Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Serita Negara Diundangkan di Jakarta Pada tanggal 7 Ju 1 i 2 01 5 Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 7 Juli 2015 -- MENTER! KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA, ttd. BAMBANG P.S.BRODJONEGORO MENTER! HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA ttd. YASONNA H. LAOLY BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2015 NOMOR 1019 www.jdih.kemenkeu.go.id A. Latar Belakang LAMPIRAN PERATURAN MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 128 /PMK.01/2015 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK KEMENTERIAN KEUANGAN MENTERI KEUANGAN Dalam e-govemment, teknologi informasi secara optimal digunakan untuk meningkatkan hubungan antara pemerintah dan pihak-pihak yang terkait. E-govemment mengacu pada penggunaan tekriologi informasi di lingkungan instansi pemerintah, antara lain melalui intranet dan internet, yang mempunyai kemampuan penyelenggaraan pemerintahan melalui sistem otomasi dan jaringan internet yang lebih dikenal dengan situs (World Wide .Web). Dengan e-govemment diharapkan bisa tercipta masyarakat berbasis komunitas informasi yang lebih berkualitas. Tata Naskah Dinas Elektronik adalah salah satu jawaban untuk implementasi e-govemment tersebut. Tata Naskah Dinas Elektronik akan mengurangi proses yang tidak diperlukan dalam penanganan surat, karena prosedur standar yang biasanya dilakukan secara manual bisa dialihkan pada sistem komputerisasi. Kinerja dalam hal penanganan surat akan meningkat karena sistem aplikasi memungkinkan semua aktivitas berlangsung secara real time yang dibantu dengan teknologi informasi. Gun.a mencapai tujuan tersebut, Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi telah menetapkan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Din.as Elektronik Di Lingkungan lnstansi Pemerintah untuk digunakan sebagai acuan bagi instansi pemerintah pusat dan pemerintah daerah dalam menyusun dan mengaplikasikan Tata Naskah Dinas Elektronik di lingkungan instansi masing-masing. Selain itu, e-govemment juga sejalan dengan telah diundangkannya Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi Dan Transaksi Elektronik serta telah pula memperhatikan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Sehubungan dengan hal tersebut, dalam rangka mengatur pengelolaan.Tata Naskah Din.as Elektronik di lingkungan Kementerian Keuangan, perlu menyusun ketentuan mengenai Pedoman Tata Naskah Din.as Elektronik Kementerian Keuangan. www.jdih.kemenkeu.go.id B. Maksl.1d dan Tujuan
a.Naskah Dinas yang berisi tindakan hukum Tata Usaha Negara yang berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, yang bersifat konkret, individual, dan final yang menimbulkan akibat hukum bagi seseorang atau badan hukum perdata;
b.Naskah Dinas yang menimbulkan pembebanan keuangan negara;
c.Naskah Dinas yang merupakan perbuatan hukum perdata;
d.Naskah Dinas yang dikeluarkan berdasarkan ketentuan Kitab Undang-Undang Hukum Pidana atau Kitab Undang-Undang Hukum Acara Pidana atau Peraturan Perundang-Undangan lain yang bersifat Hukum Pidana; dan
e.Naskah dinas rahasia. www.jdih.kemenkeu.go.id MENTERI KEUANGAN
2.Media Perekaman Naskah Dinas Elektronik terdiri atas:
a.fisik; dan/ atau
b.digital.
3.Penanganan surat masuk meliputi:
a.agenda surat;
b.disposisi;
c.pemindaian/ scan; dan
d.pengunggahan dokumen ke dalam Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik.
4.Penanganan surat keluar meliputi:
a.agenda surat;
b.pemindaian/ scan; dan
c.pengunggahan dokumen ke dalam Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik.
5.Penanganan surat lainnya yaitu jenis naskah dinas yang belum diatur dalam pedoman ini diserahkan kepada kebijakan masing-masing unit organisasi eselon I yang bersangkutan.
6.Manajemen Templat/Borang Acu (Template Management). Pembuatan konsep Naskah Dinas menggunakan templat/borang acu berdasarkan Peraturan Menteri Keuaii.gan yang mengatur mengenai pedoman tata naskah dinas Kementerian Keuangan.
7.Pengabsahan dan Autentikasi, meliputi;
a.pemeriksaan dan per'setujuan ( approvement);
b.tanda tangan dan cap elektronik; Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.
c.user id/ password; dan
d.penomoran.
8.Pengamanan meliputi:
a.pencadangan/ backup;
b.pemulihan/ recovery; dan
c.jaringan. www.jdih.kemenkeu.go.id E. Manfaat MENTER! KEUANGAN
1.Terwujudnya percepatan e-govemment. Pemanfaatan Tata Naskah Dinas Elektronik akan mendukung terwujudnya tata kelola pemerintahan yang baik dengan memanfaatkan teknologi informasi.
2.Terwujudnya- efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan pemerintahan. Penggunaan Tata Naskah Dinas Elektronik akan memberikan manfaat berupa penghematan sumber daya, seperti tenaga, kertas, waktu, dan biaya karena mengurangi jumlah naskah dinas yang harus dicetak. Efektivitas dan efisiensi pekerjaan dapat dicapai dengan tersampaikannya informasi secara langsung naskah dinas atau informasi lainnya yang memanfaatkan teknologi informasi, tanpa bergantung pada keberadaan kurir.
3.Terwujudnya percepatan reformasi birokrasi. Pemanfaatan Tata Naskah Dinas Elektronik akan mendorong terjadinya reformasi birokrasi aparatur negara. 4 . Terciptanya koordinasi, integrasi, sinkronisasi, dan simplifikasi antar instansi pemerintah. Pemanfaatan teknologi informasi akan mempermudah komunikasi antar instansi dan menyederhanakan kerumitan yang ditimbulkan karena terpisahnya lokasi.
5.Kemudahan pengelolaan dokumen naskah dinas dan penggunaannya. Penggunaan Tata Naskah Dinas Elektronik akan memberikan keamanan dalam penyimpanan dokumen, kemudahan dalam menangani dokumen, dan keakuratan dalam pelacakan status dokumen. F. Pengertian Umuin
1.E-govemment adalah penggunaan teknologi informasi oleh pemerintah untuk memberikan informasi dan pelayanan bagi warganya, urusan bisnis, serta hal-hal lain yang berkenaan dengan pemerintahan.
2.Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/ atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian Keuangan dalam rangka menyelenggarakan tugas pemerintahan di bidang keuangan dan kekayaan negara.
3.Naskah Dinas Eksternal adalah Naskah Dinas yang dibuat oleh suatu unit kerja yang ditujukan untuk pihak luar/lain atau yang diterima dari suatu unit kerja/pihak di luar Kementerian Keuangan.
4.Naskah Dinas Internal adalah Naskah Dinas yang dibuat oleh suatu unit kerja yang ditujukan untuk unit kerja lain di lingkungan Kementerian Keuangan.
5.Naskah Dinas Elektronik adalah informasi yang terekam dalam media elektronik sebagai alat komunikasi kedinasan, yang dibuat dan/ atau diterima oleh pejabat/pimpinan yang berwenang di lingkungan Kementerian Keuangan. www.jdih.kemenkeu.go.id MENTER! KEUANGAN REPUBLll< INDONESIA
6.Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
7.Tata Naskah Dinas Elektronik adalah pengelolaan naskah dinas secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk kecepatan dan kemudahan dalam proses pengambilan putusan.
8.Aplikasi Sistem lnformasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik adalah suatu sistem pengelolaan naskah dinas, yang dibangun dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi yang bersifat legal.
9.Pengguna (user) adalah Pegawai Kementerian Keuangan yang menggunakan Aplikasi Sistem lnformasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik. JO. Infrastruktur adalah kelengkapan Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik berupa perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware), antara lain peladen (server), jaringan, komputer pribadi/personal (personal computer/ pc), pemindai (scanner), jaringan komunikasi, dan piranti elektronik lainnya.
11.Suprastruktur adalah kelengkapan Aplikasi Sistem lnformasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik di samping infrastruktur, antara lain kelembagaan, ketatalaksanaan, dan sumber daya manusia.
12.Templat/borang acu adalah format surat baku yang disusun secara elektronik.
13.Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas.
14.Agenda surat yang dalam sistem kearsipan dikenal dengan pengendalian sui·at adalah pencatatan indeks data induk surat, yang meliputi tanggal, nomor, hal, pengirim, tujuan, dan ringkasan.
15.Peladen (Server) merupakan sebuah sistem komputer yang menyediakan jenis layanan tertentu dalam sebuah jaringan komputer.
16.Hasil Cetakan (Hardcopy) adalah salinan dokumen dalam bentuk kertas yang berasal dari dokumen elektronik atau file digital.
17.File Digital (Softcopy) adalah dokumen yang dibuat menggunakan komputer dan disimpan pada suatu media penyimpanan (hard disk, flash disk, compact disk, dll) dalam bentuk file.
18.Basis Data (Database) adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program ko.mputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.
19.Alih Media (Scanning) merupakan proses pemindaian yang memindahkan informasi dari rekaman berbasis kertas (dokumen fisik) menjadi dokumen digital. www.jdih.kemenkeu.go.id MENTERI KEUANGAN A. Alur Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik Alur Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik adalah sistem yang terhubung tj.engan jaringan dan dapat diakses oleh semua pengguna di lingkungan Kementerian Keuangan. Secara umum, alur Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik dapat digambarkan dalam bagan sebagai berikut: Peladen dan Pangkal Dal.a 4. Memindai Dokumefl Aplikasi TND Mengakses Aplikasi J Pengguna Gambar 1. Alur Informasi Sistem Penggun Penjelasan gambar Arsitektur Tata Naskah Dinas Elektronik adalah sebagai berikut:
1.Server dan database merupakan infrastruktur untuk memasang dan menyimpan data aplikasi.
2.Server dan database menyediakan aplikasi melalui infrastruktur jaringan komputer, baik intranet maupun internet.
3.Pengguna dapat melakukan pemindaian/alih media (scanning) dokumen untuk melakukan penyimpanan dokumen secara elektronik.
4.Setiap pengguna dapat menggunakan aplikasi melalui komputer atau perangkat komunikasi lainnya. www.jdih.kemenkeu.go.id B. Cakupan Sistem
1.Komunikasi Eksternal MENTER I KEUANGAN Naskah Dinas Eksternal merupakan bagian dari komunikasi eksternal suatu unit kerja. Pengelolaan Naskah Dinas Eksternal dibagi menjadi 2 (dua) bagian sebagai berikut:
a.Surat Masuk Surat Masuk adalah surat yang diterima dari instansi luar yang ditujukan untuk salah satu unit ke1ja dalam suatu instansi. Disposisi surat masuk dari pimpinan organisasi kepada penerima disposisi juga dapat diartikan sebagai naskah dinas masuk bagi . unit penerima disposisi dimaksud. Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik akan melakukan pengelolaan agenda surat masuk secara otomatis sehingga semua data tersimpan dalam database. Berkas surat masuk dalam bentuk hardcopy terlebih dahulu dilakukan pemindaian yang disediakan pada Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik menjadi file digital atau softcopy.
b.Surat Keluar Surat Keluar adalah surat yang dikirim kepada instansi lain yang dibuat oleh suatu unit kerja. Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik akan memberikan fasilitas untuk pembuatan konsep Surat Keluar berdasarkan templat/borang acu sesuai Peraturan Menteri Keuangan yang mengatur mengenai pedoman tata naskah dinas Kementerian Keuangan. Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik akan melakukan pengolahan agenda dan penomoran surat keluar secara otomatis sehingga semua data tersimpan dalam database. Berkas surat keluar dalam bentuk hardcopy terlebih dahulu dilakukan pemindaian yang disediakan pada Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik menjadi file digital (softcopy).
2.Komunikasi Internal Naskah Dinas Internal merupakan Naskah Dinas Korespondensi (antara lain Nata Dinas dan Memorandum). Pengelolaan naskah dinas internal dibagi menjadi 2 (dua) bagian sebagai berikut.
a.Naskah Dinas Masuk Naskah dinas masuk adalah naskah dinas yang diterima dari unit ke1ja lain dalam instansi yang sama. Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik akan melakukan pengelolaan agenda dan penomoran surat masuk secara otomatis sehingga semua data tersimpan dalam basis data (database). Berkas surat masuk dalam bentuk hardcopy terlebih dahulu dilakukan pemindaian yang disediakan pada Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik menjadi file digital (softcopy). www.jdih.kemenkeu.go.id
b.Naskah Dinas Keluar MENTERI KEUANGAN Naskah dinas keluar adalah naskah dinas yang dikirim kepada unit kerja lain dalam instansi yahg sama. Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik akan memberikan fasilitas untuk pembuatan konsep naskah dinas keluar berdasarkan templat/borang acu sesuai Peraturan Menteri Keuangan yang mengatur mengenai pedoman tata naskah dinas Kementerian Keuangan. Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik akan melakukan pengelolaan agenda dan penomoran naskah dinas keluar secara otomatis sehingga semua data tersimpan d.alam database. Berkas naskah dinas dalam bentuk hardcopy terlebih dahulu dilakukan pemindaian yang disediakan pada Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik menjadi file digital (softcopy).
3.Disposisi Disposisi merupakan perintah atasan terhadap bawahan dalam menindaklanjuti surat masuk. Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik memberikan mekanisme pembuatan dan metode koordinasi antara pembuat dan penerima dalam menyelesaikan satu alur disposisi.
4.Pembuatan Surat dengan Templat Pembuatan naskah dinas dengan menggunakan templat/borang acu akan memberikan kemudahan dan keseragaman. Dalam hal ini, Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik menyediakan suatu mekanisme yang menyatu dalam satu alur pembuatan Agenda Surat Keluar dan/ atau surat internal. Proses melengkapi ternplat dengan data yang diperlukan dapat dilakukan secara langsung melalui aplikasi penyunting teks (text editor] yang disediakan di situs (web), tanpa harus membuka aplikasi lain. www.jdih.kemenkeu.go.id C. Alur Kerja MENTERI KEUANGAN Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik menyediakan beberapa alur kerja sebagai berikut:
1.Surat Masuk Menerima surat masuk Pencatatan dan pengagendaan surat ,_____,____., masuk Surat masuk Pemberian Oisposisi �--!----___, Selesal Gambar 2. Alur Surat Masuk Keterangan Alur Surat Masuk sebagai berikut:
a.Surat Masuk diterima oleh Pengelola persuratan. Input dan scan Pengelola persuratan yang dimaksud adalah pegawai pada Bagian/Subbagian Tata Usaha atau Bagian/Subbagian Umum atau sekretaris pimpinan unit kerja
b.Pengelola persuratan melakukan pencatatan data Agenda Surat Masuk pada Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik dan penyimpanan berkas naskah dinas dalam bentuk hardcopy terlebih dahulu dilakukan pemindaian dokumen. Pemindaian dokumen (scan) merupakan hal yang bersifat optional. Apabila surat yang diterima sudah dalam bentuk file digital (softcopy) atau merupakan surat yang bersifat rahasia, pemindaian dokumen tidak diperlukan.
c.Data Agenda Surat Masuk tersimpan dalam basis data yang terpusat (tidak tersimpan di komputer lokal pengguna). www.jdih.kemenkeu.go.id MENTERIKEUANGAN
d.Apabila surat tersebut salah alamat, pada Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah . Dinas Elektronik terdapat fitur untuk mengembalikan ke pengelola persuratan agar dilakukan penyesuaian.
e.Pimpinan unit kerja kemudian menangani Surat Masuk tersebut dengan membuat disposisi. Alur selanjutnya akan mengikuti Alur Disposisi.
2.Disposisi Mulai Pemberian Disposisi Pengagendaan disposisi Pendistribusian disposisi kepada 1----f--------l-- Penelaahan disposisi penerima disposisi Garnbar 3. Alur Disposisi Pelaksanaan Disposisi Selesai Penjelasan Alur Disposisi adalah berikut:
a.Alur disposisi merupakan kelanjutan dari penanganan Surat Masuk atau disposisi lanjutan. Pimpinan unit kerja/ pemberi disposisi merupakan Pengguna Tujuan Surat yang menerima Surat Masuk pertama kali atau Penerima Disposisi yang melakukan disposisi lanjutan.
b.Form disposisi dilengkapi dengan keterangan perintah yang diberikan kepada penerima disposisi (sesuai format yang tercantum dalam Peraturan Menteri Keuangan yang mengatur mengenm pedoman tata naskah dinas Kementerian Keuangan).
c.Pengelola persuratan melakukan pengagendaan disposisi. Data disposisi yang telah direkam akan tersimpan dalam basis data yang terpusat.
d.Penerima disposisi dapat melihat secara langsung isi perintah disposisi melalui alur Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik. www.jdih.kemenkeu.go.id MENTERI KEUANGAN
e.Penerima disposisi menerima disposisi clan menindaklanjuti/ melaksanakan disposisi tersebut dengan membuat konsep surat keluar. Alur selanjutnya akan mengikuti Alur Surat Keluar. Untuk disposisi surat berupa keterangan perintah 'arsipkan', Pengelola Persuratan dapat merekam catatan pengarsipan melalui Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah Dirias Elektronik.
3.Surat Keluar Gambar 4. Alur Surat Keluar Penjelasan Alur Surat Keluar adalah sebagai berikut:
a.Pembuatan Surat Keluar diawali dengan pembuatan konsep surat. 1) Konsep surat keluar dibuat oleh unit kerja yang mempunyai inisiatif membuat k01�sep surat keluar atau unit kerja yang menerima disposisi; 2) Konsep surat keluar dibuat dengan menggunakan templat/borang acu naskah dinas (sesuai format yang tercantum dalam Peraturan Menteri Keuangan yang mengatur mengenai pedoman tata naskah dinas Kementerian Keuangan); dan/atau 3) Apabila diperlukan, konsep surat dapat diajukan kepada pimpinan untuk mendapat persetujuan. �I www.jdih.kemenkeu.go.id MENTERI KEUANGAN
b.Pimpinan Organisasi/Pemberi Disposisi meneliti konsep surat keluar dan menandatangani surat keluar (apabila sudah setuju).
c.Pengelola Persuratan mengagendakan surat keluar untuk mendapatkan nomor agenda melalui Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah . Dinas Elektronik.
d.Surat keluar diberi nomor dengan memilih format penomoran yang berlaku. -
f.Surat yang telah dibubuhi tanda tangan pimpinan tersebut, kemudian dibubuhi cap dinas sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. ·
g.Kemudian dilakukan pemindaian atau alih media terhadap surat keluar yang telah dibubuhi tanda tangan dan cap untuk disimpan dalam bentuk file digital (softcopy) pada Aplikasi Sistem lnformasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik sebelum surat dikirim kepada alamat tujuan surat. Pengelola Persuratan wajib memberikan kepastian kesesuaian dokumen fisik dengan dokumen digital dengan melakukan autentikasi berupa paraf minimal pejabat eselon IV atau cap dinas eselon II pada dokumen fisik sebelum melakukan proses alih media dan mengunggahnya ke dalam aplikasi. D. Persyaratan Untuk menerapkan Tata Naskah Dinas Elektronik dibutuhkan persyaratan infrastruktur dan suprastruktur.
1.Infrastruktur
a.Jaringan Komputer merupakan suatu sistem Jarmgan berbasis local area network (LAN) atau jejaring nirkabel (wireless network) yang terkoneksi dan dapat mengakses aplikasi yang terdapat pada server.
b.Komputer induk merupakan perangkat keras yang menjalankan aplikasi jaringan komputer yang digunakan untuk melayani banyak pengguna dalam satu jaringan.
c.Komputer klien merupakan perangkat keras yang terhubung dengan jaringan sehingga dapat mengakses aplikasi pada komputer induk.
d.Pemindai dokumen (scanner) merupakan perangkat untuk melakukan pemindaian dokumen pada komputer klien yang dibutuhkan pada unit pengolah.
e.Sistem keamanan adalah sistem yang menjamin infrastruktur aman dari kerusakan, serangan virus, dan penyalahgunaan sistem.
2.Suprastruktur
a.Pengelola Tata Naskah Dinas Elektronik adalah unit kerja yang memiliki tugas dan tanggung jawab dibidang teknologi informasi dan komunikasi dan/ atau kesekretariatan. www.jdih.kemenkeu.go.id MENTERI KEUANGAN
b.Sumber Daya Manusia adalah administrator yang memiliki kewenangan dalam melakukan manajemen data induk, dan operator yang memiliki kewenangan dalam memanfaatkan aplikasi sesuai dengan kebijakan masing-masing instansi.
c.Prosedur Operasional Standar dibuat secara detail untuk mengatur pembagian pengguna beserta kewenangan masing-masing sesuai dengan struktur o _ rganisasi dan tata surat yang berlaku dalam suatu instansi. www.jdih.kemenkeu.go.id MENTER! KEUANGAN A. Spesifikasi Fungsional
1.Manaj emen Pengguna
a.Data Induk Pengguna (user database) memfasilitasi manajemen data pengguna yang berupa penambahan data dan/ atau penonaktifan pengguna, serta disusun sesuai dengan data kepegawaian. Menu ini hanya dapat diakses oleh administrator aplikasi.
b.Pemberian Kewenangan (user right) tnengatur kewenangan setiap pengguna, antara lain berupa masukan (input) agenda surat, pemindaian dokumen, pembuatan disposisi dan pembuatan surat keluar. Dalam Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elekt:ronik, dimungkinkan seorang pengguna mendapatkan beberapa kewenangan sekaligus dalam suatu waktu yang diatur oleh administrator sesuai dengan penugasan yang diberikan.
2.Penanganan Surat Masuk Penanganan agenda surat masuk adalah sebagai berikut:
a.Fasilitas data masukan (input) Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik paling kurang memuat: 1) nomor urut agenda; 2) tanggal penerimaan surat; 3) nomor, tanggal dan hal surat; 4) tujuan surat (pengguna tujuan surat); 5) nama dan alamat pengirim surat; 6) kecepatan tanggapan: a) Sangat segera; b) Segera; dan c) Biasa. 7) sifat naskah dinas: a) Sangat rahasia; b) Rahasia; dan c) Biasa. 8) Isi yang ringkas; dan 9) keterangan, antara lain tembusan dan salinan. (\I www.jdih.kemenkeu.go.id MENTERIKEUANGAN
b.Penyimpanan Dokumen 1) Data surat masuk yang telah direkam kedalam aplikasi tercatat dalam agenda surat masuk yang dilakukan secara otomatis ke dalam database lewat komputer induk, sedangkan surat dalam bentuk hardcopy maupun naskah dinas elektronik lainnya diatur sebagai berikut: a) Pemindaian (scanning) dokumen merupakan sistem yang memfasilitasi pemindaian apabila dokumen diterima dalam bentuk naskah asli elektronik (hardcopy). b) File upload dilakukan apabila surat telah diterima dalam salinan naskah elektronik (softcopy). bentuk 2) Retensi arsip, yaitu penentuan masa simpan arsip dan klasifikasi arsip musnah atau permanen sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang berlaku di lingkungan eselon I Kementerian Keuangan yang terkait.
c.Melihat Detail Agenda Data yang telah tersimpan kedalam agenda surat masuk maupun file terkait dapat dilihat secara mudah dan lengkap.
d.Disposisi Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik menyediakan mekanisme untuk membuat disposisi terhadap suatu agenda surat masuk. Disposisi ini merupakan perintah lebih lanjut dalam proses penanganan agenda surat masuk.
e.Manajemen Disposisi Aplikasi Sistern Informasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik memberikan mekanisme untuk manajemen disposisi, yaitu mekanisme untuk pembuatan laporan terhadap . disposisi yang diterima · oleh suatu pengguna . dan pemberian komentar oleh pembuat disposisi terhadap laporan disposisi.
f.Tindak lanjut disposisi Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik menyediakan mekanisme proses tindak lanjut yang dilaksanakan atas disposisi dari pimpinan secara berjenjang. ·
3.Penanganan Surat Keluar Surat Keluar dapat dibuat berdasarkan laporan disposisi ataupun konsep surat atas inisiatif sendiri.
a.Pembuatan Konsep Surat Pembuatan konsep surat keluar dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu: 1) Templat/borang acu Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik menyediakan templat yang mengacu pada Peraturan Menteri Keuangan yang mengatur mengenai pedoman tata naskah dinas Kementerian Keuangan. www.jdih.kemenkeu.go.id MENTERI KEUANGAN 2) Tan.pa Templat/borang acu Selain menggunakan templat/borang acu yang sudah didefinisikan, pengguna dapat membuat konsep surat tan.pa templat apabila konsep surat tidak memerlukan format tata naskah din.as.
b.Pemeriksa,an dan Persetujuan Konsep Surat Terdapat fasilitas untuk melakukan persetujuan atasan terhadap konsep surat yang telah dibuat. Dalam proses persetujuan suatu konsep surat, dimungkinkan terjadi koreksi clan revisi yang dilakukan secara berulang sampai didapatkan suatu konsep surat yang disepakati.
c.Pengisian Agenda Surat Keluar Unit ke1ja dapat melakukan input data agenda surat keluar setelah konsep surat menjadi surat final.
d.Penomoran Surat Otomatis Agenda surat yang telah dibuat diberi nomor secara otomatis oleh sistem berdasarkan suatu format penomoran yang dipilih.
e.Pemindaian (scanning) Surat Surat keluar yang telah dilengkapi dengan tanda tangan dan cap disimpan dengan cara pemindaian (scanning).
4.Manajemen Templat
a.Penggunaan Templat Standar Aplikasi Sistem lnformasi Pengelolaan Tata Naskah Din.as Elektronik menyediakan templat/borang acu surat berdasarkan pedoman tata i1.askah din.as Kementerian Keuangan sebagaimana diatur dalam Peraturan · Menteri Keuangan yang mengatur mengenai pedoman tata naskah din.as Kementerian Keuangan. Beberapa aspek spesifik seperti logo instansi dapat diatur pada Aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah Din.as Elektronik sehingga berlaku umum untuk semua unit organisasi eselon I di lingkungan Kementerian Keuangan. Jen.is dan format templat naskah din.as yang tersedia terdiri dari naskah din.as berikut. 1) Naskah din.as arahan terdiri dari: a) Naskah din.as pengaturan, yang meliputi: