1.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Kementerian Sekretariat Negara dalam rangka kegiatan kedinasan, kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2.Arsip Aktif adalah Arsip Kementerian Sekretariat Negara yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus- menerus dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi dan dikelola oleh unit pengolah di setiap satuan organisasi.
3.Arsip Inaktif adalah Arsip Kementerian Sekretariat Negara yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun dan dikelola oleh unit kearsipan.
4.Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh Kementerian Sekretariat Negara karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
5.Arsiparis . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA
5.Arsiparis adalah pegawai Kementerian Sekretariat Negara yang diangkat dengan surat keputusan sebagai Pejabat Fungsional Arsiparis di Kementerian Sekretariat Negara yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kearsipan di unit pengolah dan unit kearsipan.
6.Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.
7.Arsip Media Baru adalah arsip yang isi informasi dan bentuk fisiknya direkam dalam elektronik dengan menggunakan peralatan khusus.
8.Arsip Vital adalah Arsip Kementerian Sekretariat Negara yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
9.Pemberkasan adalah penempatan Arsip Kementerian Sekretariat Negara ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis, atau kesamaan masalah.
10.Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan Arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian Sekretariat Negara menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.
11.Daftar Berkas adalah daftar yang sekurang-kurangnya memuat unit pengolah, nomor berkas, kode klasifikasi, uraian informasi berkas, kurun waktu, jumlah, dan keterangan.
12.Daftar Isi Berkas adalah suatu daftar yang sekurang- kurangnya memuat nomor berkas, nomor item arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tanggal, jumlah, dan keterangan.
13.Daftar . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA
13.Daftar Arsip Pindah adalah suatu daftar yang dibuat oleh unit pengolah, unit kearsipan II, dan/atau unit kearsipan III yang sekurang-kurangnya memuat pencipta Arsip, nomor Arsip, Klasifikasi Arsip, jenis/seri Arsip, kurun waktu, tingkat perkembangan, jumlah, dan keterangan.
14.Daftar Arsip Inaktif adalah suatu daftar yang dibuat oleh unit kearsipan I, unit kearsipan II, dan/atau unit kearsipan III yang sekurang-kurangnya memuat pencipta Arsip, nomor Arsip, Klasifikasi Arsip, jenis/seri Arsip, kurun waktu, tingkat perkembangan, jumlah, keterangan, nomor boks, lokasi simpan, jangka simpan dan nasib akhir, serta kategori Arsip.
15.Daftar Arsip Serah adalah suatu daftar yang dibuat oleh unit kearsipan I yang sekurang-kurangnya memuat pencipta Arsip, nomor Arsip, Klasifikasi Arsip, jenis/seri Arsip, kurun waktu, tingkat perkembangan, jumlah, dan keterangan.
16.Daftar Arsip Musnah adalah suatu daftar yang dibuat oleh unit kearsipan I, unit kearsipan II, dan/atau unit kearsipan III yang sekurang-kurangnya memuat pencipta Arsip, nomor Arsip, Klasifikasi Arsip atau skema pengaturan Arsip, jenis/seri Arsip yang dimusnahkan, kurun waktu, tingkat perkembangan, jumlah, dan keterangan.
17.Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip di Kementerian Sekretariat Negara.
18.Sistem Informasi Manajemen Arsip yang selanjutnya disebut SIM Arsip adalah suatu aplikasi yang dipergunakan oleh unit pengolah dan unit kearsipan untuk membuat Daftar Arsip Pindah, Daftar Arsip Musnah, Daftar Arsip Serah, penyebarluasan informasi kearsipan, penemuan Arsip, layanan peminjaman Arsip, dan sarana pengembangan kualitas sumber daya manusia kearsipan.
19.Pencipta . . . MENTERI SEKRETARIS NEGARA
19.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip dinamis.
20.Pemindahan Arsip adalah kegiatan memindahkan Arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan di atasnya.
21.Pemusnahan Arsip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi Arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi.
22.Legalisasi adalah pengesahan Arsip hasil alih media sesuai dengan arsip aslinya.
23.Unit Pengolah adalah seluruh unit kerja dan Istana Kepresidenan di daerah serta Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno dan Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola semua Arsip Aktif yang diciptakannya.
24.Unit Kearsipan adalah satuan organisasi/unit kerja dan Istana Kepresidenan di daerah serta Pusat Pengelolaan Komplek Gelora Bung Karno dan Pusat Pengelolaan Komplek Kemayoran yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengelola semua Arsip Inaktif yang diciptakan oleh Unit Pengolah.
25.Sumber Daya Manusia Kearsipan yang selanjutnya disebut SDM Kearsipan adalah pejabat dan pegawai di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara yang ditunjuk dan atau bertugas, bertanggung jawab dalam pelaksanaan pengelolaan Arsip Aktif dan Arsip Inaktif Kementerian Sekretariat Negara.
26.Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan dukungan teknis dan administrasi serta analisis urusan pemerintahan di bidang kesekretariatan negara.
27.Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kesekretariatan negara.