancara adalah bertatap muka langsung dengan responden untuk menanyakan seluk beluk pekerjaan yang dilakukannya. Dalam pengumpulan data ini, Pegawai Negeri Sipil yang dijadikan responden adalah Pegawai Negeri Sipil yang telah dipilih sebelumnya. Pemilihan Pegawai Negeri Sipil yang dijadikan responden berkonsultasi dengan pimpinan unit.
e.Gabungan Beberapa Cara. Pengumpulan data dapat menggunakan lebih dari satu cara. Pengumpulan data yang baik adalah menggunakan cara gabungan yang dapat saling melengkapi. Cara yang paling efektif untuk pengumpulan data adalah gabungan antara pengumpulan data melalui daftar pertanyaan dengan wawancara. Daftar pertanyaan digunakan sebagai pengumpulan data awal. Sedangkan untuk melengkapi atau memperbaiki data yang kurang digunakan wawancara. Kemudian agar data dapat lebih valid lagi maka dapat dipergunakan referensi sebagai data pendukung. Perlu diperhatikan dalam pengumpulan data, bahwa data pokok yang dikumpulkan adalah data tentang tug as pokok dan fungsi unit kerja. Tugas pokok dan fungsi tersebut dapat dicari penjabarannya dari pelaksanaan tugas sehari-hari para Pegawai Negeri Sipil yang ada di unit kerja masing- masing. Selanjutnya dalam penunjukkan pegawai untuk dijadikan responden, hendaknya pimpinan memilih pegawai yang dapat mewakili unitnya. Kriteria pegawai yang dapat dijadikan responden adalah:
a.Pegawai yang menguasai pekerjaan di unit kerjanya.
b.Pegawai yang dapat menjelaskan program-program unit kerjanya.
c.Pegawai yang mengerti tentang proses kerja di unit kerjanya.
4.Penyempurnaan Hasil Olahan Penyempurnaan adalah perbaikan hasil olahan data berdasarkan masukan yang diperoleh dari unit yang dianalisls. Masukan unit biasanya diperoleh dalam b) Tugas yang telah dikelompokkan dirumuskan nomenklaturny menjadi nomenklatur jabatan yang kemudian diberi nama yaitu nama jabatan c) Setiap jabatan harus memenuhi kriteria: oJumlah tugasnya berkisar antara 5 (lima) sarnpai dengan 12 (duabelas) tugas .. ..Iikadalam instansi terdapat sekelompok tugas yang spesifik, maka jumlah tugas dapat kurang dari 5 (lima) atau dari 12 (duabelas). Namun harus diperhatikan bahwa jumlah tugas untuk setiap jabatan hendaknya mengandung volume kerja yang cukup minimal untuk 1 (satu) orang pegawai. o Tugas yang satu dengan yang lain memiliki kaitan proses yang jelas. o Syarat jabatannya serasi, sejajar, dan wajar. o Dalam jabatan tersebut, tugasnya menyerap waktu kerja penuh. Maksudnya adalah jumlah tugas yang menjadi rumusan dalam jabatan berisi volume kerja yang minimal dapat diduduki oleh 1 (satu) orang pegawai.
3.Verifikasi Data Verifikasi adalah pengujian kembali hasil olahan data, untuk memastikan kelengkapan, kebenaran, dan kesesuaian dengan realitas pekerjaan di unit yang dianalisis. Pelaksanaan verifikasi terse but adalah mengirimkan hasil olahan data yang berupa rumusan nomenklatur jabatan dan uraian jabatan kepada pimpinan unit untuk klarifikasi, koreksi, dan memperoleh masukan penyempurnaan A. Rumusan Nomenklatur Jabatan Rumusan nomenklatur jabatan adalah rumusan atas suatu jenis pekerjaan yang ditandai dengan penetapan nama NAMA JABATAN. Dengan pengertian tersebut maka rumusan nomenklatur jabatan merupakan rumusan nama jabatan. Nama jabatan harus dapat menggarnbarkantugas-tugas yang terkandung di dalamnya. Dalam lingkup instansi pemerintah, dikenal 2 (dua) jenis jabatan, yaitu jabatan manajerial atau jabatan struktural, dan jabatan fungsional. Jabatan fungsional terdiri atas jabatan fungsional tertentu dan jabatan fungsional umum. Jabatan fungsional tertentu adalah jabatan yang telah ditetapkan dengan Surat Keputusan Menteri PAN dan mempunyai ukuran pencapaian hasil kerjanya dengan angka kredit. Sedangkan jabatan fungsional umum adalah jabatan fungsionalyang tidak secara khusus ditetapkan dengan Surat Keputusan Menteri PAN. Cara merumuskan nomenklatur masing-masingjenis jabatan adalah: 1 Jabatan manajerial atau jabatan struktural adalah jabatan yang rumusan nomenklaturnya ditetapkan menurut nama unit kerjanya serta berstrata sesuai dengan kelembagaan yang berlaku. Dengan demikian rumusan nomenklatur untuk nama jabatannya mengikuti nama yang tertera dalam surat keputusan pengangkatannya. Contoh:
a.Direktur Jenderal ....., Sekretaris Jenderal ....., Kepala Badan ..... (di BABIV FORMAT HASIL
2.Ringkasan Tugas C. Uraian Jabatan Setiap jabatan berisi berbagai aspek dan karakteristik. Uraian jabatan adalah uraian setiap aspek dan karakteristik yang terkandung dalam jabatan. Uraian jabatan tersebut berisi antara lain:
1.Nama Jabatan Tugas-tugas yang telah dikelompok-kelompokkan diberi nama yaitu Nama jabatan. Pemberian nama jabatan harus mencerminkan isi tugasnya. Dengan demikian nama jabatan berarti sebutan untuk memberi ciri dan garnbaran sekelompok tugas yang menyatu dalam satu wadah jabatan. Nama jabatan dimaksudkan pula untuk membedakan antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lain. Selanjutnya nama jabatan menjadi rumusan nomenklatur jabatan. Sebagai contoh pemberian nama jabatan adalah: o Sekelompok tugas-tugas administrasi kepegawaian diberi nama Pengadministrasi Kepegawaian. o Sekelompok tugas-tugas pengumpulan dan pengolahan data diberi nama Pengumpul dan Pengolah Data . o Sekelompok tugas-tugas penganalisisan diberi nama Analis .....Dan sebagainya. fungsional yang berada di bawahnya. Dengan peta jabatan, maka seluruh unit kerja dapat dilihat jenis dan susunan jabatan yang ada di dalamnya. Contoh peta jabatan dapat dilihat dalam contoh 2.
7.Keadaan Tempat Kerja Keadaan tempat kerja adalah gambaran tentang kondisi tempat beserta lingkungan di sekitar tempat kerja yang menimbulkan dampak negatif atau menimbulkan risiko bahaya bagi pegawai yang berada di dalamnya. Aspek-aspek tempat kerja adalah: .:. ruangan tempat bekerja:
6.Rincian Tugas Setiap jabatan berisi sekelompok tugas. Dalam jabatan berisi antara 5 (lima) sampai 12 (dua belas) tugas. Setiap tugas diuraikan dengan jelas dalam rincian tugas ini, gambaran tentang apa yang dikerjakan, mengapa harus dikerjakan, dan bagaimana cara mengerjakannya. Peralatan kerja adalah alat yang digunakan dalam melaksanakan tugas seperti alat tulis, komputer, dan alat-alat lain yang spesifik sesuai dengan jabatannya. Misalnya: .:. Alat tulis dan kalkulator merupakan alat kerja bagi jabatan Bendaharawan . •:. Teodolit merupakan alat kerja bagi jabatan Juru Ukur. Dan sebagainya.
5.Peralatan Kerja .:. Dan sebagainya
10.Syarat Jabatan Syarat jabatan merupakan rumusan tentang kemampuan kerja yang dituntut untuk dapat melaksanakan tug as jabatan. Tuntutan kemampuan kerja tersebut dapat berupa: .:. eahlian kerja yang harus dimiliki; .:. keterampilan kerja; .:. pengetahuan kerja: .:. pendidikan, pelatihan, dan pengalaman kerja; .:. kondisi fisik atau kemampuan jasrnani; .:. kondisi mental yang berupa bakat kerja, temperamen kerja,
9.Risiko Sahaya Risiko bahaya adalah risiko atas bahaya yang mungkin timbul dan menirnpa pegawai sewaktu melakukan tugas jabatannya. Risiko bahaya dapat berupa risiko bahaya terhadap fisik atau mental. Risiko bahaya fisik dapat berupa keeelakaan yang menimbulkan eaeat terhadap anggota tubuh atau meninggal dunia. Sedangkan risiko bahaya mental dapat berupa terganggunya mental atau kejiwaan seorang pegawai. Contoh: .:. Inspektur Tambang dapat terkena risiko bahaya yang berupa keeelakaan fisik pada saat menginspeksi pekerjaan penambangan bawah tanah . •:. Penjaga Mereu Suar di suatu pulau terpencil dapat terkena risiko bahaya mental seperti linglung atau stres. Pedoman analisis jabatan iru dimaksudkan sebagai acuan bagi setiap Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah dalam melaksanakan analisis jabatan sehingga memiliki pola dan standar dalam penyusunan peta jabatan dan uraian jabatan Peta jabatan dan uraian jabatan tersebut merupakan informasi dasar yang dapat digunakan untuk berbagai kepentingan yang terkait dengan kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan, dan pengawasan. Uraian jabatan merupakan uraian tentang informasi dan karakteristik jabatan seperti nama jabatan, kode jabatan, letak jabatan, ikhtisar jabatan, uraian tugas, hasil kerja, bahan kerja, peralatan kerja, tanggungjawab jabatan, wewenang jabatan, korelasi jabatan, kondisi lingkungan kerja dan syarat jabatan. Peta jabatan merupakan susunan jabatan yang digambarkan secara vertikal maupun horizontal menurut struktur kewenangan, tugas, dan tanggungjawab jabatan serta persyaratanjabatan. Analisis Jabatan merupakan proses dan tata cara untuk memperoleh data jabatan yang diolah menjadi informasi jabatan dan disajikan untuk penyusunan peta jabatan dan uraianjabatan.