1.Penduduk adalah Warga Negara Indonesia dan Orang Asing yang bertempat tinggal di Indonesia.
2.Warga Negara Indonesia, yang selanjutnya disingkat WNI, adalah orang-orang bangsa Indonesia asli dan orang-orang bangsa lain yang disahkan dengan undang- undang sebagai Warga Negara Indonesia.
3.Orang Asing adalah orang bukan Warga Negara Indonesia.
4.Izin Tinggal Terbatas adalah izin tinggal yang diberikan kepada Orang Asing untuk tinggal di wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dalam jangka waktu yang terbatas sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
5.Izin Tinggal Tetap adalah izin tinggal yang diberikan kepada Orang Asing untuk tinggal menetap di wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
6.Biodata Penduduk adalah keterangan yang berisi elemen data tentang jatidiri, informasi dasar serta riwayat perkembangan dan perubahan keadaan yang dialami oleh Penduduk sejak saat kelahiran.
7.Kartu Keluarga, yang selanjutnya disingkat KK, adalah kartu identitas keluarga yang memuat data tentang nama, susunan dan hubungan dalam keluarga, serta identitas anggota keluarga.
8.Kartu Tanda Penduduk, yang selanjutnya disingkat KTP, adalah identitas resmi Penduduk sebagai bukti diri yang diterbitkan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil yang berlaku di seluruh wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia.
9.Pindah adalah berdomisilinya Penduduk di alamat yang baru untuk waktu lebih dari 1 (satu) tahun atau berdasarkan kebutuhan yang bersangkutan untuk waktu kurang dari 1 (satu) tahun.
10.Penduduk Rentan Administrasi Kependudukan, yang selanjutnya disebut Penduduk Rentan Adminduk, adalah penduduk yang mengalami hambatan dalam memperoleh dokumen penduduk yang disebabkan oleh bencana alam dan kerusuhan sosial.
11.Penduduk Pelintas Batas adalah penduduk yang bertempat tinggal secara turun temurun di wilayah kabupaten/kota yang berbatasan langsung dengan negara tetangga yang melakukan lintas batas antar negara karena kegiatan ekonomi, sosial dan budaya.
12.Daerah Perbatasan adalah daerah batas wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan daerah batas wilayah negara tetangga yang disepakati bersama berdasarkan perjanjian lintas batas (crossing border agreement) antara Pemerintah Republik Indonesia dan pemerintah negara bertetangga berdasarkan peraturan perundang-undangan.
13.Buku Harian Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting, yang selanjutnya disebut Buku Harian, adalah buku yang digunakan untuk mencatat kegiatan harian di desa/kelurahan, kecamatan dan kabupaten/kota berkaitan dengan pelayanan terhadap pelaporan peristiwa kependudukan dan peristiwa penting atau pengurusan dokumen kependudukan.
14.Buku Induk Penduduk, yang selanjutnya disingkat BIP, adalah buku yang digunakan untuk mencatat identitas dan status kependudukan yang dimiliki oleh seseorang yang dibuat untuk setiap keluarga dan dimutakhirkan setiap terjadi peristiwa 4 kependudukan dan peristiwa penting bagi penduduk WNI maupun penduduk WNI yang kawin dengan Orang Asing yang memiliki Izin Tinggal Tetap.
15.Buku Mutasi Penduduk, yang selanjutnya disingkat BMP, adalah buku yang digunakan untuk mencatat peristiwa kependudukan dan peristiwa penting yang dialami seseorang yang mengakibatkan perubahan jumlah penduduk sesuai dengan nomor urut KK dalam BIP.
16.Buku Pendaftaran Penduduk Pelintas Batas adalah buku yang digunakan untuk mencatat penduduk daerah perbatasan yang telah memiliki Buku Pas Lintas Batas dan melakukan kegiatan lintas batas antara negara bertetangga sesuai dengan perjanjian lintas batas (crossing border agreement).
17.Buku Register WNI di Luar Negeri adalah buku yang digunakan untuk mencatat WNI yang telah pindah ke Luar Negeri dan melapor ke Perwakilan Republik Indonesia.
18.Surat Keterangan Pengganti Tanda Identitas, yang selanjutnya disingkat SKPTI, adalah identitas sementara dan yang diterbitkan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil diberikan kepada pengungsi dan penduduk korban bencana di daerah sebagai salah satu syarat pengurusan KK dan KTP yang musnah atau rusak.
19.Surat Keterangan Orang Terlantar, yang selanjutnya disingkat SKOT, adalah identitas yang diterbitkan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil diberikan kepada orang terlantar yang telah didata.
20.Surat Keterangan Tanda Komunitas, yang selanjutnya disingkat SKTK, adalah identitas sementara yang diterbitkan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil diberikan sebelum dokumen kependudukan resmi diterbitkan kepada komunitas terpencil yang telah didata.
21.Pencatatan Sipil adalah pencatatan peristiwa penting yang dialami oleh seseorang pada register catatan sipil oleh unit kerja yang mengelola pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil.
22.Pejabat Pencatatan Sipil adalah pejabat yang melakukan pencatatan Peristiwa Penting yang dialami seseorang pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil yang pengangkatannya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
23.Register Akta Catatan Sipil adalah daftar yang membuat data outentik mengenai peristiwa penting meliputi kelahiran, kematian, perkawinan, perceraian, pengakuan anak yang diterbitkan dan disahkan oleh pejabat berwenang berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
24.Kutipan Akta Catatan Sipil adalah kutipan data outentik yang dipetik sebagian dari register akta Catatan Sipil yang diterbitkan dan disahkan oleh pejabat berwenang berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
25.Petugas Registrasi adalah pegawai negeri sipil yang diberi tugas dan tanggung jawab memberikan pelayanan pelaporan Peristiwa Kependudukan dan Peristiwa Penting serta Pengolahan dan Penyajian Data Kependudukan di Desa/Kelurahan.
26.Data Pribadi adalah data perseorangan tertentu yang disimpan, dirawat dan dijaga kebenarannya serta dilindungi kerahasiaannya.
27.Lahir mati adalah kelahiran seorang bayi dari kandungan yang berumur paling sedikit 28 (dua puluh delapan) minggu pada saat dilahirkan tanpa menunjukkan tanda-tanda kehidupan.
28.Unit Pelaksana Teknis Dinas Instansi Pelaksana, yang selanjutnya disingkat UPTD Instansi Pelaksana, adalah satuan kerja di tingkat kecamatan yang melaksanakan pelayanan Pencatatan Sipil dengan kewenangan menerbitkan akta.
29.Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. 5
30.Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
31.Peristiwa Penting adalah kejadian yang dialami oleh seseorang meliputi: kelahiran, lahir mati, kematian, perkawinan, perceraian, pembatalan perkawinan, pembatalan perceraian, pengangkatan, pengakuan dan pengesahan anak, perubahan nama, perubahan kewarganegaraan dan peristiwa penting lainnya.
32.Pengakuan Anak adalah pengakuan seorang ayah terhadap anaknya yang lahir diluar ikatan perkawinan sah atas persetujuan ibu kandung anak tersebut.
33.Pengesahan Anak adalah pengesahan status seorang anak yang lahir di luar ikatan perkawinan sah pada saat pencatatan perkawinan kedua orang tua anak tersebut.
34.Pengangkatan Anak adalah perbuatan hukum untuk mengalihkan hak anak dari lingkungan kekuasaan keluarga orang tua, wali yang sah atau orang lain yang bertanggung jawab atas perawatan, pendidikan dan membesarkan anak tersebut kedalam lingkungan keluarga orang tua angkatnya berdasarkan putusan atau penetapan pengadilan.
35.Perubahan Nama adalah perubahan nama sebagai identitas diri berdasarkan penetapan Pengadilan Negeri.
36.Peristiwa Penting Lainnya adalah peristiwa yang ditetapkan oleh Pengadilan Negeri untuk dicatatkan pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, antara lain perubahan jenis kelamin.
37.Pembetulan Akta adalah pembetulan akta pencatatan sipil oleh pejabat pencatatan sipil terhadap akta yang mengalami kesalahan tulis redaksional pada saat akta sudah selesai proses, baik sebelum diserahkan atau setelah diserahkan kepada subyek akta.
38.Pembatalan Akta adalah pembatalan akta pencatatan sipil berdasarkan putusan pengadilan atas akta yang mengalami cacat hukum karena dalam proses pembuatannya didasarkan pada keterangan yang tidak benar dan tidak sah.
39.Catatan Pinggir adalah catatan mengenai perubahan status atas terjadinya peristiwa penting dalam bentuk catatan yang diletakkan pada bagian pinggir akta atau bagian akta yang memungkinkan (di dalam/bagian muka atau belakang akta) oleh pejabat Pencatatan Sipil.
40.Perkawinan adalah ikatan lahir batin antara laki-laki dan perempuan sebagai suami isteri dengan tujuan membentuk keluarga/rumah tangga yang bahagia dan kekal berdasarkan Ketuhanan Yang Maha Esa.
41.Perceraian adalah putusnya hubungan suami dan isteri berdasarkan putusan pengadilan.
42.Pembatalan Perkawinan adalah pembatalan ikatan suami isteri dalam suatu perkawinan berdasarkan putusan pengadilan.
43.Pembatalan Perceraian adalah bersatunya kembali suami isteri dalam ikatan perkawinan berdasarkan penetapan pengadilan.
44.No Carbon Required yang selanjutnya disingkat NCR adalah kertas yang tidak memerlukan karbon.
45.Perubahan Kewarganegaraan adalah penetapan hukum dari instansi yang berwenang untuk memberikan persetujuan pemberian kewarganegaraan yang berbeda dengan kewarganegaraan sebelumnya.
46.Pencatatan Perubahan Kewarganegaraan adalah keseluruhan proses pelaporan kegiatan yang meliputi permohonan, penelitian berkas dan persyaratan yang diperlukan, serta melakukan proses pencatatan pinggir pada Akta Kelahiran atau Akta Perkawinan terhadap orang yang telah melakukan perubahan pewarganegaraan baik dari WNA menjadi WNI ataupun dari WNI menjadi WNA. 6
47.Kehilangan Kewarganegaraan adalah apabila seseorang WNI yang berada di dalam negeri atau di luar negeri menyatakan keinginannya atas kemauan sendiri untuk menjadi WNA dan melepas status Warga Negara Indonesianya.
48.Naturalisasi adalah proses perubahan pewarganegaraan bagi penduduk WNA yang ingin menjadi WNI.
49.Perkawinan campuran adalah perkawinan antara dua orang di Indonesia tunduk pada hukum yang berlainan, karena perbedaan kewarganegaraan dan salah satu pihak berkewarganegaraan Indonesia.
50.Anak Ganda Terbatas adalah anak yang dilahirkan dari perkawinan campuran yang sah menurut undang-undang yang usianya belum mencapai delapan belas tahun.