1.Daerah adalah Kota Sukabumi.
2.Pemerintahan........
2.Pemerintahan Daerah adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh Pemerintah Daerah dan DPRD menurut asas otonomi dan tugas pembantuan dengan prinsip otonomi seluas-luasnya dalam sistem dan prinsip Negara Kesatuan Republik Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia 1945.
3.Pemerintah Daerah adalah Walikota sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.
4.Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah yang selanjutnya disebut Kantor adalah Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Sukabumi atau Satuan Kerja Perangkat Daerah yang memiliki tugas pokok, fungsi, dan tanggung jawab di bidang penyelenggaraan Kearsipan.
5.Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Kepala Daerah dan DPRD dalam penyelenggaraan Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah.
6.Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah BUMD milik Pemerintah Daerah.
7.Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan Arsip.
8.Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, Pemerintah Daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
9.Arsip........
9.Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
10.Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaanya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbahrui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
11.Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensinya penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
12.Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
13.Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi secara langsung atau tidak langsung oleh badan.
14.Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
15.Arsip Umum adalah Arsip yang tidak termasuk dalam kategori Arsip Terjaga.
16.Arsiparis adalah seseorang yang memilki kompetensi di bidang kearsipan yang di peroleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai tugas pokok fungsi dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
17.Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip.
18.Pencipta........
18.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Dinamis.
19.Unit Pengolah adalah bagian dari pencipta arsip yang mempunyai tugas pokok, fungsi, dan tanggung jawab mengolah seluruh arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip dilingkungannya.
20.Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi paling kurang jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnakan, dinilai kembali, atau dipermanenkan, yang dipergunakan sebagai pedoman dalam penyusutan dan penyelamatan arsip.
21.Sistem Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SKD adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antara berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaran kearsipan lingkup daerah.
22.Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memilki nilai guna, dan penyerahan Arsip Statis kepada Kantor.
23.Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian arsip secara efisien, efektif, dan sistematis, meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan Arsip.
24.Pengelolaan .....
24.Pengelolaan Arsip Statis adalah proses pengendalian Arsip Statis secara efisien, efektif, dan sistematis, meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional.
25.Akuisisi Arsip Statis adalah proses penambahan khasanah Arsip Statis pada Kantor, yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan Arsip Statis dan hak pengelolaannya dari Pencipta Arsip.
26.Daftar Arsip adalah daftar yang berisi tentang uraian Arsip Aktif dan/atau Arsip Inaktif yang berisi materi setiap unit pengelompokan, pemilik, jenis koleksi/khasanah, keadaan dan volume, sebagai sarana penemuan informasi Arsip dan Penyusutan Arsip.
27.Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar yang berisi Arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung, dicari oleh Kantor serta diumumkan kepada publik.
28.Preservasi Arsip adalah proses dalam rangka perlindungan fisik Arsip terhadap kerusakan atau unsur perusak.
29.Sistem Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat SIKN adalah sistem informasi Arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional.
30.Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan Arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.