1.Daerah adalah Kabupaten Sekadau
2.Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Daerah Kabupaten Sekadau.
3.Bupati adalah Bupati Sekadau.
4.Dewan Perwakilan Rakyat Daerah adalah Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Sekadau;
5.SKPD adalah Dinas/Badan/Kantor/Lembaga Otonom di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Sekadau.
6.Lembaga Kearsipan Kabupaten adalah Lembaga Kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakannya tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah Kabupaten yang berkedudukan di Ibukota Kabupaten.
7.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh pemerintah daerah Kabupaten melalui penyertaan modal secara Jangsung yang berasal dari kekayaan pemerintahan daerah yang dipisahkan.
8.Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
9.Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.
10.Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
11.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
12.Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan yang meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia sarana dan prasaran'a serta sumber daya lainnya.
13.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bemegara.
14.Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara Iangsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
15.Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
16.Program arsip vital adalah tindakan dan prosedur yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan menyelamatkan arsip vital pencipta arsip pada saat darurat atau setelah terjadi musibah.
17.Arsip aktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus menerus.
18.Arsip Inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
19.Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan.
20.Pengelolaan arsip adalah proses pengendalian arsip dinamis dan statis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, serta akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, dan pendayagunaan dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
21.Penciptaan arsip adalah proses kegiatan pengimlaan atau pengejaan, tulisan tangan, pemrosesan data atau kata sehingga terciptanya suatu naskah atau dokumen.
22.Klasifikasi arsip adalah pengelompokan arsip yang didasarkan pada tugas pokok dan fungsi organisasi yang disusun secara logis dan sistematis.
23.Penataan arsip adalah tindakan dan prosedur dalam pengaturan arsip berupa penempatan arsip dalam sarana kearsipan sesuai dengan klasifikasi arsip dan mempermudah penemuan kembali arsip.
24.Penyimpanan arsip adalah proses dan tata cara penempatan arsip pada tempat penyimpanan.
25.Daftar arsip adalah daftar yang berisi data dan identifikasi arsip yang diperlukan dalam penemuan dan penyusutan arsip.
26.Penggunaan arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.
27.Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja.
28.Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara memindahkan arsip in ak.tif dari unit pengolah ke unit kearsipan, memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna dan menyerahkan arsip statis ke lembaga kearsipan.
29.Jadwal retensi arsip untuk selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jenis arsip, jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilaikembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
30.Akusisi arsip adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
31.Daftar pencarian arsip yang selanjutnya disingkat dengan DPA adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun secara tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan ke publik.
32.Preservasi arsip adalah kegiatan pemelibaraan, sebagai usaha pengamanan arsip, perawatan serta penjagaan arsip untuk mencegah kemungkinan terhadap berbagai unsur perusak arsipp dan hilangnya arsip.
33.Pemeliharaan arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya.
34.Perawatan arsip adalah tata cara melakukan perawatan, pelestarian arsip secara preventif, represif kuratif.
35.Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai basil dari kewenangan hukum atau otoritasi legal dan keberadaan sarana bantu untuk mempennudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
36.Arsip Media Baru adalah arsip yang tercipta oleh mesin perekam suara, gambar statis dan suara, serta gambar dinamis dimana hasilnya memerlukan alat baca/ alat ban tu untuk mengetahui informasi yang terkandung didalamnya atau alat untuk mentransfer kepada bentuk kertas lainnya.
37.Arsip Konvensional adalah arsip yang informasinya terekam dalam media kertas berupa tulisan tangan atau ketikan.
38.Bahan non Arsip adalah naskah yang tidak mengandung informasi sebagaimana arsip pada umumnya diplikat berlebihan,formulir yang tidak digunakan, amplop, map dan sejenis dengan hal tersebut.
39.Kantor Perpustakaan,Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sekadau, sebagai Organisasi Perangkat Daerah yang memiliki tugas pokok, fungsi dan tanggungjawab di Bidang Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif, Pengelolaan Arsip Statis dan Pembinaan Kearsipan.
40.Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompentensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/ atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
41.Pengolah Arsip adalah pegawai yang diberi tugas dan tanggung jawab oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan pengolahan arsip yang meliputi pengurusan surat masuk dan surat keluar serta melaksanakan penataan arsip.