MENTERI NEGARA PENDAYAGUNMH APARATUR NEGARA DAN REFORMASI SlROKRASI Hasten Salinan sesuai dengan aslinya KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI RI Kepala Biro Umum, E.E. MANGINDAAN tid. MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI. Dilelapkan di Jakarta pada langgal 24 Februari 2011 Peraturan ini mula I berlaku sejak langgal dilelapkan. PasaJ 6 MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAAH APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI LAMPI RAN PERATURAN MENTER! NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI NOMOR 6 TAHUN 2011 TENTANG PEDOMAN UMUM TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK 01 UNGKUNGAN INSTANSI PEMERINTAH MEHTERI NEGARA PENDAYAGUNMH APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLJI( INDONESIA bentuk..• A. Latar Belakang Kepemerintahanyang balk (good govemance) telah menjadl sebuah komitmen dalam pengelolaan adminlstrasi pemerintahan antarinstansi dan sudah sangatmendesakuntukdilaksanakanoleh aparatur pemerlntahsesual dengan tunlutan masyarakat. Salah satu salusl yang dlpertukan adalah keterpaduansistem penyelenggaraanpemerintahan.melalui jaongan sistem Informasl antarlnstansl pemerlntah. untuk mengakses seluruh data dan informasitentangpendayagunaanaparatur negaradan reformasibirokrasl. Perubahanlingkunganstrategisdan kemajuanteknologitelahmendorong aparatur pemerintah untuk mengantisipasl paradlgma baru dengan upaya peningkatankinerja birokrasi serta perbaikanpelayanan menuJuterwuJudnya kepemerintahanyang baik (good govemance). Hal terpenting yang harus dioermatiadalahbahwasektorpemerintahmerupakanfasilitatordan pendorong keberhasilanberbagaikegiatanpembangunan.Oleh karena Itu, keberhasilan pembangunan harus dldukung oleh kecepatan arus data dan informasi antarinstansiagar tmjadi keterpaduan sistem antara pihak pemerlntah dan pemangku kepentlngan (stakeholders) melalul Implementasi Pemerintahan Elektronik(e-Govemment). PemerintahanElektronlk(a-Govemment)adalah penggunaanteknologi informasi untuk meningkatkanhubunganantara pemerintahdan pihak-pihak yang lerkal!. Penggunaanteknologi informasi dapat menghasilkanhubungan PEDOMANUMUMTATANASKAH DINASELEKTRONIK 01 LlNGKUNGANINSTANSIPEMERINTAH BABI PENDAHULUAN MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAAH APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BlROKRASI pemerintah ManfaatPemerintahanEleklronik(e-Govemment) adaIah(1)membenkan pelayananyanglebihbalk kepadamasyarakatmelalullayananInfonnasoyang lebthnekslbel.tanpa batasanwaldu dan tempal;(2) meningkalkonhubungan antarn pemenntah, pelaku bisnis. dan masyarakat melalui keterbukaan Inlormasi;(3) mcnlngkalkanpemberdayaanmasyarakalmelalui kemooahan mrormasosehlngga dongan adanya Informasoyang mencukupt.masyarakal ak,," belajar untuk mcncnlukan plilhannya; (4) melaksanokan kegialan pemerinlahansecara lebih otcklil dan efislen. terutamadalam petaksanaan koordlnasiantarapemenntahdan pemangkukepentmgan. Namun. upaya pcroopatan penerapan Pomerintahan Elektronlk (e-Government) masihmenermnkendalakarenapada seat insbelum semua In ,tansl pemenntah mampu menyelonggarakannyaApatagi. masih ada anggapanbahwaPemenntahanEleldronlk(e-Govemment) hanyomerupakan pembuatanSItus(websito) yangimplomentasinyabolumoptimal. Oengan monyadari bahwa teknOiogiinformasi pada saal Inl sudah mcrupakan suatu kebutuhan yang muUak. lerutama dalam men,awab tantanganke depanyang ruang dan waktu sudahtldak ada batasannyatagl Pada lahun 2006. Mentor! Negara PondayagunaenAparatur Negara lelah monetapkan Keputusan Menten Negara PendayagunaanAparatur Negara NomorKEPI1121IMPANI3I2OO6tentangPedomanUmumTataNaskahDlnas Eloktronis dl Llngkungan Instansl Pomonntahsebagai acuan bagl instansl benluk baru sepertiGovernment IDQtJzon (G to C). Government to BuSIness (G to 8). dan Govemment to Govemment (G to G). Dalamhallni. Pemerinlahan Eleklronik (e-Government) mengacu pada penggunaanteknologl Informasl dl lingkunganlnstansi pemerlntah,entara lain melalul Inlranel dan Intemel. yang mempunyalkemampuanpenyelenggaraanpeme<1nlahanmelaluisislem olomasidanjannganinlemel yangleblhdlkensldengansitus(world wiele wobl www) MENTERI NEGARA PENOAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAH REFORIIASI BIROKRASI C. Sasaran...
b.Naskah...
b.SusunanNaskahDlnss; 3 PenyiapanNaskahDonas a NaskahDonasEkslcrnal.yaitu 1) Sural Masukbosertaalur dispososonyadan 2) Sural Kcluar,
2.StrukturNaskahDmas,yaltu a Sentukdan D. Ruang Llngkup RuangIIngkupPedomanUmumTataNaskahDlnas Elektronikmeliputi
1.MediaPerekamanNaskahDonas.
1.lorcapalnya kesamaan pengerllan dan pemahaman lentang penyelenggaraan lata naskah dlnas eleklronlk dl seluruh Inslansl pemerinlah;
2.lerwujudnya kelerpaduan tala naskah dlnas eleklronik dl IIngkungan instanslpemerintah;
3.lancamyakomunikasodan kemudahandalamtala naskahdinas; 4, lercapalnyaefek1ivltasdan eroslensodalamlata naskahdmas: 5, terwuJudnyapemanfaatanteknologoinformasodatamtata naskahdinas. SasaranTNDEadalah C. Sasaran MENTERI NEGARA PENDAVAOUNMN APARATUR NEOARA DAN REFORMASI BIROKRASI E. Mantaat ManlaalTNDEadalahsebagaiberikut.
1.Terwujudnya percepatan Pemerintahan Elektronik (e·Govemment). Pemanlaalan TNDE akan mendukung terwujudnya tata kelola pemerinlahanyangbaik denganmemanfaatkanleknologlinformasi.
2.Terwujudnyaefeklivitas dan efisiensi penyelenggaraanpemerintahan, PenggunaanTNDE akan memberikan manfaat berupa penghema!an sumberdaya,seperiilenaga,kertas,waklu.dan biayakarenamengurangl jumlah naskah dinas yang harus dlcetak. Efek!ivitas dan efisiensi pekerjaan ..
b.NaskahDinas Intemal,yaitu 1) Sura! Masukbesertaalur dlsposislnyadan 2) Sural Keluar;
c.NaskahDinaslainnya,yaitu jenis naskah dlnas yang belum dla!ur dalam pedoman ii'll yang diserahkankepadakebijakanmaslnq-maslnq instansi:
d.ManajemenTemplatiBorangAcu (Template Management) Pembua!an konsep surat menggunakan templatiborang acu berdasarkanPera!uranMenteri Negara PendayagunaanAparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata NaskahDinas.
4.Pengabsahandan Autentikasi:
5.Pengamanan;
6.Penglriman. ·5· MENTERl NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI distribusi... F. Pengertlan Umum NaskahDlnasadalahInfonnasitertulissebagaialatkomunlkaslkedinasan yang dlbuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkunganinstansi pemerintahdalam rangka penyelenggaraantugas pemerintahandan pembangunan. 2 Naskah Dinas Elektronik adalah infonnasi yang terekam dalam media elektronlk sebagoi alat komunikasi kedlnasan. yang dlbuat dan/atau drtenma oIeh pejabaUplmplnanyang berwenangdl lingkunganinstansi pemerlntah. 3 Tata Naskah Dinas adatahpengelolaanInformasitertulis yang meliputi pengaturan jenis. format. penyiapan. pengamanan. pengabsahan. pekerjaan dapat dicapal dengan tersampaikannyaInfoonasl. secara langsung naskah dinas atau infoonasi tainnya yang memanfaatkan teknologiInformasi.tanpa bergantungpada keberadaankurlr.
3.TerwuJudnyapercepatanreformaslblrokrasl. PemanfaatanTNDE akan mendorongterjadinyareformasibirokraslaparaturnegara.
4.Terclptanya k()()(dinasl. integrasi. Slnkronisasi. dan simplifikasi antarlnstansl pemenntah. Pemanfaatan teknologi Infonnasl akan mempermudah komunikasi antarinstansl dan menyederhanakan kerumltanyangditimbulkankarenaterplsahnyalokasl.
5.Kemudahanpengelolaandokumen naskah dlnas dan penggunaannya. PenggunaanTNDE akan memberikankearnanandalam penyimpanan dokumen. kemudahan delam menangenl dokumen. dan keakuratan dalampelacakanstatusdokumen. ·6· MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAAN APAAATUR NEGARA DAN R£FORMASIIIIROI<AASl BABII...
9.AgendaSurat adalahpencatatanindeksdata induksurat, yang melipuli tanggal,nomor,hal, pengirim,tuJuan,dan ringkasan.
5.Aplikasi TNDE adalah suatu sistem pengelolaan naskah dinas, yang dibangun dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi yangbersifatlegal.
6.Infrastrukturadalahkelengkapansislem TNDE berupa perangkatlunak (software) dan perangkatkeras (hardware), antara lain peladen(server), jaringan, komputer pribadVpersonal(personal computer/pc), pemindai (scanner), dan pirantielektroniklainnya.
7.SuprastrukluradalahkelengkapansistemTNDE,di sampinginfrastruktur, antaralainkelembagaan,ketatalaksanaan,dan sumberdayamanusia.
8.TemplaVborangacu adalah format sural baku yang disusun secara elektronik,
4.Tata Naskah Dlnas Elektronlk (TNDE) adalah pengelolaan naskah dinas secara eleklronlkdengan memanfaatkanleknologiinformasidan komunikasluntukkecepatandan kemudahandalamprosespengambilan putusan. distribusidan penyimpanannaskahdinas, serta media yang digunakan dalamkomunikaslkedinasan. ·7· MENTER! NEGARA PENOAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI Penjelasan ... BAGAN I ARSITEKTUR SISTEM M.ng.k .... IIpIike.1 ~2. MenyedmkO" 1 Peladen_ PangkaJ Data Arsitektur TNDE adalah slstem yang tertlubIJng dengan jartngan dan dapat d.akses oleh semua pengguna Secara umum, ars.tektur TNDE dapat dlgambar1<ansebagal bertkut. A, Arsltektur TNDE Desaln sistern merupakan desknpsl rancangan arsilektur, cakupan, alur kerja, dan persyaratan yang menJadl ecoan bagl instansl pemennlah dalam Implementasl TNDE, BASil DESAIN SISTEM MENTERI NEGARA PENDAYADUNMN APARATUR NEDARA DAN REFORMASI BIROKRASI b.Agenda...
a.Agenda Sural Masuk Sural Masuk adalah surat yang dilerima dari inslansi luar yang dilujukan untuk salah satu unit kerja dalam suatu instansi. Sislem akan melakukanmanajemenagendasural masuksecaraolomatis sehinggasernuadala lersimpandalam basis data. Dokumenyang berkailan dengan Surat Masuk tersebul dislmpan dalam aplikasi TNDE dengan menggunakanpemindai (scanner) dokumenunluk dokumenyang masuk secara fisik atau faillberkasunggah(up/oad file) unluk dokumen yang masuk dalam bentuk salinan naskah eleklronik(sollcopy).
1.Komunlkasl Ekslemal B. Cakupan Sisiem PenJelasangambarArsitekturTNDE adalahsebagalberikut:
1.Peladen (seNer) dan pangkal data (database) merupakaninfrastruktur untukmemasangdan menyimpandata aplikasl.
2.Peladen dan pangkal data menyediakanaplikasi melalui infrastruldur jaringankompuler,baik Intranelmaupuninternet.
3.Pengguna dapat melakukan pamlndaian (scanning) dokumen untuk melakukanpenyimpanandokumensecaraelektronlk.
4.Setiap pengguna(user) dapal menggunakanaplikasl melalui komputer alau parangkatkomunikasilainnya. MEHTERI NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI b.Agenda ..
a.Agenda Surat Masuk Surat Masuk adalah naskah donas yang dolenma dari unit kerja laon dalam instansi yang sama. Sislem akan melakukan rnanajemen Agenda Sural Masuk secara olomalis sahongga samua data torslmpan dalam pangkal dala. Dokumen yang berkaitan dengan Sural Masuk tersebul disimpan dalam aplikasi TNDE dengan menggunakan pemindaian dokumon untuk dokumen yang masuk secara fisiko atau fail/berkas unggah unluk dokumen yang masuk datam bentuk salonan naskah (soflcopy) elektronlk. Naskah Dlnas Inlernal merupakan Naskah Dlnas Korespondensi (anlara lain Nola Dlnas dan Memorandum) yang dlbuat olah suatu unll karja yang dltujukan untuk unit kerja lain dalam Instansl yang sama. Pengelolaan naskah dlnas dibagi menjadl dua bagian berikut.
2.Komunlkasllntemal Agenda Sural Keluar yang Ielah setesal akan dosompan dongan cara dilakukan pemindatan doI<umen.
b.Agenda Surat Keluar Surat Keluar adalah surat yang dlklrlm kepada Instansi lain yang dlbual oleh suatu unll kerja. SllIlam TNOE akan memberikan fasllltas unluk pembuatan konsep Sural Keluar berdasarkan borang acullemplat Pedoman Umum Tata Naskah Dlnas tahun 2008. PellOO'l()(lln Juga dotakukan secara otomalis setelah dibual agenda Sural Keluar. MEHTERJ NEGARA PENDAYAGUNAAN APARAlVR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI c.Alur Kerja ...
4.Pembuatan Sural dongan Templat Pembuatan sural dengan menggunakan lemplatlborang ace akan membenkan kemooahan dan keseragaman. Dalam hallnl. srstem TNDE menyadiakan sualu mokantsme yang menyatu dalem satu alur pembualan Agenda Sural Keluar dan/alau sural inlemal. Proses melengkapi lemplal dengan data yang dlper1ukan dapal dilakukan sceara langsung melalul aplikasi penyunting leks (text editor) yang disedlakan dl situs (website). tanpa harus membuka apllkasi lain. 3 Disposisl o;sposrsj merupakan pennlah atasan terhadep bawahan dalam menlndaklanjult sural mesuk. Sistem TNOE harus membonkan mekanisme pembuetan dan metode koordmast antara pembuat dan penenma dalam menyelosalken satu alur dlsposlsl,
b.Agenda Sural Keluar Sural KBluar adalah naskah dlnas yang d,kinm kepada unl! kOlJa lam dalam mstansr yang sama. stsiem TNOE akan memberikan fasilitas unluk pombualan konsep Sural Koluar bordasari<an templal standar Padoman Umum Tala Naskah Oinas tahun 2008. Agenda Sural Keluar yang telah selesal akan dlslmpan dongan pemlndaian dokumen. ·12· MENTERl NEGARA PENDAVAGUNAAN APARAllJR NEGARA DAN REFORM"SI BIROKRASI RepUOUK INDONESIA Keterangan, BAGAN 2 ALUR SURAT MASUK
1.SuralMasuk C. Alur KarJa Apllkasl TNDE menyediakan beberapa alur karja sebagal bertkul. MEHTERI HEGARA PEHOAYAGUHAAIIAPARATURNEGARA OAII REFORMASI BIROKRASI
2.Oisposisi. . Keterangan AJur Sural Masuk adalah sebagai berikuL eo Sural Masuk dilerime oleh Baglan Tata Usahao b Slaf Tata Usaha melakukan pencatatan data Agenda Sural Masuk dan penyimpanan lisik sural dengan metakukan pemindalan dokumeno Pemlndal8n dokumen merupakan hal yang bersifel opsionsl. Apablla sural yang dilerima sudah dalam benluk salinan naskah elektronlk (softcopy). otau merupakan surat yang berslfst Ranasia, pemindalan dokumen tidak diperlukano Co Data Agenda Surat Masuk tersimpan dalam pangkal data yang terpusal (tidak terslmpan dl komputer lokal pengguna). d Pengguna TuJuan Sural dapal mellhal data Sural Masuk yang dilujukan kepadanya untuk diperiksa isl detail sural masuk lersebot.
e.Apablle sural lersebut salah ala mal. lerdapal fasilitas khusus untuk mengembalikan ke Bagian Tata Usaha agar dilakukan penyesualan.
f.Pengguna Tujuan Surat dapal menangani Surat Masuk tersebul dengan memboal disposlsi. Alur selaniutnya akan mengikuti Alur Kerja Oisposisl
g.Apabila diperlukan. Pengguna Tujuan Sural dapal melakukan penanganan secara langsung (misalnya. dengan membual sural balasan untuk sural yang berslfal Rahasla). -140 MENTER! NEGARA PENDAYAGUNAAH APARATUR HEGARA DAN REFORIIASl 81ROKRASI REPUBUK IHDOMESIA Penjelasan ... BAGAN 3 ALUR DISPOSISI
2.Disposisl ·15· ME~RJ NEGARA PENDAYAGUNMN APARATUR NEGARA DAN REFORIIASI BlROKRASI
3.Surat Keluar...
b.Seniuk((ann)disposisidilengkapldengankeleranganperinlahyang diberikan kepada Pengguna Penerima Disposisi. Dala disposisi yang lelah diisikan akan tersimpan datam pangkal dala yang lerpusat. Secara otomalis. sisternmelengkapldisposisi Ini dengan dokumenlampiran(attachment)berupaAgenda Sural Masukyang juga dapal dilihal isinya olen PenggunaPenerimaOlsposisl. C. Pengguna Penerima Disposisi dapal melihal secara langsung lsi perinlahdlsposlsimelalulaplikasiTNDE.
d.PenerimaDisposisiharus membuallaporandisposislunluk atasan.
e.Laporan Disposlsi yang dlbual barlsl kelerangan singkal pelaksanaan disposisi dan konsep surat apabila diperlukan. PenggunaPembualDisposisidapal membarikancatalan lerhadap laporanyangtelah dibuatoleh penerimadisposisisehinggaproses pembuatanlaporandan pemberiancalatanakan berlangsungterus sampaldlselujui PenggunaPembualDisposisi.
f.Apabila diperlukan.penerimadisposisi dapat melakukandisposisl lanjutankepadabawahannya. PenJelasanAJurKerja DispoSISiadalahseOOgalberikut,
a.Nur dtsposis!merupakankelanJutandan penangananSural Masuk alau disposisl lanjutan. Pembual Disposisi merupakan Pengguna Tujuan Sural yang menerima Sural Masuk pertama kali alau PenerimaDisposislyang melakukandisposisilanjulan. MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI Penjelasan.. BAGAN 4 ALUR SURATKELUAR
3.Surat Keluar MEHTERI NEGARA PEHOAYAGUNMN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI 8IROI<RASI REPUBUK UlDOHESlA D. Persyaralan ... 3) ApabUa diperiukan. konsep sural dapal dlaJukan kepada pimpinan untuk mendapal perseluJuan
b.Tlndak Lanjul Laporan Disposisl taporan disposisi yang lelah dlsepakaU pada alur sebelumnya dapal menjadi konsep Sural Keluar. c Unll kerja akan membual agenda Sural Keluar untuk mendapatkan nomor agenda_ d Sural diberi nomor dengan memllih formal penomoran yang benaku. e Sural lelah lengkap dan siap untuk dicetak Sural yang lelah dicelak dibubuhi tanda tangan dan cap, sesuai dengan kelentuan peraturan perundang-undangan. g Langkah lerakhlr adalah melallukan pemindalan lerhadap sural yang lelah dlbubuhl landa langan dan cap unluk disimpan sebagal fail oleklronik. PenJelasan Alur Sural Kell,lar adalah sebagal berlkul. B. Pembuatan Konsep Sural Nondlsposlsl (SurallnisleUf) Mekanisme pembualan Sural Keluar yang tidak melalui proses d,sposisl d,awali dengan pembualan konsep sural. 1) Konsep sural dibual oIeh unll kel}8 yang mempunyai InlSiatd membual konsep sural keluar 2) Konsep sural dibual dengan menggunakan lemplatlborang aaJ naskah dinas. IIIEHTERl NEGARA PENOAYAGUNMN APARAT\JR NEGARA DAN REFORIIASIIIIROtIRASI
b.Sumber daya manusoamerupakan administrator yang memil,k, kewenangandalammelakukanmanalemendataIndukdanoperator yang, .
2.Suprastruktur a Pengelola TNDE adalah unot kerja yang mcmilikl lugas dan tanggungjawab dl bldangteknologiIntormas:dan komunikasodanl atau kesekretanalan e Sistemkeamananadalahsrstemyangmeruarmnmfrastrukturaman dan kerusakan.seranganViruS,dan penyalahgunaansostem. O. Persyaratan Untuk meoerapkan TNDE. dibutuhkan persyaratan Infrastruktur dan suprastruktur.
1.Infrastruktur
a.Jarlngan Komputar marupakan suatu slstem Jaringanberbasis Local Area Network (LAN)ataujejaring nirkabel(Wireless Network) yang terkoneksldan dapat mengaksesapUkaslyangterdapatpada peladen. b Komputer Induk rnerupakanperangkat keras yang menjalankan aplikasiJanngankomputeryangdogunakanuntukmelayambanyak penggunacatamsatujanngan.
c.Komputerkllenmerupakanperangkatkorasyangterhubungdengsn jaongansehlnggadapat mengaksesaplikaslpadakomputerinduk. d Pemlndal dokumon (scanner) merupakan perangkat untuk metakukan pemindaian dokumen pada komputer k1ien yang dlbutuhkanpada unit pengolah. ·19· MENT1!RI NEGAAA PENOAYAGUNMH APARATUR NEGAAA DAN REFORMASI BIROKRASI BABIII... yang memilikl kewenangan dalam memanfBBtkan eplikasi. se54Jai dengankebijakan maSing-maslng instansi
c.Prosedur Operaslonal Stander dibuet secara detail unluk mengatur pembagian penggune beserta kewenangan maslng-masing. sesuai dengan struktur organlsesi dan tala sural yang ber1aku dalam suatu Instansl. MENTER! NEGAIIA PENOAVAGUNAAH APARATUR NEGAIIA DAN REFORIilASI BIROKRASI
2.Agenda Sural Masuk Penanganan agenda sural masuk adalah seOOgal benkul
a.Masukan (Input) Agenda Aplikasi TNDE menyediakan fasilitas masukan terhadap agenda surat masuk dan secara otornalis mencatat petugas yang melakukan .• A. Speslflkasl Fungslonal
1.Manajemen Pengguna a Data Induk pengguna (Master Data User) memlaslhtasi manajemen data pengguna yang berupa penamOOhan data dan/atau penon- aktifan pengguna serta d,susun sesuai dengan data kepegawaian. Menu ini hanya dapat diakses oIeh administrator aplikasi.
b.Pemberlan Kewenangan (Role) mengatur kewenangan setiap pengguna. antara lain berupa masukan (Input) agenda surat, pemindaian dokumon. pembuatan disposlsl, dan pembuatan surat keluar. Dalam slstem TNDE, dimungklnkan seorang pengguna mendapatkan beberapa kewenangan sekahgus dalam suatu waktu. yang diatur oIeh admInistrator, sesuai dengan penugasan yang diberikan Penerapan sistem TNOE secara umum hanus memenuhl beberapa spesifikasl dasar yang bersifat fungslonal dan nonfungslonal. BABIII SPESIFIKASI SISTEM ME,,",1Il NEGARA PENDAYAGUNMH APAlIAlUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI C.Melihal...
b.Panylmpanan Dokuman Sural Masuk yang letah dicatat sebagal sebuah Agenda Sural Masukdlslmpan dengandua aiternatif. 1) Pemindaian (scanning) Dokumen merupakan sistern yang memfaslhtas.pemindaian apabUadokumen d.lerima dalam bentuk naslc.9hash elektronik(hardcopy). 2) Unggah Fail (Fila Upload) d.lakulc.9napabtla sural lelah dilenma dalam bentuksalinan naskah elektronik (soffcopy). 7) lsi yang ringkas; 8) kalarangan, antara lain tembusan dan salinan. metakukan masulc.9nagenda. Data yang dicatal dalam aplikasi TNDE sekurang-«urangnyamemual 1) nomor urul aganda; 2) taoggal penerimaansurat; 3) nomor. tanggal,dan hal sural; 4) Iujuan sural (penggunalujuan sural); 5) nama dan alamal pengirimsural; 6) kec::epatantanggapan,yaitu
a.Arnal Segara;
b.Segera;
c.Blasa. ·22· MEHTERl NEGARA PENOAYAGUNMN APARATUR NEGI'RA DAN REFORMASI BlROKRASI REPUIIUK INDONESIA 1) TemplaVBorangAcu...
a.Pembuatan Konsep Surat Pembuatan konsep Sural Keluar dapat dllakukan dengan dua cara berikut.
3.Agenda Sural Keluar Sural Keluar dapat dibual berdasarkan laporan disposisi alaupun konsep sural atas inisiatif sendiri.
e.Manajemen Disposlsl Sislem memberikan mekanlsme untuk manajemen disposisi. yallu mekanisme pembuatan laporan terhadap disposisi yang dilerima oleh suatu pengguna dan pemberian komentar oleh pembual disposisi lerhadap laporan disposisi.
d.Membuat Disposisl Sislem menyediakanmekanismeuntukmembuatdisposisiterhadap suatu agenda sural masuk. Disposisi ini merupakan perinlah lebih lanjul dalam proses penangananAgenda Sural Masuk. C. Mellhat Detail Agenda Sislem TNDE memungkinkansetiap data agenda sural masuk dan fail lerkail yang telan disimpan dapal dillhal kemball secara mudah dan lengkap. ·23- MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI
e.PemlndalanSural... Agenda surat yang lelah dlbuat diberi nomor secara olomatis oIeh sislem berdasarl<ansuatu format penomoranyang dipllih
d.Penomoran Otomatls
c.Pembualan Agenda Surat Keluar Unit kerja dapat melakukan masukan data Agenda Surat Keluar setelah konsepsurat menjadisurat final.
b.Persetujuan Konsep Surat Terdapat fasilitas unluk melakukan perselujuan stasan terhadap konsep surat yang telah dibual. Dslam proses persetujuan, suatu konsep surat dimungklnkan terjadl koreksl dan revisi yang dilakukan secara berulang hingga dlperoleh suatu konsep surat yangdJsepakab. 2) TanpaTemplaVBDrangAru Selain menggunakan templaVbofang acu yang sudah didefinlslkan,pengguna dapat membual konsep sural lanpa temptat apabila konsep sural lldak memertukanfDlmat tata naskahdlnas 1) TemptatJ80mngAru Sislemmenyedlakantemplallborangacu yang mengaru pada PedomanUmumTataNaskah DmasNomor22 Tahun2008. ·24· MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI 2) Naskah .. 1) Naskah Dinas Arahan Naskah Dinas Arahan di antaranya berisi a) Peraturan, b) Pedoman, c) Petunjuk Pelaksanaan, d) Inslruksi, e) Prosedur Tetap, f) Surat Edaran, g) Keputusan, dan h) Sural Perintah/Surat Tugas
4.Manajemen TemplatlBorang Acu
a.Penggunaan Templat/Borang Acu Standar Sistem menyediakan templatiborang acu surat berdasarkan Pedoman Umum Tata Naskah Dinas yang diatur dengan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun
2008.8eberapa aspek spesifik, seperti logo instansi. dapat diatur pada aplikasi TNDE sehingga ber1aku umum untuk semua instansl. Jenis dan format templatiborang acu naskah dinas yang tersedia terdiri dan naskah dinas berikut. Surat Keluar yang telah dilengkapi dengan tanda tangan dan cap disimpan dengan cara pemindaian.
e.Pemindaian Surat ·25· MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAAN APAAATUR NEGARA DAN REFORMASI BlROKRAS! REPUBUK .. DOHESIA
b.Pembuatan ... Lebih jelas mengenai lormat seuao naskah dlnas dl alas beserta aluran yang berkailan dengan penomoran dan penyusunannya dapal dilihal pada Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Tahun 2008. 4) Laporan 5) Telaahan Star 6) Formulir 3) Naskah Dinas Khusus Naskah Dinas Khusus meliputl a) Surat Perjanjian, b) Surat Kuasa, c) Berita Acara, d) Sural Kelerangan, e) Surat Pengantar, dan f) Pengumuman 2) Naskah Dinas Korespondensl Naskah Dinas Korespondensl mellputl a) Nota Dlnas, b) Memorandum, c) Surat Dinas, dan d) Surat Undangan. ·26· MEHTERI NEGARA PENOAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN R£FORMASlIllROKRASI B. Spesifikasi... Semua dokumen yang lersimpan daiam sistem akan dapat dlcari berdasarkan kriteria pencarian yang dilenlukan oleh pengguna. Pencarianinijuga meliputikegialanpencalatanagendamasuk,disposisl, dan pembualanagendakeluar.
5.Pencarfan Dokumen
c.Penggunaan TemplatiBorang Acu dalam Pembuatan Konsep Sural TemplaVborangacu yang lelah terslmpan harus terinlegrasi dengan aplikasl TNOE sehingga proses melengkaplsurat dapat langsungdllakukanmelalulaplikasisitus (website) lersebut,lanpa memer1ukanapllkasledltor/penyuntingleks (text editor) lain. Sural Masukdan Surat Keluaryang bersifatRahasiadan Sangat Rahasiadltanganisesuai dengankebijakanyang dikeluarkanoteh Instansi masing·masing.Oalam hal ini, alur ke~a penanganan Sural Rahasiayangmeliputipencatatanagendadan alur dlsposlsl masihdapat menggunakanalur kerjayangdisediakanoiehapllkasi TNOE, yang perbedaannyalertetak pada tidak adanya fail hasil pemindaiankarena fail fisik surat lersebut langsung disampaikan kepadapejabatpenerimasural.
b.PembuatanTemplatlBorang Acu Baru Aplikasl TNOE menyediakan fasililas untuk membuat lemplaV borang acu baru yang belum ada pada Pedoman Umum Tala Naskah Oinas sehlngga format sural yang speslfik pada suatu inslansllelap dapatdimasukkansebagaisualulemplaVborangacu. -'<7- IIoIENT£RJ NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGAAA DAN R£FORIIASI BlRDKR.t.SI
2.Pencatatan...
1.KeamananApllka.sl ApI,kasimenjam,nkeautentikanpenggunayangmelakukanpengaksesan. Secara minimal. mekanisme keautent,kan dilakukan dengan menggunakanpengecekannama penggunadan kata kunci (password) schlngga apl,kasl dapat dial<sesdengan menggunakan kewenangan yangtolahditontukanuntukmaslng-masingpengguna. Keautentikan dilengkapl dengan keamanan yang manjamin bahwa data dlmasukkanoleh penggunabukanoIoh slslem lain/vinus.misalnya dongan monggunakan gambar atau lullsan khusus (capfcha) atau secunty question. Oalamaksesaplikaslhanusdljamlnbahwa
a.apllkaslhanyadapat diaksesoloh penggunayang lerautentik; b pengguna hanya dapat mengakses menu yang menjadl kewenangannya;
c.namapenggunayangsarnabdakdapaldlQunakanseearaparalel. Keabsahan naskah dinas yang d,buat menggunakan aplikasl TNOE akan menyesUBlkanperaturan penundanganyang bertaku Sural dmas yang bersnatekstemaJakantetap menggunakantanda tangandan cap, sedangkanpenglrimandilakukansecara manual (melalui kurir). Oalam hal naskah yang bersifat intemal,maka keabsahan dan penginman d'iakukanmelalulaplikasiTNOE. 8_ Speslflkasl Nonfungslonal BeberapahalyangmenJadipersyaratannonfungslonaldansistemadalah berikut MEHTERl NEGARA PENDAYAGUHAAN APARATUR NEGAM DANREFORMASI BIROKRASI BAB IV...
4.Keamanan Penyimpanan Ookumen Aplikasi TNDE memberikankepastian bahwa dokumenyang tersimpan tidak tumpang·tindih dengan dokumen yang sudan ada sebelumnya sehingga setiap pengguna dapat mengakses fail dokumen yang benar. Penyimpananyang dllakukan harus mempertimbangkanaspek keamanandan pemellharaanuntukmenoogahkerusakanfail.
3.Fitur Penghapusan dan Pembatalan Aplikasi tidak meiakukanpenghapusansecara langsung (purge de/ete) ternadap dokumen ataupun agenda surat yang telah dibuat, tetapi dlgunakan mekanlsme nag untuk menandakan status validitas suatu dokumen atau agenda sural. Pembataianternadap suatu aksi harus melalui suatu mekanismeotonsasi yang diatur sesuai dengankebijakan masing-masinglnstansl.
2.Pencatatan Log AktJvltas Pengguna Apllkasiakanmencatatsetiapaktivitaspenggunayang berkaitantemadap sistem.Log aktivitasini dapat digunakanuntuk melakukanpemeriksaan temadapsegalaprosespersuratanyang memanfaatkanaplikasiTNDE. MENTERI NEGAAA PENDAYAGUNAAN APAAATUR NEGARA DAN REfORMASl 81ROKRASI Haston Salinan sesual dongsn asllnya KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI RI Kepala Biro Umum, E.E. MANGINDAAN ltd. MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI Ditetapkan di Jakarta pada I.onggal 24 Februari 2011 Pedoman Umum Tala Naskah Dlnas Eleklronlk merupakon acuan pengelolaan dan pembuatan PelunJuk PelaksanaaniPelunJuk Teknis Tata Naskah Dlnas Eleklronik pada seuap Instansl pemerintah. Dengan memanfaalkan Pedoman Umum Inl. diharapkan dapat tercapai kesamaan pengertian dan pemahoman lenlang penyelenggaraan tata naskah dinas eloktronlk. 01 samplng Itu, dopal tercapal keterpaduan pengololaan lala naskah dlnas elektronlk, keJancaran komunikasl den kemudehan delam pengurusan naskah dmas, serta efekllvitas dan efisiensl penyetenggaraan tata naskah dmas dl IIngkungan InSlansl pemerlntah pusat dan daerah dalam upaya mewujudkan Tala Kelola Kepemerintahan yang Balk (Good Governance). BABIV PENUTUP MENTERl NEGARA PEltDAYAGUNMH APARATUR NEGARA DAN REFORMASI 81ROI<RASI REI'UtIUK INOOHEIIA