Ditetapkan di Jakarta padatanggal Berdasarkan Instruksi Presiden Nomor 13 Tahun 1998 tentang Pengusulan, Penetapan, dan evaluasi Organisasi Pemerintahan, telah diamanatkan agar setiap organisasi pemerintahan melakukan evaluasi secara terus menerus, sedikitnya sekali dalam 1 (satu) tahun. Untuk itu agar evaluasi organisasi baik di lingkungan instansi Pemerintah Pusat maupun Daerah dapat dilaksanakan secara optimal, maka perlu disusun pedoman yang dapat dijadikan acuan dalam melakukan evaluasi terhadap kelembagaaninstansi pemerintah. Dalam kurun waktu yang relatif lama, yaitu sejak diterbitkannya Keputusan Presiden Nomor 44 Tahun 1974 instansi pemerintah belum pernah secara sungguh-sungguh dan menyeluruh dievaluasi kelembagaannya. Oleh karena itu, guna meningkatkan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah saat ini maka diperlukan suatu instrumen evaluasi kelembagaan yang memadai. Dilihat dari dimensinya, struktur organisasi pemerintah mengandung berbagai tatanan (arrangement) yang sifatnya kompleks,diantaranya yaitu tugas, fungsi, kewenangan, eselonisasi, span of control, koordinasi, aturan, kebijakan, sistem dan prosedur, dan lain-lain. Struktur organisasi atau bentuk organisasi, secara teoritis dibangun berdasarkan hasil analisis lingkungan internal dan eksternal, yang diharapkan mampu beradaptasi dengan tuntutan perubahan lingkungan. Dilakukannya analisis dimaksud disebabkan oleh terdapatnya berbagai hal yang secara langsung maupun tidak langsung berpengaruh terhadap kelembagaan yang dibangun atau dikembangkan. Kondisi demikian juga berlaku bagi kelembagaan pemerintah Indonesia. A. Latar Belakang
c.Ruang Lingkup Pedoman evaluasi kelembagaan pemerintah dimaksudkan untuk dijadikan landasan bagi instansi pemerintah dalam memperbaiki, menyesuaikan, dan menyempurnakan struktur organisasi yang sesuai dengan lingkungan strategisnya. Tujuan disusunnya pedoman evaluasi kelembagaanpemerintah, yaitu:
1.tersedianya indikator-indikator evaluasi berdasarkan dimensi organisasi;
2.tersedianya rekomendasi untuk penataan organisasi sesuai dengan hasil penilaian evaluasi kelembagaan. B. Maksud dan Tujuan Sehubungan dengan hal tersebut, evaluasi terhadap kelembagaan pemerintah dipandang sebagai sesuatu hal yang sangat perlu dan penting dilakukan, mengingat kinerja organisasi pemerintah tidak bisa lepas dari pengaruh struktur organisasi yang melekat, meskipun hal itu bukan satu- satunya faktor berpengaruh. Oleh karenanya pedoman tentang evaluasi kelembagaan pemerintah dipandang perlu untuk disusun. Pedoman evaluasi kelembagaan pemerintah ini diharapkan dapat memberikan kemudahan bagi para pejabat perancang organisasi dan pengambil keputusan untuk menentukan struktur yang paling sesuai dengan kondisi lingkungan yang tengah berkembang. 2 Kompleksitas adalah banyaknya tingkat diferensiasi yang dilakukan dalam pembagian kerja (division of labor). Pada umumnya organisasi pemerintah memiliki kompleksitas yang tinggi karena beragamnya tugas dan fungsi yang dijalankan. Kompleksitas merujuk pada tingkat diferensiasi (pemisahan tugas-tugas) yang ada pada suatu organisasi. Semakin kompleks organisasi, semakin dibutuhkan koordinasi, kontrol, dan komunikasi yang
1.DIMENSI KOMPLEKSITAS Dalam studi tentang disain dan struktur organisasi dikenal beberapa dimensinya, yaitu kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi. Di dalam struktur birokrasi pada umumnya dan di dalam kelembagaan pemerintah khususnya, kompleksitas diferensiasi ditandai dengan hierarki kewenangan yang ketat, formalisasi penataan ditunjukkan dengan aturan-aturan baku dan kaku yang lebih mengedepankan proses ketimbang hasil, sedangkan sentralisasi kewenangan dalam pengambilan keputusan cenderung berada pada pusat kekuasaan. Konsep ketiga dimensi tersebut diuraikan dibawah ini. Struktur organisasi merupakan bentuk organisasi yang dirancang dengan memperhatikan akibat dari pengaruh keseluruhan faktor yaitu lingkungan, ukuran organisasi, teknologi organisasi, sasaran yang ingin dicapai organisasi. Struktur organisasi dapat diartikan sebagai jumlah total cara-cara (ways) melakukan pembagian kerja menjadi beraneka ragam tugas dan mencapai koordinasi tugas-tugas tersebut diantara pola-pola interaksi yang terdapat atau terjadi diantara unsur-unsur organisasi melalui formalisasi atau penegasan secara formal. A. Pengertian
c.Diferensiasi Spasial. diferensiasi spasial merujuk pada tempat kedudukan, fasilitas, dan penyebaran unit organisasi secara geografis. Semakin jauh dan semakin banyak tempat kedudukan, fasilitas, dan penyebaran unit organisasi maka akan semakin tinggi kompleksitas organisasi tersebut. Diferensiasi Spasial merupakan pertimbangan penting dalam penyelenggaraan pemerintahan di Indonesia, khususnya dalam
b.Diferensiasi Vertikal. diferensiasi vertikal merujuk pada tingkat hierarkhi organisasi. Semakin tinggi tingkat hierarkhi didalam struktur organisasi, maka kompleksitasnya akan semakin tinggi dan potensi distorsi komunikasi dari manajemen tingkat tinggi hingga unit organisasi paling rendah akan semakin besar. Satu hal yang perlu diperhatikan dari diferensiasi ini adalah rentang kendall, yaitu seberapa banyak unit organisasi yang dapat dibentuk secara efektif oleh unit organisasi yang diatasnya. Semakin kompleks pekerjaan semakin kecil rentang kendall yang diperlukan dalam pengawasan. Dalam praktek penataan organisasi pemerintah, perlu memperhatikan dimensi diferensiasivertikal ini. struktur horisontal antar unit-unit organisasi berdasarkan perbedaan orientasi unit organisasi, tugas, fungsi, pendidikan, keahlian dan sebagainya. Pada organisasi pemerintah, diferensiasi horisontal dipisahkan diantaranya berdasarkan : 1) visi dan misi pemerintah pusat atau daerah; 2) urusan Pemerintahan yang diselenggarakan; 3) kewenangan yang dimiliki; 4) pengelompokkanbidang tugas organisasi. pemisahan tugas-tugas dalam
a.Diferensiasi Horizontal. diferensiasi horizontal merupakan efektif bagi unit-unit yang ada sehingga para pimpinan bisa memastikan bahwa setiap unit bekerja dengan baik. Diferensiasi atau pemisahan tugas- tugas merujuk pada tiga hal, yaitu: 4 Sentralisasi adalah tingkat dimana kewenangan (authority) dalam pengambilan keputusan-keputusan organisasi berada pada manajemen tingkat tinggi. Sentralisasi dapat diartikan sebagai tingkatan pengkonsentrasian kekuasaan secara formal. Sentralisasi dapat menurunkan tingkat kompleksitas dan menyederhanakan struktur organisasi. Semakin sederhana struktur organisasi akan semakin gesit gerak dan perkembangannya. Sedangkan bagi organisasi yang strukturnya besar, sentralisasi dapat mengakibatkan organisasi tersebut bergerak lamban. Disisi lain bertolak belakang dari sentralisasi adalah desentralisasi, yaitu pelimpahan wewenang pengambilan keputusan kepada unit organisasi tingkat bawah yang berada dekat dengan masyarakat. Desentralisasi menciptakan banyak spesialisasi atau kekhususan.
3.DIMENSI SENTRALISASI Formalisasi merupakan suatu kondisi dimana aturan-aturan, prosedur, instruksi, dan komunikasi dibakukan. Formalisasi yang tinggi akan meningkatkan kompleksitas. Formalisasi merupakan sesuatu yang penting bagi organisasi karena dengan standardisasi akan dicapai produk yang konsisten dan seragam serta mengurangi kesalahan-kesalahan yang tidak perlu terjadi. Selain itu formalisasi akan mempermudah koordinasi antar bagianjunit organisasi dalam menghasilkan suatu produk atau jasa. Formalisasi di dalam restrukturisasi organisasi merupakan suatu proses penyeragaman melalui aturan-aturan, prosedur, instruksi dan komunikasi yang telah dibakukan. Sebagai contoh ketentuan mengenai kelembagaan kementerian negara diatur dalam Undang-Undang Nomor 39 Tabun 2008, Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2009 beserta perubahannya, dan Peraturan Presiden Nomor24 Tahun 2010 beserta perubahannya.
2.DIMENSI FORMALISASI penataan kelembagaan pemerintah. Hal ini dikarenakan kondisi geografisIndonesia yang terdiri dari berbagai pulau yang tersebar. 5
3.Dimensi Sentralisasi, dengan indikator: Tingkat keseimbangan antara sentralisasi dan desentralisasi atau tingkat kejelasan "kebijakan kerja" sehingga pejabat atau pegawai memperoleh kebebasan memutuskan menurut pendapat sendiri tanpa melanggar prinsip peraturan atau hukum yang berlaku dalam pelaksanaan tugas masing-masingunit kerja.
2.Dimensi Formalisasi, dengan indikator:
a.tingkat kejelasan dan ketegasan "peraturan" mengenai pelaksanaan tugas masing-masing unit kerja dan bagaimana cara kerjasamanya.
b.tingkat kejelasan "prosedur kerja" secara praktis (langkah kerja yang berurutan secara logis dan terkait dalam pelaksanaan tugas masing- masing unit kerja).
c.tingkat kejelasan "kebijakan kerja" sehingga pejabat atau pegawai memperoleh kebebasan memutuskan menurut pendapat sendiri tanpa melanggar prinsip peraturan atau hukum yang berlaku dalam pelaksanaan tugas masing-masingunit kerja.
d.tingkat pembakuan proses kerja.
e.tingkat pembakuan dimensi-dimensi produk (pelayanan) yang harus dihasilkan.
f.tingkat pembakuan keterampilan kerja.
1.Dimensi Kompleksitas, dengan indikator:
a.kompleksitas struktur organisasi.
b.tingkat spesialisasi atau jabatan.
c.tata hubungan antar spesialis atau pejabat.
d.tingkat pembagian pelayanan berdasarkan tempat (daerah/wilayah). Aspek-aspek yang dievaluasi meliputi indikator-indikator yang terkandung di dalam masing-masing dimensi. Keseluruhan indikator tersebut diuraikan sebagai berikut: B. Aspek-Aspek Yang Dievaluasi 6 Pedoman evaluasi ini merupakan tinjauan terhadap pokok-pokok struktur kelembagaan organisasi pemerintah. Kuesioner disusun berdasarkan indikator dimensi-dimensi struktur organisasi dan digunakan sebagai instrumen pengumpulan data. Mengingat evaluasi ini merupakan suatu proses dan hasil akhirnya dapat dijadikan sebagai feed-back terhadap perbaikan struktur kelembagaan, maka pelaksanaan evaluasinya harus dilakukan oleh tim evaluasi kelembagaan yang memahami konsep evaluasi, penilaian, serta tindak Ianjut yang periu dilakukan. Pedoman evaluasi ini pada prinsipnya memerlukan keterlibatan semua internal stakeholders (pejabat struktural, fungsional dan staf pelaksana organisasi), meskipun pada prakteknya dapat diambil sarnpel. Pada prinsipnya evaluasi kelembagaan pemerintah ini dilaksanakan melalui empat tahapan yang diuraikan pada bab selanjutnya. C. Metode Evaluasi 7 Responden dalam evaluasi kelembagaan pemerintah adalah seluruh anggota organisasi pada setiap instansi organisasi organik (Kementerian Koordinator,Kementerian, LPNK,Pemerintah Provinsi, Kota dan Kabupaten). Mengingatsetiap instansi kelembagaan pemerintah memiliki unit organisasi yang besar, maka guna efisiensi evaluasi, maka dilakukan teknik sampling (sampling technique). Instrumen yang digunakan dalam pengumpulan data evaluasi kelembagaan pemerintah adalah kuesioner. Bentuk kuesioner adalah sebagaimana tercantum dalam Lampiran II Peraturan Menteriini. Unit organisasi organik perlu menetapkan tim evaluasi yang rnemiliki wawasan memadai tentang kelembagaan pemerintah, baik dari sisi konsep maupun kebijakan terutama berbagai kebijakan yang mengatur tentang instansi induknya, memiliki pemaharnan metodologi penelitian yang memadai dan memiliki kemampuan melakukan analisis data secara tajam, komprehensif, dan sistematis. Syarat-syarat demikian hams diperhatikan agar evaluasi ini dapat dijadikan feed back yang bermanfaat bagi pengembangan kelembagaan instansi pemerintah dimasa yang akan datang. Persiapan evaluasi meliputi penetapan pelaksana evaluasi, instrumen pengumpulan data, responden, dan durasi evaluasi. Pelaksana evaluasi kelembagaan pemerintah pada dasarnya dapat dilakukan oleh unit organik pada Kementerian Koordinator, Kernenterian, Lembaga Pemerintah Non Kementerian (LPNK),Pemerintah Provinsi,Kabupaten dan Kota. A. Persiapan BAD III TAHAP - TAHAP EVALUASI 8 Setelah proses pengumpulan data dilakukan akhimya diperoleh hasil dari responden representatif. Maka langkah berikutnya adalah menghitungnya melalui penghitungan nilai, bobot dan konversinya.
1.Metode Pengolahan Data Dalam menerapkan instrumen pedoman evaluasi kelembagaan pemerintah terdapat beberapa kegiatan yang perlu dilakukan. Salah satunya adalah dengan menghitung atau memberi scoring terhadap aspek kelembagaan yang diukur. Sebagaimana telah diuraikan di bagian awal bahwa dimensi yang di ukur dalam instrumen ini adalah dimensi kompleksitas, dimensi formalisasi dan dimensi sentralisasi. Guna mendapatkan gambaran tentang cara pengolahan data yang sudah dikumpulkan perlu diperhatikan langkah-langkah sebagai berikut: C. Pengolahan dan Analisis Data Evaluasi Pelaksanaan pengumpulan data lapangan dilakukan melalui penyebaran kuesioner kepada responden yang sudah ditargetkan. Metode penyebaran dan pengumpulan kuesioner dapat dilakukan dengan cara disebarkan langsung kepada responden maupun melalui surat bagi responden yang berada jauh dari lokasi tim evaluasi. Sasaran utama dari pengumpulan data adalah mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh tim evaluasi. Oleh karena itu, kuesioner yang sudah disebarkan harus sudah diisi secara lengkap dan dapat dikumpulkan kembali oleh tim evaluasi. B. Pelaksanaan Pengumpulan Data Waktu yang diperlukan dalam pelaksanaan evaluasi paling lama adalah 35 hari kerja, dengan rincian sebagai berikut:
1.Persiapan 6 hari kerja.
2.Pelaksanaan pengumpulan data 12 hari kerja.
3.Pengolahandan analisis data 12 hari kerja.
4.Penyusunan laporan 5 hari kerja. 9 Untuk menghitung nilai dari jawaban yang diperoleh maka ditetapkan besaran bobot untuk masing-masing dimensi yaitu:
a.Dimensi Kompleksitasadalah 50 % (limapuluh persen);
b.DimensiFormasilasi adalah 25 % (dua puluh lima persen);
c.DimensiSentraliasi adalah 25 % (dua puluh lima persen). r . :"~;'d' -c '::I.:'''] ~ ~ ~ ';>r.rt;l'·;~-:;:~... ;~:::':;5"f'r;'0~ '~/''''7r~~f9:~'''<-' ·r"~:9"~ - • ~-J~!.t"4"t " "3";''4V)li-','' "nl\;~'{r~T!:tln'l'7~@f\x.,!.. ,1'!i~.Y' .. ""'!\ E 1" 0~:L'Iil '" \fa I " "V.i~",~...~A_ ~ 0 ",~\.;,8__''_'_ ,:. "':. : "oh""t ",L _ ~--'-WW''''''~__ • j ~;,r-)..:;.L~~.' .! ~ ,,":v STS · Sangat Tidak Setuju = 1 · TS · Tidak Setuju =2 · S : Setuju =3 SS · Sangat Setuju =4 · Tabe13.1 kecenderungan atau tendensi untuk menjawab di tengah atau netral. Dengan demikian maka pembagian tersebut adalah sebagai berikut: mempunyaiyangjawabanmenghindariagardimaksudkan Dalam daftar pertanyaan tersebut dipilih 4 (empat) opsi jawaban. Ini
2.Cara Penghitungan Dalam instrumen tersebut terdapat 17 (tujuh belas) pertanyaan. Dimana dari 17 pertanyaan tersebut terbagi atas beberapa bagian yakni:
a.Untuk pertanyaan nomor 1 sampai dengan nomor 6 dimaksudkan untuk mengukur dimensi kompleksitas.
b.Untuk pertanyaan nomor 7 sampai dengan nomor 12 dimaksudkan untuk mengukur dimensi formalitas.
c.Untuk pertanyaan nomor 13 sampai dengan nomor 17 dimaksudkan untuk mengukur dimensi sentralisasi. 10 11 Jumlah Nilai Setiap Pernyataan 1,0425 2,085 3,1275 4,170NilaiMasing-Masing Pemyataan 42 7 s.d. 12 . ,"',>",::,j.,"_'.\,;:""" P~R.ItYAT~· Tabe13.3
b.Pertanyaan 7 sampai dengan 12 dengan bobot 25 % maka konversinya adalah: .'. '$8PERNYATAAN STS TS. ·;8" BOBOT Jawaban Nomor 1 2 3 4 50 % dibagi 6 = 8,34 1 s.d. 6 Nilai Masing-Masing 2,085 4,170 6,255 8,340 Pernyataan Jumlah Nilai Setiap ...... ........ ........ ......... ........... Pernyataan Tabe13.2
a.Pertanyaan 1 sampai dengan 6 dengan bobot 50 % maka konversinya adalah: Dengan adanya pembagian tersebut di atas maka penghitungan nilainya adalah dengan cara sebagai berikut: 25 % dibagi 6 = 4.1731Jawaban Nomor 12 = Organisasi Cukup Ensien, secara struktural membutuhkan penyesuaiansecara bertahap Kategori I (Nilai 25-49,99) = Organisasi Kurang Efisien sehinggasecara struktural membutuhkan perbaikansecara intensif Kategori II (Nilai 50-74,99) Tabe13.5 Perhitungan NUaiAkhir (Total) dan Interpretasi: Selanjutnya agar hasil dari penghitungan dapat diinterpretasikan maka hasil total skor dibagi dalam 3 (tiga) kategori yaitu sebagaimana dalam tabel dibawah ini:
3.Pengkategorian Basil Penghitungan Selain menggunakan daftar pertanyaan (kuesioner) sebagaimana diuraikan diatas untuk melengkapi evaluasi kelembagaan pemerintah disusun pertanyaan terbuka sebagaimana terlampir pad a Lampiran II Peraturan Menteri ini. STS .. SSPERNYATMN TS S BoaOT Jawaban Nomor 1 2 3 4 25 % dibagi 5 = 5 13 s.d. 17 NilaiMasing-Masing 1,25 2,50 3,75 5,00 Pemyataan Jumlah Nilai Setiap ...... ........ ........ ......... ........... Pernyataan Tabe13.4
c.Pertanyaan 13 sampai dengan 17 dengan bobot 25 % maka konversinya adalah: Organisasi Sudah Efisien, tetapi secara struktural membutuhkanpenyempumaanup-dating dengan lingkunganeksternal Kategori III (Nilai 75-100) 13
12.Organisasi melaksanakan prioritas diklat berbasis kompetensi sebagai 1,0425 langkah untuk mencapai standar kompetensi yang telah ditetapkan.
11.Standarisasi keterampilan kerja ditetapkan berdasarkan standar 2,085 kompetensiuntuk setiap tugas.
10.Standarisasi pelayanan internal dan ekstemal telah dituangkan di 4,170 dalam Peraturan tentang standar pelayanan organisasi.
9.Standarisasi proses kerja dituangkan di dalam Peraturan tentang 1,0425 standard operating procedures.
8.Mekanismehubungan antar unit kerja dati manajemen tertinggi hingga 3,1275 manajemen menengah ke bawah secara jelas dan tegas dituangkan dalam Peraturan mengenai tata kerja instansi.
7.Pelaksanaan tugas setiap unit kerja dari manajemen tertinggi hingga 1,0425 menajemen menengah ke bawah secara jelas dan tegas dituangkan dalam Peraturan tentang organisasi dan tata kerja instansi. Tabel3.6
5.Contoh Penghitungan Apabila sudah didapatkan semua data maka dapat dilakukan cara penghitungan lihat Tabel 3.6 dibawah. Dalarnrangka mendapatkan gambaran terhadap kontinuitas dari evaluasi kelembagaan pemerintah, maka perlu dilakukan pengukuran secara periodik untuk menjaga kesinambungan. Dengan demikian akan tergambarkan keadaan evaluasi kelembagaan pemerintah khususnya dalam aspek dimensi-dimensi struktur kelembagaan dari berbagai lembagapemerintahan.
4.Survei Berkesinambungan
1.Pendahuluan: m encakup latar belakang masalah, tujuan evaluasi, metode,tim evaluasi dan jadwal pelaksanaan evaluasi.
a.latar belakang masalah memuat berbagai hal yang menjadi penyebab munculnya problematika kelembagaan, baik ditinjau dari dimensi Materi pokok dalam Laporan Evaluasi Kelembagaan Pemerintah adalah sebagaiberikut: Materi Pokok Laporan Evaluasi Laporan evaluasi kelembagaan pada dasamya merupakan dokumen konkrit (explicit knowledge) yang secara potensial dapat dimanfaatkan bagi pengembangan organisasi pemerintah pada masa-masa berikutnya. Laporan evaluasikelembagaan pemerintah ini dimaksudkan sebagai salah satu media atau alat (mean) untuk meningkatkan kinerja kelembagaan pemerintah secara bertahap, konsisten dan berkesinambungan berdasarkan infonnasi yang dimiliki. D. Penyusunan Laporan Sesuai dengan interpretasi sebagaimana Tabel 3.5 tentang konversi dan interpretasi maka dapat disimpulkan bahwa Lembaga pada Contoh tersebut diatas dengan nilai total yang diperoleh sebesar = 45,445 maka jatuh pada Kategori I (Nilai 25-49,99) dengan uraian bahwa "Organisasi Kurang Efisien & Secara Struktural Membutuhkan Perbaikan Secara intensif" . 14
3.Penutup, terdiri dari kesimpulan dan rekornendasi. Kesimpulan berisi tentang intisari hasil evaluasi, baik yang bersifat negatif maupun positif. Sedangkanrekomendasi memuat masukan perbaikan secara konkrit pada masing-masing dirnensi yang menunjukkan kelernahan. Selain hal-hal pokok sebagaimana telah diuraikan, dalam laporan tersebut harus juga memuat ringkasan eksekutif (executive summary).
2.Analisis, meliputi: data kuesioner, penghitungan nilai, dan deskripsi hasil analisis terhadap dimensi kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi/ desentraliasi kewenangan. Hasil analisis harus memberikan penjelasan atau pernbahasan rnengenai berbagai faktor pemicu kelemahan darr/utau kelebihan pada setiap dimensi yang diukur. evaluasi kelernbagaan saat ini.
c.metode mernuat karakteristik populasi, keterwakilan (representativeness) anggota sample, dan jumlah responden. selain itu disajikan juga jurnlah kuesioner yang berhasil dikumpulkan kernbali, dan jumlah kuesioner yang dapat diproses lebih lanjut atau diolah.
d.tim evaluasi terdiri dari penanggungjawab dan pelaksana evaluasi.
e.jadwal evaluasi rnemuat kegiatan dan waktu pelaksanaan evaluasi. dimensimaupunkompleksitas, formalisasi penataan, sentralisasi/ desentraliasi kewenangan.
b.tujuan evaluasi berisi tentang hasil akhir yang akan dicapai dari 15 16
7.Sekretariat Lernbaga Non Struktural (Karnisi. Kornite, Dewan. Lembaga. Badan. Pusat)
6.Sekretariat Lembaga BPK, DPD. DPR. MK) 4. 3.
2.Kementerian Pemerintah Kota dan Kabupaten berikut organisasi yang dikoordinir (Dinas. Kantor. Badan. RSUD) Pemerintah Provinsi berikut organisasi yang dlkoordinir (Dinas. Kantor. Badan, RSUD) Kementerian Koordinator PEMERINTAH DAERAHPEMERINTAH PUSAT Instansi yang wajib melaksanakan eva luasi kelembagaan pemerintah terdiri dari instansi pemerintah pusat dan pemerintah daerah yaitu: A. Instansi Pelaksana: governance. Pelaksanaan evaluasi kelembagaan pemerintah merupakan hal yang penting dalam rangka mewujudkan instansi pemerintah yang efektif dan efesien menuju tercapainya kinerja instansi pemerintah yang diharapkan. Selain itu secara tidak langsung akan memberikan masukan dan informasi pada lembaga tersebut untuk melakukan introspeksi terhadap kekurangan dan kelebihan yang dimiliki dalam rangka meningkatkan dan melakukan pembenahan terhadap kinerjanya sebagai upaya perwujudan good BABIV PELAKSANA EVALUASI DAN MONITORING E. Monitoring Monitoring merupakan rangkaian mengikuti kegiatan mulai dari awal pelaksanaan evaluasi sampai dengan selesai dan faktor-faktor yang mempengaruhi kelancaran pelaksanaan kegiatan. Waktu pelaksanaan kegiatan evaluasi kelembagaan pemerintah berdasarkan diktum ketiga dari Instruksi Presiden No 13 Tahun 1998 tentang Prosedur Pengusulan, Penetapan dan Evaluasi Organisasi Pemerintahan dilaksanakan sekurang-kurangnya setiap tahun. D. Waktu Pelaksanaan evaluasi kelembagaan pemerintah dilaksanakan oleh unit yang menangani organisasi di masing-masing instansi pemerintah baik di pusat maupun di daerah. Pelaksana evaluasi tersebut juga wajib menyusun laporan evaluasi dalam format sebagaimana dimaksud dalam BABIII pada Peraturan Menteri ini.
c.Pelaksana
2.Instansi Pemerintah Daerah:
a.Sekretariat Daerah Provinsi;
b.Sekretariat Daerah Kota;
c.Sekretariat Daerah Kabupaten.
1.Instansi Pemerintah Pusat:
a.Sekretariat Kementerian Koordinator;
b.Sekretariat Kementerian;
c.Sekretariat Jenderal;
d.Sekretariat Utama;
e.Sekretariat. Penanggung jawab pelaksaaan kegiatan evaluasi kelembagan instansi pemerintah yaitu: B. Penanggung Jawab 17 Dalam melakukan tugas :monitoring pelaksanaan kegiatan evaluasi kelembagaan pemerintah di lingkungan Instansi Pemerintah Pusat dan Instansi Pemerintah Daerah, Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi membentuk Tim Asistensi dan Evaluasi Kelembagaan Pemerintah yang diketuai oleh Deputi yang membidangi kelembagaan dan dibantu oleh instansi pemerintah lainnya sesuai kebutuhan. Tim Asistensi dan Evaluasi KelembagaanPemerintah mempunyai tugas memberikan saran dan rekomendasi dalam pelaksanaan evaluasi kelembagaan pemerintah. F. Tim Asistensi dan Evaluasi Kelembagaan Pemerintah Dalam melakukan monitoring evaluasi kelembagaan pemerintah melakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1.menyusun rencana kerja selama satu tahun dengan melibatkan instansi terkait.
2.inventarisasi data hasil dari monitoring.
3.mengolah dan menganalisa data hasil monitoring.
4.pembuatan laporan hasil monitoring pelaksanaan evaluasi.
5.memberikan saran dan rekomendasi hasil monitoring pelaksanaan evaluasi. Instansi yang melakukan monitoring evaluasi kelembagaan pemerintah adalah Deputi yang membidangi kelembagaan pada Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan ReformasiBirokrasi . Tujuan monitoring adalah untuk mengetahui sedini mungkin permasalahan yang ditimbulkan dengan dilakukannya evaluasi kelembagaan tersebut. Selain itu untuk mengetahui sarnpai sejauh mana evaluasi dilaksanakan dimana dalam evaluasi terrsebut memuat hasil yang telah dicapai dalam melakukan evaluasi serta faktor-faktor yang menjadi penghambat pelaksanaan evaluasi. 18 Dalam melaksanakan tugas, Tim Asistensi dan Evaluasi Kelembagaan Pemerintah menyelenggarakan fungsi:
1.pemberian bimbingan pelaksanaan evaluasi kelembagaan pemerintah;
2.pemantauan terhadap hasil pelaksanaan evaluasi kelembagaan pemerintah;
3.penyusunan laporan hasil evaluasi terhadap hasil pelaksanaan evaluasi kelembagaan pemerintah. 19 Azwar Abubakar ttd MenteriPendayagunaan Aparatur Negara dan ReformasiBirokrasi, Ditetapkan di Jakarta pada tanggal30 Desember 2011 Ketentuan lebih lanjut yang bersifat teknis dan administratif akan diatur secara tersendiri oleh pimpinan instansi pemerintah sesuai dengan karakteristik instansi pemerintah tersebut. Pedoman Evaluasi Kelembagaan Pemerintah dimaksudkan sebagai upaya mewujudkan kelembagaan instansi pemerintah yang lebih efisien dan efektif.keberhasilan pelaksanaan evaluasi kelembagaan pemerintah tersebut dipengaruhi oleh komitmen dari pimpinan instansi pemerintah pada setiap jenjangnya. BABV PENUTUP 20 . .. '.. .' .' ~.'.:"'. . . ..,.. .: ST§.: •..PERNYA'tAAN 1'8 ,f3.. .' ss-..~,--._._. '_:..s-rc -~' .';
1.Susunanystruktur organisasi sudah menyesuaikan 1 2 3 4 dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku.
2.J abatan -jabatan pada setiap tingkatan ditetapkan 1 2 3 4 berdasarkan tugas dan fungsi Jabatan tingkatan diatasnya (manajemen diatasnya).
3.Instansi vertikal atau Kantor Regional atau Unit 1 2 3 4 Pelaksana Teknis yang dibentuk sudah ditetapkan berdasarkan ketentuan Peraturan Perundangan yang berlaku dan secara sinergis mendukung tercapainya tujuan organisasi.
4.Nomenklatur unit yang sudah ditentukan memiliki 1 2 3 4 indikasi tumpang tindih atau duplikasi tugas dan fungsi antara satu unit dengan unit organisasi lain.
5.Eselonisasi dan jumlah jabatan pada setiap 1 2 3 4 tingkatan sudah sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundangan yang berlaku.
6..Jabatan-jabatan fungsional sudah memenuhi 1 2 3 4 kebutuhan dan penempatannya mendukung terhadap efisiensi dan efektivitas tugas operasional unit.
7.Pelaksanaan tugas setiap unit kerja dati manajemen 1 2 3 4 tertinggi hingga manajemen menengah ke bawah secara jelas dan tegas dituangkan dalam Peraturan tentang organisasi dan tata kerja instansi.
8.Mekanisme hubungan antar unit kerja dati 1 2 3 4 manajemen tertinggi hingga manajemen menengah ke bawah secara jelas dan tegas dituangkan dalam Peraturan mengenai tata kerja instansi.
9.Standarisasi proses kerja dituangkan di dalam 1 2 3 4 Peraturan tentang standard operating procedures.
10.Standarisasi pelayanan internal dan eksternal telah 1 2 3 4 dituangkan di dalam Peraturan tentang standar pelayanan organisasi.
11.Standarisasi keterampilan kerja ditetapkan 1 2 3 4 berdasarkan standar kompetensi untuk setiap tugas. KUESIONER EVALUASI KELEMBAGAAN PEMERINTAH Lampiran II Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor67 Tahun 2011 Tanggal 30 Desember 2011 21 22
432117.Pendelegasian wewenang untuk melaksanakan tugas dan fungsi yang bersifat teknis telah diberikan kepada pimpinan unit organisasi tingkat menengah ke bawah.
432116.Pendelegasian kewenangan membuat keputusan- keputusan telah diberikan oleh pimpinan instansi kepada pimpinan unit organisasi tingkat menengah.
432115.Pimpinan instansi hanya membuat keputusan- keputusan yang bersifat strategis.
432114.Permasalahan yang bersifat lintas bidang atau sektoral telah dituangkan dalam Keputusan instansi pemerintah guna mencapai kinerja instansi induk. 4321setiap dalam yang
13.Kewenangan pengambilan keputusan untuk tingkat manajemen telah dituangkan Peraturan Pimpinan instansi pemerintah bersangku tan. 432112.0rganisasi melaksanakan prioritas diklat berbasis kompetensi sebagai langkah untuk mencapai standar kompetensi yang telah ditetapkan. 23 PERNYATA,AN
1.Penempatan fungsi lini dan fungsi penunjang dalam susunan/ struktur organisasi dan dari segi nomenklatur harus sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku. (UU39/2008, Perpres 47/2009 beserta perubahannya, Perpres 24/2010 beserta perubahannya, UU32/2004, Keppres 103/2001 beserta perubahannya, Peraturan Perundang-undangan sektoral, PP 9 Tahun 2003, PP 41 Tahun 2007, Per. Men.PAN18/2008).
2.Cukup Jelas.
3.Instansi vertikal atau Kantor Regionalatau Unit Pelaksanan Teknis yang dibentuk sudah ditetapkan berdasarkan ketentuan Peraturan Perundangan yang berlaku. (UU32/2004, Peraturan Perundang-undangan sektoraI, PP 38 Tahun 2007, Per. Men.PAN18/2008)
4.Cukup Jelas.
5.Batasan maksimal eselon dan jumlah jabatan pada setiap tingkatan berdasarkan ketentuan Peraturan Perundangan yang berlaku (Perpres 47/2009 beserta perubahannya, Perpres 24/2010 beserta perubahannya, UU 32/2004, Keppres 103/2001 beserta perubahannya, Peraturan Perundang- undangan sektoral, PP 9 Tahun 2003, PP 41 Tahun 2007, Per. Men.PAN 18/2008).
6.Cukup Jelas.
7.Rincian tugas tjob description) tercermin dalam Peraturan Pimpinan masing- masing Instansi mengenai organisasi dan tata kerja .
8.Mekanisme kerjasama dalam pelaksanaan tugas antar unit (KISS)telah diatur dalam Peraturan Pimpinan masing-masing instansi baik berupa peraturan tentang organisasi dan tata kerja Instansi atau peraturan tersendiri.
9.Rincian pelaksanaan kegiatan tertentu (Standard Operating Procedures). Contoh, Proses pengusulan Organisasi. 10.Pelayanan yang diberikan kepada unit organisasi internal /eksternal di masyarakat harus mengacu pada standar pelayanan prima dan ditetapkan dalam keputusan pimpinan instansi pemerintah. 11.The Right Man on the Right Place. 12.Cukup Jelas. 13.Cukup Jelas. 14.Cukup Jelas. 15.Cukup Jelas
16.Cukup Jelas.
17.Cukup Jelas. KETERANGAN LAMPIRAN KUESIONER EVALUASI KELEMBAGAAN PEMERINTAH
8.Inovatifadalah pembaruan yang berbeda dari yang sudah ada atau dikenal sebelumnyayang menyangkut gagasan, metode, atau alat teknologi.
7.Kreatif adalah memiliki daya cipta, kemampuan pengamatan dan perbandingan, menganalisis dan menyimpulkan yang menuntut pemusatan perhatian, kemauan, kerja keras dan ketekunan.
6.Keputusan strategis adalah keputusan yang memperhitungkan faktor-faktor tertentu yang menjadi dasar bagi penetapan strategi untuk menghasilkan output yang terbaik.
5.Pelayanan eksternal adalah berbagai jenis pelayanan yang dilaksanakan unit-unit lini organisasi pemerintah yang langsung ditujukan kepada masyarakat atau kepada instansi pemerintah lainnya sesuai dengan tugas pokokdan fungsinya.
4.Pelayanan internal adalah berbagai jenis pelayanan yang dilakukan oleh unit-unit pendukung (sekretariat) kepada seluruh unit-unit atau pegawai yang berada dalam lingkungan internal organisasi pemerintah sesuai dengan tugas pokokdan fungsinya.
3.Kompetensi adalah kemampuan perorangan untuk melaksanakan pekerjaannya di tempat kerja dengan memenuhi standar. Kompetensi menggambarkan apa yang dibutuhkan seseorang agar ia mampu melaksanakan pekerjaannya dengan baik.
2.Standar Pelayanan adalah tolok ukur yang dipergunakan sebagai pedoman penyelenggaraanpelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai kewajiban dan janji Penyelenggara kepada masyarakat dalam rangka pelayananyang berkualitas, cepat, mudah, terjangkau, dan terukur.
1.Standard Operating Procedures (SOP)adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. PENGERTIAN-PENGERTIAN/ GLOSSARY/ DEFINISI OPERASIONAL 24
a.Berilah tanda silang (x) pada jawaban yang tersedia sesuai pendapat BapakjlbujSaudara.
b.Isilah jawaban sesuai dengan kondisi yang ada (existing), bukan pada kondisiyang diharapkan (expecting) pada lembaga BapakjlbujSaudara.
2.Cara pengisian : : (optional) : (optional) : (optional)
a.Nama
b.Jabatan
c.Unit organisasi
1.Identitas Responden : Petunjuk Pengisian :
3.Dalam rangka mewujudkan desentralisasi kewenangan, bagaimanakah mekanismependelegasian wewenangdi unit organisasi SapakjlbujSaudara?
2.Dalam rangka memperbaiki tingkat forrnalisasi kelembagaan di unit organisasi SapakjlbujSaudara, rnaka sejauh mana standarisasi, prosedurisasi, dan pembakuan diperlukan?
1.Dalarn rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas kelernbagaan di unit organisasi SapakjlbujSaudara maka bagaimana tingkat diferensiasi jabatanj eselon baik horisontal maupun vertikal? PERTANYAAN TERBUKA 25 Kategori 1 = 25.00 s.d 49.99 Kategori 2 = 50.00 s.d 74.99 Kategori 3 = 75.00 s.d 100.00 .: ::P~1'tliriyita.ri.· T ••. )·sij!!i::i ."::.;;...:: 1·:·>··'1'8········:·;( iii: >: !\1;f:$':,;tr; , :" .';- SS ;- 1 2.085 4.17 6.255 8.34 2 2.085 4.17 6.255 8.34 3 2.085 4.17 ; 6.255 8.34 4 2.085 4.17 Tj, 6.255 8.34 5 2.085 4.17 6.255 8.34 6 2.085 4.17 6.255 8.34 7 1.0425 2,085 3.1275 4.17 8 1.0425 A.085 3.1275 4.17 9 1.0425 ( 2.085 3.1275 4.17 10 1.0425 2.085 3.1275 4.17 11 1.0425 2.085 3.1275 4.17 12 1.0425 2.085 3.1275 4.17 13 1.25 2.5 3.75 5 14 1.25 2.5 3.75 5 15 1.25 2.5 3.75 5 16 1.25 2.5 3.75 5 17 1.25 2.5 3.75 5 Jumlah 25.015 50.03 75.045 100.06 Maksimal PENGKATEGORIAN BASIL PENGHITUNGAN 26