… … Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Ditetapkan di ……………… pada tanggal ……………….. MENTERI KETENAGAKERJAAN Tanda tangan 3 Enter NAMA PEJABAT Diundangkan di …………. pada tanggal ……………… DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA Tanda tangan 3 Enter NAMA PEMANGKU JABATAN BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN … NOMOR …
(1)judul SOPAP;
(2)nama unit kerja;
(3)tahun pembuatan; dan
(4)informasi lain yang diperlukan. b) Keputusan Pimpinan Keputusan pimpinan tentang penetapan SOPAP merupakan landasan kekuatan mengikat suatu SOPAP. Keputusan pimpinan diletakkan setelah halaman judul. c) Daftar Isi SOPAP Daftar isi dibutuhkan untuk membantu mempercepat pencarian informasi dan menulis perubahan/revisi yang dibuat untuk bagian tertentu dari SOPAP terkait. d) Penjelasan Singkat Penggunaan Materi penjelasan singkat penggunaan meliputi:
(1)ruang lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan kebutuhan organisasi;
(2)ringkasan, memuat ringkasan singkat mengenai prosedur yang dibuat. e) Bagian Identitas Bagian Identitas dari unsur prosedur dalam SOPAP dapat dijelaskan sebagai berikut:
(1)logo Kementerian dan nomenklatur unit kerja pembuat;
(2)nomor SOPAP, diisi dengan nomor basah secara berurutan dalam 1 (satu) tahun takwim;
(3)tanggal pengesahan, diisi tanggal pengesahan SOPAP oleh pejabat yang berwenang di unit kerja;
(4)tanggal revisi, diisi tanggal SOPAP direvisi atau tanggal rencana diperiksa kembali SOPAP yang bersangkutan;
(5)pengesahan oleh pejabat yang berwenang pada unit kerja setingkat pejabat pimpinan tinggi pratama dan kepala unit pelaksana teknis;
(6)item pengesahan berisi nomenklatur jabatan, tanda tangan, nama pejabat tanpa mencantumkan gelar, nomor induk pegawai serta cap dinas unit organisasi;
(7)judul SOPAP, sesuai dengan kegiatan yang sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki;
(8)dasar hukum, berupa peraturan perundang- undangan yang mendasari prosedur yang dibuat menjadi SOPAP beserta aturan pelaksanaannya;
(9)keterkaitan, memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan (SOPAP lain yang terkait secara langsung dalam proses pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian dari kegiatan tersebut);
(10)peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan;
(11)peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan serta berbagai dampak lain yang ditimbulkan;
(12)dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya bila diperlukan;
(13)umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu jika/apabila-maka (if-then) atau batas waktu (deadline) kegiatan harus sudah dilaksanakan;
(14)kualifikasi pelaksana, memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan;
(15)peralatan dan perlengkapan, memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang dibuat menjadi SOPAP;
(16)pencatatan dan pendataan, memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pelaksana yang terlibat dalam proses;
(17)setiap pelaksana yang ikut berperan dalam proses diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah dilakukannya dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya; dan
(18)pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai “apakah prosedur telah dijalankan dengan benar”. f) Bagian Flowchart Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai langkah-langkah kegiatan secara berurutan dan sistematis dari prosedur yang distandarkan yang berisi:
(1)nomor, diisi nomor urut;
(2)tahap kegiatan, diisi tahapan kegiatan yang merupakan urutan logis suatu proses kegiatan. Biasanya menggunakan kalimat aktif dengan awalan me-;
(3)pelaksana, merupakan pelaku (aktor) kegiatan, simbol diagram alir sesuai dengan proses yang dilakukan.
(4)keterangan simbol sebagaimana ditentukan pada daftar simbol;
(5)pelaksana diisi dengan nama jabatan (jabatan pelaksana, jabatan fungsional tertentu, jabatan struktural) yang ada di unit kerja yang bersangkutan yang melakukan proses kegiatan;
(6)urutan penulisan jabatan dimulai dari jabatan yang terlebih dahulu melakukan tahap kegiatan;
(7)jika dalam SOPAP tersebut terkait dengan unit lain maka jabatan unit kerja lain diletakkan setelah kolom jabatan di unit yang bersangkutan;
(8)mutu baku, berisi kelengkapan, waktu, output, dan keterangan;
(9)SOPAP ini terkait dengan kinerja, setiap aktivitas mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti: waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan persyaratan/kelengkapan yang diperlukan (standar input) dan output-nya;
(10)mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses telah memenuhi kualitas yang diharapkan sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan;
(11)untuk pendokumentasian dan implementasi, sebaiknya SOPAP memiliki kesamaan dalam unsur prosedur meskipun muatan dari unsur tersebut akan berbeda sesuai dengan kebutuhan unit kerja; dan
(12)norma waktu menggunakan satuan menit, jam, dan hari. g) Bagian Pendukung Bagian pendukung berisi uraian, keterangan atau contoh formulir yang dapat mendukung penjelasan prosedur kegiatan atau menjadi syarat kelengkapan suatu kegiatan. h) Distribusi SOPAP yang telah ditetapkan disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat, tepat waktu, lengkap serta aman. Pendistribusian SOPAP diikuti tindakan pengendalian dengan menggunakan buku ekspedisi. i) Hal yang Perlu Diperhatikan Naskah asli SOPAP yang ditandatangani harus disimpan sebagai pertinggal di unit kerja yang mempunyai fungsi ketatalaksanaan. FORMAT HALAMAN SOPAP STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SEKRETARIAT JENDERAL 2018 Jalan Jenderal Gatot Subroto Kaveling 51 Jakarta Selatan, 12950 BAGIAN IDENTITAS SOPAP KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL BIRO HUBUNGAN MASYARAKAT NO SOP … TAHUN … TANGGAL PENGESAHAN … TANGGAL REVISI … DISAHKAN OLEH Kepala Biro Humas, Nama Lengkap NAMA SOP Penyajian Informasi Publik DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANAAN
a.Pengertian Keputusan merupakan Naskah Dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk: 1) menetapkan/mengubah status kepegawaian/personal/keanggotaan/material/peristiwa; 2) membentuk/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/tim; dan 3) menetapkan pelimpahan wewenang.
b.Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Keputusan ditetapkan oleh Menteri atau pejabat lain yang menerima pendelegasian wewenang.
c.Susunan 1) Kepala Bagian kepala Keputusan terdiri atas: a) kop Keputusan yang ditandatangani Menteri menggunakan kop jabatan Menteri atau yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I atas nama Menteri menggunakan kop Kementerian tanpa alamat; b) kata Keputusan dan nama jabatan Menteri ditulis dengan huruf kapital secara simetris; c) nomor Keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d) kata penghubung tentang, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; e) judul Keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan f) nama jabatan Menteri ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma (,). 2) Konsiderans Bagian konsiderans keputusan terdiri atas: a) kata Menimbang, yaitu konsiderans yang memuat alasan/tujuan/kepentingan/pertimbangan mengenai perlu ditetapkannya keputusan; dan b) kata Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran keputusan. 3) Diktum Bagian diktum Keputusan terdiri atas: a) diktum dimulai dengan kata memutuskan yang ditulis dengan huruf kapital dan diikuti kata menetapkan di tepi kiri dengan huruf awal kapital; b) materi muatan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan c) dalam keadaan tertentu, keputusan dapat dilengkapi dengan salinan dan petikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 4) Batang Tubuh Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan peraturan, tetapi isi keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/diktum kesatu, kedua, ketiga, dan seterusnya. 5) Kaki Bagian kaki keputusan ditempatkan di sebelah kanan bawah yang terdiri atas: a) tempat dan tanggal penetapan keputusan; b) jabatan Menteri atau pejabat pimpinan tinggi madya atas nama Menteri ditulis dengan huruf capital dan diakhiri dengan tanda baca koma (,); c) tanda tangan Menteri atau pejabat pimpinan tinggi madya atas nama Menteri; dan d) nama lengkap Menteri atau pejabat pimpinan tinggi madya atas nama Menteri ditulis dengan huruf capital tanpa mencantumkan gelar.
d.Distribusi Keputusan yang telah ditetapkan, didistribusikan kepada unit pemrakarsa dengan tindakan pengendalian menggunakan buku ekspedisi. Salinan keputusan yang telah ditetapkan, didistribusikan oleh unit pemrakarsa kepada pihak yang berkepentingan.
e.Hal yang Perlu Diperhatikan Naskah asli Keputusan yang ditandatangani harus disimpan sebagai arsip di: 1) unit yang mempunyai fungsi kepegawaian untuk keputusan bidang kepegawaian; dan 2) unit yang mempunyai fungsi hukum untuk keputusan bidang hukum. Jarak antara konsideran “Menimbang” dan “Mengingat” 1 Enter Memuat peraturan perundang – undangan yang menjadi dasar ditetapkan nya Keputusan Memuat substansi tentang kebijakan yang ditetapkan Jarak pergantian antar nomor/ huruf adalah 1,5 spasi dengan 0 pt Memuat alasan tentang perlunya ditetapkan nya Keputusan Kota sesuai dengan alamat, beserta tanggal pembuatan Keputusan FORMAT KEPUTUSAN MENTERI KETENAGAKERJAAN KEPUTUSAN MENTERI KETENAGAKERJAAN NOMOR … TAHUN … TENTANG ………………………………. DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA MENTERI KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : a. bahwa ………………………………………………………………….;
b.bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Keputusan Menteri Ketenagakerjaan tentang ……….…………………….. ; Mengingat : 1. Undang-Undang ..........………..………………………..……….. (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun … Nomor …., Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor...);
2.Undang-Undang ……………..... (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun ……… Nomor …………….., Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor … );
3.dst. ……………………………………………............……………. ; MEMUTUSKAN: Menetapkan : KEPUTUSAN MENTERI KETENAGAKERJAAN TENTANG …….. KESATU : ................................................................................................ KEDUA : ...........................………………………………………………………… KETIGA : ...........................………………………………………………………… KEEMPAT : Keputusan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di ……………. pada tanggal …………….. MENTERI KETENAGAKERJAAN tanda tangan dan cap jabatan Menteri NAMA PEJABAT Lambang Negara Ukuran: Height: 0,95 inchi (2,41 cm) Weight: 0,94 inchi (2,39 cm) Skala 94% Skala Height: 97% Weight: 96% Lambang Negara dan nama jabatan Menteri Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Judul Keputusan ditulis dengan huruf kapital tanpa diakhiri tanda baca Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf kapital 2 Enter 1 Enter 1 Enter 1 Enter 3 Enter tanda tangan dan cap jabatan Menteri 3 Enter FORMAT LAMPIRAN KEPUTUSAN LAMPIRAN KEPUTUSAN MENTERI KETENAGAKERJAAN NOMOR .... TAHUN ... TENTANG ... SUSUNAN KEANGGOTAAN NO NAMA JABATAN KEDUDUKAN
1.Pengarah
2.Penanggung jawab
3.Ketua
4.Wakil Ketua
5.Sekretaris
6.Anggota
7.dst MENTERI KETENAGAKERJAAN NAMA PEJABAT Judul dan nama lampiran ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah tanpa diakhiri tanda baca. Urutan halaman mengikuti batang tubuh
3.Naskah Dinas Penugasan (Surat Perintah/Surat Tugas)
a.Pengertian Surat perintah/surat tugas merupakan Naskah Dinas yang dibuat oleh atasan atau pejabat yang berwenang kepada pejabat di bawahnya atau pejabat lain yang diberi perintah yang memuat apa yang harus dilakukan.
b.Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat perintah/surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup fungsi, tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya yaitu Menteri, pejabat pimpinan tinggi madya, pejabat pimpinan tinggi pratama, dan kepala UPTP.
c.Susunan 1) Kepala Bagian kepala surat perintah/surat tugas terdiri atas: a) kop surat perintah/surat tugas berupa kop dinas unit kerja; b) kata surat perintah/surat tugas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan c) nomor, ditulis dengan huruf kapital dan berada di bawah tulisan surat perintah/surat tugas. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat perintah/surat tugas terdiri atas: a) konsiderans dimulai dengan kata Menimbang yang berada pada sisi kiri margin dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:); b) Menimbang memuat pokok pikiran ditetapkannya surat perintah/surat tugas; c) tiap pokok pikiran diawali dengan huruf abjad dan dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali dengan kata bahwa dan diakhiri dengan tanda baca titik koma (;) dasar, memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat perintah/surat tugas dituliskan sejajar dengan kata menimbang dengan tanda baca titik dua (:) diawali dengan angka bilangan (1., 2., dst.) dan diakhiri dengan tanda baca titik koma; d) diktum dimulai dengan kata memberi perintah/surat tugas, ditulis dengan huruf awal kapital secara simetris dengan tanda baca titik dua (:); e) diikuti kata kepada dengan tanda baca titik dua (:) di tepi kiri disertai nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas; dan f) di bawah kata kepada ditulis kata untuk dengan tanda baca titik dua (:) yang berisi tentang hal yang harus dilaksanakan. 3) Kaki Bagian kaki surat perintah/surat tugas ditempatkan di sebelah kanan bawah terdiri atas: a) tempat dan tanggal surat perintah/surat tugas; b) nama jabatan pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata, dan diakhiri dengan tanda baca koma (,); c) tanda tangan pejabat yang memberi perintah; d) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah/surat tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata; e) Nomor Induk Pegawai (NIP); f) cap dinas unit kerja; g) tembusan berada pada sisi kiri bawah margin dan diikuti tanda baca titik dua (:).
d.Distribusi dan Tembusan 1) Surat perintah/surat tugas disampaikan kepada yang mendapat perintah. 2) Tembusan surat perintah/surat tugas disampaikan kepada unit kerja/lembaga yang terkait. 3) Pendistribusian surat perintah/surat tugas diikuti tindakan pengendalian dengan menggunakan buku ekspedisi untuk pendistribusian di Kementerian dan surat pengantar untuk pendistribusian ke luar Kementerian.
e.Hal yang Perlu Diperhatikan 1) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar. 2) Dalam hal tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri atas kolom nomor urut, nama, NIP, pangkat/golongan, jabatan, dan keterangan. 3) Lampiran ditulis seluruhnya dengan huruf awal kapital yang diletakkan di sebelah tengah (rata kiri) tanpa diakhiri tanda baca, sedangkan judul lampiran di atas kolom ditulis dengan huruf kapital semua, rata tengah secara simetris tanpa diakhiri dengan tanda baca. 4) Surat perintah/surat tugas dapat juga ditetapkan oleh pimpinan unit kerja lain. 5) Surat perintah/surat tugas tidak berlaku lagi setelah perintah/tugas selesai dilaksanakan. 6) Pada butir ”Untuk” perlu ada penjelasan tentang pembiayaan yang ditimbulkan atas dikeluarkannya surat perintah/surat tugas tersebut. FORMAT SURAT PERINTAH/SURAT TUGAS SURAT PERINTAH/SURAT TUGAS NOMOR 1/11/DL.05/X/2018 Menimbang : a. bahwa ................................................................;
b.bahwa ................................................................; Dasar : 1. ............................................................................;
2.............................................................................; Memerintahkan/Menugaskan: Kepada : 1. nama : ........................... NIP : ........................... pangkat, gol. ruang : ........................... jabatan : ...........................
2.nama : ........................... NIP : ........................... pangkat, gol. ruang : ........................... jabatan : ........................... Untuk : 1. ..........................................................................;
2...........................................................................;
3.dan seterusnya. Nama tempat, tanggal Nama jabatan, Nama Lengkap NIP Tembusan (apabila ada)
1..................................
2.................................. dst. Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Kop Unit Organisasi Memuat dasar ditetapkannya Surat Perintah/Surat Tugas Kota sesuai alamat unit pengolah dan tanggal penandatanganan Daftar nama pegawai yang menerima perintah/tugas Memuat substansi arahan yang diperintahkan Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital FORMAT SURAT TUGAS DENGAN LAMPIRAN SURAT PERINTAH/SURAT TUGAS NOMOR 1/11/DL.05/X/2018 Menimbang: a. bahwa ................................................................;
b.bahwa .................................................................; Dasar : 1. .............................................................................;
2...............................................................................; Memerintahkan/Menugaskan: Kepada : nama-nama terlampir. Untuk : 1. ...........................................................................;
2............................................................................;
3.............................................................................;
4.dan seterusnya. Nama tempat, tanggal Nama Jabatan, Ttd dan Cap Nama Lengkap NIP Tembusan (apabila ada)
1..................................
2.................................. dst. Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwim Kop Unit Organisasi Memuat dasar ditetapkan nya Surat Perintah/ Surat Tugas Substansi arahan yang diperintahkan/ ditugaskan Nama-nama yang diberi perintah/ tugas (terlampir) Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital Kota dan Tanggal FORMAT LAMPIRAN SURAT PERINTAH/SURAT TUGAS Lampiran Surat Perintah/Surat Tugas Nomor : 1/11/DL.05/X/2018 Tanggal : ........................... DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIBERI PERINTAH/TUGAS NO NAMA NIP PANGKAT/ GOL.RUANG JABATAN KETERANGAN B. Naskah Dinas Korespondensi
1.Naskah Dinas Korespondensi Intern
a.Nota Dinas 1) Pengertian Nota dinas merupakan Naskah Dinas intern Kementerian yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang ditunjuk. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Nota dinas dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup fungsi, tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya yaitu Menteri, pejabat pimpinan tinggi madya, pejabat pimpinan tinggi pratama, dan Kepala UPTP. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala Nota dinas terdiri atas:
(1)kop surat dinas yang ditandatangani sendiri oleh Menteri menggunakan kop jabatan Menteri yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(2)kop surat dinas yang ditandatangani atas nama Menteri dan oleh pejabat selain Menteri menggunakan logo Kementerian;
(3)nomor, sifat, lampiran, dan hal, berada pada sisi kiri margin di bawah kop surat dinas dengan menggunakan huruf awal kapital dan diikuti tanda baca titik dua (:);
(4)sifat surat dinas berisi tingkat kecepatan pemprosesan surat dinas, seperti sangat segera, segera, dan biasa;
(5)tanggal pembuatan surat, berada di sebelah kanan atas sejajar dengan nomor;
(6)kata yth., berada di bawah hal, diikuti dengan nama jabatan dan/ atau nama pejabat yang dituju;
(7)penulisan nama instansi yang dituju tidak boleh disingkat; dan
(8)alamat surat, berada di bawah yth., dan hanya mencantumkan nama kota tujuan. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat dinas terdiri atas alinea pembuka, isi dan alinea penutup. c) Kaki Ketentuan pada bagian kaki surat dinas:
(1)nama jabatan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri tanda baca koma (,).
(2)tanda tangan pejabat ditulis secara simetris.
(3)nama pejabat penanda tangan, ditulis lengkap dengan huruf kapital pada setiap awal kata.
(4)NIP.
(5)cap atau stempel yang digunakan harus sesuai dengan ketentuan.
(6)tembusan berada pada sisi kiri bawah margin diikuti tanda baca titik dua (:). Tembusan memuat nama pejabat dan jabatan penerima (jika ada). Setelah kata tembusan tidak boleh diikuti dengan kata yth. Pada daftar terakhir penerima tembusan tidak perlu ditambah kata arsip atau pertinggal.
(7)Di belakang nama pejabat yang diberi tembusan tidak perlu dicantumkan kata sebagai laporan. 4) Distribusi Surat dinas disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. Pendistribusian surat dinas diikuti dengan tindakan pengendalian, dengan menggunakan buku ekspedisi untuk pendistribusian di Kementerian dan surat pengantar untuk pendistribusian ke luar Kementerian. 5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Kop surat dinas hanya digunakan pada halaman pertama surat dinas. b) Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik ataupun tanda titik dan tanda hubung (.-). c) Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom lampiran dicantumkan jumlahnya. d) Lampiran ditulis seluruhnya dengan huruf awal kapital yang diletakkan di sebelah tengah (rata kiri) tanpa diakhiri tanda baca, sedangkan judul lampiran di atas kolom ditulis dengan huruf awal kapital, rata tengah secara simetris tanpa diakhiri dengan tanda baca. e) Penulisan jumlah pada lampiran ditulis dengan huruf, misalnya: Dua lembar. f) Surat yang tidak disertai dengan lampiran, di kepala surat tidak perlu dicantumkan kata lampiran. g) Hal, berisi informasi singkat pokok surat dinas yang ditulis dengan huruf kapital pada awal kata setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca. h) Alamat surat dinas yang ditulis di bawah yth., tidak perlu ditulis lengkap, cukup nama kotanya saja. Alamat surat yang lengkap ditulis di amplop surat. i) Paragraf pembuka surat dapat menggunakan kalimat:
(1)Sesuai dengan surat Saudara Nomor … tentang …, dengan ini kami sampaikan hal sebagai berikut;
(2)Sehubungan dengan surat Saudara Nomor … tentang …, kami menyampaikan jawaban sebagai berikut;
(3)Melalui surat ini kami beritahukan bahwa ...;
(4)Dengan surat ini kami beritahukan bahwa … j) Tidak diperkenankan menggunakan kalimat seperti:
(1)“Menunjuk hal pada pokok surat tersebut di atas, dengan ini kami sampaikan hal sebagai berikut:”;
(2)“Menjawab surat Saudara Nomor ....”;
(3)"Menindaklanjuti surat Saudara Nomor...";
(4)“Bersama surat ini kami beritahukan …” k) Paragraf penutup dapat menggunakan kalimat:
(1)“Atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara, kami ucapkan terima kasih.”;
(2)“Atas perhatian dan kesediaan Bapak/Ibu/Saudara, kami ucapkan terima kasih.”;
(3)“Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu/Saudara, kami sampaikan ucapan terima kasih.”; l) Tidak diperkenankan menggunakan kalimat:
(1)“Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.”;
(2)“Demikian atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih.”;
(3)“Demikian yang dapat kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja samanya, diucapkan terima kasih.”;
(4)“Demikian harap maklum adanya.”; m) Surat dinas yang dikirim adalah surat yang ditandatangani pejabat yang berwenang dan tidak ada paraf koreksi. n) Surat yang ada pembubuhan paraf koreksi diperlakukan sebagai pertinggal. o) Format surat dinas berlaku untuk dalam negeri dan luar negeri. FORMAT SURAT DINAS DITANDATANGANI MENTERI MENTERI KETENAGAKERJAAN Nomor : B-M/3/PK.02.01/V/2018 10 Mei 2018 Sifat : ....................................... Lampiran : ....................................... Hal : …………………………… Yth. Menteri Koordinator Bidang Perekonomian di Jakarta ............................................(Alinea Pembuka)............................................... ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ...........................................(Alinea Isi)......................................................... .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. ..........................................(Alinea Penutup)................................................ .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. Menteri Ketenagakerjaan Tanda tangan dan cap lambang negara Nama Menteri Tembusan:
(1)Judul (a) Judul naskah Kesepahaman Bersama memuat keterangan mengenai nama dan logo lembaga yang bekerja sama atau lambang negara, nomor, tahun penandatanganan, dan hal yang dikerjasamakan; (b) Hal yang dikerjasamakan dibuat secara singkat dan mencerminkan isi/substansi yang dikerjasamakan; dan (c) Judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital, diletakkan di tengah margin tanpa diakhiri tanda baca titik.
(2)Pembukaan Pembukaan Kesepahaman Bersama terdiri atas: (a) pernyataan waktu dan tempat penandatanganan, dengan memperhatikan: - pada pembukaan Kesepahaman Bersama sebelum nama jabatan penandatangan dicantumkan waktu dan tempat penandatanganan; - penulisan waktu dan tempat penandatangan ditulis dalam bentuk kalimat; - Pejabat penanda tangan, nama lengkap pejabat penanda tangan disertai gelar diletakkan lurus di sebelah kiri, diikuti dengan nama jabatan, nama dan alamat lembaga serta posisi perwakilannya dalam perjanjian; (b) pertimbangan, dengan memperhatikan: - pertimbangan memuat tentang uraian mengenai pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan/atau alasan kerjasama; - jika pertimbangan memuat lebih dari satu pokok pikiran, tiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian; - tiap pokok pikiran diawali dengan huruf kapital yang dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali dengan kata bahwa dan diakhiri dengan tanda baca titik koma; (c) dasar hukum, dengan memperhatikan: - dasar hukum memuat dasar kewenangan pembuatan dan atau pelaksanaan kerja sama; - jika jumlah peraturan yang dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan pencatuman perlu memperhatikan urutan peraturan perundangan; (d) pernyataan Kesepahaman Bersama dirumuskan dengan suatu kalimat yang diakhiri dengan titik dua.
(3)Batang Tubuh (a) Batang tubuh naskah Kesepahaman Bersama memuat substansi yang dikerjasamakan dan dirumuskan dalam bentuk pasal per pasal. (b) Batang tubuh pada umumnya memuat substansi tujuan kerja sama; dan ruang lingkup.
(4)Penutup Penutup naskah Kesepahaman Bersama memuat ketentuan tentang: (a) pengaturan lebih lanjut tentang hal yang belum diatur; (b) ketentuan penutup, berisi pernyataan autentikasi naskah kerja sama; (c) nama, jabatan, tanda tangan, dan cap resmi para pihak; dan (d) dalam naskah Kesepahaman Bersama antara pemerintah dalam negeri menggunakan meterai Rp6000,- (enam ribu rupiah). 2) Perjanjian Kerja Sama a) Pengertian Perjanjian Kerja Sama merupakan naskah kerja sama yang merupakan tindak lanjut dari Kesepahaman Bersama memuat ketentuan teknis pelaksanaan kegiatan bersifat spesifik, konkrit dan terinci. b) Wewenang Pejabat penandatangan Perjanjian Kerja Sama adalah Menteri atau pejabat pimpinan tinggi madya yang ditunjuk oleh Menteri sesuai dengan bidang kerja sama yang dijenjangkan. c) Susunan
(1)Judul Bagian Judul terdiri atas: (a) judul naskah Perjanjian Kerja Sama memuat keterangan mengenai nama dan logo lembaga atau lambang negara yang bekerja sama, nomor, tahun penandatanganan, dan hal yang dikerjasamakan; (b) hal yang dikerjasamakan dibuat secara singkat dan mencerminkan isi/substansi yang dikerjasamakan; dan (c) judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital, diletakkan di tengah margin tanpa diakhiri tanda baca titik.
(2)Pembukaan Pembukaan Perjanjian Kerja Sama terdiri atas: (a) pernyataan waktu dan tempat penandatanganan - pada pembukaan Perjanjian Kerja Sama sebelum nama jabatan penanda tangan dicantumkan waktu dan tempat penandatanganan; dan - penulisan waktu dan tempat penanda tangan ditulis dalam bentuk kalimat/huruf bukan angka. (b) pejabat penandatangan yaitu nama lengkap pejabat penanda tangan disertai gelar diletakkan lurus di sebelah kiri, diikuti dengan nama jabatan, nama dan (c) alamat lembaga serta posisi perwakilannya dalam perjanjian; (d) dasar hukum yaitu Perjanjian Kerja Sama yang merupakan tindak lanjut dari Kesepahaman Bersama, maka Kesepahaman Bersama yang dijadikan dasar perjanjian kerja sama harus dicantumkan; dan (e) pernyataan Kesepahaman Bersama yaitu Pernyataan Kesepahaman Bersama untuk melakukan sesuatu kerja sama dirumuskan dengan suatu kalimat yang diakhiri dengan titik dua (:).
(3)Batang Tubuh (a) Batang tubuh naskah Perjanjian Kerja Sama memuat substansi yang dikerjasamakan dan dirumuskan dalam bentuk pasal per pasal. (b) Batang tubuh memuat substansi sebagai berikut: - ruang lingkup: ruang lingkup memuat tentang objek/bidang yang dikerjasamakan; lingkup kegiatan kerja sama sesuai dengan ruang lingkup dalam kesepahaman bersama yang ditandatangani sebelumnya; dan lingkup kegiatan dijabarkan menjadi tahapan program tahunan sesuai dengan bidang yang dikerjasamakan. - tanggung jawab para pihak yang dirumuskan secara rinci berupa hak dan kewajiban dalam kaitannya dengan pelaksanaan kegiatan yang dikerjasamakan; - unit kerja pelaksana yaitu unit yang ditunjuk sebagai pelaksana kegiatan adalah unit kerja setingkat pimpinan tinggi madya yang memiliki tugas pokok dan fungsi sesuai dengan kegiatan yang dikerjasamakan; - tata cara pelaksanaan kegiatan, pembiayaan kegiatan, dan pernyataan bahwa jadwal kerja akan dibuat sebagai lampiran dituangkan lebih lanjut dalam kerangka acuan kerja program tahunan yang ditandatangani oleh para pihak; - perubahan kerja sama berisi klausula yang bersifat antisipasi bila terjadi perubahan terhadap substansi yang dikerjasamakan; - masa berlaku dan berakhirnya kerja sama; - keadaan memaksa (force majeure); - merumuskan klausula dan waktu yang menyebabkan tidak dapat dilaksanakan kegiatan yang dikerjasamakan sebagaimana mestinya; - penyelesaian perselisihan; dan - berisi cara penyelesaian perselisihan terhadap perjanjian kerja sama.
(4)Penutup Penutup naskah Perjanjian Kerja Sama memuat ketentuan tentang: (a) ketentuan penutup, berisi pernyataan autentikasi naskah kerja sama, rangkap 2 (dua) atau sejumlah pihak yang dikerjasamakan; Perjanjian antar para pihak yang mewakili pimpinan lembaga negara dengan BUMN/swasta menggunakan logo masing-masing dengan posisi logo lembaga yang mengajukan inisiatif diletakkan di sebelah kanan menghadap pembaca. FORMAT PERJANJIAN DALAM NEGERI MENGGUNAKAN LOGO NEGARA FORMAT PERJANJIAN DALAM NEGERI MENGGUNAKAN LOGO KEMENTERIAN
b.Surat Perjanjian Luar Negeri Surat Perjanjian Luar Negeri diwujudkan dalam bentuk Nota Kesepahaman (Memorandum of Understanding/MoU) Perjanjian Luar Negeri. MoU Perjanjian Luar Negeri merupakan naskah kerja sama yang memuat ketentuan yang bersifat umum, meliputi satu atau lebih substansi yang dikerjasamakan, berkesinambungan dalam pelaksanaannya dan ditindaklanjuti dalam bentuk Executive Program (EP), Working Plan (WP), Program Direction. 1) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Perjanjian Luar Negeri (MoU) ditetapkan oleh Menteri. 2) Susunan a) Judul
(1)judul naskah MoU memuat keterangan mengenai nama dan logo lembaga/instansi atau lambang negara yang bekerja sama, tahun penandatanganan, dan hal yang dikerjasamakan;
(2)hal yang dikerjasamakan dibuat secara singkat dan mencerminkan isi/substansi yang dikerjasamakan; dan
(3)judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital, diletakkan di tengah margin tanpa diakhiri tanda baca titik (.). b) Pembukaan
(1)Pembukaan memuat tentang keterangan kedua belah pihak yang melakukan kerja sama disebut sebagai para pihak dengan rumusan: “The first (mention the name of first party and the second (mention the name of second party) here in after referred to as the Parties”;
(2)Pertimbangan: (a) Pertimbangan memuat tentang uraian mengenai pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan/atau alasan kerja sama; (b) Jika pertimbangan memuat lebih dari satu pokok pikiran, tiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian; (c) Tiap pokok pikiran diawali dengan huruf kapital yang dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali dengan kata bahwa dan diakhiri dengan tanda baca titik koma;
(3)Dasar Hukum: (a) Dasar hukum memuat dasar kewenangan pelaksanaan kerja sama; (b) Jika jumlah peraturan yang dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan pencantuman perlu memperhatikan urutan peraturan perundangan; (c) Untuk perjanjian dengan pihak luar negeri perlu dirumuskan klausula tentang kepatuhan para pihak pada hukum yang berlaku di suatu negara, dengan rumusan: “Pursuant to the prevailing laws and regulations of the respective countries”. c) Batang Tubuh
(1)Batang tubuh naskah MoU memuat substansi yang dikerjasamakan;
(2)Batang tubuh dirumuskan dalam bentuk pasal;
(3)Batang tubuh pada umumnya memuat substansi sebagai berikut: (a) tujuan kerja sama; (b) ruang lingkup; (c) ruang lingkup memuat tentang objek/bidang yang dikerjasamakan, yang dirumuskan secara umum. d) Penutup Bagian penutup berisi hal-hal sebagai berikut:
(1)pengaturan lebih lanjut tentang hal yang belum diatur;
(2)ketentuan penutup, berisi pernyataan autentikasi naskah kerja sama;
(3)pernyataan waktu dan tempat penandatanganan, dengan memperhatikan: (a) pada penutup MoU sebelum nama jabatan penanda tangan dicantumkan waktu dan tempat penandatanganan; (b) penulisan waktu dan tempat penanda tangan ditulis dalam bentuk kalimat;
(4)nama, jabatan, dan tanda tangan, (untuk naskah perjanjian dengan pihak luar negeri tidak diperlukan cap resmi); dan
(5)dalam naskah antara pemerintah dengan pihak luar negeri tidak menggunakan meterai . 3) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Naskah perjanjian luar negeri asli, yang telah ditandatangani, disimpan di unit kerja setingkat pimpinan tinggi pratama yang mempunyai fungsi kerja sama luar negeri. b) Untuk kepentingan pelaksanaan kegiatan, unit kerja yang mempunyai fungsi kerja sama luar negeri (yang menyimpan naskah asli) menyampaikan kopi naskah kerja sama luar negeri dan rencana kerja (rencana pelaksanaan kegiatan kerja sama) kepada seluruh Pimpinan tinggi madya dan Pimpinan tinggi pratama yang terkait. c) Untuk kepentingan pengawasan pelaksanaan kerja sama, unit kerja yang mempunyai fungsi kerja sama luar negeri menyampaikan kopi naskah kerja sama luar negeri dan rencana kerja (rencana pelaksanaan kegiatan kerja sama) kepada unit kerja yang mempunyai tugas pengawasan intern. d) Perjanjian antar para pihak yang ditandatangani oleh pimpinan lembaga negara menggunakan lambang negara dengan posisi di tengah secara simetris. e) Perjanjian antar para pihak yang mewakili pimpinan lembaga negara dengan BUMN/swasta menggunakan logo masing- masing dengan posisi logo lembaga yang mengajukan inisiatif diletakkan di sebelah kanan menghadap pembaca. FORMAT PERJANJIAN LUAR NEGERI (MoU) FORMAT MAP UNTUK NASKAH PERJANJIAN E. Surat Kuasa
a.Kop naskah dinas jabatan Menteri dengan lambang Garuda warna kuning emas, bertuliskan bertuliskan MENTERI KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA, menggunakan kertas ukuran A4, ditulis dengan huruf kapital yang ditebalkan (bold), jenis huruf Arial Narrow 12, spasi 1, diletakkan di pinggir kiri atas, dan warna huruf hitam, digunakan untuk naskah dinas bukan Peraturan dan Keputusan. KOP NASKAH DINAS JABATAN MENTERI (Selain Peraturan dan Keputusan) KOP NASKAH DINAS JABATAN MENTERI (Selain Peraturan dan Keputusan dalam Bahasa Inggris)
b.Kop naskah dinas jabatan Menteri dengan lambang Garuda warna kuning emas, bertuliskan bertuliskan MENTERI KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA, menggunakan kertas ukuran F4, ditulis dengan huruf kapital yang ditebalkan (bold), jenis huruf Arial Narrow 12, spasi 1, rata tengah secara simetris, dan warna huruf hitam, digunakan untuk Naskah Dinas Arahan (Peraturan/Keputusan). KOP NASKAH DINAS JABATAN MENTERI (PERATURAN/KEPUTUSAN MENTERI) MENTERI KETENAGAKERJAAN
2.Kop Naskah Dinas Unit Organisasi Kop naskah dinas unit organisasi digunakan untuk pengetikan naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat yang bersangkutan atau atas nama pejabat atasannya. Bagi unit organisasi yang telah memiliki organisasi internasional untuk standardisasi / International Organization for Standardization (ISO) dapat mencantumkan di sebelah kanan atas pada kop naskah dinas. Begitu juga, hal serupa dapat juga mencantumkan logo kepanitiaan dalam rangka hari ulang tahun salah satu fungsi Kementerian, seperti Hari Keselamatan dan Kesehatan Kerja. Kop naskah dinas unit organisasi terdiri atas:
a.Kop naskah dinas yang bertuliskan KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA dengan logo Kementerian yang berwarna, tanpa memakai alamat, ditulis dengan huruf kapital yang ditebalkan, jenis huruf Arial Narrow ukuran 16, simetris rata tengah, warna huruf hitam, menggunakan border bawah berupa dua garis (atas tipis, bawah tebal) dengan ketebalan 21/4 pitch, digunakan untuk pengetikan Keputusan yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I. Contoh:
b.Kop naskah dinas Kementerian dengan logo berwarna di sebelah kiri bertuliskan KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA dengan memakai alamat, ditulis dengan huruf kapital yang ditebalkan, jenis huruf Arial Narrow ukuran 16 untuk nama Kementerian dan ukuran 9 untuk alamat, spasi 1, rata tengah, warna huruf hitam, menggunakan border bawah berupa dua garis (atas tipis, bawah tebal) dengan ketebalan 21/4 pitch, dipergunakan untuk pengetikan naskah dinas yang ditandantangani oleh pejabat struktural Eselon I atas nama Menteri. KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN Contoh:
c.Kop naskah dinas Sekretariat Jenderal, dengan logo berwarna di sebelah kiri yang bertuliskan KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA menggunakan huruf kapital, rata tengah, jenis huruf Arial Narrow ukuran 14 untuk nama Kementerian, di bawahnya ditulis SEKRETARIAT JENDERAL dengan huruf jenis kapital jenis huruf Arial Narrow, ditebalkan, ukuran 16, untuk alamat ditulis dengan jenis huruf Arial Narrow ukuran 9, rata tengah, spasi 1, menggunakan border bawah berupa dua garis (atas tipis, bawah tebal) dengan ketebalan 21/4 pitch. Kop naskah dinas Sekretariat Jenderal digunakan untuk pengetikan naskah dinas di Sekretariat Jenderal. Contoh:
d.Kop naskah dinas Inspektorat Jenderal, dengan logo berwarna di sebelah kiri yang bertuliskan KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA menggunakan huruf kapital, rata tengah, jenis huruf Arial Narrow ukuran 14 untuk nama Kementerian, di bawahnya ditulis INSPEKTORAT JENDERAL dengan huruf jenis kapital jenis huruf Arial Narrow, ditebalkan, ukuran 16, untuk alamat ditulis dengan jenis huruf Arial Narrow ukuran 9, rata tengah, spasi 1, menggunakan border bawah berupa dua garis (atas tipis, bawah tebal) dengan ketebalan 21/4 pitch. Kop naskah dinas Inspektorat Jenderal digunakan untuk pengetikan naskah dinas di Inspektorat Jenderal. KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN Jalan Jenderal Gatot Subroto Kaveling 51, Jakarta Selatan 12950, Telepon (021) 5255733 Laman: http://www.kemnaker.go.id KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL Jalan Jenderal Gatot Subroto Kaveling 51, Jakarta Selatan 12950, Telepon (021) 5255733 Laman: http://www.kemnaker.go.id Contoh:
e.Kop naskah dinas Direktorat Jenderal Pembinaan Pelatihan dan Produktivitas, dengan logo berwarna di sebelah kiri yang bertuliskan KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA menggunakan huruf kapital, rata tengah, jenis huruf Arial Narrow ukuran 12 untuk nama Kementerian, di bawahnya ditulis DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS dengan huruf jenis kapital jenis huruf Arial Narrow, ditebalkan, ukuran 14, untuk alamat ditulis dengan jenis huruf Arial Narrow ukuran 9, rata tengah, spasi 1, menggunakan border bawah berupa dua garis (atas tipis, bawah tebal) dengan ketebalan 21/4 pitch. Kop naskah dinas ini digunakan untuk pengetikan naskah dinas di Direktorat Jenderal Pembinaan Pelatihan dan Produktivitas. Contoh:
f.Kop naskah dinas Direktorat Jenderal Pembinaan Penempatan Tenaga Kerja dan Perluasan Kesempatan Kerja, dengan logo berwarna di sebelah kiri yang bertuliskan KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA menggunakan huruf kapital, rata tengah, jenis huruf Arial Narrow ukuran 12 untuk nama Kementerian, di bawahnya ditulis DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PENEMPATAN TENAGA KERJA DAN PERLUASAN KESEMPATAN KERJA dengan huruf jenis kapital jenis huruf Arial Narrow, ditebalkan, ukuran 14, untuk alamat ditulis dengan jenis huruf Arial Narrow ukuran 9, rata tengah, KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA INSPEKTORAT JENDERAL Jalan Jenderal Gatot Subroto Kaveling 51, Jakarta Selatan 12950, Telepon (021) 5255661, Faksimile (021) 5255662 Laman: http://www.kemnaker.go.id KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS Jalan Jenderal Gatot Subroto Kaveling 51, Jakarta Selatan 12950, Telepon (021) 52961311, Faksimile (021) 52960456 Laman: http://www.kemnaker.go.id spasi 1, menggunakan border bawah berupa dua garis (atas tipis, bawah tebal) dengan ketebalan 21/4 pitch. Kop naskah dinas ini digunakan untuk pengetikan naskah dinas di Direktorat Jenderal Pembinaan Penempatan Tenaga Kerja dan Perluasan Kesempatan Kerja. Contoh:
g.Kop naskah dinas Direktorat Jenderal Pembinaan Hubungan Industrial dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja, dengan logo berwarna di sebelah kiri yang bertuliskan KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA menggunakan huruf kapital, rata tengah, jenis huruf Arial Narrow ukuran 12 untuk nama Kementerian, di bawahnya ditulis DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN HUBUNGAN INDUSTRIAL DAN JAMINAN SOSIAL TENAGA KERJA dengan huruf jenis kapital jenis huruf Arial Narrow, ditebalkan, ukuran 14, untuk alamat ditulis dengan jenis huruf Arial Narrow ukuran 9, rata tengah, spasi 1, menggunakan border bawah berupa dua garis (atas tipis, bawah tebal) dengan ketebalan 21/4 pitch. Kop naskah dinas ini digunakan untuk pengetikan naskah dinas di Direktorat Jenderal Pembinaan Hubungan Industrial dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja. Contoh: KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PENEMPATAN TENAGA KERJA DAN PERLUASAN KESEMPATAN KERJA Jalan Jenderal Gatot Subroto Kaveling 51, Jakarta Selatan 12950, Telepon (021) 5250991, 5255733 Ext 700, Faksimile (021) 5227588 Laman: http://www.kemnaker.go.id KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN HUBUNGAN INDUSTRIAL DAN JAMINAN SOSIAL TENAGA KERJA Jalan Jenderal Gatot Subroto Kaveling 51, Jakarta Selatan 12950, Telepon (021) 5255733 Ext 600 Faksimile (021) 5213334 Laman: http://www.kemnaker.go.id
h.Kop naskah dinas Direktorat Jenderal Pembinaan Pengawasan Ketenagakerjaan dan Keselamatan dan Kesehatan Kerja, dengan logo berwarna di sebelah kiri yang bertuliskan KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA menggunakan huruf kapital, rata tengah, jenis huruf Arial Narrow ukuran 12 untuk nama Kementerian, di bawahnya ditulis DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PENGAWASAN KETENAGAKERJAAN DAN KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA dengan huruf jenis kapital jenis huruf Arial Narrow, ditebalkan, ukuran 14, untuk alamat ditulis dengan jenis huruf Arial Narrow ukuran 9, rata tengah, spasi 1, menggunakan border bawah berupa dua garis (atas tipis, bawah tebal) dengan ketebalan 21/4 pitch. Kop naskah dinas ini digunakan untuk pengetikan naskah dinas di Direktorat Jenderal Pembinaan Pengawasan Ketenagakerjaan dan Keselamatan dan Kesehatan Kerja. Contoh:
i.Kop naskah dinas Badan Perencanaan dan Pengembangan Ketenagakerjaan, dengan logo berwarna di sebelah kiri yang bertuliskan KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA menggunakan huruf kapital, rata tengah, jenis huruf Arial Narrow ukuran 14 untuk nama Kementerian, di bawahnya ditulis BADAN PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN KETENAGAKERJAAN dengan huruf jenis kapital jenis huruf Arial Narrow, ditebalkan, ukuran 16, untuk alamat ditulis dengan jenis huruf Arial Narrow ukuran 9, rata tengah, spasi 1, menggunakan border bawah berupa dua garis (atas tipis, bawah tebal) dengan ketebalan 21/4 pitch. Kop naskah dinas ini digunakan untuk pengetikan naskah dinas di Badan Perencanaan dan Pengembangan Ketenagakerjaan. KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PENGAWASAN KETENAGAKERJAAN DAN KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA Jalan Jenderal Gatot Subroto Kaveling 51, Jakarta Selatan 12950 Telepon (021) 5255733 Ext 732, Faksimile (021) 5255669 Laman: http://www.kemnaker.go.id Contoh:
j.Kop naskah dinas Pusat Pendidikan dan Pelatihan Sumber Daya Manusia Ketenagakerjaan, dengan logo berwarna di sebelah kiri yang bertuliskan KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA menggunakan huruf kapital, rata tengah, jenis huruf Arial Narrow ukuran 12 untuk nama Kementerian, di bawahnya ditulis SEKRETARIAT JENDERAL, menggunakan huruf kapital tipe Arial Narrow, ukuran huruf 13, rata tengah dan ditebalkan (bold), di bawahnya bertuliskan PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN SUMBER DAYA MANUSIA KETENAGAKERJAAN yang dituliskan dengan huruf kapital jenis huruf Arial Narrow, ukuran 16, rata tengah dan ditebalkan (bold), untuk alamat ditulis dengan jenis huruf Arial Narrow, ukuran 9, rata tengah, spasi 1, menggunakan border bawah berupa dua garis (atas tipis, bawah tebal) dengan ketebalan 21/4 pitch. Kop naskah dinas Pusat Pendidikan dan Pelatihan Sumber Daya Manusia Ketenagakerjaan digunakan untuk pengetikan naskah dinas di Pusat Pendidikan dan Pelatihan Sumber Daya Manusia Ketenagakerjaan. Contoh: KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN KETENAGAKERJAAN Jalan Jenderal Gatot Subroto Kaveling 51, Jakarta Selatan 12950, Telepon (021) 5273609 Laman: http://www.kemnaker.go.id KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN SUMBER DAYA MANUSIA KETENAGAKERJAAN Jalan Pusdiklat Depnaker Kampung Lembur Kel/Kec. Makasar, Jakarta Timur 13570 Telepon (021) 8090804, 8000828, 8090943, 8090952, Faksimile (021) 8090739 Laman: http://www.kemnaker.go.id
k.Kop naskah dinas Politeknik Ketenagakerjaan, dengan logo Polteknaker berwarna diletakkan di sebelah kiri. Tulisan KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA menggunakan huruf kapital, rata tengah, jenis huruf Arial Narrow ukuran 12 untuk nama Kementerian, di bawahnya ditulis SEKRETARIAT JENDERAL, menggunakan huruf kapital tipe Arial Narrow, ukuran huruf 13, rata tengah dan ditebalkan (bold). Di bawah nama SEKRETARIAT JENDERAL, ditulis nama POLITEKNIK KETENAGAKERJAAN dengan huruf kapital jenis huruf Arial Narrow, ukuran 16, rata tengah dan ditebalkan (bold). Untuk alamat ditulis dengan jenis huruf Arial Narrow, ukuran 9, rata tengah, spasi 1, menggunakan border bawah berupa dua garis (atas tipis, bawah tebal) dengan ketebalan 21/4 pitch. Kop naskah dinas Politeknik Ketenagakerjaan digunakan untuk pengetikan naskah dinas di Politeknik Ketenagakerjaan. Contoh:
l.Kop naskah dinas Sekretariat Badan Nasional Sertifikasi Profesi, dengan logo berwarna di sebelah kiri yang bertuliskan KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA menggunakan huruf kapital, rata tengah, jenis huruf Arial Narrow ukuran 12 untuk nama Kementerian, di bawahnya ditulis DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS, menggunakan huruf kapital tipe Arial Narrow, ukuran huruf 13, rata tengah dan ditebalkan (bold), di bawahnya bertuliskan SEKRETARIAT BADAN NASIONAL SERTIFIKASI PROFESI yang dituliskan dengan huruf kapital jenis huruf Arial Narrow, ukuran 16, rata tengah dan ditebalkan (bold), untuk alamat ditulis dengan jenis huruf Arial Narrow, ukuran 9, rata tengah, spasi 1, menggunakan border bawah berupa dua garis (atas tipis, bawah tebal) dengan ketebalan 21/4 pitch. Kop naskah dinas Sekretariat Badan Nasional Sertifikasi Profesi digunakan untuk pengetikan naskah dinas di Sekretariat Badan Nasional Sertifikasi Profesi. Contoh: KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL POLITEKNIK KETENAGAKERJAAN Jalan Guntur Raya Nomor 1, Kayuringin Jaya, Bekasi, Jawa Barat Telepon (021) 89456666, Faksimile (021) 89456454 Laman: http://polteknaker.kemnaker.go.id
m.Kop naskah dinas Direktorat Bina Keselamatan dan Kesehatan Kerja, dengan logo berwarna di sebelah kiri yang bertuliskan KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA menggunakan huruf kapital, rata tengah, jenis huruf Arial Narrow ukuran 12 untuk nama Kementerian, di bawahnya ditulis DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PENGAWASAN KETENAGAKERJAAN DAN KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA, menggunakan huruf kapital tipe Arial Narrow, ukuran huruf 13, rata tengah dan ditebalkan (bold), di bawahnya bertuliskan DIREKTORAT BINA KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA yang dituliskan dengan huruf kapital jenis huruf Arial Narrow, ukuran 16, rata tengah dan ditebalkan (bold), untuk alamat ditulis dengan jenis huruf Arial Narrow, ukuran 9, rata tengah, spasi 1, menggunakan border bawah berupa dua garis (atas tipis, bawah tebal) dengan ketebalan 21/4 pitch. Kop naskah dinas Direktorat Bina Keselamatan dan Kesehatan Kerja digunakan untuk pengetikan naskah dinas di Direktorat Bina Keselamatan dan Kesehatan Kerja. Contoh:
n.Kop naskah dinas Unit Pelaksana Teknis Pusat di Kementerian Ketenagakerjaan dengan logo berwarna di sebelah kiri bertuliskan KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA menggunakan huruf kapital, rata tengah, jenis huruf Arial Narrow ukuran 12, di bawahnya bertuliskan unit organisasi KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS SEKRETARIAT BADAN NASIONAL SERTIFIKASI PROFESI Jalan Letjen MT Haryono Nomor 58-59, Jakarta Selatan, Telepon (021) 7992685 Laman: http://www.kemnaker.go.id atau http://www.bnsp.go.id KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PENGAWASAN KETENAGAKERJAAN DAN KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA DIREKTORAT BINA KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA Jalan A.Yani Nomor 69-70, Cempaka Putih, Jakarta 10510 Telepon (021) 4246335 Laman: http://www.kemnaker.go.id Eselon 1 atasannya, menggunakan huruf kapital jenis huruf Arial Narrow, ukuran 13, rata tengah, di bawahnya bertuliskan nama Unit Pelaksana Teknis di Kementerian yang bertuliskan dengan huruf kapital jenis huruf Arial Narrow ukuran 16, rata tengah dan ditebalkan, untuk alamat ditulis dengan huruf Arial Narrow ukura 9, rata tengah, spasi 1, menggunakan border bawah berupa dua garis (atas tipis, bawah tebal) dengan ketebalan 21/4 pitch. Kop naskah dinas ini digunakan untuk pengetikan naskah dinas di Unit Pelaksana Teknis. 1) Kop Balai Besar di Ditjen Binalattas 2) Contoh Kop Balai di Ditjen Pembinaan Pelatihan dan Produktivitas 3) Contoh Kop Balai Besar di Ditjen Penempatan Tenaga Kerja dan Perluasan Kesempatan Kerja KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS BALAI BESAR PENGEMBANGAN LATIHAN KERJA Jalan Gatot Subroto Km 7,28, Medan, Sumatera Utara Telepon (061) 8451520, Faksimile (061) 8451520 - 8477715 Laman: http://www.kemnaker.go.id KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS BALAI LATIHAN KERJA Jalan Bhayangkara Nomor 38 Surakarta 57149, Telepon (0271) 714885, Faksimile (0271) 711646 Laman: http://www.kemnaker.go.id KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PENEMPATAN TENAGA KERJA DAN PERLUASAN KESEMPATAN KERJA BALAI BESAR PENGEMBANGAN PASAR KERJA DAN PERLUASAN KESEMPATAN KERJA Jalan Raya Lembang Nomor 222 Lembang, Jawa Barat 40391, Telepon (022) 2786053, Faksmile (022) 2788612 Laman: http://www.kemnaker.go.id 4) Contoh Kop Balai Besar di Ditjen Pembinaan Pengawasan Ketenagakerjaan dan Keselamatan dan Kesehatan Kerja 5) Contoh Kop Balai di Ditjen Pembinaan Pengawasan Ketenagakerjaan dan Keselamatan dan Kesehatan Kerja 6) Kop UPTP lainnya bisa menyesuaikan contoh yang sudah ada. B. Alamat Surat
1.Surat Dinas ditujukan kepada nama jabatan pimpinan dari instansi pemerintah yang dituju dan tidak dapat ditujukan kepada identitas nama individu.
2.Surat Dinas yang ditujukan kepada pejabat pemerintah/pejabat negara di lembar surat ditulis dengan urutan sebagai berikut:
a.nama jabatan pimpinan dari instansi yang dituju;
b.di; dan
c.kota. Penulisan “di” ditulis dengan huruf kecil karena merupakan kata depan. Penulisannya pun disandingkan dengan nama kota yang menyertainya (tidak ganti baris di bawahnya). Contoh: KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PENGAWASAN KETENAGAKERJAAN DAN KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA BALAI BESAR PENGEMBANGAN KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA Jalan K.H. Abd Jabbar Ashiri Nomor 35, KM 17 Makassar, Telepon (0411) 4813018, Faksimile (0411) 4813186 Laman: http://www.kemnaker.go.id KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PENGAWASAN KETENAGAKERJAAN DAN KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA BALAI KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA Jalan Medan Belawan KM 11,5 Nomor 64, Medan, Telepon (061) 6850262 Laman: http://www.kemnaker.go.id Yth. Menteri Ketenagakerjaan di Jakarta Selatan
3.Alamat Surat Dinas yang dicantumkan di amplop surat ditulis dengan urutan sebagai berikut:
a.nama jabatan pimpinan instansi yang dituju;
b.jalan; dan
c.kota. Contoh: Jika ada surat yang dikirimkan kepada instansi tertentu yang isinya perlu diketahui oleh pejabat tertentu di unit instansi tersebut karena alasan untuk cepat diselesaikan, pengiriman surat harus mencantumkan kata-kata untuk perhatian, yang lazim disingkat u.p. Contoh: Selain kata u.p., dapat juga digunakan kata c.q. (casu quo) untuk maksud yang sama dengan penggunaan kata u.p. Contoh: Yth. Menteri Ketenagakerjaan Jalan Jenderal Gatot Subroto Kaveling 51 Jakarta Selatan 12950 Yth. Menteri Ketenagakerjaan u.p. Direktur Jenderal Pembinaan Pelatihan dan Produktivitas Jalan Jenderal Gatot Subroto Kaveling 51 Jakarta Selatan 12950 Yth. Direktur Jenderal Pembinaan Pelatihan dan Produktivitas Kementerian Ketenagakerjaan c.q. Direktur Bina Pemagangan Jalan Jenderal Gatot Subroto Kaveling 51 Jakarta Selatan 12950 C. Penomoran Naskah Dinas Penomoran Naskah Dinas Arahan seperti Peraturan, Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah (SOPAP), dan Keputusan terdiri atas:
1.nomor urut dalam satu tahun takwim; dan
2.tahun. Penomoran Naskah Dinas untuk Surat Dinas ditulis dengan dengan format sebagai berikut. Nomor: a-b/c/d/e/f Keterangan: a = kode klasifikasi keamanan b = kode unit kerja/kode jabatan bila dari Menteri c = nomor urut d = kode klasifikasi arsip e = kode bulan yang ditulis dengan angka romawi kapital f = Tahun Antara kode klasifikasi keamanan dan kode unit kerja dipisahkan dengan tanda hubung (-) secara rapat tanpa spasi. Penomoran Naskah Dinas Arahan berupa Surat Perintah/Surat Tugas dan naskah dinas lainnya ditulis dengan format sebagai berikut: NAMA JENIS NASKAH DINAS NOMOR a/b/c/d/e Keterangan: a = kode unit kerja b = nomor urut dalam satu tahun takwim c = kode klasifikasi arsip d = kode bulan yang ditulis dengan angka romawi kapital e = Tahun Kata “NOMOR” pada contoh di atas ditulis dengan huruf kapital tanpa diikuti tanda baca. Pemberian tanda baca titik dua (:) setelah nomor, digunakan pada format penomoran naskah dinas yang berbentuk pemerian, seperti Surat Dinas, Surat Undangan Intern, Surat Undangan Ekstern, dan Surat Perjalanan Dinas.
1.Naskah Dinas Arahan
a.Pengaturan 1) Peraturan Contoh: PERATURAN MENTERI KETENAGAKERJAAN NOMOR 15 TAHUN 2017 TENTANG TATA KEARSIPAN KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN Catatan: Format penomoran pada Peraturan juga berlaku untuk Pedoman/Petunjuk Pelaksanaan/Petunjuk Teknis. 2) Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOPAP) Contoh: NOMOR SOP … TAHUN … TANGGAL PENGESAHAN ………………. TANGGAL REVISI ………………. DISAHKAN OLEH ………………. NAMA SOP PENGURUSAN SURAT MASUK 3) Surat Edaran Contoh: SURAT EDARAN NOMOR M/2/HI.00.02/V/2018 TENTANG PEMBAYARAN TUNJANGAN HARI RAYA KEAGAMAAN TAHUN 2018
b.Penetapan 1) Keputusan Contoh: KEPUTUSAN MENTERI KETENAGAKERJAAN NOMOR 206 TAHUN 2017 TENTANG PEDOMAN PENGUKURAN INDEKS PEMBANGUNAN KETENAGAKERJAAN
c.Surat Perintah/Surat Tugas Contoh: SURAT PERINTAH/SURAT TUGAS NOMOR 1/11/DL.05/X/2018 1 : Kode Unit Kerja Sekretariat Jenderal 11 : Nomor Urut Surat Perintah/Surat Tugas dalam Satu Tahun Takwim DL.05 : Kode Klasifikasi Arsip (tentang Penyelenggaraan Diklat) X : Bulan 2018 : Tahun 2018
2.Naskah Dinas Korespondensi
a.Korespondensi Intern 1) Nota Dinas Contoh: NOTA DINAS NOMOR 2/12/UM.01.00/II/2018 2 : Kode Unit Kerja Ditjen Binalattas 12 : Nomor Urut Surat Perintah/Surat Tugas dalam Satu Tahun Takwim UM.01.00 : Kode Klasifikasi Arsip (tentang Perbaikan AC) II : Bulan 2018 : Tahun 2018 2) Memorandum Susunan penomoran Memorandum sama dengan penomoran Nota Dinas. 3) Surat Undangan Intern Susunan penomoran Surat Undangan Intern sama dengan penomoran Nota Dinas. Penomoran dilakukan oleh masing- masing unit kerja.
b.Korespondensi Ekstern 1) Surat Dinas Contoh: R-1/1/KP.14.01/II/2018 Kategori Klasifikasi Keamanan yang Bersifat Rahasia Kode Unit Kerja Nomor Urut Kode Klasifikasi Bulan Februari Tahun 2018 R-M/1/KP.14.01/VII/2018 Kategori Klasifikasi Keamanan yang Bersifat Rahasia Kode Jabatan Nomor Urut Kode Klasifikasi Bulan Juli Tahun 2018 2) Surat Undangan Ekstern Susunan penomoran Surat Undangan Ekstern sama dengan penomoran Surat Dinas.
3.Surat Keputusan Tim Contoh: KEPUTUSAN KEPALA BIRO UMUM SELAKU KUASA PENGGUNA ANGGARAN BIRO UMUM NOMOR 1/2/KP.11.00/V/2018
4.Surat Perjanjian
a.Kerja Sama (Surat Perjanjian) 1) Pemberian nomor Naskah Kerja Sama Dalam Negeri dilakukan oleh unit kerja yang mempunyai fungsi kerja sama. 2) Naskah Kerja Sama Luar Negeri tidak diberi nomor. 3) Naskah asli kerja sama dalam negeri yang sudah diberi nomor dan naskah asli kerja sama luar negeri disimpan di unit kerja yang mempunyai fungsi kerja sama. 4) Untuk kepentingan pelaksanaan kegiatan, dapat disampaikan copy naskah dinas kerja sama kepada unit kerja terkait yang dilakukan oleh unit kerja yang mempunyai fungsi kerja sama. B-1/03/KP.14.00/II/2018 Kategori Klasifikasi Keamanan yang Bersifat Biasa Kode Unit Kerja Nomor Urut Kode Klasifikasi Arsip Tahun 2018 Bulan Februari Contoh: PERJANJIAN KERJA SAMA ANTARA KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA DAN …………………………….. NOMOR M/1/HK.07.01/V/2018 NOMOR …………....................... M : Kode Unit Kerja/Penandatangan Naskah Dinas (Menteri) 1 : Nomor Urut HK.07.01 : Kode Klasifikasi Arsip (Kerja Sama Dalam Negeri) V : Bulan 2018 : Tahun 2018
5.Surat Kuasa Contoh: SURAT KUASA NOMOR 1/20/HK.11/X/2018 1 : Kode Unit Kerja Setjen 20 : Nomor Urut HK.11 :Kode Klasifikasi Arsip (tentang Bantuan/Konsultasi/Advokasi Hukum) X : Bulan 2018 : Tahun 2018
6.Berita Acara Contoh: BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP STATIS NOMOR 1/1/UM.00.06/II/2018 1 : Kode Unit Kerja Setjen 1 : Nomor Urut UM.00.06 : Kode Klasifikasi Arsip (Penyerahan Arsip Statis) II : Bulan 2018 : Tahun 2018
7.Berita Faksimile Contoh: BERITA FAKSIMILE NOMOR 1/15/KS.00.00/V/2018 1 : Kode Unit Kerja Setjen 15 : Nomor Urut KS.00.00 : Kode Klasifikasi Arsip (Misalnya tentang penjajakan kerja sama bilateral) V : Bulan 2018 : Tahun 2018
8.Surat Keterangan Contoh: SURAT KETERANGAN NOMOR 1/10/KP.07/V/2018 1 : Kode Unit Kerja Setjen 10 : Nomor Urut KP.07 : Kode Klasifikasi Arsip (Pemberhentian Pegawai dari Jabatan Fungsional) V : Bulan 2018 : Tahun 2018
9.Pengumuman Contoh: PENGUMUMAN NOMOR 1/02/UM.01.01/IV/2018 1 : Kode Unit Kerja Setjen 2 : Nomor Urut UM.01.01 : Kode Klasifikasi Arsip (misalnya tentang Pemadaman Jaringan Listrik) IV : Bulan 2018 : Tahun 2018
10.Surat Pengantar Contoh: SURAT PENGANTAR NOMOR 1/3/PR.03.04/II/2018 1 : Kode Unit Kerja Setjen 3 : Nomor Urut PR.03.04 : Kode Klasifikasi Arsip (misalnya tentang Penyampaian Laporan Tahunan Sekretariat Jenderal) II : Bulan Februari 2018 : Tahun 2018
11.Notula Contoh: NOTULA RAPAT………………… NOMOR 1/1/UM.03/V/2018 1 : Kode Unit Kerja Setjen 1 : Nomor Urut UM.03 : Kode Klasifikasi Arsip V : Bulan 2018 : Tahun
12.Sambutan Tertulis Menteri Sambutan Tertulis Menteri tidak memakai nomor.
13.Siaran Pers SIARAN PERS NOMOR M/2/PK.04/V/2018 M : Kode Unit Kerja/Penandatanganan Naskah Dinas (Menteri) 2 : Nomor Urut PK.04 : Kode Klasifikasi Arsip (misalnya tentang Tenaga Kerja Asing) V : Bulan 2018 : Tahun
14.Surat Perjalanan Dinas Susunan nomor SPD sama dengan penomoran naskah dinas secara umum, yaitu kode unit kerja, nomor urut, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun. Contoh: Nomor 1/4/OT.05/V/2018 1 : Kode Unit Kerja (Setjen) 4 : Nomor Urut OT.05 : Kode Klasifikasi Arsip tentang Reformasi Birokrasi V : Bulan Mei 2018 : Tahun
15.Sertifikat Pemberian nomor Sertifikat dilakukan oleh unit kerja sesuai dengan tugas dan fungsinya. Susunan penomoran Sertifikat adalah sebagai berikut:
a.kode unit kerja/penandatangan naskah dinas;
b.nomor urut naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim);
c.kode klasifikasi arsip;
d.bulan; dan
e.tahun terbit. Contoh Penomoran Sertifikat yang Ditandatangani Menteri: SERTIFIKAT NOMOR M/10/AS.04.02/VII/2018 M : Kode Menteri 10 : Nomor Urut AS.04.02 : Kode Klasifikasi Arsip (misalnya tentang SMK3) VII : Bulan 2018 : Tahun 2018 Contoh Penomoran Sertifikat yang Ditandatangani selain Menteri: SERTIFIKAT NOMOR 1/3/UM.00.07/X/2018 1 : Kode Unit Kerja Setjen 3 : Nomor Urut UM.00.07 : Kode Klasifikasi Arsip (misalnya tentang Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif) X : Bulan 2018 : Tahun 2018
16.Surat Tanda Tamat Pelatihan (STTP) Pemberian nomor STTP dilakukan oleh unit yang mempunyai fungsi Pendidikan dan Pelatihan SDM Ketenagakerjaan. Contoh: Surat Tanda Tamat Pelatihan (STTP) NOMOR 1/2/DL.05/IV/2018 1 : Kode Unit Kerja Setjen 2 : Nomor Urut DL.05 : Kode Klasifikasi Arsip (tentang STTPL) IV : Bulan 2018 : Tahun 2018
17.Piagam Penghargaan Pemberian nomor Piagam Penghargaan dilakukan oleh unit kerja yang mempunyai fungsi ketatausahaan Menteri. Susunan nomor Piagam Pengargaan adalah sebagai berikut:
a.Kode unit kerja/penandatangan naskah dinas;
b.Nomor urut (nomor urut dalam satu tahun takwim);
c.Kode klasifikasi arsip;
d.Bulan; dan
e.Tahun. Contoh: Piagam Penghargaan NOMOR M/2/HM.07/V/2018 M : Kode Unit Kerja/Penandatangan Naskah Dinas (Menteri) 2 : Nomor Urut HM.07 : Kode Klasifikasi Arsip tentang penghargaan V : Bulan 2018 : Tahun 2018
18.Laporan Naskah dinas Laporan tidak diberi nomor.
19.Telaahan Staf Naskah dinas Telaahan Staf tidak diberi nomor. D. Penggunaan Kertas, Amplop Dan Tinta Kertas, amplop, dan tinta merupakan media/sarana surat-menyurat untuk merekam informasi dalam komunikasi kedinasan.
1.Penggunaan Kertas
a.Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS minimal 70 gram, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan, dan dokumen pelaporan.
b.Pembuatan naskah dinas dari konsep (draft) hingga final (nett) yang dibubuhi paraf tidak boleh menggunakan kertas bekas karena naskah dinas dari draf sampai dengan yang ditandatangani merupakan satu berkas arsip.
c.Naskah dinas yang bernilaiguna sekunder atau permanen, harus menggunakan kertas dengan standar kertas permanen: 1) Kertas yang digunakan dalam keadaan baik, bersih dari kotoran dan bebas dari kerusakan, seperti noda tinta, debu dan tidak ada bekas kerutan dan lubang. 2) Gramatur minimal 70 gram/ m2; 3) Ketahanan sobek minimal 350 mN 4) Ketahanan lipat minimal 2,42 (metode schopper) atau 2,18 (metode MIT) 5) pH pada rentang 7,5-10,0 6) Kandungan alkali kertas minimal 0,4 mol asam/kg 7) Daya tahan oksidasi mengandung bilangan kappa minimal 5
d.Kertas yang digunakan untuk naskah dinas ukurannya disesuaikan dengan jenis naskah yang terdiri dari: 1) Naskah dinas arahan menggunakan kertas F4 berukuran 210 x 330 mm; 2) Naskah dinas korespondensi menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210 mm ( 8¼ x 11¾ inci); 3) Naskah dinas khusus menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210 mm ( 8¼ x 11¾ inci); 4) Laporan menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210 mm ( 8¼ x 11¾ inci); 5) Telaahan staf menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210 mm ( 8¼ x 11¾ inci); 6) Sertifikat menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210 mm mm ( 8¼ x 11¾ inci); 7) STTP menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210 mm mm ( 8¼ x 11¾ inci); 8) Piagam Penghargaan menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210 mm mm ( 8¼ x 11¾ inci); 9) Kertas berkop hanya digunakan pada halaman pertama naskah dinas.
2.Amplop Amplop adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama untuk surat keluar Kementerian. Ukuran, bentuk, dan warna sampul yang digunakan untuk surat-menyurat di Kementerian menyesuaikan kebutuhan dengan mempertimbangkan efisiensi.
a.Ukuran Ukuran amplop yang digunakan untuk pengiriman naskah dinas disesuaikan dengan jenis, ukuran dan ketebalan naskah dinas yang akan didistribusikan.
b.Warna Amplop naskah dinas menggunakan kertas berwarna putih atau coklat muda.
c.Penulisan Pengirim dan Tujuan Pada amplop harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan. Alamat pengirim berupa jabatan Menteri/logo lembaga, nama lembaga/jabatan, serta alamat lembaga, sedangkan alamat tujuan naskah dinas ditulis lengkap dengan nama jabatan/lembaga dan alamat lembaga.
d.Cara Melipat dan Memasukkan Surat ke dalam Sampul Surat yang siap untuk dikirim dilipat sesuai ukuran amplop dengan mempertemukan sudut-sudutnya agar lipatannya lurus dan rapi dengan kepala surat menghadap ke depan ke arah penerima/pembaca surat. Pada amplop yang mempunyai jendela kertas kaca, kedudukan alamat tujuan pada kepala surat harus tepat pada jendela amplop. FORMAT MELIPAT KERTAS SURAT
3.Tinta Tinta yang digunakan untuk pembuatan naskah dinas berwarna hitam, sedangkan untuk penandatanganan surat berwarna biru atau biru tua. E. Ketentuan Jarak Spasi, Jenis dan Ukuran Huruf, serta Kata Penyambung Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian, estetika, banyaknya isi naskah dinas dengan memperhatikan ketentuan sebagai berikut:
1.Jarak antara judul dan isi adalah dua spasi.
2.Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dengan baris kedua adalah satu spasi.
3.Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan. KETENTUAN JARAK SPASI Nomor : B-1/02/OT.04/VII/2018 Jakarta, 16 Juli 2018 Sifat : Biasa Lampiran : Satu lembar Hal : ………………. Yth. Deputi Bidang Kelembagaan dan Tata Laksana Kementerian Pendayagunaan dan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi di Jakarta ……………………………(Alinea Pembuka)………............................................ ……………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………….. ……………………………(Alinea Isi)………........................................................ ……………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………….. ……………………………(Alinea Penutup)………............................................. ……………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………….. Sekretaris Jenderal, (tanda tangan dan cap dinas) Nama Pejabat NIP 19XXXXXX XXXXXX X XXXX Tembusan:
1.……..
2.…….. KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN RI SEKRETARIAT JENDERAL Jalan Jenderal Gatot Subroto Kaveling 51, Jakarta Selatan 12950, Telepon (021) 5255733 Laman: http://www.kemnaker.go.id 1 spasi 1 spasi 1 spasi 1 spasi 2 spasi 2 spasi Line spacing: 1,5 Spacing: before & after masing-masing 6 2 spasi 1 spasi 1 spasi 2 spasi Jenis dan Ukuran Huruf
1.Jenis huruf yang digunakan pada kop naskah dinas adalah Arial Narrow 12.
2.Jenis huruf yang digunakan untuk naskah dinas Peraturan dan Keputusan adalah Bookman Old Style 12.
3.Jenis naskah dinas lainnya menggunakan huruf Arial 12. Kata Penyambung Kata penyambung adalah kata yang digunakan sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut pada halaman berikutnya (jika naskah lebih dari satu halaman). Kata penyambung ditulis pada akhir setiap halaman pada baris terakhir teks di sudut kanan bawah halaman dengan urutan kata penyambung dan tiga buah titik. Kata penyambung itu diambil persis sama dari kata pertama halaman berikutnya. Jika kata pertama dari halaman berikutnya menunjuk pasal atau diberi garis bawah atau dicetak miring, kata penyambung juga harus dituliskan sama. Kata penyambung tidak digunakan untuk pergantian bagian. Format Penulisan Kata Penyambung Pada Halaman 1 Baris Paling Bawah adalah media… Kata pertama pada halaman 2 baris paling atas kiri adalah media elektronik …dst. F. Penentuan Batas/Ruang Tepi Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah dinas, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat naskah dinas, yang diatur sebagai berikut.
1.Ruang tepi atas apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi di bawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas, sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas.
2.Ruang tepi bawah sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas.
3.Ruang tepi kiri sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas.
4.Ruang tepi kanan sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas. KETENTUAN POSISI TEKS PADA SISI KERTAS (TANPA KOP) 2 cm 2 cm 2 ,5 cm 3 cm KETENTUAN POSISI TEKS PADA SISI KERTAS (DENGAN KOP) KOP Catatan: Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika. 2 spasi 2 cm 2 ,5 cm 3 cm G. Penggunaan Bahasa Indonesia
1.Bahasa yang digunakan dalam naskah dinas adalah Bahasa Indonesia yang resmi, harus jelas, tepat dalam menyampaikan maksud, tujuan, serta isi naskah dinas. Untuk itu, perlu diperhatikan pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baik dan benar, sesuai dengan kaidah tata bahasa yang baku, yakni Tata Bahasa Baku Indonesia dan Kamus Besar Bahasa Indonesia.
2.Ejaan yang digunakan dalam naskah dinas harus sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI) yang diatur dalam Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 50 Tahun 2015 tentang Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia. H. Nomor Halaman Nomor halaman naskah dinas ditulis dengan menggunakan nomor urut angka Arab dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman. I. Tembusan Tembusan surat bagian ini dicantumkan di sebelah kiri bawah, yang menunjukan bahwa pihak tersebut perlu mengetahui isi surat tersebut. J. Lampiran Jika naskah memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi nomor urut dengan angka Arab. Nomor halaman lampiran merupakan nomor lanjutan dari halaman sebelumnya. K. Penggunaan Logo Lembaga/Jabatan Menteri Jabatan Menteri, logo, dan cap dinas digunakan dalam tata naskah dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi. Untuk memperoleh keseragaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di Kementerian, perlu ditentukan penggunaan jabatan Menteri, logo, dan cap dinas pada kertas surat dan amplop.
1.Penggunaan Jabatan Menteri Ketentuan penggunaan Jabatan Menteri untuk Tata Naskah Dinas adalah sebagai berikut.
a.Jabatan Menteri digunakan dalam Tata Naskah Dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi.
b.Jabatan Menteri di Kementerian digunakan pada naskah dinas yang ditandatangani sendiri oleh Menteri.
c.Jabatan Menteri ditempatkan pada bagian atas kepala surat secara simetris pada naskah dinas.
2.Penggunaan Logo
a.Logo adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol atau huruf yang digunakan dalam Tata Naskah Dinas sebagai identitas lembaga agar publik lebih mudah mengenalnya.
b.Setiap lembaga wajib memiliki logo sebagai identitas lembaga.
c.Logo digunakan oleh pejabat berwenang selain Menteri.
d.Logo ditempatkan di sebelah kiri kepala surat pada naskah dinas.
e.Selama terkait dengan kegiatan kedinasan di Kementerian, logo wajib digunakan untuk: 1) kop naskah dinas; 2) cap dinas; 3) amplop dinas; 4) stopmap; 5) papan nama kantor; 6) kartu tanda pengenal pegawai; 7) pin pegawai dan kartu tanda pemegang pin pegawai; 8) label barang milik negara; 9) situs resmi Kementerian Ketenagakerjaan; 10) Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan/Sertifikat; 11) buku Peraturan Menteri/Pedoman/Petunjuk Pelaksanaan; 12) kartu tanda parkir kendaraan; 13) kalender; 14) blocknote; 15) leaflet; 16) backdrop; 17) plakat; dan 18) dokumen/barang resmi lainnya yang diterbitkan oleh Kementerian.
f.Untuk kegiatan kedinasan di Kementerian, logo dapat digunakan pada: 1) gedung kantor; 2) kartu nama pejabat/pegawai; 3) pin; 4) gantungan tanda pengenal pegawai; 5) kendaraan jumput pegawai; 6) pulpen; 7) pakaian; 8) topi; 9) tas; 10) spanduk; 11) guntingan pers; 12) rotary banner; 13) light box 14) poster; dan 15) videotron.
g.Penggunaan logo untuk hal-hal selain yang diatur dalam e dan huruf f, harus mendapatkan izin dari Kepala Biro Umum.
3.Penggunaan Lambang Negara dan Logo dalam Kerja Sama
a.Dalam kerja sama yang dilakukan antar pemerintah (G to G), menggunakan map naskah dinas dengan lambang negara.
b.Tata letak logo dalam perjanjian kerja sama sektoral, baik antar kementerian (di dalam negeri), logo yang dimiliki lembaga masing-masing diletakkan di atas map naskah perjanjian. L. Pengaturan Paraf Naskah Dinas Dan Penggunaan Cap
1.Pengaturan Paraf Dinas
a.Pembubuhan Paraf Koordinasi Naskah dinas yang materinya saling berkaitan dan memerlukan koordinasi antar unit kerja maka pejabat yang berwenang dari unit terkait ikut serta membubuhkan paraf pada kolom paraf koordinasi. Pemberian paraf koordinasi naskah dinas diatur sebagai berikut: 1) Kolom paraf koordinasi ditempatkan pada sisi kiri sejajar dengan tempat penandatanganan naskah dinas. 2) Naskah dinas yang ditandatangani oleh Menteri a) Apabila naskah dinas berasal dari Sekretariat Jenderal yang bukan naskah dinas Peraturan dan Keputusan, pembubuhan paraf dan tanggal diatur dengan ketentuan sebagai berikut:
(1)kolom Penanggung Jawab Materi diparaf oleh Pejabat Eselon II yang menyusun konsep naskah dinas.
(2)kolom pengendali diparaf oleh Sekretaris Jenderal selaku pengendali teknis dan administrasi Kementerian. Contoh: Penanggung Jawab Paraf Tanggal Materi (Eselon II) (Nama Jabatan Pejabat Eselon II) Pengendali Teknis & Adm. (Sekretaris Jenderal) Contoh naskah dinas bukan pengaturan yang dibuat oleh Biro Umum dan ditandatangani oleh Menteri: b) Apabila naskah dinas berasal dari Direktorat Jenderal/ Inspektorat Jenderal/Badan, pembubuhan paraf dan tanggal diatur dengan ketentuan sebagai berikut:
(1)kolom Penanggung Jawab Materi diparaf oleh Pejabat Eselon II yang menyusun konsep naskah dinas.
(2)kolom Pengendali Teknis diparaf oleh Pejabat Eselon I yang bersangkutan.
(3)kolom Pengendali Administrasi diparaf oleh Sekretaris Jenderal. Contoh: Penanggung Jawab Paraf Tanggal Materi (Eselon II) (Kepala Biro Umum) Pengendali Teknis & Adm. (Sekretaris Jenderal) Penanggung Jawab Paraf Tanggal Materi (Eselon II) (Nama Jabatan Pejabat Eselon II) Pengendali Teknis (Pejabat Eselon I ybs) Pengendali Administrasi. (Sekretaris Jenderal) c) Apabila naskah dinas berasal dari Staf Ahli Menteri, pembubuhan paraf dan tanggal diatur dengan ketentuan sebagai berikut:
(1)kolom Penanggung Jawab Materi diparaf oleh Staf Ahli yang bersangkutan.
(2)Kolom Pengendali Teknis diparaf oleh Pejabat Eselon I yang terkait dengan materi.
(3)Kolom Pengendali Administrasi diparaf oleh Sekretaris Jenderal. Contoh: d) Apabila naskah dinas berupa naskah dinas Peraturan dan Keputusan, maka pembubuhan paraf dan tanggal diatur dengan ketentuan sebagai berikut:
(1)kolom Pembuat Konsep diparaf oleh oleh Pejabat Eselon II yang bersangkutan.
(2)kolom Pengendali Aspek Hukum diparaf oleh Pejabat Biro Hukum.
(3)kolom Pengendali Aspek Teknis diparaf oleh Pejabat Eselon I yang terkait dengan materi.
(4)kolom Pengendali Administrasi diparaf oleh Sekretaris Jenderal. Penanggung Jawab Paraf Tanggal Materi (Staf Ahli Menteri ybs) Pengendali Teknis (Pejabat Eselon I terkait) Pengendali Administrasi (Sekretaris Jenderal) Contoh: 3) Naskah dinas yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon I a) Apabila naskah dinas ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal, pembubuhan paraf dan tanggal diatur dengan ketentuan sebagai berikut:
(1)Kolom Penanggung Jawab Materi diparaf oleh Pejabat Eselon II yang menyusun konsep naskah dinas.
(2)Kolom Pengendali Administrasi diparaf oleh Kasubbag TU Sekjen, SAM dan SKM selaku pengendali administrasi. Contoh: b) Apabila naskah dinas ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal tetapi naskah dinas tersebut berasal dari Eselon I lainnya, pembubuhan paraf dan tanggal diatur dengan ketentuan sebagai berikut:
(1)Kolom Penanggung Jawab Materi diparaf oleh Sekretaris Direktorat Jenderal/Inspektorat Penanggung Jawab Paraf Tanggal Pembuat Konsep (Eselon II ybs) (Nama Jabatan Pejabat Eselon II ybs) Pengendali Aspek hukum (Biro Hukum) Aspek Teknis (Eselon I ybs ) Pengendali Administrasi. (Sekretaris Jenderal) Penanggung Jawab Paraf Tanggal Materi (Eselon II ybs) Pengendali Administrasi (Kasubbag TU Sekjen, SAM dan SKM) Jenderal/Badan yang menyusun konsep naskah dinas.
(2)Kolom Pengendali Aspek Teknis diparaf oleh Pejabat Esleon I yang terkait dengan materi.
(3)Kolom Pengendali Administrasi diparaf oleh Kepala Subbagian TU Sekjen, Staf Ahli Menteri dan Staf Khusus Menteri selaku pengendali administrasi. Contoh: c) Apabila naskah dinas ditandatangani oleh Direktur Jenderal/Inspektur Jenderal/Kepala Badan, pembubuhan paraf dan tanggal diatur dengan ketentuan sebagai berikut:
(1)Kolom Penanggung Jawab Materi diparaf oleh Pejabat Eselon II yang menyusun konsep naskah dinas.
(2)Kolom Pengendali Administrasi diparaf oleh Sekretaris Direktorat Jenderal/Inspektur Jenderal/Badan selaku pengendali administrasi. Penanggung Jawab Paraf Tanggal Materi Ses. (Ditjen/Itjen/Badan) Aspek Teknis (Eselon I ybs) Pengendali Administrasi (Kasubbag TU Sekjen, SAM, dan SKM) Contoh: d) Apabila naskah dinas Keputusan ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal, pembubuhan paraf dan tanggal diatur dengan ketentuan sebagai berikut:
(1)Kolom Pembuat Konsep diparaf oleh Pejabat Eselon II yang menyusun konsep naskah dinas.
(2)Kolom Pengendali Aspek Hukum diparaf oleh Kepala Biro Hukum. Contoh: e) Apabila naskah dinas ditandatangani oleh Pejabat Eselon II di Sekretariat Jenderal, pembubuhan paraf dan tanggal diatur dengan ketentuan sebagai berikut:
(1)Kolom Penanggung Jawab Materi diparaf oleh Pejabat Eselon III yang menyusun konsep naskah dinas.
(2)Kolom Pengendali Administrasi diparaf oleh Kasubbag Tata Usaha Biro/Kasubbag Umum. Penanggung Jawab Paraf Tanggal Materi (Eselon II ybs) Pengendali Administrasi Ses. (Ditjen/Itjen/Badan) Penanggung Jawab Paraf Tanggal Pembuat Konsep (Eselon II ybs) Pengendali Aspek Hukum (Biro Hukum) Contoh: f) Apabila naskah dinas ditandatangani oleh Sekretaris Direktorat Jenderal/Inspektorat Jenderal/Badan, pembubuhan paraf dan tanggal diatur dengan ketentuan sebagai berikut:
(1)Kolom Penanggung Jawab Materi diparaf oleh Pejabat Eselon III yang menyusun konsep naskah dinas.
(2)Kolom Pengendali Administrasi diparaf oleh Kasubbag Kasubbag Umum. Contoh: g) Apabila naskah dinas ditandatangani oleh Pejabat Eselon II di Direktorat Jenderal/Inspektorat Jenderal/Badan maka pembubuhan paraf diatur sebagai berikut:
(1)Kolom Penanggung Jawab Materi diparaf oleh Pejabat Eselon III yang menyusun konsep naskah dinas.
(2)Kolom Pengendali Administrasi diparaf oleh Kasubbag Tata Usaha Direktorat/Inspektorat/Pusat. Penanggung Jawab Paraf Tanggal Materi (Eselon III ybs) Pengendali Administrasi (Kasubbag TU Biro/Umum) Penanggung Jawab Paraf Tanggal Materi (Eselon III ybs) Pengendali Administrasi (Kasubbag Umum) Contoh: h) Apabila naskah dinas ditandatangani oleh Kepala Unit Pelaksana Teknis Balai Besar, pembubuhan paraf dan tanggal diatur dengan ketentuan sebagai berikut:
(1)Kolom Penanggung Jawab Materi diparaf oleh Pejabat Eselon III yang menyusun konsep naskah dinas.
(2)Kolom Pengendali Administrasi diparaf oleh Kasubbag Kepegawaian dan Umum. Contoh: Penanggung Jawab Paraf Tanggal Materi (Eselon III ybs) Pengendali Administrasi (Kasubbag Kepegawaian dan Umum) i) Apabila naskah dinas ditandatangani oleh Kepala Unit Pelaksana Teknis Balai, pembubuhan paraf dan tanggal diatur dengan ketentuan sebagai berikut:
(1)Kolom Penanggung Jawab Materi diparaf oleh Pejabat Eselon IV yang menyusun konsep naskah dinas.
(2)Kolom Pengendali Administrasi diparaf oleh Kasubbag TU Balai. Penanggung Jawab Paraf Tanggal Materi (Eselon III ybs) Pengendali Administrasi (Kasubbag Tata Usaha Direktorat/Inspektorat/ Pusat) Contoh:
c.Pembubuhan Cap Jabatan Menteri, Cap Dinas Kementerian, dan Cap Dinas Unit Organisasi 1) Cap Jabatan Menteri, Cap Dinas Kementerian dan Cap Dinas Unit Organisasi dibubuhkan pada bagian kiri dari tanda tangan pejabat yang menandatangani naskah dinas; 2) Cap Jabatan Menteri, Cap Dinas Kementerian dan Cap Dinas Unit Organisasi juga dibubuhkan pada sampul surat di sebelah kiri.
d.Penanggung jawab dan Penyimpanan Cap Jabatan Menteri, Cap Dinas Kementerian dan Cap Dinas Unit Organisasi 1) Penanggung jawab penggunaan dan penyimpanan Cap Jabatan Menteri dan Cap Dinas Kementerian adalah Kepala Biro Umum; 2) Penanggung jawab penggunaan dan penyimpanan Cap Dinas Unit Organisasi adalah Pejabat Eselon II masing-masing, yang berada di unit yang melaksanakan fungsi ketatausahaan/kesekretariatan, Pejabat Eselon III UPTP, serta Ketua Unit Layanan Pengadaan Barang dan Jasa. M. Perubahan, Pencabutan, Pembatalan dan Ralat Naskah Dinas Perubahan, pencabutan, pembatalan, serta ralat naskah dinas dapat dilakukan dengan syarat harus jelas menunjukkan naskah dinas sebelumnya atau bagian mana dari naskah tersebut yang diadakan perubahan, pencabutan, pembatalan, dan/atau ralat.
1.Perubahan Perubahan adalah mengubah bagian tertentu dari naskah dinas yang dinyatakan dengan lembar perubahan.
2.Pencabutan Pencabutan adalah mencabut naskah dinas tertentu karena bertentangan atau tidak sesuai lagi dengan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi, khusus, atau naskah dinas yang baru ditetapkan.
3.Pembatalan Pembatalan adalah menyatakan bahwa seluruh materi naskah dinas tidak diberlakukan lagi melalui suatu pernyataan pembatalan dalam naskah dinas yang baru.
4.Ralat Ralat adalah perbaikan yang dilakukan terhadap sebagian materi naskah dinas melalui pernyataan ralat dalam naskah dinas yang baru.
1.Atas Nama (a.n.) Atas nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika pejabat yang menandatangani naskah dinas telah diberi kuasa oleh pejabat yang bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan. Persyaratan yang harus dipenuhi adalah:
a.pelimpahan wewenang tersebut dikuatkan secara tertulis dalam bentuk surat kuasa, keputusan, atau disposisi;
b.materi wewenang yang dilimpahkan benar-benar menjadi tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan;
c.rentang pelimpahan paling banyak hanya dua tahap dihitung dari pelimpahan jenjang pertama; dan
d.tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan surat berada pada pejabat yang diatasnamakan. Susunan penandatanganan atas nama (a.n.) pejabat lain yaitu nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap dengan huruf kapital pada setiap awal kata, didahului dengan singkatan a.n. Format Atas Nama: a.n. Sekretaris Jenderal Kepala Biro Umum, Tanda tangan Nama lengkap
2.Untuk Beliau (u.b.) Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika yang diberikan kuasa memberikan kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya, sehingga untuk beliau (u.b.) digunakan setelah atas nama (a.n.). Pelimpahan wewenang ini mengikuti urutan sampai dua tingkat struktural di bawahnya. Tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima pelimpahan wewenang harus mempertanggungjawabkan kepada pejabat yang melimpahkan wewenang. Format Untuk Beliau: a.n. Menteri Ketenagakerjaan Republik Indonesia Sekretaris Jenderal, u.b. Kepala Biro Umum, Tanda tangan Nama Lengkap
3.Pelaksana Tugas (Plt.) dan Pelaksana Harian (Plh.) Ketentuan mengenai Pelaksana Tugas (Plt.) dan Pelaksana Harian (Plh.) yang mengatur bidang kepegawaian diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Contoh Format Pelaksana Tugas: Contoh Format Pelaksana Harian: Plt. Kepala Biro Umum, Tanda tangan Nama Lengkap B. Format Kewenangan Pejabat Penanda Tangan
1.Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani naskah dinas antar atau ke luar Kementerian Ketenagakerjaan yang bersifat kebijakan/keputusan/arahan, berada pada Menteri atau pejabat yang mendapatkan pelimpahan kewenangan dari Menteri.
2.Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani naskah dinas yang tidak bersifat kebijakan/keputusan/arahan, dapat dilakukan oleh pejabat Eselon I atau pejabat struktural lain yang diberi kewenangan untuk menandatangani surat di Kementerian yang dilaksanakan dengan memperhatikan ketentuan sebagai berikut: a) Sekretaris Jenderal dan Direktur Jenderal dapat menandatangani naskah dinas tentang supervisi dan nasehat, mengenai rencana strategis dan operasional, termasuk pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidang masing- masing. b) Pejabat Eselon II, yaitu para Kepala Biro, Direktur, Inspektur, Kepala Pusat, serta Kepala UPTP dapat menandatangani naskah dinas tentang pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai dengan bidang masing-masing. Tabel 1: Kewenangan Penandatangan Naskah Dinas No. Jenis Naskah Dinas Menteri Eselon I Staf Ahli Eselon II Eselon III Eselon IV Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)* Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) * Pejabat Pengadaan Barang* Kuasa Pengguna Barang*
1.Peraturan √
2.SOPAP √ √ √ (UPTP)
3.Surat Edaran √ √ (a.n. Menteri)
4.Keputusan √ √ (a.n. Menteri) √ (Fungsi Kepegawai an)
5.Surat Perintah/Surat Tugas √ √ √ √ (UPTP)
6.Nota Dinas √ √ √ √ √ (UPTP)
7.Memorandum √ √ √ √ √ (UPTP)
8.Lembar Disposisi √ √ √ √ √ √ No. Jenis Naskah Dinas Menteri Eselon I Staf Ahli Eselon II Eselon III Eselon IV Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)* Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) * Pejabat Pengadaan Barang* Kuasa Pengguna Barang*
9.Undangan Intern √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
10.Surat Dinas √ √ √ √ √ (UPTP) √ √ √ √
11.Undangan Ekstern √ √ √ √ √ (UPTP) √ √ √ √
12.SK Tim √ √ √ √ (UPTP)
13.Kesepahaman Bersama √
14.Perjanjian Kerja Sama √ √ (a.n. Menteri)
15.MoU Luar Negeri √
16.Surat Kuasa √ √ √ √
17.Berita Acara √ √ √ √ (UPTP) √ √ √ √ No. Jenis Naskah Dinas Menteri Eselon I Staf Ahli Eselon II Eselon III Eselon IV Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)* Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) * Pejabat Pengadaan Barang* Kuasa Pengguna Barang*
18.Berita Faksimile √ √ √ √ √ (UPTP)
19.Surat Keterangan √ √ √ √ √
20.Surat Pengantar √ √ (Ketatausahaan)
21.Pengumuman √ √ √ √ √
22.Notula √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
23.Sambutan Tertulis Menteri √
24.Siaran Pers √
25.Surat Perjalanan Dinas √ √ √ √ (UPTP)
26.Sertifikat √ √ √ √ (untuk kolom materi/ nilai) No. Jenis Naskah Dinas Menteri Eselon I Staf Ahli Eselon II Eselon III Eselon IV Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)* Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) * Pejabat Pengadaan Barang* Kuasa Pengguna Barang*
27.STTP √ √ √ (Fungsi Pendidikan dan dan Pelatihan) √ (Fungsi Pendidik an dan Pelatiha n, kolom nilai)
28.Piagam Penghargaan √
29.Laporan √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
30.Telaahan Staf √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ Keterangan: * kewenangan penandatanganan naskah dinas oleh pejabat pembuat komitmen hanya untuk naskah dinas yang terkait dengan pengadaan barang dan jasa
a.Penentuan Kategori Klasifikasi Keamanan dan Akses Naskah Dinas Kategori klasifikasi keamanan untuk Naskah Dinas, terdiri atas: 1) sangat rahasia yaitu Naskah Dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak, dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan keselamatan negara; 2) rahasia yaitu Naskah Dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak, dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk terhadap ekonomi makro. Apabila informasi yang terdapat dalam Naskah Dinas bersifat sensitif baik bagi lembaga maupun perorangan, akan menimbulkan kerugian yang serius terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi; 3) terbatas yaitu Naskah Dinas yang apabila fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak, dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan fungsi dan tugas lembaga, seperti kerugian finansial yang signifikan; dan 4) biasa/terbuka yaitu Naskah Dinas yang apabila fisik dan informasinya dibuka untuk umum, tidak membawa dampak apapun terhadap keamanan negara. 5) penentuan keempat tingkat klasifikasi keamanan tersebut disesuaikan dengan kepentingan dan substansi Naskah Dinas, sebagaimana diatur dalam Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis Kementerian. Hak akses Naskah Dinas diatur sebagai berikut. 1) Naskah Dinas berklasifikasi sangat rahasia, rahasia, dan terbatas, hak aksesnya diberikan kepada pimpinan Kementerian dan yang setingkat di bawahnya apabila sudah diberikan izin, pengawas internal/eksternal dan penegak hukum; dan 2) Naskah Dinas berklasifikasi biasa/terbuka, hak akses diberikan kepada semua tingkat pejabat dan staf yang berhak.
b.Perlakuan Terhadap Naskah Dinas Berdasarkan Klasifikasi Keamanan dan Akses 1) Pemberian Kode Derajat Klasifikasi Keamanan dan Akses Perlakuan Naskah Dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses, diberikan kode derajat pengamanan di amplop dan di sebelah kiri atas Naskah Dinas serta penggunaan amplop rangkap dua untuk Naskah Dinas yang sangat rahasia dan rahasia. Kode klasifikasi keamanan terdiri atas: a) Naskah Dinas Sangat Rahasia diberikan kode "SR" dengan menggunakan tinta warna merah di amplop dalam; b) Naskah Dinas Rahasia diberikan kode "R" dengan menggunakan tinta warna merah di amplop dalam; c) Naskah Dinas Terbatas diberikan kode "T" dengan menggunakan tinta hitam; dan d) Naskah Dinas Biasa/Terbuka diberikan kode "B" dengan menggunakan tinta hitam. 2) Pemberian Nomor Seri Pengamanan dan Security Printing Security printing adalah percetakan yang berhubungan dengan pengamanan tingkat tinggi pada naskah, dengan tujuan untuk mencegah pemalsuan dan perusakan serta jaminan terhadap otentisitas dan keterpercayaan (authenticity and reliability) naskah dinas. Metode teknis security printing naskah dinas di Kementerian adalah: a) kertas khusus, kertas yang dipakai sebagai pengamanan memiliki nomor seri pengaman yang letaknya diatur secara tersendiri dan hanya diketahui oleh pihak tertentu, penggunaan kertas ini harus berurutan sesuai dengan nomor serinya sehingga memudahkan pelacakan. Kertas khusus dengan menggunakan kertas conqueror digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh Menteri. Dalam hal pengunaan kertas conqueror, pencetakan menggunakan printer inkjet, bukan printer laser. b) Watermarks merupakan gambar dikenali atau pola pada kertas yang muncul lebih terang atau lebih gelap dari sekitar kertas yang harus dilihat dengan cahaya dari belakang kertas, karena variasi kerapatan kertas. c) Emboss merupakan tulisan atau cetakan timbul. Emboss digunakan untuk STTP dan sertifikat dan piagam penghargaan yang ditandatangani oleh Menteri. 3) Pemberian dan Pengawasan Naskah Dinas yang Bersifat Rahasia/Sangat Rahasia Pembuatan dan pengawasan nomor seri pengaman serta pencetakan pengamanan Naskah Dinas dilakukan oleh unit kerja yang secara fungsional mempunyai tugas dan fungsi berkaitan dengan ketatausahaan. Pembuatan nomor seri pengaman dan pencetakan pengamanan dikoordinasikan dengan lembaga teknis terkait. Untuk penomoran surat yang membutuhkan pengamanan tinggi, diperlukan penulisan kode khusus yang tidak mudah diingat. Kertas Conqueror Contoh Watermark Contoh Emboss
c.Tingkat Kecepatan Penyampaian Naskah Dinas 1) Sangat Segera, penyampaian naskah dinas harus dilakukan pada hari yang sama dengan waktu penandatanganan naskah dinas; 2) Segera, penyampaian naskah dinas harus dilakukan sesegera mungkin setelah naskah dinas ditandatangani; 3) Biasa, penyampaian naskah dinas dilakukan sesuai dengan jadwal pengiriman yang ada pada suatu organisasi.
d.Tingkat Kecepatan Pemprosesan Naskah Dinas
1.Sangat Segera, naskah dinas harus diproses pada hari itu juga;
2.Segera, naskah dinas harus diproses maksimal 1 (satu) hari setelah diterima;
3.Biasa, naskah dinas harus diproses maksimal 2 (dua) hari setelah diterima.
1.Unit Kearsipan I (UK I) Unit Kearsipan I (UK I) berkedudukan di Sekretariat Jenderal yang diselenggarakan oleh Biro Umum dan dilaksanakan oleh Bagian Persuratan dan Kearsipan Kementerian yang terdiri atas:
a.Pimpinan;
b.Pengendali;
c.Caraka; dan
d.Arsiparis/Pengelola Arsip.
2.Unit Kearsipan II (UK II) Berkedudukan di setiap Unit Organisasi Eselon I di Kementerian Ketenagakerjaan yang meliputi:
a.Sekretariat jenderal diselenggarakan oleh Biro Umum dan dilaksanakan oleh Bagian Persuratan dan Kearsipan Kementerian.
b.Direktorat Jenderal yang diselenggarakan oleh Sekretariat Direktorat Jenderal masing-masing dan dilaksanakan oleh Bagian Kepegawaian dan Umum.
c.Inspektorat Jenderal diselenggarakan oleh Sekretariat Inspektorat Jenderal dan dilaksanakan oleh Bagian Umum.
d.Badan Perencanaan dan Pengembangan Ketenagakerjaan diselenggarakan oleh Sekretariat Badan Perencanaan dan Pengembangan Ketenagakerjaan dan dilaksanakan oleh Bagian Kepegawaian dan Umum.
e.Staf Ahli yang diselenggarakan oleh Bagian Tata Usaha Pimpinan dan dilaksanakan oleh Subbagian Tata Usaha Sekretaris Jenderal, Staf Ahli Menteri dan Staf Khusus Menteri.
f.Pusat Pendidikan dan Pelatihan Sumber Daya Manusia Ketenagakerjaan yang diselenggarakan oleh Bagian Tata Usaha dan dilaksanakan oleh Subbagian Umum.
3.Unit Kearsipan III (UK III) Berkedudukan di Unit Eselon II dan Unit Pelaksana Teknis meliputi:
a.UK III di Sekretariat Jenderal berkedudukan: 1) Biro-Biro diselenggarakan dan dilaksanakan oleh Subbagian Tata Usaha Biro; 2) Pusat diselenggarakan oleh Bagian Tata Usaha dan dilaksanakan oleh Subbagian Umum; 3) Khusus Biro Umum diselenggarakan dan dilaksanakan oleh Subbagian Persuratan dan Kearsipan Kementerian.
b.UK III di Direktorat Jenderal berkedudukan di: 1) Sekretariat Direktorat Jenderal diselenggarakan oleh Bagian Kepegawaian dan Umum dan dilaksanakan oleh Subbag Umum; 2) Direktorat-direktorat diselenggarakan oleh Subbag Tata Usaha (Direktorat).
c.UK III di Inspektorat Jenderal berkedudukan di: 1) Sekretariat Inspektorat Jenderal, diselenggarakan oleh Bagian Umum dan dilaksanakan oleh Subbagian Tata Usaha. 2) Inspektorat-inspektorat, diselenggarakan oleh Subbag Tata Usaha (Inspektorat).
d.UK III di Badan Perencanaan dan Pengembangan Ketenagakerjaan berkedudukan di: 1) Sekretariat Badan, diselenggarakan oleh Kepegawaian dan Umum dan dilaksanakan oleh Subbagian Umum. 2) Pusat-pusat diselenggarakan dan dilaksanakan oleh Subbagian Tata Usaha.
e.UK III di Unit Pelaksana Teknis dilaksanakan oleh Bagian Tata Usaha/ Subbagian Kepegawaian dan Umum / Subbagian Tata Usaha.
4.Unit Pengolah Berkedudukan pada setiap Unit Eselon I, Eselon II, Eselon III, dan Eselon IV:
a.Unit Pengolah untuk Menteri berkedudukan di Sekretariat Jenderal, Inspektorat Jenderal, Biro-biro, Pusat, serta Direktorat Jenderal dan dilaksanakan oleh masing-masing Eselon di bawahnya serta Staf Ahli Menteri dan Staf Khusus Menteri.
b.Unit Pengolah di Sekretariat Jenderal berkedudukan di Biro-biro dan Pusat dilaksanakan oleh Bagian-bagian, Bidang-bidang, Jabatan Fungsional dan atasan langsung Bendaharawan Rutin, Proyek, Bagian Proyek, Panitia, serta Tim.
c.Unit Pengolah di Direktorat Jenderal berkedudukan di Sekretariat Direktorat dan dilaksanakan oleh Bagian-bagian, Subdit-subdit, atasan langsung Bendaharawan Langsung, Proyek, Bagian Proyek, Panitia Serta Tim.
d.Unit Pengolah di Inspektorat Jenderal berkedudukan di Sekretariat Inspektorat dan dilaksanakan oleh Bagian-bagian dan para Inspektur-inspektur pembantu, jabatan fungsional dan atasan langsung bendaharawan langsung, panitia dan tim.
e.Unit Pengolah di Badan Perencanaan dan Pengembangan Ketenagakerjaan berkedudukan di Sekretariat Badan dan Pusat- pusat dilaksanakan oleh Bagian-bagian, Bidang-bidang, Jabatan Fungsional dan atasan langsung Bendaharawan Rutin, Proyek, Bagian Proyek, Panitia, serta Tim.
f.Unit Pengolah Unit Pelaksana Teknis berkedudukan dan dilaksanakan oleh Sub Bagian/Seksi-seksi, jabatan fungsional, Atasan Langsung Bendaharawan Rutin, Proyek, Bagian Proyek, Panitia dan Tim. B. Tugas dan Fungsi Untuk melaksanakan pengelolaan naskah dinas di Kementerian Ketenagakerjaan, Unit Pengolah naskah dinas mempunyai tugas dan fungsi:
1.Unit Kearsipan I (UK I) Mempunyai tugas merumuskan kebijakan dan menyelenggarakan pengelolaan tata naskah dinas di Kementerian Ketenagakerjaan. Untuk melaksanakan tugas tersebut Unit Kearsipan I (UK I) mempunyai fungsi:
a.menyiapkan rumusan kebijaksanaan pengelolaan naskah dinas di Kementerian Ketenagakerjaan;
b.melaksanakan pembinaan dan pengendalian naskah dinas di Kementerian Ketenagakerjaan;
c.melaksanakan koordinasi pelaksanaan naskah dinas; dan
d.melaksanakan pengurusan naskah dinas masuk dan keluar di Kementerian Ketenagakerjaan.
2.Unit Kearsipan II (UK II) Mempunyai tugas menyelenggarakan pengelolaan naskah dinas di Unit Organisasi Eselon I masing-masing. Untuk melaksanakan tugas tersebut Unit Kearsipan II (UK II) mempunyai fungsi:
a.melaksanakan bimbingan teknis dan pengendalian naskah dinas di unit organisasi masing-masing; dan
b.melaksanakan pengurusan naskah dinas masuk dan keluar di unit organisasi masing-masing.
3.Unit Kearsipan III (UK III) Mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan naskah dinas di Unit Organisasi masing-masing. Untuk melaksanakan tugas tersebut Unit Kearsipan III (UK III) mempunyai fungsi:
a.melaksanakan pengendalian naskah dinas di organisasi masing- masing;
b.melaksanakan pengurusan naskah dinas masuk dan keluar; dan
c.khusus untuk Pelaksana Teknis, melaksanakan koordinasi pelaksanaan naskah dinas.
4.Unit Pengolah Unit Pengolah mempunyai tugas melaksanakan penyelesaian naskah dinas masuk dan proses naskah dinas keluar. Untuk melaksanakan tugas tersebut Unit Pengolah (UP) mempunyai fungsi:
a.mengolah naskah dinas masuk;
b.membuat konsep naskah dinas keluar;
c.membubuhkan stempel paraf, menyampaikan dan memantau penyelesaian naskah dinas keluar di UK III;
d.membubuhkan paraf sesuai kewenangan pembuat draft untuk naskah dinas keluar yang akan ditandatangani pimpinan; dan
e.melaksanakan pemusnahan arsip duplikasi dan non arsip dengan persetujuan pimpinan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
1.Naskah Dinas Masuk
a.Naskah dinas masuk adalah semua naskah dinas yang diterima dari orang/lembaga lain. Prinsip penanganan naskah dinas masuk: 1) Penerimaan naskah dinas masuk dipusatkan di Biro Umum selaku Unit Kearsipan I. 2) Penerimaan naskah dinas dianggap sah apabila diterima oleh petugas atau pihak yang berhak menerima di Biro Umum selaku Unit Kearsipan I. 3) Naskah dinas masuk yang disampaikan langsung kepada pejabat atau staf unit pengolah harus diregistrasikan di Biro Umum selaku Unit Kearsipan I.
b.Pengendalian naskah dinas masuk dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: 1) Penerimaan Naskah dinas masuk yang diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan: Sangat Rahasia (SR); Rahasia (R); Terbatas (T); dan Biasa (B). 2) Pencatatan a) Naskah dinas masuk yang diterima atau diambil dari petugas penerimaan Biro Umum telah dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan yang terlihat pada tampilan, baik dari isi maupun sampul naskah dinas. b) Pengendalian naskah dinas di pusat penerimaan naskah dinas pada Biro Umum dilakukan dengan registrasi/pencatatan naskah dinas pada sarana pengendalian naskah dinas. Registrasi naskah dinas meliputi: